公文立卷与管理

胡仙芝 胡仙芝 中国行政管理学会研究员中国行政管理学会研究员

二二 0000 九年六月九年六月

内容提要 一、基本概念及相关背景 二、文书立卷的组织 （机构、制度、责任、人员） 三、文书立卷的原理和原则 四、文书立卷的方法 五、文书立卷的程序和规范 六、文书立卷、归卷的管理 七、电子文件整理与归档

知识管理与文书立卷• 知识经济——知识管理• 知识管理（ Knowledge M

anagement ， KM）就是为组织实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，知识管理是利用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。

• 知识管理包括几个方面工作： 建立知识库；促进人员的知识 交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。

• 公共管理中不能没有知识管理。• 行政管理中的知识管理就是文书管理

基本概念• 公务文书：国家机构、社会组织在公务活动中 为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执 行效用的信息记录。

• 特征：原始性、真实性、凭证性。

• 文书立卷：遵循文件形成的自然的联系和特点，剔除无保存价值的文件，将有保存价值的文件

进行立卷，使之成为具有内在联系的文件体， 以方便文件的保管结合以后的查考利用。

文书立卷的主要目标

• 满足人们的利用需求

• 有助于文件保管保护

• 为档案工作奠定基础

文书立卷的组织机构• 文书处理部门： 泛指一个组织中所有负责文件 处理的专门部门和文件承办的业务部门等。• 文书处理部门立卷制度：就是指文件完成其运转处理程序后，由文书处理部门制定专职或兼职人员负责文书的立卷工作的制度。

• 优越性：1. 能够充分发挥文件的现实执行效用；2. 内行优势，有利于提高工作效率；3. 能够保证案卷的质量；4. 有利于档案工作的健康发展。

文书处理部门立卷制度

1. 建立完善的归档制度2. 纳入岗位职责范围，建立岗位责任制3. 建立完善文书档案人员的培训制度，提高立卷人员的专业素质

4. 建立完成归档材料的交接制度

文书立卷的组织形式• 就是要素结构及其组合方式。• 集中型：文件管理机构集中统一立卷。适用于 规模不大、职能简单、业务工作量不大、驻地 集中的中小型单位或基层单位。• 分散型：职能部门负责各自业务文件的立卷， 综合办公部门负责综合性文件立卷。分散而灵活。适用于中央省地级管家机关、大型企事业

单位。• 混合型：以上两种的混合。适合各种规模和办公场所分散的单位。

文书立卷的工作责任一、领导责任——各级领导

组织（机关）首长：综合办公厅室负责人：职能业务负责人：专职文件管理机构负责人

二、承办责任——专兼职文件人员（承办人）三、监督指导责任——档案部门及其人员

文书立卷的原理和原则• 基本原理• 文件整体（系统 ）的功效最大最优。• 整分合原理 是现代管理基本原理之一。就是在整体规则下明确分工，在分工基

础上有效地综合。实行整分合原理，要注意三个环节：①对整体详细了解。整体可以是一项工作、一个部门、一个行业、一个产品等等。要详细了解整体的功能目的、历史现状、作用地位及运动规律等。②科学分解。即明确各个局部，就是明确分工。没有分工的整体只是混浊的原始物，构成不了现代有序的系统。③组织、综合协作。进行强有力的组织管理，使各个方面的环节同步协调、综合平衡地发展。

在纵向的分工之间建立起必要的横向联系等。　

文书立卷的原则• 联系原则：把握方法：工作管理周期；工作规律和联系；内容联系

• 保管原则：把握方法：区分载体物质；区分保存价值；区分合理规模等

• 利用原则：把握方法：注意历史或逻辑联系；区分不同密级采用不同方法；注意合理分类等

文书立卷的方法文书立卷的方法实际上就是分类组合的方法。• 六特征组卷法• 四分四注意立卷法• 分类组合法• 文件类型立卷法• 专门文件立卷法• 立小卷法

常用的文书立卷方法• 选择方法要注意：1.组卷方法的结合使用2.分析卷内文件之间联系的紧密程度，合理组卷。3.适当照顾文件的不同保存价值。4.组卷应与分类、编目等环节相配合，以提高立卷 的整体功效。

书立卷的程序和规范

• 程序（如图所示）

• 规范

文

书

立

卷

平时归卷

年终定卷

文件的排列与编目

装订

案卷排列与编目

收集

核查

归卷

核查

定卷

文件编目

文件排列

清理、补贴

装订成册

案卷的排列

案卷编目

剔除

剔除

按重要程度

按时间

页（件）号

卷内文件目录

卷内备考表

按组织机构

按保管期限

案卷封面

不合格

不合格

案卷目录备考表

文书立卷、归档的管理

• 文书立卷的范围与计划

案例：某地方政府立卷范 围及分类图

文书立卷• 立卷

归档• 平时归卷和年终定卷• 调整定卷• 排序• 编目• 卷内备考表• 卷内说明

归档及使用管理• 归档：把编立好的案卷向机关

档案室移交并由其集中保管。• 归档要求• 归档手续：移交目录（一式三份，附案卷目录备考表）

• 签字手续或开据

电子文件的整理与归档

• 电子文件：为了处理事务在计算机系统中形成、处理、传输和存贮的电子信息。

• 内含三个要点：1. 用计算机生成、读取和处理；2. 一数字代码形式记录信息；3.符合文件的要求：制作目的是处理公务；用公文固定的 体式，特定的生效标志等。

电子文件的特点• 信息载体的非直接可读性• 对机器及软硬件环境的依赖性• 信息内容和载体的可分离性• 信心的可变性

电子文件的收集积累与鉴定整理• 收集对象：

1. 归档计划中的电子文件；2.未列入计划的有用的电子文件；3. 电子文件的 软硬件系统设备。

• 收集方法：及时备份；文件登记；收集本身信息； 自动生成信息系统• 鉴定整理：1.鉴定：文件价值；原始性、准确性、完整性、可用性 及确认价值和保管期限。2. 整理：电子文件分类排序组织、数据库的组织。

电子文件的归档归档方式• 载体传递 -网络传递• 物理归档 -逻辑归档

归档要求归档电子文件制成归档数据集，用耐久性载体。• 贴上标签：文件管理要素齐全• 电子文件的背景信息和元数据信息一同归档• 电子文件与机读目录、软件和元数据说明一同归档。• 长期保存文件：网络中逻辑归档的，完成其脱机物理 下载的物理归档过程。• 填写归档电子文件登记表，记录相关信息。