НИ РХТУ - nirhtu.ru”П-01_Управл_докум.pdf · Управление...

СМК НИ

РХТУ

СТО СМК ДП-01 Лист 2 из 50

Наименование документированной процедуры

Управление документацией

Редакция № 0

Изменения № 1

СВЕДЕНИЯ О СТАНДАРТЕ

1 Разработан и внесен службой качества Новомосковского института

(филиала) Российского химико-технологического университета им.

Д.И.Менделеева

2 Утвержден и введен в действие 01.11.2012 г. приказом директора

НИ РХТУ от 14 мая 2012 г. № 833/163

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован

или распространен без разрешения службы качества НИ РХТУ

СМК НИ

РХТУ






СОДЕРЖАНИЕ

1 Область применения……………………………………………………………….. 4

2 Нормативные ссылки……………………………………………………………….. 4

3 Термины, определения и сокращения……………………………………………... 5

4 Общие положения…………………………………………………………………... 8

4.1 Требования к структуре документа…………………………………………. 15

4.2 Требования к оформлению документа……….……………………………... 19

4.3 Информационная карта управления внутренней документацией СМК…… 21

4.3.1 Описание информационной карты процедуры……………………… 22

4.4 Управление документацией базового уровня……………………………….. 27

4.4.1 Информационная карта управления корреспонденцией……………. 29

4.4.2 Описание информационной карты…………………………………… 30

4.4.3 Информационная карта управления делопроизводством в

подразделении…………………………………………………………. 31

4.4.4 Описание информационной карты…………………………………… 31

Приложения………………………………………………………………………….. 34

СМК НИ

РХТУ






1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящая процедура устанавливает общие положения по структуре документов

СМК НИ РХТУ и управлению ими в соответствии с требованиями п.4.2 ГОСТ ISO 9001-

2011.

Настоящая процедура предназначена для разработчиков и пользователей

документов СМК НИ РХТУ.

Настоящая процедура не распространяется на управление документами,

хранящимися в архиве НИ РХТУ.

Процедура является руководством для должностных лиц (уполномоченных по

качеству, владельцев процессов/руководителей подразделений и сотрудников НИ РХТУ),

участвующих в разработке документации.

Настоящая процедура обязательна к применению всеми структурными

подразделениями НИ РХТУ, входящих в СМК НИ РХТУ.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные

документы:

ГОСТ ISO 9000-2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ ISO 9001-2011 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 Менеджмент организации. Руководство по

документированию СМК.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

ГОСТ Р 1.4 – 2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций.

Общие положения.

ГОСТ Р 1.5 – 2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные

Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов.

СТО СМК РК-00. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Руководство по

качеству.

СМК НИ

РХТУ






СТО СМК ДП-02 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление

записями.

СТО СМК ДП-03. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Внутренний

аудит.

СТО СМК ДП-04. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление

несоответствиями.

СТО СМК ДП-05. Стандарт организации. Система менеджмента качества.

Корректирующие и предупреждающие действия.

3 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями в

соответствии с действующими нормативными документами:

в соответствии с ГОСТ ISO 9000-2011

Документ – информация и соответствующий носитель;

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства

осуществленной деятельности;

Процесс – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности,

преобразующая входы в выходы;

Процедура – установленный способ осуществления деятельности процесса;

Руководство по качеству - документ, определяющий систему менеджмента качества

организации;

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления

организацией применительно к качеству;

Форма - документ, в который вносятся данные, необходимые для системы менеджмента

качества (ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007).

Примечание - После заполнения форма становится записью.

в соответствии с ГОСТ Р 51141-98:

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом,

оформленный и удостоверенный в установленном порядке

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором

фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов

управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,

учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

СМК НИ

РХТУ






Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или

получения до завершения исполнения или отправления

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или

участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

Номенклатура дел - Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись

полномочного должностного лица (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007);

Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,

созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве

доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности

Управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по

созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью

доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Индексирование - процесс проставления условных обозначений и составления

указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

Регистрация - присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в

систему.

Перемещение (в отношении места хранения) - изменение места хранения документа.

Передача (в отношении способа хранения)- изменение способа хранения документов,

права собственности и (или) ответственности за документы.

Обеспечение сохранности - процессы и операции по обеспечению технической и

интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

Доступ - право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования

информации.

Уничтожение - ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления .

Конвертирование - процесс перемещения документов с одного носителя на другой или

из одного формата в другой

Положение о подразделении - нормативно-правовой документ предприятия,

устанавливающий место, цель и задачи подразделения предприятия, его функции,

внутреннюю структуру, права и ответственность, а также взаимодействие с другими

подразделениями предприятия.

Должностная инструкция - основной организационно-правовой документ, в котором

четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а

СМК НИ

РХТУ






именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при

осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Стандарт организации - нормативный документ, устанавливающий требования, правила,

порядок деятельности, а также взаимодействие подразделений и должностных лиц

предприятия при ее осуществлении.

Автор документа - организация, подразделение или лицо, создавшее документ. Документ

может быть составлен несколькими авторами.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные

факты и события.

Входящий документ- документ, поступивший в НИ(ф)РХТУ.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы

или характеристики различных видов деятельности или их результатов.

Объяснительная записка-1) документ, поясняющий содержание отдельных положений

основного документа (плана, отчета, проекта); - 2) сообщение должностного лица,

поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему

лицу.

Оригинал документа-1) первоначальный экземпляр документа;

-2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отчет- документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах

выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, предоставляемый

вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Реквизит документа- обязательный элемент оформления официального документа

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в

связи с особым способом доставки (пересылается по почте, e-mail, по факсу или

передается нарочным).

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и

деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также

нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.

Приказ - правовой акт, издаваемый директором, действующим на основе единоначалия, в

целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед институтом. В

отдельных случаях приказ касается широкого круга подразделений, должностных лиц

независимо от подчиненности.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов

на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

СМК НИ

РХТУ






Распоряжение по институту - распорядительный документ, издаваемый директором или

заместителями директора вуза по вопросам информационно-методического характера, а

также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза.

Регистрация документа- запись учетных данных о документе по установленной форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа- цифровое или буквенно - цифровое обозначение,

присваиваемое документу при его регистрации.

СМК – система менеджмента качества;

РК – руководство по качеству;

СК-служба качества;

СТО- стандарт организации;

ПРК-представитель руководства по качеству

ДП – документированная процедура;

ИК – информационная карта;

УК – уполномоченный по качеству;

ДИ – должностная инструкция;

КД – корректирующие действия;

ПД – предупреждающие действия;

РИ – рабочая инструкция;

СП – структурное подразделение;

УС – ученый совет;

МАС- малый административный совет

ФГОС – федеральный государственный образовательный стандарт

ГОС – государственный образовательный стандарт

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Управление документацией СМК включает в себя поддержание в рабочем

состоянии процедур разработки, утверждения, хранения, внесения изменений и

обращения документов, включая своевременное изъятие устаревшей документации из

обращения.

Целью управления документацией является обеспечение гарантированного

применения на каждом рабочем месте только актуализированных документов.

Внутреннюю документацию СМК НИ РХТУ можно представить в виде иерархии

(рисунок):

СМК НИ

РХТУ






Рисунок Уровни документации СМК НИ(ф)РХТУ

I уровень:

Политика в области качества. Политика НИ(ф)РХТУ в области качества является

одним из основополагающих документов СМК. Политика в области качества описывает

общие намерения, направления деятельности и цели НИ(ф)РХТУ в области качества.

Знание и реализация Политики в области качества являются обязательными для всех

работников НИ(ф)РХТУ, задействованных в СМК.

Порядок разработки, согласования, утверждения и актуализации Политики

НИ(ф)РХТУ в области качества установлен в СТО СМК ПУ-02.

Проект Политики НИ РХТУ в области качества разрабатывается руководителем

СК, председателем УМО и представителем руководства НИ РХТУ в области качества.

При разработке проекта учитывается современное состояние и перспективы

развития вуза, тенденции развития высшего образования, законодательные требования в

области образования и науки.

СМК НИ

РХТУ






Ответственный за разработку Политики в области качества несет заместитель

директора по учебной работе.

За проверку актуальности Политики в области качества несет ответственность

руководитель СК.

Цели в области качества. Цели в области качества НИ РХТУ устанавливаются на

заседаниях МАС, УС, директората, совещаниях руководителей СП и фиксируются в

соответствующих протоколах.

Цели в области качества НИ РХТУ различаются по периоду действия:

- стратегические (до 5 лет);

- среднесрочные (1-2 года);

- краткосрочные (1-2 месяца).

Уровни и планирование Целей в области качества описаны в СТО РК-00 и в

СТО СМК ПУ-01.

За проверку актуальности Целей в области качества несет ответственность

руководитель СК.

Руководство по качеству. Требования Руководства по качеству являются

обязательными для руководителей и работников структурных подразделений НИ РХТУ,

задействованных в СМК.

Руководство по качеству - документ, который:

− определяет область применения СМК, включая обоснование исключений;

− описывает СМК в соответствии с определенной стратегией развития и

Политикой в области качества НИ(ф)РХТУ, а также требованиями ГОСТ

ISO 9001-2011;

− содержит ссылки на СТО СМК или другие документы.

Основными пользователями РК является руководство НИ(ф)РХТУ и руководители

структурных подразделений, задействованных в СМК, а также все заинтересованные

стороны. РК может быть использовано для презентационных целей института.

Периодическая проверка актуальности РК, осуществляется не реже одного раз в

год руководителем Службы качества.

Подлинник РК хранится в Службе качества.

Ответственными за разработку РК является ПРК и руководитель СК. Разработка

разделов РК и ДП, описывающих выполнение их требований, осуществляются

одновременно. Основными этапами разработки (или издания новой версии) РК являются:

СМК НИ

РХТУ






− принятие решения о разработке (или новой версии) РК;

− определение структуры РК и назначение ответственных за разработку его

разделов;

− разработка проекта РК;

− обсуждение проекта РК и его согласование;

− утверждение РК приказом директора;

− доведение содержания РК до персонала (через сайт института).

Требования к оформлению РК установлены в подразделе 4.1 настоящей процедуры.

Все экземпляры РК, распространенные для выработки предложений,

использования потребителями вне НИ(ф)РХТУ, а также в других целях, когда не

предполагается управление изменениями, идентифицируются как неучтенные

экземпляры.

II Уровень: CТО СМК процессов и документированных процедур -

устанавливают требования к основным, вспомогательным процессам и процессам

управления, к документированным процедурам СМК НИ(ф)РХТУ в соответствии с

требованиями ГОСТ ISO 9001-2011.

Основными пользователями СТО являются владельцы процессов, руководители и

сотрудники структурных подразделений НИ(ф)РХТУ.

Ответственным(и) за разработку СТО является сотрудник СК и руководитель

подразделения, ответственный за данное направление деятельности. Ответственным за

внесение изменений – руководитель СК. Ответственными за предоставление

представителю высшего руководства, всей необходимой информации о работе

структурных подразделений и их взаимодействии друг с другом являются руководители

структурных подразделений.

Процесс разработки СТО СМК процессов включает следующие стадии:

− разработку паспорта процесса, оформленного в соответствии с требованием п.4.1

ГОСТ ISO 9001-2011 и в соответствии с формой Ф-ДП-01-01 (Приложение А).

Паспорт процесса – это документ второго уровня, входящий в структуру процесса

и содержащий информацию об основных атрибутах процесса, включая

владельца/руководителя процесса, входы и выходы, цели, параметры измерения и

анализа процесса, взаимодействия процесса (поставщики\потребители), ресурсы,

необходимые для функционирования процесса, документы управления процессом;

СМК НИ РХТУ


Наименование документированной процедуры Управление документацией



− разработку информационной карты (ИК) процесса/процедуры, включающей

выделение основных этапов документируемого процесса/процедуры, установление

их взаимосвязи в виде блок-схемы, а также задействованных в процессе

структурных подразделений и должностных лиц, документов и/или записей

(Приложение Б, Ф-ДП-01-02);

Графическое описание ИК процесса выполняется с помощью программных средств

Мicrosoft Visio или с использованием автофигур из раздела «Блок-схемы» Мicrosoft

Word;

− В целом ИК процессов дают описание процесса и содержат атрибуты его

менеджмента: планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса

(цикл PDCA);

− пошаговое описание информационной карты процесса/процедуры;

− разработку критериев результативности (для соответствующих процессов);

− разработку форм бланков записей, необходимых и используемых при

функционировании процесса;

− обсуждение хода процесса/процедуры с заинтересованными руководителями

структурных подразделений и должностными лицами;

− рассмотрение предложений и внесение изменений в процессы/процедуры;

− оформление СТО в виде установленной структуры:

− согласование СТО с владельцами/руководителями всех структурных

подразделений, участвующих в процессе (если в процессе участвуют все

структурные подразделения или большинство, согласование проводится

выборочно с несколькими из них по решению ПРК);

− окончательный анализ и утверждение СТО директором НИ РХТУ.

Требования к структуре и оформлению СТО СМК установлены в подразделах 4.1 и

4.2 настоящей процедуры.

III Уровень: К третьему уровню документации СМК НИ РХТУ относятся

организационно-распорядительная (правовая) и методическая документация:

Организационно – распорядительными документами НИ(ф)РХТУ являются:

− организационные – положения о видах деятельности, инструкции, Правила и

др.;

− распорядительные – постановления, распоряжения, приказы, указания,

решения;




Редакция № 0 Изменения № 1

− справочно-информационные – письма, докладные и объяснительные записки,

протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, перечни, регистрационно-

контрольные карточки, графики и др.

Организационно-распорядительная документация управляется в соответствии с

информационной картой «Делопроизводство и документооборот», устанавливающей

требования к деятельности канцелярии, архива, документооборота в структурных

подразделениях НИ(ф)РХТУ.

IV Уровень: Записи – это документированная информация, представляющая объективное

доказательство о проделанной работе или достигнутых результатах в отношении степени

выполнения требований к качеству продукции или эффективности функционирования

конкретных элементов СМК.

К первичным записям, подтверждающим качество, относятся следующие

документы:

− ведомости успеваемости студентов;

− показатели балльно- рейтинговой оценки студентов;

− журналы посещаемости и успеваемости в деканатах;

− протоколы несоответствий внутренних и внешних аудитов;

− дипломы учёных степеней и званий;

− дипломы, приложения к дипломам;

− свидетельства повышения квалификации персонала;

− акты состояния зданий, помещений, оборудования и рабочих мест;

− описи дел (постоянного хранения, по личному составу);

− справки, докладные записки;

− перечни оборудования, средств измерения, испытаний и контроля, номенклатура

дел и т.п.;

− регистрационные журналы, книги, карточки, книги учёта;

− списки профессорско-преподавательского состава;

− личные карточки;

− записи о выполнении планов, графиков, смет.

Результаты анализа первичных записей включают:

− годовые статистические отчёты о наличии, учёте, текучести и распределении

кадров;

− отчёты о проверке материально-технической базы НИ РХТУ;





− отчёты о тестировании и анкетировании студентов;

− итоги смотр-конкурса кафедр НИ РХТУ за учебный год;

− отчёты об анкетировании персонала;

− отчёты комиссий о выполнении решений Учёного совета НИ РХТУ;

− отчёты о стажировках ППС;

− отчёты по эксплуатации зданий, оборудования;

− отчёты по самообследованию вуза;

− отчёты о деятельности кафедры;

− отчёты о работе ППС;

− отчеты Советов факультета, МАС, УС;

− отчёты по внутренним и внешним аудитам СМК;

− отчёты по анализу и совершенствованию процессов (отчёты о выполнении КД и

ПД);

− отчёты о выполнении планов, графиков и смет.

− принятие решений по улучшению процессов;

− протоколы заседаний кафедр, советов факультета, УС;

− протоколы конференций трудового коллектива;

Требования к управлению записями регламентирутся СТО СМК ДП-02 «Управление

записями».

V Уровень. Документы СМК базового уровня

Внешние нормативные документы:

− документы органов государственного надзора;

− приказы иинструктивные письма министерства образования и науки, ведомств,

относящиеся к деятельности НИ РХТУ;

− нормативные документы Министерства образования и науки России, Минтруда и

Минприроды и пр.;

− государственные образовательные стандарты (ГОС ВПО);

− Федеральные государственные образовательные стандарты (ФГОС ВПО);

− ГОСТ ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и

словарь

− ГОСТ ISO 9001-2011 Система менеджмента качества. Требования





− ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента

качества и/или систем экологического менеджмента (ГОСТ Р ИСО 19011-2013

Руководящие указания по аудиту систем менеджмента, вводится с февраля 2013 г);

Лицензионные документы:

− Свидетельство о государственной аккредитации;

− лицензии на выполнение различных видов деятельности;

− дипломы за участие в конкурсах;

Правовые документы:

− Законы Российской Федерации;

− Нормативные документы по вопросам планирования, финансирования и оплаты

труда.

− Положение о НИ(ф) РХТУ, Положения о подразделениях, должностные

инструкции.

Положение о подразделении (положение об отделе) – это правовой акт,

устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных

подразделений. Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным.

При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе

(например, положение об отделе кадров Н-ского филиала).

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о

подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

общие положения;. основные задачи; функции; права; ответственность;

взаимоотношения.

Должностная инструкция определяет функции, права, обязанности и

ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции должен состоять из

следующих разделов: общие положения (сфера деятельности, порядок назначения и

освобождения от занимаемой должности; замещение на время отсутствия;

квалификационные требования; подчиненность и перечень должностных лиц, которыми

руководит; нормативные документы, которыми должен руководствоваться).

Управление документами базового уровня описано в разделе 4.4 настоящей

процедуры.

4.1 ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

В наименование документа СМК включают название соответствующего процесса

СМК в соответствии с процессной схемой СМК НИ РХТУ или наименование





документированной процедуры в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001-2011 или

процедуры, реализуемой в НИ РХТУ.

Порядковый номер процесса соответствует номеру процесса в схеме

взаимодействия процессов СМК НИ РХТУ, представленной в СТО СМК РК-00.

Для руководства по качеству принято следующее обозначение:

СТО СМК РК-00 - основной документ, описывающий в целом СМК НИ РХТУ.

Оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/ТО 10013.

Примеры обозначения некоторых документов:

СТО СМК ДП-01 - документированная процедура СМК «Управление

документацией», порядковый номер - 01.





СТО СМК ОП-01 Основной процесс СМК «Взаимосвязь с потребителями» ,

порядковый номер -01.

Допускается краткое обозначение документов, например: ВП-03 (Вспомогательный

процесс «Управление закупками», порядковый номер-03) или ДП-03 (документированная

процедура «Внутренний аудит», порядковый номер -03).

ДП-ОП-06-03 –документированная процедура , порядковый номер-03 основного

процесса с порядковым номером- 06.

Обозначение формы записи данной процедуры имеет следующий вид:

Ф-ДП-ОП-06-03-02 форма, порядковый номер-02 документированной процедуры с

порядковым номером-03 основного процесса с порядковым номером- 06.

Структурными элементами СТО СМК, устанавливающего требования к процессу

являются:

− Титульный лист ;

− Сведения о стандарте;

− Содержание;

1 Область применения;

2 Нормативные ссылки;

3 Термины, определения, обозначения и сокращения;

4 Общие положения;

4.1 Паспорт процесса;

4.2 Информационная карта процесса;

4.3 Описание информационной карты;

4.4 Критерии результативности процесса;

− Приложение.

Структура СТО СМК, устанавливающего требования к процедуре:

− Титульный лист

− Сведения о стандарте;

− Содержание;

1 Область применения;

2 Нормативные ссылки;

3 Термины, определения, обозначения и сокращения;

4 Общие положения;

4.1 Информационная карта процедуры;





4.2 Описание информационной карты;

− Приложение.

В зависимости от вида и содержания стандарта его структурные элементы могут

быть исключены или введены новые, а также могут быть изменены названия разделов по

согласованию с руководителем СК.

Пример оформления титульного листа СТО СМК представлен в Приложении В, Ф-

ДП-01-03).

В разделе "Область применения" указывают: цель разработки стандарта; область

применения с обязательным указанием всех подразделений – пользователей

разрабатываемого стандарта.

В разделе "Нормативные ссылки" приводят перечень международных,

отечественных нормативных документов, а также внутренних стандартов и положений

НИ РХТУс указанием обозначения и наименования.

В разделе "Термины, определения и сокращения" приводят термины и определения

в соответствии с нормативными документами, регламентирующими их. При отсутствии в

нормативных документах внешнего происхождения определения терминов или при их

уточнении для осуществляемых процессов и деятельности допускается приведение

терминов и определений, самостоятельно разработанных и используемых в НИ РХТУ.

Термины располагают в соответствии с выявленными связями между понятиями,

выражаемыми терминами, в последовательности «от общего - к частному». Если их

количество более 20, то их располагают в алфавитном порядке.

Требования к порядку приведения записи обозначений и сокращений,

используемых в документе, не устанавливаются.

Назначение раздела "Общие положения" – помочь пользователям понять и усвоить

требования СМК, применительно к конкретной деятельности, порядок выполнения

которой описывается в документе.

В подразделе “Паспорт процесса” для СТО СМК процессов, устанавливают

основные характеристики (параметры) процесса: наименование, номер пункта ГОСТ ISO

9001, включающий требования к данному процессу; цель процесса, владельца и, при

необходимости, руководителя процесса, входы, выходы процесса, потребителей и

поставщиков процесса, критерии мониторинга и результативности, если таковые

требуются данным процессом; ресурсы процесса (Приложение А, Ф-ДП-01-01).

В подразделе «Информационная карта процесса (процедуры) в строгой логической

последовательности описывают операции (действия), составляющие конкретный процесс





(деятельность). Рекомендуется изложение раздела представлять в виде блок-схемы,

вставленной в средний столбец таблицы согласно Приложению Б, Ф-ДП-01-02). При

переносе блок-схемы с одной страницы на другую под стрелкой указывается, к какому

пункту осуществляется переход, а на следующей странице над стрелкой – от какого

пункта.

В первом столбце таблицы -«Ответственный»- под номером этапа блок-схемы

помещают должность ответственного лица за выполнение деятельности. Может быть

указано несколько ответственных на различных уровнях управления. Допускается в

качестве ответственных указывать службу, отдел, ответственных за соответствующую

деятельность.

В третьем столбце таблицы - «Документирование» - указывается наименование

записи, отражающей результаты деятельности, или ссылку на документ, в соответствии с

которым выполняется эта деятельность.

В разделе «Описание информационной карты» дается пошаговое описание блок-

схемы. Допускается описание нескольких взаимосвязанных этапов (шагов) блок-схемы.

В разделе «Критерии результативности процесса» (Приложение Г , Ф-ДП-01-04)

дается формула расчета результативности процесса. На данном этапе разработки СМК

допускается использование следующих единиц расчета результативности: доля, процент

(%), штука (шт.).

В "Приложении" приводятся, при необходимости, все упомянутые при изложении

документа формы бланков и журналов, а также материалы, дополняющие положения

документа. Приложения могут быть обязательными и информационными (справочные) и

рекомендуемыми. Если в стандарте одно приложение, то оно обозначается "Приложение".

4.2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

Текст СТО СМК печатают на одной стороне листа формата А4 через 1.5 интервала.

Заголовки отделяются от текста сверху свободной строкой. Шрифт-Times New Roman,

размер -12 с выравниванием текста по ширине листа. Поля вертикально ориентированной

страницы: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм , правое – 10-15; горизонтально

ориентированной: правое и левое по 20 мм , верхнее – 30 мм , нижнее – 15 мм. Абзацный

отступ должен быть равен 1,25.

Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания

на определенных терминах, понятиях, формулах без подчеркивания: курсив, полужирный

шрифт.





Текст документа делят на разделы, подразделы, при необходимости на пункты и

подпункты. Разделы, подразделы нумеруют арабскими цифрами без «точки» в конце

номера и записывают с абзацного отступа. В СТО СМК пункты и подпункты не

нумеруются арабскими цифрами. В ДИ, в Положениях о подразделениях, о видах

деятельности НИ РХТУ нумерация пунктов и подпунктов обязательна.

Заголовки разделов, подразделов печатают, начиная с абзацного отступа, номера,

прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух

предложений, их разделяют точкой. Заголовки разделов и подразделов выделяют

полужирным шрифтом размером - 11. Не допускается делать переносы внутри слов в

заголовках (в т.ч. в заголовках таблиц и рисунков).

Каждая последующая страница СТО СМК содержит колонтитул (Приложение Д,

Ф–ДП-01-05). Если объем стандарта превышает 20 страниц, оформляется содержание.

Переплет документа СМК выполняют таким образом, чтобы иметь возможность легко

проводить замену страниц документа при внесении оформленных изменений.

Каждое приложение начинают с новой страницы с указанием вверху посередине

строки прописными буквами полужирным шрифтом размером - 11 "ПРИЛОЖЕНИЕ" и

его обозначения в виде заглавной буквы русского алфавита, начиная с А, за исключением

букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. При приведении в приложении каких-либо форм, под ним в

скобках пишут:

− для обязательного приложения слово "обязательное";

− для рекомендуемого к применению слово"рекомендуемое";

− для информационного приложения - «информационное» или

"справочное".

При большом объеме информации, представленной в Приложении, в таблицах

допускается использование нестандартного размера шрифта, но не менее №8.

Приложения имеют общую с остальной частью стандарта сквозную нумерацию

страниц.

"Лист регистрации изменений" оформляют по форме, которая аналогична форме,

приведенной в настоящем стандарте.

Все изменения, внесенные в документ, регистрируются в указанном листе и

доводятся до сведения пользователей путем размещения информативных сообщений и

новых версий документации СМК на сайте НИ РХТУ http://www.nirhtu.ru

(http://test.nirhtu.ru/smk ).





4.3 ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК

Ответственный Блок-схема Документирование 1. ПРК, Руководитель СК

Приказ, распоряжение ПРК

2. ПРК, Руководитель СК

План разработки

3. Разработчик/и

3. Проект документа, изменения

4. Руководитель СК

4. Проект документа, изменения, уведомление в случае несоответствия

5. Руководитель разработки, Руководители заинтересованных подразделений

5. Подписи, даты должностных лиц, согласующих документ (изменение)

6. Директор

6. Утвержденный документ; Приказ на внесение изменения

7. Руководитель СК

7. Реестр документов СМК (Ф-ДП-01-06)

8. ЦИТ/СК 8.Электронный вид документа (формат pdf)

9 УК подразделений 9. Лист ознакомления (Ф-ДП-01-07)

10. СК/УК подразделений

10. Программа обучения, Подписи присутствующих

11.УК подразделений

11. Рабочий документ, база данных

12. Аудитор 12. Протоколы несоответствий, в соответствии с ДП -03

13. Руководитель СП/аудитор

13. План КД и ПД в соответствии с ДП-05

14. ПРК/СК 14. Новая редакция документа, Лист регистрации изменений (Ф-ДП-01-09), информация об изменениях (Ф-ДП-01-10)

15. СК/ УК подразделений

15. Уведомление об изъятии

16. СК/ УК подразделений

16. Акт о выделении к уничтожению





4.3.1 ОПИСАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ КАРТЫ ПРОЦЕДУРЫ

ШАГ 1 ПРК в рабочем порядке определяет необходимость в разработке нового документа

СМК или изменения к документу СМК на основе анализа результатов внутреннего

аудита, имеющихся планов КД и ПД, принятых планов развития СМК на текущий период.

При определении необходимости разработки нового документа, ПРК готовит проект

приказа о разработке документа и предоставляет его на рассмотрение директору. Приказ

должен содержать четкое наименование требуемого, определять выделяемые ресурсы и

устанавливать точные сроки разработки.

Директор в течение 3-ех дней принимает решение о необходимости разработки

документа (изменения к документу) и утверждает приказ, отклоняет его или возвращает

на доработку. В случае принятия решения об отсутствии необходимости в разработке

документа (изменения), процедура завершается.

В случае возвращения директором проекта приказа на доработку, ПРК

осуществляет его изменение с учетом полученных замечаний и в 3-ех дневный срок вновь

предоставляет на утверждение.

ШАГ 2 В случае принятия решения о разработке документа (изменения ), ПРК совместно

с руководителем СК подготавливают план разработки, в котором определяются: график

разработки, ответственные и/или состав разработчиков, сроки и отметка о выполнении.

План утверждается директором или заместителем директора по учебной работе и

считается организационно-распорядительным документом.

ШАГ 3 В установленные планом сроки ответственный за разработку документа

(изменения) предоставляет подготовленный проект документа (изменения), заверенный

его подписью на титульной странице, в СК для экспертизы соответствия требованиям

настоящей процедуры и требованиям СМК вуза.

ШАГ 4 Руководитель СК в 3-ех дневный срок организует и проводит экспертизу проекта

документа (изменения).

При выявлении несоответствия проекта документа(изменения) установленным в

СМК требованиям, руководитель СК возвращает проект лицу, ответственному за его

разработку для исправления и внесения необходимых изменений. К проекту прилагается

уведомление (форма не регламентируется) о замеченных несоответствий с подписью

руководителя СК и отметкой даты.

В случае соответствия руководитель СК передает проект документа(изменения)

ПРК для дальнейшего согласования.





ШАГ 5 При положительных результатах экспертизы проекта документа (изменения) в СК

электронный вариант копии проекта документа (изменения) СМК рассылаются от имени

СК заинтересованным сторонам (подразделениям, владельцам процессов) для

дополнения, изменения и рекомендации по изменению структуры и содержания

документа.

Состав согласующих формируется ПРК, руководителем СК по согласованию с

директором или зам.директором, в сфере полномочий которого находится

регламентируемый документом процесс(ы).

Срок рассмотрения проекта документа (изменения) лицом, входящим в состав

экспертной группы – не более десяти рабочих дней с момента их получения.

Согласующие вносят в проект документа предложения и замечания в следующей

последовательности: по документу в целом, по разделам, подразделам, пунктам,

подпунктам в порядке изложения документа. Каждое предложение (замечание)

обосновывается и формируется на посдней странице документа или в самом документе.

В случае рекомендации к утверждению и введению в действие Согласующие

ставят подпись на титульном листе документа и дату в соответствии с Приложением В,

Ф-ДП-01-03.

При наличии замечаний разработчик/и устраняет их или, в случае несогласия,

готовит обоснование предложенной редакции документа и предоставляет его в СК. При

необходимости ПРК проводит совещание, на которое приглашается руководитель СК,

разработчик/и и Согласующие.

После устранения разногласий разработчик/и готовит вторую редакцию документа

(изменения) и передаёт ее в бумажном и/или электронном виде в СК и ПРК. Сотрудники

СК присваивают документу идентификационный номер, выполняют нормоконтроль в

соответствии с настоящей процедурой и печатают подлинник документа.

ШАГ 6. Директор утверждает проект документа (изменения) или возвращает его ПРК для

доработки. В случае утверждения директором проекта документа, он передается в СК для

регистрации и издания. В случае утверждения изменения к документу, издается приказ.

ШАГ 7 Сотрудник СК, получив оригинальную копию утвержденного документа, в

течение рабочего дня регистрирует ее в журнале регистрации документации СМК,

заносит документ в Единый реестр документов СМК и ставит его на хранение в СК.

Требования к регистрации изменения к документу установлена в шаге 14.





ШАГ 8 -9 Сотрудник СК сканирует титульный лист документа, подтверждающего статус

документа и переводит электронный вариант документа вместе с отсканированным

титульным листом в формат PDF с установкой запрета на копирование, редактирование

файла и помещает на сайт института.

Информирование УК и всех заинтересованных сторон о размещении

нового/измененного документа СМК проводится размещением информации на сайте НИ

РХТУ в разделе «СМК».

УК подразделения получив электронную копию документа (документа с

изменениями) в течение 3-ех рабочих дней организует его доведение до персонала

подразделения с введением записи в листе ознакомления (Приложение Ж, Ф-ДП-01-07).

ШАГ 10 При необходимости обучения пользователей работе по этому документу, СК

информирует об этом УК подразделений. Первичное обучение проводят сотрудники СК,

разработчик/и документов. Вторичное обучение проводят УК в своих подразделениях.

Факт проведения обучения регистрируется в листе ознакомления (Приложение Ж, Ф-ДП-

01-07), либо протоколом.

ШАГ 11 В течение всего периода действия (обращения) документа руководители СП,

владельцы процессов следят за работоспособностью документа и, в случае

необходимости, уведомляют ПРК о необходимости внесения изменения в документ.

Каждое СП института, участвующее в процессах СМК, должно иметь в наличии и

поддерживать в рабочем состоянии свой комплект документов, определяющих характер

деятельности подразделения в СМК вуза и обеспечивающих прослеживаемость

результатов этой деятельности. УК подразделений должны иметь и уточнять по мере

необходимости перечни документов СМК своего подразделения.

За хранение электронного документа ответственность несет УК. УК

подразделений составляют базу электронных документов СМК НИ РХТУ, скопированных

с сайта института, согласно (как пример)следующей директории:





Контроль за сохранением подлинников документов СМК в электронном виде и в

печатной версии осуществляется руководителем СК.

Документы СМК (на любом носителе) следует располагать в соответствующих

папках и защищать от несанкционированного использования путём хранения в

соответствующих местах, введением паролей для разграничения доступа на чтение и

внесение изменений.

Восстановление документов в случае возникновения аварийных ситуаций

осуществляется путём обработки копий, записанных на машинно-независимых носителях,

а также с использованием печатных копий документов.

ШАГ 12-13 Контроль, мониторинг, проверку в соответствии с требованиями п.4.2.3 ГОСТ

ISO 9001 и требованиями настоящей процедуры проводят не менее одного раза в год при

проведении внутренних аудитов в соответствии с СТО СМК ДП-03 и проведения КД и ПД

в соответствии с СТО СМК ДП-05.

ШАГ 14 ПРК, руководители СП, владельцы процессов в соответствии с планом КД и ПД

составляют и согласуют проект требуемых изменений в документах СМК.

Разработка нового издания также относится к изменениям.

Порядок оформления изменений и взаимодействие должностных лиц и СП при

внесении изменений аналогичен установлен в шагах 1-9 блок схемы.

Последние изменения в электронной версии стандартов выделяются шрифтом

красного цвета. В колонтитуле (Приложение Е, Ф-ДП-01-06) указывается

регистрационный номер внесенного изменения.





В конце документа размещаются лист регистрации изменений по форме

Приложение К, Ф-ДП-01-09) и дополнительный лист с информацией об изменениях

(Приложение Л, Ф-ДП-01-10).

Последние изменения в бумажном подлиннике фиксируются:

- в листе изменений;

- заменой листов с внесенными изменениями;

- дополнительными листами с указанием изменений.

Изменение в бумажном подлиннике осуществляется сотрудником СК.

Изъятые страницы из подлинников и утратившие силу бумажные подлинники

уничтожаются без оформления.

Внесение изменений в бумажные копии документов СМК (если таковые имеются)

на рабочих местах осуществляет УК подразделения или ответственный за

делопроизводство в подразделении, который изымает из документа необходимые

страницы и вместо них вставляет новые. Изъятые страницы перечеркивает и уничтожает

их без оформления.

Устаревшие документы на бумажных носителях, оставленные для каких – либо

целей идентифицируются надписью «Для справок», указывающей на изъятие документа

из обращения или на то, что документ отменен или заменен.

Определение потребности в актуализации документа определяет руководитель СК

и/или ПРК. СК один раз в два года пересматривает документы СМК (СТО СМК

процессов, процедур) на соответствие требованиям СМК. По итогам рассмотрения

принимается решение о продлении действия СТО СМК без изменений. В этом случае

действие процедуры продлевается на следующие два года, для чего ПРК делает запись в

«Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра: «Срок действия продлен до

.......года», расписывается и ставит дату. В противном случае делается запись: «Требует

пересмотра. Срок действия продлен до ......года» (срок продления в этом случае не должен

превышать 1 месяц), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало

пересмотра СТО СМК и данной процедуры.

На измененном документе указывается новая редакция, контрольный экземпляр

заменяется на новый. На изъятом контрольном экземпляре ставиться отметка «Отменен»

и он перемещается в архив СК.





ШАГ 15-16 Решение об изъятии документов СМК из обращения принимает директор по

представлению ПРК. Решение директора об изъятии документов СМК из обращения

оформляется письменным распоряжением и доводится до персонала. На основании

распоряжения директора руководитель СК во взаимодействии с УК, руководителями СП и

владельцами процессов проводит изъятие документов в течение 3 рабочих дней.

Документация СМК не подлежит хранению в архиве института. Руководитель СК

принимает решение об уничтожении документа СМК. Все документы в электронном виде

хранятся в СК до минования надобности.

4.4 УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ БАЗОВОГО УРОВНЯ

К документации базового уровня относятся:

- внешние нормативные документы, правовые документы на уровне государства

(законы РФ, Указы президента РФ, постановления правительства РФ, постановления

федеральных органов исполнительной власти РФ и т.п.);

- внутренние, включающие в себя правовые документы на уровне института

(Положение о НИ(ф)РХТУ им.Д.И.Менделеева, Свидетельства, Лицензии на виды

деятельности, Аттестаты аккредитации и т.п.) и регламентирующие отношения

организации с другими сторонами при осуществлении деятельности (договора, контракты

и т.п.);

− внутренние, устанавливающие требования к планированию и выполнению

деятельности вуза, СП, отдельных исполнителей, а также требования к продукции,

процессам ее изготовления, контроля, испытаний (положения о СП, ДИ, планы работы

СП, индивидуальные планы работы преподавателей, рабочие учебные планы, рабочие

программы, учебно-методические комплексы и т.п.).

Ответственность за управление внешней документацией несут заместители

директора по направлениям деятельности НИ РХТУ.

Сборники законодательных и регламентирующих актов в области образования

находятся в библиотеке НИ РХТУ, учебно-методическом управлении, учебном отделе,

копии – в соответствующих СП. Ответственность за актуализацию этих документов несут

руководители СП.

Приобретение документов внешнего происхождения для СМК осуществляют

сотрудники СК, которые несут ответственность за своевременное обеспечение и

оповещение заинтересованных сторон необходимой для СМК внешней информацией.





Приобретение стандартов ГОСТ ISO серии 9000, а также вспомогательных к ним

национальных стандартов ИСО серии 10000 осуществляется через компании

«Консультант Плюс» и «Гарант», с которыми заключен договор.

Управление правовыми документами на уровне института (Положением о НИ

РХТУ, Свидетельством, Лицензией на виды деятельности, Аттестатом аккредитации и

т.п.) осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

Учебные планы и рабочие программы разрабатываются и управляются в

соответствии с ГОС (ФГОС) и текущими приказами по институту.

Учебно-методические комплексы специальности, дисциплин разрабатываются в

соответствии с ГОС (ФГОС) ВПО и текущими приказами по институту.

Управление организационной структурой НИ РХТУ осуществляется в

соответствии с Положением о НИ РХТУ им.Д.И.Менделеева и приказами по

институту.

Управление входящей и исходящей корреспонденцией осуществляется в

соответствии с подразделом 4.4.1 настоящей процедуры;

Управление документооборотом, в том числе организационно-распорядительными

документами подразделения осуществляется в соответствии с подразделом 4.4.3

настоящей процедуры.





4.4.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА УПРАВЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ

Ответственный Блок-схема Документирование

Канцелярия

1.1 Отсортированные письма

1.2 Проверенная корреспонденция 1.3 Необработанные письма

1.4 Распределенная для подразделений корреспонденция 1.5 Принятая подразделением корреспонденция 1.6 Журнал регистрации входящей корреспонденции ( Ф-ДП-01-11) 1.7 Уведомление

1.8 Извещение

1.9 Поспись в журнале регистрации входящей корреспонденции 2. Журнал регистрации исходящей корреспонденции ( Ф-ДП-01-12)

2.1 Запись в журнале

2.2 Конверт с корреспонденцией

2.3 Маркировка

2.4 Переданное письмо

2.5Уведомление о доставке

2.6 Уведомление о доставке





4.4.2 ОПИСАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ КАРТЫ

ШАГ 1. Вся поступившая в институт корреспонденция принимается канцелярией. При

приеме корреспонденции канцелярия проверяет сохранность упаковки и правильность

адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому

отделению или пересылается по назначению. Канцелярия вскрывает всю поступившую

корреспонденцию. Корреспонденция, адресованная сотрудникам института, также

вскрывается, так как в этом конверте могут находиться служебные документы, в том

числе и предназначенные другим подразделениям. Срочные документы доставляются

канцелярией адресатам немедленно с указанием на обороте даты и времени доставки.

Входящая корреспонденция регистрируется канцелярией . Регистрация

производится в день поступления документов. Регистрации подлежит вся поступающая в

институт корреспонденция, за исключением:

-периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);

-рекламные извещения, плакаты;

-копии отчетов на оплату;

-документы материального учета;

-поздравительные письма, телеграммы и открытки, приглашения;

-ответы на вопросы структурных подразделений;

- счета, договоры и др.

Передача зарегистрированной корреспонденции на исполнение производится с

записью об этом в журнале регистрации входящей документации (Приложение М,Ф-ДП-

01-11). Передача корреспонденции из одного СП в другое, с обязательной отметкой об

этом в журнале (Приложение Н,Ф-ДП-01-12) производится с разрешении канцелярии

института. Передача исполнителям документов, рассмотренных руководством НИ РХТУ

и структурных подразделений, производится только через лиц, осуществляющих

регистрацию корреспонденции.

ШАГ 2. Документы, подписанные директором и руководителями СП, адресованные в

вышестоящие организации, регистрируются в канцелярии и направляются через органы

почтовой связи. Внутренние документы оформляются и исполняются в пределах вуза.

Проверяется правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты,

номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, фамилия исполнителя и

др.), вносят необходимые записи в журнал исходящей корреспонденции. При регистрации

ответного документа его исходящим номером является входящий номер документации-

запроса.





4.4.3. ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ В

ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Ответственный Блок-схема Документирование 1. Отдел кадров, директорат, руководители подразделений

1. Должностные инструкции, положение о подразделении

2. Заместитель директора по АХР

2. Приказ об ЭК

3. Канцелярия, заведующий архивом, ЭК

3. Перечень документов

4. Архивариус

4. В соответствии с Ведомственным или типовым Перечнем управленческих документов и сроков их хранения

5. Секретарь кафедры/ деканата/ответственный за делопризводство

5. Проект номенклатуры дел подразделения (Ф-ДП-01-13)

6. Зав.архивом, руководител подразделения

6.Номенклатура дел

7. Зав.архивом/директор 7. Утвержденная сводная номенклатура дел


8. Дела


9. В соответствии с номенклатурой дел

10.Ответственный за делопроизвоство/архивариус

10.Опись дел постоянного хранения (Ф-ДП-01-14)

11. Ответственный за делопроизвоство/зав.архивом/ член ЭК

11.Акт о выделении дела к уничтожению (Ф-ДП-01-08)


12.Документы на хранение в архиве

4.4.4 ОПИСАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ КАРТЫ

ШАГ 1. Отдел кадров инициирует разработку Положений о подразделениях вуза,

должностные инструкции на ППС и УВП и обеспечивает ими подразделения института.





ШАГ 2. Экспертная комиссия создается приказом директора НИ РХТУ. Назначается

председатель ЭК и члены комиссии:

- заведующий канцелярией;

- главный бухгалтер;

- начальник отдела кадров;

- заведующий архивом (по совместительству является секретарем ЭК) и др.

Основными задачами ЭК являются:

-организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии

делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

-организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки

их к передаче в архив.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем

комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения директором НИ РХТУ.

ШАГ 3-4. Канцелярия, заведующий архивом, ЭК формируют список документов,

находящихся в СП, которые должны храниться в архиве, доводят данный список до СП.

Список документов формируется в соответствии с Ведомственным или Типовым

перечнем управленческих документов с указанием сроков их хранения, который вводится

в действие Приказом Министерства культуры РФ.

ШАГ 5-6. На основании этого списка секретари кафедр, деканатов, ответственные за

делопроизводство других подразделений вуза формирут номенклатуру дел подразделения

на календарный год (Приложение П, Ф-ДП-01-13).

С момента заведения и до передачи в архив НИ РХТУ дела хранятся по месту их

формирования – то есть в соответствующих структурных подразделениях.

Номенклатуру дел подписывает руководитель подразделения и зав. архивом.

ШАГ 7. На основании номенклатур дел подразделений архивариус формирует сводную

номенклатуру дел НИ РХТУ, согласовывает ее с ЭК и передает на утверждение директору

НИ РХТУ. Каждому структурному подразделению присваивается определенный индекс.

ШАГ 8. Ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с

номенклатурой дел подразделения оформляют дела с указанием номера дела,

наименования документов в деле и указанием срока хранения при методической помощи

и под контролем архива. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их

защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату

документов. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных





помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах,

обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и

воздействия солнечного света. В целях оперативного поиска документов дела

располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из

нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются

индексы дел по номенклатуре.

Идентификация папок должна полностью корреспондироваться с информацией из

номенклатуры дел.

ШАГ 9-10. Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в

себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел

(Приложение Р, Ф-ДП-01-14).

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях

осуществляется:

− отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи

в архив;

− отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в

структурных подразделениях;

− выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения

которых истекли.

При поступлении документов в архив проверяется их оформление. В зависимости от

сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному

оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по

личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле,

листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

ШАГ 11. На дела временного срока хранения составляется акт о выделении документов к

уничтожению (Приложение И, Ф-ДП-01-08).





ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное) Ф-ДП-01-01

Форма паспорта процесса

Наименование процесса: Условное обозначение

……….соответствие требованиям п. ГОСТ ISO 9001-

2011

Тип: управление основной вспомогательный

Цель, направление деятельности процесса

Владелец: Входы Выходы

Поставщики процесса Потребители процесса

Критерии мониторинга процесса/критические точки

Критерии результативности процесса

Ресурсы процесса





ПРИЛОЖЕНИЕ Б


Форма информационной карты процесса (процедуры)

ИНФОРМАЦИОННАЯ КАРТА ПРОЦЕССА

Ответственный Блок – схема Документирование 1 2 3

1. Заместитель директора по….

1.

1.1

1.1

1.2

1.2

1.3

1.3 Журнал регистрации ……. (Ф-ОП-09-01)

2. 2 В соответствии с ДП-01

3. 3.

3.1 3.1.

3.2 3.2.

4 4.





(продолжение)

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информационное)

Графические символы, которые применяются при описании информационной карты

процесса/процедуры*

- этим символом идентифицируют начало и конец процесса, процедуры в потоковой диаграмме, блок-схеме;

- внутри этого символа описывается работа (действие) и номер символа в потоковой диаграмме, блок-схеме;

- этим символом обозначается принятие решения, утверждение;

-Стрелки обозначают направление действия и изображаются вертикальными и горизонтальными отрезками прямых с наконечником на одном конце, пересекающиеся под прямым углом. Стрелки соединяются с блоком следующим образом ; 1) концы стрелок должны касаться внешней стороны блока, но не пересекать ее; 2) стрелки должны подсоединяться к блоку на его сторонах, присоединение в углах не допускается. При изображении стрелок допускаются их слияние и разветвление

12

- этим символом обозначается переход блок схемы или действия (шага) к следующему либо к предыдущему;

*/ для описания информационной карты процесса/процедуры рекомендуется использовать графический конструктор на основе Microsoft Visio.





ПРИЛОЖЕНИЕ В


Форма титульного листа СТО СМК

ФГБОУ ВПО Российский химико-технологический университет им. Д.И.Менделеева

Новомосковский институт (филиал)

ФГБОУ ВПО Российский химико-технологический университет им. Д.И.Менделеева

Новомосковский институт (филиал)

С И С Т Е М А М ЕН Е Д Ж М Е Н Т А К А Ч Е С Т В А

ПРОЦЕСС СМК ОП-06

ОЦЕНКА УРОВНЯ ЗНАНИЙ, УМЕНИЙ И НАВЫКОВ (ЗУН)

Согласование документа:

Должность Фамилия И.О. Подпись Дата

СТАНДАРТ

ОРГАНИЗАЦИИ

СТО СМК ОП-06

УТВЕРЖДАЮ Директор НИ РХТУ им. Д.И.Менделеева ______________________Ю.Д.Земляков «____»________________2012г.





ПРИЛОЖЕНИЕ Г


Форма представления оценки результативности процесса

Критерии результативности процесса

№ п/п

Показатели результативности процесса

Формула для расчета

1 СЗПР - степень выполнения

запланированных мероприятий

гдеN

nРСЗП ,=

n - количество выполненных мероприятий,

шт;

N- запланированное количество

мероприятий; шт.

2

.

.

n

Примечание: n – число показателей (критериев) результативности процесса,

установленных в паспорте процесса





ПРИЛОЖЕНИЕ Д


Формы колонтитулов СТО СМК

Форма колонтитула СТО процесса

Форма колонтитула документированной процедуры

Форма колонтитула СТО документированной процедуры, входящей в состав процесса


СТО СМК ОП-06 Лист. из

Наименование процесса «Оценка уровня ЗУН»



СТО СМК ДП-07 Лист 23из 25

Наименование документированной процедуры Идентификация и прослеживаемость Редакция № 0

Изменения №


СТО СМК ОП-06 Лист 39 из 23

Наименование процедуры ДП-ОП–06-01 «Организация и проведение курсовых экзаменов и зачетов» Редакция № 0






ПРИЛОЖЕНИЕ Е (информационное)

Ф-ДП-01-06

РЕЕСТР ДОКУМЕНТОВ СМК НИ РХТУ им.Д.И.Менделеева по состоянию на __. __. 20_ г.

Обозначение (шифр) документа

Название документа Дата введения документа в

действие 1 2 3

Политика в области качества НИ(ф)РХТУ им.Д.И.Менделеева Цели НИФ)РХТУ им.Д.И.Менделеева в области качества СТО СМК РК-00. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Руководство по качеству. СТО СМК ДП-01 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление

документацией

СТО СМК ДП-02 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление записями. СТО СМК ДП-03 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Внутренний аудит СТО СМК ДП-04. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление

несоответствиями.

СТО СМК ДП-05 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Корректирующие и предупреждающие действия.

СТО СМК ДП-06 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Информирование общественности.

СТО СМК ДП -07 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Идентификация и прослеживаемость

СТО СМК ДП-08 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Издательская деятельность.

СТО СМК ПУ-01 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Планирование СМК. СТО СМК ПУ-02 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Анализ со стороны

руководства.

СТО СМК ПУ-03 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Подготовка к государственной аккредитации вуза.

СТО СМК ОП-01 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Взаимосвязь с потребителем.

СТО СМК ОП-02. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Довузовская подготовка СТО СМК ОП-03 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Проектирование и

разработка ООП.

СТО СМК ОП-04 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Организация приема и зачисления студентов.

СТО СМК ОП-05 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Реализация ООП. СТО СМК ОП-06. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Оценка уровня ЗУН. СТО СМК ОП-07. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Государственная

аттестация выпускников.

СТО СМК ОП-08. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Научно-исследовательская работа.

СТО СМК ОП-09. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Оценка удовлетворенности потребителей.

СТО СМК ВП-01. Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление ППС и вспомогательным персоналом.

СТО СМК ВП-02 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление инфраструктурой и образовательной средой.

СТО СМК ВП-03 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление закупками СТО СМК ВП-04 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Библиотечное

обслуживание

СТО СМК ВП-05 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Обеспечение IT-ресурсами

СТО СМК ВП-06 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Воспитательная работа и социальная поддержка студентов.

Составил: ________________________ ________________

(Должность подпись и. о. ф.)





ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (рекомендуемое)

Ф-ДП-01-07

Форма листа ознакомления сотрудников

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЙ с __________________________________________

(Наименование документа)

Дата выпуска_____________________________

№п/п Структурное

подразделение НИ РХТУ

Ознакомлен

Должность Фамилия Подпись Дата

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Ознакомление произвел:____________ ____________ ___________ ___________ Должность Подпись Дата И.О.Ф.





ПРИЛОЖЕНИЕ И


Форма бланка акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению





ПРИЛОЖЕНИЕ К


Форма листа регистрации изменений

Лист регистрации изменений

Изменение

Номера листов Номер документа-основания

Лицо, ответственное

за внесение изменения

Дата внесения

изменения

Дата введения

изменения Новых Аннулированных





ПРИЛОЖЕНИЕ Л (информационное)

Ф-ДП-01-10

Изменение №_____ СТО СМК номер стандарта

«Название стандарта»

Принято и введено в действие приказом директора № ______ от ________ 20__ г.

Дата введения _______________

Текст изменений





ПРИЛОЖЕНИЕ М


Форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции

№ п/п

Дата поступления

Дата и №

письма

от кого

Краткое содержание

Куда, кому и с каким

указанием направлено

на исполнение

Расписка в получении

Отметка об исполнении

(дата, исходящий

№)

№ дела, в котором подшит

документ

1 2 3 4 5 6 7 8 9

11





ПРИЛОЖЕНИЕ Н (обязательное)

Ф-ДП-01-12

Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

№ п/п

Дата отправки

Краткое содержание

Кому направлено (учреждение,

фамилия)

Кем подписано

Исполнитель

№ дела, в котором

находится переписка

1 2 3 4 5 6 7





ПРИЛОЖЕНИЕ П


Форма номенклатуры дел подразделения

Новомосковский институт (филиал) ФГБОУ ВПО РХТУ им. Д.И.Менделеева Кафедра_____________________ Наименование подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № на 2013 год

Индекс дела

Заголовок дела Кол-во ед. хр.

Срок хранения и №

статей по перечню

Примечания

-01

-02

-03

-04

-05

-06

Номенклатура дел кафедры. Копия. ДМН

Ст.200 б не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения дел

Описи дел, переданных в архив. Копия. ДМН

Ст. 248 а Подлинники в архиве

Акты о выделении дел к уничтожению. Копии.

ДМН Ст.246

Подлинники в архиве

Заведующий кафедрой ___________________________________ Наименование кафедры

«____» _____________ 20____ год _________________________(Ф.И.О.) Дата Подпись Согласовано Зав.архивом: «____» _____________ 20____ год _________________________( Ф.И.О.)) Дата Подпись





ПРИЛОЖЕНИЕ Р (обязательное)

Ф-ДП-01-14

Форма описи дел постоянного хранения





Лист регистрации изменений

Изменение

Номера листов Номер документа-основания

Лицо, ответственное

за внесение изменения

Дата внесения

изменения

Дата введения

изменения Новых Аннулированных

1

4 5 8

10 11 14 25 28 34 50

4 5 8

10 11 14 25 28 34 -

Приказ Хоришко

С.А. 29.12.12 01.01.13

СМК НИ

РХТУ






Изменение №1

СТО СМК ДП-01. Управление документацией

Принято и введено в действие

приказом директора

№ 2390/449 от 28.12.__ 2012 г.

Дата введения 01.01.2013 г.

Лист 4, раздел 1, строка 2 сверху;

Лист10, строка 12 снизу;

Лист 11, абзац 3 и 6;

Лист 25, Шаг 12-13;

Лист 28, строка 1 сверху;

Лист 34, Приложение А, строка 1 таблицы;

вместо:

ГОСТ Р ИСО 9001-2008

изложить в новой редакции:

ГОСТ ISO 9001–2011.

Лист 4, раздел 2, строка 2 и 3 сверху;

Лист14, строки 1 и 3 снизу;

вместо:




ГОСТ ISO 9000–2011;

ГОСТ ISO 9001–2011;

Лист 5, раздел 3, строка 3 сверху;

вместо:



ГОСТ ISO 9000–2011.

НИ РХТУ - nirhtu.ru”П-01_Управл_докум.pdf · Управление...

Documents