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第 10 章 分享印表機與列印管理

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10 - 1 網路列印的基本觀念 10 - 2 分享印表機 10 - 3 管理印表機與管理文件 10 - 4 列印管理

本章重點

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分享印表機與列印管理 在大多數的企業中 , 不可能每一部電腦都配備一部印表機 , 通常是一個部門共用兩、三部印表機。

因此系統管理員必須瞭解如何將印表機設為共用 , 及如何有效率地管理共用的印表機。

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10 - 1 網路列印的基本觀念 在示範操作之前 , 我們先來認識網路列印的術語和運作原理 , 以利之後的學習。本機印表機（ Local Printer ）：直接連接在本機電腦的印表機稱為『本機印表機』 , 目前大多數印表機都是透過 LPT 連接埠或 USB 連接埠連接到電腦。

網路印表機（ Network Printer ）：沒有連接到本機電腦 , 而是必須透過網路才能使用的印表機稱為『網路印表機』。

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網路列印的基本觀念邏輯印表機（ Logical Printer ）：在某些文件會出現這個名詞 , 其實它指的就是印表機驅動程式。

列印伺服器（ Print Server ）：提供自己的本機印表機給網路大眾使用的電腦 , 便稱為列印伺服器。

列印佇列（ Print Queue ）：由於印表機列印的速度低於資料傳輸的速度 , 因此列印伺服器會在硬碟撥出一塊空間 , 暫時儲存等待列印的文件。

這塊暫存空間就稱為列印佇列 , 每一部印表機都會有自己對應的列印佇列。

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網路列印的基本觀念文件（ Document ）：本章所謂的文件 , 泛指一切要列印出來的資料 , 包括：圖形檔、文字檔、照片檔等等。

列印工作（ Print Job ）：在列印佇列中等待列印的文件稱為列印工作 , 精確地說 , 列印工作是一份已經轉換的文件。

例如：在列印時要求橫印、提升解析度為 1200 DPI 、加上頁首文字和浮水印等等 , 那麼列印工作就是已經按照這些要求所呈現的外觀 , 與原始的文件不同。

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網路列印的基本觀念

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網路列印的基本觀念 在上圖中 , HP 2100 印表機連接在 SVR2008

A 電腦 , 所以對於 SVR2008A 而言 , HP 2100 是本機印表機。

若將該印表機分享給網路大眾使用 , 則 SVR2008A 便扮演列印伺服器的角色；而對於網路上的其它電腦而言 , HP 2100 就是網路印表機。

列印伺服器將列印佇列內的列印工作 , 依照『先到先印』的順序送給印表機驅動程式 , 印表機驅動程式再轉送給印表機印出來。

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10 - 2 分享印表機 本節要說明如何將本機印表機設為共用 , 換個角度來看 , 也就是要建立一部列印伺服器 , 提供網路列印服務。將所有的本機印表機設為共用改變印表機的共用設定將網路印表機發佈到 AD 資料庫

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將所有的本機印表機設為共用無論電腦安裝了多少部本機印表機 , 若要將其統統分享給網路大眾使用 , 請開啟網路和共用中心：

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將所有的本機印表機設為共用

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將所有的本機印表機設為共用

或許有人會懷疑：只啟動了印表機共用 , 就能將所有的印表機分享出去嗎？眼見為憑 , 我們開啟印表機視窗檢視一下就知道了。

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將所有的本機印表機設為共用請執行『開始 / 控制台』命令：

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將所有的本機印表機設為共用

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將所有的本機印表機設為共用 不過以上的作法僅適用於『啟動印表機共用之前已經存在的印表機』 , 對於啟動印表機共用之後才新增的印表機 , 並不會也自動設為共用。

此時請參考後文 , 單獨改變該印表機的共用設定。

當印表機被設為共用時 , 系統預設便賦予 Everyone 群組擁有列印權限 , 因此所有使用者都能用該印表機來列印 , 也能暫停、取消或重新啟動『自己的』列印工作。

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用戶端如何透過網路印表機列印？ 我們分享了印表機之後 , 用戶端該如何操作才能使用網路印表機呢？請參考以下的步驟 (假設列印伺服器的名稱為『 WS2008 』 ) ：

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用戶端如何透過網路印表機列印？

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用戶端如何透過網路印表機列印？

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用戶端如何透過網路印表機列印？ 其實如果記得網路印表機的共用名稱 , 在第

1 步驟直接輸入 "\\ 列印伺服器名稱 \ 網路印表機的共用名稱 " 也可以。

不過網路印表機的共用名稱 , 通常都是沿用系統所辨識出來的名稱 , 例如： HP LaserJet 2100 PCL6 、 IBM 4019 LaserPrinter PS39 等等 , 冗長而不好記 , 所以很少輸入。

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改變印表機的共用設定假設我們不是要分享所有的本機印表機 , 而是要保留其中一部不分享。仍可以針對不要分享出去的印表機 , 個別取消其共用狀態。

請執行『開始 / 控制台』命令 , 雙按印表機圖示 , 接著操作如下：

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改變印表機的共用設定

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改變印表機的共用設定

倘若事後要將非共用的印表機改為共用 , 操作方式如上 , 但是在第 2 步驟應改為選取共用這個印表機多選鈕即可。

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不能變更『別人分享的網路印表機』的設定！別人分享給我們用的網路印表機 , 並非我們實際擁有的 , 所以沒有權利修改它的設定 , 在該網路印表機的共用頁次 , 不能取消共用這個印表機多選鈕 , 如下圖：

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將網路印表機發佈到 AD 資料庫 先前在第 9 章曾經提過 , 將網路資源發佈到

AD 資料庫能縮短使用者搜尋的時間 , 這個道理同樣適用於網路印表機。

要將網路印表機發佈到 AD 資料庫 , 請執行『開始 / 控制台』命令 , 再雙按印表機圖示 , 開啟印表機視窗：

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將網路印表機發佈到 AD 資料庫

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將網路印表機發佈到 AD 資料庫完成發佈之後 , Windows Vista 的使用者要透過 AD 資料庫來搜尋網路印表機時 , 請按開始鈕、執行『網路』命令：

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將網路印表機發佈到 AD 資料庫

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將網路印表機發佈到 AD 資料庫

對於 Windows XP 的使用者 , 則是開啟網路上的芳鄰視窗 , 點選搜尋 Active Directory, 後續的操作同上。

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10 - 3 管理印表機與管理文件 系統管理員對於印表機可以設定的權限共有 4 種 , 請開啟印表機視窗 , 在任一部網路印表機按右鈕、執行內容命令：

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管理印表機與管理文件從上圖可以看出 , 印表機的權限區分為列印、管理印表機、管理文件和特殊存取權限等 4 種 , 但是一般用到特殊存取權限的機會很小 , 所以我們僅說明前 3 種：列印權限：可否使用這部印表機列印。只要印表機被設為共用 , 系統便自動賦予 Eve

ryone 群組列印權限 , 讓大家都能使用它來列印 , 也能暫停、取消或重新啟動自己的列印工作。

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管理印表機與管理文件管理印表機權限：除了包含列印權限之外 , 還可以設定印表機是否共用、修改印表機的權限設定、使印表機暫停列印或恢復列印、移除印表機和修改內容交談窗的各項設定等 , 可以說是對於印表機有最大的權限。

管理文件權限：可以暫停、取消或重新啟動列印佇列內所有的列印工作－－無論是自己或別人的。

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管理印表機與管理文件 管理印表機和管理文件是系統管理員比較常用到的權限 , 當印表機或列印伺服器暫停服務（故障或維護）時 , 便會用到這兩個權限來改變印表機或文件的狀態。

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管理印表機當我們要維護印表機時 , 例如：更換墨水匣、更換碳粉匣等等 , 可以先暫停它的列印服務 , 待完成後再恢復列印。

請開啟列印伺服器的印表機視窗 , 在要暫停的印表機按右鈕：

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管理印表機 要繼續列印時 , 同樣在該暫停的印表機按右鈕 ,

執行『恢復列印』命令即可。 此外 , 若要修改使用者對於印表機的權限 , 請執行『印表機 / 內容』命令（假設要將列印權限賦予 Authenticated Users 而非 Everyone ）。

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管理印表機

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管理印表機

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管理印表機

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管理印表機 同理 , 若要賦予 Jack 管理印表機的權限 , 應如下操作：

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管理印表機

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管理文件當我們向某一部印表機送出文件後 , 在印出之前仍有機會將其刪除。一般使用者只能刪除自己的列印文件 , 而擁有管理文件權限的使用者 , 則可以刪除任一份列印文件。

以下示範兩項常用的管理工作：取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件。設定列印文件的優先權與排程。

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取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件請開啟印表機視窗 , 雙按要改變列印文件的印表機 , 即可看到所有的列印文件：

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取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件

若要暫停列印文件 , 應執行『暫停』命令；在已暫停的列印文件按右鈕、執行『繼續』命令 , 便能恢復列印。

若要重印一份文件 , 應執行『重新啟動』命令。若要刪除列印文件 , 應執行『取消』命令。

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設定列印文件的優先權與排程 一般而言 , 印表機的列印順序都是以『先收到先印』為原則 , 所以每位使用者必須比快 , 先送出文件者先贏。

但是 , 萬一遇到特殊情形 , 必須讓某些文件『插隊』、優先印出 , 或是延後列印時 , 就得藉助於優先權與排程的設定。設定文件的優先權當列印佇列內已經累積了一大堆文件 , 可是我們卻有一份急件要優先印出來時 , 就必須改變列印的優先順序 , 讓重要的文件搶先印出來。

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設定列印文件的優先權與排程請在該印表機圖示按右鈕、執行『暫停列印』命令 , 先暫停所有的列印工作 , 接著操作如下：

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設定列印文件的優先權與排程

然後將印表機恢復列印 , 就能優先列印方才設定的文件。

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設定列印文件的優先權與排程設定列印工作的排程假設要印一份很多頁、但是並不急著用的文件 , 例如：印 20 份、每份 20 頁的會議紀錄 , 為了避免讓其它列印工作等待太久 , 可以設定排程 , 指定在非列印尖峰時段或下班時段才印出來：

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將文件轉移到其它印表機假設某一部印表機故障 , 在尚未通知所有使用者停止使用之前 , 可以先將其列印佇列中的文件轉移到其它印表機。

假設是轉移到同一部列印伺服器的其它印表機 , 請在印表機視窗雙按該故障印表機的圖示：

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將文件轉移到其它印表機

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將文件轉移到其它印表機 若是轉移到其它列印伺服器的印表機 , 也是先開啟該故障印表機的內容交談窗：

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將文件轉移到其它印表機

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10 - 4 列印管理 傳統上管理印表機的方式 , 都是遠端登入列印伺服器或直接在列印伺服器操作 , 這種方式的一大缺點便是一次只能管理一部列印伺服器 , 而且還得事先知道哪部印表機接在哪部列印伺服器。

假設有 30 部印表機、分佈在 10 部列印伺服器 , 若還用傳統的管理方式就顯得太沒效率了。

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列印管理 有鑑於此 , 從 Windows Server 2003 R2 便新增了『列印管理主控台』（ PMC, Print Management Console ） , 將整個網域的印表機和列印伺服器集中在一個視窗內管理。

到了 Windows Server 2008, 仍保有列印管理主控台 , 但是將它視為『列印服務』角色（ Role ）中的一種角色服務 , 預設並未安裝。

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新增『列印服務』角色請在初始化設定視窗或伺服器管理員視窗選取新增角色 , 再按下一步鈕 , 然後如下操作：

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新增『列印服務』角色按下一步鈕

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新增『列印服務』角色按下一步鈕

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新增『列印服務』角色按下一步鈕

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新增『列印服務』角色

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新增『列印服務』角色安裝之後 , 就會發現在『開始 / 系統管理工具』命令下多了一個『列印管理』命令：

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列印管理主控台的三大功能請執行『開始 / 系統管理工具 / 列印管理』命令 , 開啟列印管理主控台：

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列印管理主控台的三大功能從上圖可以看出列印管理主控台有三大功能：

自訂篩選器：藉由設定篩選條件 , 以顯示或監看特定的目標 , 例如：只顯示廠牌為 EPSON 的印表機、印表機缺紙時自動通知系統管理員等等。

在網路印表機的數量眾多時 , 此功能可以協助我們快速地找到所要管理的印表機。

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列印管理主控台的三大功能列印伺服器：舉凡先前介紹過的管理功能 , 包括：暫停列印、繼續列印、取消所有工作、列入目錄、從目錄中移除、取消共用、恢復共用等等功能 , 統統可在此項目設定。

部署的印表機：所謂部署的印表機是指透過群組原則、主動為『使用者或電腦』安裝的網路印表機 , 這類的印表機都集中顯示在此項目 , 以方便管理。

因為部署的印表機牽涉到群組原則的觀念與操作 , 所以不在本章介紹。以下先介紹前兩項功能。

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自訂篩選器請在列印管理主控台的左視窗選取自訂篩選器：

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自訂篩選器 系統已經設定好了 4 個篩選條件 , 從名稱就可以瞭解它們的功用。

假設我們要另外設定的篩選條件為：『當印表機的紙張用完時 , 會自動發出電子郵件通知系統管理員』 , 其步驟如下：

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自訂篩選器

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自訂篩選器按下一步鈕

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自訂篩選器

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自訂篩選器

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列印伺服器請在列印管理主控台的左視窗選取列印伺服器：

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新增列印伺服器 首先我們必須手動加入所要管理的列印伺服器 ,

步驟如下：

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新增列印伺服器

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新增列印伺服器

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新增列印伺服器

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新增列印伺服器

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快速管理把要管理的列印伺服器都加入主控台之後 , 我們就可以來學習如何節省管理印表機與管理文件的時間。

舉例來說 , 我們要執行的作業如下：管理某一部列印伺服器的所有印表機：

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快速管理管理某一部印表機的文件：

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快速管理

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快速管理將特定印表機從 AD 資料庫中移除：假設要將全部的 Lexmark 3200 彩色噴墨印表機從 AD 資料庫中移除 , 首先可自訂一個篩選條件找出它們 , 其主要設定內容如下：

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快速管理

接著針對找到的印表機 , 一次便完成設定。

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快速管理