التحول

من

األرشفة التقليدية

إلى

األرشفة اإللكترونية

النقاط الرئيسية

الحفظ اإللكترونى

التحول من األرشفة التقليدية إلى األرشفة اإللكترونية

الدوريات الرقمية

الملفات التاريخية

نماذج من التجارب العالمية

الحفظ اإللكتروني

وضعيته يف وهو معًا اإلدارة وذاكرة الدولة وذاكرة البشرية ذاكرة :األرشيف عليه وبالقائمني املاضي يف باألرشيف التصق الذي املفهوم مع يتقاطع املعاصرة

اللبنة هو األرشيف أن وأعترب اإلدارة يف األساسي العنصر اليوم ميثل أصبح حيث .املناسب الوقت يف املناسب القرار اختاذ عملية يف عليها يعتمد اليت األوىل

ونظام الوثائق إدارة نظم اآللية، األرشفة كذلك عليها يطلق :اإللكترونية األرشفة ذات ويف بياناهتا وحتويل الوثائق وفهرسة تصوير إمكانية وهي والوارد الصادر وتداوهلا عليها واإلطالع إلسترجاعها كثرية طرق للمستخدم توفر الوقت

.مطلقة بسهولة إلكترونيًا

الحفظ اإللكتروني

وقد البيانات من خمتلفة ألنواع عالقة ذات بنود من جمموعة هي :الوثيقة .ممسوحة صورة أو ورقية تكون

صور صوت أفالم ملحقاته مع إلكتروين بريد

ويب صفحات

خنزن؟ أن ميكن ماذاورقية وثائق

رقمية وثائق

مايكروفلم أفالم

خرائط

مايكروفلم أو ورق على موجود هو ما سواء كبري الوثائق عدد سنويًا %25 مبعدل ينمو واهليئات املؤسسات يف الوثائق عدد. سنويًا %12 مبعدل تنمو احلفظ أماكن تكاليف. للحفظ كبرية مساحات إىل حيتاج. املعلومات إلسترجاع طويل وقت إىل حيتاج. السرقة أو التلف أو الضياع من بأمان ليست. األرشفة خزائن صيانة تكلفة

الورق شراء حيث من مكلفة، عملية البيانات مع اليدوي التعامل عملية الكتابة وأدوات

مشاكل األرشيف التقليدي

مشاكل األرشيف التقليدي

نتيجة لذلك بدأت المؤسسات والهيئات بالتفكير بالتحول من نظام األرشفة

التقليدية إلى أنظمة أرشفة ذات طبيعة تقنية وذلك إما بتطوير برامج محلية

أو إقتناء برامج أرشفة إلكترونية جاهزة

مزايا األرشيف األلكتروني

سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي األرشيف مع توفير

.الوقت مهما كان حجمها

انسيابية العمل داخل النظام بحيث تنتقل الوثائق عبر

.مراحل العمل المحدده مسبقا

الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث ال يطلع عليها إال

.الشخص المصرح له بذلك

تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة لألرشفة العادية.

مزايا األرشيف األلكتروني

الوثائق بطريقة تالءم أسلوب العملتصنيف

استخدام أساليب البحث المتطورة للعثور على البيانات

.المطلوبة وبأسرع وقت ممكن

استخدام تقنيات متقدمة مثل الفاكس والبريد اإللكتروني

.لتداول الوثائق بين المستخدمين

المستخدمسهولة عمل التقارير الالزمة من قبل

وتسجيل الحركات الدورية على المستنداتمتابعة

مزايا األرشيف األلكتروني

مستكشف االنترنت استخدامInternet Explorer

للعمل على النظام

التعامل مع مستوى مجموعة المستخدمين باالضافة

مستوى المستخدم الواحد

وجود أكثر من مستوى لصالحيات المتخدم

التعامل مع أكثر من نوع من أنواع ملفات األرشفة

قابلية النظام للتعامل مع اللغة العربية واإلنجليزية

نظام تدفق الوثائق

مـزايـا األرشفة اإللكترونية

املكاين احليز توفري. تباعدت مهما املؤسسة أجزاء ربط. اإللكترونية والوثائق الرسائل نقل وسرعة سهولة. املؤسسة داخل تطورها ومتابعة وحتوالهتا الوثائق مراقبة

(Workflow). بالرقم،) إلكترونيًا احملفوظة للوثائق الوصول نقاط تعدد

للوثيقة، مفتاحية كلمات إليه، املرسل أو املرسل إسم باملوضوع، .(اخل... التاريخ

للمستفيدين اخلدمة تقدمي يف السرعة.

أنواع أنظمة األرشفة اإللكترونية

احمللية األنظمة In House

إلكترونية أرشفة نظام بتصميم قامت السعودية العربية اململكة يف اخلارجية وزارة مثال :مثل الوزارة إحتياجات مع يتالءم حبيث ذاتية جبهود

فقط الوثائق لتصوير برنامج وهو القدمية الوثائق حفظ برنامج واملواقع واألمساء امللفات برنامج. اجلديدة الوثائق برنامج اجلديد اإلتصاالت برنامج.

جاهزة أنظمة وزارة مثل اإللكترونية األرشفة أنظمة إىل بالتحول واملؤسسات الوزارات من عدد قامت

.RxIndex إندكس إكس آر نظام باستخدام فهد امللك ومستشفى والطريان الدفاع

أنواع األرشيف اإللكتروني

املباشر اخلط على اإللكتروين األرشيف On-Line Archiving

إستراجاعها ميكن حبيث اخلوادم يف مستمرة بصفة الوثائق مجيع حفظ يتم .بالشبكة املتصلة احلاسوبية الطرفيات خالل من

املدجمة األقراص على املباشر غري اخلط على األرشفة

Off-Line Archiving on CD’s

نظـــام مثل إلكترونية أرشفة برامج يستخدم النوع هذا Rx CD Manager.

الوظائف التي تقوم بها أنظمة األرشفة اإللكترونية

البحث Search

اإلسترجاع Retrieve

املشاهدة أو العرض View

الطباعـة Print

التقارير كتابة Reports Writing

مشاكل األرشفة اإللكترونية

اجملاالت عدد يف التقين التأهيل. الوثائق وسرية املعلومات أمن. اإلتصاالت عن النامجة األعطال. اإللكترونية الوثيقة عمر.

عقبات تواجه األرشفة اإللكترونية

بعد إجتماعي وأمية يف جمال إستخدام احلاسب اآليل. ضعف البنية التحتية لإلتصاالت. قلة يف عدد املوظفني الذين يتعاملون مع التقنية احلديثة . عدم إدراك العديد من مديري ورؤساء الدوائر احلكومية واهليئات

واملؤسسات األهلية والشركات أمهية ذلك بنية إدارية حتتاج إلعادة هيكلة من أجل التأقلم مع املستجدات التقنية. أرشيف ورقي هائل يف الدوائر احلكومية واهليئات واملؤسسات األهلية

.والشركات حيتاج إىل حتويل للشكل اإللكتروين

المواصفات الفنية للنظام االلكتروني

التقنية المتقدمة في إدارة نظم الملفات اإللكترونية

بقاء كل الملفات في أرشيف مركزي.

تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات.

توفير مساحات أقل للتخزين.

تأمين سرية وحماية للملفات مع المحافظة على أصولها

.بعد التعديل

استخدام قاعدة بيانات متميزةSQL Server

المواصفات الفنية للنظام االلكتروني

الماسح الضوئي، )طرق ادخال متنوعة استخدام

(الكاميرا،التحميل المباشر للملفات

مع البريد األلكتروني التكامل

متطلبات التحول من األرشيف التقليدي إلى

األرشيف اإللكتروني

واالآلت األجهزة Hardware: احلاسب الضوئية، املاسحات مثل . واخلوادم ،الطابعات الرقمية الفاكس،الكامريا اآليل،

الربامج Software: املتوفرة واآلالت األجهزة مع متكامل نظام

(الميتاداتا)البيانات الوصفية يعد االلتزام بتطبيق معايري امليتاديتا من اجلوانب األساسية اليت ينبغي مراعاهتا عند

إنشاء املكتبات الرقمية، وذلك ملا حتققه تلك املعايري من مقومات النجاح سواء . إلدارة تلك املكتبات أو الستخدامها

إنشاء عناصر امليتاداتا مع املصادر الرقمية يساعد على إجياد تلك املصادروعرضها وحفظها واختزاهنا واستخدامها، وبذلك فإهنا حتقق فائدة لكل من

مستخدمي تلك املواد والقائمني عليها حيث حيتاج إليها كل من الطرفني حيثحيتاج املستخدم إىل أداة إلجياد وتصفح الكم الكبري واملتزايد من املصادر الرقمية

.املتاحة

مراحل االنتقال من األرشفة التقليدية إىل األرشفة اآللية

:عند عملية التحول البد من تشكيل وحدة إدارية معنية بالتوثيق واألرشفة اإللكترونية. إستدعاء بعض اخلرباء إلعداد أدلة وإجراءات العمل .

هلا ليست اليت والتعاميم املراسالت بتوزيع وذلك أوراق بال إدارة منهجية إعتماد .الداخلية اإللكتروين الربيد شبكة عرب قانونية، أو مالية مرجعية

: وتتكون مراحل اإلنتقال من مرحلتني

املرحلة التخطيطية

التنفيذية املرحلة

مراحل االنتقال من األرشفة التقليدية إىل األرشفة اآللية :مرحلة التخطيط وتشمل

مرحلة املسح والدراسة مرحلة التحليل. بناء وإعتماد خطط احلفظ واإلتالف وتشمل التعشيب واحلفظ الورقي الدائم

.والتصوير الضوئيإختيار الربجميات واألجهزة املالئمة.

مرحلة التنفيذ وتشمل

مرحلة حتضري الوثائق وامللفات. مرحلة التصوير الضوئي. مرحلة مراقبة وتدقيق اجلودة. مرحلة الفهرسة. مرحلة إعادة امللفات.

حتديد نوعيات وأعداد الوثائق داخل الدائرة

حتديد أشكال و أحجام امللفات

و الوثائق

حتديد األلوان املوجودة داخل

الوثائقحصر

األراشيف الورقية

مرحلة بناء اخلطة

التجهيز اآليل

إختيار أدوات البحث

وضع احلقول املناسبة

حصر األراشيف

الورقية

مرحلةاملسح والدراسة

إختيار الربجميات وقواعد البيانات

الالزمة

وضع خطة احلفظ واإلتالف وتشمل اإلستبعاد وبرنامج

احلفظ الزمين ألصول الوثائق

إعداد قوائم تتضمن البيانات

األساسية للملفات وأماكن تواجدها ودرجة النشاط

حتديد األولويات يف حتويلها اىل

أراشيف إلكترونية

مرحلة التحليل

مرحلة إختيارالربجميات

واألجهزة

املرحلة التخطيطية

املرحلة التنفيذية

إستبعاد األوراق املكررةواليت لن يتم أرشفتها

مرحلة حتضري الوثائق ( تعشيب امللف)وامللفات

تصوير بعض الوثائق القدمية يدويا

حىت نستطيع تصويرها ضوئيا

إزالة الدبابيس من على الوثائق

فصل األوراق اىل جمموعات حسب احلجم، اللون، البيانات

وضع عالمات مميزة على الوثائق لتسهيل عملية جتميعها

مرحلة تتم بالتوازي مع عملية التصوير الضوئي

مرحلة مراقبة وتدقيق اجلودة

التدقيق علي امللفات املصورة ضوئيا

و مقارنتها باألصل للتأكد من وضوحها

و جودهتا و عدم ضياع أي

معلومة قد حتتويها الوثيقة

يتم تصوير الوثائق بواسطة أجهزة املسح الضوئيي املناسبة

حلجم الوثيقة و وضوحها

مرحلة التصوير الضوئي

التركيز على األجهزةاملطلوبة للتخزين

التركيز على نوع امللف اإللكتروين وصالحيات اإلطالع والتغيري

إستخدام خاصية ضغط امللفات

يتم إعادة امللفات

إىل حالتها األصلية

مرحلة إعادة امللفات

إعادة تدبيساألوراق

اليت مت فكها

إدخال البيانات و الفهارس املتعلقة

بامللفات

مرحلة الفهرسة

هذه العملية تتم أتوماتيكيا

عن طريق استخدام الترميز

يتم ربط امللفات مباشرة مع البيانات

اليت يتم إدخاهلا بقاعدة البيانات

التحويل التصويري

يقصد به عملية حتويل الوثائق الورقية إىل صورة مصغرة على أحد .األشكال امليكروفيلمية

:اإلجراءات واألجهزة املستخدمة يف عملية التحويل التصويري تصوير الوثائق • املعاجلة الفنية • فحص اجلودة • (التحميل)التقطيع والتعبئة • االستنساخ •

مشروع مقترح إلنشاء مكتبة وطنية رقمية للرسائل اجلامعية يف اململكة

:مراحل بعدة اجلامعية الرسائل إعداد مير :اجلامعية الرسائل إعداد دورة الورقية الرسائل :أواًل:

.املطلوبة التعديالت وجيري ويناقشها الرسالة الطالب يعد .1 .ويتخرج للقسم الرسالة من ورقية نسخ مخس يسلم .2

اإللكترونية الرسائل :ثانيًا: .املطلوبة التعديالت وجيري ويناقشها الرسالة الطالب يعد .1 .(Postscript file) ملف إىل الرسالة بتحويل الطالب يقوم .2 .عليها الرسالة احتواء حال يف املتعددة والوسائط اإلنترنت مواقع إىل التشعبية االرتباطات بإنشاء الطالب يقوم .3 .اجلامعة إجراءات وفق الرسالة بتسليم اخلاصة النماذج الطالب ميأل .4 .مطلوب هم ما مجيع تسليم من بالتأكد العليا الدراسات عمادة موظفو يقوم .5 .(SGML) أو (Adobe Acrobat (pdf)) صيغة إىل امللف بتحويل العليا الدراسات عمادة موظفو يقوم .6 .املباشر اخلط على وإتاحتها البيانات قاعدة يف امللف حتميل .7 .الوطنية فهد امللك مكتبة يف الدائم للحفظ الفيلمية املصغرات على الرسالة نسخ .8

تجارب عالمية للحفظ اإللكتروني

األمريكية الوطنية الرقمية املكتبة National Digital Library على األولية املصادر ماليني على حيتوي أرشيًفا أتاحت الكونغرس مكتبة

.األمريكية عدة والثقافة أمريكا تاريخ الرقمي الشكلمشروع Journal storage in a digital Jstor تكوين هبدف متشغني جامعة يف املشروع هذا بدعم Mellon ميلون قام

االقتصاد حقول يف رئيسية دوريات 10 حتوي إلكترونية بيانات قاعدة .للرفوف املكافئ احليز وتقليل اإلتاحة لتحسني والتاريخ

مشروع The making of American Project الكتب لتحويل زيروكس وشركة Cornell جامعة بني تعاوين مشروع هو

.إتاحها سبل وحتسني وحفظها إلكترونية شكل إىل اهلشة

تجارب عالمية للحفظ اإللكتروني

مشروع Map digitization Project at the university of Georgia .الرقمي الشكل إىل امليكروفيلمى الشكل من اخلرائط حتويل إىل املشروع هذا يهدف مشروع YALE University Project Open Book

إىل املايكروفيلمي الشكل حتويل أساليب تطوير وبرنامج حبث عن عبارة املشروع هذا :املشروع أهداف ومن .السعر و باملالءمة ويهتم الرقمي الشكل

.اإللكترونية املكتبة شكل على املايكروفيلمي الشكل من جملد آالف عشرة حتويل - .والسعر والنوعية، العمل، إجراءات تقومي - شك بال هذا .وكشافات وصفحات وأرقام وثائق إىل اجمللدات بتحويل اإلتاحة تسهيل -

فهرس مثل الوثيقة أو احملددة الصفحة إىل مباشرة الوصول العامل أو للباحث يتيح .احملتويات

.اإلنترنت على Yale جامعة يف اإلنترنت شبكة خالل من وذلك اإلتاحة تعميم -