Кодекс этики и делового поведения 2018/media/files/r/relx-group/... ·...

Кодекс этики и делового поведения2018

http://www.relxgroup.com

Содержание Честность — наше обязательство4 Послание исполнительного директора5 Наша философия бизнеса и ценности6 Наш Кодекс этики и делового поведения

Защита наших интересов и активов8 Конфликты интересов11 Обращение с нашей собственностью и информацией

11 Управление документацией компании 12 Системы, сети, электронные виды связи 13 Кража или неправомерное использование собственности 14 Интеллектуальная собственность и конфиденциальная информация 15 Информационная безопасность 16 Контакты со СМИ и представителями финансовых кругов 16 Проверки без предупреждения и запросы информации юристами и государственными органами

17 Мошенничество, не соответствующие действительности или вводящие в заблуждение утверждения19 Рекламные и промо-мероприятия 20 Использование социальных медиа

Защита данных 22 Конфиденциальность данных

Отношения с деловыми партнерами, клиентами, поставщиками и конкурентами24 Антимонопольное законодательство 26 Взяточничество27 Вручение или получение подарков или развлечений30 Торговые санкции 30 Заключение договоров с другими сторонами

Наше взаимодействие с госструктурами32 Работа с госструктурами33 Наем государственных служащих34 Политическая деятельность компании

Уважение коллег и сообществ36 Справедливые условия найма38 Рабочее место38 Права человека38 Окружающая среда

Информирование о подозрениях и их расследование40 Важность информирования42 Расследования 42 Конфиденциальность42 Защита от репрессивных мер

Ресурсы 44 Часто задаваемые вопросы

RELX Group Кодекс этики и делового поведения2

Вернуться к содержанию


в этой секции4 Послание исполнительного директора

5 Наша философия бизнеса и ценности

6 Наш Кодекс этики и делового поведения

Честность — наше обязательство

3RELX Group Кодекс этики и делового поведения



Наш Кодекс этики и делового поведения содержит стандарты и принципы, которыми мы руководствуемся в своих действиях. Кодекс совмещает наши Ценности и обязательства в сфере Корпоративной ответственности, являясь фундаментальным руководством к действию, в основе которого — открытость, честность, этичность и принципиальность.

Кодекс действует в отношении всех нас. В нем объясняется, как нам надлежит вести себя на рабочем месте, на рынке и в регионах присутствия. В нем рассматривается то, как каждый из нас должен вести деловую деятельность, и признается наша приверженность защите окружающей среды и сообществам, в которых мы действуем в качестве подписантов Глобального договора ООН.

Обязательно ознакомьтесь с Кодексом, изучите его положения и используйте в качестве руководства в своей работе. Это гарантирует, что все наши действия выполняются в интересах компании и ее клиентов.

С вопросами о Кодексе и его применимости обращайтесь к своему руководителю, в отдел персонала, к юрисконсульту компании либо к члену одного из комитетов по обеспечению нормативно-правового соответствия.

Обязательно сообщайте о своих подозрениях и ситуациях, когда, по вашему мнению, Кодекс мог быть нарушен. В Кодексе приводится объяснение соответствующего механизма. В нем также объясняется недопустимость репрессивных мер в отношении заявителей.

Наше поведение определяет нашу репутацию, и я уверен, что мы будем и далее поддерживать высокие стандарты, следование которым ожидается от ведущего участника делового сообщества.

Спасибо.

Erik EngstromИсполнительный директор

Послание исполнительного директора

Уважаемые коллеги!

Являясь сотрудниками RELX Group, мы гордимся нашим вкладом в общее дело и нашим подходом к бизнесу.




Наша философия бизнеса и ценностиМы стремимся к совершенству в найме и управлении сотрудниками, разработке продуктов и услуг, отношениях с нашими деловыми партнерами и достижении экономических целей, ставя во главу угла открытость, честность, этичность и принципиальность.

Чтобы этого достичь, мы:

n следуем нашим ценностям в области работы с клиентами, отдаем приоритет сотрудникам и стараемся быть первыми, реализуя инновации и сдвигая границы;

n соблюдаем все положения применимого законодательства во всех регионах присутствия;

n поддерживаем Глобальный договор ООН, добровольную инициативу в сфере корпоративной ответственности, направленную на соблюдение прав человека, справедливость и отсутствие дискриминации на рабочем месте, защиту окружающей среды и устранение коррупции;

n стремимся выстраивать деловые отношения с клиентами и поставщиками с надежной и проверенной деловой репутацией;

n избегаем поддержки любой организации, которая участвует в дискриминации; и

n полагаемся на то, что наши сотрудники в своей работе будут руководствоваться принципами честности и профессиональной этики.




Наш Кодекс этики и делового поведения

Ознакомившись с Кодексом и следуя его положениям, задавая вопросы и сообщая о неправомерном или неэтичном поведении, вы помогаете нам вести коммерческую деятельность в соответствии с высокими этическими стандартами и соблюдать законодательство.

Кодекс этики и делового поведения RELX Group направлен на помощь в понимании и соблюдении правил нормативно-правового соответствия и этических норм, применимых в вашей работе. В нем также даны рекомендации по поводу того, когда и кому задавать вопросы. Кодекс действителен для любого сотрудника, должностного лица и директора, работающего в любой из наших компаний.

Кодекс отражает наше обязательство действовать этично и законно. В то же время в нем не описываются все политики и законы, которые могут быть применимы в каждой ситуации. Следует выполнять положения любых дополнительных политик RELX Group и ее подразделений, применимых к вам. Если какая-либо из этих политик строже Кодекса, вам надлежит следовать более строгой политике.

Вам надлежит ознакомиться с Кодексом и следовать его положениям, а также выполнять свою работу этично. В случае нарушения вами Кодекса или других политик в вашем отношении могут быть приняты корректирующие или дисциплинарные меры; вы даже можете потерять работу. О серьезных нарушениях мы можем сообщать в государственные органы для проведения расследований.

В RELX Group и каждом подразделении имеются Комитеты по нормативно-правовому соответствию, которые являются руководящими и надзорными органами по всем соответствующим вопросам. Члены комитета указаны во внутренней сети RELX Group и подразделений. С вопросами о Кодексе и

его применимости вам следует обращаться к своему руководителю, в отдел персонала, к юрисконсульту компании, члену комитета нормативно-правового соответствия. Рекомендуем задавать вопросы, касающиеся конкретных ситуаций, в момент их возникновения и до каких-либо действий, которые могут нарушать применимое законодательство, Кодекс или другие политики.

Если вы станете свидетелем или узнаете о потенциальном неправомерном или неэтичном поведении, вы обязаны сообщить об этом. Репрессивные меры в отношении сотрудников, сообщивших о нарушении, запрещены.

Кодекс не является трудовым договором. Он регламентируется существующим трудовым договором и не изменяет ни его условий, ни условий любого применимого к вам коллективного договора. Совет директоров RELX Group отвечает за окончательную интерпретацию Кодекса и может пересматривать Кодекс в любое время при соблюдении условий любого применимого коллективного договора или местного законодательства.

Каковы мои обязанности в связи с Кодексом?

• Ознакомиться с ним и понять, как он применим к вашей работе

• Следовать требованиям в области нормативно-правового соответствия и этики, изложенным в Кодексе

• Знать и соблюдать прочие политики и законодательство, применимое к вашей компании, региону или должности. Если вопрос освещается и Кодексом, и другой применимой политикой или законодательством, следовать более строгому документу

• Задавать вопросы, если вы не уверены в применимости Кодекса к определенной ситуации или решению, которое вам надлежит принять

• Сообщать о любых произошедших нарушениях или подозрениях, не опасаясь репрессивных мер.




в этой секции8 Conflits d’intérêts

11 Gestion de nos biens et informations 11 Préparation des archives 12 Systèmes, réseaux, communications électroniques 13 Vol ou utilisation abusive de biens 14 Propriété intellectuelle et informations confidentielles 15 Sécurité des informations 16 Contacts avec les médias et la communauté financière 16 Perquisitions et demandes d’informations provenant de juristes et d’agences gouvernementales

17 Fraude et déclarations fausses ou trompeuses

19 Publicité et activités promotionnelles

20 Utilisation des médias sociaux

Защита наших интересов и активов




Конфликты интересовИзбегайте деятельности или финансовых интересов, которые мешают вашей работе, лояльности RELX Group или решениям, которые вы принимаете от нашего имени.

Конфликт интересов возможен, когда вы участвуете в действиях или у вас есть финансовые интересы, которые отвлекают вас или мешают вашему полноценному вовлечению в работу и лояльному отношению к работодателю, либо могут неправомерным образом повлиять на решения, которые вы принимаете на работе. Важно избегать таких конфликтов. Если у вас возникает предположение, что такой конфликт может возникнуть, либо создается впечатление, что он имеет место быть, вам следует обсудить ситуацию со своим руководителем или сотрудником отдела кадров, которые затем могут проконсультироваться с членом комитета нормативно-правового соответствия, назначенным для вашего предприятия. Некоторые явные конфликты могут быть разрешены просто за счет их раскрытия; прочие требуют устранения.

Конфликты интересов могут возникать по-разному. Типичные примеры включают:

Другие места работы, обязательства и принадлежность к другим организациям

Когда вы являетесь сотрудником или директором, предоставляете консультативные услуги или являетесь подрядчиком другой компании или лица, может возникнуть конфликт интересов или соответствующее впечатление. Во избежание этого запрещается работать на внештатной основе или подрабатывать, если это:

n отрицательно сказывается на качестве или объеме работы, выполняемой для нас;

n составляет конкуренцию одной из наших компаний;

n продвигает интересы поставщика или клиента, с которым вы ведете деятельность, связанную с интересами группы RELX;

n подразумевает, что мы являемся спонсором или поддерживаем ваше сотрудничество с другой организацией, на которую вы работаете;

n наносит вред нашей репутации; или

n использует наши время, объекты, ресурсы или товарно-материальные ценности или наносит им вред.

8 RELX Group Кодекс этики и делового поведения



Marco — сотрудник RELX Group, который также продает пищевые добавки. Во время обеда Марко пользуется рабочим компьютером и почтовым адресом для информирования покупателей о скидках, которые он предлагает по некоторым продуктам. Разрешено ли это?

Ответ: Нет. Даже если он занимается этим в свободное время, Марко пользуется собственностью компании (своим рабочим компьютером и адресом электронной почты) для ведения деятельности, не связанной с работой в компании.




Интересы (доли) в других компаниях

Запрещается владеть долями компаний-конкурентов, поставщиков или корпоративных клиентов, за исключением миноритарных долей в публичных компаниях.

Инвестиции в конкурента или передача ему средств в долг также является запрещенным конфликтом интересов. Аналогичным образом запрещено иметь финансовый или управленческий интерес в компаниях наших клиентов или поставщиков, с которым работаете вы или любой ваш подчиненный.

Единственным исключением из данного запрета является возможность миноритарных инвестиций в акции конкурентов, поставщиков или клиентов, которые торгуются на фондовой бирже. Инвестиция является миноритарной, если ее сумма не:

n влияет (либо создается такое впечатление) на независимость принимаемых вами решений от нашего имени в отношениях с данной компанией, вашу ежегодную компенсацию и другие релевантные факторы; или

n влияет на решения компании, в которую вы инвестировали.

В любом случае, вам запрещено владеть более 1% находящихся в обращении акций публичной компании. Если у вас имеются вложения, которые превышают или будут в связи с ростом превышать указанные ограничения, вам надлежит незамедлительно уведомить своего руководителя и принять меры, чтобы уменьшить ваш пакет акций до минимального или равного максимально допустимому.

Эти ограничения не применяются к инвестициям через паевые фонды, которые разрешены без ограничений по сумме инвестиций.

Если ваш(а) супруг(а), партнер или другой член семьи работает на одного из наших конкурентов, клиентов или поставщиков, с которыми вы контактируете, консультирует их или имеет иные финансовые интересы, имеется потенциальный конфликт. Вы обязаны раскрыть любой такой интерес своему менеджеру или сотруднику отдела кадров, который затем проконсультируется с комитетом нормативно-правового соответствия, чтобы убедиться в отсутствии ненадлежащей коммуникации или конфликтующей лояльности.

Корпоративные возможности

Ваша обязанность — продвигать наши законные интересы при появлении соответствующей возможности. Использование в личных целях возможностей, выявленных вами как сотрудником компании или с использованием собственности, информации или времени компании является неуместным.

Кумовство

Запрещено контролировать или принимать решения, связанные с принятием на работу или заключением контрактов с участием родственников или лиц, с которыми у вас есть тесные близкие отношения.

Мы не запрещаем принимать на работу родственников и сохранять их рабочее место и не хотим вторгаться в отношения между сотрудниками, которые основаны на взаимном согласии. В то же время, важно гарантировать, что лица не подвергаются неправомерному воздействию, основанному на близких личных отношениях, а также что не создается такого впечатления. Вам запрещено напрямую контролировать, вести переговоры, согласовывать или иным образом участвовать в принятии решений, связанных с приемом на работу, удержанием, повышением в должности, заключением договора или компенсацией в пользу вашего(ей) супруга(и), партнера, непосредственных членов семьи или других лиц, с которыми у вас имеются близкие личные связи, которые могут потенциально повлиять на вашу способность принимать независимые и беспристрастные деловые решения.




Обращение с нашей собственностью и информацией

От вас требуется ответственное обращение с нашей собственностью и информацией; неправомерное и расточительное использование запрещено. Наши активы предназначены для того, чтобы вы смогли добиться своих рабочих целей, а также общих целей компании. Незаконное, халатное или другое неуместное использование собственности или информации компании категорически запрещено.

Управление документацией компании

Документация должна быть точной, полной и своевременной и вестись в соответствии с Политикой RELX Group по управлению документацией и Графиком хранения документации, а также любыми применимыми задержками в уничтожении записей.

Подготовка документацииПолнота и непротиворечивость отчетности и документации влияет на доверие к нам. Мы рассчитываем, что вы будете вести отчетность и документацию так, чтобы в них точно и честно были отражены все транзакции. Это гарантирует предоставление акционерам и прочим лицам полной, точной, своевременной и понятной финансовой информации. Аналогичным образом, вся нефинансовая документация, которую вы создаете, должна быть точной, полной и своевременной. Сюда относится, например, информация о расходах, продажах, учет рабочего времени, платежные ведомости и информация о льготах, документы, подаваемые в регулятивные органы и информация о договорах и поглощениях.

На последней неделе квартала Иан раздумывает о том, чтобы подождать неделю с документированием расходов по товарно-материальным ценностям, которые он получил в начале месяца, чтобы они не повлияли на прибыльность текущего квартала. Может ли он это сделать?

Ответ: Нет. Иан обязан подготовить все внутренние отчеты и документацию так, чтобы они были точными и соответствовали действительности. Доверие к нам и наша репутация зависят от точности нашей отчетности, документации и заявлений. Все расходы должны быть зарегистрированы в тот период, в который они были понесены.




Хранение документацииLВ соответствии с юридическими требованиями мы обязаны сохранять определенные деловые документы в течение определенных периодов времени. Для выполнения этих требований вам надлежит сохранять и/или удалять документацию так, как предусмотрено Политикой управления документацией и Графиком хранения документации RELX Group. Сюда относятся бумажные копии документов, сообщения электронной почты, электронные данные в любом формате и документы на любом другом носителе. Иногда вам надлежит хранить определенные документы дольше, чем предусмотрено обычно. Это может произойти, например, если у вас есть записи, которые имеют отношение к фактическому, прогнозируемому или потенциально возможному судебному разбирательству, правительственному расследованию или требованию предоставления документации или информации. При возникновении таких ситуаций вам надлежит сохранить все потенциально имеющие отношение к делу документы в любой форме, немедленно прекратив осуществляемое на основании обыденной практики уничтожение или изменение документов. Юрисконсульт компании свяжется с вами, если нам станет известно о фактических или прогнозируемых действиях юридического характера или действиях государственных органов, в связи с которыми необходимо обеспечить сохранность документов.

Помимо хранения деловой документации за соответствующий период времени, вы обязаны хранить, передавать и удалять документы сообразно важности (или ценности) содержащейся в них информации. Для получения дополнительной информации о том, как правильно классифицировать, хранить, передавать и удалять документы, ознакомьтесь с Процедурой классификации ценности RELX Group.

Системы, сети, электронные виды связи

Пользуйтесь системами RELX Group в деловых целях, знайте правила, ограничивающие использование персональных систем в коммерческих целях и помните, что они не находятся в вашем индивидуальном пользовании.

Приемлемое использованиеНаши системы предназначены для использования в деловых целях. Хотя вы можете использовать указанные системы в ограниченном объеме в личных целях, в том числе в соответствии с законом, такое использование не должно мешать вашей работе или отвлекать ваших коллег или прерывать бизнес-процессы в целом. Категорически запрещается использовать системы или оборудование компании для:

n домогательств, оскорбления или замечаний дискриминирующего или дискредитирующего характера в чей-либо адрес;

n создания, отправки, намеренного получения, доступа, загрузки или хранения сексуально откровенных, непристойных, оскорбительных или пошлых материалов;

n азартных игр;

n ведения деловой деятельности, конкурирующей с деятельностью Компании, или не относящейся к ней;

n внедрения вредоносного ПО, (например, вирусов, червей, троянских программ) в любой компьютер или сервер RELX Group;

n нарушения авторских прав, коммерческих тайн, патентов или других прав интеллектуальной собственности Компании или любой другой стороны; или

n занятия любыми другими видами деятельности, нарушающими действующие законы, Кодекс или другие правила Компании или могущими привести к ответственности или причинить вред компании.

Теперь, когда во многих офисах RELX Group объем почтовых ящиков практически неограничен, Фрида полагает, что она больше не должна удалять сообщения электронной почты. Права ли она?

Ответ: Нет. Многие виды документации не должны храниться вечно, а большинство документов, которые надлежит хранить длительный период времени, не следует держать в виде файлов электронной почты. Наличие почтового ящика неограниченного объема не устраняет необходимости активного управления электронной почтой и удаления сообщений, которые надо удалять в соответствии с Политикой управления документацией и Графиком хранения документации.




КонфиденциальностьНе стоит полагать, что использование вами Систем Компании является частным. Там, где это разрешено законодательством, Компания может, как удаленно, так и непосредственно с помощью оборудования следить, записывать и оценивать использование вами Систем Компании или делать копии документов, с которыми вы работаете в Системах Компании. Это делается в законных коммерческих целях, таких как расследование, судебное разбирательство (в течение которого мы можем быть юридически обязаны передавать отчеты Компании соответствующим органам); для обнаружения и предотвращения неавторизированного доступа, использования или разглашения информации, или для получения требуемых документов Компании в ваше отсутствие. Вы не получите предварительного уведомления перед такими действиями, если только такое уведомление не является обязательным согласно законодательству. Если вы работаете в США, вам не следует ожидать соблюдения конфиденциальности любой информации, создаваемой, хранимой или получаемой вами на наших системах. Каждое предприятие будет следовать установленным процессам утверждения перед осуществлением отслеживания, записи или оценки использования Систем Компании.

Персональные системыСуществуют также ограничения в отношении возможности использования персональных систем для ведения бизнеса компании. Вы можете использовать персональные системы для осуществления бизнеса компании только в случае получения прямого разрешения в вашей компании, при этом такое использование должно соответствовать политикам компании.

Ознакомьтесь с Политикой в отношении электронного рабочего места RELX Group для определения персональных и корпоративных систем и получения дополнительной информации о надлежащем использовании систем, сетей и электронной информации.

Кража или неправомерное использование собственности

Кражи или попытки кражи или неправомерного использования собственности компании или личной собственности других сотрудников запрещены. Сюда относится чрезмерное или несанкционированное использование собственности компании.

Кража или неправомерное использование собственности компании может принимать различные формы, включая:

n кражу товарно-материальных ценностей, оборудования, документов, денежных средств или другой материальной собственности;

n ненадлежащее использование кредитной карты или карты для закупок;

n чрезмерное использование телефонов, компьютеров, копировальных аппаратов, систем компаний (включая сетевой или беспроводной доступ) или другого оборудования в некоммерческих целях;

n предоставление фальсифицированных листов учета рабочего времени или авансовых отчетов;

n несанкционированное использование наших логотипов, фирменных наименований или других товарных знаков или нашей фирменной информации, коммерческой тайны, изобретений, авторских прав или других активов коммерческой недвижимости; и

n получение личной выгоды от клиента, поставщика или других лиц, с которыми у нас имеются деловые отношения, которая по праву принадлежит нам.

RELX Group Кодекс этики и делового поведения 13



Как и вся собственность компании, интеллектуальная собственность, конфиденциальная и служебная информация подлежат защите.

Интеллектуальная собственность, конфиденциальная и служебная информация Вам надлежит защищать нашу конфиденциальную и служебную информацию, коммерческую тайну и другую интеллектуальную собственность (включая авторские права, торговые марки и патенты) так же тщательно, как и всю другую важную собственность компании. Это означает правильное использование и защиту конфиденциальности информации, в том числе определенную конфиденциальную информацию, представляющую коммерческую ценность, часто называемую коммерческой тайной, в соответствии с Руководством по сохранению коммерческой тайны RELX Group и применимым законодательством.Примерами типов информации, которая считается конфиденциальной или может быть коммерческой тайной, считаются: n отношения с клиентами и планы ценообразования;

n финансовые прогнозы и отчеты;

n разрабатываемые продукты и услуги; и

n будущие поглощения или отделения активов.

Все документы, файлы, записи и отчеты, полученные или созданные вами как сотрудниками компании, принадлежат RELX Group. Сотрудники не имеют права получать или выносить из наших офисов такие материалы без разрешения.

Если вы участвуете в поглощении или другой коммерческой сделке, от вас могут потребовать подписания соглашения о неразглашении.

Периодически мы получаем доступ к интеллектуальной собственности, конфиденциальной или служебной информации, принадлежащей другим лицам. К ней могут относиться защищенные авторским правом лицензированные материалы или информация, полученная в ходе предложенного поглощения. Копирование и использование такой информации разрешается только если оно отвечает требованиям применимого законодательства и соглашениям с ее владельцем.

Оливия и ее коллеги из RELX Group разрабатывают проприетарные алгоритмы для повышения релевантности результатов поиска. Один из ее алгоритмов не был отобран для реализации, и она решила безвозмездно передать результаты работы университету. Может ли она так поступить?

Ответ: Нет. Работа Оливии является интеллектуальной собственностью, владельцем которой является компания. Ей запрещено передавать результаты работы кому бы то ни было, даже если компания в данный момент не планирует их использовать, если только ей не разрешено обратное.

Интеллектуальная собственность и конфиденциальная информация




Информационная безопасность

Мы должны защищать информацию, вверенную нам на рабочих местах. Следует предотвращать несанкционированный доступ к нашим системам и данным. Если ваша работа связана с доступом к персональной информации, документам публичного характера или другой служебной информации, определенной в Процедурах классификации информации RELX Group, убедитесь, что вы следуете всем политикам и положениям законодательства, применимым к данной информации.

Вы обязаны знать и соблюдать все политики и методики, разработанные для защиты нашей информации. Сюда включаются, например:

n соблюдение конфиденциальности и отказ от передачи кому-либо ID пользователей и паролей;

n своевременное сообщение о попытках доступа к нашим системам или нанесения им ущерба путем фишинга, претекстинга и психологических атак;

n ознакомление с корпоративными информационными бюллетенями и инструкциями по информационной безопасности и следование им;

n отказ от загрузки личного или неразрешенного ПО на компьютеры компании или выданные компанией мобильные устройства, например, смартфоны или планшеты;

n обеспечение физической безопасности и парольной защиты всех портативных устройств (ноутбуков, планшетов, смартфонов) и устройств хранения данных;

n отказ от хранения конфиденциальной информации на столах и зонах выполнения работ;

n передача, доступ и отправка конфиденциальной и служебной информации только при наличии соответствующего разрешения и с надлежащими мерами предосторожности.

С вопросами или проблемами, связанными с информационной безопасностью, обращайтесь к вашему руководителю, директору по безопасности данных или юрисконсульту компании. Если вам стало известно об инциденте, связанном с безопасностью, который может затрагивать персональную информацию, немедленно сообщите об этом по адресу [email protected].

Абонент, представившийся специалистом по информационной безопасности, просит Одри сообщить данные входа в систему для проверки наличия последнего антивирусного ПО на ее компьютере. Следует ли Одри сообщать звонящему эту информацию?

Ответ: Нет. и пароль для входа в систему нельзя сообщать никому.




Контакты со СМИ и представителями финансовых кругов

Только имеющие необходимое разрешение сотрудники могут общаться со СМИ или финансовым сообществом.

Наша политика заключается в том, что только уполномоченные лица могут выступать перед СМИ в качестве представителя от имени любой компании RELX Group. Если к вам обращаются за предоставлением комментариев от имени компании RELX Group, отправьте такой запрос:

n запросы СМИ, связанные с родительской компанией, — в отдел корпоративных коммуникаций RELX Group;

n запросы СМИ о вашей конкретной компании — в соответствии с политиками и процедурами вашего подразделения;

n запросы информации или посещения объектов от финансовых учреждений, брокеров, аналитиков, комментаторов, акционеров или других членов финансового или инвестиционного сообщества — в отдел корпоративных финансов RELX Group.

Проверки без предупреждения и запросы информации юристами и государственными органами

Если к вам обращается юрист, который не представляет наши интересы, интересы государственных органов, следователей или других третьих сторон, которым необходима информация или документы от компании в связи с фактическим или потенциальным судебным разбирательством или расследованием, вам необходимо немедленно уведомить юриста компании. Это обязательно даже тогда, когда запрос не касается нас. Немедленное обращение к юристу компании жизненно важно, если вы получаете повестку, вызов в суд или другой документ, по которому на юридических основаниях требуется явка или ответ к указанной дате. Наш юрист оценит ситуацию, определит необходимый ответ и проинформирует сотрудников, которым необходимо быть в курсе ситуации.

В некоторых странах представители правительства имеют право приезжать в помещение компании для проведения инспекций без предупреждения для сбора доказательств и расследования предполагаемых нарушений законов. Эти органы могут получать доступ в наши офисы, а в некоторых регионах даже в ваш дом для изучения и копирования деловой документации; опечатывать офисы и документацию; опрашивать сотрудников и фиксировать информацию о фактах и документах, имеющих отношение к сути и цели инспекции. Вам следует ознакомиться с с Политикой RELX Group в отношении проверок без предупреждения и с любыми другими политиками и процедурами при проведении обысков в вашей компании и регионе, чтобы узнать, что делать, если проверка проводится в вашем офисе. Обращайтесь к юристу компании с любыми вопросами, которые у вас могут возникнуть.

Подразделение, в котором работает Фрэнсис, только что объявило о приобретении, которое может иметь положительное влияние в регионе, где работает компания. Бизнес-блогер спрашивает по SMS у Фрэнсиса, что он думает о приобретении. Что должен сделать Фрэнсис?

Ответ: Фрэнсису следует вежливо отказаться отвечать на вопрос и направить блоггера в отдел компании по работе со СМИ. Только те лица, которым разрешено высказываться от имени компании, могут отвечать на любые запросы СМИ. Несанкционированные или неточные ответы могут привести к негативным или другим нежелательным последствиям для компании.




Мошенничество, не соответствующие действительности или вводящие в заблуждение утверждения Все отчеты и письменные или устные заявления о нашем бизнесе должны быть точными и не вводить в заблуждение.

Доверие к нам и наша репутация зависят от точности нашей отчетности, документации и заявлений. Категорически запрещено пытаться обмануть клиентов, поставщиков, акционеров, аудиторов и других лиц, с которыми мы общаемся или имеем деловые контакты. Сюда относятся сделанные намеренно или непреднамеренно устные или письменные заявления или факты умалчивания в связи с нашими продуктами, услугами, финансовым положением, политиками, безопасностью, конфиденциальностью или нормативно-правовым соответствием.

Если вы взаимодействуете с нашими внутренними или внешними аудиторами, вам надлежит предоставить всю информацию, необходимую для составления аудиторского отчета, и исправить любые явные ошибки интерпретации до публикации указанных отчетов.

Таша проводит презентацию для потенциального клиента, который задает ряд вопросов о наших продуктах. Не зная точного ответа на один из вопросов, Таша хочет произвести хорошее впечатление и сочиняет похожий на правду ответ. Правильно ли она поступила?

Ответ: Нет. Всегда лучше быть точным и поддерживать нашу репутацию и уровень доверия, чем тасовать факты и сообщать потенциально не соответствующую действительности информацию. Таша сослужила бы лучшую службу RELX Group и потенциальному клиенту, предложив изучить вопрос и дав точные ответы позже.




Мошенничество с ценными бумагами

Все сотрудники обязаны соблюдать Кодекс транзакций с ценными бумагами RELX Group. Ниже приводятся основные положения Кодекса.

Выполнение определенных действий на момент обладания внутренней информацией (существенной, непубличной информацией) о ценных бумагах RELX Group и ценных бумагах любой другой компании, с которыми вы сталкиваетесь в ходе вашей работы в RELX Group, является неправомерным и/или нарушением Кодекса.

В частности, незаконным и/или нарушением Кодекса является:

n осуществление транзакций с ценными бумагами или инструментами, связанными с ними, на момент обладания внутренней информацией;

n раскрытие такой информации другим лицам, за исключением случаев, когда раскрытие информации производится строго в рамках ваших обычных рабочих обязанностей или функций, а получатель обязан соблюдать конфиденциальность;

n рекомендовать, поощрять или побуждать другое лицо к осуществлению транзакций с ценными бумагами или инструментами, связанными с ними, на момент обладания внутренней информацией;

n предоставление в открытый доступ несоответствующей действительности или вводящей в заблуждение информации о нас или другой публичной компании;

n непредоставление в открытый доступ обязательной информации (в соответствии с требованиями нашей политики о контактах со СМИ и финансовым сообществом, как описано выше).

Существенная информация — это информация, которая с высокой степенью вероятности может повлиять на стоимость ценных бумаг, или которую разумный инвестор может посчитать важной при принятии решения о покупке или продаже ценных бумаг. Непубличная информация — это информация, которая не раскрывалась в годовых или периодических отчетах для акционеров, в пресс-релизе или отчете для регуляторных органов в открытой документации, подаваемой в государственные органы. При наличии сомнений вам, как сотруднику RELX Group, следует считать любую получаемую информацию существенной и непубличной.

C вопросами о покупке или продаже ценных бумаг, связанной (или вероятно связанной) с инсайдерской информацией, необходимо предварительно обращаться к Главе секретариата RELX Group. В соответствующих случаях, вы обязаны соблюдать закрытые периоды, в течение которых запрещается торговать ценными бумагами группы RELX или связанными с ними инструментами. Вы будете уведомлены непосредственно Секретариатом Компании о начале такого закрытого периода.

Хорхе узнает, что его компания приобретает конкурента, что может повысить стоимость акций конкурента. Он решает купить акции конкурента и предлагает своей сестре сделать то же самое. Разрешено ли это?

Ответ: Нет. Хорхе запрещена инсайдерская торговля, а также передача этой информации другим лицам. Это касается как ценных бумаг RELX Group, так и любой другой компании. Инсайдерская информация — существенная непубличная информация, которая может повлиять на стоимость ценных бумаг или которую разумный инвестор может посчитать важной при принятии решения о покупке или продаже ценных бумаг.




Рекламные и промо-мероприятияЧестность и точность в рекламе и продажах являются юридическим требованием. Они помогают сохранить деловую репутацию и нематериальные активы.

Все рекламные и другие заявления в любых печатных, электронных и других непечатных материалах должны соответствовать действительности и иметь должное обоснование. Они должны быть подтверждены до публикации или распространения. Это применимо и к устным сообщениям или даже к неформальному общению, в ходе которого вы делаете какие-либо объективные, фактические или количественные комментарии о наших продуктах или услугах или продуктах или услугах других компаний.




Использование социальных медиаПлатформы социальных сетей помогают нам обеспечивать рост наших брендов, распространять информацию о наших продуктах и услугах, а также строить отношения с существующими и потенциальными клиентами. В то же время, пользуясь социальными сетями:

n будьте честными и ответственными;

n защищайте наши права в отношении интеллектуальной собственности, а также права третьих лиц;

n делайте заявления или сообщения от имени RELX Group только если у вас есть на это полномочия;

n защищайте конфиденциальную информацию, не разглашайте конфиденциальную или другую закрытую информацию, а также

n выполняйте другие требования Политики компании RELX Group в отношении социальных сетей

Эти правила распространяются на действия в социальных сетях, санкционированных или спонсируемых компанией. Они применимы также и к личному использованию вами социальных сетей, когда вы:

n представляетесь в качестве сотрудника компании RELX Group;

n публикуете информацию о работе, компаниях, продуктах, услугах или конкурентах; или

n ведете обсуждения или устанавливаете контакты с другими сотрудниками или нашими авторами, редакторами, клиентами, агентами, поставщиками или другими партнерами.

Джон — сотрудник RELX Group, которому нравится рассказывать о своем опыте работы и делиться мнениями в групповых обсуждениях на LinkedIn. Коллега сказал Джону, что его действия подпадают под действие политики в области взаимодействия с социальными медиа. Джон не согласен с коллегой, так как делает это в нерабочее время и в своей собственной учетной записи на LinkedIn. Кто прав?

Ответ: прав коллега Джона. Джону не запрещено делать то, что он делает, но его действия подпадают под действие политики в области взаимодействия с социальными медиа, так как его можно определить как сотрудника RELX Group, а, следовательно, посчитать, что он говорит от имени компании. Публикация информации о продуктах, услугах, конкурентах RELX Group или взаимодействие с рабочими контактами подпадает под действие данной политики. Таким образом, ему необходимо знать и следовать Политике в отношении социальных медиа RELX Group и любым дополнительным политикам или инструкциям, которые имеются в его компании.




Защита данных

в этой секции22 Конфиденциальность данных

Мы обязуемся обеспечивать конфиденциальность личных данных наших клиентов, сотрудников и других лиц, а также выполнять требования законодательства, регулирующего обращение с такой информацией.




Конфиденциальность данных

Персональные данные — это информация, которую можно использовать для установления личности. К ним относится такая информация, как имя, адрес или телефонный номер, либо государственный идентификационный номер или другой идентификатор. В ходе нашей деятельности мы можем собирать, хранить и использовать персональную информацию наших клиентов, поставщиков, сотрудников, кандидатов на трудоустройство и акционеров. Мы хотим, чтобы нам доверяли при передаче информации, которая помогает нам предоставлять превосходную информацию, оказывать услуги и предоставлять продукты.

Для этого вам надлежит:

n выполнять применимое законодательство и политики компании, связанные с защитой и использованием персональной информации;

Вам звонит кто-то и представляется сотрудником налогового органа. Он запрашивает контактный адрес и номер телефона другого сотрудника. Должны ли вы предоставить информацию?

Ответ: Нет. Вы не должны предоставлять информацию о другом сотруднике или другую личную или корпоративную информацию, если у вас нет полномочий для этого. Даже обладая соответствующими полномочиями, не предоставляйте такую информацию по телефону, если вы не уверены, с кем говорите. Это требование действует в отношении информации о других сотрудниках, клиентах, поставщиках или о тех, у кого есть доступ к персональной информации.

Если вы не уверены в своих полномочиях относительно предоставления информации, обратитесь к своему менеджеру или к юристу компании.

Если вас попросят предоставить рекомендацию для сотрудника, обратитесь в отдел кадров или к юристу компании, чтобы узнать и выполнить любые действующие правила, прежде чем предоставлять какую-либо информацию.

n не собирать, не обрабатывать, не использовать, не разглашать и не хранить персональную информацию, если у вас нет законной коммерческой цели и при отсутствии направления соответствующим лицам необходимых уведомлений; и

n тщательно выполнять требования Процедуры классификации стоимости RELX Group и всех политик компании, связанных с классификацией, сбором, обработкой, использованием, раскрытием, хранением, передачей и удалением персональной информации надлежащим образом. Стремитесь защищать такую информацию, как если бы она касалась вас.respedatoda

Принципы конфиденциальности RELX Group определяют наш подход к защите данных и конфиденциальности в организации.




Отношения с деловыми партнерами, клиентами, поставщиками и конкурентамив этой секции24 Антимонопольное законодательство

26 Взяточничество

27 Вручение или получение подарков или развлечений

30 Торговые санкции

30 Заключение договоров с другими сторонами




Антимонопольное законодательствоМы — сильные, но честные конкуренты. Мы запрещаем антиконкурентную или недобросовестную торговую практику, включая незаконные соглашения с конкурентами, клиентами, поставщиками и другими деловыми партнерами.

Мы конкурируем не только активно, но и честным, этичным образом и в соответствии с законодательством о конкуренции и антимонопольным законодательством. Эти законы способствуют свободной и честной конкуренции во всем мире так, чтобы клиенты получали выгоду от неограниченной конкуренции среди поставщиков, а продавцы, аналогичным образом, получали выгоду от конкуренции среди покупателей.

Законодательство о конкуренции и антимонопольное законодательство запрещают ограничения торговли, включая определенные типы соглашений или поведения с участием конкурентов, клиентов или поставщиков, либо даже одной компании, доминирующей на рынке.

Ниже даны примеры потенциально незаконного поведения:

n Конкурентам строго запрещено достигать соглашений или предпринимать согласованные действия, связанные с: o ценами, условиями или заявками; o разделом или фиксацией продуктов или

территории; o отбором клиентов или поставщиков; или o ограничением производства, хранения или

НИОКР.

n Поставщикам и их клиентам или лицензиатам, как правило, запрещено согласовывать цену перепродажи их товаров или услуг.

n Отдельные компании, которые занимают «монопольное» или «доминирующее» положение на рынке, не могут предпринимать действий, которые будут выглядеть как усилия, призванные контролировать рынок. Такие действия, как правило, включают:o привязку или обязательное пакетное

предложение отдельных продуктов; o нечестное прекращение отношений

с дилерами, дистрибьюторами или поставщиками;

o ценовую дискриминацию; o демпинговое ценообразование (продажу

по цене ниже себестоимости); иo эксклюзивные дилерские соглашения с

излишними ограничениями.

n Нечестные или недобросовестные методы ведения бизнеса или конкуренции включают, например:o рекламу, вводящую в заблуждение;o умаление достоинств продукта конкурента;o оскорбительные действия в отношении

конкурента; и o кражу коммерческой тайны или другой

конфиденциальной деловой информации.




Общение с конкурентами может происходить на законных основаниях и в оправданных случаях, при условии, что вы не вступаете при этом в тайный сговор. Примером законных действий является участие в отраслевых ассоциациях, сопоставительный анализ, совместные предприятия, законный сбор информации о конкурентах в соответствии с процедурами RELX Group, и определенные совместные действия, например, лоббирование и правопринуждение.

Нарушения законодательства о конкуренции и антимонопольного законодательства часто считаются уголовно наказуемыми деяниями и могут повлечь за собой наказания и для компаний, и для частных лиц, включая крупные штрафы и тюремные сроки. Размер издержек, штрафов и гражданской ответственности в таких делах часто превышает прибыль или финансовый ущерб, нанесенный незаконным поведением или соглашением. Потенциальный размер штрафов и взысканий особенно значителен, так как мы, как компания и частные лица, подпадаем под действие антимонопольного законодательства в любой стране, в которой наше поведение имеет экономический эффект.

Дополнительная информация о законодательстве о конкуренции и антимонопольном законодательстве содержится в Инструкции по соблюдению законодательства о конкуренции и антимонопольного законодательства и связанных бизнес-политиках, инструкциях и процедурах.

Томас общался с группой конкурентов во время отраслевой конференции, когда они начали говорить о необходимость увеличить цены. Томас знал, что ему не следует обсуждать такие темы как затраты и цены с конкурентами, поэтому он немедленно ушел. Правильным ли был поступок в данной ситуации?

Ответ: отчасти правильным. Томас был прав, что отказался от участия в разговоре, так как даже неформальные обсуждения могут привести к нарушениям антимонопольного законодательства. В то же время Томасу следовало не просто уйти. Ему следовало четко и недвусмысленно заявить, что он не желает участвовать в таком разговоре. После этого ему следовало обратиться к юристу компании для того, чтобы обсудить ситуацию и определить, оправданы ли дальнейшие действия, которые позволят сделать так, чтобы со стороны не выглядело, что он или компания ведут себя неправомерно.




ВзяточничествоЗапрещается предлагать, передавать или получать от другой стороны любые ценностно-значимые предметы или любые финансовые или другие выгоды в обмен на предоставление преимуществ или с целью повлиять на принятие решения получателем.

Подкуп происходит, когда любое лицо санкционирует, предлагает, обещает, вымогает, передает или принимает любые ценностно-значимые предметы или любые финансовые или другие выгоды в обмен на предоставление преимуществ компанией, государственным органом, должностным лицом или сотрудником, или разрешает другим лицами выполнять указанные действия. Подкуп включает платежи наличными, подарки, одолжения, любой предмет или услугу, имеющую ценность и любые другие финансовые выгоды.

В большинстве стран и во многих случаях на уровне местных властей существуют законы, запрещающие подкуп и коррупцию. Многие из этих законов применяются в случае совершения неправомерных деяний вне территории страны и/или гражданами других государств. Например, закон Великобритании о противодействии коррупции и Закон США о противодействии коррупции за рубежом применяются по всему миру. Нарушения этого законодательства часто считаются уголовно наказуемыми деяниями и могут повлечь за собой наказания и для компаний, и для частных лиц, включая крупные штрафы и тюремные сроки.

Для выполнения требований законов о противодействии подкупу вы должны избегать осуществления или получения любых неправомерных платежей напрямую от любой другой стороны, как-то: коммерческие организации, клиенты, представители клиентов или сотрудник или должностное лицо государственного органа. Вам запрещено осуществлять такие платежи косвенно с привлечением консультанта, агента или другой стороны, оказывающей услуги от вашего имени, а также надлежит корректно вести документацию с соответствующим действительности описанием платежей и во избежание незаконных действий.

Законы о противодействии подкупу также ограничивают предложение подарков, развлечений и вознаграждений, в особенности государственным служащим и должностным лицам. Более подробно этот вопрос освещен в разделе «Вручение или получение подарков или развлечений».

Грег разрабатывает деловые контакты в новой для компании стране. Местный агент сообщает Грегу, что ему потребуется 5 000 долларов США для того, чтобы его представили ключевым государственным официальным лицам. Следует ли Грегу заплатить?

Ответ: Нет. Грегу следует абсолютно четко указать агенту по продажам, что никакие суммы для установления контактов с государственными служащими или для оказания влияния на них выплачиваться не будут, а также ему следует сообщить о таком запросе своему руководителю и юрисконсульту компании. Выплата денежных средств кому-либо с целью оказания влияния на государственного служащего нарушает законы многих стран, в особенности закон Великобритании о противодействии подкупу и закон США о запрете коррупционных действий за рубежом. Их нарушения могут привести к гигантским штрафным санкциям для компании и отдельных лиц-нарушителей, включая существенные денежные штрафы и потенциальные тюремные сроки.




Вручение или получение подарков или развлечений

Запрещается вымогать, принимать, предлагать или передавать подарки или развлечения, которые могут повлиять на способность принимать объективные деловые решения или будут выглядеть таким образом.

Подарки выше номинальной стоимости, частые подарки или развлечения, либо развлечения, представляющие собой нечто большее, чем простая любезность, могут показаться попыткой повлиять на вас или другую сторону. Наша политика направлена на предотвращение взяточничества и даже его видимости в отношении существующих или потенциальных клиентов, поставщиков, консультантов, производителей и прочих деловых партнеров. В дополнение к данной политике вам надлежит следовать любым более строгим стандартам, установленным в вашей компании или подразделении.




Подарки

При работе с сотрудниками негосударственных учреждений надлежит ограничивать предлагаемые или получаемые подарки, включая продукцию, персональные услуги или одолжения стоимостью 100 ф.ст. или эквивалентом этой суммы в вашей местной валюте на одно лицо. Для сотрудников и официальных лиц государственных учреждений местное законодательство устанавливает еще более строгие ограничения по подаркам, которые определены в Правилах предотвращения взяточничества и коррупции RELX Group.

Финансовые ограничения являются верхней планкой, так как любой подарок, сумма которого превышает номинальную, может быть подозрительным в зависимости от обстоятельств. Запрещается вымогать подарки любой стоимости. Также запрещается предлагать или получать любые подарки:

n которые нарушают Правила предотвращения взяточничества и коррупции RELX Group;

n в денежной форме или эквиваленте (например, подарочные карты American Express или Visa) или в виде ценных бумаг;

n которые предлагаются в обмен на что-либо («ты мне, я тебе»);

n которые передаются, когда вы и другие стороны ведете переговоры о контракте или находитесь в процессе отбора поставщиков;

n которые могут вручаться на регулярной основе, даже при номинальной стоимости;

n которые неприличны или сексуально ориентированы;

n которые незаконны или нарушают любые наши политики;

n которые могут негативно повлиять на нашу репутацию или

n подарки не должны предназначаться или с разумной степенью вероятности ненадлежащим образом влиять на принятие решения получателем в ходе выполнения своих функций или не должны заставлять получателя действовать ненадлежащим образом или влиять на него с целью побуждения последнего выполнять ненадлежащие действия.

Подарки или вознаграждения, которые подходят под указанные описания, могут выглядеть подозрительно и могут быть расценены как взятка.

Если вы получаете или хотите сделать подарок стоимостью более 100 ф. ст. либо подарок, который может со стороны выглядеть причиной конфликта с этими требованиями, проконсультируйтесь с комитетом по нормативно-правовому соответствию вашей компании, прежде чем принимать или предлагать подарок. Вас могут попросить возвратить подарки более высокой стоимости или передать подарок компании для его дальнейшего пожертвования на благотворительные цели вместо того, чтобы оставлять его себе и показаться ангажированным.

Помните, что даже подарки с более низкой стоимостью являются неуместными, если они постоянны или направлены на то, чтобы оказать неправомерное воздействие на получателя (либо кажутся таковыми).




Развлечения

AПринятие или предложение обычных деловых развлекательных мероприятий, например, обычного обеда, ужина, похода в театр или на спортивное мероприятие возможны, если такие мероприятия оправданы, нерегулярны и связаны с реальной деловой встречей или мероприятием, предназначенным для обсуждения коммерческих вопросов или развития деловых контактов.

В качестве ориентира, термины «обычный» и «разумный» для деловых развлечений, как правило, подразумевают сумму на одно лицо, аналогичную сумме подарка. Для них действуют те же ограничения по подаркам, что и приведенные выше, вне зависимости от стоимости или ценности. События или развлекательные мероприятия чрезвычайного характера, подразумевающие ночлег, как правило, неуместны. Щедрые развлечения (например, Кубок мира, турнир по гольфу серии Masters) допускаются только в случае соответствия строгим правилам компании при наличии непосредственного утверждения комитета по вопросам нормативно-правового соответствия вашей компании. Кроме того, при рассмотрении развлекательных мероприятий для государственных служащих или официальных лиц вам надлежит соблюдать финансовые ограничения, изложенные в наших Ограничениях относительно допустимых подарков или вознаграждений государственным служащим и должностным лицам.

Перед тем как предлагать или соглашаться на развлекательные мероприятия, которые могут показаться чрезмерными, проконсультируйтесь с комитетом по вопросам нормативно-правового соответствия вашей компании. Запрещается вымогать развлечения любой стоимости. Даже развлечения низкой стоимости неуместны, если они направлены на то, чтобы неправомерно повлиять на их получателя (или кажутся таковыми).

Реестр подарков и знаков гостеприимства

Все подарки и развлечения, полученные или предложенные, которые соответствуют установленным вашей компанией пороговым значениям, подлежат регистрации в соответствующем инструменте регистрации подарков и знаков гостеприимства.

Прочие неправомерные личные выгоды

Уведомите комитет по вопросам нормативно-правового соответствия вашей компании о предложении или получении личной выгоды в результате занятия должности в RELX Group, который при необходимости проконсультируется с юристом компании и определит, является ли это преимущество ненадлежащим.

Мари изучает ПО для операционного управления, покупка которого планируется от имени компании. Во время визита в штаб-квартиру поставщика в Лас-Вегасе, поставщик предлагает ей прогулку по городу с ужином и посещением концерта. Что следует сделать Мари?

Ответ: Мари следует вежливо отклонить предложение. Согласие на чрезмерные развлекательные мероприятия при принятии решения о закупке может неправомерно повлиять на Мари или показаться попыткой такого влияния. Деловой ужин с поставщиком для обсуждения коммерческих вопросов во время переговоров может быть уместным. В то же время, даже в этом случае Мари следует платить за себя, чтобы избежать даже видимости потенциально неуместного поведения.

После завершение переговоров, в процессе работы с поставщиком, Мари может соглашаться на ужин или развлечения разумной стоимости, если это связано с законными коммерческими целями и не будет выглядеть как попытка оказать неправомерное влияние на нее.




Торговые санкцииМеждународные торговые санкции налагают ограничения на нашу возможность деловых контактов с определенными физическими и юридическими лицами, а потенциально — с целыми странами.

Эти законы содействуют целям внешней политики правительств, включая такие приоритеты, как продвижение интересов национальной безопасности, борьба с терроризмом, предотвращение распространения оружия массового поражения и защита прав человека и законности. Мы обязуемся выполнять все применимое законодательство в области торговых санкций. Нарушение действующего санкционного законодательства может отрицательно сказаться на репутации компании RELX Group и привести к суровым уголовным и административным наказаниям для компании и ее сотрудников.

В основном, для обеспечения соответствия санкционному законодательству каждая компания выделяет уполномоченных лиц, которые оценивают транзакции при участии представителей юридического отдела и отела нормативно-правового соответствия; активного участия большинства сотрудников не требуется. В то же время, важно, чтобы все сотрудники были знакомы с Политикой торговых санкций и связанными с ними процедурами и сообщали о вопросах и подозрениях, которые могут у них возникать в этой связи.

Заключение договоров с другими сторонами Необходимо официально закреплять большинство соглашений в письменной форме. Вы можете заключать соглашения в соответствии с уровнем полномочий, который передан вам вашим руководителем. При отсутствии полномочий любого уровня, запрещается подписывать любое соглашение от нашего уровня без согласования с вашим руководителем.

Вы также обязаны получить утверждение вашего руководителя и юрисконсульта компании, если вы рассматриваете возможность расторжения любого соглашения до момента истечения его срока действия.

Это вызвано тем, что даже соглашения на небольшие суммы могут содержать положения о несоразмерных компенсациях или другие договорные обязательства, либо привести к проблемам конкурентного и прочего характера при их досрочном расторжении.




Наше взаимодействие с госструктурамив этой секции32 Работа с госструктурами

33 Наем государственных служащих

34 Политическая деятельность компании




Работа с госструктурамиПереговоры, договорные условия и деловые контакты с государственными органами, их должностными лицами и сотрудниками регулируются строгими правилами.

NМы часто сотрудничаем с государственными органами, их должностными лицами и сотрудниками, которые выступают в роли клиентов, авторов, редакторов и т. д. Строгие правила регулируют наши деловые контакты, переговоры о заключении контрактов и договорные отношения с государственными органами и их должностными лицами, в том числе сотрудниками государственных предприятий. Эти правила иногда отличаются от тех, которые действуют при работе с коммерческими, частными и прочими клиентами.Если вы работаете с государственным учреждением, органом, должностным лицом или сотрудником, вам надлежит знать и соблюдать эти правила, как указано в Правилах предотвращения взяточничества и коррупции RELX Group и в соответствующей документации. Нарушение этих правил может привести к серьезным штрафным санкциям, приостановке или запрете на участие в госзакупках и даже уголовному преследованию. Чтобы обеспечить соответствие этим правилам, вам надлежит сообщать о подозреваемых нарушениях закона, связанных с любыми государственными контрактами. Политика взаимодействия с государственными организациями и служащими в США RELX Group содержит более подробное описание требований, которые необходимо выполнять при работе с государственными органами или должностными лицами в США.




Наем государственных служащихПеред тем, как обсуждать возможность сотрудничества действительного или бывшего госслужащего с RELX Group убедитесь, что взаимодействие с ним законно.

Многие законы ограничивают компании, работающие с государством, в плане найма в качестве сотрудника или привлечения в качестве консультанта, советника, редактора или подрядчика иного рода действительных или бывших госслужащих, за исключением тех, которые

занимают должности секретарей, клерков или им подобные. Эти ограничения в ряде обстоятельств затрагивают и неформальные договоренности о будущем трудоустройстве. По этой причине проконсультируйтесь с юристом компании перед тем, как обсуждать возможность трудоустройства или сохранения должности любого действительного или бывшего госслужащего, который прекратил работать в государственной организации менее двух лет до предлагаемого найма или сохранения должности.




Политическая деятельность компании

Взносы на политические цели от имени или по поручению компании запрещены, за исключением некоторых заранее одобренных взносов в США.

В большинстве стран использование корпоративных средств, активов, услуг или объектов от имени политической партии или кандидата запрещено. В то же время, некоторые штаты США разрешают такие вклады и действия, если они отвечают строгим требованиям в области отчетности и раскрытия информации. Соответственно, мы не разрешаем использование корпоративных средств для любых политических пожертвований в любой стране, кроме США, и только в соответствии со строгими правилами внесения пожертвований согласно Политике пожертвований на политическую деятельность.

Если вы участвуете в политических процессах, выражаете свои мнения по законодательным или политическим вопросам, участвуете в политической деятельности и/или делаете личные политические пожертвования, вам надлежит вести указанную деятельность в свободное от работы время и за свой счет. Если вы заблаговременно не получили разрешения от директора по работе с государственными органами и юрисконсульта компании, вам надлежит избегать каких либо ссылок или привязок к RELX Group и любым дочерним компаниям, а также указывать, что вы действуете как частное лицо, а не от лица компании.




в этой секции36 Справедливые условия найма

38 Рабочее место

38 Права человека

Уважение коллег и сообществ




Справедливые условия наймаМы поддерживаем многообразие и вовлеченность, запрещаем оскорбительные действия и дискриминацию, соблюдаем честность в отношении сотрудников и заботимся об их безопасности.

Мы стремимся создать такую рабочую среду, которая способствует командной работе, многообразию, вовлеченности и доверию, как указано в Заявлении о многообразии и вовлеченности. Наши политики и методы трудовых отношений согласуются и призваны соответствовать принципам Глобального договора ООН, в котором прописаны принципы честных и недискриминационных трудовых отношений.

ДискриминацияМы — работодатель, предоставляющий равные возможности. Мы стремимся относиться ко всем сотрудникам и кандидатам на вакантные должности с уважением и достоинством; мы запрещаем дискриминацию. Мы производим поиск, прием на работу, повышение в должности, обучаем и обеспечиваем условия труда без учета защищенных законом характеристик, например, расы, цвета кожи, убеждений, религии, национальности, пола, гендерной идентичности, сексуальной ориентации, семейного положения, возраста, инвалидности или любой другой законодательно защищенной категории.

После того, как Джульетта сообщила своему руководителю, что она находится на третьем месяце беременности, ее руководитель сказал ей, что не рассматривает возможность ее повышения в должности, так как она «может стать неработающей матерью» и не вернуться на работу. Джульетта считает это дискриминацией. Оправдано ли ее опасение?

Ответ: Да. Руководитель отказывает Джульетте в повышении из-за ее беременности и предположении, что она не вернется на работу. Это не может быть основанием отказа в повышении.




Притеснения

Запрещаются любые формы притеснения, включая сексуальные домогательства или другого рода, связанные с любыми из описанных выше характеристик. Притеснение может проявляться в словесной, физической или визуальной форме или в другом виде, создавая оскорбительную, враждебную или угрожающую атмосферу. Мы также запрещаем оскорбительные шутки или ремарки расистского, этнического, религиозного, возрастного типа; фотографии, рисунки и видео оскорбительного или шокирующего содержания; а также использование голосовой почты, мгновенных сообщений, электронной почты или других электронных устройств для оскорблений или дискриминации.

Условия приема на работу

Мы соблюдаем все положения применимого законодательства, связанного с приемом на работу и его условиями. Мы уважаем ваше право на представление ваших интересов с помощью профессиональных союзов, советов рабочих коллективов или других соответствующих организаций.

Условия труда

Мы работаем во многих странах, где стандарты и условия труда различаются. Во всех странах присутствия мы выполняем требования трудового законодательства (и отбираем поставщиков, которые поступают так же) и предоставляем сотрудникам во всем мире удовлетворительные условия труда и заработную плату (с учетом местной экономики).

Перед началом еженедельного совещания рабочей группы один из ее участников неуместно шутит о другом сотруднике, который отсутствует в этот день. Большая часть окружающих смеются над шуткой, а руководитель группы пытается игнорировать ее, но Натан чувствует себя неудобно. Натан просит коллегу перестать так шутить, но шутки продолжаются. Следует ли Натану обратить на это внимание? Что ему нужно сделать?

Ответ: Натану необходимо обратить внимание на то, что его коллеги отпускают шутки про одного из отсутствующих членов коллектива. Оскорбительные, дискриминационные, неприличные или непристойные шутки могут изматывать, или, как минимум, причинять эмоциональный дискомфорт и доставлять неудобства. Уничижительные выражения о внешнем виде человека или поле, расе, национальности, религии, возрасте, инвалидности, сексуальной ориентации или других характеристиках также неуместны. Таким замечаниям, шуткам и комментариям не место на работе.

Поскольку Натан уже сообщил о своих возражениях и учитывая отсутствие реакции со стороны руководителя, так как она проигнорировала шутки, ему надлежит сообщить о своих подозрениях в отдел кадров.




Рабочее место Мы стремимся обеспечить безопасность на рабочем месте и выполнять юридические требования во избежание опасных производственных факторов. Мы ожидаем от наших сотрудников, что и они будут соблюдать нормы охраны труда, технику безопасности, выполнять требования к производительности и не допускать издевательств над другими людьми или других действий неуважительного характера по отношению к коллегам; мы также не допускаем насилия на рабочем месте в любой форме.

Охрана труда и техника безопасностиВсе наши объекты управляются в соответствии со всеми применимыми нормативно-правовыми положениями по охране труда и технике безопасности. С целью обеспечения нормативно-правового соответствия все лица, находящиеся на наших объектах, обязаны следовать инструкциям и процедурам, включая те, которые изложены в Политике охраны труда и техники безопасности RELX Group. Следует немедленно проинформировать своего руководителя и отдел кадров, если у вас есть вопросы или подозрения, связанные с возможными опасными производственными факторами на любом из наших объектов.

Запрет употребления наркотических веществ и алкоголя на рабочем местеУпотребление наркотиков и алкоголя может угрожать безопасности и запрещено на рабочем месте. Сотрудникам при исполнении рабочих обязанностей и любым лицам, находящимся на нашей территории, запрещены употребление, владение, продажа, производство, распространение, сбыт или приобретение алкоголя или наркотиков (за исключением случаев приема лекарств по рецепту, выписанному врачом). Также запрещено сотрудникам выполнять работу от имени RELX Group, находясь под воздействием алкоголя или наркотиков. Алкогольные напитки могут подаваться в помещениях компании или на событиях, спонсируемых компанией, в некоторых случаях, при согласовании с топ-менеджментом. Сотрудники, присутствующие на мероприятиях, на которых подают алкоголь, обязаны вести себя подобающим и профессиональным образом.

В дополнение к соблюдению Кодекса, вы также обязаны выполнять требования всех политик в отношении алкоголя и наркотиков, принятых в вашей компании.

Права человекаЯвляясь подписантом Глобального договора ООН, мы обязуемся защищать права человека. Мы уважаем и поддерживаем права человека на международном уровне в рамках нашей сферы влияния. Мы также стремимся избегать случаев нарушений прав человека.

Окружающая средаМы стремимся поддерживать инициативы в области защиты окружающей среды и снижать отрицательное воздействие на нее.

Наши компании оказывают влияние на экологию преимущественно в виде затрат энергии и бумаги, использовании технологии печати и производства, а также утилизации отходов. Мы стремимся снижать свое влияние, где это возможно, и следовать трем экологическим принципам Глобального договора ООН, а именно:

n следование принципу предосторожности в экологических изменениях;

n реализация инициатив, направленных на повышение экологической ответственности;

n содействие развитию и распространению экологических технологии.

Для реализации этих принципов мы стремимся использовать:

n восполняемые и перерабатываемые ресурсы и материалы с минимумом отходов;

n технологии, материалы и процессы, минимально влияющие на окружающую среду, где это возможно; и

n привлекать поставщиков и подрядчиков, преследующих те же цели.

Принципы и целевые показатели нашей деятельности в области защиты окружающей среды изложены в Политике по защите окружающей среды RELX Group.




в этой секции40 Важность информирования

42 Расследования

42 Конфиденциальность

42 Защита от репрессивных мер

Информирование о подозрениях и их расследование




Важность информирования

Сообщайте о своих подозрениях в нарушении Кодекса, законодательства или политики с помощью любых каналов отчетности, не опасаясь репрессивных мер.

Мы своевременно изучим подозрения в нарушении Кодекса и примем уместные корректирующие меры при обнаружении нарушений. Это важно для защиты сотрудников, сохранения нашей репутации и во избежание риска привлечения к юридической ответственности. Нам нужна ваша помощь в этой связи.

Важно сообщать о нарушениях вне зависимости от личности или должности подозреваемого в нарушении. Во многих странах несообщение о преступных действиях может само по себе считаться преступлением.

Если вы узнаете или у вас возникнут подозрения, что кто-либо нарушил Кодекс или иным образом совершил неэтичное или неправомерное действе, важно, чтобы вы своевременно сообщили о своих подозрениях своему руководителю, в отдел кадров, юрисконсульту компании или члену комитета по нормативно-правовому соответствию.

Вы также можете сообщать о нарушениях по Конфиденциальной линии RELX Group

www.RELXConfidentialLine.com или по телефону, номер которого предназначен для вашей страны, как указано на The Wire и по адресу www.RELXConfidentialLine.com. Сообщения по Конфиденциальной линии, связанные с действиями в некоторых странах континентальной Европы, могут касаться только подозрений в коррупции, подкупе или серьезных бухгалтерских или финансовых злоупотреблений.

Мы предпочитаем, чтобы вы называли себя при сообщении о подозреваемом нарушении. В то же время, мы понимаем, что в некоторых случаях вы посчитаете необходимым сохранить анонимность. Сообщения по Конфиденциальной линии могут быть открытыми или анонимными, хотя для континентальной Европы действуют определенные ограничения. Информация о злоупотреблении в области бухгалтерского учета или аудита может передаваться напрямую в Комитет по аудиту Совета директоров RELX Group.




Пол видит, как его руководитель принимает роскошный подарок от поставщика. Пол знает, что это является нарушением политики компании, но не хочет неприятностей от руководителя. Что нужно сделать Полу?

Ответ: Ему следует сообщить о факте. Вне зависимости от статуса лица ваша обязанность — сообщить о потенциальном нарушении Кодекса. Существует несколько каналов информирования, кроме того, мы запрещаем репрессивные меры. Не бойтесь сообщить о нарушении, которое, по вашему мнению, произошло. Информацию можно передать в отдел кадров, юрисконсульту компании, члену комитета по нормативно-правовому соответствию, своему руководителю (если она(а) не замешан(а) в неподобающем поведении) или с помощью Конфиденциальной линии. При использовании Конфиденциальной линии в большинстве случаев вы можете оставлять сообщения анонимно.




Расследования Все сообщения о подозреваемых нарушениях законодательства или Кодекса, включая анонимные, проходят проверку. Для того, чтобы такая проверка была тщательной и проводилась надлежащим образом, важно ваше искреннее сотрудничество в расследовании подозрений. Отчеты, подпадающие под отдельное основание для жалобы или дисциплинарную процедуру, будут расследоваться в соответствии с применимой процедурой.

КонфиденциальностьВ большинстве стран мы не раскрываем личность лиц, сообщивших о подозреваемом нарушении или участвовавших в связанном с ним расследовании, если только сотрудник, сообщивший о нем, не разрешает сообщить информацию о себе; если раскрытие является обязательным согласно закону, нормативно-правовым актам или судебному решению; или раскрытие не считается необходимым для надлежащего расследования вопроса. Мы выполняем законные требования в странах, в которых законодательство предполагает более высокий уровень защиты конфиденциальности.

Защита от репрессивных мерРепрессивные меры или преследование лиц за уведомление о подозреваемом нарушении, которое они искренне считают нарушением настоящего Кодекса, политики или закона, даже в случае неподтверждения нарушения, или возмездие в отношении отдельного лица, которое оказывает помощь в расследовании такого нарушения, само по себе является серьезным нарушением Кодекса, а также может быть нарушением закона. Против любого сотрудника, ответственного за репрессивные меры, будут приниматься меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.




Ресурсыв этой секции44 Часто задаваемые вопросы




Часто задаваемые вопросыДля чего предназначен Кодекс? В Кодексе собраны основные общие политики и правила, применимые к RELX Group, сотрудникам всех наших компаний и членам всех советов директоров.

Цель кодекса — сформировать атмосферу законности, честности и этичности во всех наших компаниях.

Для кого предназначен Кодекс? Для всех, включая всех сотрудников компаний RELX Group, расположенных по всему миру. Упоминания в данном Кодексе «компании» или RELX Group означают все компании, юридические лица RELX Group, ее дочерние и аффилированные компании и прочие подразделения.

На чем основаны все политики Кодекса? Многие из политик Кодекса основаны на законах и государственных нормативно-правовых актах, действующих в отношении RELX Group и наших сотрудников во всех регионах нашего присутствия. Прочие политики Кодекса отражают наше стремление к поддержанию принципов уважения и этичности на рабочем месте, которые полезны для деловой деятельности, и отказ от дискриминации, притеснений и других видов неуместного поведения.

Поскольку RELX Group является международной компанией, в каждой стране нашего присутствия действует собственное законодательство, применимое к нашей деятельности. Вы обязаны соблюдать все применимое законодательство и нормативно-правовые акты, даже если они отдельно не обсуждаются в данном Кодексе.

В дополнение к Кодексу для RELX Group и каждой компании, страны или группы, к которым вы относитесь, действуют отдельные политики. Вам следует знать и соблюдать их.

Есть ли другие политики, действующие в моем отношении? Какие политики имеют приоритет?

В дополнение к политикам Кодекса, в RELX Group и ее компаниях применяются политики, которые относятся ко всем подразделениям нашего бизнеса. В некоторых

случаях в RELX Group или ее компаниях также есть более подробные политики, темы которых освещены в Кодексе. В этом случае приоритет имеют более подробные политики в той степени, в которой они соответствуют Кодексу.

В случае противоречия между Кодексом и любыми дополнительными политиками, обращайтесь к вашему руководителю, сотруднику отдела кадров или юрисконсульту компании.

Если вопрос не рассмотрен в Кодексе или соответствующей политике, может ли он представлять собой нарушение? Когда вы сталкиваетесь с дилеммой или вопросом о решении или поведении, имейте в виду, что всегда следует действовать в соответствии с духом Кодекса и самыми строгими этическими стандартами. Задайте себе эти или подобные вопросы:

n Будет ли это способствовать и может ли нанести ущерб моей этической репутации или репутации компании?

n Может ли это потенциально причинить вред, смутить или унизить коллегу, клиента или является ли это несправедливым преимуществом перед конкурентом?

n Может ли это показаться неэтичным или незаконным?

n Каким образом отчет о моих действиях или решении будет выглядеть, если его представят в вечерних новостях?

n Считается ли это правильным с точки зрения морали и этики?

n Будете ли вы лгать или говорить правду, чтобы оправдать свое действие?

Что если у меня есть вопросы по Кодексу?Даже после ознакомления с Кодексом, прохождения обучения по Кодексу и/или его отдельным политикам у вас могут оставаться вопросы. В конце концов, многие политики основаны на сложных законах и нормативно-правовых актах. Соблюдение каждой политики важно, так как даже непреднамеренное ее нарушение может привести к серьезным последствиям для нарушителей и для RELX Group. Таким образом, с любыми вопросами следует обращаться к вашему руководителю, сотруднику отдела кадров, юрисконсульту компании, члену комитета нормативно-правового соответствия.




Что мне следует сделать, если мне станет известно о нарушении Кодекса? Ваша обязанность — сообщать о любых нарушениях политики или законодательства, о которых вам станет известно. Вы можете сообщить о нарушениях вашему руководителю, в отдел кадров или юрисконсульту компании, члену комитета по нормативно-правовому соответствию или по Конфиденциальной линии RELX Group.

Может ли сообщение о нарушении какого-либо правила или политики поставить под угрозу мою работу?Политики RELX Group защищают всех, кто искренне полагает, что произошло потенциальное нарушение Кодекса, и сообщает об этом. Любая попытка репрессивных мер будет не только нарушением политики RELX Group, но и может быть незаконной, а значит, отношение к ней — соответствующим.

Comment puis-je faire un signalement en passant par la Ligne confidentielle ?Конфиденциальная линия предназначена для информирования в случаях, когда по поводу известного или подозреваемого нарушения вам неудобно обращаться к вашему руководителю, сотруднику отдела кадров или юрисконсульту компании, либо в комитет по нормативно-правовому соответствию. Этот сервис предоставляется независимой стороной круглосуточно, 7 дней в неделю и 365 дней в году. Сообщить о нарушении можно через сайт www.RELXConfidentialLine.com или по телефону. Номера телефонов для каждой страны и языка можно найти на веб-сайте и во внутренней сети (интранете).

Могу ли я сообщить о нарушении анонимно?С учетом ограничений в отношении использования в континентальной Европе вы можете сообщить о нарушении в Конфиденциальную линию анонимно, если необходимо. В этом случае вам следует изложить ситуацию максимально подробно, чтобы мы смогли расследовать ситуацию эффективно. Сообщениям от анонимных информаторов присваивается номер и они могут проверить запись сообщения после предоставления. Вам следует это сделать, так как мы можем задать наводящие вопросы, если нам потребуется дополнительная информация для проведения тщательного расследования.

Что представляют собой комитеты по нормативно-правовому соответствию?Комитеты по нормативно-правовому соответствию — группы топ-менеджеров, задачей которых является контроль нормативно-правового соответствия в компаниях, которые они представляют, и соблюдение его сотрудниками этих компаний. Существует комитет для RELX Group в целом, в котором участвуют топ-менеджеры и представители компаний. Также есть комитеты в каждой из основных компаний. Контактная информация членов комитетов по нормативно-правовому соответствию дана во внутренней сети компании (интранете).

Что мне следует делать, если меня просят сделать нечто, что, по моему мнению, нарушает Кодекс?

Обсудите этот вопрос с вашим руководителем. Если вам это неудобно, обращайтесь к сотруднику отдела кадров, юрисконсульту компании, либо к члену комитета по нормативно-правовому соответствию.




www.relx.com

Кодекс этики и делового поведения 2018/media/files/r/relx-group/... ·...

Documents