Презентация тренинга часть 2
TRANSCRIPT
Большая цель рождает большую энергию!
Принято считать, что для достижения большой цели нужно много сил и ресурсов, на самом деле все наоборот:
• 1. Коррекция техник самоорганизации. Техника "безупречного" выполнения.
• 2. Анализ рабочей нагрузки.
• 3. Ежемесячное/еженедельное/ежедневное планрование.
• 4. "Точечное" планирование: техника видения будущего события в целом.
• 5. План проекта: определение цели, организационная карта, этапы, план действий.
• 6. План и команда: делегирование и контроль.
• 7. Планирование личной жизни.
Эффективное планирование и реализация многочисленных приоритетов возможны тогда, когда у вас соответствующая система самоорганизации:
• На Вашем столе находятся только те документы, с которыми вы работатете в данный момент. Остальные документы хранятся по системе организации.
• Каждый раз, кога вы используете папку, Вы убираете старые документы, которые больше не нужны, перед тем как положить папку на место.
• Каждый день папки «Входящие», «Исходящие», «Текущие» пусты.
• Составлены планы действий для проектов.
• Все лишние документы/задачи/дела/контакты/события удалены.
• Работа системы самоорганизации периодически проверяется и корректируется.
По шкале от 1 до 5 оцените в каких сферах личной самоорганизации вы достигли успеха:
• Мое рабочее место убрано в конце каждого рабочего дня
• Я убрал и выбросил все ненужные вещи, файлы, документы из моего рабочего пространства
• Рабочие папки систематизированы
• Справочные папки систематизированы
• Архивные папки систематизированы
• Папки в электронной почте систематизированы
• Я использую принцип «Сделай сейчас» и ничего не откладываю
• Все события запланированы и отображены в электронном календаре
• Я делаю самую неприятную работу в первую очередь
• Я готовлю «драйв листы» для сложных повторяющихся заданий
• Я ничего не забываю
Техника «безупречное выполнение» качественно и полностью
• Один День - Одно Дело: 1.Подумать и составить список: что понадобится для Подготовки и Исполнения, кокое должно быть качество; 2.Подготовка к Одному Делу: привести в нужное состояние то, чем ты будешь работать, выполнить всю подготовку Безупречно; 3.Выбрать день, когда кроме этого дела больше ничего не делаешь и Делаешь Это Одно Дело Безупречно.
• В процессе обдумывания, планирования, подготовки и выполнения записать все новые идеи/мысли которые обязательно будут возникать, не анализируя их.
• В процессе выполнения все время ставить вопросы:
• как сделать еще лучше? (для себя, для других), «как то, что я сделаю будет использоваться?», любые вопросы, которые раскроют новые аспекты.
• какие возможны угрозы? (что и почему не закончено или может быть не сделано?, что еще не учтено?, достаточно ли времени, людей, информации, контроля и пр.???)
• где я могу допустить ошибку?<
• где другие могут допустить ошибку?<
• как действовать в случае если… или КАК ИЗБЕЖАТЬ УГРОЗ?<
• Все записывать, не анализируя.
Сценарий в таблице:
! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! ! !! ! ! ! ! !
№ п/п Сделать время/
дата Ответственные Детально Сделано Заметки
1
2
3
4
Коррекция на идеи• перечитываем все записанные ранее идеи, анализируем и решаем какие из них полезны в этом случае, какие пригодятся на будущее, лишние выбрасываем;
• вносим изменения в сценарий и согласовываем с командой;
• идеи, полезные на будущее сохраняем в специально отведенном блоке для дальнейшего анализа и использования.
Безупречное завершение• Поблагодарить команду!!!
• Сделать все четко и до конца, разложить вещи/информацию "по полочкам" на свои места и т. п.
• Для того чтобы: легко продолжить в следующий раз, больше не думать об уборке, легко начинать новое…
• Сформировать «Отчет».
Для чего нужно планирование?
Плани́рование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность
(совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем. С точки зрения математики,
планирование — это функция, одним из аргументов которой является время.
• контроль над делами в будущем
• эффективное распоряжение ресурсами
• готовность к предстоящим событиям
• предотвращение рисков и предстоящих проблем
• самодисциплина
• оценка работы
С чего надо начинать планирование?
• Необходимо учитывать ресурсы: персонал, информация, деньги, время, дополнительные инструменты, личная энергия
Что? Как? Зачем?Функции Еженедельно,
часов % Обязанность 1
Время, час.
Обязанность 2
Время, час.
Обязанность 3
Время, час.
Работа 45 27,0обработка входящей почты
10 подготовка договоров 15 аналитические
записки 12
Учеба 32 19,0 посещение лекций 12 чтение
литературы 14 домашняя работа 6
Быт 8 5,0 генеральная уборка 4 мытье посуды 2 стирка 2
Личное развитие 15 9,0 посещение
тренингов 6 чтение литературы 9
Проекты 20 12,0поиск и
обработка информации
15 подготовка планов 3 обсуждение с
партнерами 2
Отдых 48 29,0 сон 42 просмотр фильмов 6
168 100
Временной ресурс. Подсчитаем?
• планировать время на «неожиданные» задания
• учитывать цикличность деятельности
• планировать время на отдых
Типы заданий Ежемесячно, час. % от общего времени, %
Регулярные виды деятельности 380 51
Проекты и нерегулярные
задания140 19
Неожиданные задания 32 4
Типы вашей деятельности/регулярные задания
Ситуация сейчас Желаемая ситуация Как достичь желаемого
Время % Время % Что сделать Когда
е-мейл
телефон
встречи
Ваши обязанностиСитуация сейчас
Желаемая ситуация
Как достичь желаемого
Время % Время % Что сделать КогдаШкола ассистентов
Подготовка тренинговРекламная кампанияРабота с клиентами
Статьи
Управление финансамиВоспитание сына
Книга
Ежегодная рабочая нагрузкаДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЧАСЫ ЕДИНИЦА
ВРЕМЕНИОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ В ГОД
Заметки
Ежедневно * N дней
Мейл 0,75 *227 170,25
Телефон 0,75 *227 170,25
Почта 0,5 *227 113,5
Ежедневное планирование 1,5 *227 56,75
Время для непредвиденных заданий 0,5 *227 340,5
Перерыв (2*15) 0,5 *227 113,5
Еженедельно *N недель
Собрания группы 2 *46 92
Еженедельное планирование 0,5 *46 23
Внешние встречи 7 *46 322
Командировки 2 *46 92
Консультации 0,5 *46 115
Ежемесячно *N месяцев
Счета 2 *10,5 21
Поквартально *N кварталов
Заполнение налоговой декларации 1 *4 4
Ежегодно *N1
Оценка работы 4 4
Отчет 10 10
Обучение 20 20
проект А 10 10
проект Б 50 50
Рабочие часы: 1835,75
1600 часов/год
Все несут ответственность за:• оптимизацию ежедневной работы
• исключение ненужных заданий
• оплошности и ошибки
• поручения в последнюю минуту
• усовершенствование рабочего информационного потока
• организацию замещения, когда человек отсутствует
Рефлексия «глюков» ВОПРОСЫ РЕШЕНИЯ ПРЕИМУЩЕСТВАКакие зfдания не нужны? (или несут незначительную ценность)
123Какие задания/вопросы были упущены или забыты?
123Какие ошибки допускаются часто?
123Какая работа недавно передавалась в последний момент?
123Какие задержки происходят часто
123Какие возникают трудности ( ненужная информация, задержки, двойная работа, большое количество копий, незначительной важности и т. п.)
123
• рабочие процессы состоят из ежедневных заданий, которые были созданы компанией или сотрудниками, которые их выполняют
• лучше всего описать такие процессы и сделать их доступными любому замещению
• смотрите, можно ли их усовершенствовать
• ценность каждого сотрудника состоит из особенных навыков, которые следует описывать, сохранять и обновлять
• подобрать название каждому процессу так, чтобы оно было понятно всем
• сохраняйте процедуры в электронном виде
• каждый процесс должен включать дату создания, дату обновлени и имя сотрудника
• название папки рабочего процесса должно быть легко узнаваемым
• создайте каталог с ключевыми словами для более удобного поиска многочисленных процессов
Контрольный лист
• Если ошибки возникают часто, то следует вести контрольный лист , с указанием: какую ошибку, кто, когда и почему совершил ( в виде таблицы опять -таки)
Стратегия при чрезмерном обьеме работы
СрочностьВажность Важно и не срочно Важно и срочно
Несрочно и неважно Срочно и не важно
• тратить больше времени на важные но не срочные задания
• анализируйте, чтобы понять, что изменить
• исключайте все, что можно исключить (предупредите коллег)
• еженедельный план с реалистичной оценкой времени на выполнение заданий
• делегируйте
• Деятельность, которая занимает 20% моего времени и приносит 80% результата:<
• 1_________________________________________
• 2_________________________________________
• 3_________________________________________
• Что исключить? Когда? Преимущества?
• Что делегировать? Когда? Преимущества?
Подготовка недельного плана• проанализируйте +/- действия на прошлой неделе
• развивайте «рефлекс качеств»
• проверьте свою «следящую систему»
• оставляйте время для регулярных заданий
• планируйте время для неожиданных заданий
• время для подготовки и последующих действий после каждого собрания
• список важных действий на неделю
• информируйте если не успеваете
• определите что вам может понадобиться от коллег на следующей неделе
• установите цель, повышающую эффективность
• ежедневное планирование - в конце дня, еженедельное - в конце недели
• планируйте длительные задания
• используйте коллективные дневники
• дневник как архив))))
• запланируйте время на изучение всех свойств дневников
• создайте «следящую» систему для гарантированного выполнения всех обязательств и делегирований
Кое-какие аспекты электронного дневника
Планирование проекта• определить нужные ресурсы
• распределить время/разбить на этапы
• этапы разбить на подзадания
• установить возможные препятствия и тактику их устранения/преодоления
• план как координационный инструмент
• план как «линейка» чтобы мерять)))
• можно одновременно контролировать несколько проектов
Организационная карта
ЦЕЛЬ
Гипотезы, которые необходимо проверить Тактика, которую
надо применить
События, которые надо согласовать
Люди, которые вовлечены
Препятствия и риски, которые
нужно преодолеть
Необходимая информация и статистика
Необходимые ресурсы
Доступные ресурсы
• Старт проекта - готовь план!
• Каждому проекту - свою рабочую папку!
• Закончил проект - порешай с документами!
• Есть план - пиши детали!
• Есть компьютер - используй!
• Есть сроки - расписывай от обратного!
• Оцени свою работу!
• Есть команда - раздай задания правильно!
• Раздал задания - пусть пишут свои планы!
Делегирование • я выбираю подходящего человека
• я передаю задания так, чтобы они были выполнены в срок и полностью
• я ставлю четкие задачи
• я предоставляю все необходимые ресурсы
• я устанавливаю разумные сроки
• я убеждаюсь в том, что задание понятно
• я запрашиваю план действий
• я беру на себя ответственность и приписываю успех тому, кто выполнил задание
• я развиваю сотрудников делегируя
Это назначение задания другому, вместе с ресурсами, которые ему/им понадобятся для выполнения задания
• определите какие проекты наиболее важны в вашей жизни
• четко определите цели, выпишите их
• проверьте совместимость с другими целями
• напишите план действий для каждой цели
ЛИЧНЫЕ ЦЕЛИ, КОТОРЫХ Я ХОЧУ ДОСТИЧЬ:1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ДЕЙСТВИЯ Оценка продолжительности
Предполагаемая дата Сделано