Система документационного управления «Приоритет»

Продукт включен в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных

2

Исполнение документа

Исполнение документа предполагает последовательное расписание каждого пункта резолюции руководителя до конечного исполнителя

Исполнители могут размещать в системе текстовые отчеты об исполнении или отчеты в виде файлов, а также создавать документы во исполнение

Руководители всех уровней и исполнители могут просматривать отчеты подчиненных и соисполнителей для анализа хода исполнения и подготовки сводного отчета или сводного документа во исполнение

3

Работа руководителей среднего звена в части исполнения поручений Ознакомление с поступившим документом и заданием Расписание поручений до конечных исполнителей Просмотр хода исполнения заданий

4

Рабочее место исполнителя

• Задания, поступившие на рассмотрение, исполнение или согласование сгруппированы в папки

• Могут быть настроены различные наборы папок для разных групп пользователей, участвующих в исполнении поручений (например, для руководителей подразделений, исполнителей)

• Состав папок и принцип отбора заданий в папки настраивается по требованиям заказчика

• В таблице отображается основная информация о задании

5

Рабочее место исполнителя

• Содержимое папки можно просмотреть также в плиточном представлении, как на данном слайде

• Для каждого задания отображается основная информация и реквизиты документа

• Для перехода к заданию нужно нажать ссылку с данными документа

6

Роспись поручения

• В левой части карточки задания отображается основная информация по документу

• В правой части отображается информация о задании (когда поступило задание, срок исполнения, контроль, состав исполнителей, текст поручения)

7

Роспись поручения

• В блоке «Файлы» можно просмотреть текст документа, не сохраняя его на компьютер

• Область предпросмотра поддерживает масштабирование, поворот изображения

• При необходимости файлы документа можно скачать на компьютер

8

Роспись поручения

• Исполнитель задания может передать задание другому исполнителю, если он имеет соответствующие права (по умолчанию эта функция отключена)

• Исполнитель задания может расписать дочернюю резолюцию на подчиненных

9

Роспись поручения

• Резолюция может состоять из одного или нескольких пунктов

• При создании резолюции автоматически отображается форма для заполнения первого пункта

• В поле исполнители автоматически отображается список наиболее часто выбираемых сотрудников

• Для выбора другого исполнителя достаточно начать ввод его фамилии

10

Роспись поручения

Для каждого пункта резолюции можно указать:• список исполнителей, • текст пункта, • срок исполнения, • уровень контроля.Для пункта резолюции можно проставить также дополнительные признаки: • нужен документ во исполнение,• нужен отчет,• проверяющий, который будет

принимать результат исполнения

11

Роспись поручения

• Перед утверждением резолюцию можно просмотреть в сокращенном виде

• Для утверждения резолюции нужно нажать на кнопку «Утвердить» в верхней правой части экрана

• После утверждения будет автоматически создано задание для каждого исполнителя

• Задания исполнителям поступают сразу после создания

12

Работа исполнителей в части исполнения поручений

Ознакомление с поступившим документом и заданием Добавление отчетов в процессе исполнения задания Прикрепление рабочих файлов, подготовленных во

исполнение задания Подготовка документа во исполнение задания

13

Исполнение поручения

• Задания исполнителей отображаются в папках

• Состав папок для исполнителей может быть настроен по согласованию с заказчиком

• Как правило, у исполнителей настраивается три раздела папок: • Для работы с поручениями

(«Входящие документы»)• Для подготовки документов

(«Мои документы»)• Для самоконтроля

(«Контроль»)

14

Исполнение поручения

• В левой части карточки задания отображается основная информация по документу

• В правой части отображается информация о задании (когда поступило задание, срок исполнения, контроль, состав исполнителей, текст поручения)

15

Исполнение поручения

• В блоке «Файлы» можно просмотреть текст документа, не сохраняя его на компьютер

• Область предпросмотра поддерживает масштабирование, поворот изображения

• При необходимости файлы документа можно скачать на компьютер

16

Исполнение поручения

• В блоке «Дерево» исполнитель может просмотреть, кто еще работает по поручению

• Выделив исполнителя в дереве, можно просмотреть его отчеты в правой части экрана

• Задания, по которым есть отчеты, отмечены соответствующим значком

17

Исполнение поручения

В блоке «Ход исполнения» можно добавить: • текстовые отчеты об исполнении,• рабочие файлы, подготовленные во

исполнение,• документы во исполнение

18

Исполнение поручения

• Нажав на ссылку «Текстовый отчет» можно ввести текст отчета

• В процессе исполнения поручения можно добавить несколько текстовых отчетов

19

Исполнение поручения

• Нажав на ссылку «Файл с компьютера» можно добавить один или несколько рабочих файлов, которые созданы в процессе исполнения поручения

• Функция добавления файлов удобна для передачи результатов работы от соисполнителей основному исполнителю

20

Исполнение поручения

• Выбор файла осуществляется через стандартный интерфейс проводника

21

Исполнение поручение

• В качестве результата можно указать ранее созданный документ

• Для добавления раннее созданного документа нужно ввести его регистрационный номер и выбрать документ из списка

22

Исполнение поручения

• Добавленные отчеты отображаются в блоке «Ход исполнения» в хронологическом порядке

23

Исполнение поручения

• Исполнитель может создать новый исходящий или внутренний документ во исполнение

• Процесс создания и согласования документа показан в следующей презентации