คู่มือการตรวจสอบภายในสถานศึกษา...
TRANSCRIPT
สารบญ หนา
บทนา 1-2 แนวการตรวจสอบการจดซอ/จดจาง
1. แนวการตรวจสอบการจดซอ โดยวธตกลงราคา 2. แนวการตรวจสอบการจดจาง โดยวธตกลงราคา 3. แนวการตรวจสอบการจดซอ โดยวธสอบราคา 4. แนวการตรวจสอบการจดจาง โดยวธสอบราคา 5. แนวการตรวจสอบการจดจาง โดยวธประกวดราคา
3-34 3-6
6-10 11-17 17-25 26-34
ภาคผนวก 1. ความหมายของการซอและการจางครงหนง หนงสอ ท นร (กวพ) 1002 / 1080 ลงวนท 7 กมภาพนธ 2532
2. ความหมายของงานกอสราง หนงสอ ท นร (กวพ) 1204 / ว 1909 ลงวนท 24 กมภาพนธ 2537
3. การซอหรอการจางโดยวธตกลงราคาไมจาเปนตองมใบเสนอราคา หนงสอท นร (กวพ) 1204 / 3091 ลงวนท 23 มนาคม 2537
4. การชาระอากรเปนตวเงนแทนการปดอากรแสตมปสาหรบตราสารจางทาของ หนงสอ ท กค 0811 / 751 ลงวนท 2 พฤศจกายน 2542
5. การแกไขสญญา การตออายสญญา การคดระยะเวลา การปรบและงดหรอ ลดคาปรบกรณสงมอบงานลาชา 5.1 หนงสอดวนมาก ท นร (กวพ) 1305 / 8218 ลงวนท 13 กนยายน
2532 5.2 หนงสอ ดวนทสด ท นร (กวพ) 1305 / 7860 ลงวนท 3 กนยายน
2542 5.3 หนงสอ ท อส 0017 / 1626 ลงวนท 8 กมภาพนธ 2538 5.4 หนงสอ ท นร (กวพ) 1204 / 1665 ลงวนท 17 กมภาพนธ
2537 5.5 หนงสอ ท นร (กวพ) 1002 / 4521 ลงวนท 26 พฤษภาคม
2532 5.6 หนงสอ ท มท 1002 / 6441 ลงวนท 24 กนยายน 2522
34 –
34-37
38
39-40
41-42
43-44 45-46 47-50 51 –53 54-55 56-57 57-58 58 –59 60-61
สารบญ หนา
5.7 หนงสอ ท มท 1002 / 14247 ลงวนท 26 ธนวาคม 2522 5.8 หนงสอ ดวนมาก ท มท 1002 / 11462 ลงวนท 3 ตลาคม
2523 5.9 หนงสอ ท นร (กวพ) 1204 / 6965 ลงวนท 15 กรกฎาคม
2537
6. การกาหนดวนลงมอทางานและการนบระยะเวลาทางานแลวเสรจ
หนงสอ ท นร (กวพ) 1002 / 4449 ลงวนท 5 มถนายน 2533 7. การพจารณาผลการประกวดราคา การกาหนดราคากลาง การเสนอราคาจาง
กอสราง หนงสอ ท นร (กวพ) 1305 / 4557 ลงวนท 31 พฤษภาคม 2544 8. การตรวจสอบคณสมบตของผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน
8.1 หนงสอ ดวนทสด ท นร 0215 / ว96 ลงวนท 27 พฤษภาคม 2539
8.2 หนงสอ ท นร (กวพ) 1204 / 11856 ลงวนท 6 ธนวาคม 2538
8.3 หนงสอ ท นร (กวพ) 1204 / 9669 ลงวนท 6 ตลาคม 2538
62
63-65
66 67-68 69-70
...........................
แนวการตรวจสอบการจดซอ/จดจาง
ภาคผนวก
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบจดซอ / จดจาง 1
บทนา
“ แนวทางการตรวจสอบการจดซอจดจาง ” เปนเอกสารทจดทาขนเพอใหเปนคมอในการตรวจสอบการจดซอจดจางสาหรบผตรวจสอบภายใน ของสานกงานเขตพนทการศกษา เนองจากบคลากรทไดรบการคดเลอกใหปฏบตหนาทเปนผตรวจสอบภายในมาจากหลายหนวยงานกอนปรบโครงสรางรวมเปนสานกงานเขตพนทการศกษา ทาใหพนฐานประสบการณดานการพสดมความแตกตางกน โดยสวนใหญไมเคยปฏบตหนาทผตรวจสอบภายในมากอน
เนอหาในคมอ “ แนวทางการตรวจสอบการจดซอจดจาง ” ประกอบไปดวย วธการตรวจสอบกจกรรมทเกยวของกบการจดซอจดจางวธตกลงราคา การจดซอจดจางวธสอบราคา และการจดจางวธประกวดราคา โดยไดนาเอารายละเอยดสาระสาคญทกาหนดไวในทายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 1 – 5 ) มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของมากาหนดเปนแนวทางการตรวจสอบ พรอมทงระบแหลงขอมลของเอกสารการปฏบตงานของผรบตรวจทเกยวของกบประเดนการตรวจสอบเพอใหผตรวจสอบใหมไดใชประกอบการตรวจสอบ นอกจากนไดรวบรวมหนงสอตอบขอหารอของสานกงานอยการสงสด สานกนายกรฐมนตร ในประเดนทเหนวาสาคญมาจดพมพไวในภาคผนวก เพอประโยชนในการใชอางอง เชน การคานวณคาปรบ การแกไขสญญา การตออายสญญา การพจารณาราคา ฯลฯ เปนตน
เนองจากเนอหาในคมอเลมน ไดจดทาเฉพาะแนวทางทเปนวธตรวจสอบการปฏบตตาม กฎเกณฑทระเบยบ และมตคณะรฐมนตรกาหนดไว ดงนนผตรวจสอบภายในของสานกงานเขตพนทการศกษาจงตองศกษากระบวนการตรวจสอบภายในอนทเกยวของกบการตรวจสอบการจดซอจดจาง และนามาใชเปนแนวทางในการปฏบตงานดวย เชน กระบวนการการวางแผนการตรวจสอบซงกรมบญชกลางไดจดทาเปนแนวทางไวแลว คอ “ แนวปฏบตการตรวจสอบภายในภาคราชการ เรองการตรวจสอบการจดซอจดจางภาคราชการ ” โดยสานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน ไดมอบใหผตรวจสอบภายในของสานกงานเขตพนทการศกษาแลวในระหวางการอบรม หลกสตรพฒนาประสทธภาพการตรวจสอบภายใน ณ โรงแรมอลซาเบธ กรงเทพมหานคร ชวงเดอนกรกฎาคม – สงหาคม 2548 ) รวมทงตองศกษาระเบยบ มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของกบการจดซอจดจางดวย
โดยทระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และทแกไขเพมเตม มแนวโนมทจะยกเลก และกระทรวงการคลงจะกาหนดระเบยบวาดวยการพสดฉบบใหม เพอใหสวนราชการถอปฏบต ซงรายละเอยดเกยวกบการจดซอจดจางอาจจะเปลยนแปลงไปบางสวน อยางไรก
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบจดซอ / จดจาง 2
ตามแมระเบยบวาดวยการพสดจะเปลยนแปลงไป แต “ แนวทางการตรวจสอบการจดซอจดจาง ” เลมน กยงเปนประโยชนสาหรบการตรวจสอบการปฏบตเกยวกบการจดซอจดจางของหนวยรบตรวจในชวงเวลาทตองปฏบตตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของ (เดม) รวมทงสามารถนาไปปรบใชสาหรบการตรวจสอบเกยวกบการจดซอจดจางในโอกาสตอไป
………………………..
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 3
แนวการตรวจสอบการจดซอ/จดจาง โดยวธตกลงราคา ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล
1. การจดซอกรณดาเนนการตามปกต 1.1 ตรวจสอบความถกตองครบถวนของรายการในรายงานขอซอวาเปนไปตามระเบยบวาดวยการพสด ฯ ขอ 27 โดยใหพจารณาความสอดคลองของเหตผลความจาเปนในการจดซอกบหนาทภารกจของสถานศกษาและประเภทของเงนทจดซอ เชน กรณใชเงนอดหนนใหเปนปจจยพนฐาน ตองเปนรายการวสดทเปนปจจยพนฐานซงสพฐ. กาหนดหลกเกณฑหรอระเบยบใหจดซอได เปนตน
- รายงานขอซอ
1. ตรวจสอบการจดซอ โดยวธตกลงราคา วตถประสงค เพอตรวจสอบวาการดาเนน การจดซอม ประสทธภาพ ถกตอง ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และแกไขเพมเตม มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของ
1.2 ตรวจสอบการแตงตงผตรวจรบพสดหรอคณะกรรมการตรวจรบพสด เปนไปตามหลกเกณฑทกาหนดในระเบยบดงน
1.2.1 การแตงตงผตรวจรบพสด (คนเดยว) ตองเปนกรณวงเงนไมเกน 10,000 บาท โดยเปนขาราชการ หรอลกจางประจากได และตองไมใชเจาหนาทพสดททาหนาทจดซอ
1.2.2 กรณแตงตงเปนคณะกรรมการตรวจรบพสด หากกรรมการไมใชขาราชการะดบ 3 ขนไป ตองม เหตผลชแจงประกอบการแตงตง
1.2.3 เปนการแตงตงแตละครงทจดซอ
- คาสงแตงตงผตรวจรบหรอ คณะกรรมการตรวจรบพสด
- บนทกเหตผลชแจงประกอบ การเสนอแตงตงคณะกรรมการ(ถาม)
1.3 ตรวจสอบการสงซอและการทาสญญา 1.3.1 ตรวจสอบวามการจดทาสญญา หรอใบสงซอ (หนงสอขอตกลง) กรณวงเงนเกน 10,000 บาท 1.3.2 กรณจดทาสญญา ตรวจสอบรปแบบของสญญาวาเปนไปตามท กวพ. กาหนด 1.3.3 กรณจดทาใบสงซอหรอหนงสอขอตกลงซอ ตรวจสอบวามขอกาหนดทเปนสาระสาคญไดแก รายการพสด ราคา วนสงมอบ อตราคาปรบ
- สญญา/ใบสงซอ - บนทกการอนมตให
จดซอ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 4
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล 1.3.4 ตรวจสอบความถกตองของรายละเอยดทกาหนดในสญญาหรอใบสงซอทเปนสาระสาคญ ไดแก
• ผลงนามเปนผมอานาจ • รายละเอยดพสดทซอเปนไปตามทไดรบความเหนชอบในรายงานขอซอ โดยจานวนและ
ราคาไมเกนกวาทไดรบความเหนชอบ และตรวจกระทบกบใบเสนอราคา(ถาม) โดยราคาทสงซอตองไมสงกวาราคาทรานคาเสนอ i การกาหนดอตราคาปรบเปนไปตามระเบยบ (อตรารอยละ 0.01 - 0.02 )
• กรณททาสญญา ใหตรวจสอบวาประเภทและมลคาของหลกประกนสญญาเปนไปตามท กาหนดในระเบยบฯ (มลคาของหลกประกนสญญาใหคานวณในอตรารอยละ 5 ของวงเงนททาสญญาซอ ) โดยใหตรวจสอบวามหลกประกนดงกลาวดวย
1.4 ตรวจสอบความถกตองของการตรวจรบพสด 1.4.1 ตรวจสอบวามหลกฐานการตรวจรบคอใบตรวจรบพสด 1.4.2 ตรวจสอบรายละเอยดพสดทตรวจรบดงน
• กรณไมทาใบสงซอ ใหตรวจกระทบรายการพสดในรายงานขอซอกบรายการพสดในใบตรวจ รบพสดและใบสงของ หรอใบเสรจรบเงน
• กรณทาสญญา/ใบสงซอ ใหตรวจกระทบรายการพสดทตกลงซอในสญญา / ใบสงซอ กบ ใบตรวจรบพสดและใบสงของ หรอใบเสรจรบเงน
1.4.3 หากจาเปนอาจตรวจสงเกตการณพสดทตรวจรบแลว 1.4.4 ตรวจสอบระยะเวลาการตรวจรบของผตรวจรบพสด หรอ คณะกรรมการตรวจรบพสวา ทาการตรวจรบลาชาหรอไม โดยดจากวนทสถานศกษาไดรบหนงสอสงมอบพสด กบวนทตรวจรบในใบตรวจรบพสด ตามระเบยบ ฯ กาหนดใหตรวจรบในวนทผขายนาพสดมาสงและใหดาเนนการใหเสรจสนโดยเรวทสดอยางชาตองไมเกน
- ใบตรวจรบ - ใบสงของ/ใบเสรจรบเงน - สญญา/ใบสงซอ - ตรวจสงเกตการณพสดท ตรวจรบแลว
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 5
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล 5 วนทาการ นบแตวนทผขายนาพสดมาสงมอบ ทงนระยะเวลาดงกลาวไมรวมถงระยะเวลาในการตรวจทดลองหรอ
ตรวจสอบทางเทคนคหรอทางวทยาศาสตร
1.5 ตรวจสอบการตออายสญญาหรอการขยายเวลาทาการตามสญญา(ถาม) วาเปนไปตามขอกาหนดในระเบยบฯ ขอ 139 ดงน 1.5.1 เหตเกดจากความผดหรอบกพรองของสวนราชการ 1.5.2 เหตสดวสย
1.5.3 เหตเกดจากพฤตกรรมอนหนงอนใดทคสญญาไมตองรบผดตามกฎหมาย ทงนผขายตองแจงเหตดงกลาวภายใน 15 วน นบแตเหตนนไดสนสดลง เวนแตกรณทเปนเหตตาม 1.5.1 ซงมหลกฐานชดแจงหรอสถานศกษาทราบดอยแลวตงแตตน
- หนงสอขอขยายเวลา / ตออายของสญญา - บนทกอนมตใหตออาย สญญาและหลกฐานท เกยวของ - เอกสารแนบทายสญญาท เปนขอตกลงในการตอ อายสญญา
1.6 ตรวจสอบหลกฐานการจาย 1.6.1 ตรวจสอบความถกตองของการคานวณคาปรบ (ถาม) โดยดจากบนทกการขออนมตจายเงน
เปรยบเทยบกบหลกฐานการตรวจรบ ใบสงซอ/สญญา 1.6.2 ตรวจสอบหลกฐานการจายวามสาระสาคญครบถวนตามทระเบยบการเกบรกษาเงนและการนาเงนสง
คลง พ.ศ. 2520 กาหนด ไดแก • ชอ ทอยของผรบ • วน เดอน ปทรบเงน • รายการรบเงนวาเปนคาอะไร • จานวนเงนทงตวเลขและตวอกษร
- หลกฐานการตรวจรบ - ใบสงซอ/สญญา - บนทกการอนมต
จายเงน - ใบเสรจรบเงนของผขาย
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 6
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล i ลายมอชอผรบเงน
2. การจดซอกรณจาเปนและเรงดวนโดยมไดคาดหมายไวกอน ตามระเบยบ ฯ ขอ 39 วรรค 2 2.1 ตรวจสอบวามบนทกชแจงเหตผลความจาเปนทไมอาจเสนอจดซอตามปกตของเจาหนาทพสดหรอเจาหนาทผรบผดชอบ ซงเปนผซอแลวแตกรณและหวหนาสถานศกษาใหความเหนชอบ
2.2 ตรวจสอบความถกตองของหลกฐานการจายเชนเดยวกบขอ 1.6.2
- บนทกขอความเหนชอบ - ใบเสรจรบเงนของผขาย - ใบสงของ (กรณยงไม จายเงน)
2. ตรวจสอบการจดจาง โดยวธตกลงราคา วตถประสงค เพอตรวจสอบวาการดาเนน การจดจางม ประสทธภาพ ถกตอง
1. การจดจางกรณดาเนนการตามปกต
1.1 ตรวจสอบความถกตองครบถวนของรายละเอยดในรายงานขอจาง วาเปนไปตามระเบยบวาดวยการพสด ฯ ขอ 27 โดยพจารณาความสอดคลองของเหตผลความจาเปนในการจดจาง กบหนาทภารกจของสถานศกษาและประเภทของเงนทจดจาง เชน กรณใชเงนอดหนนใหเปนปจจยพนฐาน ตองเปนรายการจางทเปนปจจยพนฐานซง สพฐ.กาหนดหลกเกณฑหรอระเบยบใหจดหาได
- รายงานขอจาง
ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และแกไขเพมเตม มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของ
1.2 ตรวจสอบการแตงตงผตรวจรบหรอคณะกรรมการตรวจรบ 1.2.1 กรณเปนการจางทไมใชงานจางกอสราง
• การแตงตงผตรวจรบพสด (คนเดยว) ตองเปนกรณวงเงนไมเกน 10,000 บาท โดยเปน ขาราชการหรอลกจางประจากได และตองไมใชเจาหนาทพสดททาหนาทจดจาง
• กรณแตงตงในรปคณะกรรมการตรวจรบพสด หากกรรมการไมใชขาราชการระดบ 3 ขนไป ตองมเหตผลชแจงประกอบการแตงตง
• เปนการแตงตงแตละครงทจดจาง
- คาสงแตงตงผตรวจรบ พสด / คณะกรรมการ ตรวจ รบพสด หรอ ผตรวจการจาง / คณะกรรมการตรวจ การจาง
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 7
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล 1.2.2 กรณเปนงานจางกอสราง การแตงตงผตรวจรบหรอคณะกรรมการตรวจรบ ตองแตงตงเปนผตรวจ
งานจางหรอคณะกรรมการตรวจการจาง แลวแตกรณ โดยมคณสมบตและหลกเกณฑเชนเดยวกบ 1.2.1 และตองแตงตงผควบคมงานดวย
หมายเหต ลกษณะงานจางกอสราง • งานเคลอนยายอาคาร
i งานตอไปนซงสถานศกษาพจารณาเหนวามความจาเปนจะตองมการควบคมดแลการปฏบตงานของผรบจางตลอดเวลาดาเนนการตามความเหมาะสม ไดแก งานดดแปลง งานตอเตม งานรอถอน งานซอมแซม
1.3 ตรวจสอบการสงจางและการทาสญญา 1.3.1 ตรวจสอบวามการจดทาสญญา หรอใบสงจาง (หนงสอขอตกลง) กรณวงเงนเกน 10,000 บาท 1.3.2 กรณจดทาสญญาจาง ตรวจสอบรปแบบของสญญาวาเปนไปตามท กวพ. กาหนด
1.3.3 กรณจดทาใบสงจางหรอหนงสอขอตกลงจาง • ตรวจสอบวามขอกาหนดทเปนสาระสาคญ ไดแก รายการพสด ราคา วนสงมอบ อตราคาปรบ
• ตรวจสอบมลคาของอากรแสตมปทปดใบสงจาง/สญญา ซงตองคานวณ จากจานวนคาจาง(ไมรวมภาษมลคาเพม) ในอตรา 1,000 ละ 1 บาท เศษไมถง 1,000 บาท ใหคดเปน 1 บาท
1.3.4 ตรวจสอบความถกตองของรายละเอยดทกาหนดในสญญาหรอ ใบสงจางทเปนสาระสาคญ ไดแก • ผลงนามเปนผมอานาจ • รายละเอยดพสดทจางเปนไปตามทไดรบความเหนชอบในรายงานขอจาง โดยจานวนและราคา
ไมเกนกวาทไดรบความเหนชอบ และตรวจกระทบกบใบเสนอราคา (ถาม) โดยราคาทสงจางตองไมสงกวาราคาท ผรบจางเสนอ
- สญญา/ใบสงจาง (หนงสอขอตกลง) - บนทกการอนมตใหจด จาง
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 8
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล • การกาหนดอตราคาปรบเปนไปตามระเบยบ (อตรารอยละ 0.01 – 0.10 ของราคาคาจาง แตตอง
ไมตากวาวนละ 100 บาท • กรณททาสญญา ใหตรวจสอบวาประเภทและมลคาของหลกประกนสญญาเปนไปตามทกาหนด
ในระเบยบ ฯ (มลคาของหลกประกนสญญาใหคานวณในอตรารอยละ 5 ของ วงเงนททาสญญาจาง) โดยใหตรวจสอบวามหลกประกนดงกลาวดวย
1.4 ตรวจสอบความถกตองของการตรวจรบพสด 1.4.1 ตรวจสอบวามหลกฐานการตรวจรบ คอ ใบตรวจรบ (กรณเปนงานจางกอสรางหลกฐานการตรวจรบ คอใบตรวจการจาง) 1.4.2 ตรวจสอบรายละเอยดพสดทตรวจรบในเอกสารดงน
• กรณไมทาใบสงจาง ใหตรวจกระทบรายการพสดในรายงานขอจาง กบรายการพสดใน ใบตรวจรบพสด (ใบตรวจการจาง) และใบสงของ (ใบสงมอบงาน) หรอใบเสรจรบเงน
• กรณทาสญญา/ใบสงจาง ตรวจกระทบรายการพสดทตกลงจางในสญญา / ใบสงจาง กบ ใบตรวจรบพสด (ใบตรวจการจาง) และใบสงของ (ใบสงมอบงาน) หรอใบเสรจรบเงน 1.4.3 หากจาเปนอาจตรวจสงเกตการณงานทจางทา 1.4.4 ตรวจสอบระยะเวลาการตรวจรบของผตรวจรบพสด หรอคณะกรรมการตรวจรบพสด (ผตรวจ การจางหรอคณะกรรมการตรวจการจางแลวแตกรณ) วาทาการตรวจรบลาชาหรอไม โดยดจากวนทสถานศกษาไดรบหนงสอสงมอบพสดกบวนทตรวจรบในใบตรวจรบพสด ตามระเบยบฯ กาหนดใหตรวจรบในวนทผรบจางนาพสดมาสง และใหดาเนนการใหเสรจสนโดยเรวทสดอยางชาตองไมเกน 5 วนทาการ นบแตวนทผรบจางนาพสดมาสงมอบ ทงนระยะเวลาดงกลาวไมรวมถงระยะเวลาในการตรวจทดลอง หรอตรวจสอบทางเทคนคหรอทางวทยาศาสตร
- ใบตรวจรบพสด (ใบตรวจการจาง) - ใบสงของ (ใบสงมอบงาน) - ใบเสรจรบเงน - สญญา/ใบสงจาง - ตรวจสงเกตการณพสด
ทตรวจรบแลว
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 9
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล 1.5 ตรวจสอบการตออายสญญาหรอการขยายเวลาทาการตามสญญา(ถาม) วาเปนไปตามขอกาหนดในระเบยบฯ
ขอ 139 ดงน 1.5.1 เหตเกดจากความผดหรอบกพรองของสวนราชการ 1.5.2 เหตสดวสย 1.5.3 เหตเกดจากพฤตกรรมอนหนงอนใดทคสญญาไมตองรบผดตามกฎหมาย
ทงนผขายตองแจงเหตดงกลาวภายใน 15 วนนบแตเหตนนไดสนสดลง เวนแตกรณทเปนเหตตาม 1.5.1 ซงมหลกฐานชดแจงหรอสถานศกษาทราบดอยแลวตงแตตน
- หนงสอขอขยายเวลา / ตออายของสญญา - บนทกอนมตใหตออาย
สญญาและหลกฐานท เกยวของ - เอกสารแนบทายสญญา
ทเปนขอตกลงในการตออายสญญา
1.6 ตรวจสอบหลกฐานการจาย 1.6.1 ตรวจสอบความถกตองของการคานวณคาปรบ (ถาม) โดยดจากบนทกการขออนมตจายเงน เปรยบเทยบกบหลกฐานการตรวจรบ ใบสงจาง / สญญา
1.6.2 ตรวจสอบหลกฐานการจายวามสาระสาคญครบถวนตามทระเบยบการเกบรกษาเงน และการนาเงนสงคลง พ.ศ. 2520 กาหนด ไดแก
• ชอ ทอยของผรบ • วน เดอน ปทรบเงน • รายการรบเงนวาเปนคาอะไร • จานวนเงนทงตวเลขและตวอกษร • ลายมอชอผรบเงน
- หลกฐานการตรวจรบ - ใบสงจาง / สญญา -ใบเสรจรบเงนของผรบจาง - บนทกการอนมตจายเงน
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธตกลงราคา 10
ประเดน/วตถประสงค วธตรวจสอบ แหลงขอมล 2. การจดจาง กรณจาเปนเรงดวนโดยมไดคาดหมายไวกอน ตามระเบยบ ฯ ขอ 39 วรรค 2
2.1 ตรวจสอบวามบนทกชแจงเหตผลความจาเปนทไมอาจเสนอจดจางตามปกตของเจาหนาทพสดหรอเจาหนาทผรบผดชอบ ทเปนผสงจางแลวแตกรณ และหวหนาสถานศกษาใหความเหนชอบ
2.2 ตรวจสอบความถกตองของหลกฐานการจายเชนเดยวกบ 1. 6 .2
- บนทกการขอความ เหนชอบ - ใบเสรจรบเงนของ ผรบจาง - ใบสงของ(กรณยงไม จายเงน)
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 11
แนวการตรวจสอบการจดซอ/จดจาง โดยวธสอบราคา ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล
1. ตรวจสอบความถกตองครบถวนของรายการในรายงานขอซอตามระเบยบวาดวยการพสด ฯ ขอ 27 โดยพจารณาความสอดคลองของเหตผลความจาเปนในการจดซอกบหนาทภารกจของสถานศกษา และประเภทของเงนทจดซอ เชน กรณซอดวยเงนบรจาค รายการทจดซอตองเปนไปตามวตถประสงคของผบรจาค
- รายงานขอซอ
3. ตรวจสอบการจดซอ โดยวธสอบราคา วตถประสงค เพอตรวจสอบวาการดาเนน การจดซอมประสทธภาพ ถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และแกไขเพมเตม มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของ
2. ตรวจสอบความถกตองของการแตงตงคณะกรรมการเปดซองสอบราคากบคณะกรรมการตรวจรบ พสด
2.1 กรณแตงตงกรรมการทไมใชขาราชการระดบ 3 ขนไป ตองมเหตผลชแจง ประกอบการแตงตง 2.2 กรรมการทไดรบแตงตงเปนกรรมการเปดซองสอบราคา หามแตงตงเปนกรรมการตรวจรบพสด
- คาสงแตงตง คณะกรรมการ - บนทกเหตผลชแจง ประกอบการแตงตง (ถาม)
3. ตรวจสอบความถกตองของการจดทาประกาศและเอกสารการสอบราคา 3.1 รปแบบเปนไปตามระเบยบ ฯ 3.2 ตรวจสอบการกาหนดระยะเวลาใหผเสนอราคายนซองในประกาศและเอกสารสอบราคา โดย
วนยนซองวนแรกตองกาหนดหางจากวนสดทายของการยนซองไมนอยกวา 10 วน 3.3 ตรวจสอบการกาหนดอตราคาปรบในเอกสารสอบราคาเปนไปตามระเบยบ (รอยละ 0.01 – 0.02)
- ประกาศ และเอกสาร สอบราคา
4. ตรวจสอบการปดประกาศ และการสงประกาศ และเอกสารสอบราคา 4.1 ตรวจสอบวามการปดประกาศสอบราคา อาจใชวธสอบถามผเกยวของ หรอหากขณะทเขา
- ประกาศและเอกสารสอบราคา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 12
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล ตรวจสอบโรงเรยนกาลงดาเนนการประกาศสอบราคาใหตรวจสงเกตการณการปดประกาศ
4.2 ตรวจสอบการจดสงประกาศและเอกสารสอบราคาซงระเบยบ ฯ กาหนดใหสงถงผมอาชพขาย พสดทจดซอใหมากทสดเทาทจะทาได ดงน
4.2.1 มการสงประกาศและเอกสารสอบราคาใหผมอาชพขายพสดทจะซอหรอไม กราย สงโดยวธใด
4.2.2 กรณสงโดยตรง ตองมหลกฐานการลงชอรบเอกสารของผมอาชพขาย 4.2.3 กรณสงทางไปรษณย ตองมหลกฐานการสงทางไปรษณยลงทะเบยน
4.3 ตรวจสอบระยะเวลาการปดประกาศสอบราคา โดยอาจตรวจสอบวนทในประกาศ กบวนเปดซองในเอกสารสอบราคา ซงวนทปดประกาศจะตองเปนวนกอนวนเปดซองไมนอยกวา 10 วน
- สาเนาหนงสอถงผมอาชพขาย
- หลกฐานการลงชอรบเอกสารของผมอาชพ ขาย
- หลกฐานการสงทางไปรษณยลงทะเบยน
4.4 ตรวจสอบระยะเวลาการสงประกาศและเอกสารสอบราคาซงจะตองดาเนนการจดสงกอนวนเปดซองไมนอยกวา 10 วน โดย
4.4.1 ตรวจสอบวนทในเอกสารทผมอาชขายลงชอรบประกาศและเอกสารสอบราคา กบ วนทเปดซองในเอกสารสอบราคา (กรณสงโดยตรง)
4.4.2 ตรวจสอบวนทในหลกฐานการสงเอกสารสอบราคาทางไปรษณยลงทะเบยนกบวนท เปดซองในเอกสารสอบราคา (กรณสงทางไปรษณย)
5. ตรวจสอบความถกตองในการปฏบตหนาทของคณะกรรมการเปดซองสอบราคาวาเปนไปตามขอกาหนด และขนตอนตามระเบยบ ฯ ขอ 42 ดงน
5.1 ตรวจสอบการมผลประโยชนรวมกนของผเสนอราคาโดยดจากบนทกผลการตรวจสอบของ คณะกรรมการฯ กบเอกสารสวนท 1 และประกาศรายชอผผานการคดเลอก ซงมสทธไดรบการพจารณาในขนตอไป กรณมผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกนใหตรวจสอบวา มหลกฐานการแจงใหผเสนอราคา
- บนทกรายงานผลการตรวจสอบของคณะกรรมการเปดซองสอบราคา
- เอกสารสอบราคาซอ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 13
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล ดงกลาว ทราบ
5.2 ตรวจสอบวาการเปดซองใบเสนอราคาของคณะกรรมการฯ ดาเนนการตามกาหนดเวลาท ประกาศในเอกสารสอบราคา โดยดวามการบนทกวนเวลาและสถานทททาการเปดซองในบนทกของ คณะกรรมการฯ
5.3 ตรวจสอบคณสมบตของผเสนอราคา โดยดจากบนทกความเหนของคณะกรรมการเปดซองสอบราคากบเอกสารประกอบการเสนอราคา (เอกสารสวนท 1 และสวนท 2 ) วาเปนไปตามเงอนไขทระบคณสมบตของผเสนอราคาในเอกสารสอบราคาหรอไม
5.4 ตรวจสอบวาคณะกรรมการ ฯ ไดมการคดเลอกพสดโดยพจารณา คณภาพ / คณสมบตของพสดทเปนประโยชนตอทางราชการหรอไมอยางไร โดยดจากบนทกของคณะกรรมการเปดซอง หากจาเปนอาจสอบถามเพมเตมจากคณะกรรมการ ฯ 5.5 ตรวจสอบวากรรมการทกคนลงชอกากบในใบเสนอราคาและเอกสารประกอบการเสนอราคาทกแผน
5.6 ตรวจสอบการพจารณาราคา 5.6.1 ตรวจสอบบนทกของคณะกรรมการเปดซองสอบราคาวาเสนอใหซอจากรายทเสนอ
ราคาตาสดจากจานวนผเสนอราคาทผานการคดเลอกคณสมบตและคณภาพถกตอง ตาม 5.3 และ 5.4 5.6.2 กรณเสนอใหซอจากผเสนอราคาทมรายเดยว ใหตรวจสอบวาผเสนอราคารายนนม
คณสมบตถกตอง และพสดทเสนอมคณภาพและคณสมบตเปนประโยชนตอราชการ ในวงเงนทไดรบความเหนชอบในรายงานขอซอ
- เอกสารตามบญช เอกสารสวนท 1 และ สวนท 2 - ประกาศรายชอผ
เสนอราคาทผานการตรวจสอบผม
ผลประโยชนรวมกน - สาเนาหนงสอแจงผ
เสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน (ถาม)
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 14
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 6. ตรวจสอบการอนมตสงซอ โดยตรวจสอบการพจารณาอนมตสงซอของผมอานาจ (หวหนา
สถานศกษา) ตามทคณะกรรมการเปดชองสอบราคาเสนอ กรณการอนมตสงซอไมเปนไปตามขอเสนอของคณะกรรมการเปดซองสอบราคา ผอนมตตองมเหตผลประกอบการสงการ
- บนทกการอนมตสงซอ
7. ตรวจสอบการทาสญญา 7.1 รปแบบของสญญาตองเปนไปตามท กวพ. กาหนด
7.1.1 กรณจดทาใบสงซอแทนสญญา ใหตรวจสอบเงอนไขในใบสงซอวากาหนดให ผขายสงมอบพสดภายใน 5 วนทาการนบตงแตวนถดจากวนลงนามในใบสงซอหรอไม โดยสาระสาคญในใบสงซอตองมรายการและจานวนพสด ราคา วนสงมอบ อตราคาปรบ
7.1.2 กรณเปนการทาสญญาใหตรวจสอบวา ประเภทและมลคาของหลกประกนสญญา เปนไปตามทกาหนดในระเบยบ ฯ (มลคาของหลกประกนสญญาใหคานวณในอตรารอยละ 5 ของ วงเงนททาสญญา)
7.2 ตรวจสอบรายละเอยดทกาหนดในสญญา/ใบสงซอทเปนสาระสาคญ ซงตองเปนไปตาม เงอนไขในเอกสารสอบราคาซอ ไดแก
7.2.1 รายการพสดทซอเปนไปตามทไดรบอนมตใหซอ 7.2.2 ระยะเวลาการสงมอบ 7.2.3 การกาหนดอตราคาปรบ
7.3 ตรวจสอบวามการสงสาเนาสญญาใหหนวยงาน/บคคลทเกยวของ 7.3.1 สง สตง./สตง.สวนภมภาคแลวแตกรณ (วงเงน 1 ลานบาทขนไป ) 7.3.2 สงกรมสรรพากร/สรรพากรจงหวดแลวแตกรณ (วงเงน 1 ลานบาทขนไป)
7.3.3 คณะกรรมการตรวจรบพสด
- สญญา / ใบสงซอ - เอกสารสอบราคาซอ - หลกฐานการสง
สาเนาสญญาใหหนวยงานและบคคลทเกยวของ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 15
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 7.3.4 กรณทหลกประกนสญญาเปนหนงสอคาประกน ขอใหแนะนาสถานศกษาจดสง
สาเนาหนงสอคาประกนใหธนาคาร บรรษทเงนทนอตสาหกรรมแหงประเทศไทย บรษทเงนทนหรอบรษทเงนทนหลกทรพย ผออกหนงสอคาประกนทราบทางไปรษณยลงทะเบยนตอบรบดวย (แมวาระเบยบไมไดกาหนดใหสง แตเพอใหหนวยงานผออกหนงสอคาประกนไดตรวจสอบการคาประกนอกชนหนง)
8. ตรวจสอบความถกตองของการแกไขเปลยนแปลงสญญา (ถาม) โดยตรวจสอบวาเปนกรณทเขา หลกเกณฑตามทระเบยบกาหนดคอ
8.1 ตองเปนความจาเปนโดยไมทาใหทางราชการเสยประโยชน หรอ 8.2 เปนการแกไขเพอประโยชนแกทางราชการ
- บนทกแนบทาย สญญา ทเปนขอตกลง ในการ แกไข - หนงสอขอแกไข หรอ ยนยอมแกไข ของผขาย - บนทกความเหนของ คณะกรรมการตรวจ รบพสดและของ หวหนาเจาหนาท พสด
- บนทกอนมตให แกไขสญญา
9. ตรวจสอบความถกตองของการตรวจรบพสด 9.1 ตรวจสอบวามหลกฐานการตรวจรบพสด (ใบตรวจรบพสด) 9.2 ตรวจสอบรายละเอยดพสดทตรวจรบโดยกระทบรายการพสดทตกลงซอ ในสญญาหรอ
- ใบตรวจรบพสด - ใบสงของ / ใบเสรจ รบเงน
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 16
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล ใบสงซอกบใบตรวจรบพสด และใบสงของหรอใบเสรจรบเงน
9.3 หากจาเปน อาจตรวจสงเกตการณพสดทซอ 9.4 ตรวจสอบระยะเวลาการตรวจรบของคณะกรรมการตรวจรบพสดวา ทาการตรวจรบลาชา
หรอไม โดยดจากวนทโรงเรยนไดรบหนงสอสงมอบพสดกบวนททาการตรวจรบในใบตรวจรบพสด ทงนตามระเบยบ ฯ กาหนดใหตรวจรบในวนทผขายนาพสดมาสง และใหดาเนนการใหเสรจสนโดยเรวทสดอยางชาตองไมเกน 5 วนทาการ นบแตวนทผขายนาพสดมาสงมอบ ซงระยะเวลาดงกลาวไมรวมถงระยะเวลาในการตรวจทดลอง หรอตรวจสอบทางเทคนคหรอทางวทยาศาสตร
- สญญา /ใบสงซอ - ตรวจสงเกตการณ
พสดทตรวจรบแลว
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 17
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 10. ตรวจสอบการตออายสญญาหรอการขยายเวลาทาการตามสญญา(ถาม) วาเปนไปตามขอกาหนดใน
ระเบยบฯ ขอ 139 โดยเหตทจะพจารณาขยายเวลาทาการไดตองเปนเหตทเกดขนในกรณดงตอไปน 10.1 เหตเกดจากความผดหรอความบกพรองของสวนราชการ 10.2 เหตสดวสย 10.3 เหตเกดจากพฤตการณอนหนงอนใดทคสญญาไมตองรบผดชอบตามกฎหมาย
ทงนผขายตองแจงเหตดงกลาวภายใน 15 วน นบแตเหตนนไดสนสดลงเวนแตกรณทเปนเหตตาม 10.1 ซงมหลกฐานชดแจงหรอสถานศกษาทราบดอยแลวตงแตตน
- หนงสอขอขยายเวลา/ตอ อาย ของสญญาของผขาย และเอกสารประกอบ - บนทกความเหนของ คณะกรรมการตรวจรบ พสดและหวหนา เจาหนาทพสด - บนทกอนมตใหตออาย สญญาและหลกฐานท เกยวของ - เอกสารแนบทายสญญาท เปนขอตกลงในการตออาย สญญา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 18
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 11. ตรวจสอบหลกฐานการจาย
11.1 ตรวจสอบความถกตองของการคานวณคาปรบ (ถาม) โดยดจากบนทกการขออนมตจายเงนหลกฐานการตรวจรบ ใบสงซอ/สญญา
11.2 ตรวจสอบหลกฐานการจายวามสาระสาคญครบถวนตามทระเบยบ การเกบรกษาเงนและการนาเงนสงคลง พ.ศ. 2520 กาหนดไดแก
• ชอ ทอยของผรบเงน • วน เดอน ปทรบเงน • รายการรบเงนคาอะไร • จานวนเงนทงตวเลขและตวอกษร • ลายมอชอผรบเงน
- หลกฐานการตรวจรบ - ใบสงซอ /สญญา - ใบเสรจรบเงนของ ผขาย - บนทกการอนมต จายเงน
4. ตรวจสอบการจดจาง โดยวธสอบราคา วตถประสงค เพอตรวจสอบวาการดาเนน การจดจางมประสทธภาพ ถกตองตามระเบยบสานก
1. ตรวจสอบความถกตองครบถวนของรายละเอยดในรายงานขอจาง ตามระเบยบวาดวยการพสด ฯ ขอ 27 โดยพจารณาความสอดคลองของเหตผลความจาเปนในการจดจางกบหนาทภาระกจของสถานศกษา และประเภทของเงนทจดจาง เชนกรณจางดวยเงนบรจาค รายการทจดจางตองเปนไปตามวตถประสงคของผบรจาค
- รายงานขอจาง
นายกรฐมนตรวาดวยการพสดพ.ศ. 2535 และแกไขเพมเตม
2. ตรวจสอบความถกตองของการแตงตงคณะกรรมการ 2.1 กรณการจางทาพสดอนทไมใชงานจางกอสราง คณะกรรมการทแตงตงคอ คณะกรรมการ
- คาสงแตงตง คณะกรรมการ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 19
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของ
เปดซองสอบราคาและคณะกรรมการตรวจรบพสด โดยหามแตงตงกรรมการเปดซองสอบราคาเปนกรรมการตรวจรบพสด 2.2 กรณเปนการจางกอสราง คณะกรรมการทแตงตงคอ คณะกรรมการเปดซองสอบราคาและคณะกรรมการตรวจการจางโดยตองแตงตงผควบคมงานดวย 2.3 กรรมการทไดรบแตงตงตาม 2.1 และ 2.2 หากไมใชขาราชการระดบ 3 ขนไป ตองมเหตผลชแจงประกอบการแตงตง
- บนทกเหตผลชแจงประกอบการแตงตง (ถาม)
3. ตรวจสอบความถกตองของการจดทาประกาศและเอกสารการสอบราคา 3.1 รปแบบเปนไปตามระเบยบ ฯ
3.2 ตรวจสอบการกาหนดระยะเวลาใหผเสนอราคายนซองในประกาศและเอกสารสอบราคา โดย วนยนซองวนแรกจะตองกาหนดหางจากวนสดทายของการยนซอง ไมนอยกวา 10 วน
3.3 ตรวจสอบการกาหนดอตราคาปรบในเอกสารสอบราคาเปนไปตามระเบยบ ฯ (รอยละ 0.01 – 0.10)
- ประกาศและเอกสารสอบราคา
4. ตรวจสอบการปดประกาศ การสงประกาศและเอกสารสอบราคา 4.1 ตรวจสอบวามการปดประกาศสอบราคา อาจใชวธสอบถามผทเกยวของ หรอ ตรวจ
สงเกตการณ หากขณะทเขาตรวจสอบโรงเรยนกาลงดาเนนการประกาศสอบราคา 4.2 ตรวจสอบการจดสงเอกสารสอบราคา ซงระเบยบฯ กาหนดใหสงถงผมอาชพรบจางทางานทจะจางใหมากทสดเทาทจะทาได ดงน
4..2.1 มการสงประกาศและเอกสารสอบราคาใหผมอาชพรบจาง หรอไม กราย และสง โดยวธใด
4.2.2 กรณสงโดยตรง ตองมหลกฐานการลงชอรบเอกสารของผมอาชพรบจาง
- สอบถามผเกยวของ - สาเนาหนงสอถงผม
อาชพรบจาง - หลกฐานการลงชอรบ
เอกสารของผมอาชพรบจาง
- หลกฐานการสงเอกสารใหผมอาชพ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 20
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 4.2.3 กรณสงทางไปรษณย ตองมหลกฐานการสงไปรษณยลงทะเบยน
4.3 ตรวจสอบระยะเวลาการปดประกาศ สอบราคา โดยตรวจสอบวนทในประกาศกบวนท กาหนดวนเปดซองในเอกสารสอบราคา ซงวนทปดประกาศจะตองเปนวนกอนวนเปดซองไมนอยกวา 10 วน 4.4 ตรวจสอบระยะเวลาการสงประกาศและเอกสารสอบราคา ซงจะตองดาเนนการจดสงกอนวนเปดซองไมนอยกวา 10 วน โดย
4.4.1 ตรวจสอบวนทในเอกสารทผมอาชพรบจางลงชอรบประกาศและเอกสารสอบราคา กบกาหนดวนเปดซองในเอกสารสอบราคา (กรณสงโดยตรง)
4.4.2 ตรวจสอบวนทในหลกฐานการสงประกาศและเอกสารสอบราคาทางไปรษณย ลงทะเบยนกบวนกาหนดเปดซองในเอกสารสอบราคา (กรณสงทางไปรษณย)
รบจางทางไปรษณย ลงทะเบยน
5. กรณเปนงานจางกอสราง ใหตรวจสอบวามการกาหนดราคากลาง โดยสถานศกษาตองแตงตง คณะกรรมการกาหนดราคากลางของงานกอสรางรายการทสอบราคาตามราคาทองถน (วสดใชราคาของกรมเศรษฐกจการพาณชย หรอสานกงานพาณชย จงหวด แลวแตกรณ ) และใหตรวจสอบดวยวามการระบราคากลางไวในประกาศสอบราคาหรอไม
- ใบรายการประมาณราคากลางของทาง
ราชการ - ประกาศสอบราคา จาง
6. ตรวจสอบความถกตองในการปฏบตหนาทของคณะกรรมการเปดซองสอบราคาวาเปนไปตาม ขอกาหนด และขนตอนตามระเบยบ ฯ ขอ 42 ดงน
6.1 ตรวจสอบการมผลประโยชนรวมกนของผเสนอราคาโดยดจากบนทก ผลการตรวจสอบ ของคณะกรรมการ ฯ กบเอกสารสวนท 1 และประกาศรายชอผผานการคดเลอก ซงมสทธไดรบการพจารณาในขนตอไป กรณมผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน ใหตรวจสอบวามหลกฐานการแจงให
- เอกสารสอบราคาจาง - ประกาศรายชอผ
เสนอราคาทผานการคดเลอกไมเปนผม
ผลประโยชนรวมกน
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 21
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล ผเสนอราคาดงกลาวทราบ
6.2 ตรวจสอบวาการเปดซองใบเสนอราคาของคณะกรรมการ ฯ ดาเนนการตามกาหนดเวลาท ประกาศในเอกสารสอบราคา โดยดวามการบนทกวนเวลาและสถานทททาการเปดซองในบนทกของ คณะกรรมการ
6.3 ตรวจสอบคณสมบตอนของผเสนอราคา โดยดจากบนทกความเหนของคณะกรรมการ เปดซองสอบราคากบเอกสารประกอบการเสนอราคา (เอกสารสวนท 1 และสวนท 2 )วาเปนไปตามเงอนไขทระบคณสมบตของผเสนอราคาในเอกสารสอบราคาหรอไม
6.4 ตรวจสอบวาคณะกรรมการฯ ไดมการคดเลอกพสดโดยพจารณาคณภาพ / คณสมบตของพสดทเปน
ประโยชนตอทางราชการหรอไม อยางไร โดยดจากบนทกของคณะกรรมการเปดซอง หากจาเปนอาจสอบถามเพมเตมจากคณะกรรมการฯ
6.5 การตรวจสอบวากรรมการทกคนลงชอกากบในใบเสนอราคาและเอกสารประกอบเสนอราคาทกแ ผน 6.6 ตรวจสอบการพจารณาราคา
6.6.1 ตรวจสอบจากบนทกของคณะกรรมการเปดซองสอบราคาวา คณะกรรมการ ฯ เสนอใหจางจากรายทเสนอราคาตาสดทถกตอง จากจานวนผเสนอราคาทมคณสมบตถกตอง ตาม 6.3 และ 6.4 กรณเสนอใหจางจากผเสนอราคาทมรายเดยว ใหตรวจสอบวาผเสนอราคารายนนมคณสมบตถกตอง ในวงเงนทไดรบความเหนชอบในรายงานขอจาง
6.6.2 กรณงานจางกอสรางใหตรวจสอบวาคณะกรรมการ ฯ ไดมการประเมนราคาของ ผเสนอราคาทคดเลอกไวซงเสนอราคาตาสดมาพจารณาเปรยบเทยบบญชรายการกอสรางของผเสนอราคากบใบประมาณราคากลางของสถานศกษาในแตละรายการทเปนหวขอใหญ และหากมรายการทผดปกตมาก ไมตรงกบขอเทจจรง ใหดวาคณะกรรมการฯ มการเรยกผเสนอราคามาปรบลดราคา และแกไขยอดรวมให
- สาเนาหนงสอแจง ผเสนอราคาทม ผลประโยชนรวมกน (ถาม) - เอกสารตามบญช
เอกสารสวนท 1 และสวนท 2
- บนทกรายงานผลการ ปฏบตงานของ
คณะกรรมการเปด ซองสอบราคาเสนอ ผบรหารสถานศกษา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 22
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล ตรงกน กอนเสนอใหผมอานาจพจารณาสงจาง หรอไม 7. ตรวจสอบการอนมตสงจาง โดยตรวจสอบบนทกการพจารณาอนมต
สงจางของผมอานาจ (หวหนาสถานศกษา) ตามทคณะกรรมการเปดซองสอบราคาเสนอ กรณการอนมตสงจางไมเปนไปตามขอเสนอของคณะกรรมการเปดซองสอบราคาตองมเหตผลประกอบการสงการ
- บนทกการอนมตสงจาง
8. ตรวจสอบวา กรณราคาของผเสนอราคารายททางราชการพจารณาเหนควร จาง มราคาแตกตางจากราคากลางตงแตรอยละ 15 ขนไป สถานศกษาไดจดทาคาชแจงสง สตง. หรอไม (มตครม.ตามหนงสอสานกเลขาธการคณะรฐมนตร ดวนทสด ท นร 0205/ ว199 ลงวนท 17 ตลาคม 2544 เรอง หลกเกณฑการคานวณราคากลาง )
- สาเนาหนงสอแจง สตง.
9. ตรวจสอบความถกตองของการทาสญญา 9.1 ตรวจสอบรปแบบของสญญา/ใบสงจาง
9.1.1 กรณทาสญญาจางใหตรวจสอบวารปสญญาตองเปนไปตามท กวพ.กาหนด 9.1.2 กรณจดทาใบสงจางแทนสญญา ใหตรวจสอบเงอนไขในใบสงซอวากาหนดให
ผรบจางสงมอบพสดภายใน 5 วนทาการนบตงแตวนถดจากวนลงนามในใบสงจางหรอไม โดยสาระสาคญในใบสงจางตองมรายการและจานวนพสด ราคา วนสงมอบ อตราคาปรบ
9.2 ตรวจสอบรายละเอยดทกาหนดในสญญา/ใบสงจางตาม ขอ 9.1 ทเปนสาระสาคญ ไดแก รายการพสดทจาง การกาหนดเวลาแลวเสรจ การคานวณคาปรบ วาเปนไปตามเงอนไขในเอกสารสอบราคาจาง
9.3 ตรวจสอบมลคาของการปดอากรแสตมปทปดสญญาจาง / ใบสงจาง ซงตองคานวณจาก จานวนคาจาง (ไมรวมภาษมลคาเพม) ในอตรา 1,000 ละ 1 บาท เศษไมถง 1,000 บาท ใหคดเปน 1 บาท
กรณคาจางตงแต 200,000 บาท ขนไป ใหตรวจสอบวามการนาสญญาไปสลกหลง
- สญญาจาง/ใบสงจาง - หลกฐานการสง สญญาใหหนวยงาน และบคคลทเกยวของ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 23
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล ตราสารเพอชาระคาอากร(แทนการปดอากรแสตมป)ทสานกงานสรรพากรกอนทาสญญาหรอภายใน 15 วน
นบแตวนถดจากวนทาสญญา 9.4 ตรวจสอบการสงสาเนาสญญาใหหนวยงาน / บคคลทเกยวของ
9.4.1 สง สตง./สตง.สวนภมภาคแลวแตกรณ (วงเงน 1 ลานบาท ขนไป) 9.4.2 สงสรรพากร/สรรพากรจงหวดแลวแตกรณ (วงเงน 1 ลานบาท ขนไป)
9.4.3 คณะกรรมการตรวจรบพสด หรอ คณะกรรมการตรวจการจางแลวแตกรณ 9.4.4 ผควบคมงาน (กรณเปนงานจางกอสราง) 9.4.5 กรณทหลกประกนสญญาเปนหนงสอคาประกน ขอใหแนะนาสถานศกษาจดสง
สาเนาหนงสอคาประกนใหธนาคาร บรรษทเงนทนอตสาหกรรมแหงประเทศไทย บรษทเงนทนหรอบรษทเงนทนหลกทรพย ผออกหนงสอคาประกนทราบทางไปรษณยลงทะเบยนตอบรบดวย (แมวาระเบยบไมไดกาหนดใหสง แตเพอใหหนวยงานผออกหนงสอคาประกนไดตรวจสอบการคาประกนอกชนหนง )
10. ตรวจสอบความถกตองของการแกไขเปลยนแปลงสญญา (ถาม) โดยตรวจสอบวาเปนกรณทเขาหลกเกณฑตามทระเบยบกาหนดกลาวคอ
10.1 ตองเปนความจาเปนโดยไมทาใหทางราชการเสยประโยชน หรอ 10.2 เปนการแกไขเพอประโยชนแกทางราชการ
- บนทกขอตกลงแนบทายสญญา
- หนงสอขอแกไขหรอยนยอมของผรบจาง
- บนทกความเหนของคณะกรรมการตรวจการจางและหวหนา
เจาหนาทพสด
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 24
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล - บนทกอนมตใหแกไข
สญญา 11. ตรวจสอบการตออายสญญาหรอการขยายเวลาทาการตามสญญา(ถาม) วา เปนไปตามขอกาหนด
ในระเบยบฯ ขอ 139 โดยเหตทจะพจารณาขยายเวลาทาการไดตองเปนเหตทเกดขนในกรณดงตอไปน 11.1 เหตเกดจากความผดหรอความบกพรองของสวนราชการ 11.2 เหตสดวสย 11.3 เหตเกดจากพฤตการณอนหนงอนใดทคสญญาไมตองรบผดชอบตามกฎหมาย
ทงนผรบจางตองแจงเหตดงกลาวภายใน 15 วน นบแตเหตนนไดสนสดลง เวนแตกรณทเปนเหตตาม 11.1 ซงมหลกฐานชดแจงหรอสถานศกษาทราบดอยแลวตงแตตน
- หนงสอขอขยายเวลา/ตออายของสญญาของผรบจาง
- บนทกความเหนของ คณะกรรมการตรวจ
การจางและหวหนา เจาหนาทพสด - บนทกอนมตใหตอ
อายสญญาและ หลกฐานทเกยวของ - เอกสารแนบทาย
สญญาทเปนขอตกลง ในการตออายสญญา
12. ตรวจสอบการปฏบตงานของผควบคมงาน (กรณเปนงานจางกอสราง) 12.1 ตรวจวาผควบคมงานไดมการจดบนทกสภาพการปฏบตงานของผรบจาง (ระบรายละเอยด
ขนตอนการปฏบตงานและวสดทใชดวย) และเหตการณแวดลอมเปนรายวน พรอมทงผลการปฏบตงาน หรอการหยดงานและสาเหตทมการหยดงาน
- บนทกการปฏบตงานของผควบคมงาน
- บนทกรายงานของ ผควบคมงานเสนอ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 25
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 12.2 ตรวจวาผควบคมงานไดมการสงรายงานผลการปฏบตงานของผรบจางตาม 12.1 ใหผเกยวของ
ดงน 12.2.1 คณะกรรมการตรวจการจางทกสปดาห 12.2.2 เจาหนาทพสดเมอเสรจงานแตละงวด
12.3 ตรวจวาผควบคมงานรายงานผลใหคณะกรรมการตรวจการจางทราบตามกาหนดเวลา วา ผรบจางไดปฏบตงานเปนไปตามสญญาหรอไม ดงน
12.3.1 ภายใน 3 วนนบแตวนกาหนดลงมอทาการของผรบจางตามสญญา 12.3.2 ภายใน 3 วน นบแตวนกาหนดสงมอบงานแตละงวด
12 .4 ตรวจดวาผควบคมงานไดดาเนนการตรวจงานแลวเสรจ ภายใน 3 วนทาการ นบถดจากวนทผควบคมงานไดรบหนงสอสงมอบงานจากผรบจาง เพอรายงานผลใหคณะกรรมการตรวจการจางดาเนนการตอไป
- คณะกรรมการตรวจการจาง
- หลกฐานทแสดงวาผควบคมงานไดรบมอบหนงสอสงงานของผรบจางจากงานสารบญ
13. ตรวจสอบความถกตองของการตรวจงานจาง 13.1 ตรวจสอบรายละเอยดงานจางทตรวจรบโดยกระทบกบรายการทกาหนดในสญญาหรอใบสงจาง กบ ใบตรวจการจาง / ใบตรวจรบพสดและหนงสอสงมอบงานจาง
13.2 ตรวจสงเกตการณงานทจางตามทเหนสมควร 13.3 ตรวจสอบระยะเวลาการตรวจรบของคณะกรรมการตรวจการจาง วาทาการตรวจรบลาชา
หรอไม โดยดจากวนทโรงเรยนไดรบหนงสอสงมอบพสด / งานจาง กบวนทตรวจรบในใบตรวจรบพสด / ใบตรวจการจาง
13.3.1 กรณเปนการตรวจรบพสดทจางทาซงไมใชงานจางกอสราง ตามระเบยบ ฯ กาหนดใหตรวจรบในวนทผขายนาพสดมาสง และใหดาเนนการใหเสรจสนโดยเรวทสดอยางชาตองไมเกน 5 วนทาการนบแตวนทผขายนาพสดมาสงมอบ ทงนระยะเวลาดงกลาวไมรวมถงระยะเวลาในการทดลอง
- สญญา/ใบสงจาง - ใบตรวจการจาง/ใบ
ตรวจรบพสด - หนงสอสงมอบงาน
จาง
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 26
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล หรอตรวจสอบทางเทคนคหรอทางวทยาศาสตร
13.3.2 กรณเปนงานจางกอสราง คณะกรรมการตรวจการจางจะตองเรงรดดาเนนการตรวจ การจางใหแลวเสรจไปโดยเรวทสด และในแตละงวด (ยกเวนงวดสดทาย ) จะตองไมเกน 3 วนทาการ และงวดสดทาย ไมเกน 5 วนทาการ การนบวนดาเนนการของคณะกรรมการตรวจการจางใหเรมนบถดจากวนทผควบคมงานไดดาเเนนการแลวเสรจ และรายงานใหประธานกรรมการตรวจการจางทราบ ในกรณทคณะกรรมการตรวจการจางไมสามารถดาเนนการใหแลวเสรจภายในกาหนดได ใหรายงานหวหนาสถานศกษาพรอมดวยเหตผลความจาเปน พรอมกบสาเนาแจงให ผรบจางทราบดวย
14. ตรวจสอบหลกฐานการจาย 14.1 ตรวจสอบความถกตองของการคานวณคาปรบ (ถาม) โดยดจากบนทกการขออนมตจาย
เงน เปรยบเทยบกบหลกฐานการตรวจรบ ใบสงจาง / สญญา 14.2 ตรวจสอบหลกฐานการจายวามสาระสาคญครบถวนตามทระเบยบการเกบรกษาเงนและ
การนาเงนสงคลง พ.ศ. 2520 กาหนดไดแก • ชอ ทอยของผรบเงน • วน เดอน ปทรบเงน • รายการรบเงนคาอะไร • จานวนเงนทงตวเลขและตวอกษร • ลายมอชอผรบเงน
- ใบเสรจรบเงนของผรบจาง - บนทกการขออนมตจายเงน - หลกฐานการตรวจรบ
(การตรวจการจาง) - ใบสงจาง/สญญา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 27
แนวการตรวจสอบการจดจาง โดยวธประกวดราคา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 28
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 5. ตรวจสอบการจดจางกอสรางโดยวธประกวดราคา วตถประสงค
1. ตรวจสอบความถกตองครบถวนของรายละเอยดในรายงานขอจางตามระเบยบวาดวยการพสด ฯ ขอ 27 โดยใหพจารณาความสอดคลองของเหตผลความจาเปนในการจดจางกบหนาทภารกจของโรงเรยนและประเภทของสญญาทจดจาง เชน กรณจางดวยเงนบรจาค รายการทจดจางตองเปนไปตามวตถประสงคของผบรจาค
- รายงานขอจาง
เพอตรวจสอบวาการดาเนน การจดจางมประสทธภาพ ถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 และแกไขเพมเตม มตคณะรฐมนตร และหนงสอสงการทเกยวของ
2. ตรวจสอบวามการแตงตงผทาหนาทเกยวของกบการประกวดราคาจางกอสราง 2.1 ผบนทกทะเบยนประกาศประกวดราคา ซงทาหนาทเปนผปลดประกาศประกวดราคาดวย
2.2 ผปดประกาศประกวดราคา 1 คน และพยาน 2 คน 2.3 พยานในการปลดประกาศประกวดราคา 2 คน 2.4 ผนาสงประกาศประกวดราคา 2.5 ผควบคมงานกอสราง
2.6 คณะกรรมการรบ และเปดซองประกวดราคา 2.7 คณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา
2.8 คณะกรรมการตรวจการจาง 2.9 คณะกรรมการกาหนดราคากลาง โดยใหตรวจสอบการแตงตงผทาหนาทดงกลาววาไมเขาขายขอหามตามระเบยบ ฯ และมต ครม. หรอไม กลาวคอ
1) ผปดประกาศและผปลดประกาศตองไมใชบคคลเดยวกน และตองไมใชบคคลทเปนพยานในแตละกรณดวย 2) ผทเปนกรรมการรบและเปดซองประกวดราคา หามแตงตงเปนกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา โดยกรรมการทง
สอง คณะดงกลาว หากไมใชขาราชการระดบ 3 ขนไปใหมเหตผลประกอบการแตงตงดวย
- คาสงแตงตงผทาหนาทเกยวของกบประกวด ราคาจางกอสราง
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 29
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 3. ตรวจสอบความถกตองของการจดทาประกาศและเอกสารประกวดราคา ดงน
3.1 รปแบบของประกาศและเอกสารประกวดราคาเปนไปตามระเบยบฯ 3.2 ราคากลางทระบในประกาศประกวดราคาเปนราคาทกาหนดโดย คณะกรรมการกาหนดราคากลางซง
สถานศกษาแตงตงโดยจดทาจากราคาในทองถน (วสดใชราคาของกรมเศรษฐกจการพาณชย หรอสานกงานพาณชย จงหวด แลวแตกรณ)
3.3 การกาหนดวนขายหรอใหเอกสารประกวดราคา (ขายหรอแจกแบบ) วนยนซอง (วนรบซอง) และวน เปดซองเปนไปตามระเบยบ ฯ กาหนด กลาวคอ
3.3.1 กาหนดวนขายหรอใหเอกสารประกวดราคา (ขายหรอแจกแบบ) ตองม ระยะเวลาการขายหรอให ไมนอยกวา 7 วนทาการ และจะตองมชวงเวลาสาหรบการคานวณราคาของผประสงคจะเขาเสนอราคาหลงปดการขายหรอใหเอกสารประกวดราคาจนถงกอนวนยนซอง (วนรบซอง) ไมนอยกวา 7 วนทาการ
3.3.2 กาหนดวนเวลาเปดซองซงตองกระทาหลงการรบซองนน ระเบยบ ฯ ไดกาหนดหลกเกณฑการกาหนดวน เวลาเปดซองใบเสนอราคา ใหคานงถงระยะเวลาทคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคาจะตองใชในการดาเนนการตรวจสอบ คณสมบตของผเสนอราคาแตละรายวาเปนผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน 3.4 ตรวจสอบวาหวหนาเจาหนาทพสดไดสงมอบสาเนาประกาศ ( ซงผมอานาจลงนามแลว) ใหผบนทกทะเบยนประกาศประกวดราคากอนการปดประกาศโดยใหลงชอและวนเวลารบมอบในประกาศตนฉบบและตรวจสอบวาผบนทกทะเบยน ฯ ไดบนทกขอมลรายละเอยดของประกาศลงในทะเบยนประกาศประกวดราคาครบถวน ตามแบบทมต ครม. กาหนด และบนทกทนทในวนทไดรบสาเนาประกาศจากหวหนาเจาหนาทพสด โดยตรวจกระทบจากวนท ผบนทกทะเบยน ฯ ลงชอรบมอบในประกาศตนฉบบและรายละเอยดในประกาศ กบขอมลทบนทกในทะเบยนประกาศ ฯ
3.5 ตรวจสอบวาการดาเนนการทกขนตอนตาม 3.4 ไดกระทาแลวเสรจภายในวนเดยวกบวนทออกประกาศ ประกวดราคาหรออยางชาภายในวนทาการถดไป โดยดจากเอกสารหลกฐานเชนเดยวกบการตรวจสอบตาม 3.4
- ประกาศและเอกสารประกวดราคาจางตนฉบบ
- เอกสารประกวดราคา - ทะเบยนประกาศ
ประกวดราคา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 30
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 4 ตรวจสอบการปดประกาศ
4.1 ตรวจสอบวาผบนทกทะเบยนประกาศ ฯ ไดสงมอบประกาศใหผปดประกาศและพยานในวนทบนทก ขอมลตามประกาศในทะเบยนประกาศฯ หรอไมโดยดจากวนเดอนปและลายมอชอของผปดประกาศและพยานทบนทกรบมอบในทะเบยนประกาศ ฯ ซงตองครบทกคน (ชวงการรบมอบเพอปดประกาศ) 4.2 ตรวจสอบวาผปดประกาศและพยานไดปดประกาศตามระยะเวลาทมต ครม. กาหนดกลาวคอ ตองดาเนนการภายในวนเดยวกบวนทไดรบประกาศหรออยางชาภายในวนทาการถดไป โดยวนทปดประกาศจะตองกอนการขายหรอใหเอกสารประกวดราคาไมนอยกวา 7 วนทาการและการปดประกาศตองปดในตทมกญแจปด – เปดได โดยตรวจสอบจากหลกฐานดงน
4.2.1 ตรวจสอบจากวน เดอน ปและลายมอชอของผปดประกาศและพยานทบนทกกากบไวดานบน ประกาศฉบบทปดประกาศกบกาหนดวนขายหรอใหเอกสารประกวดราคาในประกาศและเอกสารประกวดราคา
4.2.2 ตรวจสอบจากบนทกรายงานผลการตรวจสอบการปดประกาศของหวหนาเจาหนาทพสด ซง ดาเนนการภายในระยะเวลาทปดประกาศ
4.2.3 ตรวจสงเกตการณ ลกษณะของตทใชปดประกาศ
- ประกาศฯ - เอกสารประกวดราคา - ทะเบยนประกาศฯ - บนทกรายงานผลการ
ตรวจสอบการปดประกาศของหวหนาเจาหนาทพสด
5. ตรวจสอบการปลดประกาศ ตรวจสอบวาผปลดประกาศ (ผบนทกทะเบยนประกาศฯ) ดาเนนการปลดประกาศหลงจากวนเปดซองแลว โดยตรวจสอบจากการลงชอและวน เดอน ป ทปลดประกาศของผปลดประกาศและพยานทบนทกในหลกฐานเอกสารดงน
5.1 ทะเบยนประกาศ ฯ (ชองการปลดประกาศ) 5.2 ประกาศประกวดราคาทปลด (ลงกากบไวทดานลางของประกาศ)
5.3 หลกฐานการรบสงมอบกญแจตปดประกาศระหวางผปดประกาศ กบผปลดประกาศ
- ประกาศฯ ประกวดราคาทปลด
- ทะเบยนประกาศฯ - หลกฐานการรบสง
มอบกญแจตปดประกาศ
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 31
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 6. ตรวจสอบความถกตองของการสงประกาศ
6.1 ตรวจสอบรายการหนวยงานทสถานศกษาจดสงประกาศไปเผยแพรขาวสารการประกวดราคาวา ครบถวนตามทระเบยบ ฯ กาหนด หรอไม โดยดจากการบนทกรายชอหนวยงานทบนทกในทะเบยนประกาศฯ ชอง “การสง / การรบมอบ” ดงน
6.1.1 สถานวทยกระจายเสยงและหรอหนงสอพมพ 6.1.2 ศนยรวมขาวประกวดราคากรมประชาสมพนธ ( สงเอกสารประกวดราคาไปดวย ) 6.1.3 อ.ส.ม.ท 6.1.4 ศนยรวมขาวประกวดราคาของจงหวด (เฉพาะโรงเรยนทตงอยในสวนภมภาคโดยใหสงเอกสาร
ประกวดราคาไปดวย) 6.1.5 สตง. (สงเอกสารประกวดราคาไปดวย) 6.1.5 บรษท หางหนสวนทเปนนตบคคลซงมอาชพรบจางกอสรางหรอ โฆษณาโดยวธอน (ถาเหน
สมควร)
- ทะเบยนประกาศฯประกวดราคา
6.2 ตรวจสอบความถกตองของวธการสงประกาศ 6.2.1 กรณจดสงใหหนวยงานโดยตรง
ตรวจสอบวาการนาสงประกาศถงหนวยงานโดยตรงนน มหลกฐานการรบซองประกาศโดย ตรวจกระทบรายการทผนาสงประกาศลงชอรบซองประกาศในทะเบยนประกาศประกวดราคากบรายการทบนทกในสมดสงหนงสอหรอใบรบหนงสอ ทผนาสงรบไปสงใหหนวยงานดงกลาวและหนวยงานนนไดรบซองประกาศประกวดราคา โดยดวามผลงลายมอชอ พรอมระบชอ นามสกล ตาแหนง และวนเวลารบซองประกาศในสมดสงหนงสอหรอใบรบหนงสอ
- ทะเบยนประกาศฯ - สมดสงหนงสอหรอใบ
รบหนงสอ - สาเนาใบนาสง ประกาศประกวด ราคาทางไปรษณย ดวนพเศษ (EMS)
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 32
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 6.2.2 กรณจดสงทางไปรษณย
ตรวจสอบวาการสงประกาศทางไปรษณย มการนาสงทางไปรษณยดวนพเศษ (EMS) โดย ตรวจสอบรายการหนวยงานทนาสงประกาศในสาเนาใบนาสงประกาศประกวดราคาทางไปรษณยดวนพเศษ (EMS) โดยชาระคาฝากสงเปนรายเดอน (ตามแบบทมต ครม. กาหนด) กระทบกบรายการหนวยงานทผนาสงลงชอรบในทะเบยนประกาศประกวดราคา และใหตรวจดวาสาเนาใบนาสงประกาศ ฯ ดงกลาวนน ผนาสงประกาศกบพนกงานรบฝากไปรษณยไดลงลายมอชอโดยระบชอ นามสกลและวนเวลาในการรบสงซองประกาศไวเปนหลกฐาน (มตราประจาวนทพนกงานรบฝากของการสอสารประทบไวดวย )
โดยชาระคาฝากสง เปนรายเดอน
6.3 ตรวจสอบวาระยะเวลาการสงประกาศไดกระทากอนการขายหรอใหเอกสารประกวดราคาไมนอยกวา 7 วนทาการ โดยตรวจสอบจากวนทพนกงานรบฝาก ของการสอสารฯ บนทกรบในใบนาสงประกาศประกวดราคาทางไปรษณย กบวนขายหรอใหเอกสารประกวดราคาทบนทกในทะเบยนประกาศประกวดราคา
- ใบนาสงประกาศประกวดราคาทางไปรษณยฯ
- ทะเบยนประกาศฯ 7 ตรวจสอบความถกตองในการปฏบตหนาทของคณะกรรมการรบและเปดซองประกวดราคาวาเปนไปตาม
ขอกาหนดและขนตอนตามระเบยบขอ 49 และ “หลกเกณฑการรบและเปดซองประกวดราคาเพอตรวจสอบผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน” ดงน 7.1 ตรวจสอบวาคณะกรรมการรบและเปดซองดาเนนการรบซองตามกาหนดเวลาและสถานทในประกาศ โดยดจากบนทกของคณะกรรมการฯ ซงตองระบวนเวลาและและสถานท รบซอง
7.2 ตรวจสอบวาคณะกรรมการไดมการจดทาทะเบยนรบซอง และลงชอกากบซองกบบนทกไวทหนา ซองวาเปนของผใด 7.3 ตรวจสอบวาคณะกรรมการฯไดมการตรวจสอบหลกประกนซองรวมกบเจาหนาทการเงน โดยกรณ หลกประกนซองเปนหนงสอคาประกนไดมการสงสาเนาหนงสอคาประกนใหหนวยงานผออกหนงสอคาประกน
- บนทกของคณะกรรมการรบและเปดซองประกวดราคา
- บนทกสงมอบหลกฐานสวนท 1
- บนทกรายงานการดาเนนงาน
- ทะเบยนรบซองประกวดราคา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 33
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล หรอไม (ดจากบนทกรายงานของคณะกรรมการรบและเปดซอง)
7.4 ตรวจสอบวาคณะกรรมการฯ ไดมการตรวจนบเอกสารตามบญชรายการเอกสารของผเสนอราคา (ดจากบนทกรายงานของคณะกรรมการรบและเปดซอง)
7.5 ตรวจสอบวาคณะกรรมการไดมการดาเนนการเปดซองตามวนเวลาและสถานททกาหนดในประกาศ ประกวดราคา โดยเปดเฉพาะซองใบเสนอราคาของรายทผานการคดเลอกไมเปนผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกนตามรายชอในประกาศของคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา และไดมการสงมอบใบเสนอราคาและเอกสารทงหมดพรอมดวยบนทกรายงานการดาเนนงานใหคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคาในวนเดยวกน โดยตรวจสอบจากประกาศประกวดราคา ประกาศรายชอผเสนอราคาทมสทธไดรบการคดเลอกของคณะกรรรมการพจารณาผลการประกวดราคาและบนทกรายงานของคณะกรรมการรบและเปดซอง
7.6 ตรวจสอบวาคณะกรรรมการทกคนลงลายมอชอกากบไวในใบเสนอราคาและเอกสารประกอบ ใบเสนอราคาทกแผน
- ซองเอกสารการประกวดราคา
- สาเนาใบรบหลกประกนซอง
- สาเนาหนงสอสงสาเนา หลกประกนใหหนวย
งานผออกหนงสอคา ประกน
8. ตรวจสอบความถกตองในการปฏบตหนาทของคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคาวา เปนไปตาม ขอกาหนดและขนตอนในระเบยบฯ ขอ 50 และหลกเกณฑการรบและเปดซองประกวดราคาเพอตรวจสอบคณสมบตของผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกนดงน
8.1 ตรวจสอบการมผลประโยชนรวมกนของผเสนอราคาโดยดจากบนทกผลการตรวจสอบของ คณะกรรมการฯ กบเอกสารสวนท 1 และประกาศรายชอผผานการคดเลอกซงมสทธไดรบการพจารณาในขนตอไป กรณทมผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกนไดมการแจงใหผเสนอราคารายนนทราบ
8.2 ตรวจการตรวจสอบคณสมบตอนของผเสนอราคา โดยดจากบนทกของคณะกรรมการฯ กบเอกสาร ประกอบการเสนอราคา เอกสารสวนท 1 และสวนท 2 วาเปนไปตามเงอนไขทกาหนดในเอกสารประกวดราคาหรอไม
- บนทกรายงานผลการตรวจสอบของคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา
- เอกสารประกวดราคาจาง
- เอกสารตามบญช เอกสารสวนท 1-2
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 34
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 8.3 ตรวจสอบวาคณะกรรมการฯ ไดมการคดเลอกพสดโดยพจารณาคณภาพ / คณสมบตของพสดทเปนประโยชน
ตอทางราชการหรอไม อยางไร โดยดจากบนทกของคณะกรรมการเปดซอง หากจาเปนอาจสอบถามเพมเตมจากคณะกรรมการฯ 8.4 ตรวจสอบวากรรมการทกคนลงชอกากบในใบเสนอราคาและเอกสารประกอบการเสนอราคาทกแผน 8.5 ตรวจสอบการพจารณาราคา
8.5.1 ตรวจสอบจากบนทกของคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา วาคณะกรรมการฯ เสนอใหจางจากรายทเสนอราคาตาสดทถกตองจากจานวนผเสนอราคาทมคณสมบตถกตอง กรณเสนอใหจางจาก ผเสนอราคาทมรายเดยว ใหตรวจสอบวาผเสนอราคารายนนมคณสมบตถกตอง ในวงเงนทไดรบความเหนชอบใน รายงานขอจาง
8.5.2 ตรวจสอบวาคณะกรรมการฯ ไดมการประเมนราคาของผเสนอราคาทคดเลอกไว ซงเสนอ ราคาตามาพจารณาเปรยบเทยบกบบญชรายการกอสราง ซงแสดงปรมาณวสดและราคาของผเสนอราคากบรายการในใบประมาณราคากลางของสถานศกษา เพอตรวจสอบวาผเสนอราคาไดเสนอปรมาณวสดในแตละรายการมรายการใดบางทผดปกตมากและไมถกตองตรงตามขอเทจจรงเพอทาการปรบลดราคาและแกไขยอดรวมกอนนาเสนอผมอานาจพจารณาหรอไม
- ประกาศรายชอผเสนอ ราคาทผานการตรวจ
สอบผทมผลประโยชน รวมกน - สาเนาหนงสอแจง
ผเสนอราคาทม ผลประโยชนรวมกน (ถาม)
9. ตรวจสอบการสงจางโดยตรวจสอบการอนมตสงจางของผมอานาจ (สถานศกษา) กรณสงจางไมเปนไปตามขอเสนอของคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา ตองมเหตผลประกอบการสงการ
10. ตรวจสอบวา กรณราคาของผเสนอราคารายทสถานศกษาพจารณาเหนควรจาง มราคาแตกตางจากราคากลางตงแตรอยละ 15 ขนไป สถานศกษาไดจดทาคาชแจงสงสตง. หรอไม (มต ครม. ตามหนงสอสานกเลขาธการ คณะรฐมนตร ดวนทสด ท นร 0205/ ว 199 ลงวนท 17 ตลาคม 2544 เรอง หลกเกณฑการคานวณราคากลาง)
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 35
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 11. ตรวจสอบความถกตองของการทาสญญา
11.1 ตรวจสอบรปแบบของสญญาวาเปนไปตามท กวพ. กาหนด หรอไม 11.2 ตรวจสอบรายละเอยดทกาหนดในสญญาทเปนสาระสาคญ ไดแก รายการทจาง กาหนดเวลาแลว
เสรจ การคานวณคาปรบ วาเปนไปตามเงอนไขในเอกสารประกวดราคาจาง หรอไม 11.3 ตรวจสอบวามการนาสญญาไปสลกหลงตราสารเพอชาระอากร (แทนการปดอากรแสตมป) ทสานก
งานสรรพากรกอนทาสญญาหรอภายใน 15 วน นบแตวนถดจากวนทาสญญา 11.4 ตรวจสอบการสงสาเนาสญญาใหหนวยงาน/บคคลทเกยวของ
11.4.1 สง สตง./สตง.สวนภมภาคแลวแตกรณ 11.4.2 สงกรมสรรพากร หรอ สรรพากรจงหวดแลวแตกรณ 11.4.3 คณะกรรมการตรวจการจาง และผควบคมงาน
- สญญาจาง - หลกฐานการสงสญญา
ใหหนวยงานและบคคลทเกยวของ
12. ตรวจสอบความถกตองของการแกไขเปลยนแปลงสญญา (ถาม) โดยตรวจสอบวาเปนกรณทเขาหลกเกณฑ ตามทระเบยบกาหนดกลาวคอ
12.1 ตองเปนความจาเปนโดยไมทาใหทางราชการเสยประโยชน หรอ 12.2 เปนการแกไขเพอประโยชนแกทางราชการ
- บนทกขอตกลงแนบทายสญญา
- หนงสอขอแกไขหรอยนยอมของผรบจาง
- บนทกความเหนของคณะกรรมการตรวจการจางและหวหนาเจาหนาทพสด
- บนทกอนมตใหแกไขสญญา
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 36
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 13. ตรวจสอบการตออายสญญาหรอการขยายเวลาทาการตามสญญา (ถาม) วา เปนไปตามขอกาหนดใน
ระเบยบฯ ขอ 139 โดยเหตทจะพจารณาขยายเวลาทาการได ตองเปนเหตทเกดขนในกรณดงตอไปน 13.1 เหตเกดจากความผดหรอความบกพรองของสวนร าชการ 13.1 เหตสดวสย 13.3 เหตเกดจากพฤตการณอนหนงอนใดทคสญญาไมตองรบผดชอบตามกฎหมาย ทงนผรบจางตองแจงเหตดงกลาวภายใน 15 วนนบแตเหตนนไดสนสดลง เวนแตกรณทเปนเหตตาม 13.1
ซงหลกฐานชดแจงหรอโรงเรยนทราบดอยแลวตงแตตน
- หนงสอขอขยายเวลา/ตออายสญญาของผรบจาง
- บนทกความเหน ของคณะกรรมการ
ตรวจการจางและ หวหนาเจาหนาทพสด - บนทกอนมตของ
หวหนาสถานศกษาให ตออายสญญาและ หลกฐานทเกยวของ - เอกสารแนบทายสญญา
ทเปนขอตกลงในการตออายสญญา
14 ตรวจสอบการปฏบตงานของผควบคมงาน 14.1 ตรวจวาผควบคมงานไดมการจดบนทกสภาพการปฏบตงานของผรบจาง (ระบรายละเอยดขนตอน
การปฏบตงานและวสดทใชดวย) และเหตการณแวดลอมเปนรายวน พรอมทงผลการปฏบตงานหรอการหยดงานและสาเหตทมการหยดงาน
14.2 ตรวจวาผควบคมงานไดมการสงรายงานผลการปฏบตงานของผรบจางตาม 14.1 ใหผเกยวของดงน
- บนทกการปฏบตงานของผควบคมงาน
- บนทกรายงานของ ผควบคมงานเสนอคณะกรรมการตรวจการจาง
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 37
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 14.2.1 คณะกรรมการตรวจการจางทกสปดาห
14.2.2 เจาหนาทพสดเมอเสรจงานแตละงวด 14.3 ตรวจวาผควบคมงานรายงานผลใหคณะกรรมการตรวจการจางทราบวาผรบจางไดปฏบตงานเปนไป
ตามสญญาหรอไม โดยรายงานตามกาหนดเวลาดงน 14.3.1 ภายใน 3 วนนบแตวนกาหนดลงมอทาการของผรบจางตามสญญา 14.3.2 ภายใน 3 วนนบแตวนกาหนดสงมอบงานแตละงวด
14.4 ตรวจดวาผควบคมงานไดเรงรดดาเนนการตรวจงานใหแลวเสรจโดยเรวทสดอยางชาไมเกน 3 วนทาการ นบจากวนถดจากวนทผควบคมงานไดรบมอบหนงสอสงงานแลว
- หลกฐานทแสดงวา ผควบคมงานไดรบ
มอบหนงสอสงงาน ของผรบจางจากงาน สารบญ
15. ตรวจสอบความถกตองของการตรวจงานจาง 15.1 ตรวจสอบรายละเอยดงานจางทตรวจรบโดยกระทบกบรายการทกาหนดในสญญากบใบตรวจการจาง
และหนงสอสงมอบงานจาง 15.2 ตรวจสงเกตการณงานทจางตามทเหนสมควร 15.3 ตรวจสอบระยะเวลาการตรวจรบของคณะกรรมการตรวจการจางวา ทาการตรวจรบลาชาหรอไม
โดยดจากวนทสถานศกษาไดรบหนงสอสงมอบงานจาง กบวนทตรวจรบในใบตรวจการจาง โดยตรวจการจางให แลวเสรจไปโดยเรวทสดและในแตละงวด (ยกเวนงวดสดทาย) จะตองไมเกน 3 วนทาการและงวดสดทายไมเกน 5 วนทาการ การนบวนดาเนนการของคณะกรรมการตรวจการจางใหเรมนบถดจากวนทผควบคมงานไดดาเนนการเสรจและรายงานใหประธานกรรมการตรวจการจางทราบ ในกรณทคณะกรรมการตรวจการจางไมสามารถดาเนนการใหแลวเสรจภายในกาหนดได ใหรายงานหวหนาสถานศกษาพรอมดวยเหตผลความจาเปน พรอมกบสาเนาแจงใหผ รบจางทราบดวย
- สญญาจาง - ใบตรวจการจาง - หนงสอสงมอบ งานจาง
คมอการตรวจสอบภายใน : แนวทางการตรวจสอบการจดซอ / จดจาง โดยวธประกวดราคา 38
ประเดน/วตถประสงค วธการตรวจสอบ แหลงขอมล 16. ตรวจสอบหลกฐานการจาย
16.1 ตรวจสอบความถกตองของการคานวณคาปรบ (ถาม) โดยดจากบนทกการขออนมตจายเงนหลกฐาน การตรวจการจาง สญญา
16.2 ตรวจสอบหลกฐานการจายวามสาระสาคญครบถวนตามทระเบยบการเกบรกษาเงนและการนาเงนสง คลง พ.ศ. 2520 กาหนดไดแก
• ชอ ทอยของผรบเงน • วน เดอน ปทรบเงน • รายการรบเงนคาอะไร • จานวนเงนทงตวเลขและตวอกษร • ลายมอชอผรบเงน
- ใบเสรจรบเงนของ ผรบจาง - บนทกการขอ
อนมตจายเงน - หลกฐานการ ตรวจรบ (การตรวจงานจาง) - สญญาจาง