СДУ_Приоритет 4_Подготовка документа во исполнение
TRANSCRIPT
Система документационного управления «Приоритет»
Продукт включен в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных
2
Создание документа во исполнение и направление его на согласование Создание исходящего или внутреннего документа Прикрепление файлов документа Формирование маршрута согласования Запуск маршрута согласования
3
Создание документа во исполнение
• Исполнитель может создать исходящий или внутренний документ во исполнение из карточки документа
4
Согласование документа
• В карточке документа нужно заполнить основные реквизиты документа и прикрепить файлы
• Содержание и адресаты документа автоматически переносятся из входящего документа
5
Согласование документа
• Для отправки документа на согласование нужно создать маршрут согласования
• Маршрут согласования можно создать вручную, указав согласующих в поле «Согласующие»
• Маршрут согласования можно создать на основе шаблона, нажав на ссылку «Выбрать шаблон»
6
Создание маршрута согласования
• При нажатии на ссылку «Выбрать шаблон» отрывается список преднастроенных шаблонов
• При выборе шаблона в карточку документа будет подставлен список согласующих с указанной в шаблоне последовательностью и сроками согласования
7
Создание маршрута согласования
• Данные маршрута, созданного по шаблону, можно откорректировать
• Можно создать последовательный, параллельный или смешанный маршрут согласования
• Можно указать для каждого согласующего вид согласования и срок согласования
8
Создание маршрута согласования
• Можно указать дополнительные параметры маршрута
• Можно ввести сопроводительный текст, который будет отображаться согласующим в задании на согласование
• Можно добавить сопроводительные файлы, которые могут помочь согласующим при принятии решения
9
Создание маршрута согласования
• Для отправки документа на согласование нужно нажать на кнопку «Запустить»
• После запуска будут автоматически создаваться задания для согласующих в соответствии с последовательностью, указанной в маршруте
10
Согласование документа
• Информация о ходе согласования будет отображаться в маршруте согласования
• При необходимости маршрут можно остановить и внести в него изменения (добавить или заменить согласующих, изменить срок согласования)
11
Согласование документа
Просмотр документов, поступивших на согласование Внесение правок в документ Добавление замечаний Прикрепление ответного файла Принятие решения по документу (согласовать /
отклонить)
12
Согласование документа
• Задание для согласующего лица автоматически попадает в преднастроенную папку «Согласование»
• В папке отображаются основные данные документа и текст задания на согласование (сопроводительный текст)
13
Согласование документа
• В левой части карточки задания отображаются данные документа и прикрепленные файлы, подлежащие согласованию
• Документ можно просмотреть, нажав на названии файла
• Для открытия файла в режиме редактирования нужно нажать на значок «карандаш» напротив файла
14
Согласование документа
В правой части карточки задания отображаются: • список согласующих и их решения, • сопроводительный текст• сопроводительные файлыЕсли в маршруте был задан срок согласования, он также будет отображаться в области задания
15
Согласование документа
• Для принятия положительного решения нужно нажать на кнопку «Согласовать»
• Если в файл были внесены правки, документ будет согласован с замечаниями
16
Согласование документа
• Для просмотра решений, принятых другими согласующими, можно просмотреть лист согласования в блоке «Согласование»
17
Согласование документа
• Согласующий может внести текстовые замечания к документу и прикрепить, при необходимости, ответный файл (например, недостающее приложение или свою версию файла)
18
Согласование документа
• Документ можно направить на согласование подчиненному сотруднику для получения дополнительных виз
• Для направления документа на подчиненное согласование нужно создать и утвердить резолюцию
19
Согласование документа
Подчиненный сотрудник, которому было делегировано согласование, может внести свои правки в файл, добавить комментарий и ответный файл
20
Согласование документа
• Правки подчиненного переносятся в родительское задание
• На основании результата делегированного согласования сотрудник, инициировавший его, может внести свое решение
21
Согласование документа
• Результаты согласования можно просмотреть также в виде дерева согласования
• В дереве отображаются основные и подчиненные согласующие
• Выделив согласующего, можно просмотреть результаты его согласования в правой части экрана
22
Корректировка документа и повторное направление документа на согласование Просмотр хода согласования Внесение правок в документ Повторное направление документа на согласование
после внесения исправлений Направление документа на регистрацию
23
Согласование документа
• Документы, по которым был завершен маршрут согласования, отображаются в преднастроенной папке «Согласование завершено» у автора документа
• Маршрут согласования завершается, если все согласующие приняли решения или документ отклонен согласующим при последовательном согласовании
24
Согласование документа
• Инициатор может ознакомиться с результатами согласования непосредственно в области маршрута
25
Согласование документа
• Более подробную информацию можно получить в листе согласования
26
Согласование документа
• Результаты согласования доступны также в дереве согласования
• По каждому решению можно просмотреть дополнительную информацию (например, комментарии о причине отклонения, исправленную версию файлов или ответный документ)
27
Согласование документа
• Автор документа может внести правки в файлы документа, удалить или добавить файлы
• При внесении изменений будет автоматически создана новая версия файлов
28
Согласование документа
• После доработки документа инициатор может повторно отправить документ по маршруту согласования
• В качестве сопроводительного файла к новому маршруту можно прикрепить, например, лист учета замечаний
29
Согласование документа
• Документ, требующий подписания в электроном виде, будет направлен руководителю автоматически
• После успешного согласования и подписания руководителем документ будет автоматически направлен на регистрацию
• Состояние документа изменится на «Регистрируется»
30
Согласование документа
• Если документ требует подписания в бумажном виде, можно распечатать лист согласования для передачи его руководителю вместе с документом
• Вид листа согласования может быть настроен по согласованию с заказчиком
31
Согласование документа
После подписания документа в бумажном виде автор документа должен: • направить регистрационную
карточку документа на регистрацию (кнопка «На регистрацию»)
• передать регистратору подписанный документ