스마트한 업무보고법

김지현oojoo@daum.net

http://oojoo.tistory.com

① 효율적 업무 지시를 위한 리더십

② 스마트한 업무 보고를 위한 팔로우십

③ 상황별 업무보고 사례

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업무 보고와 지시의 GAP

화성에서 온 "시키는 사람"과 금성에서 온 "하는 사람"

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업무 보고의 문제점

척하면 척하고 알아듣지 못한다

물어봐야만 상황을 설명한다

진척도에 대해 말하지 않는다

마감 시간을 초과해 보고한다

애매모호한 표현과 설득력이 부족하다

산출물이 기대했던 것과 다르다

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1) 스마트 리더십 스마트한 업무 지시를 통한 해결

척하면 척하고 알아듣지 못한다

충분한 배경설명이 필요하다

물어봐야만 상황을 설명한다

진척도에 대해 말하지 않는다

마감 시간을 초과해 보고한다

일의 시작 끝보다 중간 점검을 자주 한다

애매모호한 표현과 설득력이 부족하다

문서 양식과 샘플문서를 제시한다

산출물이 기대했던 것과 다르다

업무량 업무력을 판단해 일을 시켜라

업무 지시의 문제점

무조건 빨리 잘 하라고만 한다

이걸 왜 해야 하는지 설명하지 않는다

충분한 리소스와 시간을 주지 않는다

어떻게 해야 하는지 충분한 설명이 없다

업무를 시킬 때와 끝날 때만 관심을 갖는다

기껏 해갔더니 다시 하라고 한다

자세하게 읽지도 듣지도 않고 내용을 이해 못한다

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1) 스마트 리더십 스마트한 업무 보고를 통한 해결

무조건 빨리 잘 하라고만 한다

이걸 왜 해야 하는지 설명하지 않는다

로 상세하게 확인한다

충분한 리소스와 시간을 주지 않는다

어떻게 해야 하는지 충분한 설명이 없다

우선순위 조정과 질문을 생활화한다

업무를 시킬 때와 끝날 때만 관심을 갖는다

기껏 해갔더니 다시 하라고 한다

업무 진척도와 상황을 중간 보고한다

자세하게 읽지도 듣지도 않고 내용을 이해 못한다

숫자와 다이어그램을 이용한다

1) 스마트 리더십 업무 요청법

업무 목적

기대효과

관련부서

배경설명

지시 이유

동기부여

희망과 꿈

당위성

마감일

액션플랜

보고 양식

마감시간

우선순위 조정

리소스 관리

서포트와 의사결정

위기관리

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1) 스마트 리더십 직장생활에서 서로 자극을 주고 받으며 성장한다.

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1) 스마트 리더십 방관자가 아닌 참여자가 되어라.

지시와 명령이 아닌 모범과 행동의 리더십

팀장

마케팅팀장

홍보팀장

디자인팀장

영업팀장

기획팀장

보안팀장

총무팀장

개발팀장

관리자들과실행자

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1) 스마트 리더십 믿지 않으면 맡기지 말고, 맡겼으면 믿어라.

단, 관심을 가지고 코칭하고 제시하라.

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2) 스마트 팔로우십 리더 : 한 치 앞이 아닌 멀리 내다보는 혜안을 가진 사람

열심히가 아닌 똑똑하게 일하도록 독려

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1) 스마트 리더십 상사, 리더는 항상 어려운 존재이다.

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1) 스마트 리더십 합심하면 배도 산으로 옮긴다.

존경과 경외의 리더십

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2) 스마트 팔로우십 업무 보고법

마감일 보고목적 보고 대상자 양식을 확인

중간중간 업무 진척도와 상황에 대한 보고

예측되는 직면한 는 필히 보고

지시자의 입장에서 생각하고 정리

애매모호한 표현이 아닌 구체 숫자 중심 기술

모든 보고서는 로 요약

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2) 스마트 팔로우십 직장 생활에서의 성장 과정

Fact

Data

Information

Knowledge Wisdom

Insight

search

collect

organize database

analysis

synthesis

forecast

decision

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1) 스마트 리더십 내게 주어진 기회와 시간을 태우지 않도록...

小貪大失하지 않도록 멀리 봐라

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2) 스마트 팔로우십 논리적인 사고력 습득을 위한 정리의 기술

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2) 스마트 팔로우십 꾸준함의 중요성

먼저보다 중요한 것은 끝까지..

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2) 스마트 팔로우십 IT tool을 활용한 메모의 기술

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2) 스마트 팔로우십 인사이트 확보를 위한 자기계발법

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experiencesocial

communication

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2) 스마트 팔로우십 버려야 채울 수 있다.

잊을 수 있어야 스트레스가 없다.

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3) 업무보고 사례 업무 보고서의 AtoZ

취지와 목적 대상자에 맞는 보고서 작성

의 중요성

형태보다 내용 보다

에 맞는 보고서 기술

정성적 정량적 기술의 균형

서면보고와 구두보고의 구분

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보고의 목적

의사결정

토론

합의

결과공유

주간 월간 업무현황

기대효과

판단과

의견수집과 도출

공감과 결과 도출

평가와 측정

진단과 정보 취득

양식

파워포인트

마인드맵 브레인스토밍

다이어그램

워드 그래프

엑셀 표

3) 업무보고 사례 업무보고의 목적과 양식

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3) 업무보고 사례 업무 현황 보고서

업무 진척도에 대한 완성률 연계성 표기

지난주 보고 내역에 대한 추적

전체 스케줄에 대한 조망

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3) 업무보고 사례 주간 업무보고

주요 지표 매출 등에 대한 숫자 제시

각 프로젝트별 현황과 이슈

과 담당자 기술

문제점 오류 등에 대한 소개

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3) 업무보고 사례 프로젝트 제안서

다이어그램을

이용한 입체적 표현

목적을 위한 구체

방법 제시

목적 달성 시 얻게

되는 기대효과 기술

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3) 업무보고 사례 검토 요청에 대한 결과 보고

두괄식 기술

결론 서론 본론

보고서 작성 중

중간 보고와 확인

검토 요청 사항에

대한 명확한 파악과 정리

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3) 업무보고 사례 百聞不如一見

글자보다 한 장의

다이어그램이 낫다

도식화된 이미지는

표현하기 어려운 생각을

명확하게 전달

애매모호한 글과 말보다

구조적인 이미지

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3) 업무보고 사례 새로운 사업 아이템 보고서

미괄식 기술

흥미 유발

구체적 숫자

정량적 표현

핵심 사항에

형광펜 표기

한 기술

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3) 업무보고 사례 결과 보고서

숫자 중심

작성자

업데이트

최종 검토자

기술

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3) 업무보고 사례 객관적인 data와 비주얼한 표현

다양한 를

기준으로 입체적

분석

정량적 평가 외

정성적인 결과

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3) 업무보고 사례 보고서의 핵심은 반성과 보완점

결과의 성과에 대한 분석 후 문제점 진단

정확한 평가

평과 결과는 절대적 상대적 평가로 비교

프로젝트를 통해 배운점 보완점 기술

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시뮬레이션 보고서

엑셀의 함수를 이용한 분석

변수와 상수에 대한 제시

변수에 따른 결과값의

변화에 대한 설명

주관적 의견을 배제한

객관적 위주의 기술

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3) 업무보고 사례 이벤트 결과에 대한 상대적 비교 분석

기존 이벤트 결과

보고의 를

비교 분석한 평가

마케팅 평가에

대한 객관적 지표

마련

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3) 업무보고 사례 전략적 제휴를 위한 제안서

제휴에 따른 기대효과를

정량적 기준으로 분석

를 통해 제휴의 목적과

기대효과를 정리

제휴의 원칙과 기준 확립

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3) 업무보고 사례 제휴안에 대한 리포트

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3) 업무보고 사례 신규 사업 아이템 제안서

공식 보고 이전에

전체 보고서의

흐름과 윤곽 방향

요청자의 생각과

를 맞춤

전체 보고서의

스케치

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3) 업무보고 사례 내년도 사업 전략 토의

모든 보고서가 정

형화될 필요없음

보고서 양식이나

포장보다 중요한

것은 효과적인

내용 전달

동영상 음성 등을

통한 보고

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3) 업무보고 사례 사업계획서

와

기술

비전과 전략

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3) 업무보고 사례 5W, 1H에 입각한 사업계획 보고서 작성

비전

경영

전략

기획

인사

개발

마케팅

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3) 업무보고 사례 png, clipart, diagram

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3) 업무보고 사례 회의의 숨겨진 진실

다들 딴 짓, 집중의 부재, 실행의 방해, 탁상공론

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3) 업무보고 사례 우리 회의의 현실

한 참 바쁜데 무슨 회의야

회의 분위기가 싹막해서 뭔 말을 못하겠네

벌써 회의 시작 분이 지났는데 안온 사람이 있네

벌써 시간이나 흘렀는데 결론이 안나네

뭔 회의인지도 모르고 끌려 들어왔네

말하라고 해서 말하면 욕이나 얻어 먹으니 입 닥치고 있어야지

부장님만 실컷 떠들지 다들 묵묵무답이군

회의는 끝났는데 앞으로 뭘 하잔 거지

다들 딴 짓 하구 있구만

뭔 소리인지 이해가 안가네

아니 사람이 왜 이렇게 많아

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1. 회의는 하되 토론이 없다.

2. 토론은 하되 결론이 없다.

3. 결론은 있으나 실행이 없다.

S : 회의는 Simple하게 진행

M : 회의는 Make Money가 되도록

A : 회의의 결과는 Action으로 연결되도록

R : 회의는 Reallity가 있는 결론을 내도록

T : 회의는 Timing이 있게 하도록

최악의 회의

최고의 회의

3) 업무보고 사례 최악, 최고의 회의

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정보 전달과 고지

• 회사의 비전이나 전략 등에 대한 공지 • 설득과 이해, 동의를 구하는 과정

문제 해결과 의사 결정

• 협의, 합의, 토론을 통한 문제 해결 • 업무 지원이나 업무 조정

아이디어 도출

• 전략, 기획, 마케팅, 영업의 아이디어 도출 • 신상품 개발이나 업무 프로세스 개선 등

혼자가 아닌 우리의 생각을 듣고, 함께 하기 위함!

! 삼인행필유아사

!  말하지 않아도 참여하는 것은 중요!

3) 업무보고 사례 회의의 목적

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아이디어 도출

• 브레인스토밍 • 브레인라이팅 • 모비스의 바꿔바꿔회의 •  LG Philips LCD의 보상쿠폰

정보 전달

• 주입식 전달회의 •  PT와 브리핑

합의 도출

• 아모코의 개방회의 • Daum의 광장형 회의

문제해결

• 솔렉트론의 목요아침회의 • 전투식 회의 • 역할극 회의 • 밤샘회의

중재와 토론

• 캐논의 스탠딩회의 • GE의 Work-Out Town Meeting • Daum의 끝장토론(워크샵)

의사결정과 협의

• 삼성의 모래시계 회의 • HP의 커피브레이크 • GM의 크로스 미팅

3) 업무보고 사례 회의 목적에 따른 회의법

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회의 무풍시간을 지킨다. 회의는 1시간을 넘지 않는다.

참석자는 모두 필히 한마디는 한다.

회의 시작/끝 시간은 준수한다.

모든 회의는 결론과 Action PLAN으로 완

료한다.

회의 시작 시 회의 목적을 명시화한다.

회의 진행 중 회의 목적을 중간중간 고지한다.

목적에 따른 회의 방법론을 선택한다.

회의록은 반드시 공유한다.

3) 업무보고 사례 회의 운영의 팁

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◈ 회의 목적과 취지, 참석자에 대한 사전안내

◈ CC에 상급자와 의사결정자 필히 포함

◈ 장소, 시간에 대한 명확한 명시

◈ 주최자에 대한 안내

◈ 회의에 도움이 될 수 있는 자료 제공

◈ 기존 회의록, 참고 자료의 충분한 제공

◈ 한 장으로 된 참고 자료 정리!

◈ 회의 자료 인쇄본 or File 준비

◈ 회의 목적에 따른 회의도구 준비

◈ 회의를 방해하는 휴대폰, 노트북 등 제재

◈ 회의는 1주일 전 고지 하루 전 확인

◈ 한 시간 전에 메시지를 통한 공지

◈ 정해진 시간에 반드시 시작하기!

역지사지!

목적과 참석자 명시화 사전 자료의 제시

준비물 주, 일 고지

3) 업무보고 사례 회의 주최자의 할일

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Daum

화이트보드 회의

KT의

IDEA발상회의

삼성전자

브레인라이팅회의

SI회사

매일1분회의

-언제 어디서나 판서

-생각은 무조건 판서

-누구나 반드시 발언

-절대 반대,비판 금물

-발상의 도구 활용

-6-3-5 원칙

-브레인스토밍 연계

-포스트잇의 활용

-업무보고의 생활화

-1인-1분 발언

-어제/오늘의 TO DO

3) 업무보고 사례 유용한 회의 사례

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3) 업무보고 사례 회의록

회의제목과 주제

회의 목적 시간 작성자 참석자

내용

결론

코멘트 생각 주관

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