«Скан-Архив»: как заработать на тех клиентах, которым вы все уже продали»

Ведущий – Иван Тараненко, руководитель отдела комплексных

решений ГК «ГЭНДАЛЬФ».

Многие ощущают падение спроса на коробки «1С»

Начался поиск новых ниш для заработка

Нужно новое УТП, которое станет новым бизнесом и источником дохода.

Мы нашли новую нишу, просто решая задачу своей

компании:

У нас большой бумажный архив, который доставляет множество неудобств: от высокой стоимости помещений для хранения бумаги до многих часов поиска нужных документов в нем…

Если есть большой архив бумажных документов, то скорее всего:

Нет уверенности есть ли у нужный подписанный документ и где его найти

Ставит в тупик ситуация, когда контрагент требует предъявить документ, подтверждающий отгрузку, перед оплатой

При налоговой проверке оказывалось, что не все учетные документы имеются в наличии

Тратятся нервы на поиски документов и не находите их

Проблема бумажного архива

ДолгоДорогоБумажный архив

Долго

Почта КурьерКурьер

Дорого

Рассмотрим на примере затрат на подписание, хранение и поиск 100 документов…

Затраты на 100 документов в бумажном архиве (в нашей компании)

Печать 40 рублей

Логистика 1 250 рублей

Учет 130 рублей

Хранение 960 рублей

Отчетность 1 250 рублей

36 рублей

А если еще есть сеть филиалов

Тогда контроль возвращенных документов еще больше усложняется.

Мы подумали: а если бы все нужные документы были в электронном

виде в базе?

Как добиться того, чтобы все документы были в базе? Один из возможных путей – ЭДО, но:

Бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость

Даже при наличии ЭДО с некоторыми контрагентами необходимость дублировать электронные документы

бумажными остается (для налоговых проверок)

Переход на ЭДО должен быть обоюдным!

Сложности с «одноразовыми» клиентами

Огромные архивы имеющейся бумажной документации

Сложности с «одноразовыми клиентами»

компания

Постав-щик 1

Постав-щик 2

Постав-щик 3

VIP клиент

1

VIP клиент

2

VIP клиент

3

Варианты, которые были рассмотрены:

ЭДО

Abby Flexy Capture

Сторонние OCR + доработка

индивидуальная + «1С»

От всех отказались

Системы документооборота

Контроль полноты архива – нет уверенности, что есть все

документы

Доступность – архив в отрыве от 1С неудобен и дорог, требуется

дополнительное ПО

Сложность работы для бухгалтера – необходимо обучение и поддержка 2 и более программных комплексов

• Индивидуальное определение стоимости;• Высокая стоимость специалистов;• Высокая стоимость лицензий на

программы.Дорого

• Никто не даст гарантий сроков;Долго

• Требует значительных ресурсов и контроля со стороны заказчика.Сложно

Сторонние OCR + индивидуальная доработка + 1С

Собственное решение

«Скан-Архив» позволяет вести электронный архив непосредственно в «1С:Предприятие 8»

Таким образом 1С может стать центром электронного документооборота

?

Отчетность Обмен документами

Электронный архив учетных документов

Таким образом 1С может стать центром электронного документооборота

Отчетность Обмен документами

Электронный архив учетных документов

«Скан-Архив» превращает бумажный документооборот в электронный

Бумажные документы

ЭДО

Электрон-ный архив

Со «Скан-Архивом» мы получаем весь документооборот для бухгалтерав электронном виде, независимо от того, что в нем есть бумага.

Аудитория, которую может заинтересовать возможность ведения электронного архива

непосредственно в 1С

Все пользователи 1С! Т.е примерно 1, 5 млн предприятий.

10% = 150 000 предприятий

Работа с исходящими документами

1. В Скан-Архиве есть модуль «Штрихкодирование», поэтому все документы в 1С будут снабжены штрих-кодами

2. Возврат подписанного документа от клиента

3. Потоковое сканирование полученных документов

4. Программа прикрепляет к документам в 1С полученных скан-образов

Как клиенты представляют себе идеальную ситуацию

Кладовщик

Документ

Товар

Распознавание

Поставщик клиента Компания клиента

Все хотят, чтобы система работала без проверки:

Проблемы

Стоимость

Функция автораспознавания очень дорогостоящая

КонтрольПри приемке товаров и услуг требуется

ручная сверка товара с документом

Технические конфликтыМогут совпадать артикулы, задваиваться

контрагенты, распознавание редко верно на 100%

Работа с входящими документами. Правильный подход

КладовщикДокумент

Товар

Поставщик Ваша компания

Принтер штрих-кодов

Документ

Преимущества «Скан-Архива»

КонтрольВы полностью контролируете

бизнес-процесс

Простота автоматизации При помощи XML-обмена первичкой

Отсутствие технических конфликтовГарантированное отсутствие

задваивания

Как работает «Скан-Архив»?

«СКАН-АРХИВ» переводит любой бумажный документ в скан-копию и прикрепляет ее в базу «1С:Предприятия 8».

Подготовкак сканированию

Сканирование Распознавание по номеру, дате, штрих-коду

Прикрепление в 1С

Подготовка документов

Берутся входящие и исходящие

учетные документы

Расшиваются

Сканируются потоком (до 60

страниц в минуту)

Общее время подготовки + сканирования и обработки 100 документов – 7 минут.

Canon DR-C130от 23 000 рублей

Быстрое продуктивное сканированиеСкорость 30 стр./ 60 изображений в минуту в черно-белом и цветном режиме

Canon DR-M160 Производительный сканер А4 46 000 рублей

Скорость 60 стр./ 120 изображений в минуту при 200dpi в черно-белом и цветном режиме, режиме «Оттенки серого», а также при 300dpi в черно-белом режиме

Canon DR-M140 от 28 000 рублей

Скорость 40 стр./ 80 изображений в минуту в черно-белом и цветном режиме, режиме «Оттенки серого», а также при 300dpi в черно-белом режиме

Распознавание по номеру или штрих-коду

Сравнение Скан-Архива с другими программами

ХарактеристикаСкан-Архив

Стандарт

Скан-Архив ПРОФ

1С:Документооборот

ПРОФ

1С:Документооборот

(КОРП, ГУ)

ABBYY FlexiCapture

Сканирование и привязка

вручную

Штрихкодир. док-тов в

учётной системе

Ведение архива документов

Автоматическое штрихкодирование документов при печати

?

Потоковое сканирование

Идентификация скан-образов по штрих-коду ?

Идентификация скан-образов по ключевым реквизитам

Потоковая идентификация скан-образов по штрих-коду ?

Автоматическая проверка корректности заполнения документов (проверка печатей и т.п.)

ХарактеристикаСкан-Архив

Стандарт

Скан-Архив ПРОФ

1С:Документооборот ПРОФ

1С:Документооборот

(КОРП, ГУ)

ABBYY FlexiCaptur

e

Сканирование и

привязка вручную

Штрихкодир. док-

тов в учётной системе

Ручная привязка скан-образов к документам учётной системы (1С:Предприятие)

Автоматическая привязка скан-образов к документам учётной системы (1С:Предприятие)

Автоматическое распознавание и внесение в базу документов от контрагентов ?

Работа с реестрами документов

Учёт возвращённых и невозвращённых док-тов

Контроль полноты архива (наличие по)

ХарактеристикаСкан-Архив

Стандарт

Скан-Архив ПРОФ

1С:Документооборот ПРОФ

1С:Документооборот

(КОРП, ГУ)

ABBYY FlexiCaptur

e

Сканирование и

привязка вручную

Штрихкодир. док-

тов в учётной системе

Отбор и экспорт скан-образов документов по заданным условиям

Интеграция в произвольную конфигурацию учётной базы (1С:Предприятие)

Стоимость для конечных покупателей (руб.)

48 000 200 000 30 000

120 000 (КОРП)

98 000 (ГУ)97 000* — —

Фиксированная стоимость (НЕ зависит от объёма документооборота) Да Да Да Да Нет — —

Сейчас 1С планирует в типовые УТ и УПП встраивать интеграцию с 1C:ДО. Но внесение сканов и печать штрихкодов всё равно выполняется по-отдельности.

ABBYY FlexiCapture извлекает информацию из скана, а внесение извлечённых данных в базу 1С необходимо реализовывать отдельно.

* При объёмах сканирования до 3000 страниц в месяц. При больших объёмах требуется версия ПРОФ, для которой стоимость определяется в результате переговоров.

Скан-Архив Альтернативы

Что получаете Вы благодаря«Скан-Архиву»:

Высокая доходность от внедренческих и консалтинговых работ

Это УТП, с которым можно зайти к новым клиентам

Продукт, который можно продавать существующим клиентам

Продукт, первый в еще не освоенной нише

Удовлетворенные клиенты: быстрое внедрение – быстрый результат

Какие специалисты нужны, чтобы начинать внедрять?

Можно использовать имеющихся специалистов

Бумажные документы скоро уйдут из оборота..

Эксперты утверждают обратное: объемы бумаги в деятельности предприятий растут с каждым годом. Кроме того, бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую значимость.

Получается, что полный переход на безбумажный документооборот если и произойдет, то еще очень не скоро.

Что приобретают клиенты благодаря«Скан-Архиву»:

Упорядоченный архив непосредственно в «1С:Предприятии 8»

Проверку полноты возвращенных документов в базе

Мгновенный поиск скана любого документа прямо из базы «1С:Предприятия 8»

Экономию времени и ресурсов

Уверенность в том, что ваш документооборот в полном порядке

Возможность вести весь документооборот в электронном виде уже сейчас (независимо от того, используют ли ваши контрагенты ЭДО)

Не требуется установки дополнительного программного обеспечения

Архив ведется непосредственно в «1С:Предприятии 8» (любые конфигурации «1С»).

Быстрая настройка

Первоначальная настройка занимает 1-2 часа

Высокая окупаемость для клиентов

Стоимость сопоставима с зарплатой помощника бухгалтера за 3 месяца.

Скан-Архив и ЭДО

- «СКАН-АРХИВ» ведет архив в электронном виде независимо от того, пользуются ли ваши контрагенты ЭДО или нет (в отличие от ЭДО).

- В случае ЭДО в организации, «СКАН-АРХИВ» обеспечивает электронный документооборот с теми контрагентами, которые не используют ЭДО.

С программой «Скан-архив» клиентам не придется:

Нанимать дополнительных сотрудников для работы с архивом

Тратить время на поиск и проверку документов

Переплачивать за аренду дорогостоящих помещений для хранения документов

Постоянно контролировать работу сотрудников

Сокращение издержек на учет

160 часов

120 000 документов

1 документ превращается из бумажного в электронный за 4,5 сек.

Скан-Архив Бумага

Сокращение издержек на учет

Печать 40 рублей

Логистика 1 250 рублей

Учет

Хранение 960 рублей

Отчетность 1 250 рублей

Затраты на 100 документов в бумажном архиве

Освобождение дорогих помещений

Налог на собственность

Печать 40 рублей

Логистика 1 250 рублей

Учет

Хранение

Отчетность 1 250 рублей

Затраты на 100 документов в бумажном архиве

Мгновенный поиск электронной копии нужного документа в 1С за

пару кликов мыши

Поиск занимает от 2-х секунд

Печать 40 рублей

Логистика 1 250 рублей

Учет

Хранение

Отчетность

Затраты на 100 документов в бумажном архиве

36 рублей12,9 рублей

Документ в электронном архиве

Введение «Скан-Архива» в работу компании клиента

Что понадобится для работы?

«1С»

«Скан-Архив»

Потоковый сканер

Стоимость для клиентов:

«Скан-Архив» Стандарт

48 000 р.

«Скан-Архив» ПРОФ

200 000 р.

Что делать с существующим бумажным архивом?

1. Оставить как есть, начать вести электронный с момента внедрения программы.

2. Оцифровать при помощи ПРОФ версии «Скан-Архива» с распознаванием по основным реквизитам.

Этапы

Сканирование имеющегося

архива

Старт выписки документов со штрих-кодом

Ведение электронного

архива

«Скан-Архив» ПРОФ

«Скан-Архив» Стандартный

Что понадобится для работы (клиентам)

«1С»

«Скан-Архив»

Потоковый сканер

Предпроектное исследование

Прибыль от проекта и предпроекта

Стоимость проекта и предпроекта составляет от 10 до 50% от стоимости продукта.

Значит, от 50 до 90% стоимости продукта будут прибылью.

Сколько у вас клиентов в базе?

Вы легко сможете посчитать дополнительную прибыль с 3 кв. текущего года.

Выгоды от использования «Электронного архива»

Быстрый потоковый ввод документов;

Быстрый поиск и копирование документов;

Контроль собираемости документов;

Экономия рабочего времени сотрудников;

Экономия на штате.

Уже прошел первый этап тестирования

Участвовали 7 компаний-партнеров;

Уже завершили внедрение 4 компании-партнера;

Участники получили бесплатно версию «Скан-Архив» Стандарт;

Отзывы о внедрении

Раньше на сканирование и распознавание документов мы тратили по 30 часов в месяц. Теперь тратим 8, спасибо вам! Существенных проблем во время внедрения не возникло, а по мелким помощь была оказана оперативно и качественно.

ООО «ВГ-Сервис»

Чем мы помогаем в продвижении:

Предоставляем рекламные материалы (листовки, баннеры, информация на сайте);предоставляем методические материалы к мероприятию и консультируем по проведению;Предоставляем демо-версию программы для презентации у клиентов.

Начался набор в следующую группу бета-тестирования!

Стать участниками новой группы можно с 20 сентября 2013 по 30 сентября 2013

Условия участия во второй группе бета-тестирования

«Скан-Архив. Стандарт» передается для тестового внедрения с ограниченным сроком работы – до 30.11.2013;Вы выбираете рекомендуемый сканер для работы (самостоятельно или у нас);Вы внедряете у себя проект и передаете нам отчет о внедрении (количество документов, конфигурация, трудности внедрения, рекомендации, обратная связь в виде анкеты и т.п.);От нас в процессе внедрения С-А у себя Вы получите оперативную помощь при возникновении вопросов.

Бонусы для второй группы бета-тестирования

• Бесплатная демо-версия для демонстраций клиентам.Всем

• скидка 55% на покупку продуктов линейки «Скан-Архив» в период работы в Тестовой Группе.

Предоставившимитоговый отчет о внедрении

• бессрочное бесплатное продление лицензии на «Скан-Архив. Стандарт».

Внедрившим и предоставившимитоговый отчет о до 30.11.2013

• бесплатная версия Скан-Архив ПРОФ.5 первых окончивших внедрение до 30.11.13

Что нужно сделать для участия в проекте:Выделение ответственного за проект

Приобретение сканера

Определение необходимых изменений в бизнес-процессах для внедрения

Внедрение штрихкодирования в документах (совместно с ГК «ГЭНДАЛЬФ»)

Данные для ГК «ГЭНДАЛЬФ» -дата начала печати документов со штрихкодом

Организация схемы нового документооборота (совместно с ГК «ГЭНДАЛЬФ»)

Выделение технического специалиста (программист)

Принятие документов обратно согласно новой технологии

Подведение итогов по работе проекта

Кто хочет присоединиться к тестовой группе?

Напишите в чат

С октября запускается маркетинговая партнерская программа

Для всех партнеров, осуществляющих закупку Скан-Архива через интернет-магазин 1c-gendalf.ru 5 - 10% в ценах конечного пользователя будут начисляется в бонус.

Накопленную сумму можно использовать для полной или частичной компенсации маркетинговых активностей, предварительно согласованных и направленных на продвижение Скан-Архива.

Эффективность работы

Современные технологии

Конкурентное преимущество

Есть вопросы или решили участвовать во второй группе бета-

тестирования?

Свяжитесь с менеджером!

Таран Екатерина

E-mail: ord@gendalf.ruТел. (863)300-1000 доб. 25-10