Роль СЭД в обеспечении юридической значимости...

4 4 сентябрясентября 2006 2006 годагода ВыставкаВыставка--конференцияконференция "Documation 2006""Documation 2006" 11

РольРоль СЭДСЭД вв обеспеченииобеспечении юридическойюридическойзначимостизначимости электронныхэлектронных документовдокументов

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International


РольРоль документовдокументов

�� ОсновнаяОсновная рольроль документовдокументов вв современномсовременномкапиталистическомкапиталистическом обществеобществе –– служитьслужитьдоказательствомдоказательством вв случаеслучае споровспоров, , судебныхсудебныхразбирательствразбирательств ии расследованийрасследований..

�� ДляДля тоготого, , чтобычтобы документыдокументы былибыли принятыприняты ккрассмотрениюрассмотрению ии обладалиобладали доказательнойдоказательной силойсилой, , ониони должныдолжны удовлетворятьудовлетворять определеннымопределеннымтребованиямтребованиям..


ДоказательнаяДоказательная силасила документовдокументов

СтатьяСтатья 67. 67. ОценкаОценка доказательствдоказательств

�� 2. 2. НикакиеНикакие доказательствадоказательства нене имеютимеют длядля судасудазаранеезаранее установленнойустановленной силысилы..

�� 3. 3. СудСуд оцениваетоценивает относимостьотносимость, , допустимостьдопустимость, , достоверностьдостоверность каждогокаждого доказательствадоказательства ввотдельностиотдельности, , аа такжетакже достаточностьдостаточность ии взаимнуювзаимнуюсвязьсвязь доказательствдоказательств вв ихих совокупностисовокупности..

ГражданскийГражданский процессуальныйпроцессуальный кодекскодекс РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации, , NN 138138--ФЗФЗ отот 1414 ноябряноября 20022002 годагода


ДоказательнаяДоказательная силасила документовдокументов

�� 5. 5. …… судсуд обязанобязан сс учетомучетом другихдругих доказательствдоказательств убедитьсяубедиться вв томтом, , чточто такиетакие документдокумент илиили иноеиное письменноеписьменное доказательстводоказательствоисходятисходят отот органаоргана, , уполномоченногоуполномоченного представлятьпредставлять данныйданный видвиддоказательствдоказательств, , подписаныподписаны лицомлицом, , имеющимимеющим правоправо скреплятьскреплятьдокументдокумент подписьюподписью, , содержатсодержат всевсе другиедругие неотъемлемыенеотъемлемыереквизитыреквизиты данногоданного видавида доказательствдоказательств..

�� 6. 6. ПриПри оценкеоценке копиикопии документадокумента илиили иногоиного письменногописьменногодоказательствадоказательства судсуд проверяетпроверяет, , нене произошлопроизошло лили приприкопированиикопировании изменениеизменение содержаниясодержания копиикопии документадокумента попосравнениюсравнению сс егоего оригиналоморигиналом, , сс помощьюпомощью какогокакого техническоготехническогоприемаприема выполненовыполнено копированиекопирование, , гарантируетгарантирует лили копированиекопированиетождественностьтождественность копиикопии документадокумента ии егоего оригиналаоригинала, , какимкакимобразомобразом сохраняласьсохранялась копиякопия документадокумента..

ГПКГПК РФРФ, , статьястатья 6767


НаНа языкеязыке современныхсовременных стандартовстандартов

этиэти требованиятребования означаютозначают сохранениесохранение

аутентичностиаутентичности ии целостностицелостности документадокумента

�� АутентичнымАутентичным считаетсясчитается документдокумент, , вв отношенииотношениикоторогокоторого можетможет бытьбыть доказанодоказано::

–– тото, , чточто онон являетсяявляется именноименно темтем, , чемчем онон претендуетпретендует бытьбыть,,

–– тото, , чточто онон былбыл создансоздан илиили посланпослан именноименно темтем лицомлицом, , котороекоторое указаноуказано вв качествекачестве егоего создателясоздателя илиили отправителяотправителя

–– тото, , чточто онон былбыл создансоздан илиили посланпослан именноименно вв тото времявремя, , котороекоторое вв нёмнём указаноуказано..

ISO 15489ISO 15489, , пп. 7.2.2.. 7.2.2.

�� ЦелостностьЦелостность документадокумента означаетозначает егоего полнотуполноту иинеизменностьнеизменность..

ISO 15489ISO 15489, , пп. 7.2.4.. 7.2.4.


ОсобенностиОсобенности представленияпредставленияэлектронныхэлектронных документовдокументоввв качествекачестве доказательствдоказательств

�� БумажныеБумажные документыдокументы –– отработанныеотработанные методыметодысозданиясоздания ии храненияхранения;;

�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы::

–– легколегко модифицируютсямодифицируются

–– легколегко копируютсякопируются, , проблемапроблема различенияразличения оригиналаоригинала ии копийкопий

–– подтверждениеподтверждение авторстваавторства ии фактафакта утвержденияутверждения((подписанияподписания, , согласованиясогласования) ) документадокумента

–– подтверждениеподтверждение фактафакта отправкиотправки, , полученияполучения ии регистрациирегистрацииприпри электроннойэлектронной пересылкепересылке

–– определениеопределение точноготочного временивремени созданиясоздания документадокумента, , вв тт..чч. . припри использованиииспользовании ЭЦПЭЦП


ЧтоЧто делатьделать??

�� ДляДля тоготого, , чтобычтобы электронныеэлектронные документыдокументы моглимогли бытьбытьпринятыприняты судомсудом, , ии чтобычтобы имим былабыла приданапридана максимальнаямаксимальнаядоказательнаядоказательная силасила, , необходимнеобходим целыйцелый комплекскомплекс мермер, , охватывающийохватывающий всевсе этапыэтапы жизненногожизненного циклацикла документадокумента..

�� ««ВажнейшимиВажнейшими элементамиэлементами припри доказательстведоказательстве тоготого, , чточтоуу васвас хорошохорошо налаженоналажено управлениеуправление электроннымиэлектроннымидокументамидокументами, , служатслужат аккуратноеаккуратное ведениеведение документациидокументацииии доказательстводоказательство целостностицелостности применяемойприменяемой практикипрактикиделопроизводстваделопроизводства»»

ВиджиВиджи ГурушантаГурушанта ((VigiVigi GurushantaGurushanta), ), председательпредседатель комитетакомитета CGSB, CGSB, КанадаКанада


СохранениеСохранение целостностицелостности ииаутентичностиаутентичности обеспечиваютобеспечивают службыслужбы::

�� СлужбаСлужба ИТИТ, , каккак правилоправило, , обеспечиваетобеспечивает хранениехранение ииоперативныйоперативный доступдоступ кк информацииинформации;;

�� СлужбаСлужба информационнойинформационной безопасностибезопасности видитвидит своюсвоюосновнуюосновную задачузадачу вв обеспеченииобеспеченииконфиденциальностиконфиденциальности тт..ее. . вв ограниченииограничении доступадоступа ккинформацииинформации;;

�� НаконецНаконец, , службуслужбу ДОУДОУ ((ии иногдаиногда –– юристовюристов) ) волнуетволнуетобеспечениеобеспечение сохранностисохранности электроннойэлектронной информацииинформации ввкачествекачестве юридическиюридически значимыхзначимых документовдокументов..


ДваДва подходаподхода кк решениюрешению проблемыпроблемы

�� ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов нана съемныхсъемныхносителяхносителях, , предпочтительнопредпочтительно –– однократнойоднократной записизаписи((CDCD,, DVDDVD ии тт..пп.). .). ВариантыВарианты::

–– ДокументыДокументы ии индексыиндексы хранятсяхранятся нана носителяхносителях однократнойоднократнойзаписизаписи

–– НаНа носителяхносителях однократнойоднократной записизаписи хранятсяхранятся толькотолькодайджестыдайджесты ((хэшихэши) ) документовдокументов

�� ОрганизацияОрганизация храненияхранения документовдокументов ««онон--лайнлайн»» ввсистемахсистемах электронногоэлектронного документооборотадокументооборота илиили ввэлектронныхэлектронных архивахархивах..


ХранениеХранение документовдокументов нана носителяхносителях

ДостоинстваДостоинства::

�� ЕслиЕсли электронныеэлектронные документыдокументы записываютсязаписываются нананосительноситель однократнойоднократной записизаписи вв моментмомент временивремени, , максимальномаксимально близкийблизкий коко временивремени ихих созданиясоздания, , ииносительноситель ««закрываетсязакрывается»», , -- тото дальнейшеедальнейшееуправлениеуправление электроннымиэлектронными документамидокументами аналогичноаналогичноуправлениюуправлению привычнымипривычными бумажнымибумажными деламиделами;;

�� НеНе требуетсятребуется переучиватьпереучивать специалистовспециалистов ДОУДОУ;;

�� НаличиеНаличие апробированныхапробированных стандартовстандартов ии методикметодикработыработы..



НедостаткиНедостатки::

�� ПроблемаПроблема оперативногооперативного доступадоступа кк документамдокументам;;

�� МетодМетод неудобеннеудобен припри большихбольших объемахобъемах документовдокументов ииприпри большомбольшом размереразмере самихсамих документовдокументов;;

�� СложноСложно проводитьпроводить обслуживаниеобслуживание, , конверсиюконверсию иимиграциюмиграцию носителейносителей;;

�� СложноСложно проводитьпроводить частичноечастичное уничтожениеуничтожениедокументовдокументов..


««ТребованияТребования кк разработкеразработке ии использованиюиспользованию

информационныхинформационных системсистем попо обеспечениюобеспечению

целостностицелостности содержащихсясодержащихся вв нихних документовдокументов»»

�� СтандартСтандартNF Z 42NF Z 42--013013,,ФранцияФранция, , опубликованопубликован20 20 декабрядекабря 2001 2001 гг..

�� ХранениеХранение ЭДЭД нананосителяхносителяходнократнойоднократной

записизаписи (WORM)(WORM)


ПроектПроект стандартастандарта ISO 18509ISO 18509

ISO/CD 18509ISO/CD 18509--1 1 ««ЭлектронноеЭлектронное архивноеархивноехранениехранение –– ТребованияТребования кк разработкеразработке иииспользованиюиспользованию системсистем обработкиобработкиинформацииинформации, , сс цельюцелью обеспеченияобеспеченияцелостностицелостности документовдокументов, , сохраняемыхсохраняемых ввэтихэтих системахсистемах. . ЧастьЧасть 1: 1: СтратегияСтратегияобеспеченияобеспечения долговременногодолговременного доступадоступа»»

ISO/ISO/WDWD 1850918509--22 ««ЭлектронноеЭлектронное архивноеархивноехранениехранение –– ТребованияТребования кк разработкеразработке иииспользованиюиспользованию системсистем обработкиобработкиинформацииинформации, , сс цельюцелью обеспеченияобеспеченияцелостностицелостности документовдокументов, , сохраняемыхсохраняемых ввэтихэтих системахсистемах. . ЧастьЧасть 2: 2: ТехническиеТехническиетребованиятребования»»


ISOISO//TRTR 15801:200415801:2004

�� ТехническийТехнический отчетотчет ИСОИСО««РаботаРабота сс электроннымиэлектроннымиобразамиобразами документовдокументов ––ИнформацияИнформация, , сохраняемаясохраняемаяэлектроннымэлектронным образомобразом ––РекомендацииРекомендации попо обеспечениюобеспечениюдовериядоверия ии надёжностинадёжности»»

�� ОпубликованОпубликован 1 1 февраляфевраля 2004 2004 годагода


ОО чемчем говорятговорят стандартыстандарты

�� ДокументированиеДокументирование, , документированиедокументирование, , документированиедокументирование ……

�� КонтрольКонтроль качествакачества, , аудитаудит

�� ОграниченныйОграниченный наборнабор допустимыхдопустимых форматовформатов

�� РегулярнаяРегулярная проверкапроверка читаемостичитаемости носителейносителей

�� КонверсияКонверсия ии миграциямиграция


ХранениеХранение документовдокументов вв СЭДСЭД

ДостоинстваДостоинства::

�� встроенныевстроенные вв СЭДСЭД средствасредства защитызащиты информацииинформации, , сборасбора метаданныхметаданных, , аудитааудита, , управленияуправления доступомдоступомпозволяютпозволяют, , -- припри условииусловии грамотногограмотного иидокументированногодокументированного использованияиспользованиясоответствующихсоответствующих системсистем, , -- доказыватьдоказыватьаутентичностьаутентичность ии целостностьцелостность хранящихсяхранящихся вв нихнихдокументовдокументов дажедаже спустяспустя длительноедлительное времявремя послепосле ихихсозданиясоздания..


КанадскийКанадский стандартстандарт CANCAN//CGSBCGSB--72.3472.34

�� КанадскийКанадский стандартстандарт CANCAN//CGSBCGSB--72.34 72.34 ««ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы каккакдокументальноедокументальное доказательстводоказательство»»("("Electronic records as documentary Electronic records as documentary evidenceevidence««), ), опубликованопубликован вв 2005 2005 гг..

�� ОдобренОдобрен канадскойканадской налоговойналоговойинспекциейинспекцией вв качествекачестве инструментаинструмента, , помогающегопомогающего обеспечитьобеспечить надёжностьнадёжность, , целостностьцелостность ии аутентичностьаутентичностьэлектронныхэлектронных документовдокументов


БританскиеБританские стандартыстандарты сериисерии BIPBIP 00080008

�� BIPBIP 00080008--1:2004 1:2004 ««ПрактикаПрактика, , обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическуюии доказательнуюдоказательную силусилуинформацииинформации, , сохраняемойсохраняемойэлектроннымэлектронным образомобразом»»

�� BIPBIP 00080008--2:2005 2:2005 ««ПрактикаПрактика, , обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическуюии доказательнуюдоказательную силусилуинформацииинформации, , передаваемойпередаваемойэлектроннымэлектронным образомобразом»»

�� BIP 0008BIP 0008--3:20053:2005 ««ПрактикаПрактика, , обеспечивающаяобеспечивающая юридическуююридическуюии доказательнуюдоказательную силусилуэлектроннойэлектронной идентификацииидентификации»»


ЦельЦель примененияприменения стандартовстандартов

�� ПовыситьПовысить надежностьнадежность сохранениясохранения информацииинформации

�� ОбеспечитьОбеспечить максимальнуюмаксимальную доказательнуюдоказательную силусилу, , которуюкоторую судсуд илиили другойдругой органорган можетможет придатьпридатьпредоставленнойпредоставленной информацииинформации

�� ОбеспечениеОбеспечение уверенностиуверенности припри проведениипроведенииэлектронныхэлектронных торговторгов

�� ДемонстрацияДемонстрация внешнимвнешним контролирующимконтролирующим органаморганам, , чточто припри веденииведении деловойделовой деятельностидеятельности организацииорганизацииуправлениеуправление информациейинформацией ии документамидокументамиосуществляетсяосуществляется нана основеоснове надежнойнадежной ии отработаннойотработаннойпрактикипрактики..


МодельМодель СМКСМК: : планируйпланируй, , действуйдействуй, , проверьпроверь, , исправьисправь

4.Исправления

и улучшения1.Планирование

3.Проверка2.Действия

Нормативные

документы,

процедуры

Работа ведется в

соответствии с

регламентирующими

документами.

Обучение персонала.

Документирование.

Выявление

недостатков, оценка

эффективности.

Аудит.


Устранение

недостатков.



НеобходимыеНеобходимые внутренниевнутренниенормативныенормативные документыдокументы

�� ПолитикаПолитика управленияуправления информациейинформацией ии документамидокументами;;

�� ПереченьПеречень документовдокументов ии информационныхинформационных ресурсовресурсов ссуказаниемуказанием сроковсроков храненияхранения;;

�� ПолитикаПолитика информационнойинформационной безопасностибезопасности;;

�� РуководстваРуководства попо процедурампроцедурам;;

�� ДокументыДокументы сс описаниемописанием системысистемы..


ЧтоЧто приходитсяприходится делатьделатьсс информациейинформацией ии документамидокументами::

�� КлассифицироватьКлассифицировать

�� СтруктурироватьСтруктурировать

�� ПроверятьПроверять

�� ОцениватьОценивать

�� ЗащищатьЗащищать

�� МониторитьМониторить

�� ИзмерятьИзмерять

�� ЭффективноЭффективно управлятьуправлять

НаиболееНаиболее эффективноэффективноэтуэту работуработу можноможнопроводитьпроводить вв СЭДСЭД илиили вв««электронныхэлектронных архивахархивах»»


ПочемуПочему??

�� ЭффективноеЭффективное управлениеуправление информациейинформацией, , каккак деловымделовымактивомактивом организацииорганизации;;

�� РаботаРабота осуществляетсяосуществляется попо единымединым правиламправилам, , выполняютсявыполняются одниодни ии тете жеже процедурыпроцедуры, , применяютсяприменяютсяодниодни ии тете жеже технологиитехнологии;;

�� ВедётсяВедётся болееболее четкийчеткий ии централизованныйцентрализованный учетучет, , качествокачество егоего менееменее зависитзависит отот исполнителяисполнителя;;

�� БолееБолее надежныенадежные хранениехранение ии защитазащита, , снижениеснижениерисковрисков утратыутраты ии несанкционированногонесанкционированного уничтоженияуничтожения..


ОсновныеОсновные стандартыстандарты требованийтребований кк СЭДСЭД

�� СШАСША -- DoDDoD 5015.2 5015.2 ПоследняяПоследняя версияверсия –– 2006 2006 годгод ((проектпроект))

�� ЕвросоюзЕвросоюз –– MoReqMoReq, , 2001 2001 НачатаНачата разработкаразработка MoReqMoReq22

�� АнглияАнглия -- PROPRO (TNA)(TNA), 2002 , 2002 СертификацияСертификация будетбудет прекращенапрекращена послепосле завершениязавершенияразработкиразработки MoReqMoReq22

�� ГерманияГермания –– DOMEADOMEA––Konzept 2.0Konzept 2.0, 2005 , 2005 ЕжегодноЕжегодно обновляетсяобновляется


СодержаниеСодержание MoReqMoReq

1.1. ВведениеВведение

2.2. ОбзорОбзор требованийтребований кк СЭДСЭД

3.3. КлассификационнаяКлассификационная схемасхема ((электроннаяэлектронная номенклатураноменклатура делдел))

4.4. СредстваСредства обеспеченияобеспечения безопасностибезопасности документовдокументов

5.5. ХранениеХранение вв течениетечение установленногоустановленного срокасрока, , передачапередача ииуничтожениеуничтожение документовдокументов

6.6. ВводВвод документовдокументов вв системусистему

7.7. ИдентификаторыИдентификаторы объектовобъектов

8.8. ПоискПоиск, , извлечениеизвлечение ии выводвывод документовдокументов

9.9. АдминистративныеАдминистративные функциифункции

10.10. ДругиеДругие функциональныефункциональные возможностивозможности

11.11. НефункциональныеНефункциональные требованиятребования

12.12. ТребованияТребования кк метаданнымметаданным

13.13. ЭталоннаяЭталонная модельмодель


ДлительноеДлительное сохранениесохранениедокументовдокументов, , подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП

�� ДляДля подтвержденияподтверждения целостностицелостности ии аутентичностиаутентичностикаждогокаждого документадокумента, , подписанногоподписанного ЭЦПЭЦП, , требуетсятребуетсясохранятьсохранять наборнабор вспомогательныхвспомогательных электронныхэлектронных иибумажныхбумажных документовдокументов

�� БезБез системсистем типатипа СЭДСЭД сделатьсделать этоэто сложносложно


ВыводыВыводы

�� СистемыСистемы электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ввнастоящеенастоящее времявремя начинаютначинают игратьиграть ключевуюключевую рольроль ввобеспеченииобеспечении долговременнойдолговременной сохранностисохранностиюридическиюридически значимыхзначимых электронныхэлектронных документовдокументов..

�� РазработкаРазработка отечественныхотечественных требованийтребований кк СЭДСЭД ввгосударственномгосударственном секторесекторе –– ответственныйответственный этапэтап нанапутипути кк юридическиюридически значимомузначимому электронномуэлектронномудокументооборотудокументообороту. .


Вопросы?


ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ

WWW.EOS.RUWWW.EOS.RUEE--mail: mail: hramhram@@eos.rueos.ru

107023 107023 гг. . МоскваМосква, , улул. . ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52 , 52

ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515

ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта: :

СлужбаСлужба маркетингамаркетинга: : [email protected]@eos.ru

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

Роль СЭД в обеспечении юридической значимости...

Business

eos

documation 2006

cgsb

worm

tna

mail