Внедрение ЭЦП в организации: с чего начинать

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 22

МестоМесто ЭЦПЭЦП вв документооборотедокументообороте

�� ЭЦПЭЦП –– одинодин изиз способовспособовгарантироватьгарантировать целостностьцелостность ииаутентичностьаутентичность ((авторствоавторство):):

–– ДалекоДалеко нене самыйсамый популярныйпопулярный вв деловомделовом миремире,,

–– РедкоРедко используемыйиспользуемый вв ««защищённыхзащищённых»» СЭДСЭД,,

–– ПолезныйПолезный припри передачепередаче информацииинформации попооткрытымоткрытым каналамканалам..

�� ЭЦПЭЦП -- обязательныйобязательный реквизитреквизит юридическиюридическизначимыхзначимых электронныхэлектронных документовдокументов ввсоответствиисоответствии сс законодательствомзаконодательством РоссииРоссии

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 33

ЧтоЧто должнодолжно включатьвключать вв себясебяобоснованиеобоснование внедрениявнедрения

�� МатериальныеМатериальные ии иныеиные выгодывыгоды, , которыекоторыеорганизацияорганизация получитполучит припри использованиииспользованииэлектронноэлектронно--цифровойцифровой подписиподписи

�� ПредложенияПредложения попо закупкезакупке необходимогонеобходимогооборудованияоборудования, , программногопрограммного обеспеченияобеспечения ииуслугуслуг удостоверяющегоудостоверяющего центрацентра

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 44

ЧтоЧто должнодолжно включатьвключать вв себясебяобоснованиеобоснование внедрениявнедрения

�� ПредложенияПредложения попо разработкеразработке необходимыхнеобходимыхвнутреннихвнутренних нормативныхнормативных документовдокументов

�� ПредложенияПредложения попо организацииорганизации обученияобученияперсоналаперсонала

�� ПланПлан--графикграфик внедрениявнедрения новыхновых технологийтехнологийии списоксписок лицлиц, , ответственныхответственных заза этуэту работуработу

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 55

ВВ чёмчём выражаетсявыражаетсяподдержкаподдержка руководстваруководства

�� УтверждениеУтверждение планаплана внедрениявнедрения, , выделениевыделениересурсовресурсов, , выпусквыпуск распорядительныхраспорядительныхдокументовдокументов

�� ПредоставлениеПредоставление руководителюруководителю группыгруппывнедрениявнедрения полномочийполномочий, , достаточныхдостаточных длядляобщенияобщения нана равныхравных сс руководителямируководителямиструктурныхструктурных подразделенийподразделений организацииорганизации

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 66

УсловиеУсловие успешногоуспешного внедрениявнедрения ––созданиесоздание ««командыкоманды»»

�� ИТИТ, ,

�� ИБИБ, ,

�� юридическаяюридическаяслужбаслужба,,

�� службаслужба ДОУДОУ..

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 77

ЗадачиЗадачи службыслужбы ДОУДОУприпри внедрениивнедрении ЭЦПЭЦП

�� РазработатьРазработать предложенияпредложения обоб упрощенииупрощенииделовыхделовых процессовпроцессов заза счетсчет использованияиспользованиятехнологиитехнологии ЭЦПЭЦП

�� ОрганизоватьОрганизовать работуработу сс документамидокументами такимтакимобразомобразом, , чтобычтобы, , попо возможностивозможности, , ненеподписыватьподписывать ЭЦПЭЦП документыдокументы длительногодлительногосрокасрока храненияхранения

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 88

ЗадачиЗадачи службыслужбы ДОУДОУприпри внедрениивнедрении ЭЦПЭЦП

�� РазработатьРазработать правилаправила архивированияархивирования иихраненияхранения::

–– ДокументовДокументов, , подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП, , включаявключаядокументыдокументы длительногодлительного срокасрока храненияхранения,,

–– другихдругих документовдокументов, , создаваемыхсоздаваемых приприиспользованиииспользовании технологиитехнологии ЭЦПЭЦП

�� СоздатьСоздать ии наладитьналадить работуработу электронногоэлектронногоархиваархива организацииорганизации

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 99

ЗадачиЗадачи службыслужбы ДОУДОУприпри внедрениивнедрении ЭЦПЭЦП

УчитыватьУчитывать припри работеработе сс ЭЦПЭЦП::

�� ЗаконодательныеЗаконодательные ии нормативныенормативныетребованиятребования,,

�� СрокиСроки исковойисковой давностидавности

�� ТребованияТребования, , вытекающиевытекающие изиз договоровдоговоров, , заключенныхзаключенных сс удостоверяющимудостоверяющим центромцентром иисс деловымиделовыми партнерамипартнерами

�� РезультатыРезультаты анализаанализа рисковрисков

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1010

СпециалистамСпециалистам ДОУДОУ необходимонеобходимо::

�� БытьБыть вв курсекурсе основныхосновных проблемпроблем, , связанныхсвязанныхсс использованиемиспользованием ЭЦПЭЦП

�� ПониматьПонимать сильныесильные ии слабыеслабые местаместа этойэтойтехнологиитехнологии

�� СформироватьСформировать политикуполитику организацииорганизации ввотношенииотношении ЭЦПЭЦП

�� ОцениватьОценивать возможностивозможности примененияпримененияальтернативныхальтернативных технологийтехнологий

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1111

НаНа чточто обратитьобратить вниманиевнимание приприразработкеразработке регламентарегламента

�� КакКак бытьбыть, , еслиесли начальствоначальство, , котороекоторое должнодолжноставитьставить электронныеэлектронные подписиподписи, , нене работаетработает ввсистемесистеме электронногоэлектронного документооборотадокументооборота??

�� УУ рядаряда руководителейруководителей можетможет бытьбыть нескольконесколькоэлектронныхэлектронных подписейподписей

�� КлючевыеКлючевые носителиносители должныдолжны хранитьсяхраниться ввнадежномнадежном местеместе, , ии руководителируководители должныдолжныпониматьпонимать своюсвою ответственностьответственность заза ихихсохранностьсохранность

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1212

НаНа чточто обратитьобратить вниманиевнимание приприразработкеразработке регламентарегламента

�� СлужбаСлужба ДОУДОУ должнадолжна знатьзнать, , ктокто изизсотрудниковсотрудников организацииорганизации ии какиекакие именноименнодокументыдокументы уполномоченуполномочен подписыватьподписывать ЭЦПЭЦП

�� ВВ результатерезультате внедрениявнедрения ЭЦПЭЦП вв организацииорганизациипоявитсяпоявится новаяновая группагруппа документовдокументов, , которыекоторыенужнонужно включитьвключить вв номенклатуруноменклатуру делдел, , установивустановив имим срокисроки храненияхранения

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1313

НаНа чточто обратитьобратить вниманиевнимание приприразработкеразработке регламентарегламента

�� ПорядокПорядок действийдействий вв случаеслучае непредвиденныхнепредвиденныхситуацийситуаций, , когдакогда станетстанет невозможноневозможноиспользоватьиспользовать ЭЦПЭЦП

–– должендолжен бытьбыть предусмотренпредусмотрен переходпереход нанарезервныйрезервный ««бумажныйбумажный»» вариантвариант работыработы

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1414

ОбучениеОбучение –– ключключкк успешномууспешному внедрениювнедрению

�� ОбучениеОбучение ии повышениеповышение квалификацииквалификациисотрудниковсотрудников, , имеющихимеющих правоправо электроннойэлектроннойподписиподписи

–– техническиетехнические вопросывопросы

–– обеспечениеобеспечение информационнойинформационнойбезопасностибезопасности

–– базовыебазовые юридическиеюридические ииделопроизводческиеделопроизводческие знаниязнания

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1515

ДелоДело ««РостелекомаРостелекома»»

ПостановлениеПостановление ФАСФАС МосковскогоМосковского ОкругаОкруга попо делуделу№№ КГКГ--АА40/853140/8531--0303--ПП отот 55 ноябряноября 20032003 годагода

�� ВВ 1999 1999 годугоду ОАООАО ""РостелекомРостелеком" " перевелоперевело нана счётсчётнекоегонекоего юридическогоюридического лицалица околооколо 1,2 1,2 миллионамиллионадолларовдолларов. . ПоПо заявлениюзаявлению компаниикомпании такойтакой платёжплатёж ненесовершалсясовершался..

�� ЭкспертизаЭкспертиза установилаустановила, , чточто нана платежномплатежномпоручениипоручении ЭЦПЭЦП корректнакорректна ии принадлежитпринадлежитзаместителюзаместителю генеральногогенерального директорадиректора РостелекомаРостелекома , , чточто имеютсяимеются платежноеплатежное поручениепоручение былобыло переданопередано сстерминалатерминала системысистемы ««клиентклиент--банкбанк»», , принадлежащегопринадлежащегоРостелекомуРостелекому

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1616

РоссийскаяРоссийская авиакомпанияавиакомпания

�� СотрудникСотрудник скопировалскопировал ЭЦПЭЦП нана дискетудискету иипопыталсяпопытался перевестиперевести деньгиденьги сс расчетногорасчетногосчётасчёта компаниикомпании, , используяиспользуя компьютеркомпьютер ввинтернетинтернет--кафекафе

�� БдительностьБдительность операционистаоперациониста банкабанка, , решившегорешившего проверитьпроверить правомерностьправомерностьплатежаплатежа, , помоглапомогла задержатьзадержать преступникапреступника

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1717

ВыводыВыводы

�� ЭЦПЭЦП –– полезноеполезное средствосредство длядля организацииорганизацииэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота, , ноно

�� АрхивноеАрхивное хранениехранение документовдокументов, , подписанныхподписанных ЭЦПЭЦП –– сложнаясложная, , додо концаконца ненерешеннаярешенная проблемапроблема

21 21 октябряоктября 20052005 ""ОсеннийОсенний документооборотдокументооборот 2005"2005" 1818

Вопросы?