Введение в управление проектами

Введение в управление проектами

Краткий вводный курс

www.optimechoice.com Введение в управление проектами © Косенко В.Н. 2012 2

Что это?


Что это?

УПРАВЛЕНИЕ

ПРОЕКТ


Управление


Элементы управления

1.Желание, цель (ребенок "хочу!") 2.Откуда - куда? (из дома на вокзал) 3.По каким улицам и почему ("пробки")? 4.Что взять с собой в дорогу (ресурсы)? 5.Когда выехать, чтобы не опоздать (старт)? 6.Сколько времени в пути (длительность)? 7.Сколько нужно проехать км. (расстояние)? 8.Бензина хватит, машина может двигаться

(ресурсы)? 9.Во сколько нужно прибыть (сроки)?



PDCA –PLAN –DO/DELEGATE –CHECK/COMMUNICATE –ACTION


PDCA


Медаль за тушение пожара


Проект?


Проект - это обязательство (задача)

предоставить РЕЗУЛЬТАТ в ограниченные: - СРОКИ - РЕСУРСЫ за которую кто-то лично ОТВЕЧАЕТ (менеджер проекта)


Традиционные проекты

• Традиционное управление проектами имеет дело с чем-то известным и определенным.

• Традиционные проекты развиваются медленно и стабильно, их планирование происходит методично.

• Целью традиционных проектов является достижение поставленного результата с максимальной эффективностью при минимизации отклонений от первоначального плана.

• Проектные команды идут к поставленному результату, следуя предопределенным процессам и правилам.


Управлять проектом значит?


Экстремальные проекты

• Имеют дело с неизвестностью. • Носят хаотичный, беспорядочный и непредсказуемый

характер • Планирование проводится случайно и в последний момент. • Существуют в динамичном окружении, которому

свойственны внезапные перемены и почти полная неопределенность.

• Требования к экстремальному проекту постоянно изменяются.

• Это комплексное, высокоскоростное, самокорректирующееся

предприятие, во время работы над которым люди взаимодействуют в поисках желаемого результата в условиях крайней неопределенности, постоянных изменений и сильного стресса.


Экстремальные проекты

• «Это планирование, отказ от планирования и перепланирование» Фрэнк Сэладис, бывший президент Нью-Йоркского отделения PMI.

• Беспорядочны. Это - реальность. o Реальность существует независимо от составленных

планов, и мы не в силах ей помешать. o И мы можем только реагировать на изменения.

• Представляют собой процесс поиска желаемого результата методом проб и ошибок.

• Проектным командам необходимо принимать срочные и немедленные решения в свете стремительно меняющихся требований и обстоятельств.

• Здесь уделяют внимание результативности, а не эффективности. Стремятся достичь желаемого результата, который может лишь отдаленно напоминать первоначальную цель.


Сделать план значит?

10 сек


Сделать план значит?

СРОК


Управлять сроками Срок - дата завершения задачи (Finish). Если есть Finish, то есть Start. Отрезок между Start и Finish называется Длительность. Формула:

Длительность = Трудозатраты / Доступность ресурса Пример: • копать яму нужно 8 часов (трудозатраты), • работник может копать яму 4 часа в день (4/8 рабочих

часов в дне = 0,5 или 50% доступности), • длительность = 8/0,5 = 16 часов или 2 рабочих дня

o 4 часа в 1-й день, + 4 часа во 2-й день • срок - ?


Управлять сроками в Outlook

Трудозатраты = 8 часов

Start = 09-00

Finish = 18-00

Длительность = 8 ч. или 1р.день

Срок = 18-00, понедельник



Срок = 18-00, вторник



Срок = 13-00, среда



"Неожиданно" объем работ увеличился на 9 часов (17 ч.) Срок = 18-00, пятница



"Неожиданно" объем работ увеличился еще на 12 часов Срок = 23-00, воскресенье


Управлять сроками в Excel


"Тайминг" в Excel


Нужно ли документировать план?


План отвечает на вопросы

•Почему - Какая проблема или ценное предложения рассмотрены проектом? Почему это спонсируется? •Что - Какие работы будут осуществляться в проекте? Каковы основные продукты / результаты? •Кто - Кто будет заниматься и каковы будут их обязанности в рамках проекта? Как они будут организованы? •Когда - Что такое график реализации проекта и когда и особенно значимые события, называемые вехами, будут выполнены?


Планировать автоматически или "на глаз"?


Насколько детально документировать план?

•Постоянство требований/ожидаемых результатов •Степень взаимопонимания •Потребность в высокой точности планирования –Длительность задачи – 1-3 дня

•Словарь ИСР •Для кого: –Спонсору и ТОП – 1-2 уровня детализации, –Руководителю проекта и исполнителям - 3-5 уровней детализации.

•Затраты на поддержание адекватности проекта реальному положению дел


Матрица ответственности


Объект управления


Матрица полномочий


Мотивация


Управления проектами в MS Project


Управлять - отслеживать динамику


Лучше день потерять, потом за пять минут долететь

«ДЕНЬ»: – настроить файл проекта в MS Project.

«5 минут»: –вносить данные в файл проекта, –получить семафор состояния проекта


"Приборная доска" проекта


"Приборная доска" портфеля проектов


Динамичное отслеживание в MS Project (+ Server)

1.Задать базовый план 2.Вводить фактические

показатели 3.Фиксировать изменения

содержания проекта


MS Project Server


Ну...


Вспомни - раз!

• ЭКСТРЕМАЛЬНЫЕ ПРОЕКТЫ: o «Это планирование, отказ от планирования и

перепланирование» Фрэнк Сэладис, бывший президент Нью-Йоркского отделения PMI.

o Беспорядочны. Это - реальность. Реальность существует независимо от составленных

планов, и мы не в силах ей помешать. И мы можем только реагировать на изменения.

o Представляют собой процесс поиска желаемого результата методом проб и ошибок.

o Проектным командам необходимо принимать срочные и немедленные решения в свете стремительно меняющихся требований и обстоятельств.


Вспомни - два (видео) Если совсем плохо

https://www.youtube.com/watch?v=Yx6ZOqbyT6I


Делай - управляй!

PDCA –PLAN –DO/DELEGATE –CHECK/COMMUNICATE –ACTION

Введение в управление проектами

Business