Эффективное использование времени руководителя

Шалаев Александр ОККК №1

Эффективное использование времени

руководителя


Александр Шалаев проект-менеджер

бизнес-тренер - высшее юридическое образование,- 10 летний опыт руководящей работы в крупной компании по продаже и оказанию услуг - созданные и проводимые тренинги и курсы: «Менеджеры времени», «Мотивация и Планирование», «Рост продаж – рост прибыли», «Тайм-менеджмент» «Жизнь отношений и отношения в жизни» и др. - принимал участие в создании и поддержании корпоративного журнала - более 50 различных публикации в корпоративном журнале и в

журнале для Клиентов

8(916)[email protected] www.facebook.com/alex.shalaev.3


Программа курса:

1.Расстановка приоритетов в планировании

Приоритеты. Матрица Эйзенхауэра

Делегирование задач и контроль их исполнения

2.Формы и методы самоконтроля процесса и результатов деятельности.

Хронометраж как способ контролировать свое время

«Поглотители времени» и борьба с ними

Навык отказа как базовый способ спасти свое время

3. Эффективное принятие решений

Использование рабочих групп для принятия решений


Средний человек озабочен тем, как бы

ему убить время,

человек же

талантливый стремится его

использовать.

А.Шопенгауэр


Расстановка приоритетов

ГЛАВНОЕ - НАЙТИ ВРЕМЯ НА ГЛАВНОЕ

А КАКИЕ БУДУТ ПОСЛЕДСТВИЯ?

МАТРИЦА И АЛФАВИТ!


Расстановка приоритетов • А – серьезные и важные дела.• Б – дела, которые вы должны

сделать. Не столь серьезны последствия, как в «А».

• В – дела, которые, не имеют абсолютно никаких последствий.

• Г – дела, которые можно поручить другим.

• Д – дела, которыми вы можете полностью пренебречь – «долой».


Матрица Эйзенхауэра


Матрица Эйзенхауэра

Колонки НЕ ВАЖНО ВАЖНО

Н Е С Р О Ч Н

О

С Р О Ч Н

О


Делегирование задачЗадание:

Сформулируйте на листе бумаги задачу, на оформление папки с кадровой документацией за прошлый год. Но учтите, что коллега, которому вы сейчас адресуете просьбу, неопытен и работает всего две недели. И данная оговорка нужна не для того, чтобы усложнить задание, а чтобы внести элемент новизны для новичка.


Делегирование задач

• Шаг 0. Выбор ситуации• Шаг 1. Обозначение общей цели• Шаг 2. Постановка самой задачи (формулировка

задания)• Шаг 3. Задание алгоритмов действия и/или

стандартов качества• Шаг 4. Адресация ресурсов• Шаг 5. Алгоритм контроля• Шаг 6. Личная мотивация сотрудника• Шаг 7. Проверка понимания


Хронометраж• учет и анализ расходов времени

•«инвентаризация» вашего времени

• понять, куда оно реально тратится


Хронометраж Любой блокнот, который удобно

носить с собой

Фиксировать в нем все, что делаете в

течение дня

Все Дела с точностью до 5—10 минут


Хронометраж

Сначала вы будете забывать про

ведение

учета Вспомнили – записали!

Если в вашей работе много мелких отвлечений,

не стоит их фиксировать

Мелкие прерывания и отвлечения вы можете отмечать

галочками на полях

Итак, вы получили портрет своего дня!


0

20

40

60

80

100

120

140

пн вт ср чет пятн

ПоглотителиПриоритеты

Хронометраж


ХронометражКакое количество (или процент) времени я трачу на

долгосрочные приоритетные проекты?

Желательно довести этот процент до 60—70%

Какое количество времени я трачу на задачи, которые в

принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?

Желательно не превышать 10% Какой процент времени я трачу на поглотители? Иногда превышает 50% Надо не более 10%!


Навык отказа

Расчистка вашей жизни от навязанных дел!

Умение говорить «нет» Делам, которые

не соответствуют вашим целям, принципам

Условия жесткие: вам нужно отказать, по

возможности не испортив отношения


Навык отказа

Военная хитрость

Логическая аргументация

Отложить / замотать

Сделать желаемое непривлекательным

Третий путь


Рабочие группы Работа группы для принятия важных решений!

Максимальные полномочия, необходимые для решения задачи

Способности группы принять решение и добиться его

исполнения

Пригласить людей, которые обладают максимальным

объемом информации

Группа должна обладать влиянием!


Рабочие группы Важно и место и атмосфера сбора группы

Работаем на равных

Высказывается всегда один в одно время

Высказываемся по очереди

Ни какие идеи первоначально не выбрасываем

Телефоны отключить

Не общаемся в парах


Рабочие группы

Все в группе участники

Роль - наблюдатель

Роль - секретарь

Роль - администратор

Важная роль - это лидер


Рабочие группы Вырвать из контекста прошлого,

привлечь внимание, пошутить

Собираем все мнения

Этап систематизации

Первое приближение

Реалити-тест о жизнеспособности решения

Важно мнение каждого


Рабочие группы Решение принято

Что? Кто? выполняет

В какие сроки?

Как конкретно будет делать?

Исполнитель четко проговаривает, как он понял

Модератор высказывается

Резюме всему собранию

Секретарь фиксирует в протоколе


Рабочие группы

Добиться понимания участниками группы

почему такое решение

Решение вырабатывается демократично и без званий

Принято - делаем

Пошло не так - работу не останавливаем

Надо - собираем группу


Александр Шалаев проект-менеджер

бизнес-тренер - высшее юридическое образование,- 10 летний опыт руководящей работы в крупной компании по продаже и оказанию услуг - созданные и проводимые тренинги и курсы: «Менеджеры времени», «Мотивация и Планирование», «Рост продаж – рост прибыли», «Тайм-менеджмент» «Жизнь отношений и отношения в жизни» и др. - принимал участие в создании и поддержании корпоративного журнала - более 50 различных публикации в корпоративном журнале и в

журнале для Клиентов

8(916)[email protected] www.facebook.com/alex.shalaev.3


Ясная цель – основа успеха

- КИДЗЭ


Ясная цель – основа успеха• Что вы хотите получить в результате!

• Наличие критериев (измерителей)

• Баланс между напряженностью

работы и достижимостью результата

Зачем с точки зрения целей более

высокого уровня необходимо выполнить

задачу

Когда необходимо выполнить и каковы

этапы проверки достижения цели


Методика ТОТЕ

ОкружениеОбеспечить оптимальные условия труда

ПоведениеОптимизировать функционал

СпособностиРазвитие недостающих знаний, умений,

навыков. Обеспечение ресурсами

Убеждения/ЦенностиВнедрение корпоративных ценностей.

Построение инд. мот.

РольИдентификация сотрудника с

желаемой ролью

СмыслПонимание сотрудником

для чего большего он работает

Что получилось

Мотивация на изменения

Что исправитьТест 1

Т

Операции, действия

О

Тест 2

Т

Результат

Е


Т.О.Т.Е. означает: Т1 (Тест) - мотивация, формулировка цели и

критерии ее достижения

(по фильтру КИДЗЭ + еще критерии); О (Операции) - конкретные шаги, операции и

действия по достижению цели

(Сначала напишите возможные действия, а затем постарайтесь

выстроить их в наиболее эффективную последовательность); Т2 (Тест процесса) - сравнение производимых

действий с критериями ее достижения

(Как вы узнаете, что движетесь в выбранном направлении? ); Е (Выход) - принятие решения о прекращении процесса реализации цели и фиксация результата. (Как вы поймете, что достигли результата?)


Менеджеры времени


Инструмент планирования


Инструмент эффективного планирования


Что почитать• Стивен Кови. Семь привычек высокоэффективных людей• Архангельский Г.А. Тайм-драйв• Николай Мрочковский, Алексей Толкачев Экстремальный тайм-менеджмент• Архангельский Г. О вреде планирования и пользе лени • Даниил Гранин Эта странная жизнь

Эффективное использование времени руководителя

Documents