Введение в Управление проектами

Введение вУправление Проектами

1

Январь, 2010

Цель семинара

•Познакомиться с основами управления проектами (УП)

•Узнать об основных компонентах управления проектами

•Сформировать единый понятийный аппарат в области управления проектами

2

Содержание семинара

3

1. Ассоциации в области УП2. Контекст управления проектами3. Участники проекта4. Жизненный цикл проекта

Ассоциации в области УП

4

•PMI – Project Management Institute (Институт Управления Проектами), США. Стандарт PMBOK

•IPMA – International Project Management Association (Международная Ассоциация Управления Проектами), Европа

•Office of Government Commerce,Великобритания. Метод PRINCE2.

•Australian Institute of Project Management (Австралийский Институт Управления Проектами)

Стандарт управления проектами

5

Стандарт PMBOK (Project Management Body of Knowledge) GUIDE 2000-2001 – самый распространенный.

…или «Свод знаний по управлению проектами»

Охватывает :•9 областей знаний•5 групп процессов•39 процессов управления проектами, включая:

•17 основных процессов•22 вспомогательных процесса

Сертификация PMP - Project Management Professional (Профессионал в области Управления Проектами)

Контекст управления проектами

6

Контекст УП

…что такое Проект?

7

Это временное предприятие для создания уникального продукта или услуги.

Предприятие – управление ресурсами для достижения целей проекта.

Временное – значит ограничено во времени, имеет дату начала и окончания.

Уникальность - в том, что такого еще не было (или происходит не часто ).

Например надо построить дом (продукт):

Или, прийти из точки А в точку ВА ВЗачем проектом надо управлять?


…зачем нужно управление проектом?

8

Причины провалов:

1.Отсутствие четких Целей и Спецификаций проекта

2.Плохое Планирование и Оценка ресурсов и рисков

3.Использование незнакомых Технологий на проекте

4.Неумение использовать Методы Управления проектами

5.Плохая координация ресурсов и действий

6.Отсутствие коммуникаций между участниками проекта

7.Отсутствие контроля над ходом проекта

8.Отсутствие контроля качества

9.Нехватка опытного персонала (особенно руководства) на проекте

10.Плохая работа участников проекта (отсутствие мотивации)


…как это часто бывает

9

Как это описал Заказчик

Как это понял лидер проекта

Как инженер это спроектировал

Как это описал дизайнер

Как это описал бизнес консультант

Как проект был документирован

Как проект был сделан За что Заказчику выставили счет

Какая поддержка проекту была оказана

Что на самом деле хотел Заказчик


…что такое Управление Проектом?

10

Это «…приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для достижения целей проекта».

Управление проектом происходит через итеративное исполнение процессов управления проектом (УП).

Что такое – Цели проекта?Что такое – Процессы Управления Проектом?


…Треугольник Проекта

11

Время

Бюджет Объем работ (качество)

Цели проекта:


…взаимосвязь групп процессов

12

Итеративное исполнение Процессов УП:

Инициация Планирование

Контроль Исполнение

Завершение


…на проект надо влиять своевременно

13

Стоимость изменений в проекте

Возможность повлиять на проект

А В


…куй железо пока горячо

14

В

Затраты проекта

Надо все тщательно планировать и вносить изменения в проект на начальных этапах, пока затраты на это минимальны и риски потерь не так велики.

А

15

Управление персоналом

Управление интеграцией

Управление масштабом

Управление закупками

Управление коммуникациями

Управление качеством

Управление сроками

Управление расходами

Управление рисками

Управление проектами


…что надо знать? Области знаний УП

Участники Проекта

16

…или Кто есть Кто на Проекте?


… типовая структура проекта

17

Спонсор проекта

Менеджер проекта

Прочие участники проекта

Проектный консультант

Команда проекта

Наблюдательный комитет


… типовая структура проекта

18


Директор проекта

Менеджер проекта 2

Менеджер проекта 1


19



… роли и ответственность

10 основных обязанностей Менеджера проекта:1.Лидерство – направлять всех участников проекта к достижению целей2.Контроль – четко отслеживать и контролировать объем работ и критерии завершения проекта3.Планирование – разработка и соблюдение плана проекта4.Исключения - управление рисками, возникающими проблемами и изменениями5.Качество – контроль над соблюдением качества и соответствия ожиданиям Заказчика6.Затраты – управление бюджетом проекта7.Команда – эффективное управление и направление действий команды проекта8.Поставщики – управление контрактами и поставщиками9.Коммуникации – управление коммуникациями проекта10.Спонсор – помогать, направлять и поддерживать Спонсора проекта

20

Директор проекта



Директор проекта – часто руководитель организации которая исполняет проект

Две причины назначения Директора проекта:

1.Наблюдать и контролировать исполнение сложного проекта:

-проведение переговоров и подписание контрактов

-подбор команды проекта и установка требования к ней

-авторизация проектных закупок

2.Управлять портфелем проектов:

когда организация реализует ряд не сильно связанных меж собой проектов , Директор проекта координирует действия Менеджеров этих проектов

21




Спонсор проекта – это фактический владелец бизнеса и самого проекта

Это ключевая фигура в организации, представляющий интересы этой организации и прилагающий собственные усилия к успеху проекта

Спонсор должен:-иметь полномочия и власть принимать решения по проекту-быть доступным для решения вопросов по проекту-быть способным расставлять приоритеты, привлекать ресурсы, утверждать требования к проекту vis-à-vis затраты-возглавлять и участвовать в заседаниях наблюдательного комитета-подписывать контракты с подрядчиками-быть готовым остановить проект если нужно-уделять достаточно времени проекту

22

Проектный консультант



Проектный Консультант, как любой другой консультант, дает советы.

- Обычно имеет опыт управления проектами и ресурсами

- Назначается на весь период проекта или на определенное время

Может привлекаться к:-Разработке бизнес плана (имея опыт и знания в специфичных индустриях)- Разработке ТЭО (имея знания инженер и/или технолог)- Анализу и управлению рисками в определенных индустриях

Оказывает поддержку Менеджеру проекта и Спонсору проекта

При этом подчиняется напрямую либо первому, либо второму

23

Третьи стороны



Это все другие участники проекта:-Подрядчики-Субподрядчики-Поставщики-Представители органов (при необходимости)-Внешние эксперты-Представители финансовых организаций-Юристы-Прочие

24




Включает в себя представителей от всех участников проектаУчаствует в регулярных заседаниях с целью мониторинга, контроля и управления ходом проекта

Повестка регулярных заседаний:-Обзор прогресса проекта vis-à-vis планы и графики-Согласование приоритетов-Контроль качества и приемка промежуточных результатов-Согласование затрат и ресурсов-Согласование изменений в проекте-Согласование действий по борьбе с рисками-Обсуждение вопросов по проекту и персоналу проекта

Наблюдательный комитет - это формальная часть организации проекта

25


… конфликты интересов

Сроки Стоимость Качество

Заказчик

Исполнитель (команда проекта)

Руководство исполнителя

Интересы сторон не совпадают и приходится искать компромиссы

Жизненный цикл Проекта

26

Проект – от идеи до ее воплощения в жизнь


…этапы проекта

27

Подготовка проекта Реализация проекта

Инициация проектаПланирование проекта Исполнение проектаЗавершение проекта

А

ВЗапуск

проекта

Контроль


…что происходит на каждом этапе

28

Инициация проекта

На этом этапе определяется:- цель проекта- требования Заказчика- описание продукта / результатов проекта- задачи проекта- ограничения и допущения по проекту- стратегический план реализации проекта- назначается Менеджер проекта-команда проекта- распределяется ответственность- готовится Устав Проекта



29


Домик

КрышаКоробкаФундамент

ПотолокПолСтены

Структура продукта (PBS): полезный инструмент при подготовке спецификаций

Элементы структуры: компоненты продуктаОписание продукта: спецификации + описания



30


Разработка Бизнес Плана Разработка ТЭО проекта- Какова суть проекта?-Что ожидается от проекта ?-Каковы требования Заказчиков ?-Потребность в инвестициях ?-Финансовые выгоды ?-Стоит ли двигаться дальше?

-Какое решение наиболее оптимально для достижения целей проекта?-Стоит ли двигаться дальше?

Часто этап Инициации проекта включает в себя следующие работы:



31


Методы оценки проектов:

- Текущая стоимость (PV) = Будущая стоимость (FV) / (1+r)n

- Чистая текущая стоимость (NPV) = PV – расходы, чем выше, тем лучше

- Внутренняя норма прибыли (IRR) – показатель, при котором поступления от проекта равны расходам по проекту, чем выше, тем лучше

- Срок окупаемости – количество периодов, необходимых для возврата инвестиций в проект, чем меньше, тем лучше

- Соотношение выгоды / расходы (BCR) – сравнивают выгоды с расходами по различным проектам, чем выше, тем лучше

- Скрытые (альтернативные) издержки – возможность, упускаемая выбором одного проекта в сравнении с другим



32


Какой проект вы выберете?

Проект А Проект В Проект СКакой проект вы выберете?

Чистая приведенная стоимость

$95 000 $50 000 $ 20 000

Внутренняя норма прибыли 12% 18% 16%

Срок окупаемости 16 месяцев 21 месяц 6 месяцев

Соотношение выгоды/затраты 2,79 1,3 1



33


Важные моменты:

-Чаще всего Заказчик сам не знает чего хочет – ему надо помочь разобраться в своих желаниях и помочь составить технического задание!

-Описание результатов проекта (продукта) должно быть достаточным для планирования!

- Допущения – источник рисков проекта!



34


Основные документы на этом этапе:

- Устав Проекта – формально авторизует проект, дает полномочия Менеджеру проекта, описывает цели и задачи проекта

- Бизнес План – финансовый документ

- ТЭО – определяет наиболее оптимальное техническое решение

К концу этапа Инициации все участники должны четко понимать следующее:1.Почему этот проект нужен2.Какая цель будет достигнута3.Как она будет достигнута4.Каковы роли и обязанности каждого участника проекта



35

Планирование проекта

«Есть ли у вас план, мистер Фикс? — Есть ли у меня план? Есть ли у меня план? Да у меня целых три плана!»

Проект без плана или с нереалистичным планом, это либо мечта, либо авантюра

Время потраченное на планирование и подготовку проекта никогда не может считаться потерянным



36


План Проекта – это конституция проекта!

Основа Плана – календарный график работ

Согласованный и утвержденный план – основа взаимодействия всех участников

Этот этап также называют этапом Определения проекта!

План утверждают все, но отвечает за его составление Менеджер проекта!



37


Содержание

Разработка плана проекта

Планирование содержания

Определение содержания

Определение работ

Последователь-ность работ

Оценка длительности

Разработкаграфика

Планирование ресурсов

Оценка стоимости

РазработкаБюджета

Планирование управления рисками


Сроки Сроки Сроки

СрокиСтоимость

Стоимость

Риск

Стоимость

Интеграция



38



Планирование содержания

Определение содержания


Эти два процесса позволяют последовательно уточнить и документировать все работы проекта – которые приведут к созданию Продукта проектаПоследовательно перечисляются все основные работы и результаты проекта:

Код Результат Описание Ответств. Стоимость Сроки Спецификации

1 Управление проектом

Собрания, отчетность, т.д.


…. …. …..

2 Фундамент …. Иванов … … ….

3 Коробка ….. Петров

3.1 Стены …. Сидоров …. …. ….

3.2 Пол ….. ….. …. …. …..

3.3 Потолок ….. ….. ….. ….. ……

4 Крыша ….. …. ….. ….. …..

Критерии



39


Структурная декомпозиция работ (WBS):

Архитектурный проект Строительство

Положитькрышу

Поставить коробку

Залитьфундамент

Положить потолок

Постелитьпол

Построитьстены

Сдача/приемкаПолучить разрешения

Построить домик

Элементы структуры: работы проектаОписание проекта: План проекта



40


Определение работ

Сроки


Сроки

Эти процессы позволяют идентифицировать и записать все операции, которые нужно выполнить чтобы достигнуть результаты определенные в WBSОперации – работы с максимальным уровнем детализации, это задачи, задания и т.п.

В результате процесса Определения работ мы имеем перечень операций с их описаниемУровень детализации такой, чтобы было понятно всем – кто и что делает

Но это еще не все…одного определения операций мало



41



Сроки Этот процесс позволяет идентифицировать и записать все взаимосвязи между операциямиНужно быть аккуратным дабы получить реалистичное расписание

Компьютерные программы облегчают жизнь при разработке расписаний:-MS Project-Primavera-прочие

Полезно вначале расписать процесс вручную – так лучше понимается логика проекта



42


Для того чтобы остановить взаимосвязи между операциями определяем зависимости между ними

Эту зависимость преобразуем в зависимость дат старта и завершения операций:

-Жесткие зависимости – присущи работам-Мягкие зависимости – определяются командой проекта-Внешние зависимости – связи между проектными и непроектными работами (получение лицензий и т.п.)


Сроки

Это когда последующая операция зависит от предшественника функционально, физически, технологически, предпочтительно, внешне и т.д.

Что такое зависимость?



43


Типы связей:1.Финиш – Старт – операция В начинается после того как закончится операция А


Сроки

2.Финиш – Финиш – операция В завершается после завершения операции А

3.Старт – Старт – операция В начинается после начала операции А4.Старт – Финиш – операция В завершается после начала операции А

А В

АВ

АВ

АВ



44


1.Финиш – Старт


Сроки

2.Финиш – Финиш

3.Старт – Старт

4.Старт – Финиш

АВ

АВ

АВ

Связи могут содержать задержки – положительные и отрицательные

А

В

Рекомендуется связывать операции а не пакеты работ!



45


Итогом этого процесса становится описание последовательности работ:Последователь-

ность работ

Сроки

Архитектурный проект

НачалоСтроительство

Укладкакрыши

Заливкафундамента

Укладка потолка

Постилкапола

Постройкастен

Сдача/приемка

Получение разрешения

Построить домик



46


Планирование ресурсов – определить, какие ресурсы и в каком количестве будут использованы на конкретных работах:

Планирование ресурсов

Стоимость

Ресурсы делятся на:-возобновляемые – люди и оборудование-невозобновляемые - материалы

-люди – никаких персон, только наименование специалиста-оборудование -материалы



47


Оценка длительности операции– исходя из информации о работе и назначенных на нее ресурсахОценка

длительности

Сроки

Расчет длительности: D= W / Uгде:D – фиксированная длительность операцииW – фиксированный объем работU – фиксированные ресурсы



48


Оценка длительности операции– с помощью метода PERT(Project Evaluation and Review Technique)Оценка


Сроки

Расчет длительности: D= (O+4*ML+P) / 6где:Duration – расчетная длительность операцииOptimistic – оптимистическая оценка длительностиMost Likely – наиболее вероятная длительностьPessimistic – пессимистическая оценка длительности

При расчете длительности всегда надо учитывать резерв на случай воздействия рисков!



49


Оценка длительности операции– с помощью метода Критического путиОценка


Сроки

А (2) C (3) F(3)

D (4)

B (2) E (4)

G (1)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A

B

C

D

E

F

G



50


Оценка длительности операции– с помощью метода Критического путиОценка


Сроки

Примечания:- Используется наиболее вероятностная оценка длительности операций-Критический путь может меняться, их может быть несколько- Резерв – время, на которое операция может быть задержана- Те работы, у которых нет резерва, находятся на критическом пути - Особое внимание должно уделяться работам на критическом пути- Сжатие длительности сначала применяется к работам критического пути



51


Разработка графика– определяются даты начала и завершения всех работ проекта, определяются этапы, под-этапы, вехи, работы и операции в каждом этапеГрафик в виде Диаграммы Ганта


Сроки



52


Разработка графика– определяются даты начала и завершения всех работ проектаГрафик в виде Сетевой Диаграммы


Сроки



53


Этот процесс итеративный - осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта!Разработка

графика

Сроки



54


При Оценке стоимости нам важна себестоимость!

Оценка стоимости

Стоимость

При исполнении проекта по контракту следует различать оценку стоимости и определения контрактной цены

Цена контракта – следствие бизнес решенияОценка стоимости – фактор влияющий на определение цены контракта

Для возобновляемых ресурсов– задается стоимость единицы времени их работыДля материалов – задается стоимость за единицу

Виды затрат:- постоянные затраты- переменные затраты- прямые- косвенные



55


Бюджет проекта – это распределенная во времени базовая стоимость проекта и его элементов, которая служит для измерения и оценки стоимостного исполнения проекта

РазработкаБюджета

Стоимость

- Рассчитывается суммированием оценок стоимостей по периодам- График распределения стоимости во времени напоминает латинскую S

Время

Бюджет проекта

Стоимость



56


План проекта – формализованный и утвержденный документ, на основании которого исполняется проект

План может быть :Базовый – утвержденный план для контроля исполнения, стабилен и меняется только после утверждения изменений в проекте Текущий – постоянно меняется по мере исполнения проекта и последовательного уточнения





57


Состав Плана проекта: -Устав Проекта (уточненный)-Описание подхода к управлению проектом-Содержание проекта-Структура работ (WBS)-Оценка стоимости, сроков, распределение ответственностей-Базовые планы по срокам, бюджету и техническим характеристикам по которым контролируется исполнение-Основные контрольные события и плановые даты-Ключевой персонал с оценкой стоимости и объемов работ-План реагирования на риски-Система управления проектом (содержанием, сроками, стоимостью)-Открытые вопросы и отложенные решения





58



Риск

Реакция на идентифицированные риски:Избегать – исключать угрозу посредством исключения причиныСнижение – снижение вероятности или последствий отрицательного риска и

повышение вероятности благоприятных возможностейПризнание – ничего не делать, активное признание может включать

разработку планов на случай непредвиденных случаев. Решение по признанию риска должно быть донесено до заинтересованных сторон

Передача – передать ответственность за риск другой стороне

Процесс планирования управления рисками включает определение того, какие риски могут повлиять на проект и документирование их характеристик

Цели

Расходы

Очень низкоеНезначительное

повышение расходов

Невысокое

< 5 %повышение

расходов

Среднее

5-10 %повышение

расходов

Высокое

10-20 %повышение

расходов

Очень высокое>20%

повышение расходов

График работ

Незначительное отклонение от графика

< 5 %отклонение от графика

5-10 %отклонение от графика

10-20 % отклонение от графика

>20% отклонение от графика

Масштаб работ

Снижение почти незаметно

Затронуты неключевые

сферы

Затронуты основные

сферы

Снижение не принимается

клиентом

Конечный результат

бесполезен

Качество Снижение почти незаметно

Затронуты только очень

высоко-качествен-ные сферы

Снижение требует

одобрения клиента

Снижение не принимается

клиентом

Конечный результат

бесполезен

Оценка влияния рисков на основные цели проекта



59



Риск Один из способов определить категорию риска – анализ вероятности наступления риска и влияния риска на проект, например, с использованием следующей матрицы:

Подготовка проекта Реализация проекта


…что дальше?

60

А

В

ЗАПУСК ПРОЕКТА

http://www.astronet.ru/db/msg/1163078/launch_fuse_big.jpg.html



61

Исполнение проекта

Как это происходит

Исполнение Плана проекта

Отчетность об исполнении

Интегрированный контроль

изменений

Результаты работ

Запрос на изменение Корректирующие

действия

Изменения Плана проекта

Отчет об исполнении


Отчеты членов РГ

Когда надо изменить Базовый план

Сбор отчетов



62


Необходимы регулярные собрания Наблюдательного комитета для обмена информацией о состоянии исполнения проекта!Вне действия Плана работ производятся:-Превентивные действия – для уменьшений влияния рисков на проект-Корректирующие действия – для уменьшения текущих отклонений от Базового плана. Это выходы процесса контроля которые замыкают обратную связь управления проектомОтчеты о прогрессе проекта (Статусе работ по проекту) – должны быть регулярными, за подготовку отвечает Менеджер проекта



63


Анализ освоенного объема

4050

75

100

150Стоимость

1 2 2,5

Сроки

ФС

ППЗ

БПЗППЗ

ОО

ПО

Пример: Работа на 2 месяца стоимостью $100. По завершению 1го месяца выполнено 40% работы и израсходовано $75.

ПО – плановый объемБПЗ – бюджет по завершениюОО – освоенный объемФС – фактическая стоимостьППЗ – прогноз стоимости по завершению

В итоге мы закончим проект дороже и позже – и то, и другое – неуспех!Менеджер готовит Отчет по отклонениям



64

Завершение проекта

Административное завершение состоит в подтверждении и документировании результатов проекта и формальной приемке продуктов проекта Заказчиком (спонсором)Оно также состоит в создании полного архива проектных материалов – все пригодится в будущем!

Действия по завершению:-Закрыть контракты- Освободить персонал- Закрыть счета в бухгалтерии- Освободить помещения и технику- Акт сдачи-приемки продукта- Дело (архив) проекта-Уроки проекта!

«…Те, кто не помнит своего прошлого, обречены повторить его!...»

Джорж Сантьяна, 1863-1952



65


Отметка

Все цели, задачи и результаты, определенные в уставе проекта, были завершены и приняты

Мероприятия по дальнейшей поддержке и эксплуатации были организованы (где применимо)

Оценка результатов работы руководителя проекта, членов команды была проведена, получены оценки других участников проекта

Персонал освобожден

Закрыты контракты

Задокументированы результаты уроков по проекту

Определены и задокументированы рекомендации по пост-проектным работам

Проектные записи сохранены в библиотеке проекта

Заполнен формуляр о закрытии проекта

Все заинтересованные стороны уведомлены о закрытии проекта

Данные проектных файлов обновлены

Послепроектный расчет бизнес-кейса проведен

Полезная практика



66


Немного полезных мыслей:-Старайтесь не попасть в ситуацию когда вам приходится быть Менеджером проекта и всем остальным, тем самым вы принимаете на себя ненужные обязательства и риски проекта- Хороший Менеджер проекта вносит свою лепту с самого начала проекта- Цели проекта должны быть записаны и измеримы в любой момент времени- Наиболее частая причина возникающих проблем – большой перерыв между завершением бизнес плана и началом этапа планирования проекта- Часто полезно иметь список того, что входит в проект, и того что не входит- Переговоры по контрактам часто в конце приводят к значительным изменениям в объем работ по проекту- Время затраченное на подписание контрактов гораздо больше чем обычно ожидается- Те, кто при переговорах по контракту занимают разные стороны баррикад, позже вынуждены идти вместе чтобы выполнить проект успешно- Жажда быстрого выполнения проекта подвергает его опасности еще до его начала- Люди не нарушают обязательств по контрактам пока им это выгодно- Убедитесь, что все условия и изменения возникшие при подписании контрактов нашли отражение в Плане проекта к концу завершения Этапа Планирования



67


Банкет по случаю завершения проекта!

68

Спасибо за внимание!

Введение в Управление проектами

Business