Особенности внедрения и развития СЭД в банках, имеющих...

Сергей Гайдамаков, директор департамента

[email protected]

Клиенты Диджитал Дизайн:

Сбербанк Уралсиб

РЖД Почта России

Банк БФА Банк Россия

… и многие другие …

1. 20 лет на рынке разработки заказного программного обеспечения

и автоматизации бизнес-процессов

2. 15 лет на рынке систем электронного документооборота

3. Более 500 проектов по автоматизации бизнес-процессов и

внедрению систем электронного документооборота

от 30 до 5000 пользователей

территориальная распределённость пользователей

документопоток от 50 до 8500 документов в день

Клиенты Диджитал Дизайн:

Сбербанк Уралсиб

РЖД Почта России

Банк БФА Банк Россия

… и многие другие …

1. 20 лет на рынке разработки заказного программного обеспечения

и автоматизации бизнес-процессов

2. 15 лет на рынке систем электронного документооборота

3. Более 500 проектов по автоматизации бизнес-процессов и

внедрению систем электронного документооборота

от 30 до 5000 пользователей

территориальная распределённость пользователей

документопоток от 50 до 8500 документов в день

За 12 лет

проблемы документооборота

не поменялись, но значительно

изменились требования к системам!

Задачи смещаются к

автоматизации

бизнес-процессов и регламентов

Предоставление услуг и продуктов

внешним потребителям

Основа для выполнения сквозных

процессов и принятия решений СЭДО

АБС

SAP ERP

Предоставление услуг и продуктов

внутренним подразделениям

Предметные процессы

Процессы документооборота

1. Подготовка

2. Согласование

3. Регистрация

4. Поручения

6. Исполнение

7. Контроль

Обеспечивающие процессы

Кадры

Зарплата

Вклады

Описание БП KPI БП

· Длительность· Количество· Предметные

показателиКредитование

Ин

тегр

аци

он

ны

й и

нте

рф

ей

с к

СЭ

ДО

Ценные бумаги

Внутренние договора

КонтролерыКонтролеры

ИсполнителиИсполнители

СекретариСекретари

РуководителиРуководители

СпециалистыСпециалисты


Предметные процессы

Процессы документооборота

1. Подготовка

2. Согласование

3. Регистрация

4. Поручения

6. Исполнение

7. Контроль

Обеспечивающие процессы

Кадры

Зарплата

Вклады

Описание БП KPI БП

· Длительность· Количество· Предметные

показателиКредитование

Ин

тегр

аци

он

ны

й и

нте

рф

ей

с к

СЭ

ДО

Ценные бумаги

Внутренние договора

КонтролерыКонтролеры

ИсполнителиИсполнители

СекретариСекретари

РуководителиРуководители



Информация, требующая

принятия решения

Поручения/распоряжения

Системаэлектронного

документооборота



Предметная система N


Предметная система 1


СЭДОдочерних организаций


Пользователи СЭДОПользователи СЭДО

Рабочее местоРуководителя


МФ

О

Пользователипредметной

системы 1


системы 1

Пользователипредметной системы N


Системыдругих организаций


10

Много систем с разным и

сложным интерфейсом

Один простой интерфейс работы с информацией

и принятия решений (согласование документов и

утверждение резолюций)

Интеграция СЭДО с

предметными и обеспечивающими

процессами позволяет построить

единое информационное

пространство Один интерфейс руководителя для:

• Утверждения приказов

• Выдачи поручений

• Согласования решений комитетов

• Согласования командировок














МФ

О


системы 1


системы 1





11














МФ

О


системы 1


системы 1





12

Межфилиальное взаимодействие:

• Исполнение поручений

• Согласование документов

• Отчеты о ходе выполнения

Особенности платформы DocsVision:

1. 3-х звенное приложение (клиент, сервер, база данных)

2. Работа клиента в контексте MS Internet Explorer

3. Автоматическая установка и обновление версий на

клиентах

4. Гибкие средства настройки решений (структура папок,

поисковые запросы, представления и т.д.)

5. Настраиваемая ролевая модель безопасности

6. Собственный WorkFlow сервер

7. Интеграция с Windows-доменом

8. Масштабируемость решения

Особенности решения СЭДО:

1. Автоматизация всех процессов документооборота, включая:

Различные виды контроля (внешний, централизованный,

самостоятельный)

Электронное согласование с ЭЦП

2. Рабочее место руководителя

3. Организация межфилиального обмена документами

4. Гибкая настройка под процессы организации

5. Автоматизация прикладных процессов (согласование договоров,

управление закупками, управление совещаниями)

6. Интеграционный программный интерфейс для взаимодействия с

предметными системами

Критерии зрелости документооборота:

1. Категории пользователей

2. Автоматизированные процессы

Уровни зрелости документооборота:

1. Единая канцелярия (регистраторы и

делопроизводители)

2. Электронное управление (секретари,

помощники, руководители)

3. Безбумажный документооборот (все

сотрудники)

4. Постоянная оптимизация (автоматизация

прикладных процессов)

Стадия 4 «Постоянная оптимизация»

Департаменты

Отделы

Секретариат

высшего руководства

Служба ДОУ

(Управление делами)

Высшее руководство организации

Стадия 3 «Безбумажный документооборот»

Стадия 2 «Электронное управление»

РуководителиСекретари/помощники

Стадия 1 «Единая канцелярия»

Секретарь

департамента

Регистраторы

Директор


Начальник отдела

Сотрудники отдела

Критерии зрелости документооборота:

1. Категории пользователей

2. Автоматизированные процессы

Уровни зрелости документооборота:

1. Единая канцелярия (регистраторы и

делопроизводители)

2. Электронное управление (секретари,

помощники, руководители)

3. Безбумажный документооборот (все

сотрудники)

4. Постоянная оптимизация (автоматизация

прикладных процессов)



Отделы



Служба ДОУ







Секретарь



Директор




Внедрение ЭДО выполняется

по уровням зрелости

1. Регистрация всех документов в одной системе;

2. Перевод документов в электронный вид (возможно только

часть, поступающих на руководство);

3. Регистрация всех поручений руководства организации;

4. Ввод в систему ЭДО информации об исполнении поручений

руководства организации;


Секретарь



1. Перевод всех документов в электронный вид;

2. Передача документов в подразделения в

электронном виде;

3. Приравнивание статуса электронного

документа и поручения в системе ЭДО

бумажному (обеспечить реагирование на

электронный документ);

4. Создание и утверждение проектов резолюций

сразу в системе ЭДО;

5. Движение в бумажном виде только оригиналов

бумажных документов;

6. Ввод в систему ЭДО информации об

исполнения поручений, выданных

руководителем подразделения;




Служба ДОУ



Секретари/помощники

Секретарь



Директор


1. Работа в системе всех сотрудников

организации, участвующих в

документообороте;

2. Электронное согласование документов;

3. Приравнивание электронной подписи

на электронном документе к

собственноручной на бумажном

документа;

4. Регламент быстрого сбора подписей на

бумажном документе после получения

электронных подписей;

5. Сбор отчетности с исполнителей о

ходе исполнения поручений через

систему ЭДО;


Отделы



Служба ДОУ





Секретарь



Директор




1. Автоматизация прикладных

процессов (управление

совещаниями, согласование

договоров и т.д.);

2. Интеграция с обеспечивающими

и предметными системами (ERP ,

CRM, АБС и т.д.) для создания

сквозных процессов;

3. Измерение KPI процессов;



Отделы



Служба ДОУ




Секретарь



Директор




Число

пользователей /

одновременно

работающих

Док-ов в

день

Поруч. в

день

Сбербанк

(Центральный аппарат)

Безбумажный ДО

7000 / 2500 8500 21000

Минэкономразвития

Электронное управление

1700 / 900 3500 8000

Минпромторг


1200 / 700 1000 2500

Росрыболовство


400 / 200 300 900

Человеческий фактор

Отрицание изменения процессов

Обучаемость сотрудников

Организационный фактор

Понимание правильной организации работы

Долгое согласование регламентов

Трудности в разделении ответственности

Технический фактор

Производительность решения при большом числе

пользователей

Простота пользовательского интерфейса системы

Человеческий фактор

Отрицание изменения процессов

Обучаемость сотрудников

Организационный фактор

Понимание правильной организации работы

Долгое согласование регламентов

Трудности в разделении ответственности

Технический фактор

Производительность решения при большом числе

пользователей

Простота пользовательского интерфейса системы

Успех = Команда + Решение

Эргономичный интерфейс и минимальный набор действий

Работа из любой точки мира, в том числе при отсутствии сети

(off-line режим)

Работа с планшетных устройств

Голосовые и рукописные поручения

Дополнительные сервисы

Основная информация

Документы Отчеты, показатели

On-line

Удаленный On-line

Руководитель

Off-line

Эргономичный интерфейс и минимальный набор действий

Работа из любой точки мира, в том числе при отсутствии сети

(off-line режим)

Работа с планшетных устройств

Голосовые и рукописные поручения

Дополнительные сервисы

Основная информация

Документы Отчеты, показатели

On-line

Удаленный On-line

Руководитель

Off-line

Вовлечение руководителя в

электронный документооборот

28

Список рабочих папок

29

Выбираем документ

30

Прокручиваем вниз

31

Прокручиваем вниз

32

Создание

поручения

33

Для продолжения ввода

поручения

34

Вводится текст, указывается срок и

признак контроля

Утверждение

поручения

35

Контроль выданных поручений

1. Предметные процессы автоматизируются

предметными системами (например, АБС) и их

много

2. Предметные системы содержат предметную

информацию (о вкладах, кредитах, ценных

бумагах и т.д.), которая является документарной

3. Документ – зафиксированная на материальном

носителе информация с реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать

4. Можем посмотреть на предметные процессы с

точки зрения документов



много









Документ-ориентированное

описание бизнес процессов



много









Документ-ориентированное

описание бизнес процессов

Интеграция с предметными

процессами позволяет достичь

максимального уровня зрелости


А3.1.1 Сбор сведений о ЗУ

Общий отдел Руководство ДВР ДЗР Филиал СЗФО Филиал УФО УПП

Процессы обработки документов с информацией о ЗУ3.1.1.1

Регистрация

входящего

документа3.1.1.2

Рассмотрение

поступающих

сведений о ЗУ

3.1.1.4

Распределение


3.1.1.3 Рассылка


Наложение резолюции при

поступлении документа на

рассмотрение

1. Документ от органов государственной

власти субъектов РФ

2. Письмо о ЗУ

3.1.1.12 Внесение

сведений о ЗУ в базу

инвентаризации

3.1.1.6 Поиск ЗУ

на выездах

Отчет о выезде

3.1.1.8

Обработка



сведений о ЗУ в

базу

инвентаризации3.1.1.10

Обработка


3.1.1.7

Проведение

совещаний с

органами власти

3.1.1.9

Осмотр ЗУ

3.1.1.11

Осмотр ЗУ

3.1.1.15

Представление на

докладе у ЗГД

результатов

проведенного

анализа сведений о

ЗУ

Протокол совещания с органами власти

3.1.1.13 Анализ и

обработка сведений

по ЗУ1. Служебная записка об инициации

вовлечения ЗУ под ЖС (процесс

3.1.3)

2. Служебная записка об инициации

вовлечения ЗУ для размещения

предприятий ПСМ (процесс 3.1.3)

3. Заявка на сбор документов по ЗУ

(процесс 3.1.6)



по ЗУ

Служебная записка на обработку сведений

по ЗУ в регионе (во исполнение

поручения)

Число протоколов совещаний с органами власти

Число ЗУ по протоколам

Число отчетов о выезде

Число ЗУ по отчетам

Время от поступления документа до

утверждения первой резолюции

Время расписания резолюции до

конечного исполнителя.

Средняя продолжительность внесения ЗУ

в базу инвентаризации:

Время от получения документа до

исполнения всех поручений по документу

Число ЗУ с инициацией под ЖС

Число ЗУ с инициацией для ПСМ

Число ЗУ на сбор документов

Письмо о ЗУ

Отчет об осмотре ЗУ Отчет об осмотре ЗУ

Средняя продолжительность внесения

ЗУ в базу инвентаризации:


исполнения всех поручений по документуСредняя продолжительность

обработки сведений о ЗУ:

Время от получения

документа до исполнения всех

поручений по документу

А3.1.1 Сбор сведений о ЗУ

Общий отдел Руководство ДВР ДЗР Филиал СЗФО Филиал УФО УПП

Процессы обработки документов с информацией о ЗУ3.1.1.1

Регистрация

входящего

документа3.1.1.2

Рассмотрение

поступающих


3.1.1.4

Распределение


3.1.1.3 Рассылка


Наложение резолюции при

поступлении документа на

рассмотрение

1. Документ от органов государственной

власти субъектов РФ

2. Письмо о ЗУ


сведений о ЗУ в базу

инвентаризации

3.1.1.6 Поиск ЗУ

на выездах

Отчет о выезде

3.1.1.8

Обработка



сведений о ЗУ в

базу

инвентаризации3.1.1.10

Обработка


3.1.1.7

Проведение

совещаний с

органами власти

3.1.1.9

Осмотр ЗУ

3.1.1.11

Осмотр ЗУ

3.1.1.15

Представление на

докладе у ЗГД

результатов

проведенного

анализа сведений о

ЗУ

Протокол совещания с органами власти



по ЗУ1. Служебная записка об инициации

вовлечения ЗУ под ЖС (процесс

3.1.3)

2. Служебная записка об инициации

вовлечения ЗУ для размещения

предприятий ПСМ (процесс 3.1.3)

3. Заявка на сбор документов по ЗУ

(процесс 3.1.6)



по ЗУ

Служебная записка на обработку сведений

по ЗУ в регионе (во исполнение

поручения)

Число протоколов совещаний с органами власти

Число ЗУ по протоколам

Число отчетов о выезде

Число ЗУ по отчетам

Время от поступления документа до

утверждения первой резолюции

Время расписания резолюции до

конечного исполнителя.

Средняя продолжительность внесения ЗУ

в базу инвентаризации:


исполнения всех поручений по документу

Число ЗУ с инициацией под ЖС

Число ЗУ с инициацией для ПСМ

Число ЗУ на сбор документов

Письмо о ЗУ

Отчет об осмотре ЗУ Отчет об осмотре ЗУ

Средняя продолжительность внесения

ЗУ в базу инвентаризации:


исполнения всех поручений по документуСредняя продолжительность

обработки сведений о ЗУ:

Время от получения

документа до исполнения всех

поручений по документу

Сложный сквозной предметный процесс

сводится:

1. к простым предметным операциям

2. к принятию решений через процессы


3. к междепартаментному взаимодействию

через процессы документооборота

Процесс (Выполнение работ)

Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase

Создание документа в

СЭОДО

Согласование документа в

СЭОДО

Создание резолюции в

СЭОДО

Выполнение поручения и

оказание услуги

Запрос на услугуЗапрос на услугу

Регистрация и передача в

СЭОДО

Оказание услугиОказание услуги

Отчет об исполнении в

СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00

15:54

Начало выполнения

Запроса

14:31

Передача Запроса

получателю

18:32

Завершениевыполнения

Запроса

Исполнитель отмечает факт

исполнения задания в СЭОДО

16 октября

2012 г. 44

Создание документа-заявки в

Сервисный департамент


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО


СЭОДО


СЭОДО





СЭОДО



СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00

15:54


Запроса

14:31



18:32


Запроса



16 октября

2012 г. 45



Руководитель создает

резолюции Исполнителю

(принятие решения)


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО


СЭОДО


СЭОДО





СЭОДО



СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00

15:54


Запроса

14:31



18:32


Запроса



16 октября

2012 г. 46






Исполнитель получает

поручение в СЭОДО и начинает

исполнение


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО


СЭОДО


СЭОДО





СЭОДО



СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00

15:54


Запроса

14:31



18:32


Запроса



16 октября

2012 г. 47






Исполнитель получает

поручение в СЭОДО и начинает

исполнение

Показатели:

1. Длительность определения

исполнителя (среднее, отклонение)

2. Длительность оказания услуги

(среднее, отклонение)

3. Число запросов на услугу

Процесс (Услуги согласования)

Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО

Отправка документа на

согласование в СЭОДО

Создание резолюций на согласуемый

документ в СЭОДО

Согласование документа и

выдача замечаний



Подписание документа в

СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00

Принятие правок в документ

13:15

ОтправкаЗапроса

15:10


Запроса

18:02

Завершение выполнения

Запроса16 октября

2012 г. 48

Департаменту требуется согласование от

Сервисного департамента (например от

Юристов)

Руководитель создает резолюцию

Исполнителю для выполнения

согласования


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО










СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00


13:15


15:10


Запроса

18:02



2012 г. 49



Юристов)




Исполнитель получает задание

и начинает исполнение


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО










СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00


13:15


15:10


Запроса

18:02



2012 г. 50



Юристов)






Исполнитель принимает решение о

согласовании и отмечает исполнение

задания


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Phase


СЭОДО










СЭОДО

10:00 19:00

11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00


13:15


15:10


Запроса

18:02



2012 г. 51



Юристов)






Исполнитель принимает решение о

согласовании и отмечает исполнение

задания

Показатели:

1. Длительность определения

исполнителя (среднее, отклонение)

2. Длительность оказания услуги

(среднее, отклонение)

3. Число запросов на услугу

4. Число циклов согласования (среднее,

отклонение)

Связи между процессами

Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Деп

арта

мен

т 3

Phase

Шаги процесса

Запрос на услугу


Предметный процесс оказания услугиПредметный процесс оказания услуги

Процесс оказания услугиПроцесс оказания услуги


Оказание услуги



16 октября

2012 г. 52

Запрос от Клиента

(Тип документа 1)


Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Деп

арта

мен

т 3

Phase










16 октября

2012 г. 53



Запрос от Департамента



Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Деп

арта

мен

т 3

Phase










16 октября

2012 г. 54




(Тип документа 2) Запрос от Департамента



Деп

арта

мен

т 1

Деп

арта

мен

т 2

Деп

арта

мен

т 3

Phase










16 октября

2012 г. 55




(Тип документа 2) Запрос от Департамента


Различные процессы инициируются

различными типами документов в СЭДО

СЭДО позволит на основе документов

создавать отчеты о показателях выполнения

процессов

1. Процессов ДО мало (подготовка, согласование,

регистрация, расписание, исполнение, контроль)

2. Вовлечены все офисные сотрудники, включая лиц,

принимающих решение

3. Просто измеряются (KPI процессов - число,

длительность процесса)

4. Внедряются поэтапно (относительно процессов и

пользователей)

5. Являются составляющими сквозных более

сложных и разнообразных процессов

(обеспечивающих и предметных)

1. Процессов ДО мало (подготовка, согласование,

регистрация, расписание, исполнение, контроль)

2. Вовлечены все офисные сотрудники, включая лиц,

принимающих решение

3. Просто измеряются (KPI процессов - число,

длительность процесса)

4. Внедряются поэтапно (относительно процессов и

пользователей)

5. Являются составляющими сквозных более

сложных и разнообразных процессов

(обеспечивающих и предметных)

Если есть сложности с

автоматизацией, то возможно не с

тех процессов её начали

Система электронного документооборота на платформе

DocsVision обеспечивает:

1. Построение единого информационного пространства

2. Простое управление всеми процессами организации (в

том числе сложными предметными процессами)

3. Измерение эффективности работы организации (KPI

процессов)

4. Соответствует требованиям завтрашнего дня

5. Позволяет достичь высшей зрелости электронного


115230, Москва

Варшавское шоссе, д.36

стр.8, подъезд 5

тел. +7 (499) 788-74-94

тел./факс +7 (499) 788-74-95

199178, Санкт-Петербург

наб.реки Смоленки, д.33

тел. +7 (812) 346-58-33

Факс +7 (812) 346-58-34

www.digdes.ru

[email protected]

Особенности внедрения и развития СЭД в банках, имеющих...

Documents