1

Организация и проведение делового мероприятий

2

Карта проектирования

специального мероприятия:

что важно сделать до «креатива»,

чтобы мероприятие было эффективным и результативным

3

Карта предварительного проектирования специального события

• Целевые группы

• Цель

• Формат

• Повод

Special Event

Как способ достижения цели

Как способ реализации повода

• Ключевое сообщение

Как способ донесения KC

В соответствии с мотивами ц.г.

Могут быть изначальным условием

Могут быть способом достижения цели

Может быть изначальным условием

Может быть способом удовлетворения целевой группы

Как наиболее релевантный для целевой группы

! Может быть изначальным условием (повестка дня)

В соответствии с целью

С учетом повода

Исходя из цели

Релевантный для целевых групп

4

1. Целевые группы специальных мероприятий

• Клиенты

• Партнеры

• Представители органов власти

• СМИ

• Лидеры мнений, эксперты, аналитики

• Сотрудники организации

• Еще?_________________________

5

2. Цели мероприятия = планируемый результат

Цели должны быть «смартными»от англ. SMART

Specific (четкие) Measurable (измеримые) Achievable (достижимые)

Result-oriented (ориентированные на результат) Time-bounded (определенные во времени)

6

Определение целей и задач и планирование результатов мероприятия

Отметить 8 марта… Встретиться с журналистами…

Провести финал конкурса «Почтальон Года»…

Инициировать 10 материалов

о деятельности компании по итогам мероприятия… Собрать 10 000 рублей для детей-сирот…

Проинформировать не менее 60 % партнеров об изменении политики организации …

ТАКОЙ ПОДХОД ПОЗВОЛЯЕТ ВАМ ЗАРАНЕЕ ЗАЛОЖИТЬ ОЦЕНКУ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕРОПРИЯТИЯ

7

Как можно формулировать цели мероприятия

• Общая формулировка цели – Smart-цель 1 (задачи)– Smart-цель 2 – …

8

Например…

• Донести до гостей мероприятия мысль о том, что новый техрегламент может привести к исчезновению настоящего пива в России – Не менее 80% пришедших журналистов должны

отписаться по проблеме с упоминанием того, что пиво XXX варится с соблюдением Закона о Чистоте пива

– Не менее из приглашенных экспертов должны высказаться против нового, «упрощенного» техрегламента

– Г-н N должен включить вопрос об обсуждении упрощенного техрегламента в повестку заксобрания…

9

3. Ключевое сообщение мероприятия

• XXX возрождает традиции с помощью инновационных технологий

• Удивительно удобный прибор для ухода за мужским телом

• XXX – мощная и стабильная компания, которую поддерживает госвласть

• Каждый принесенный сегодня подгузник изменит жизнь детей этого Дома Ребенка к лучшему!

• Ваш пример_________________________

10

Детализируйте свое ключевое сообщение

• Что должны понять и оттранслировать дальше целевые группы? Вспомогательные вопросы: – Что они должны увидеть? – Что они должны услышать? – Что они должны почувствовать? – Что они должны сказать (и кому) по поводу мероприятия? – Что они должны сделать после мероприятия?

Все это поможет в дальнейшем для формулировки темы и концепции мероприятия

11

4. Формат специальных мероприятий

• Празднования и ритуалы (наиболее широкий тип ивентов) – Национальные праздники– Ярмарки и фестивали – Спортивные мега-ивенты (напр. Олимпийские игры) – Карнавалы – Праздничные богослужения – Протокольные мероприятия и др. – Открытия– Награждения и др.

• Образовательные. Цель: формирование разделяемого знания на требуемую тему – Семинары– Новый тренд – infotainment (+ эмоции)

• Маркетинговые. Цель: продвижение– Презентации (продукта, услуги, проекта) – Road-show – BTL-акции и др.

• Интеграционные (объединение людей по общности). Цель: усиление внутригрупповых связей

– Конференции, форумы, выставки – Корпоративные мероприятия и др.

В жизни мероприятие может включать все 4 типа ивентов

12

Классификация специальных событий по типам аудиторий

Мероприятия для СМИ Мероприятия для других внешних

аудиторий Внутрикорпоративные мероприятия Смешанные мероприятия

13

Мероприятия для клиентов

• Акции (например, раздача кваса на праздновании Масленицы)

• Праздники (например, День Пивовара)• Образовательные мероприятия (семинары,

мастер-классы)• Entertainment (концерты, массовые гуляния и

др.)• Приглашения на культурные мероприятия• Экскурсии и др.• ________________ Ваши варианты

14

Мероприятия для партнеров

• Форум • Конференция • Премия, награждение • Праздники • Образовательные мероприятия (семинары, мастер-классы)• Участие в акциях для клиентов почты (например, СМИ)• Приемы • Приглашения на мероприятия для СМИ • Официальные встречи• Брифинги • Отчетные мероприятия • Благотворительные балы • Открытия• Презентации• Дискуссионные мероприятия • Деловой завтрак• _____________________ Ваш вариант

15

Мероприятия для представителей власти

• Круглые столы • Дискуссии • Специальные слушания и пленарные заседания

(Госдума, Совет Федерации, местные органы власти) • Приглашение в качестве спикеров на мероприятия

для СМИ• Презентации • Социальные отчеты (в виде event)• Конференции и выставки с участием представителей

госвласти• Приглашение политиков в качестве волонтеров на

благотворительные акции • _______________________ Ваш вариант

16

Мероприятия для сотрудников

• Праздники• Конкурсы • Образовательные мероприятия • Тим-билдинговые мероприятия • Внутренние «пресс-конференции» • Награждения • Съезды, форумы, конференции и др.• __________________Ваш вариант

17

Специальные события для СМИ

• Пресс-конференция• Пресс-ланч, пресс-завтрак, пресс-бранч• Презентация для СМИ • Пресс-тур • Образовательный семинар • Infotainment • Заседание пресс-клуба• Дискуссии, круглые столы • Онлайн-конференция • Событие-впечатление• Вовлечение в социальные акции • Соревнования • Приглашение в качестве спикеров на свои семинары для

сотрудников/потенциальных доноров и др. • Приглашение на мероприятия для других целевых аудиторий • ____________________Ваш вариант

18

Если вы приглашаете СМИ на мероприятие для других аудиторий…

• Убедитесь, что журналистам будет, о чем писать

• Запланируйте, с кем они должны поговорить, чтобы у них была тема

• Выделите тех, кто будет заниматься журналистами во время мероприятия

• Подготовьте пресс-пакет • Зарезервируйте время спикеров для

интервью и комментариев • Hospitality (накормите, подарите сувениры)

19

Специальные требования к событию для попадания на ТВ

• Формы присутствия: устное сообщение, видео, сюжет, синхрон эксперта, ссылка на источник, передача (например, о «подопечных») или даже документальный фильм!

• Условия попадания новости в эфир: – Широкомасштабность новости– Поддержка темы государством (!)– Присутствие знаменитостей/первых лиц из органов

власти – Картинка!– Условия эфира (надо знать сетку вещания выбранного

канала)

20

Повод

В основе каждого из мероприятий лежит:

• PR-повод – причина, по которой ВЫ проводите данное мероприятие

• Информационный повод – причина, по которой мероприятие будет

интересно целевым группам (в частности, СМИ)

21

Повод – пример

• PR-повод («нам надо!»): продвижение конкурса «Почтальон Года», инициирование публикаций о конкурсе в региональных СМИ

• Информационный повод («на что придет целевая аудитория»): «Владивостокский почтальон едет побеждать на финал конкурса «Почтальон года» в Москву. На пресс-завтраке можно будет познакомиться с героем дня и узнать, как ему удалось разнести 2 тонны писем и спасти жизнь двум сотрудникам милиции…»

22

Типы поводов

• Самостоятельный повод (ваше событие настолько значимое, что само по себе является поводом)

• Повод-присоединение – присоединение к поводу или событию

властных структур, спонсоров, партнеров и др.

– присоединение к актуальной на данный момент теме

23

Проверочные вопросы при разработке специального мероприятия

В чем заключается событие? Когда и где оно происходит? Кому действительно интересно или полезно узнать об этом событии? В чем уникальность события? Что я могу предпринять, чтобы событие стало уникальным? Какие грани события могут быть интересны целевой аудитории? Какие грани события могут быть интересны СМИ? Как я могу сделать информацию о событии максимально интересной? К каким последствиям, важным для рынков или групп, приведет

событие? Какие имена, факты и цифры, связанные с событием, представляют

интерес для публики? Какая форма подачи события (инструмент PR) будет оптимальной? Кого (известные организации, люди) я могу привлечь к участию в

событии для повышения к нему интереса? Каковы оптимальные сроки для реализации информационного повода?

24

Резюме

• Прежде чем вы сядете за креатив мероприятия, его нужно спроектировать с учетом: – Цели – Целевых групп – Ключевого сообщения – Формата – Повода

• Также вам необходимо определиться: – Приглашаете ли вы СМИ (если это не пресс-мерорприятие) – Нужны ли вам спонсоры

• Формат – самая зависимая переменная из всех пяти вышеперечисленных. Поэтому при выборе формата вам желательно иметь на руках пространство вариантов (пользуемся умной картой)

• Заполненная карта проектирования события – входная информация к разработке концепции мероприятия

25

С чего начинаем? Бриф мероприятия

• Целевые группы

• Цели

• Ключевое сообщение

• Формат

• Повод

• Кому… • с какой целью…• что хотим

сказать/показать... • как именно/в каком

формате… • и по какому

поводу…

=

26

Алгоритм проектирования

и проведения мероприятия

27

Управление мероприятиями

Подготовка мероприятия Стадия 0. Разработка «брифа» (карта проектирования мер-я) Стадия 1. Разработка концепции Стадия 2. Детальное планирование Стадия 3. Закупки Стадия 4. Подготовка содержания Стадия 5. Приглашение и сбор участников/гостей

Проведение мероприятия Стадия 1. Чек-ап или репетиция Стадия 2. Ход мероприятия

Действия по итогам мероприятия Стадия 1. Отработка контактов/результатов Стадия 2. Подведение итогов, оценка эффективности

28

Подготовка мероприятия

29

С чего начинаем? Бриф мероприятия

• Целевые группы

• Цели

• Ключевое сообщение

• Формат

• Повод

• Кому… • с какой целью…• что хотим

сказать/показать... • как именно/в каком

формате… • и по какому

поводу…

=

30

Стадия 1. Концепция мероприятия

• Основное сообщение. – Основное, доминирующее сообщение, вокруг которого

строится весь проект – Находит отражение в названии мероприятия

• Форма • Визуальное решение

– Оформление, стиль, атмосфера– Пространственное решение

• Дополнительные возможности раскрытия концепции– Продвижение – Сценарий – Медийные решения– Интерактив и др.

31

Концепция мерорприятия – пример

• Мероприятие: Philips. Техника Танца. Презентация бытовой техники

• Основное сообщение: Пользоваться бытовой техникой Philips также просто, как и танцевать

• Форма: мастер-класс по технике танца со звездами шоу «Танцы со звездами»

• Визуальное решение: – торты в виде бытовой техники Philips – проведение мероприятия в знаменитой танцшколе – известный балетмейстер Андрис Лиепа в виде ведущего

мероприятия • Дополнительные возможности:

– Танец с пылесосом – Приглашение «на танец» (продвижение мероприятия) – И др.

32

Контрольные заметки для разработки концепции мероприятия

• Причины, по которым мы затеяли это мероприятие. – Почему именно сейчас? – Для кого мероприятие? – Каких результатов планируете добиться? – Стиль, атмосфера-?

• Тип мероприятия, которое мы собираемся организовать– Мероприятие какого типа сработает на выбранную аудиторию? – Какие потребуются материалы?

• Учет возможных ограничений и препятствий – Каким бюджетом вы располагаете? – Какие еще ограничения есть? – Какие ресурсы имеются в Вашем распоряжении – команда (персонал),

технические средства, материалы, эксперты… – Что вы можете позволить себе?

• Креатив – Мозговой штурм либо бриф агентству-консультанту

• Площадка – Какой тип места подходит для мероприятия – Примерное количество ожидаемых гостей – Большой зал – произведет благоприятное впечатление или смутит аудиторию? – Какие особенности места требуются – сцена, кафедра, светлое помещение,

whatever. Соответствие предполагаемого помещения тональности и концепции мероприятия

33

Контрольные заметки для разработки концепции мероприятия – продолжение

• Длительность мероприятия– Какова предполагаемая продолжительность – полдня, день, два, больше, два

часа? • Спикеры и приглашенные

– Кого следует пригласить? Кого вы хотели бы обязательно видеть на мероприятии? Кто может добавить вес мероприятию?

– Is it press friendly? Стоит ли приглашать сотрудников? Партнеров? – Откуда поедут участники, как будут добираться? За чей счет? – Потребуется ли кому-то из гостей размещение на ночь? Можете ли вы это себе

позволить? • Стиль и тональность – как создать нужную атмосферу

– Какого настроения вы ожидаете от гостей? Какую атмосферу вы хотите создать? – Хотите ли вы, чтобы все принимали активное участие в мероприятие? Думайте о

«разогреве» – Какова должна быть общая тональность мероприятия? Формат? Форма одежды?

• Ведение мероприятия – Кто ведущий? – Примерная драматургия. Открытие и закрытие. – Основные правила

• Оценка результатов. Как будем оценивать?

34

«Концепция мероприятия»

Документ обычно включает: Повод мероприятия Актуальность, причины

проведения Цели и задачи мероприятия Ключевые сообщения

мероприятия Концепция, основная идея Участники Место и время проведения Предварительная программа

(обычно в виде таблицы) Необходимые материалы Предварительный бюджет

Для больших и сложных мероприятий делается презентация, где более ярко представляется креативная концепция и механика мероприятия

Документ помещается на 1-3 стр.Из прочтения документа ясно, что за мероприятие вы хотите провести

35

Стадия 2. Детальное планирование.

– Планируем внутренние ресурсы (люди, время), понимаем, что будем делать сами, что отдадим на подряд

– Готовим план подготовки и реализации мероприятия

– Планируем продвижение мероприятия – Пишем детальный сценарий – Готовим и согласовываем бюджет

36

Прочитайте надпись

Эффект персептивной неготовности: мы не видим того, чего не ожидаем

Что неправильно?

37

Проблемы бюджетирования

• Недооценка – В процессе подготовки/проведения

всплывают все новые и новые суммы, которые не были запланированы

• Избыточная оценка – Опасность потратить больше, чем

необходимо

38

Бюджет

Затраты на event:

• Финансовые затраты

• Временные затраты

• Ресурсы – Человеческие – Другие

См. Практическое пособие по бюджету

39

Финансовые затраты на event

Прямые (организационные) расходы (самостоятельно или через агентство) • Аренда площадки • Фуршет/банкет • Заказ/аренда оборудования (свет, звук, проекционное, другое) • Транспорт, логистика • Шоу (гонорары артистов и др.) • Декорации, оформление • Полиграфия • Реклама, анонсы• Подарки, сувениры участникам • Реквизит • «Накладные» (связь, курьер и т.п.) • Гонорары режиссеров (режиссер мероприятия, светорежиссер, звукорежиссер и др.) • Обслуживающий персонал (диджеи, промо-персонал, работники сцены, технические специалисты и др.) • НЕПРЕДВИДЕННЫЕ РАСХОДЫ (в зависимости от мероприятия от 2 до 8-10%, большее количество говорит

о плохом планировании)

Работа консультанта (Если PR-агентство – финансовые затраты; если самостоятельно – оценка собственных ресурсов)

• Создание концепции мероприятия, формат, сценарий • Приглашение гостей • Подготовка текстов • Работа со СМИ • Организационные работы (поиск и выбор площадки, работа с подрядчиками по оборудованию, шоу • Работа на мероприятии• И др.

40

План подготовки мероприятия.

Процедура планирования 1. Составление списка заданий2. Установление взаимосвязей между

заданиями3. Подбор исполнителя для каждого

задания4. Оценка ресурсов и времени,

необходимых для исполнения каждого задания

5. Составление «дерева» последовательности заданий, начиная от последнего, приводящего непосредственно к конечной цели, и двигаясь к исходным работам, с которых можно «стартовать».

6. Составление календарного плана. Диаграмма Ганта – ленточная диаграмма для планирования работ (см. пример)

Диаграмма Ганта

41

Контрольные заметки для детального планирования мероприятия

• Детали сценария – Кто за кем куда выходит – Необходимый реквизит

• Техническое обеспечение мероприятия– Оборудование – Ответственный персонал

• Меню – Требования к питанию – Формат (нужен ли алкоголь?)

• Материалы, необходимые для мероприятия – Повестка дня для участников – Аудиовизуальные материалы – Материалы для упражнений и тренингов – Печатные материалы – Образовательные материалы – Материалы для обсуждения – Анкеты– Игровой реквизит и др.

• Безопасность – Ограждения – Сотрудники милиции или др.– Страхование мероприятия + мед. страхование участников – Дежурство скорой помощи и пожарной охраны

• Аудио-и световое сопровождение – Аудио- и световой сценарии мероприятия

42

Стадия 3. Закупки

Закупки

Утвержденный

план подготовки Площадка Кейтеринг Оборудование Звезды, артисты, приглашенные спикеры (если необходимо оплачивать) Технический персонал Сувениры и подарки Производство видео- и печатной продукции Оформление помещения Реквизит Другое

43

Выбор площадки для мероприятия

• Ресторан, бар, клуб • Hotel place • Развлекательный центр • Концертный зал, «дом культуры» • Площадка для пресс-конференций и брифингов (Интерфакс,

ИТАР-ТАСС, РИА-Новости, АиФ и др.) • Outdoor (лес, полянка, военный полигон и др.) • Sport (гоночная трасса, стадион и др.)• Музей, галерея • Завод • Кинотеатр • Creative (крыша здания, борт самолета и др.) • «Смена декораций» (в процессе мероприятия участники

перемещаются между площадками)• Ваш вариант_______________________________

Помните, площадка = сообщение

44

Кейтеринг

• Кейтеринг = еда

• Кейтеринг = еда + сервировка + внешний вид + вкус + цвет + запах + столовые приборы + дизайн + другие элементы оформления

45

Кейтеринг. Формат

• Банкет

• Фуршет

• Коктейль

• Кофе (кофе-брейк, welcome-coffee)

• Ланч, завтрак, бранч

• Барбекю

• Ваш вариант___________________

46

Техническое оснащение мероприятия

• Звук

• Свет

• Видео

• Оборудование для развлечений

• «Мелочи»

47

Селебритиз

• Типы– Ведущий – Артисты – Приглашенные гости

Некоторые особенности при выборе:• Аутентичность, соответствие концепции • Бюджет • Режиссер-постановщик (если есть –возможность)• Где искать:

– Непосредственно продюсеры артистов – Продюсерские центы – Специализированные агентства – Личный контакт (знакомства, блоги)

48

Персонал

• Промо-персонал • Хостесс • Шоу-персонал • Ди-джей • Звукорежиссер • Оператор • Фотограф • Рабочие (грузчики, сцена и др.) • Официанты • Персонал организации • Другое

49

Сувениры и подарки

• Цели подарка. Чего мы можем достичь с помощью подарка?- Повышение узнаваемости; - Создание благоприятных условий для дальнейших коммуникаций с аудиторией; - Повышение мотивации аудитории; - Общее продвижение.

• Кому дарим? – Несколько видов подарков для разных групп

• На каких условиях дарим? – Всем – Награда (за заслуги, действия) – Приз (участие в конкурсе)

• Бюджет – Производство подарков для нескольких мероприятий – экономия. Чем больше

количество, тем ниже стоимость единицы

• Отслеживание эффективности подарков – Возможность проверить, воспользовался ли (например, подарочный сертификат)– Post-show анкетирование

50

Оформление помещения

Осмотр и обмер площадки (площадок) Разработка дизайна (общего и отдельных частей) 3D-моделирование Выбор и заказ материалов Согласование оформления с администрацией

помещения Сбор информации, фотографирование Подготовка текстов, согласование, корректура Подготовка макетов к изготовлению Изготовление Монтаж Демонтаж

51

Реквизит

• Чтобы не упустить ничего, в сценарии сделайте дополнительную графу «реквизит» (что нужно для конкретного блока мероприятия)

52

Стадия 4. Подготовка содержания

Закупки Подготовка содержания

(приглашения, пресс-релиз, принт, видео, тексты выступлений,

презентации)Сбор контактов,

рассылка приглашений

Утвержденный

план подготовки

Обзвон участников

мероприятия

Списки Количество участников

Тиражирование,

закупки (транспорт, гостиница)

Участники оповещены, материалы готовы…

53

Приглашение

• «Фишка», выгода приглашения • Срок отправки приглашений (не рано, не

поздно) • Стиль приглашения, тон • Адресат • Список участников и гостей • Логистическая информация в приглашении • Инструкции касательно формата, формы

одежды • Краткое содержание программы

54

Производство видеопродукции

Разработка идеи ролика (фильма) Разработка синопсиса Сбор информации, существующих фото- и

видеоматериалов Написание закадрового текста, разработка

видеоряда (графика, видеопланы, синхроны, stand up, фото)

Подготовка графика съемок, договоренности о встречах

Съемка Монтаж (звук и видео) Заверка, корректировка

55

Производство печатной продукции

Разработка макета продукта (расположение и объемы текстовых блоков, заголовки, рубрики, описание иллюстративного материала)

Разработка дизайна продукта Сбор информации Написание текстов Фотографирование, изготовление графиков,

карикатур, рисунков Корректура Верстка и вторая корректура Подготовка макета к тиражированию Тиражирование

56

Состав информационного пакета для СМИ

• Информация о поводе мероприятия

• Программа мероприятия

• Информация об отдельных участниках мероприятия

• Справка об организации, которая проводит мероприятие

• Фотоматериалы

57

Стадия 5. Приглашение гостей

• Гости (целевая аудитория мероприятия) – VIP-гости (селебритиз, власти и др.)

• Клиенты, партнеры, доноры и др.

• Спикеры

• СМИ (если мероприятие не для СМИ)

58

Спикеры

• Сотрудники компании

• Приглашенные эксперты

• Представители клиентов

• Представители партнеров

• Authorities

• Celebrities

• Другие гости

59

Дополнительно. Подготовка спикера

Подготовить формат выступления (основные темы)

Согласовать формат со спикером Оговорить со спикером форму конечного

продукта (тезисы, матрица «вопрос-ответ», текст выступления, презентация с подстрочником)

Собрать информацию (документы, эксперты, материалы СМИ, интервью с самим спикером)

Подготовить продукт (тезисы, матрица «вопрос-ответ», текст выступления, презентация с подстрочником)

Согласовать со спикером Внести коррективы

60

Алгоритм работы со СМИ на мероприятии

ПЕРЕД МЕРОПРИЯТИЕМ…• Определить круг изданий, которым будет интересно мероприятие• Составить список журналистов (ФИО, телефон, e-mail), которые

освещают тематику мероприятия• Разослать приглашения• Сделать два телефонных звонка каждому• Составить список давших согласие

ВО ВРЕМЯ МЕРОПРИЯТИЯ• Организовать аккредитацию• Вручить пресс-пакет• Организовать подход журналистов к важным людям• Помочь в видеозаписи

ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ• Разослать итоговый пресс-релиз• Провести мониторинг материалов, вышедших по итогам

мероприятия

61

Проведение мероприятия

62

Стадия 1. Чек-ап/репетиция. Перед мероприятием

• Обязательно предварительное посещение места проведения! Убедитесь, что получаете то, за что платите

• Встретьтесь с администратором, который будет обслуживать ваш заказ. Кто будет его замещать в случае отсутствия? Мобильный телефон

• Убедитесь, что во время мероприятия не будет производиться никаких строительных и ремонтных работ

• Где будут напитки, кофе-брейк, обед? • Нарисуйте «логистическую карту мероприятия»

63

Стадия 1. Чек-ап/репетиция. Перед мероприятием

• Обязательно предварительное посещение места проведения! Убедитесь, что получаете то, за что платите

• Встретьтесь с администратором, который будет обслуживать ваш заказ. Кто будет его замещать в случае отсутствия? Мобильный телефон

• Убедитесь, что во время мероприятия не будет производиться никаких строительных и ремонтных работ

• Где будут напитки, кофе-брейк, обед? • Нарисуйте «логистическую карту мероприятия»

64

Стадия 2. Ход мероприятия

Распределение ответственных за общение

с целевыми группами или персонами Распределение ответственных за сектора (за происходящее на сцене, за свет и звук, за звезд,

за фуршет и др.) Инструктаж для поставщиков услуг

65

Стадия 2. Ход мероприятия. Потенциальные проблемы

• Ведущий: опоздает, заболеет и т.п.• «Материальные проблемы»• Неполадки с оборудованием• Не готов фуршет • Не приехали звезды, спикеры/приехали не по

расписанию• Люди уходят • Погода (для open air)• Несчастные случаи, драки • _______________________ Ваш вариант

Show must go on!

66

Действия по итогам мероприятия

67

Действия по итогам мероприятия

Отработка контактов (что нам нужно получить от ц.а.)

Рассылка итогового

пресс-релиза

Мониторинг публикаций

СМИ

Оценка результатов

мероприятия

Критерии оценки результата:

1. Какова посещаемость мероприятия?

2. Достигнуты ли цели мероприятия?

3. Позитивны ли отзывы участников?

4. Соответствует ли мероприятие сценарию?

5. Удовлетворен ли клиент/руководитель?

68

Продвижение мероприятия

69

Продвижение мероприятия

• Помните, мы продвигаем именно ЭТО КОНКРЕТНОЕ МЕРОПРИЯТИЕ (не товар, не идеологию, не модель поведения…)

• Нам надо рассказать целевой аудитории о мероприятии так, чтобы они пришли, а СМИ так, чтобы они написали

70

Инструменты продвижения мероприятия

• Прямая реклама – Пресса – Радио и ТВ (расходы, оправдано лишь масштабом

мероприятия!) – Интернет

• PR– Работа со СМИ – Работа непосредственно с целевыми аудиториями

71

Этапы продвижения мероприятия

• Pre-event – Главная задача – привлечение посетителей

• Event – Главная задача (если таковая стоит) –

инициирование публикаций (за этим приглашаются СМИ)

• Post-event – Рассылка материалов по итогам мероприятия– Follow up в прессе – Обратная связь от гостей

72

Резюме

73

Самое главное

• Четко выделяйте для себя стадии подготовки мероприятия. Выделите время на разработку мероприятия – на концепцию и креативную идею

• Помните, что место проведения мероприятия – это тоже сообщение

• Используйте принципы драматургии при разработке сценария мероприятия

• Составляйте диаграмму Ганта при планировании мероприятия и четко распределяйте ответственность между участниками проекта

• «Распилите» мероприятие на подотчетные территории • Предусмотрите все типовые «неожиданности». Помните, что бы

ни произошло – show must go on• Заложите способы оценки мероприятия еще на уровне

разработки концепции – или сценария • Отрабатывайте потенциальные результаты мероприятия

(публикации в СМИ, контакты, продажи…), по горячим следам