تنظيم واساليب

المفتوحة القدس جامعة طالب منتديات www.Stqou.com

تنظيمواساليب وادارةمكاتب

1


www.stqou.com

الملخصات من للمزيدالسنوات وأسئلة

زورونا السابقة

2

http://www.stqou.com/


األولى الوحدة

واالختصاصات المفهوم

-: التنظيم العملية أهمية الوظائف أهم التنظيم يعتبر: لكونه اإلدراكية

وتوزع -1 اإلداري الجهاز إعداد يشمل الذي اإلطار. العاملين على والصالحيات والعمال الواجبات

لتحقيق -2 المنظمة وموارد الجهود توحيد إلى يسعى. وكفاءة بفاعلية أهدافها

القرارات -3 واتخاذ السلطة تسلسل عملية تنظيم. االتصال وأساليب

الهياكل -4 تحديد خالل من للمنظمة العام اإلطار يحددخالل ومن اإلداري السلم وتحديد التنظيمية والخرائط

. العمل تقسيمالتنظيم وتحديد : Organizing مفهوم الجهود توزيع عملية هو

والجماعية الفردية النشاطات وتحديد المسؤوليات. مشترك هدف إلى Pسعيا وتنسيقها

: التنظيم تعريف في توافرها الواجب العناصر

1-. ومشترك محدد هدف وجود2-. الهدف لتحقيق بها القيام يجب ومهام نشاطات وجود3-. بينهم العالقة تحديد مع األفراد من مجموعة وجودوصالحية -4 مسؤولية وتحديد األفراد بين العمل تقسيم

. فرد كلاألفرادز -5 بين التفاعل تسهل تنظيمية أدوات وجود

-: التنظيم أسباب

بين -1 والتنسيق والتعاون واألنشطة الجهود توحيدالعاملين.

إلى -2 للوصول المختلفة المنظمة موارد استغالل حسنالهدف.

3-. األفراد الختصاصات الدقيق التحديد4-. الرسمية وغير الرسمية االتصاالت أنماط تحديد

3


وأهمية -5 يتناسب بم للعاملين الصالحيات تفويض. االزدواجية لتجنب ومسؤولياتهم وظائفهم

6-. وكفاءة بفاعلية المشترك الهدف إلى الوصول محاولةلضمان -7 المنظمة أعمال على الرقابة من نوع وجود

. العمل سير حسنبالتنظيم؟ يقوم من

أو بشكل إداري كل ويمارسها إداري كل مسؤولية التنظيمومن اإلداري المستوى أو الموقع عن النظر بغض بآخر

باالستعانة أو واإلدارة التنظيم وحدة طريق عن األفضل. اإلداريين بالمستشارين

: الداخلي ويكون المستشار Pإداريا بالمنشأة يرتبط الذي هوواإلدارة التنظيم وحدة ضمن ويعمل فيها العاملين أحد من

. عنها Pمنفصال يكون أو

-: الداخلي المستشار مزايا

أوضاعها -1 ومعرفة المنشأة لمشاكل وتحسسه تفهمه. لها مالئمة حلول ووضع وظروفها

2-. الخارجي المستشار من مالية تكلفة أقل3-. النتائج ويتحمل اقتراحاته عن للدفاع Pحرصا أكثر

-: الداخلي المستشار عيوب

1-. بها يعمل التي المنشأة إطار في الخبرة محدودية2-. خالقة أو جديدة أفكار طرح عدم3-. تغييرها محاولة من Pبدال المنشأة أوضاع مع التكيفاقتراحاته -4 تأثير من الخوف بسبب فيه العاملين ثقة عدم

. مصالحهم على : الخارجي وال المستشار بالمنشأة Pإداريا يرتبط ال الذي هو

ويتم استشارية مؤسسة في يعمل بل فيها وظيفة يشغل. مالي تعويض مقابل الحاجة عند بخبراته االستعانة

-: الخارجي المستشار مزايا

1-. الواسعة الخبرة توفرالخبرة -2 تجدد بحكم واالقتراحات اآلراء تجدد

4


ورغبات -3 المنشأة ومتطلبات أوضاع إلى الخضوع عدمالمسؤولين

والتحليل -4 الدراسة موضوعيةالمنشأة -5 في بالمشاكل والبوح فيه العاملين ثقة

-: الخارجي المستشار مساوئ

اعلى -1 تحقيق إلى السعي بسبب المالية التكلفة ارتفاع. المكاسب من معدل

وعدم -2 التنفيذ عند واالقتراحات التوصيات متابعة عدمالنتائج تحمل

تتناسب -3 وال للتنفيذ قابلة غير واقتراحات حلول يقدم قد. المنشأة مع

واألساليب العمل : Organization And Methods التنظيم هووراء Pسعيا متخصصة إدارية وحدة به يقوم الذي اإلداريوتقديم وتطوير تحسين خالل من العمل في الكفاية زيادة

وكيفية اعمل وأساليب بطرق عالقة له ما كل في المشورةتنظيمها.

. واألساليب للتنظيم األساسي النشاط

ومحاولة -1 فعاليتها مدى لمعرفة العمل إجراءات دراسة. تحسينها أو تبسيطها

بين -2 العمل تقسيم وكيفية التنظيمية الهياكل دراسةالوحدات.

المنظمة -3 في التنظيمي التغيير إجراء احتمال دراسةوكيفيتها.

4-. تعديلها أو العمل أساليب تغيير إمكانية دراسة. واألساليب للتنظيم التاريخي التطور

العلمية الحركة ظهور مع واألساليب التنظيم مفهوم ظهرأولى بريطانيا وتعتبر تايلور فريدريك بقيادة اإلدارة في

. اإلداري العمل بمفهوم اهتمت التي الدول

عام النشاط هذا في االهتمام اآللة 1877بداية استخدام عندعام ثم اسم 1919الكاتبة تحت إدارية وحدة إيجاد محاولة في

. الخزينة وزارة في البحث قسم

5


-: واإلدارة والتنظيم واألساليب التنظيم بين الفرق

التنظيم فمفهوم المفهومين بين جوهري فرق هناكلوظيفة وأعمق أوسع شمولية نظرة يعكس واإلدارة

يرتبط ألنه والتطبيق والممارسة المعنى حيث من التنظيمما كل المختلفة اإلدارية والوظائف األنشطة أنواع بكافة

. العمل وطرق ووسائل بأساليب يتعلق

واإلدارة : Organization & Management التنظيم

واألساليب التنظيم مفهوم من وأعمق أشمل وهيمفهوم في جاء ما على واإلدارة التنظيم مفهوم ويشتمل

إعداد اإلداري، التخطيط على وكذلك واألساليب التنظيمتحليل اإلداري، والتطوير اإلداري، التدريب الميزانيات،

إدارة وتطوير التنظيمية الهياكل وإعداد الوظائف وتصنيف. األفراد شؤون

. واألساليب التنظيم وحدات اختصاصات

اإلداري -1 بالتنظيم المتعلقة الدراسات OrganizationإجراءStudies :عليها تقوم التي واألسس القواعد وضع

ومهارتها اإلدارات أهداف وتحديد إنشائها عند المنظمةوتقديم المشاكل على التعرف القديمة وفيالمنظمات

. لها والمقترحات التوصياتعمل -2 بأي للقيام الالزة العمل وطرق األساليب تصميم

بالعمل للقيام المتسلسلة الخطوات تحديد أي جديد ) اإلجراءات) .Procedure Planningتخطيط

3- ) تبسيطها ) ألجل القديمة بالعمل القيام طرق دراسةوتحسينها.

4-. باألعمال القيام لمراقبة الالزمة الرقابة وسائل إنشاءاألداء) معدالت ووضع الكفاية ومعايير نماذج إعداد

المناسبة(.5-. ) المنظمة ) في المتبعة العمل طرق اإلجراءات أدلة إعدادواألجهزة -6 اآلالت من االستفادة إمكانية مدى دراسة

والمصالح اإلدارات في اإللكترونية واألجهزة المكتبيةالحكومية.

6


طلبات -7 دراسة أي الوظائف إحداث طلبات دراسةمن تحتاجه ما وتحديد الجديدة الوظائف من اإلدارات

. ومستوياتها الوظائفالمكتب -8 تصميم الغرف: Office Lay out studyدراسة ترتيب

وراحة العمل سير لتسهيل واألجهزة واألثاث والمكاتبالموظفين.

النماذج -9 تصميم: Forms Managementإدارة في المساعدةالطرق أفضل على الموظفين وتدريب جديدة نماذج

. النماذج لتصميمالتقارير -10 سياسة: Reports Managementإدارة وضع

وتحليل ودراسة وتنظيمها التقارير إعداد في للمنظمة. العمل سير عن ترفع التي التقارير

السجالت -11 سياسة: Records Managementإدارة وضعمن التخلص وقواعد العامة والوثائق بالسجالت االحتفاظ

الهامة غير السجالتاإلدارية -12 المستويات لجميع االستشارية الخدمات تقديم

. المنظمة فيتحسين -13 بأهمية والموظفين الرؤساء بين الوعي خلق

العمل.التنظيم -14 مجال في الحديثة والتطورات البحوث متابعة

واألساليب.-: واألساليب التنظيم وحدات إنشاء أسباب

1-. نشاطاتها وتعدد أعمالها وتوسع المنظمات حجم تضخمذاته -2 بحد Pتخصصا واألساليب التنظيم نشاط أصبح

. وخبرات مهارات ويتطلبمجاالت -3 واألساليب التنظيم ومهمات مسؤوليات أصبحت

. P وعمليا Pعلميا تخصصاإلدارية باألجهزة واألساليب التنظيم وحدات ارتباط

األخرى:

المادي -1 والتأييد الدعم على للحصول العليا باإلدراةوالمعنوي.

على -2 تبنى استشارية عالقة اإلدارية باألجهزة عالقتهالتحسين المشترك والتنسيق والتعاون التفاهم ِأساس

األداء.

7


: واألساليب التنظيم جهاز في اإلداري خصائص

1-. وتحليلها المعلومات وجمع التخطيط على القدرة2-. لها حلول ووضع وتحليلها المشاكل دراسة على القدرة3-. اآلخرين مع عالقات إنشاء على القدرة4-. للمشاكل الحلول وإيجاد العمل في اإلبداع على القدرة5-. والتوصيات المعلومات عرض على القدرةالمشاكل -6 ومع اآلخرين مع التعامل على القدرة

بموضوعيةإحداث -7 على والرقابة والتنفيذ المتابعة على القدرة

. والتغيير التطوير-: واألساليب التنظيم جهاز في اإلداري مؤهالت

بالعمل -1 التخصص مجاالت إحدى في الجامعي المؤهلاألعمال إدارة مثل اإلداري

2-. االستشارات مجال في وخاصة العملية الخبرةالتحليل -3 مهارة مثل المختلفة اإلدارية المهارات

اآلخرين، مع واالتصال التعامل ومهارات والتشخيص،. والتنظيم التخطيط ومهارات

8


الثانية الوحدة

التنظيم في مراعاتها الواجب االعتبارات

اإلداري والتسلسل منظمة : Hierarchy السلم أية أن تعنيبحيث مستوياتها وتتعدد العام بنائها في Pهرميا Pشكال تأخذ. قمته إلى الهرم قاع من صعدنا كلما السلطة تزداد

اإلداري والتسلسل إلى: السلم اإلدارية المستويات تقسم: هي رئيسية مستويات ثالثة

1- : ويتركز اإلدارية القيادة مستوى العليا اإلدارة مستوىتحتل مستوى من أكثر من يتشكل وقد الهرم قمة في

. الهرم رأس من األخير الثلث2- : وسط وتحتل التنفيذية اإلدارة الوسطى اإلدارة مستوى

. القرارات تنفيذ على وتعمل الهرم3- : التشغيلية أو اإلشرافية اإلدارة الدنيا اإلدارة مستوى

. التنفيذ عمليات مباشرة تتولى

: P هرميا Pشكال التنظيم شكل يأخذ لماذا

-: هما والتنظيم اإلدارة في مبدأين ابتاع بسبب

ال -1 الموظف أن وهو المسؤولية ووحدة األمر وحدة مبدأ. واحد رئيس من إال أوامره يتلقى

أو -2 مدى تحديد أن وهو اإلشراف أو الرقابة نطاق مبدأ.) المرؤوسين ) من الرئيس عليه ليشرف معين نطاق

يضيق وألنه والمسؤولية السلطة توحيد من بد ال ألنه نتيجةفإن والمسؤولية السلطة درجات زادت كلما اإلشراف نطاق

أعلى مستويات إلى صعدنا كلما تضيق تبدأ الهرم قاعدة. القمة إلى تصل حتى

أعاله؟ الصورة إلى للتنظيم العام الشكل ينتهي Pدائما هل

-: الشكل هذا في االختالف إلى تؤدي وظروف أوضاع هناك

9

المدير

اإلدارة الوسطى

اإلدارة الدنيا


1-: اإلداري التنظيم شكل على وأثرها التكنولوجيا عواملاإلدارة أ- مستوى في العاملة األيدي محل سيحل

الوسطى.( ب- جانب ) إلى فنية تكنوقراط خيارات وجود ضرورة

. الوسطى اإلدارة حجم يقلص مما العليا اإلدارية القيادات2- : إلى يؤدي مما اإلداري والخلل المحسوبية عوامل

. قمة من وتبدأ العليا اإلدارة في العاملين حجم مضاعفة. الهرم الهرم قمة في عادي غير وتضخم بالتفرطح

-: اإلداري للسلم اإلدارية الدالالت

بالدرجة -1 اإلداري الهرم قمة في تقع اإلدارية السلطة إن. أسفل إلى اتجهنا كلما وتقل الرئيسية

مستوى -2 على العمل تنسيق في اإلداري التسلسل يساعداإلشراف ونطاق األمر وحدة مبادئ مع يتفق بما الهرم

. المسؤولية ووحدةالمختلفة المستويات بين رسمية بصورة االتصال يتم

بين الوظيفية االتصاالت بإجراء يسمح ذلك ولتخفيف. المستويات كافة وعبر الهرم في الوظيفة

اإلداري الهرم في اإلدارية المستويات تعدد يعتمد ماذا علىمنظمة؟ ألية

-: هما مبدأين على يعتمد

1-. المسؤولية ووحدة األمر وحدة مبدأالرئيس -2 يراقب أن وهو والرقابة اإلشراف نطاق مبدأ

. المرؤوسين من محدود عدد علىاإلشراف قدرة : Span of Contorl نطاق له رئيس كل أي تعنى

من عدد على واإلشراف والمراقبة المتابعة على محدودة. وفاعلية بكفاءة المرؤسين

األمر يتلقى : Unity of Command وحدة ال أن ضرورة وتعنىرئيس من إال أوامر أية إداري مستوى أي في مرؤوس أي

. فقط واحد

10

على التكنولوجيا آثارالهرم

على اإلداري االنحالل آثاراإلداري الهرم


العمل أو: Work Davison تقسيم األعمال تجزئة يتم أن هووذلك وجزئية فرعية وأنشطة أعمال إلى الكبيرة األنشطة

بصورة وإنجازها األفراد قبل من معها التعامل يمكن حتى. الفعالية تحقق

العمل في توزيع : Task Specialization التخصص يتم أن هومحددة تخصصات صورة في تقسيمها يتم التي األعمال

إلنجاز يختارون الذين األفراد في يشترط كما األفراد، على.) فيها ) متخصصين لها مؤهلين يكونوا أن األعمال هذه

العمل؟ تقسيم يتم لماذا

سلسلة صورة في مترابطة أجزاء إلى األعمال تقسيم يتمكل ويكون العاملين، من عدد على لتوزيعها الحلقات متعددة

. الحلقات بعض أو حلقة إنجاز عن Pمسؤوال عامل

بحيث -1 والتنظيم التنفيذ عملية تسهيل أجل من. والفعالية الكفاءة تحقيق يضمن

األعمال -2 على والرقابة التدقيق عملية لتسهيل. أخرى جزئيات وإنجاز العمل في المضي قبل الجزئية

. العمل لتقسيم أساسية شروط

الكبيرة -1 واألعمال البسيطة األعمال بين التمييزوطبيعة التقسيم عملية تنسجم أن ومراعاة والمعقدة

العمل.والقدرات -2 اإلمكانات وبين األعمال بين التوازن

والصالحيات.إلى - يحتاج أو باالنجاز المكلف قدرة فوق يكون ال أن

القدرة ويضعف أدائهم على Pسلبيا ينعكس مما صالحيات. باإلحباط ويصيبهم الفعالية تحقيق على

ال - حتى باإلنجاز المكلفين قدرات من أقل اليكون وأن P سلبيا وينعكس والالمباالة بالتفاهة باإلحساس يصابوا

. لألشخاص النفسي االستواء حالة على3-) أساسي ) مطلب والمساءلة المسؤولية حدود تحديد

11


لتقدم -4 كأساس اإلبداع روح وتنمية المعارف تعميق. وارتقائها المنظمات

تقسيمها -5 عند الجزئية األعمال بين التنسيق على الحرص. نسق أو نظام وتشكل بينها فيما تتكامل بحيث

: تطبيقاته ونتائج العمل وتقسيم التخصص مبدأ أهمية

المبدأ -1 هذا أهمية اإلدارة مجال في النظريات أكدت. العمل إلنجاح األساس وجعله

الحياة -2 مجاالت في الحديثة التقنية التطورات عملت. المبدأ هذا وضرورة أهمية تدعيم على والعمل

باإلهداف -3 اإلدارة أسلوب ضرورة: M.B.Oظهور إلى دفعالتخصص مبدأ تطبيق في والتوسع األعمال تحديد

. العمل وتقسيمإلى والتخصص العمل تقسيم عملية في التوسع أدى لقد

-: أهمها سلبية نتائج

1- P سلبا ينعكس مما والالمباالة بالتفاهة اإلحساس خلق. النفسي وتوازنهم واستوائهم أدائهم على

زيادة -2 على يساعد مما الوظيفي االستقرار بعدم الشعور. الوظيفة وترك االستقاالت

: المفيدة األساليب بعض إلى الباحثون توصل ذلك ولعالج

1- : كان مهما عمل بأي االستهتار وعدم العمل قيمة تعظيمP صغيرا

كي -2 واحدة جزئية من أكثر بإنجاز الواحد العامل تكليف. قدراته مع يتوازن

للعاملين -3 السماح أي الوظيفي واإلثراء العمل تدوير. عليه يترتب مما أخرى وظائف مهمات بممارسة

.أ- مداركهم وتوسيع العاملين معارف زيادةشامل ب- منظور ضمن العمل بطبيعة إلمامهم زيادة.ت- لديهم والطمأنينية االستقرار حالة زيادة

األمر لكل : Unity of Command وحدة يكون أن ضرورة يعنيى. األوامر منه يتلقى واحد مباشر رئيس مرؤوس

رئيس من أكثر الواحد للموظف يكون أن في المشكلة ماواحد؟

12


استجاب -1 وإذا متعارضة تكون وقد مزدوجة أوامر سيواجه. اآلخر الرئيس لمساءلة نفسه عرض الرئيسين ألحد

الرئيسين -2 بين العالقة مناخ إفساد غلى يؤدي أن احتمالفعالية على السلبي والتأثير العمل مناخ إفساد ثم ومن

األداء.تتعطل -3 فسوف الرئيسين من ألي استجابة تحصل لم إذا

. األداء ويشل الوحدة: الفني والرئيس اإلداري الرئيس

يرأسها فنية لوحدات يتبعون الفنيون الموظفون هناكإدارية لوحدات يخضعون الذي الوقت في فنيون رؤساء

لتلقي الموظفون هؤالء ويضطر إداريون رؤساء يرأسهاوحدة بمبدأ العمل عدم مشكلة وألن الجهتين كلتا من أوامر

والنوع الجنس نفس من الرئيسين يكون أن يفترض األمرحدوده، ضمن رئيس كل عمل إذا مشكلة هناك يكون ال Pإذا الفنية، الطبيعة ذات األوامر إال يصدر ال الفني فالرئيس

أن يجوز وال اإلدارية األوامر إال يصدر ال اإلداري والرئيس. فنية طبيعة ذات أوامر يصدر

: المباشر والرئيس األعلى الرئيس

إال الموظف يعمل ال أن يجب األمر وحدة لمبدأ Pطبقا للرؤساء يجوز ال وأنه المباشر رئيس من تأتيه التي باألوامرالموظف ذلك إلى مباشرة أوامر أية يصدروا أن األعلى في

طريق عن األمر إليه ليصل الرئاسي التسلسل عبر إال. المباشر رئيسه

ويظل والمسؤولية السلطة وحدة مبدأ على يبقى وهذاالمباشر والرئيس المباشر رئيسه أمام Pمسؤوال الموظف

. رؤسائه أمام مرؤوسيه أعمال عن Pمسؤوال

اإلشراف المرؤوسين : Span of Control نطاق عدد هويقودهم أن على Pقادرا ويكون واحد لرئيس التابعين

ومتوسط اإلدارية الفعالية تحقق بصورة عليهم ويشرفمن يتراوح اإلشراف .13- 5نطاق P شخصا

13


السلطة بإعطاء : Delegation تفويض الرئيس يقوم أن وتعنيواتخاذ التصرف في الصالحيات بعض مرؤوسيه أحد

اختصاصه صلب في تكون التي المهام بعض في القراراتويمثل الصالحيات هذه عن المسؤول هو يبقى أن على

قبل من فيها والمشاركة السلطة لتوزيع Pاسلوبا التفويضالمرؤوسين.

: السلطة ونقل السلطة تفويض بين التمييز

: السلطة ذا نقل إليه تنقل من ويصبح للمسؤولية Pنقال يتضمنوكجزء كحق المنقولة السلطات ويمارس مستقلة شخصية

الجهة من إال السلطات هذه سحب يجوز وال وظيفته من. السلطة بنقل قامت التي

ومسموح التفويض: متاح والتفويض المسؤولية نقل يتضمن النقل عملية أما مرؤوسيه مع عالقاته في رئيس لكل بها

. العليا للجهات إال يجوز فال السلطة

اإلدارة اللامركزية: مجلس ويقوم المؤسسة يعم كامل منهج. المنهج هذا بوضع

: وأهدافه التفويض مزايا

التي -1 والبسيطة الروتينية األعمال من الرؤساء تخلصيولوا أن لهم ويسمح األساسية أعمالهم عن تعطلهم

السياسات كرسم الكافي االهتمام األساسية القضايا. األهداف ووضع

على -2 وتعويدهم المرؤوسين وتطوير تدريب على يساعدروحهم ورفع المسؤولية وتحمل القرارات اتخاذ

. الوظيفي واالستقرار المعنويةالرؤساء -3 بين الثقة من مناخ خلق على يساعد

. المعنوية روحهم ورفع والمرؤوسينبقدر -4 والمبادأة الحرية من أوسع مناخ خلق على يساعد

. واإلبداع االبتكار روح يضاعف قد: التفويض عملية قواعد

14


إلى -1 وصالحياته سلطاته كل بتفويض المفوض يقوم ال) السفر ) حالة في إال مرؤوسيه

بها -2 يتمتع التي الصالحيات إطار في التفويض يتم أنالرؤساء.

التفويض -3 لسحب والصالحية السلطة كامل للمفوض. وقت أي في المفوضة السلطة واسترداد

وال -4 فقط والصالحية السلطة على ينصب التفويض. P أبدا المسؤولية يشمل

أدنى -5 هم لمن المفوضة السلطة تفويض إعادة يجوز المنه.

أن -6 واضحة، بصورة مجاالته لتحديد التفويض كتابة يفضل. عام وغير Pمحددا يكون

وبين -7 المرؤوسين قدرات بين التوازن عملية مراعاة. الصالحيات حجم

15


-: التفويض محددات

ومناخ -1 المنظمات داخل في الديمقراطي المناخ. فيها المشاركة

تنوعها -2 ودرجات لألعمال اليومي النظام طبيعةفيها التغير سرعة ودرجة واختالفها

بعمليات -3 يقومون الذين للرؤساء النفسي البناء توازن. لألمر تقبلهم ومدى التفويض

حيث -4 تنوعها ودرجة بساطتها أو األعمال تعقيد مدىالتعقيد درجة مع Pعكسيا تتناسب

االستقرار -5 وبين السلطة حجم بين االرتباط مدىالوظيفي واألمن

حدوث -6 عند المساءلة في التزمت أو التعسف مدىفي Pحذرا أكثر الرؤساء يجعل مما الفشل، أو األخطاء

. والتفويض التصرفلقبول -7 وتحمسهم أنفسهم المرؤوسين دافعية مدى

التفويضفي -8 وثقتهم المرؤوسين بقدرات الرؤساء وعي مدى

جدارتهم.وتخوف -9 والمرؤسين الرؤساء بين التنافس مدى

. المرؤوسين تفوق من الرؤساءتربط -10 التي المعلومات ونظم االتصاالت نظم طبيعة

. والمرؤوسين الرؤساء بين-: المعاكس التفويض

تتحرك أن من Pفبدال للتفويض الطبيعي االتجاه انعكاس هوأعلى إلى أسفل من تتحرك أسفل إلى أعلى من السلطة

. الرئيس إلى المرؤوس من أي

فوضه أمر عن الرئيس على Pسؤاال المرؤوس يطرح أن مثلمن ويطلب ما لمشلكلة المرؤوس وتعرض إليه الرئيس

بمهمة توصياته بعمل المرؤوس يقوم أن ومثل حلها رئيسه. للرئيس ويرفعها ما إجراءات التخاذ

التفويض لمنع الرئيس يتبعها ان يجب التي اإلرشاداتالمعاكس:

16


1-: المرؤوس يقرره أمر أي تقرير رفضعلى -2 العقاب وإجراء نية بحسن تقع التي األخطاء تفهم

التركيز عدم عن وتنتج المتكررة األخطاءالتفويض -3 لقبول لتأهيلهم المرؤوسين وتنمية تدريب4-. المرؤوس مسؤولية لمدى ودقيق واضح تعريف وضع

التنظيم على : Flexibility مرونة Pقادرا التنظيم يكون أنما حسب يتطور وأن حوله من المتغيرات مع التعامل

. المرونة تعتبر أساسها وعلى الفعالية شروط تفترضهولحيويتها المعاصرة المنظمات لحياة Pمهما Pمطلبا التنظيمية

وارتقائها.

: التالية األساسية العناصر مرونة على التنظيم مرونة تعتمد

من -1 وخاصة التنظيم على القائمين األشخاص مرونةفي العاملين وقبول ورضا العليا السلطة في فيهم

الدنيا الدرجاتالعمل -2 في المتبعة واللوائح األنظمة مرونةاإلنجازات -3 مع للتكيف العمل وأساليب وسائل مرونة

التكنولوجية.: اإلشراف نطاق على تؤثر التي العوامل

1-: العمل طبيعةضاق أ- األعمال تنوعت كلما وتشابهها األعمال نمطية

اإلشراف نطاقنطاق ب- ضاق Pمهما العمل كان كلما العمل أهمية

اإلشرافضاق ت- األعمال تعقدت كلما وصعوبتها األعمال تعقيد

اإلشراف نطاقمشتتة ث- كانت كلما الجغرافي وتباعدها األعمال تشتت

اإلشراف نطاق ضاق2-) الرؤساء ) المشرفين طبيعة.أ- األشخاص بين الفردية الفروق

( ب- عدد ) بزيادة وظيفية أو نفسية الواقعية الميولالمشرفين.

الرؤساء ت- قدرات من واحتياجاتها األعمال طبيعة.) عقلية) أو جسمية قدرات

17


احتياجات ث- وبين القدرات بين التوازن مراعاة يجبالعمل.

3-: المرؤوسين طبيعة.أ- واإلنتاج العمل على المرؤوسين ومقدرة كفاءة مدى

للرؤساء ب- المرؤوسين قبول مدىتكيفهم ت- وسرعة المرؤوسين مرونة مدى

للمتغيرات واستجاباتهم4- : به يقوم الذي العمل تقنية كانت كلما العمل تقنية

اتسع العبء تحقيق في مساعدة المرؤوسين أو الرؤساءاإلشراف نطاق

5- : كانت كلما وأساليبه وإجراءته وسياساته العمل نظممنظمة بصورة يسير أن للعمل أمكن ومحددة واضحة

. اإلشراف نطاق بتوسيع يسمح مما يسيرة وبتلقائية6- : العمل عالقاتلوحدة أ- موظف بكل المشرف لقاء الفردية العالقات

المرؤوسين ب- مع المشرف بها يقوم الجماعية العالقاتواحدة كجماعة

المشاركين ت- بين العالقة طبيعة المتقاطعة العالقاتما عمل تأدية في

ن = ] ن الكلية العالقات ([1ن + ) – 1 – 2عدد

) اإلشراف= ) نطاق المرؤوسين عدد ن

7-. اإلدارية المستويات وعدد للتنظيم الهرمي الشكل-: والمسؤولية السلطة بين التوازن

Equilibrium between Authority & Responsibility

أو واجبات بأية موظف أي يكلف أن يجوز ال أنه وتعنيمن تمكنه التي الالزمة السلطات منح إذا إال مسؤوليات

عن تقل أو السلطات هذه تزيد أن يفترض وال بذلك، القيامذلك.

يخول السلطة: الذي القانوين أو الشرعي الحق تعنيالقرارات اتخاذ أو األوامر إصدار في الحق القيادة أشخاص

. بها يتمتعون التي السلطة حدود في18


األشخاص القوة: بعض بها يتمتع التي الفعلية السلطة تعنيأنهم رغم القرارات واتخاذ األوامر إصدار من فتمكنهم

) فعليين ) قادة ذلك في الحق يملكون ال Pرسميا

يملك الرئيس: ال ولكنه السلطة يملك الذي الشخص هوالقوة

شخصه القائد: في Pمعا والقوة الحق بين يجمع من هووسلوكه.

السلطة القدرة: أصحاب في التأثير على القدرة هييكونوا Pوغالبا سلطة أي تخولهم وال والفعليين الرسميين

نفوذ وذوي المؤسسة خارج من

: السلطة أصحاب السلطة قدرة في لحقهم مكملة هيلتأثيرات خضوعهم عدم وتعني ممارستها على ولقوتهم

اإلداري القرار استقاللية على والحفاظ الخارجية القوىلهم.

: الرسمية واتخاذ = السلطة األوامر إصدار في الحقالقرارات.

: الفعلية واتخاذ = السلطة األوامر إصدار على القوةالقرارات.

: الفعالة ( + السلطة × مقاومة= ) على القدرة القوة الحق. الخارجية الضغوط

بتنفيذ المسؤولية: االلتزام وهي للسلطة اآلخر الوجه هيسلطته حدود في التصرف في بحقه تتعلق التي المهمات

استعمال سوء عن تترتب نتائج أية لتحمل استعداد وهي. استعماله في الفشل أو السلطة

: التوازن أساس هي المساءلة

بسلطاتهم فعلوا عما السلطة أصحاب ي}سأل أن وهيتكون أن على للحرص يدفعهم مما وبمسؤولياتهم

19


وأن األداء على وطاقاتهم قدراتهم حدود في سلطاتهم. سلطاتهم حدود في مسؤولياتهم تكون

المحددة المسؤوليات أن من التحقق إلى المساءلة تهدف. المحددة السلطات إطار في فعالة بصورة تؤدي

: يلي ما التنظيم في المرونة توفير على يساعد ما أهم من

العمل -1 نظم وضع عند التنظيم عملية في المشاركةوأساليبه واجراءاته

إن -2 والخبراء والمرؤوسين الرؤساء لدى اإلدراك ترسيخاألبواب تظل أن بد وال الكمال نهاية ليس إليه التوصل تم ما

. وجيد جديد لكل مفتوحةوعناصره -3 للتنظيم ومستمرة دورية مراجعات إجراء

. التنظيم فعالية من للتأكد المختلفة: الرسمي وغير الرسمي التنظيم بين التمييز

الرسمي :Formal Organizationالتنظيم

المتفق والقوانين القواعد حسب يتم الذي التنظيم وهواألساسية المفاهيم أساس على ويقوم المنظمة في عليها

التالية:

واإلجراءات -1 واألنظمة القواعد من مجموعة وجودالرسمية القانونية

تمثل -2 أن يمكن عامة وتنظيمية إدارية مبادئ وجود. أساسها على التنظيم يقوم قاعدة

على -3 والتركيز واإلنسان الوظيفة بين الفصل. الكفاية ومبدأ الوظيفة

: األنظمة حسب المحدد التنظيم الرسمي التنظيمويتمثل الرسمية والقرارات والقواعد واللوائح

التنظيمي المؤسسة هيكل في األساسية بالدرجة دليل محور هي منظمة أية في التنظيمية الخارطة

فيها الرسمي التنظيمالرسمي غير Informal Organizationالتنظيم

بصورة المنظمة داخل تحدث تجمعات أو عالقات أية عن يعبرالحديثة النظريات ظهور مع بدأ حديثة فكرة وهو شخصية

20


ما المجال هذا في طرأت التي اإلضافات وأهم التنظيم فييلي:

وليس -1 اجتماعية كمؤسسة المنظمة مفهوم بروز. إداري هرم أو هيكل مجرد

بل -2 آلة مجرد وأنه اإلنسان إلى النظرة طبيعة تغير. وميول وأهداف حقوق لهم العاملين األفراد اصبح

وبين -3 اإلنساني السلوك بين الوثيقة العالقة بروزاإلنتاجية

للسلوك -4 الفعلية أو الواقعية والنتائج المظاهر تأكيد. التنظيم داخل العام

21


الثالثة الوحدة

التنظيم أساليب

: تتشكل التي األجزاء أو العناصر تلك هي التنظيم عناصر. منظمة أية منها

P حصرا منظمة ألية التنظيم عناصر حصر على العمل إن: يلي ما مراعاة يفترض Pعلميا

تأتي أ- فال التنظيم تكامل تحقق التي العناصر حصر. ناقصة أو زائدة

أو ب- Pاستقرائيا إما Pمنهجيا Pترتيبا العناصر ترتيبP استنباطيا

ويمكن ت- ومفهومة واضحة العناصر تكون أنتوفيرها

-: هي مجموعات أربع من تنظيم أي عناصر تتشكل

: البنائية أو الهيكلية الزاوية $ أولًا التنظيمي العام Organization Structureالهيكل البناء به ويقصد

التنظيم عناصر ويشمل منظمة أية منه تتكون الذي. والتجهيزية والبشرية المادية

-: ) من ) للتنظيم الهيكلية البنائية العناصر تتكون1- : والموارد المالية الموارد وتشمل المادة العناصر

والمعدات والتجهيزات الطبيعية2- : الالزمين األشخاص وتشمل البشرية العناصر

. P ونوعا Pكما والمالئمين3- :) النصوص ) وتشمل النظامية القانونية العناصر

والقرارات واللوائح واألنظمة والقوانين الدستوريةواالعتبارات واألسس القواعد ومجموعة

4- : وتماسكه النظام تالحم أساس وهي المعنوية العناصروتمايزه.: الوظيفية الزاوية $ ثانيا

وظيفة ) نظام Function )Pلكل تبعا الوظيفية العناصر وتحدد-: يلي ما العناصر هذه وتشمل لألهداف

22


1- : أو فنية أو إدارية وظائف هي هل الوظائف طبيعةمحاسبية

2- : الخاصة األعمال حجم حسب وذلك الوظيفة حجم. الكلية التنظيم بوظيفة

3- : األعمال تحديد ومواصفاتها الوظيفة أوصاففي توافرها الواجب والمواصفات الفرعية والوظائف

األشخاص.4-. األعمال بساطة أو تعقد مدى

: العلائقية الزاوية $ ثالثاالعالقات من مجموعة نظام كل في: (Relations)أن وتتمثل

: هما مجموعتين

سواء أ- وبعضها النظام عناصر بين الداخلية العالقات. رأسية أو عمودية عالقات كانت

بالبيئة ب- النظام تربط التي وهي الخارجية العالقات. دولية أو تعليمية أو محلية كانت سواء الخارجية

وأساس واندماجه تماسكه أساس هي التنظيم عالقاتالداخلية العالقات فصل السهل من ليس وارتقائه حيويته

. تالزمية ثنائية تمثالن حيث الخارجية عن

) المركزية ) التحكمية الزاوية $ رابعاكافة حركة تحكم لنها تحكمية وتسمى القيادية العناصر هي

. المحددة األهداف نحو وتقودها األخرى العناصر

: العامة النتيجةللترابط -1 نتيجة منظمة ألية اإلداري التنظيم يشكل

والعالئقية والوظيفية الهيكلية العناصر كافة بين والتفاعلوالتحكمية.

الزوايا -2 في العناصر كافة تحديد التنظيم رجل في يجدر. النظام فهم ضوء على المختلفة

يجب -3 العام الديناميكي والتوازن العامة الفعالية لضمانتضمن بصورة ومحددة مختارة مجموعة كل عناصر تكون أن

. والتحكمية والعالئقية والوظيفية الهيكلية العناصر توازن: اإلداري التنظيم عملية

-: وهما جزئيتين عمليتين من تتكون التنظيم عملية23


1-. اإلدارية والوحدات الوظائف وإنشاء العمل تقسيمالتنسيق -2 عملية وبعضها اإلدارية الوحدات بين -Coالربط

ordination: اإلدارية والوحدات الوظائف وإنشاء العمل تقسيم عملية

. اإلدارية والوحدات الوظائف إلنشاء الالزمة الخطوات أهم

إلى -1 المنظمة تسعى التي الرئيسية األهداف دراسةتحقيقها.

ويشمل -2 أنشطة إلى وتحويلها األهداف تحليل في البدءذلك.

األهداف أ- إلنجاز الالزمة الرئيسية األنشطة تحويلالرئيسية.

فرعية ب- أنشطة إلى الرئيسية األنشطة تجزئةجزئية ت- أنشطة إلى الفرعية األنشطة تجزئةثانوية ث- أنشطة إلى الجزئية األنشطة تجزئة

مستوى -3 كل في المختلفة النشاط وحدات دراسة تتم. التحليل عملية دقة من للتحقق ذلك ومراجعة

تمثل -4 وظائف صورة في األنشطة تجميع إعادة في البدء. ما وظيفة متجانسة مجموعة كل

في -5 وتنظيمها المختلفة، الوظائف مجموعات تسمية . والقسام واإلدارات كالمديريات إدارية وحدات صورة

والشعب.يتكون -6 التي اإلدارية الوحدات واختصاصات مهام تحديد

. للمنظمة التنظيمي الهيكل منها. اإلدارية والوحدات الوظائف وتوزيع تقسيم اسس

1- : األنشطة تقسيم يتم الوظيفة نوع أساس على التوزيعأو كالتخطيط محددة وظائف صورة في وتجميعها

اإلنتاج أو البيع أو التمويلكافة -2 تجميع ويعني جغرافي أساس على التوزيع

وفي معينة جغرافية منطقة في تزاول التي األنشطة) المنطقة ) باسم تسمى واحدة إدارية وحدة

حين -3 المنتفعين جمهور أو العمالء أساس على التوزيعتوجد المجتمع في فئات لعدة إنتاجها المنظمة تقدم

. فئة لكل إدارية وحدة

24


تجميع -4 يتم الخدمة أو السلعة نوع أساس على التوزيعوحدة في واحدة خدمة أو ما بسلعة الخاصة األنشطة

. واحدة إدارية5-. أساس من أكثر بين يجمع مركب أساس على التوزيع

األسس* اختيار يستطيع الذي هو الناجح التنظيم رجليكون أن والبد اساسها على تنظيمه يبني التي المالئمة

. وطبيعته التنظيم ألهداف Pمالئما األساس

: التنظيمية الهياكل بناء خطوات

الهرم -1 سيشملها التي التنظيمية المستويات عدد تحديدالعاملين) وحجم العمل وحجم األهداف لطبيعة Pتبعا

. اإلشراف ونطاقكل -2 يشملها التي اإلدارية الوحدات مسميات تحديد

) - – ( . حسب وذلك شعب أقسام إدارات الهرم في مستوىالحكومي الجهاز في السلطة وإرادة المنظمة إرادة

يتكون -3 التي اإلدارية الوحدات واختصاصات مهام تحديدالتنظيمي الهيكل منها

وهناك -4 الهرم مستويات على وترتيبا الوظائف تصنيفوظائف مثل مهامها لطبيعة بالرئيس ترتبط وظائفوالشؤون والدراسات البحوث وإدارة العامة العالقات

القانونية.: التنظيمية الخرائط ونماذج التنظيم هياكل

توضع التنظيمية الهياكل بناء من االنتهاء يتم أن بعدصورته في التنظيم شكل تبرز التي التنظيمية الخرائط

خط وسير ومستوياتها التنظيم وحدات موضحة التفصيليةالتنظيمية الخرائط إخراج يمكن نماذج عدة وهناك السلطة

. أساسها على

1 : تكون- وفيه التقليدي النوذج وهو الرأسي النموذج . ويمتاز ألسفل أعلى من منسابة التنظيم مستويات

عناء دون المستويات على التعرف وسهولة بوضوحه

أنه- 2 ومزيته اليسار إلى اليمين من ينساب األفقي النوذج P ثقال أقل ويكون المستويات بين العامة الفروق يوضح ال

. النفسية الناحية من العاملين على25


3 : المركز- بين العالقة فكرة على ويقوم الدائري النموذجوالمحيط.

: اإلدارية الوحدات بين والتنسيق الربط عملية

ويجعل بعضها مع منسجمة األعمال يجعل الذي هو التنسيق ) موحد ) النظام ويجعل متفاعلين األشخاص العاملين

وفعال.

ولهذا بينهم التنسيق أساس هي اآلخرين عن المعلوماتتوفير تضمن االتصال من كفؤة عمليات تنظيم يجب

. الالزمة المعلومات

عناصر لكافة شاملة تكون أن بد ال الفعال التنسيق عمليةالتنظيم مستويات كافة عبر عمودي يكون أي التنظيم

. مستوى كل في وأفقي الهرمية

: التنسيق عملية إلنجاح الالزمة واالعتبارات األساليب أهم

1-. األمر وحدة2- : أعلى من الرئاسية العالقة توضح التي األمر سلسلة

ألسفل3- : وتحديد وظيفة كل في الوظيفية األوصاف تحديد

. العالقات ونمط بينهم الصالحيات4- : في يشارك التي وهي التنسيق مكاتب أو لجان

لوجود Pنظرا إدارات أو مجاالت عدة في اشخاص عضويتها. بينهم مشتركة واهتمامات أعمال

والتنفيذ -5 المشورة بين العالقة مراعاةوالالمركزية -6 المركزية بين التمييز

: التنفيذ من أجهزة Pبدءا األوامر إصدار سلطة تمتلك أجهزة هيوحدها وتتحمل وحدة بأصغر وانتهاء سلطة أعلى. عنها االستغناء يمكن ال العامة المسؤولية

: المشورة بسياسة أجهزة يتعلق فيما األوامر إصدار حق تملك التقع التي األعمال عن مسؤولية أية تتحمل وال المنظمة،

. عنها االستغناء ويمكن اختصاصها نطاق خارج

26


: المشورة أجهزة إنشاء أسباب

طبيعة -1 في التعقيد وزيادة الحديثة المنظمات تضخمووظائفها عملها

وذلك -2 الحديثة المنظمات حياة في التخطيط أهمية بروزتوفر وعدم استمراريتها وضمان لمستقبلها للتخطيط

يتم التنفيذ ألجهزة الكافي والوقت المعلومات. المشورة بأجهزة االستعانة

: أ- المشورة أنواع1- : اقتراح بعملية وظائفها تتعلق العامة المشورة وحدات

السلطة عن الصادرة العامة القرارات أو السياسات. العليا اإلدارية

2- : المساعدة بتقديم وتقوم الفنية المشورة وحداتالفني الطابع ذات أو المنظمة في الفنية للوحدات

اإلدارة وخبراء القانونيين كالمستشارين والمتخصصواالقتصاد.

:ب- والتنفيذ المشورة بين التنسيقإصدار في الفعلية القوة المشورة أجهزة تمارس قدأجهزة وبين بينها التداخل من Pنوعا يخلق مما األوامر

: يلي كما وذلك التنفيذ

للخبراء -1 أسيرة أنها التنفيذ أجهزة تعتبر قد. يضعوه ما على الموافقة فقط ومهمتها والمستشارين

إلى -2 ليدفعها المشورة أجهزة الوضع هذا يغري قدإصدار في Pرسميا Pدورا تمارس أن بضرورة اإلحساس

األوامر.والالمركزية المركزية بين التمييز

الرغبة تتوافر أن سوى المر يحتاج ال المركزية لتحقيقكافة في تتحكم أن في المركزية القيادة لدى واالستعداد

فيفترض الالمركزية تحقيق أما مباشرة المنظمة أعمال: هما أسلوبين أحد اتباع

السلطة -1 تفويض2- : مع وسلطاتها الصالحيات من جزء نقل السلطة نقل

لها المنقولة الواجبات هذه عن التامة المسؤولية نقل: والالمركزية المركزية تقدير

27


: المركزية مزايا أهم

1-. العدالة وتحقيق المعاملة في المساواةوضمان -2 المنظمة في العام الموقف بعناصر اإلمساك

وتوحدها تماسكها استمرارالعناصر -3 بعض نقل أو تبادل تيسير في أكثر مرونة خلق

األساسيةيضمن -4 بما تعبئتها بهدف العناصر كافة على السيطرة

. للتنمية ومكثفة سريعة سياسة تحقيق: الالمركزية أسلوب مزايا أهم

الوحدات -1 مختلف قبل من الفعلية المشاركة تحقيقوالدنيا -2 العليا األطراف كافة بين الثقة يعززالعمل -3 سرعة من ويزيد القرارات اتخاذ عملية يسهل

واإلنجازالروتينية -4 لألعمال بالنسبة المركز عن العبء يخفف

الهامة لألمور وتفرغهمما -5 السلطة ممارسة كيفية على العاملين تدريب

أعلى لمهمات يؤهلهموالتطوير -6 واإلبداع المبادأة فرص من يزيد

: وتوصيفها ووصفها الوظائف تحليل

: الوظائف التنظيم تحليل يشملها وظيفة كل على التعرفالعناصر الوظيفي التحليل عملية وتشمل جوانبها كافة من

. التالية األساسية

العمل -1 أنشطةالمتوقع -2 األداءالالزمة -3 السلوكياتالالزمة -4 واألجهزة والمعدات اآلالتالعمل -5 ظروفاآلخرين -6 مع واالتصاالت التفاعالتالوظيفة -7 تباشره الذي اإلشرافالوظيفة -8 له تخضع الذي اإلشرافالمطلوبين -9 الموظفين

: الوظائف تحليل في المتبعة األساليب

28


1- : تحليل خبير أو أخصائي يقوم المباشرة المالحظةويسجل عملهم تأدية أثناء الموظفين بمتابعة الوظائف

متباعدة فترات في العمل جوانب كل عن مالحظاتهمختلفة وظروف

تشمل: -2 خاصة استبيان استمارة تصميم يتم االستباناتكلما توزيعه ثم تدقيقه ويتم للتحليل الالزمة العناصر كافة

المعلومات كانت كلما Pوواضحا Pوشامال Pدقيقا االستبيان كانعلى االستبيان نجاح يعتمد ناجحة التحليل وعملية سليمة

تحليل ألهمية وإدراكهم وتعاونهم العاملين ثقة مدىالوظائف.

3- : إعداد إلى المقابلة عملية تحتاج الشخصية المقابالتشخصية نمط ضوء على المقابلة سيناريو لتحديد مسبق

P جيدا للمقابلة أ}عد وكلما مقابلته المراد الموظف ونفسيةعملية وكانت دقة أكثر المستفادة المعلومات كانت كلما

. P نجاحا أكثر التحليلللمقابالت الجيد اإلعداد لضمان الالزمة اإلرشادات أهم

. فعالة مقابالت ولتحقيق

الموظف -1 إلى وظائف تحليل كأخصائي نفسك قدم. مهمتك ليعرف

وأنه -2 منه والهدف الوظيفي التحليل برنامج طبيعة شرح. بالموظف تضر جانبية آثار أية لها ليس

3-. P ضئيال كان مهما وعمله بالموظف االهتمام إظهارالحصول -4 هو فقط ودورك العمل أداء بكيفية تدخلك عدم

. العمل عن ومعلومات بيانات علىعمله -5 طبيعة مع تتفق التي باللغة الموظف مخاطبةالعمل -6 يؤدي الذي والموظف العمل بين تخلط الآخرين -7 موظفين من المعلومات ودقة صحة من التحقق

. العمل رئيس من أو-: وتوصيفها الوظائف وصف

: الوظيفة العناصر وصف كافة حول تفصيلي بيان إعداد هوالتنظيمي وموقعها الوظيفة اسم مثل ما بوظيفة الخاصة

.. العمل وظروف والمسؤوليات

: الوظيفة حول توصيف ونهائي تفصيلي بيان إعداد هوالمؤهالت مثل يشغلها الذي بالموظف الخاصة العناصر

29


الذهنية، القدرات والمهارات، التدريب الخبرات، العملية،. الهوايات السلوكية، الحالة

: اإلجراءات في تبسيط المترابطة المهام سلسلة عن تعبيرتنفيذ خاللها من يتم والتي ومنظمة متتابعة حلقات صورة

. التنظيم يحتويها التي الوظائف من وظيفة أي

: لإلجراءات األساسية المحددات

-: األهداف Pالتنفيذ أوال وممكنة واضحة اإلجراءات تكون لكيالتي الفرعية األهداف تكون أن بد ال المالئمة بالسرعة

اآلتية بالشروط تتسم لتحقيقها تسعى

1-. دقيقة بصورة Pموضوعيا Pمحددا الهدف يكون أنالذي -2 المكان تحديد أي Pمكانيا Pمحددا الهدف يكون أن

. فيه الهدف تنفيذ سيتمونهاية -3 بداية نقطة تحديد Pزمانيا Pمحددا الهدف يكون أن

هدف لكلالمنوء -4 الوحدات من كم تحديد Pكميا Pمحددا الهدف يكون أن

P مثال شراءهاالهدف -5 نوع تحديد Pنوعيا Pمحددا الهدف يكون أنالتكلفة -6 محسوب الهدف يكون أن

-: السياسات Pالذي ثانيا المنظم الدليل السياسات وتمثلتكون وقد المختلفة األهداف لتحقيق السبيل يوضح

فرعية سياسات أو المنظمة مستوى على عامة سياساتالسياسات إطار في بوضعها تنظيمي مستوى كل يقوم

. للمنظمة العامة

-: االختصاصات: Pللوصف ثالثا وشامل واضح بمنهج االلتزاموالصالحيات االختصاصات تحديد تحقيق من يمكن الوظيفي

. وتحديدها اإلجراءات لتبسيط

:P : رابعا نفسها األعمال والهامة طبيعة المعقدة األعمالمن ليس ألنه غيرها من أكثر إجرائية خطوات إلى تحتاج

إلى األعمال بهذه الخاصة الصالحيات نقل السهل. الدنيا المستويات

30


:P : خامسا أنفسهم الموظفين هو طبيعة الموظف يعتبر. تعقيدها أو اإلجراءات تبسيط في األساسي المتغير

:P المكان سادسا اإلدارة طبيعة أو المؤسسة تشغله الذيفيه للمكاتب اإلداري الهندسي والتصميم المعنية

-: اإلجراءات تبسيط عملية

1-. وتبسيطها دراستها المراد اإلجراءات تحديدهذه -2 وأهم اإلجراءات عن الكاملة المعلومات جمع

المعلومات:الوظيفة أ- وصف أدلة

الحالية ب- اإلجراءات خرائطالرئاسية ت- العالقات توضح التي التنظيمية الخرائط

والوظيفيةالمكاتب ث- وهندسة تصاميم خرائطوزمانه ج- العمل حجم لتحديد العمل توزيع خرائط

من -3 جزئية أو خطوة بكل المعلومات وتقويم تحليل. اإلجراءات خطوات

4-: ويتضمن المقترحات وضعالخطوات أ- بعض حذف

.ب- الخطوات بعض فصل أو دمجأو ت- بتقديم اإلجراءات سلسلة حلقات تنظيم إعادة

. السلسلة في بعضها تأخيرفي ث- العمل سير لضمان المكان تنظيم إعادة

منتظمة سلسلةتأدية ج- في مهاراتهم لتطوير الموظفين تدريب

األعمالفي ح- إنجازها يضمن بما والمهام األعمال توزيع إعادة

المناسب الوقتخطة خ- تقديم أو الجدد الموظفين بعض تعيين اقتراح

الحاجة حسب مواقعهم لتبدل مرنةعامة د- بصورة الوظيفي والوصف التنظيم إعادةوالنماذج ذ- والسجالت الملفات تنظيممعاملة ر- لكل المطلوبة الوثائق عدد وتقليل ترشيدالالزمة ز- الحديثة والوسائل األجهزة بعض استعمال

31


مقارنة س- الجديدة اإلجراءات تبسيط خرائط تصميمالسابقة بالخرائطاإلجراءات : Procedures Simplification تبسيط

معين عمل إلنجاز الالزمة التفصيلية الخطوات كافة تحديدالتنفيذ وسهلة وضرورية واضحة تكون أن على الحرص مع

المكتبية : Office Forms النماذج

موضوع بخصوص إعدادها يتم التي الورقية النماذج تلكبإعادة الموظفون يضطر ال حتى وذلك للتكرار قابل معينمما نفسه الموضوع يطرح مرة كل في البيانات تسجيل

إجراءاته تبسيط على ويساعد العمل يسهل

األساسية الخطوات المكتبية النماذج إعداد عملية تتضمناآلتية.

األساس -1 هو فالموضوع وهدفه النموذج موضوع تحديدهذا بناء من الحكمة هو والهدف النموذج عليه يقوم الذي

بالنموذج تحقيقها يمكن التي النتائج على والتعرف النوذجإعداده -2 المطلوب النموذج حول المعلومات جمعوتشمل -3 النموذج سيتضمنها التي المعلومات تحديد

:3المعلومات هي أقسامالمعنية أ- بالجهة تتعلق عامة معلومات

النموذج ب- بموضوع تتعلق معلوماتالعالقة ت- ذات الرسمية بالجهات تتعلق معلومات

النموذج بمراجعةمع -4 التعامل أساس على للنموذج أولي تصميم وضع

والحقائق الوقائع: التصميم عملية في مراعاته يجب ما وأهم

وفهمه أ- وسهل Pمبسطا النموذج يكون أنضرورية ب- ونوعيتها مناسبة المعلومات حجم يكون أن

نقصان أو زيادة دونالمعنيين -5 مع ومناقشتها التصميم مسودة مراجعة

محددة لفترة وتجريبها

32


التنظيمي : Organization Charts الدليل

أو التنظيم داخل من للمعنيين ليوضح إعداده يتم ما كل هوتنظيم شكل أو للمنظمة العام التنظيم شكل خارجه منوسير بالوظائف يتعلق ما وكل له الفرعية التقسيمات

فيها العمل

: التنظيم يشمله ما أبرز

وتطورها - المنظمة تاريخاألساسية - والقرارات والتعليمات المنظمة أنظمةوسياساتها - المنظمة أهدافالمنظمة - فيها تتشكل التي التنظيمية الوحدات

واختصاصاتهاالتنظيمي - الهيكل توضح التي التنظيمية الخرائطالسلطة - خطوطواختصاصاتها - الدائمة اللجانالوظائف - وتوصيف وصف دليلاإلجراءات - دليلالمنظمة - في المستخدمة والسجالت بالنماذج بيان

33


الرابعة الوحدة

العمل مؤسسات في وموقعها المكاتب إدارة

المكتبية اإلدارة : Office Management Concept مفهوم

بتنمية المساهمة إلى تهدف األعمال إدارة فروع من فرعالخدمات تقديم طريق عن المنشأة في اإلنتاجية الكفاية

المنشأة ألقسام المختلفة واإلدارية المكتبية

المكتب : Office Definition تعريف

: P محددا Pمكانا باعتباره تعريفه األول Specific Placeاالتجاهفيها الرقابة وجهاز للمنشأة اإلداري الجهاز مركز وهو

يتم " الذي المكان هو المكتب المنشأة في االتصاالت ومركزالجهاز مركز وهو الكتابية األعمال جميع بين التنسيق فيه

" المنشأة في المعلومات لنظام العصبي

: وظيفة كونه حيث من للمكتب ينظر الثاني A serviceاالتجاهFunction التي االتصال قناة باعتباره المكتب ويعرف

منه وخروجها المنشأة إلى المعلومات تنساب بواسطتهاالداخلي االتصال بعملية المكتب ويقوم حولها ودورانها

المختلفة اإلدارات نشاطات وتنسيق والخارجي

واالحتفاظ - إعداد فيها يتم التي التنظيمية الوحدة هوالمنشأة بنشاطات الخاصة والملفات بالسجالت

المختلفة.المكتبية اإلدارة : Office Function وظائف

األساسية- 1 البيانات: Basic Functionالوظائف جمع تتضمن: ومنها المعلومات بهذه الجهات وتزويد وتخزينها ومعالجتها

الداخلية- مصادرها من والمعلومات البيانات استالم أوالخارجية

بالسجالت- واالحتفاظ والمعلومات البيانات تسجيل ب

34


عمليات- باستخدام والمعلومات البيانات وتحليل ترتيب جإحصائية

بالمعلومات- المختصة الجهات تزويد د

2: وتشمل- المساعدة الوظائف

اإلدارية- الوظائف ومنها:Management Functions أ

عملياتها: Planningالتخطيط* تخطيط على اإلدارة يساعد

والتنظيم Organizingالتنظيم* األفراد بين العالقة تنظيمالعمل تقسيم على

بتوجيه: Directingالتوجيه* قيامها على اإلدارة يساعد. حيوية بمعلومات تزويدها طريق عن عملياتها

نظام: Controllingالرقابة* لوضع المعلومات بتقديم يقومسليم رقابي

العامة- العالقات وظائف : Public Relation Functionب

األمن- وظائف ممتلكات: Safty Functionsج على والمحافظةوالمستندات الوثائق وجميع وأصولها المنشأة

األفراد- وظيفة األفراد: Personnel Functionد إدارة يساعد. البشري العنصر إدارة في

المكتب- وأثاث ومعدات آالت شراء هـ

التكاليف- على الرقابة وظيفة Cost Control Functionز

الخريطة ) التنظيمي الهيكل في المكتبية اإلدارة موقعالتنظيمية(

1 ) التنازلي ) الرأسي ويعرف : Line Organization التنظيمالسلطة تنساب وفيه العسكري التنظيم أو المتدرج التنظيم

إلى أسفل من المسؤولية وتنساب أسفل إلى أعلى منأعلى

35


-: الرأسي التنظيم يمتاز

فهمه وسهولة بساطة رؤسائهم أمام مباشرة المستخدمين مسؤولية موظف لكل فيه محدد مكان يوجد

عيوبه:-

فيه مسؤول كل مسؤولية حجم كبر العاملين واجبات تقييد نحو الميل العليا اإلدارة مستويات إلى القرا اتخاذ انتقال ضرورة

السفلى لإلدارة تبلغ ثم الستخدامهم الموظفين تحريك في المرونة تنقصه

أخرى أماكن فياالستشاري- 2 الرأسي : Line & Staff Organization التنظيم

الرئيسة الوظائف عن مسؤولين مديرين يضم الذي التنظيمالنصح لهم يقدمون استشاريون أخصائيون ويساعدهم

المديرين هؤالء قبل من القرارات اتخاذ قبل والمشورةالسلطة أصحاب السلطة ذوي من نوعين يشمل فالتنظيم

االستشارية السلطة وأصحاب الرسمية

) القوة ) نقاط مميزاته

أعمال بأداء القيام من التنفيذيين الموظفين تخلصمتخصصة

التنفيذيين للموظفين والمشورة النصح تقديم إمكانية لمتابعة االستشاريين لدى الكافية المرونة توفر

خبرتهم بحكم وذلك ومتميزة فريدة مشروعاتوتخصصهم

االستشاريين توفر بسبب جديدة أهداف تحقيق سهولة) عيوبه ) الضعف نقاط

لواجبات التنفيذيين الموظفين لدى الكامل الفهم عدماالستشاري الموظف

والمدير التنفيذي المدير بين العالقة انهيار سهولةاالستشاري

الوظيفي- 3 التنظيم : Functional Organization التنظيم يأخذأجل من الوظائف تعاون أي الوظائف وحدة بمبدأ الوظيفي

36


. يكون الذي التنظيم هو المنشأة أهداف تحقيق إلى الوصولفي العاملين من مجموعة على سلطة فيه مدير لكل

المنشأة

الوظيفي التنظيم مميزات

المرونة التخصص من االستفادة

عيوبه:

األمر إصدار وحدة مبدأ مع Unity Of Commandيتعارض العمل تقسيم مبدأ مع يتعارض

النظام هو ؟ System ما

يعتمد والتي المتبادلة العالقة ذات األجزاء من مجموعة هو P مسبقا معدة خطة حسب بالتعاقب تعمل بعض على بعضها

. هو المكتب تنظيم أهداف سلسلة أو هدف تحقيق أجل منوالسجالت النماذج األفراد من ويتكون بالنظام المقصود

وبالتعاقب بالتعاون تعمل التي المكتبية واألجهزة واآلالتالمكتبي العمل تحقيق أجل من

: المكتبية النظم تعقيد أسباب

إلى -1 العمل تقسيم من تنتج التي العالية التكاليفكثيرة مراحل

في -2 الوقوع من Pخوفا والتدقيق الرقابة عمليات كثرةالخطأ

يؤخر -3 مما االستثنائية الظروف لمواجهة النظم تصميمالعمل

4- ) تعقيد ) إلى يؤدي مما المنشأة حجم نطاق اتساعاإلجراءات

مالحظتها -5 أو إليها الرجوع المطلوب السجالت كثرةأو ) اإلجراءات تبسيط برامج المكتبية النظم تحسين خطوات

األعمال(

تنفيذها، وسهولة النظم، تكاليف بتخفيض التحسين ويكونأي الموظفين وراحة سالمة وضمان اإلنجاز في والسرعة

37


والمساحة والمواد والجهود الوقت في االقتصاد بهدفالتكاليف في وبالتالي والمعدات اآلالت وفي المكتبية

النظام لتحسين برامج بوضع القيام عند المتبعة الخطوات

1- : فيه يكثر الذي النظام تحديد بوضوح المشكلة تحديدالشكوى

2- : وسياسة النظام من الفرص عن بيانات البيانات جمعالتنظيمي والهيكل المنشأة

3- ( : توزيع التنظيم، بالخرائط االستعانة البيانات تسجيل) العمل سير العمل،

خطوة -4 كل بدراسة البيانات تحليل5- : بعض ضم أو حذف طريق عن النظام تحسين

الخطوات6- : والجهود التكاليف بمقارنة النظم أفضل اختيار

اإلنسانية والعوامل والوقت7- : ثم ضيق نطاق على النظام بتجربة والتطبيق االختبار

تطبيقه8- : تنفيذه صحة من للتحقق الجديد النظام متابعة

المكتب تصميم : Office Layout مفهوم

واألقسام اإلدارات مواقع تبين التي المتكاملة الخطةوكيفية األثاث ومواقع ترتيبها وكيفية الموظفين ومكاتب

داخل المكتبية واألجهزة واآلالت المعدات ومواقع توزيعهالمالئمة المادية الظروف توفر ضرورة مع المكتب مبنى

الهواء وتكييف والتهوية كاإلضاءة بالمكتب المحيطةالضوضاء تخفيف ووسائل

التصميم دراسة أهداف

متسلسل -1 وبشكل واحد اتجاه في العمل انتقالالمكتب -2 مساحة من القصوى االستفادةالعمل -3 ظروف توفير طريق عن الموظفين راحة

المناسبة المحيطةالموظفين -4 على اإلشراف سهولةعن -5 Pحسنا Pانطباعا المتعاملين وجمهور الزوار إعطاء

المكتب

38


تعديله -6 وسهولة التنظيم مرونةوتقليل -7 عملهم أماكن عن الموظفين ابتعاد تجنب

الضائع الوقت: المكتب تصميم مبادئ

مستقيم -1 خط شكل على واحد اتجاه في العمل انتقالعملها -2 في المتشابهة واألقسام اإلدارات وضع

لبعضها متجاورةمن -3 بالقرب تكون المركزية الخدمات مجموعات

اإلداراتمستقيمة -4 خطوط في الموظفين ومعدات أثاث ترتيب

متماثلةبدقة -5 المكتب مساحة توزيع يجبالمكتبية -6 واألجهزة والمعدات األثاث يكون أن يستحسن

الحجم في موحدةبالمرور -7 تسمح واسعة الممرات تكون أن يجباإلشراف -8 مهمة تسهل بحيث الموظفين ترتيب يجب

عليهممصدر -9 أحدهم يواجه ال بحيث الموظفين ترتيب يجب

مباشرة اإلضاءةصوت -10 عنها يصدر معدات تستخدم التي األقسام عزلتركيز -11 عملهم يتطلب الذين للموظفين أماكن تخصيص

ذهنيالمباشرة -12 العالقة ذات واإلدارات الوحدات وضع

من إليها الوصول يسهل أماكن في بالجمهورالموظفين إزعاج دون المراجعين

نظر -13 عن بعيدة المرتبة غير واألقسام اإلدارات وضعالزائرين

الموظفين -14 لجميع المناسبين والتكييف اإلضاءة توفيرالمكتبية -15 والمعدات الموظفين إلى الحاجة تقدير يجب

والمستقبل الحاضر في: للمكتب الداخلي الترتيب خطوات

المنشأة -1 في العليا اإلدارة إلى الرجوعالمعلومات -2 جمعللمبنى -3 تخطيطي رسم إعداد4- ) المكتب ) لترتيب تجريبية أولية خطة وضع

39


المقترحة -5 الترتيب خطة على الموافقة على الحصولالمكاتب -6 ترتيب إلعادة المناسب الوقت باختيار التنفيذ

آخر لمبنى االنتقال أو المكيف نفس في: األخرى العمل بوحدات وعالقتها المكاتب أنواع

المفتوح- 1 الذي: The Open Officeالمكتب الواسع المكانعالية حواجز بينهم يفصل ال العاملين من لمجموعة يخصص

من مرتفعة غير فواصل تستعمل أن ويجوز الجدران منالزجاج أو الخشب

المفتوح المكتب مزايا

للمكتب -1 المكانية المساحة في يوفروزيادة -2 الموظفين على اإلشراف عملية يسهل

كفاءتهمالطارئة -3 المتغيرات مسايرة من بسهولة يمكن

تصميمه لمرونة والمستقبليةاإلضاءة -4 مثل للمكتب المادية البيئة تطوير إلى يؤدي

والتهويةوتخفيض -5 المكتبية االتصاالت تحسين على يعمل

تكلفتهاواألقسام -6 الموظفين بين العمل سير سرعة إلى يؤدي

عوائق دونوالمعدات -7 اآلالت استخدام المفتوح المكتب في يمكن

جماعي بشكل المكتبيةمكتبه -8 وترتيب بنظافة لالهتمام الموظف يدفع

-: المفتوح المكتب مشكالت

تتطلب -1 التي لألعمال وخاصة الخصوصية انعدامالسرية

الزائرين -2 لكثرة Pنظرا الموظفين انتباه تشتتوالتهوية -3 اإلضاءة درجة من واحد مستوى توفير يصعب

) المغلقة ) الخاصة :The Private )Clared( Officesالمكاتبكبار أحد أو المديرين ألحد تخصيصها يتم التي الغرفة

في أحد يشاركه أن دون فيها عمله ليؤدي الموظفينوذلك عملة طبيعة تقتضي موظف ألي ويخصص استعمالها

40


: الخاصة المكاتب استعمال مبررات أو مزايا

السرية -1 الطبيعة ذات لألعمال مناسبة تعتبركبير -2 ذهني تركيز تحتاج التي لألعمال مناسبة تعتبروالقائمين -3 الوظائف لبعض والتقدير باالحترام توحي

Prestige: الخاصة المكاتب عيوب

المستخدمة -1 المساحة في اإلسرافاالتصال -2 وصعوبة الموظفين على اإلشراف صعوبة

تكاليف وكثرةالطبيعية -3 والتهوية اإلضاءة مشكلتي تعقيد إلى تؤديوعلى -4 واحد اتجاه في وانسيابه العمل تسلسل تعرقل

مستقيم شكلصيانتها -5 وكذلك المكاتب هذه مثل إعداد تكاليف ارتفاع

) األخرى ) اإلدارات العمل بوحدات المكتب عالقة

مزدوجة عالقة المنشأة في األخرى باإلدارات المكتب عالقةالبيانات على للحصول المكتب حاجة في وتتمثل ووثيقةوتسجيلها المنشأة في المختلفة األقسام من والمعلومات

إليها للرجوع وتهنيتها ودقيقة واضحة بصورة السجالت في: بالتالي العالقة تلخيص ويمكن

وأقسام -1 إدارات إلى المختلفة المكتبية الخدمات تقديم ) بالمعلومات ) وتزويدها والطباعة كالحفظ المنشأة

والبياناتبنشاطات -2 المتعلقة المختلفة والبيانات المعلومات تجميع

أخرى أقسام إلى بعضها وإيصال األقساموظائف -3 بين اتصال كجهة والعمل األقسام أنشطة تنسيق

األقسام هذه

41


الخامسة الوحدة

المكتب في المعلومات حفظ وسائل

المعلومات:

: لها الحاجة ومدى المعلومات أهمية توضح حقائق

جمع -4 على يعتمد مشكلة أية دراسة في العلمي األسلوبوتحليلها ودراستها المشكلة حول دقيقة معلومات

. لها الحلول ووضع النتائج واستخالصالوالدة -5 قبل ما مرحلة منذ اإلنسان تالزم المعلومات

وفاته وحتىاألعمال -6 ورجال واالختصاصيين الباحثين متطلبات تلبى

المعارف شتى فييدله -7 لمن ويحتاج نشأته منذ للمعرفة تواق البشري الكائناليومية -8 حياتنا نواحي جميع في المعلومات تتغلغلحسن -9 على والقدرة الواضحة الرؤية تهيء المعلومات

الحياة مرافق جميع في التصرفبنسبة -10 يعتمد السليم و% 90القرار المعلومات %10على

البديهة وسرعة اإللهام علىمن -11 ضخم رصيد توافر نتيجة كثيرة مكاسب تحقيق

-: في تتمثل المعلوماتالمعلومات أ- من اإلفادة على المؤسسة قدرة تنمية

والخبراتالبحث ب- في جهد من المؤسسة تبذله ما وتنسيق ترشيد

والتطويرالمشكالت ت- لحل عريضة معرفية قاعدة كفالةالفنية ث- المشاكل لحل حديثة وأساليب بدائل توفيروالفنية ج- اإلدارية األنشطة وكفاءة فعالية مستوى رفعجميع ح- في السليمة القرارات إلى الوصول ضمان

. المؤسسة مستوياتالقرارات -12 اتخاذ على يساعد بالمعلومات االهتمام

المؤسسة في المصيريةوقيمتها -13 المعلومات ألهمية موظف وكل شخص كل ينظر

الخاصة نظره وجهة من

42


وانتقاؤها المعلومات: معالجتها تمت التي البيانات تتضمنالمجادلة لفرض واإلعالم االستنتاج ألغراض واستخدامها

القرار واتخاذ للتنبؤ كأساس أو والمفاوضة

التي : Data البيانات واألرقام الحقائق من الخام المواد هيفي للمساعدة بعد استخدامها يتم ولم معالجتها تتملمعالجة أو المستقبلي التخطيط أو القرار اتخاذ عمليات

المشاكل.

اتباع من بد ال مفيدة معلومات إلى البيانات لتحويل: يلي فيما تتمثل الخطوات من مجموعة

1- : تحدث أحداث من البيانات تسجيل البيانات على الحصولوالفاتورة اإليصال مثل معين شكل في

2- : لعمل شخص مراجعة مثل البيانات صحة من التأكدللمراجعة كودي رقم استخدام أو آخر شخص

بحيث: -3 معينة قطاعات في البيانات عناصر وضع التصنيف. البيانات لهذه للمستخدم معنى تعطي

4- : محدد ترتيب في البيانات عناصر وضع الترتيب الفرز،.P مقدما

أو: -5 الكلي الرقم إعطاء مثل البيانات عناصر دمج التلخيصالمتداولة لألصول اإلجمالي

6- : الحسابية العمليات استخدام الحسابية العمليات: البيانات الستخدام والمنطقية

وسيلة: -7 في تخزين أماكن في البيانات وضع التخزين. الميكروفيلم أو الملفات مثل معينة

البيانات: -8 من جزئية أي على والحصول البحث االسترجاعالتخزين وسائل في المخزنة

9- : أو ألخرى وسيلة من البيانات إنتاج إعادة اإلنتاج إعادة. الوسيلة نفس في آلخر موقع من

10- : آلخر مكان من البيانات تحويل اإلصدار أو االنتشارشاشة على تظهر أن يمكن مفيدة معلومات شكل مع

43


طابعة من مستخرج تقرير هيئة على أو الحاسوبالحاسوب.

: المعلومات في توافرها الواجب النوعية الخصائص

مفيدة: -1 تكون عندما مناسبة المعلومات تكون المناسبية. القرارات اتخاذ عملية في

قيمة: -2 تقل حيث وقتية قيمة للمعلومات الوقتيةبتقادمها المعلومات

األخطاء: -3 من المعلومات خلو الدقة4- : المعلومات صحة من التثبت على المقدرة التثبت قابلية

. صحتها من التأكد ثم معلومات مع بمقارنتها: المعلومات أنواع

بشأنها -1 إجراءات التخاذ بحاجة ActionمعلوماتInformation :رسمي بشكل إجابات صياغة طريق عن

. الوقت من محددة فترة خالل أو فوريبشأنها -2 إجراء التخاذ الحاجة تستدعي ال -Nonمعلومات

Action Information :والتقارير باالستالم اإلشعارات مثلالسرية.

المتكررة -3 فترات: Recurringالمعلومات في تتكرر والتيالمالية التقارير ، المخازن تقارير مثل منتظمة

المتكررة -4 غير معلومات: Non Recurringالمعلوماتجديد منتج أو جديد لمشروع للتخطيط

الداخلية -5 المعلومات Internal: 80%المعلومات منوجمع وإعداد إنشاء المؤسسة داخل من %20الداخلية

األدلة، الداخلية، القرارات مثل خارجية المعلومات منالمذكرات.

الخارجية -6 خارج: Externalالمعلومات من واستالم جمعأكثر عليها والحصول األسعار قوائم مثل المؤسسة

. الداخلية المعلومات على الحصول من صعوبةالتاريخية -7 تسجيالت: Historicalالمعلومات عن عبارة

مستقبلية قرارات التخاذ منها ويستفاد الماضية األحداثلسنوات تقارير من والمالية اإلحصائية المعلومات مثل

مختلفة ماليةالمستقبلية -8 عملية: Future Informationالمعلومات

المستقبل اتجاهات حول معلومات تتطلب التخطيط

44


أهميتها وتكمن مستشفى في جديد قسم إنشاء مثل. مصداقيتها في

الوثائقية -9 على: Documentaryالمعلومات المدونة أيبالوثائق االحتفاظ مدة تحديد كجدول دائم نموذج

الدولة في الرسميةالوثائقية -10 غير غير: Non- Documentaryالمعلومات أي

والمحادثات الشفوية كالمالحظات المسجلة أو المدونةالهاتفية.

: المعلومات مستويات

العامة -1 :General Levelsالمستوياتعالمية -1 مثل: Internationalمعلومات عالمي نطاق على

العالم في الطبإقليمية -2 نطاق: Regionalمعلومات على جمعها يتم

إقليميقومية -3 جمعها: Nationalمعلومات يتم التي المعلومات

قومي مستوى علىالمؤسسة -4 مستوى على مثل: Organizationalمعلومات

للشركة العمومية الميزانيةالمؤسسة -5 في قسم أو دائرة مستوى على معلوماتالفرد -6 كدخل األفراد مستوى على معلومات

المعلومات -2 من أخرى مستوياتاستراتيجية -1 التخطيط: Strategicمعلومات بسياسة مرتبط

مصادر السكاني التعداد دراسة مثل البعيد المدى علىالخام المواد تكلفة القومي، الدخل

تكتيكية -2 القريب: Tacticalمعلومات المدى على للتخطيطالسنوية الميزانية مثل سنة أو شهور

عملية -3 وقد: Operationalمعلومات اليومي العمل إلدارةللمؤسسة المالي الموقف مثل ساعات خالل تكون

معينة لبضاعة المخزون من المتوفر3: المؤسسة- بوظائف ارتباطها مدى على تعتمد معلوماتللتخطيط- 1 معلومات

للتنظيم- 2 معلومات

للتوظيف- 3 معلومات

45


: المعلومات أصناف

1- ) تنفيذ ) لغايات Pمعينا Pنمطا تتبع التي مبرمجة موجهةبرامج األطباء مناوبات تحديد برامج مثل مضمونها

مالية إجراءات الشراء، إجراءات الصيانة،2- ) أو ) بحدوثها التنبؤ يصعب التي البرمجة صعبة موجهة غير

في اإلدارة مسؤولية مثل بصددها البيانات جمعمن السوق حصة تحديد صعوبة االستراتيجي، التخطيط

. معينة شركة منتجاتمن: Formal Informationرسمية -3 والمعتمدة الموثقة تلك

مثل والثبات الموضوعية صفاتها ومن القانونية النواحيإجراءات التوظيف، إجراءات القانونية، المتطلبات

المحاسبة.رسمية -4 غير: Informal Informationغير المعلومات هي

الرسمية للغايات عليها االعتماد يمكن ال والتي الموثقةواألحكام اآلراء مثل التحديد وعدم الذاتية صفاتها وأهم

واإلشاعات والثرثرة الشخصية والخبرة والحدس العامةواإلفتراضات.

وصفي -5 صنفين إلى وتصنف المستفيد أساس علىومتنوع.

: المعلومات إلى الوصول دون تحول التي الحواجز

المعلومات -1 بأهمية الحكومي االعتراف إلى االفتقارنتيجة.

أسرارهم - انكشاف من المسؤولين خوفالمعلومات - خدمات تقدمه أن يمكن بما الجهلالسلفية - أو التقليدية العواملالتغيير - من الخوفالعصر - متطلبات مواجهة عن والتقاعس التكاسلالبريد -2 وأجور واالستيراد النقدية التحويالت قيود

والالسلكية السلكية والمواصالتاللغوية -3 الحواجزوالعجز -4 المعلومات خدمات توفرها التي بالفرص الجهل

منها االفادة عن: ووظيفته اإلداري المعلومات نظام

46


اإلداري المعلومات : Management Information System نظام) الفرعية ) األنظمة األجزاء من مجموعة عن عبارة هو

بقصد مختلفة مصادر من البيانات تكامل على القادرةاإلدارية القرارات التخاذ الضرورية المعلومات توفير

: اإلداري المعلومات لنظام األساسية تسهيل الوظيفة هيفي المتنوعة الوظائف بمجموعات المتعلقة القرارات اتخاذ

مساعدة خدمية أو إدارية أو رئيسية كانت سواء المؤسسة

نظام على Pمباشرا Pتأثيرا يؤثر المعلومات تداول نظامالمؤسسة في والمتابعة المراقبة

: التالية المراحل من المراقبة نظام ويتكون

لألداء -1 معدالت تحديدالرقابة -2 أجهزة إلى النتيجة ونقل الفعلي األداء قياسالمعدل -3 أي له بالمخطط الفعلي األداء مقارنةاالنحرافات -4 تصحيححالة -5 في لألداء أخرى معدالت وتحديد التخطيط إعادة

الخطة تنفييذ استحالة) اإلدارية ) المعلومات مصادر الشامل النظام

Management Information Resources )MIR( :

السكرتيرات -1 تطبعها التي والمذكرات الرسائلالتصوير -2 عمليةبيانات -3 من تحتويه وما البريد غرفةوالهاتف -4 المقسم خدمةوالكتالوجات -5 األدلةالوثائق -6 من وغيرها الملفات

المعلومات يتألف : Archipelago أرخبيل التي الجزر مجموعةالورقية الجزيرة وهي اإلداري المعلومات نظام منها

) ( ) والجزيرة) المصغر التصوير الفلمية والجزيرة الوثائق ) واالتصاالت ) المكتبية والمكننة الحاسوب اإللكترونية

المكتبية.

: يلي بما الشامل المعلومات نظام وظيفة تتمثل

47


التحديث -1 خالل من المعلومات وتطوير جمع. للملفات المستمر

الالزمة -2 المعلومات وتهيئة الضرورية التقارير تأميناإلدارية للمستويات

3-: التالية الرئيسية الجوانب تأمينالمعلومات أ- إدخال على القادرة والبرامج األجهزة

واسترجاعها وتخزينها ومعالجتهاوبين ب- البشري افشراف بين التفاعل

واإللكترونية اليدوية االستخداماتللمؤسسة ت- المحددة األهداف خدمة

: ومتابعته بشأنه اإلجراءات واتخاذ البريد

: الورقي المعلومات ولكنه وعاء المعلومة وعاء هي الورقةوثيقة تصبح بالمعلومة الورقة تعبئ وعندما فارغ وعاء

ورقية

ورقية + = وثيقة معلومة ورقي وعاء

من أكثر أو واحد توفر هو رسمية الوثيقة يجعل وما: التالية الشروط

دونها -1 التي المعلومات على المعني الشخص توقيعالتوقيع -2 مع المؤسسة أو للشخص الرسمي الختمرسمي -3 ورق على التوقيعرسمي -4 ورق على والختم التوقيع

: الوارد البريد معالجة خطوات

1- ) عن ) المؤسسة إلى الورقية الوثائق البريد وصولجمهور البريد، صندوق السعاة، القنوات طريق

. كالفاكسميلي والمعدات اآلالت المؤسسة،موجه -2 أنه للتأكد الوارد البريد مغلفات تدقيق

للمؤسسةالبريد -3 فتاحة باستخدام البريد فتحالمغلفات -4 من ومرفقاتها المراسالت استخراجوصولها -5 ووقت تاريخ تسجيل المراسالت توثيق

الرسالة وموضوعاالختصاص -6 جهة حسب تصنيفه أي البريد فرزاالختصاص -7 جهات على البريد توزيع

48


: الصادر وغير البريد واالستفسارات الخطابات كل يشملالمؤسسة عن تصدر التي والمراسالت المكاتبات من ذلك

عام بوجه الجمهور وإلى مورديها وإلى لزبائنها وترسلها

سليم إجراء لوضع تتحقق أن يجب التي المعايير: الصادرة للمراسالت

أسلوب -1 وذات التنسيق حسنة الئقة المراسالت تكون أنالمؤسسة عن إعالن ألنها مالئم

2- P ارتباطا المؤسسة ارتباط مكاتبة أي إرسال عن ينشأ أالبه ترغب ال Pقانونيا

كتابتها -3 من االنتهاء بعد المكاتبات إرسال سرعة: الصادر البريد إجراء عليها يشتمل أن يجب التي الخطوات

المعنية -1 السابقة المكاتبات على باالطالع البيانات جمعالعالقة ذوي والموظفين واألقسام اإلدارات واستشارة

. ذلك تطلب إذا االجتماعات وعقدوتدقيقه -2 وكتابته الخطب إمالءالخطاب -3 توقيعمرفقاته -4 من التأكدالمعنية -5 الجهة إلى إرساله توثيق

: وتداولها وحفظها وترقيمها الملفات تصنيف طرق

: وترقيمها الملفات تصنيف طرق

المسلسل -1 العددي والترقيم الموضوعية التصنيف طريقةاألساسية: الطريقة الموضوعي التصنيف يعتبر المركب

اساس على الموضوعات يرتب حيث تصنيف عملية أليةكافة وضع فيها ينبغي بينها، منطقية عالقات

ملف في معين بموضوع المتعلقة واألوراق المستنداتواحد

2- : مع المراسالت تصنيف يتم الجغرافي التصنيف طريقةاألماكن أساس على تصنيفها يتم والعمالء المواطنين

: الطريقة هذه ومزايامعرفة أ- عند بسرعة المطلوب الملف استخراج يمكن

الجغرافي المكاناألشخاص ب- ملفات بين الخلط خطر يقل

الطريقة هذه عيوب49


اسمه عرف إذا إال األشخاص أحد ملف استخراج يمكن الوعنوانه

3 : المحفوظات- ترتب التاريخي أو الزمني التصنيف طريقةالكمبياالت أو المالية المستندات مثل منها كل تاريخ بحسب

التذكير اسم عليه ويطلق مواعيدها حسب Diaryingفترتب-: هي الزمنية الطريقة حسب ترتب التي األوراق أبرز

واألنظمة- القوانين مثل بسنة سنة تجمع التي التعليمات أوالقرارات.

-P تاريخيا تجمع التي الصادرة الرسائل نسخ مجموعة بملف في فتحفظ منها نسخة أية إلى الرجوع Masterليسهل

File.

4 : على- المراسالت تصنف األسماء حسب التصنيف طريقةالنظر بصرف الطالب أو العمالء أو األشخاص أسماء أساس

الترتيب باستخدام إما وترتب المراسلة موضوع عنالحروف من حرف كل إرشاد بطاقات ووضع الهجائي

العددي Guide Cardsالهجائية الترقيم باستخدام أوالمسلسل.

: الملفات حفظ طرق

األفقي -1 الحفظ لحفظ: Horizontalطريقة تستخدمالجغرافية والخرائط الحجم الكبيرة المحفوظات

صعوبة عيوبها ومن والرسومات الهندسية والتصميمات. المحفوظات استخراج

الرأسي -2 الحفظ الرسائل: Verticalطريقة جميع وضعتحفظ ثم خاص ملف في بشخص الخاصة والمستندات

معلقة أدراج في رأسي وضع في بعضها خلف الملفات. الطريقة هذه وتمتاز الغرض لهذا

وضع أ- ىسرعة عل يساعد مما بالملف األوراق تشبك ال. الملف في الجديدة المستندات

ال ب- ألنها جيدة حالة في والمستندات األوراق تبقىلشبكها دبابيس تستخدم

50


بطاقات ت- خلف مكانها في الملفات وضع يسهلاإلرشاد

األحوال ث- من كثير في الفهارس عن االستغناء يمكنالبطاقات ج- فيها تحفظ كطريقة استخدامها يمكن

بالمستودعات أو بالموظفين الخاصة : الملفات بداخل للمعامالت Pثابتا Pمكانا تحفظ ال عيوبها من

المعلق -3 الرأسي الحفظ تعليق: Suspensionطريقةحافة على سلكين على طرفيها من Pرأسيا الملفات

الدرج. : لعدم بسرعة تتلف ال المحفوظة الملفات مميزاتها من

الدرج بقاعدة احتكاكها

الجانبي -4 الحفظ : Lateral طريقةأرفف أ- على البعض بعضها بجانب الملفات تحفظ

والنشرات الكتب ترتيبها ويمكن مغلقة أو مكشوفةالحجم كبيرة اإلحصائية

اآلتية ب- المتطلبات توفير ويجب المعلق الجانبي الحفظ: الطريقة هذه بموجب للعمل

الجانبي للتعليق خاصة خزائن جانبية معلقة حوافظ للتداول خفيفة ملفات

األفقي؟ الحفظ طريقة عيوب أهم ما

الملفات -1 استخراج صعوبةالسريع -2 التلف أو للتمزق المحفوظات تعرضالمحفوظات -3 استخراج عملية في المبذول الجهد

وطريقة الرأسي الحفظ طريقة بين الجوهري الفرق هو ماالمعلق؟ الرأسي الحفظ

معلقة المعلق الرأسي الحفظ طريقة في المفات تكونعلى ممتدين قطبين أو سلكين على طرفها من Pرأسيا

تحفظ الرأسية الطريقة في بينما الحفظ درج حافتي. تعليق دون الرفوف على أو األدراج بداخل الملفات

: حركتها ومتابعة الملفات تداول إجراءات

معتمد -1 نموذج بواسطة إليها للرجوع الملفات طلب51


المختلفة -2 اإلدارات طلبات ترتيب3-) الملف ) حركة بطاقة الملف حركة في القيدسرية -4 مراعاة مع المحفوظة أو الملف إعارة

المعلوماتأماكنها -5 إلى الملفات إعادةالملفات -6 في العمل تعليمات اتباعالملفات -7 نظام مراجعة

الملف؟ حركة بطاقة استخدام من الفائدة هي ما

. تأخير دون أو Pفورا الملف تواجد مكان تحديد

: المصغر التصوير

المصغر؟ التصوير يحققها التي الفوائد عدد

عن -1 يقل ال بما الحفظ حيز الحيز% 95توفير مناألصلي

لها -2 األمان وتوفير األخطار من الوثائق حمايةالمعلومات -3 استرجاع وسرعة سهولةوالتداول -4 النشر سهولة

وتوفير األخطار من الوثائق حماية تتم أن يمكن كيف اشرحلها؟ األمان

وحفظها المصغرة األفالم من البديلة النسخ عمل طريق عنهذه ألحد الدمار احتماالت لمواجهة مختلفة أماكن في

الحروب أو والفيضان كالحريق مختلفة أسباب نتيجة النسخ. الطبيعي واالستخدام التداول تكرار أو

الستخدام الحقيقية الثورة فيها بدأت التي الفترة هي ماالفترة؟ هذه سمات أهم هي وما الفلمية المصغرات

للمصغرات الحقيقية الثورة بدأت الخمسينات مطلع معوأخذت التنوع في أشكالها أخذ في تتلخص وسماتها الفلمية

المكتبات وأقبلت التطور في واسترجاعها تخزينها أساليب

52


الفلمية المصغرات على والعامة الخاصة والمؤسساتالتخزينية القدرة وتطورت السخية الميزانية لذلك ورصد

اآللي الحاسب باستخدام لها واالسترجاعية

المصغر التصوير : Microforms أشكال

1-) الميكروفيلم ) المتصلة األفالمالمسطحة -2 الفلمية :Flat Formsالشرائح ومنها

اإلطارات أ- متعددة الفلمية الشريحة الميكروفيشMicofiche

الشفافة ب- Film Jacketالحافظةالفتحات ت- ذات Aperture Cardsالبطاقاتللمعلومات ث- المجددة الفلمية Updatableالشريحة

Microficheالفلمية -3 للمصغرات الحديثة األشكال

هذه اذكر األشكال من عدد المتصلة المصغرة لألفالمبحده المتصل الفلمي الشريط طول وحدد األشكال

األقصى.

على الملفوفة األفالم هي المتصلة المصغرة األفالم أشكالكاسيت Roll Filmبكر على الملفوفة داخل Cassetteواألفالم

كارتردج شكل على الملفوفة واألفالم بالستيكي غالفCartridge األقصى بحده المتصل الفلمي الشريط 100وطول

قدم

إلى الوثائق تحويل بها تيم التي الكاميرات أنواع عددفلمية مصغرات

1- ) الثابت ) التصوير جهاز الثابتة PlanetaryالكاميراتCamera

2- ) الدوار ) التصوير جهاز الدوارة Flow RotaryالكاميرةCamera

3- ) الترددي ) التصوير جهاز الترددية & StepالكاميراRepeat Camera

الفتحة -4 ذات البطاقات Aperture Card Cameraجهازعلى فلمية شريحة إلى الميكروفيلم تحويل يمكن كيف

الميكروفيش؟ غرار53


الميكروجايت تقنية استخدام طريق عن

الصغر الورقي : Micrograph التصوير شكلها من الوثيقة نقلنسبة ألن المجردة بالعين يرى ال صغير فلمي شكل إلى

بين تتراوح مرة 40إلى 10تصغيرة

المصغرة ) اإللكتروني الحاسب Computer Output مخرجاتMicrofilm )Com :

للمصغرات الحديثة األشكال على يطلق اصطالح وهيميكروفيش على مصغرة الحاسبات تنتجها والتي الفلمية

. تلقائي وبشكل

54


السادسة الوحدة

المكتبية واآلالت األدوات

خالل من المكتب في العاملون يجنيها أن يمكن التي الفوائدالمكتبية لألدوات استخدامهم

الوقت -1 توفير وبالتالي األعمال إنجاز في اإلسراعاألدوات -2 استخدام دون المكتبية األعمال إنجاز استحالة

واآلالتباألعمال -3 قام إذا Pوخصوصا إدائه في والدقة العمل تهيئة

. العملية والخبرات العلمية المؤهالت ذوي المكتبيةعقد -4 ونفقات السفر نفقات مثل النفقات في االقتصاد

االجتماعاتالتخطيطية -5 األمور في المتوفر الوقت استغالل

المؤسسة على بانفع تعود التي والتنظيميةالمكتب -6 في المستخدمة المواد ترتيب في المساعدة

وتخزينها إليها الرجوع وسهولة وتنظيمهاواآلالت األدوات شراء قبل مراعاتها الواجب االعتبارات

المكتبية:

ضرورية -1 األداة أو اآللة هلالعمل -2 من أفضل نوعية ستقدم هلباستخدام -3 أو بدونها بالعمل القيام الممكن من هل

أخرى وسائلالموظفين -4 من عدد عمل تعطيل غلى سيؤدي إدخالها هل

بطالة خلقللعمل -5 المستقبلية باالحتياجات اآللة أو األداة ستفي هل

عن تقل ال سنوات 5لمدةوالتشغيل -6 المالية افمكانات المؤسسة لدى تتوفر هل

والصيانةواآلالت -7 األدوات مع متوافقة اآللة أو األداة هل

المكتب في Pحاليا المستخدمةيكفي -8 أم للتشغيل جدد موظفين توظيف ينبغي هل

الموجودين الموظفين تدريبطيبة -9 سمعة ذو لآللة المورد هل

55


صيانتها -10 عند لآللة غيار قطع تتوفر هلتخصيص -11 ينبغي وهل آلخر مكان من اآللة نقل يسهل هل

لها مكانفي -12 وضعها يتطلب استخدامها عند Pضجيجا تحدث هل

وبعيد خاص مكان13- - غازات ) إشعاعات بيئية مشاكل اآللة عن ينتج هل

ضارة..(المكتب -14 أثاث مع ولونها األداة شكل يتوافق هلالتي -15 بالنتائج يثقون ال أم الموظفين من قبول تلقى هل

عليها الحصول يمكنأدوات -16 تمتلك مشابهة لمكاتب ميدانية بزيارات قمت هل

المعلومات لجميع شرائها تنوي التي كتلك وآالت. عنها واالستفسارات

فعالية ومراقبة المكتبية واآلالت األدوات توحيد أهميةاستخدامها:

موحدة -1 مواصفات تكون حيث الشراء عملية تبسيطوتكاليف -2 والرقابة األدوات على الرقابة احكام سهولة

تشغيلهامتشابهة -3 بأعمال يقومون الذين األفراد إنتاجية زيادة

متكررةالعمل -4 مواصفات وضع طريق عن والهدر الضياع تالفي

اآلالت تستغل التي وطرقهاالقتصاد -5 وتحقيق والمتكررة الثابتة التكاليف من التقليل

التشغيلية المواد فيجميع -6 قبل من واألدوات اآلالت استخدام إمكانية

الموظفينوتقليل -7 الصيانة وتسهيل الغيار قطع توفير سهولة

تكلفتهاالموظف -8 إنتاج لقياس محددة معايير توفير

: المكتبية واآلالت األدوات أنواع

1-) والكهربائي ) اليدوي البريد فتح وآالت أدوات...Stampsاألختام -2 - - عاجل مطبوعات سر مثلوتغليفها -3 الرسائل طي وآالت Folding Machinesأدواتالعناوين -4 كتابة Addressing Machineآلةالبريدية -5 والعالمات الطوابع دفع Franking Machineآلة

56


الورق -6 CollatorمجمعةStaplersالمكابس -7Punchesالمثاقب -8المدعمة -9 Setf Adhesive ReinForcingالحقات

: الطباعة مجال

اليدوية -1 الطباعة Manual Typewriterآلةالكهربائية -2 الطباعة Electric Typewriterآلة3- ) الكلمات ) معالجة جهاز الحاسوب بواسطة Wordالطباعة

Processor-: هي رئيسية وحدات أربع من الجهاز ويتكون

كهربائية -1 وطابعة المفاتيح لوحةذاكرة -2 نظام3-) شاشة ) مرئية عرض وحدة4-) األقراص ) النسخ وحدة

والنسخ التصوير : Copiers & Duplicators مجال

: التالية الظروف في للتصوير الحاجة تظهر

األصل -1 طبق نسخ إلى الموظفين حاجةاالسترجاع -2 ألغراض بنسخة االحتفاظ إمكانية

المستقبلي.المعنيين -3 على نسخ توزيعالتمزق -4 من األصلية النسخة على المحافظة

الحديثة النسخ ثالث Offest Litho Duplicator آلة من وتتكونأجزاء:-

: على تصويرها المراد الوثيقة بتصوير عالقة له األول الجزءماستر

: الماستر بتجفيف عالقة له الثاني الجزء

: المطلوبة النسخ عدد بسحب عالقة له الثالث الجزء

الحاسوب:

: الحاسوب على البيانات معالجة مراحل

57


1- : البيانات جميع إدخال اإلدخال مرحلة2- : األوامر وتنفيذ تحليل المعالجة مرحلة3- : المعلومات إظهار اإلخراج مرحلة

التخزين ووحدات الرئيسية الذاكرة وحدة بين الفرق: الحاسوب في اإلضافية

والبرامج البيانات تخزين الرئيسية الذاكرة وحدة في يتمتقسيمها ويمكن اإلدخال، وحدات بواسطة إدخالها تم التي

البيانات معالجة ومنطقة البرنامج تخزين منطقة إلىبشكل العمليات بها تخزن التي النتائج حفظ ومنطقةلتخزين فتستخدم اإلضافية التخزين وحدات أما مؤقت

الوحدات هذه أهم ومن دائم بشكل والبيانات المعلومات. الممغنطة واألشرطة الممغنطة االسطوانات

: للحاسوب اللين الكيان

لغات- 2البرمجيات- 1البرمجة

لغة- 1فورتران

كوبول- 2 لغة

بيسك- 3 لغة

: البشري الكيان

النظم -1 محللالمبرمج-2البيانات -3 ومدخل المشغل

: Communication االتصال

الحوار وقناة عام بشكل الناس بين التفاهم وسيلةالموظفين بين النظر وجهات وتبادل الرأي في والمشاركة

االتصال كلمة واشتقت العمل مؤسسات فيCommunication التيني أصل Communisمن

58

برمجيات تطبيقية

برمجيات النظام

مترجمات لغات البرمجة

نظام التشغيل


مجموعة توافر من بد ال فعالة االتصال وظيفة تكون لكي: وهي العناصر من

... وسيلة... االتصال موضوع المرسل .... المستقبلة.... الجهة فعل ردود المستقل النقل

منهاك عوامل مجموعة على الوسيلة اختيار يعتمد

نقلها -1 المراد الرسالة أو االتصال موضوع طبيعةالمطلوبة -2 السرعةالنقل -3 تكلفةنقله -4 المراد الموضوع يفترضها التي السريةالمستقبلية -5 الجهة من فوري فعل رد إلى الحاجة مدىالضرورية -6 الخدمات تلبيةاالتصال -7 موضوع توثيق إلى الحاجة مدى

: االتصال وسائل أنواع

1-: الكتابي االتصالالرسمي أ- الكتاب

الداخلية ب- المذكرةالتقاريرت-النماذجث-

للمرسل ويتيح التوثيق هو الكتابي االتصال يميز ما أهم. بدقة وصياغتها أفكاره لترتيب كافية فرصة

-: عيوبه ومن

فوري* بشكل المستقبل فعل ردة معرفة عدم

للمعلومات* والتلقائي الصحيح التبادل يعيق

الداخلية المذكرةالرسمي الكتاب

للمخاطبة يستخدم- مؤسسة بين الخارجية

وأخرى

موظفي بين تستخدم- أنفسهم المؤسسة

المؤسسة اسم يحدد- المسؤول وتوقيع وعنوانها

التحية عبارات من تخلو- الجهة وتوقيع واالختتام

59


اليد بخط وتكتب منها العليارسمي صادر رقم ويأخذ

2-: الشفوي االتصالوآخر فرد بين المحادثة الشفوي االتصال أنواع وأهم

وبالجلسات وبالمؤتمرات وبالمقابالت وباالجتماعاتووجهات. لألفكار Pسريعا Pتبادال يحقق بأنه ويتميز التدريبية

P كافيا Pوقتا يوفر وال Pمكتوبا Pدليال يوفر ال عيوبه ومن النظرعدد كان إذا الحاضرين على السيطرة يصعب وقد للتفكير

. P كبيرا المشاركين

3-: البصري االتصالعن والمعلومات الحقائق من المزيد على الحصول هو

الفوتوغرافية، الصور مثل البصر حاسة استخدام طريقوالخرائط التلفزيونية السينمائية، األفالم الفلمية، الشرائح

. البيانية والرسومات

-: والالسلكي السلكي االتصال

الهاتف-1يجمع: -2 مرسل مستقبل مبرق طابع جهاز وهو التلكس

شخص أي خالله من ويستطيع الكاتبة واآللة الهاتف بيناألقمار محطة عبر العالم في آخر شخص بأي يتصل أن

الرسمية االتصال وسائل وأكثر أسرع وهو الصناعية. وإتقان دقة والتجارية

: الشفوي االتصال مزايا

األفراد - بين للتعامل المباشرة األنواع من نوع هوالبشرية والمجموعات

مباشرة - عكسية وتغذية لألفكار Pسريعا Pتبادال يحققالنظر - وجهات وتبادل اإلقناع عملية يسهل

التلكس رسالة تحققها التي الفوائد

االتصال - في السرعةمباشرة - الجواب على الحصولالسرية-والوضوح - اإلتقان

60


الشبكة: -3 عبر والوثائق الصور لنقل نظام الفاكسميليكلمة وتعني Pواستقباال Pإرساال والالسلكية السلكية

العربية إلى وترجمت األصل طبق الصورة الفاكسميلي: معان بثالث

عملية: بواسطتها تتم الذي الجهاز أو األداة الناسوخواالستقبال اإلرسال

واالستقبال: اإلرسال عملية النوسخة

المرسلة: النسخة النسيخة

4 : األقمار- أهمية على تأكيد الصناعية األقمار عبر االتصالمشروع إنجاز على العربية الدول اتفقت فقد الصناعية

. بهدف العربي الصناعي القمر

االتصاالت تؤمن فضائية بشبكة العربية المنطقة ربط P وتلكسيا Pوبرقيا Pهاتفيا العربية الدول بين اإلقليمية

بين الثقافية الوحدة أواصر يقر الذي األمر Pوتلفزيونيا . العربية الدول

61


السابعة الوحدة

العمل تقارير وكتابة االجتماعات إدارة

االجتماعات األفراد : Meetings مفهوم من محدود عدد التقاءأو دراسة بهدف Pمعا يجتمعون أكثر أو اثنين يكونون قد

الوصول في ويرغبون جميعاص يهمهم موضوع مناقشةبشأنه قرار إلى

: االجتماعات أهمية

آرائهم -1 عن للتعبير المشتركين لجميع الفرصة إتاحةمن -2 كاف أساس على قرارات إلى الوصول من يمكن

والمناقشة الدراسةالجماعة -3 مصالح مراعية المختلفة النظر وجهات تمثليؤدي -4 مما المستويات مختلف من ألفراد الفرصة تتيح

اآلخرين لرأي وتقديره منهم كل فهم زيادة إلىعن -5 لصدورها Pنظرا رحب بصدر الصادرة القرارات تقبل

الجماعةواحد -6 صوت االجتماعات في فرد لكل يكون

: ) االجتماعات ) محاذير عيوب

والمال -1 الوقت في التكلفةوشيوعها -2 المسؤولية تمييعواحد -3 رأي إلى الوصول صعوبةالمراكز -4 ذوي من وخاصة األقلية استبدادفقط -5 الجميع إلرضاء الوسط الحل خطرمماطلته -6 ومحاولة ما بعمل القيام من التهرب

: فعالة اجتماعات االجتماعات من تجعل التي العوامل

االدارية -1 الناحية من لالجتماع الجيد التخطيطالمحدد -2 الموعد في االجتماع بدءالمكتبية -3 الناحية من لالجتماع الجيد التخطيطوالمكتبية -4 اآللية والتجهيزات المادية البيئة توفير

الالزمةاالجتماع -5 على األفراد بعض سيطرة عدم ضمان

62


الكامل -6 اإللمام لديه لالجتماع مناسب رئيس اختيارباألنظمة

المناقشات -7 أثناء الموضوعية الجوانب على التركيزبينهم -8 التعاون ووجود االجتماع اختيارأعضاء حسن9- P جيدا االجتماع ألهداف األعضاء معرفة

قبل -10 األعضاء قبل من االجتماع لموضوع التحضيراالجتماع حضوهم

اتصال -11 نظام ومعلنة وواضحة محددة أهداف وجودفعال سكرتارية نظام فعال،

: االجتماع قبل السكرتير بها يقوم التي الواجبات

1- : إليه المحوله األوراق فيه يضع لالجتماع ملف تخصيصالمختصة والجهات االجتماع رئيس من

2- : التي الموضوعات بعناوين قائمة األعمال جدول إعدادللمناقشة عرضها سيتم

3- : الذي لألشخاص وإرسالها لالجتماع الدعوة إعداداالجتماع سيحضرون

االجتماع -4 قاعة إعداداالجتماع أثناء السكرتير : During the Meeting دور

االجتماع -1 قاعة إلى Pمبكرا االجتماع يوم يحضر أنوالذين -2 حضروا الذين األعضاء أسماء بتسجيل يقوم

تغيبوامن -3 السابقة الجلسة محضر االجتماع بداية في يقرأ

تعديله أو إقراره أجليحتاج -4 معلومات بأي بتزويده االجتماع رئيس مساعدة

إليهاويدون -5 للمناقشات Pوافيا Pملخصا االجتماع أثناء يسجل

االقتراحاتبكل -6 االجتماع أثناء اتخاذها يتم التي القرارات يسجل

وعناية دقة: االجتماع بعد السكرتير دور

االجتماع -1 محضر إعدادالقرارات -2 إعالنالقرارات -3 تنفيذ متابعة

االجتماع : Minute محضر

63


سكرتير يقوم والذي االجتماع بنتائج المتعلق التقريرموجزة خالصة ويتضمن االجتماع انتهاء بعد بإعداده االجتماع

مناقشات من االجتماع في تم ما لكل ودقيقة واضحة. إليها التوصل تم التي القرارات يشمل كما واقتراحات

: االجتماع محضر يتضمنها التي البنود

الجلسة -1 أو االجتماع رقماالجتماع -2 وتاريخ موعدتغيبوا -3 والذين االجتماع حضروا الذين األعضاء أسماءالقانوني -4 العدد بتوافر االجتماع صحة إثباتاالجتماع -5 رئيس اسماألعمال -6 جدول بنودالتي -7 الموضوعات حول الحاضرين وآراء مناقشات

األعمال جدول يتضمنهااالجتماع -8 أثناء اتخاذها تم التي القراراتاالجتماع -9 انتهاء وقت

القادم -10 االجتماع موعد-: انعقادها أثناء االجتماعات فعاليات

االجتماع -1 ألعضاء الرشيد االختياربالوظيفة - للقيام الالزمين األفراد االجتماع يضم أن يجب

بها القيام يجب التي- P مرتفعا لألعضاء والخبرات الثقافي المستوى كان كلما

إلى والوصول المناقشات مستوى ارتفاع إلى ذلك إدىوسليمة حكيمة قرارات

عن - التعبير في حقهم ممارسة على قادرين Pأفرادا يضم P ديمقراطيا Pتعبيرا أنفسهم

االجتماع - وقت يحتكر أال االجتماع عضو على ينبغيأجل - من االجتماع لحضور األعضاء دافعية زيادة من بد ال

نجاحة2- : يعطي الذي هو الفعال والرئيس الفعال الرئيس اختيار

وفي آرائهم إلبداء األعضاء لجميع متساوية Pفرصا لتحقيق االجتماع داخل النظام يحفظ نفسه الوقت

األهدافاالجتماع -3 لسكرتير الرشيد االختياراألعضاء -4 غالبية يناسب الذي لالجتماع المناسب التوقيت

64


لالجتماع -5 المناسبة المادية اإلمكانات توافر: االجتماع محضر في توافرها الواجب الشروط

الدقة -1 مع اإليجاز2- P كامال يكون أن3-. وفهرسته إليه الرجوع سهولةالوضوح -4 وعدم الغموض من الخلوالمختصين -5 األشخاص أو الشخص توقيع

اإلدارية التقارير : Types Of Reports أنواع

السنوية -1 :Annual Reportsالتقاريرالمنشأة - بها قامت التي األعمال جميع توضيح فيها ويتم

السنة خاللاألعمال - هذه صادفت التي والمعوقات الصعوباتتنفيذها - تم التي الخططالتوسع - ناحية من للمنشأة المستقبلية الخطوات عرض

المنتظرة أعمالها فياإلحصائية -2 وتحليل: Statistical Reportsالتقارير عرض يتم

طريق عن المنشأة في اإلدارية المعلومات ونشرمن تنفيذه تم ما توضيح يتم حيث واإلحصاء الرياضيات

أو إحصائية جداول شكل على المنشأة ونشاطات خطط. بيانية رسوم

اإلخبارية -3 وعرض: Informative Reportsالتقارير تقديم هوتوصيات أية تقديم دون وصفي بشكل والبيانات المعلومات

المنشأة في اإلدارية المستويات جميع في تقديمها ويتم. معينة بحال إليها المقدم الجهة إخبار أجل من

المالية -4 دورية: Financial Reportsالتقارير تقارير هيلتوضيح الفعالة الوسيلة تعتبر حيث ألهميتها بانتظام تصدر

عمليات في منها لالستفادة المنشأة إلدارة المالية األموراإلدارة " المالية التقارير وتسمى والرقابة التخطيط

باألرقام"الدورية -5 نهاية: Periodic Reportsالتقارير في تقدم التي

أهدافها أو موضوعها عن النظر بغض معينة زمنية فترة كلالمنشأة بها قامت التي النشاطات لوجود ملخصات وهي

زمنية فترة خالل: التقارير من النوع هذا في توافرها الواجب الخصائص

65


ما ا- صحة مع للتدليل كافية إحصائية بيانات على احتوائهابيانات من بها

شكل ب- على تعرض التي والحقائق األرقام تكون أنالمقارنة سهلة بيانية رسوم أو جداول

تفسير ج- ينبغي طويلة فترة عن إحصائية بيانات عرض عذرعادي غير خفض أو زيادة أي

التقارير د- من النوع هذا في الشكلية بالناحية العناية يجباستيعاب وسهولة البيانات عرض فاعلية يحقق بما

محتوياتها.التحليلية -6 التقارير: Analytical Reportsالتقارير هذه تحتاج

ويتطلب الموقف جوانب لمعرفة متواصل وبحث جهد إلىمشكلة لمعالجة التقارير هذه إعداد ويتم وممارسة خبرة

تحليلي عرض شكل على معين موقف لتحليل أو معينةتقديم ثم المشكلة لجوانب والبحث الدراسة على مبني

. والمقترحات التوصيات7- ) األفراد ) الموظفين ملخص: Personal Reportsتقارير هي

دورات مثل المنشأة في موظف أي نشاط عن مكتوباإلجراءات تقارير العمل، عن التغيب تقارير العمل،

. تكون أن ويجب العمل وإصابات الحوادث تقارير التأديبية،في الحق لهم بها المعنيين األفراد ألن وصادقة دقيقة

مضمونها مناقشةاإلنجاز -8 المنشأة: Progress Reportsتقارير بنشاطات يتعلق

أحد حول المنشأة إدارة إلى تقرير تقديم ويتم وأعمالهاواستخدام وتركيب والتطوير التحديث مثل مشروعاتهاجديد محاسبي نظام وإدخال جديدة ومعدات أثاث

. جيد تقرير لكتابة اتباعها الالزم الخطوات

البيانات -1 وتنظيم جمعالرئيسية -2 األفكار تحديدللتقرير -3 األولى المسودة كتابةالمسودة -4 كتابة إعادةللقراءة -5 التقرير قابلية قياسالتدقيق -6الطباعة -7 تصحيح

:) التقرير ) أجزاء التقرير هيكل66


العنوان -1 التقرير: The Title Pageصفحة عنوان على يحتويالكتابة وتاريخ المفوضة والجهة ووظيفته الكاتب واسم

. النشر ومكانالمحتويات -2 عناوين: List Of Contentsقائمة على وتحتوي

صفحاتها وأرقام الفرعية واألقسام األقسامالتقرير: The Introductionالمقدمة -3 مقدمة وتتضمن

مايلي:التقرير أ- بكتابة التفويض

التقرير ب- كتابة من الهدفالتقرير ت- في الواردة المعلومات مصادر أهمالتقرير ث- حدود

محتويات: Summaryالملخص -4 لكل مختصرة فكرة إعطاءتطبيقه ومجال كتابته من الهدف فيها بما التقرير

مضمون فهم على القارئ يساعد ألنه Pجدا مهم وموجز. مختصر بشكل التقرير

التقرير -5 جسم أو في: Bodyالمتن الرئيسي الجزء هويتم حيث الحقائق عن كاملة تفاصيل يقدم إذ التقرير

وتفسيرها وتحليلها وتوضيحها المعلومات عرضالتوصل: Resultsالنتائج -6 تم التي العلمية الحقائق سرد

خالصة فهم على ومؤثرة وواضحة دقيقة وتكون إليها. أهدافه ومعرفة التقرير

التقرير: Recommendationsالتوصيات -7 كاتب قبل من تقدمإلى الوصول على تساعد كي للقارئ تقريره اكتمال بعد

ظاهرة إلى للوصول تتبع أن يجب التي األساليب أهمإيجابية.

أو: Appendixالمالحق -8 رئيسة ليست معلومات تتضمنقائمة مثل التقرير جسم أو متن ليتضمنها أساسية

الرسومات أو المؤسسات بعض وبأسماء بالجداولالبيانية

التحليلي -9 الكشاف أو Indexالفهرسوالمراجع -10 المصادر: Referencesالمصادر جميع يتضمن

التقرير كاتب منها استفاد التي والثانوية األولية: التقارير في توافرها الواجب الخصائص

1- : دون الضرورية المعلومات على يحتوي Pمختصرا يكون أنالتفصيالت في الدخول

67


2- : أو شك كل تزيل واضحة بلغة يكتب Pواضحا يكون أناألخطاء من خالي بسهولة التقرير فهم وتسهل غموض

واستخدام التعقيد عن وبعيد والطباعية اللغويةالصعبة المصطلحات

3- : واقعية ومعلومات حقائق إلى إسناده أي Pمقنعا يكون أن. القارئ عند االلتباس تثير وال الجدل تقبل ال ومنطقية

: الجيدة التقارير مواصفات

التقرير -1 غرض أو هدفموضوعية Documentationالتوثيق -2 بمعطيات Pمدعما أيتاريخ Datingالتأريخ -3 له يكون أن يجباتخاذه -4 الواجب يتضمن Action Orientationاإلجراء أي

التوصيةاألداء Comparisonsالمقارنات -5 بين مقارنات إجراء

السابقة والمنجزات األداء وبين الحاليالتخاذ Accuracyالدقة -6 وصحيحة دقيقة تكون أن

األخطاء في الوقع من والتقليل السليمة القراراتخرائط Illustrationالتوضيحات -7 التقرير يتضمن أن

توضيحية بيانية ورسومات

68


مراجعـــة

= = = اإلدارية الخدمات اإلداري التنظيم واألساليب التنظيمالعمل وطرق التنظيم

متخصصة: إدارية وحدة به تقوم الذي اإلداري العمل وهوفي الكفاية زيادة بهدف واالساليب التنظيم وحدة تسمىبطرق عالقة له ما كل في المشورة تقديم خالل من العمل

. وتنظيمها العمل

التنظيم :Organizingعرف

وتحديد المسؤوليات وتحديد الجهود توزيع عملية هوهدف إلى Pسعيا وتنسيقها والجماعية الفردية النشاطات

مشترك.

السلطة: بين التوازن تحقيق تضمن أن يمكن كيف سإداري؟ نظام أي في والمسؤولية

أصحاب يسأل أن البد حيث المساءلة بوجود ذلك نضمنوقعت فإذا وبمسؤولياتهم، بسلطاتهم فعلوا عما السلطة

مسؤولياتهم تكون أن على السلطة أصحاب حرص المساءلةتكون وأن األداء على وطاقاتهم قدراتهم حدود في

. سلطاتهم حدود في مسؤولياتهم

تنظيم؟: أي في تتوافر أن يجب التي العناصر اذكر س

ومحدد -1 مشترك هدف وجودومهمات -2 نشاطات وجودبينهم -3 العالقة تحديد مع األفراد من مجموعة وجودكل -4 وصالحية مسؤولية وتحديد األفراد بين العمل تقسيم

فرداألفراد -5 بين التعامل تسهل تنظيمية أدوات وجود

69


الموجز الشرح مع اإلشراف نطاق محددات أهم اذكر

1--: خالل من العمل طبيعة: أ- على ذلك ساعد األعمال تنوعت كلما العمال نمطية

كلما اإلشراف نطاق اتسع وكلما اإلشراف نطاق تضييقنمطية األعمال صارت

: ب- نطاق قل مهمة األعمال كانت كلما العمل أهميةأخطاء حدوث من Pخوفا اإلشاف

: ت- ضاق األعمال تعقدت كلما وصعوبتها األعمال تعقيداإلشراف نطاق

: ث- األعمال كانت كلما الجغرافي وتباعدها األعمال تشتت. اإلشراف نطاق ضاق Pجغرافيا ومتباعدة مشتتة

والمشرفين -2 الرؤساء طبيعةاألشخاص أ- بين الفردية الفروق

المشرفين ب- لدى وظيفية أو لنفسية الواقعية الميولالمرؤوسين عدد لزيادة

الرؤساء ت- قدرات من واحتياجاتها األعمال طبيعةالعمل ث- احتياجات وبين القدراتن بين التوازن مراعاة

3-: المرؤوسين طبيعةزادت أ- وكلما العمل على المرؤوسين ومقدرة كفاءة مدى

اإلشراف نطاق اتسع كفاءتهمقبول ب- تصاعد وكلما للرؤساء المرؤوسين قبول مدى

اإلشراف نطاق استع للرؤساء المرؤوسينواستجاباتهم ت- تكيفهم وسرعة المرؤوسين مرونة مدى

للمتغيراتتخفيف -4 في مساعدة العمل تقنية كانت كلما العمل تقنية

اإلشراف نطاق واتسع العبءكانت -5 كلما وأساليبه وإجراءاته وسياساته العمل نظم

اإلشراف نطاق اتسع واضحةالعمل -6 عالقات

التنظيم مرونة عليها تعتمد التي العناصر

التنظيم -1 على القائمين األشخاص مرونةالعمل -2 في المتبعة واألنظمة اللوائح مرونةالعمل -3 ووسائل أساليب مرونة

70


: التالية لألسباب الرسمي غير التنظيم فكرة برزت

اجتماعية -1 كمؤسسة المنظمة مفهوم بروزاإلنسان -2 إلى النظر طبيعة تغيروبين -3 اإلنساني السلوك بين الوثيقة العالقة بروز

اإلنتاجيةالعام -4 للسلوك والفعلية الواقعية والنتائج المظاهر تأكيد

المنظمة داخل

والمفتوح: المكتب وعيوب مزايا عن بالتفصيل تحدث سالخاص والمكتب

: المفتوح المكتب مزايا

للمكتب -1 المتاحة المساحة في يوفرالموظفين -2 على اإلشراف عملية يسهللمرونة -3 والمتقبلة الطارئة المتغيرات مسايرة من يمكن

تصميمهاإلضاءة -4 مثل للمكتب المادية البيئة تطوير إلى يؤدي

فواصل وجود لعدم وذلك والتهويةتكلفتها -5 وتخفيض المكتبية االتصاالت تحسين على يعملواألقسام -6 الموظفين بين العمل سير لسرعة يؤدييوفر -7 مما جماعي بشكل والمعدات اآلالت استخدام يمكن

التكلفة فيمكاتبهم -8 بنظافة لالهتمام الموظفين يدفع

: المفتوح المكتب عيوب

والسرية -1 الخصوصية انعدامالزائرين -2 كثرة بسبب الموظفين انتباه تشتتوالتهوية -3 اإلضاءة من واد مستوى توفير صعوبة

: الخاص المكتب مزايا

السرية -1 الطبيعة ذات لألعمال مناسبة تعتبركبير -2 ذهني تركيز تتطلب التي لألعمال مناسبة تعتبرالموظفين -3 لبعض والتقدير باالحترام توحي

: الخاص المكتب عيوب

المتاحة -1 المساحة في اإلسراف

71


وخط -2 واحد اتجاه في وانسيابه العمل تسلسل تعرقلمستقيم

وكثرة -3 االتصال وصعوبة الموظفين على اإلشراف صعوبةتكاليفه

الطبيعية -4 والتهوية اإلضاءة مشكلة تعقيدالمكاتب -5 هذه إعداد تكاليف ارتفاع

مالحـظـــات:-

نطاق تضييق على ذلك ساعد كلما األعمال تنوعت كلمااألعمال صارت كلما اإلشراف نطاق اتسع وكلما اإلشراف

نمطية طبيعة ذات والعكس اإلشراف نطاق ضاق األعمال أهمية زادت كلما

بالعكس والعكس اإلشراف نطاق ضاق األعمال تعقدت كلما مشتتة واحد رئيس عليها يشرف التي األعمال كانت كلما

. اإلشراف نطاق ضاق Pجغرافيا ومتباعدة ،وقدراتهم المشرفين طبيعة على اإلشراف نطاق يعتمد

زادت النفسية أو أوالعقلية الجسمية قدرتهم زادت فكلماإشرافهم نطاق توسيع فرصة

واألعمال المطلوبة القدرات بين التوازن مراعاة يجب. ذلك أساس على اإلشارف نطاق وتحديد المحددة

توسيع أمكن المرؤوسين ومقدرة كفاءة زادت كلما. الرؤساء إشراف نطاق

الرؤساء وقبول للرؤساء المرؤوسين قبول تصاعد كلمااإلشراف نطاق اتسع للمرؤوسين

للمتغيرات المرؤوسين واستجابة مرونة درجة زادت كلماالرقابة نطاق اتسع

أو الرؤساء به يقوم الذي العمل تقنية كانت كلمانطاق اتسع العبء تخفيف في مساعدة المرؤوسين

اإلشراف. وأساليبه وإجراءاته وسياساته العمل نظم كانت كلما

منتظمة بصورة يسير أن للعمل أمكن ومحددة واضحة. اإلشراف نطاق بتوسيع يسمح مما يسيرة وبتلقائية

= واتخاذ األوامر يإصدار في الحق الرسمي السلطةالقرارات

72


= واتخاذ األوامر إصدار على القوة الفعلية السلطةالقرارات

+ ) مقاومة ) × على القدرة القوة الحق الفعالة السلطة. الخارجية الضغوط

المسؤوليات أن من التحقق إلى المساءلة تهدفالمحددة السلطات إطار في فعالة بصورة تؤدي المحددة

واحدة لعملة وجهان والمسؤولية السلطة حدود في التصرف في الرسمي الحق هي السلطة

محددة بها يتعلق التي المهمات بتنفيذ االلتزام هي المسؤولية

استعمال سوء عن تترتب نتائج أية وتحمل الحق ذلكاستعماله في الفشل أو السلطة

+ نظم مرنين موظفين تفترض التنظيمية المرونة + مرنة واساليب وسائل مرنة وإجراءات

واإلداري التنظيمي التطور أساس التنظيمية المرونة = األنظمة حسب المحدد التنظيم الرسمي التنظيم

بالدرجة وتمثل الرسمية والقرارات والقواعد واللوائحالمؤسسة في التنظيمي بالهيكل األساسية

دليل محور هي منظمة أية في التنظيمية الخارطةفيها الرسمي التنظيم

تماسكه وأساس النظام محمسة هي المعنوية العناصروتمايزه

أنها كما واندماجه تماسكه أساس هي التنظيم عالقاتوارتقائه حيويته أساس

التنظيم إعادة أو ما تنظيم إنشاء في التفكير يفترضالتي والخارجية الداخلية العالقات تحديد منظمة ألية

العالقات هذه مسارات ورسم يحتاجها تحكمية وتسمى القيادية العناصر هي التحكمية العناصر

األهداف نحو وتقودها العناصر كافة حركة تحكم ألنهاالمحددة

الحركات كافة اإلداري التنظيم إعادة عملية تشملفي تغيرات إحداث إلى تؤدي التي والتفاعالت والخطوات

يحتاج لكنه Pأصال موجود أي ما لمنظمة اإلداري النظام. والتطوير البناء إلعادة

والحركات الخطوات كافة اإلداري التنظيم عملية تشملفي وتكون اإلداري النظام بناء إلى تؤدي التي والتفاعالت

. مرة ألول ما منظمة إنشاء حالة73


من بد وال عمله عليهم ماذا الموظفون يعرف أن يكفي الوتلك البعض بعضهم مع الموظفون يعمل كيف معرفة

التنسيق مهمة بعضهم مع يعملون كيف الموظفون يعرف أن يكفي ال

تقسيم مهمة وذلك Pأصال عمله علهيم ماذا معرفة من بد وال. الوظائف وإنشاء العمل

للمراجعة عامة أسئلة

: التنظيم: أسباب إذكر س

. واألساليب: التنظيم وحدات اختصاصات اذكر س

الهرم: في اإلدارية المستويات تعدد يعتمد ماذ على سمنظمة ألية اإلداري

اإلداري: الهرم على التكنولوجي العوامل أهمية هي ما س

العمل: تقسيم بمبدأ األخذ إلى أدت التي األسباب ما س

والتخصص: العمل تقسيم عملية في التوسع أدى لقد س-: أذكرها سلبية نتائج إلى

على: العمل تدوير أسلوب يساعد أن يمكن كيف اذكر سالعمل تقسيم سلبيات تخفيف

األمر؟: وحدة بمبدأ نعني ماذا س

من: أكثر الواحد للموظف يكون أن في المشكلة ما سواحد رئيس

ذلك: أثر فما إداري واآلخر فني أحدهما رئيسان وجد إذا سوحل الوضع هذا قبول يمكن وكيف األمر وحدة على

عليه تترتب التي االزدواجية

للمنظمة: خارجي مستشار استخدام ومزايا مساوئ اذكر س

للمنظمة: داخلي مستشار استخدام ومزايا مساوئ اذكر س

74


الموجز: الشرح مع السلطة تفويض لعملية محددات اذكر س

مع: أذكرها السلطة تفويض لعملية محددة قواعد هناك سالشرح

التنظيم: عليها يقوم التي األساسية المفاهيم اذكر سالرسمي

التفويض؟: مزايا هي ما س

من: إليها ينظر أن يجب تنظيم أي عناصر حصر إلنجاح سالشرح مع أذكرها زوايا عدة

العمل: وتوزيع تقسيم يمكن بموجبها التي األسس أذكر سمنظمة ألي

للخرائط: المتعددة األشكال عن مختصر بشكل تحدث سالتنظيمية

يفترض: تنظيمي هيكل أي داخل التنسيق عملية إلنجاح سالشرح مع أذكرها أمور عدة

اإلجراءات: تبسيط عملية عن تحدث س

إعداد: عملية في األساسية الخطوات اذكر س

تعقد: على تدل التي المؤشرات من خمسة اذكر ساإلجراءات

الموجز: الشرح مع لإلجراءات األساسية المحددات اذكر س

والعناصر: التنظيمي الدليل عن بالتفصيل تحدث سيشملها التي األساسية

الشرح: مع المكتبية لإلدارة األساسية الوظائف اذكر سالموجز

الشرح: مع المكتبية لإلدارة المساعدة الوظائف اذكر سالموجز

75


الموجز: الشرح مع المكتبية النظم تعقيد أسباب اذكر س

النظم: احسين عملية في المتبعة الخطوات عن تحدث سالمكتبية

نقاط: شكل تحديد مع المكتب تصميم مفهوم وضح سالتصميم دراسة أهداف

المكتب: تصميم لعملية المركزية المبادئ من سبعة اذكر س

الداخلي: الترتيب تخطيط لعملية المتبعة الخطوات اذكر سللمكتب

76

تنظيم واساليب

Documents