1

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

التقديم الحم��د لل��ه رب الع��المين ، والص��الة والس��الم على النبي األمين ، وعلى آله وصحبه ومن سار على نهج��ه إلى

يوم الدين :- تع��د رس��الة التربي��ة والتعليم من أس��مى الرس��االت التي تعنى بتربية الف��رد أوال ثم تعليم��ه ثاني��ا كم أنه��ا من أفضل الرساالت التي ترتقي بها األمم من هذا المنطل��ق تهتم مؤسسات التربية والتعليم بكل م��ا من ش��أنه تط��وير التربية والتعليم ليخدم المجتم��ع وي��زد في نمائ��ه وتقدم��ه

نحو األفضل . وإدارة الروض���ة من ض���من منظوم���ة وزارة التربي���ة والتعليم في مملكتن��ا الغالي��ة ه��ذه اإلدارة ال��تي أولته��ا حكومتن��ا الرش��يدة ج��ل االهتم��ام من تط��وير لمناهجه��ا ) المنهج المط��ور – التعلم ال��ذاتي ( إلى اهتم��ام بتط��وير الك��وادر البش��رية العامل��ة به��ا واهتم��ام بتوف��ير الوس��ائل المعين��ة على تربي��ة الطف��ل وتنميت��ه من جمي��ع ج��وانب شخصيته النفسية والعقلية واالجتماعية وال يزال االهتمام

مستمراW والتطوير جاري بها . ولقناع��ة إدارة ري��اض األطف��ال بأهمي��ة دور القي��ادة التربوي��ة داخ��ل الروض��ة في تحقي��ق األه��داف التربوي��ة والتعليمي����ة والوطني����ة المنش����ودة، من خالل ال����وعي بالمس���ؤوليات المنوط���ة باإلداري���ات في كاف���ة المه���ام اإلدارية، وألهمية الس��جالت اإلداري��ة ال��تي تع��د ج��انب من الجوانب المهمة التي ال يمكن إغفالها لما له��ا من أه��داف

في تنظيم وتوثيق العمل اإلداري . لذا كان من الضروري تزويد م�ديرات ري�اض األطف�ال بالخبرات الالزمة لتفعيل الس��جالت اإلداري��ة الالزم��ة، مم��ا ح��ذا بن��ا إلع��داد المرش��د في الس��جالت اإلداري��ة بري��اض األطف��ال ال��ذي يش��مل على كاف��ة الخ��برات المتعلق��ة بالس��جالت اإلداري��ة من حيث أنواعه��ا وطريق��ة تنظيمه��ا والعمل بها، وقد تم إعداد ه��ذا الس��جل على ض��وء مه��ام مديرة الروض��ة وباالس��تعانة ب��المراجع العلمي��ة والخ��برات

اإلدارية في مجال السجالت اإلدارية . آملين أن يسهم هذا السجل في تسهيل وتطوير عمل مديرة الروضة وتلبية الكثير من حاجاتها ويمدها ب��الخبرات

المطلوبة .

2

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

سائلين المولى عز وجل إن يحقق هذا السجل األه��داف المرجوة وأن يكتب لجميع من أسهم في تنفيذه وإخراج��ه

األجر والمثوبة . والله الموفق،،،

مفهوم اإلدارة المدرسية

اإلدارة المدرس���ية هي ج���زء من اإلدارة التعليمي���ة والت����ي تع���د ج���زء من اإلدارة العام���ة وتش���ترك اإلدارة المدرس���ية م���ع اإلدارة التعليمي���ة العام���ة في العناص���ر

التالية :- التخطي��ط , التنظيم , التنس��يق , التوجي��ه , المتابع��ة ,

التقويم .

وجمي��ع ه��ذه العناص��ر تتطلب توثي��ق له��ا، وتع��د السجالت اإلدارية من أهم مصادر التوثيق لتل��ك العناص��رWعلى مختلف أنواعه��ا فهي تثبت األعم��ال وتع��د مرجع��ا مهم��اh عن��د تق��ييم العم��ل اإلداري وتح��دد الص��عوباتWوالمشكالت التي يمكن لمديرة الروضة تالفيها مس��تقبال

أو الرفع للجهات المسئولة عنها .

وقب���ل ع���رض الس���جالت اإلداري���ة نتع���رض لبعض المصطلحات التي قد ترد في بنود الس��جالت اإلداري��ة أو األوراق الرسمية ال��تي ق��د ت��رد إلدارة الروض��ة لتوض��يح معناها، حتى يك��ون العم��ل بالس��جالت مب��ني على تفهم

لبنودها .

وهي مص��طلحات عام��ة متع��ارف عليه��ا في مج��ال التعليم عامة، ومن بعض تفس��يراتها م��ا يرتب��ط بري��اض

األطفال .

3

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

المصطلحات العامة والخاصة

ت��دل المص��طلحات التالي��ة حيثم��ا وردت في بن��ود الس��جالت اإلداري��ة أو في األوراق الرس��مية ال��تي تثبت

محتويتها في السجالت اإلدارية على المعاني التالية :- :هي الخط��وط العام��ةسياس��ة التعليم في المملك��ة

ال��تي تق��وم عليه��ا عملي��ة التربي��ة والتعليم في المملك��ة العربية السعودية المعتمدة بق��رار مج���لس ال��وزراء رقم :

ه� وم�ا يلحق بها من قرارات .1389( 17-16 في )779

: هي وزارة التربي��ة والتعليم أو إدارةالجه��ة المختص��ةالتربية والتعليم ، أو إدارة رياض األطفال

والده أو وليه شرعاW. ولي أمر الطفل :

هو المدة الواقعة بين ع��ودة اإلداري��اتالعام الدراسي :والمعلمات وبداية إجازاتهن .

هن جمي��ع ش��اغالت :العامالت والعاملين في الروضة الوظ���ائف التعليمي���ة والوظ���ائف اإلداري���ة والوظ���ائف التنفيذية والمس��اندة بالروض��ة ) حاض��نات ، مس��تخدمات ، مستخدمين ، سائق ، ح��ارس ، مراس��ل ، مش��رفة تغذي��ة ،

مشرفة صحية ، مشرفة باص ( .

هم جمي���ع األطف���ال والع���املين : منس��وبون الروض��ة بالروضة .

: هي جمي��ع الم��واد التعليمي��ة المطبوع��ة مصادر التعلم منه���ا والس���معية والبص���رية مث���ل : األش���رطة واألفالم والش��فافيات والمجس��مات وب��رامج الحاس��ب المعتم��دة

واأللعاب التعليمية .

: هي الخطةالخطة اإلستراتيجية لمديرة الروضة

4

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

التي تستند إلى رؤية ورسالة المنشأة، وتلتزم بها وتعمل على تحقيق ما تتضمنه من طموحات بشأن المستقبل

الذي يشمل :- - توظيف ، وتشخيص البيئة الحاضنة له لفرز مجموعة

العوامل الفاعلة فيها . - يؤكد على التميز والجدارة ويسعى إلى تحقيقها من

خالل اإلنجاز الراقي واألداء المتميز .

- ينشد البساطة والوضوح هي : إطار فكري متكامل يقوم على صياغة رسالة

وأهداف المنشأة بعد تشخيص واقعها، وتحديد أهداف عامة وخاصة، ووضع عمل وموازنات قادرة على تحقيق

.أهدافها ورسالتها

هي ك��ل ص��نف مس��تديم يص��رف:العهدة المس��تديمة لتحقيق أو تأدية خدمة معينة - ال تس��تهلك ولكن له��ا عم��ر افتراضي وتعاد بقاياها إلى المستودع بعد انتهاء صالحيتها

أو االستغناء عنها وتقسم إلى أصناف متعددة منها: - األصناف التي توفر من الجهات الحكومي��ة ) المكيف��ات،.1

مولدات الكهرباء، طفايات الحريق وأجهزة ومقس��مات الهاتف والمصاعد، أو تلك ال��تي تس��تخدم به��ا كاألث��اث

واآلالت المكتبية وما يماثلها... كل ما ورد للروضة من أص��ناف عن طري��ق س��ند ص��رف.2

مواد .

هي ال��تي تس��تهلك باالس��تعمال:العه��دة المس��تهلكة المباش��ر وال يتخل��ف عنه��ا بقاي��ا من نوعه��ا، وتقس��م إلى مجموع���ات منه���ا: األدوات الكتابي���ة، الل���وازم التعليمي���ة

االستهالكية } أدوات ركن الف�����ني المس�����تهلكة وأدوات التنظي�����ف والف��رش، البس��اط، الس��جاد، األلع��اب اإلدراكي��ة، كتب

المكتبة، أدوات التنظيف... وغيرها (.

العهد الداخلية ومن أنواعها التالي :- هي التي تسلم من قبل مديرة الروضة العهدة الداخلية:

للموظف��ات وتع��اد نهاي��ة الع��ام الدراس��ي أو عن��د انته��اءالمهمة وتكون أصالW من ضمن عهدة المديرة .

5

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

هي أوراق ذات قيم مالي���ة مث���لاألوراق ذات القيم���ة:نموذج طلب صرف مواد .

يس��تعمل ه��ذا النم��وذج إلثب��ات اس��تالم محضر استالم : األص��ناف ال���تي ت���دعو الض��رورة الس���تخدامها مباش���رة

كاألختام وملفات األطفال ... وغيرها .

هي السجالت التي صدر بهاسجالت الروضة الرسمية: تعميم أو خط���اب أو قواع���د ول���وائح من قب���ل الجه���ات المختصة أو ال��تي ت��وزع عن طري��ق إدارة التعليم أو ال��تي

تلتزم مديرة الروضة بتوفيرها.

هي السجالت غير الرسمية : سجالت الروضة التنظيمية الضرورية لتنظيم وتسهيل العمل التربوي والتعليمي مثل )س���جل حص���ر الغي���اب، س���جل البالغ���ات الداخلي���ة ...

وغيرها (.

هي نقل بيان��ات ومعلوم��ات مح��ددةاالتصاالت الكتابية: مكتوبة من طرف إلى آخر أو من ش��خص إلى ش��خص آخ��ر بشكل ميسر وواضح ومفهوم من قبل الط��رفين لتحقي��ق هدف معين، وهي تعتمد على بعض المهارات الفردية التي يحتاجه��ا الش��خص في إع��دادها وتحري��ر أنواعه��ا كمه��ارة

القراءة ومهارة الكتابة . هي الرس��الة : الرس��الة الحكومي��ة الرس��مية الخارجي��ة

التي ترسل من جهاز حكومي إلى جهاز حكومي آخر مث��ل الرس��الة من اإلدارة التعليمي��ة إلى اإلم��ارة أو البلدي��ة، أو من جهاز حكومي إلى مؤسسة خاص��ة أو إلى ف��رد، ويتب��ع في تنسيق المكاتبات الرسمية كل ما يرد من تعاميم به��ذا

الخصوص .

هي وس���يلة اتص���ال داخلي���ة لنق���ل:م���ذكرة داخلي���ة المعلومات والبيانات وتبادلها بين إدارات الجهة الحكومي��ة

الواحدة وأقسامها وقطاعاتها.

هي أم��ر نظ��امي يص��دره : القرارات اإلدارية الحكومية المسئول بعد دراسة لموضوع معين ويلزم تنفيذه والبد أن يس��تند الق��رار عن��د اتخ��اذه إلى الص��الحيات الممنوح��ة

للمسئول واللوائح المنظمة للقرار.

6

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

:هي رس��الة من مس��ئولالتع��اميم اإلداري��ة الحكومي��ة تحمل معلومات وتوجيهات وتوص��يات وتنظيم��ات إلبالغه��ا

لعدد كبير من الموظفات .

هو عرض للحقائق الخاص��ة بموض��وع أو مش��كلة :التقرير عرضاW تحليلي�ا بطريقة مسلسلة مبسطة وق��د يحت��وي على التوصيات والمقترحات التي تتمش��ى م��ع النت��ائج ال��تي تم

التوصل إليها بالبحث والتحليل.

هو عبارة عن ورقة أو أكثر تحت��وي على بيان��اتالنموذج: ثابت��ة مح��ددة، وأمامه��ا وأس��فلها حق��ل ف��ارغ لتعبئت��ه بمعلوم���ات وبيان���ات أخ���رى تختل���ف ب���اختالف الح���االتواألشخاص ويطلق عليها البيانات أو المعلومات المتغيرة.

:تدوين رقم وتاريخ الخطاب ال��ذيتسديد قيد المعاملة أرسل إجابة للخطاب الوارد أمام قي��ده في س��جل ال��وارد، أو ت��دوين رقم وت��اريخ الخط��اب ال��وارد إجاب��ة للخط��اب

الصادر من الروضة أمام قيده في سجل الصادر.

:بطاقة التقويم لمس��توى تحص��يل الطف��ل الي��ومي اس��تمارة المتابع��ة اليومي��ة للطف��ل وال��تي تثبت تحقي��ق الهدف من النشاط المطبق خالل أنشطة البرنامج اليومي

.

:بطاقة تقويم الطفل نهاية كل وحدةالتقويم المستمر تعليمية توضح نوع مس��توى المه��ارات ال��تي حص��ل عليه��ا

الطفل خالل أنشطة الوحدة المنفذة .

بطاقة تقويم الطفل نهاية كل فص��لالتقويم النهائي : دراسي توض��ح من خالله��ا لأله��الي المه��ارة ال��تي توص��ل إليها الطفل خالل الفصلين الدراسيين ) تراكمي��ة ( – كم��ا توض��ح للمعلم��ة في الس��نوات التالي��ة )في حال��ة انتق��ال الطف��ل من مس��توى لمس��توى آخ��ر في مرحل��ة ري��اض األطفال أو في حالة انتقاله لروضة أخرى( مستوى مهارة الطفل لتكمل منه�ا وتوص�ل الطف�ل بح�ول الل�ه لتحقي�ق

المهارات المطلوبة .

7

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

وهي الخط��وات التفص��يلية المتتابع��ة زمني��اW: اإلجراءات يتم بوساطتها تنفيذ األعمال .

هي الطرق والوسائل ال��تي تحق��ق اله��دف .السياسات : في اإلط���ار ال���ذي تعم���ل اإلدارة في نطاق���ه من خالل اإلجراءات والتعليمات واألوامر، لتوجيه سلوك الموظف��ات

وأعمالهن وفق ما تراه لمصلحة العمل .

: هي الف��ترة ) الس��نةف��ترة التجرب��ة ) س��نة التجرب��ة ( األولى من الخدمة ( التي تشمل ك��ل من يش��غل عم��ل أو يرش��ح ل��ه ألول س��نة ) المش��رفة التربوي��ة ، الم��ديرة ، المساعدة ، المعلمة المستجدة ، المس��تخدمة ...وغيره��ا (ا لممارس��ة مهامه��ا يتم خالله��ا تهيئ��ة الموظف��ة عملي��� الوظيف��ة المعين��ة عليه��ا ت��دريجي�ا ،والتحق��ق من م��دى صالحيتها في ممارسة مهامها الوظيفة قبل تثبيتها عليه��ا

وحددت هذه الفترة بسنة كاملة.

:هي أو ه��و الش��خص ال��ذي يش��غل إح��دىالموظ��ف الوظائف العامة الخاضعة لنظام الخدمة

المدنية أو أحد األنظمة الوظيفية الخاصة كالئحة الوظائف التعليمية، أو الئح��ة المس��تخدمين، أو الئح��ة توظي��ف غ��ير السعوديين ،أو الئح��ة المعي��نين على بن��د األج��ور، وغيره��ا

من األنظمة التي تحكم الموظفين.

: هي الشخص الذي يعين على وظيفةالموظفة الجديدة من وظ��ائف الخدم��ة المدني��ة ألول م��رة أو تك��ون عائ��دة للخدمة، ويكون ذلك التعيين بأداة نظامية من جهة مختصة وف��ق ش��روط نظ��ام مح��دد لتق��وم بواجب��ات ومس��ؤوليات وظيفية معينة، وتعطى مقابل ذلك راتباW محدداW إضافة إلى

ما يقرره النظام من حقوق ومزايا.

:هي من تغيب عنالموظف���ة المنقطع���ة عن العم���ل عملها لمدة خمسة عشر يوماW فأكثر متص�لة دون أن يك�ون

لدى رئيستها علم بأسباب الغياب.

:هي أداة قي���اس مس���توى أداءبطاق���ة تق���ويم األداء المعلمة أم الموظفة للعمل المكلف��ة بأدائ��ه وتحت��وي على

8

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

مجموع���������������ة من عناص���������������ر تق���������������ويمالكفايات ،الشخصية ،والمهنية ،والعالقات مع اآلخرين .

:هي تلك الص��فات اإليجابي��ة ال��تي تتص��فمواطن القوةW بها الموظفة وتؤثر على عملها مع وجوب أال تكون تك��رارا لعناصر التقييم األساسية المحددة في بطاقة تقويم األداء الوظيفي ) عناص��ر األداء ال��وظيفي، الص��فات الشخص��ية،

العالقات مع اآلخرين (.

هي تلك الصفات السلبية ال��تي تتص��ف : مواطن الضعفWبها الموظفة وتؤثر على عملها مع وجوب أال تكون تك��رارا لعناص��ر التق��ويم األساس��ية المح��ددة في بطاق��ة تق��ويم األداء ال���وظيفي ) عناص���ر األداء ال���وظيفي، الص���فات

الشخصية، العالقات مع اآلخرين(

هو الس�نة الدراس�ية في الروض�ةالمستوى ) الصف ( : وتسمى بحس��ب المس��توى )مس��توى أول، مس��توى ث��اني،

مستوى ثالث(.

ه��و الملتح��ق جدي��د بالروض��ة ) الالطف��ل المس��تجد : يشترط مروره بالمستويات السابقة للمستوى الذي سجل فيه حسب الئحة تنظيم العمل الداخلي برياض األطف��ال ( تدون هذه المعلومة في سجل القيد حسب برنامج معارف

.

غرفة األنشطة التعليمية .الفصل :

ه��و من أنتق��ل من مس��توى لمس��توىالطفل المرف�ع : آخ��ر بالروض��ة وتس��جل ه��ذه المعلوم��ة في س��جل القي��د

حسب برنامج معارف .

هو برنامج األنشطة اليومية للروضة .البرنامج اليومي :

هي فقرات البرنامج اليومي )الحلق��ة، العم��لاألنشطة : في األرك��ان، الوجب��ة، اللعب في الخ��ارج، اللق��اء األخ��ير ،

نشاط القراءة والكتابة ( .

ه��و المنهج المعتم��د من وزارة التربي��ة والتعليمالمنهج :

9

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

منهج التعلم الذاتي لرياض األطفال.

ه��و الوح��داتمنهج التعلم الذاتي لري��اض األطف��ال : التعليمية ) الم��وجزة والمفص�لة ( وال��ذي يتض�من أنش�طة

البرنامج اليومي.

مدخل السجالت اإلدارية

الس���جالت اإلداري���ة وس���يلة لجم���ع وتنظيم وتحلي���لالمعلومات .

أهمية السجالت اإلدارية :حفظ المعلومات والبيانات وتيسير الحصول عليها ..1 تحسين وتس��هيل الخ��دمات التعليمي��ة والتربوي��ة .في.2

الروضة . الملف :

ق�دهو كل ما يحف��ظ في��ه األوراق اإلداري��ة بع��د تعبئته�ا تكون ملفات مستقلة أو تتبع بعض السجالت.

أنواع السجالت اإلدارية : تنقس��م الس��جالت اإلداري��ة من حيث الن��وع إلى

قسمين وهي :السجالت الرسمية .-السجالت التنظيمية .) الداخلية (.-

وكل قسم يضم مجموعة من السجالت س�يتم توض�يحها

10

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

وطريقة العمل بها في الج��زء الخ��اص ب��إجراءات العم��لفي السجالت اإلدارية .

اإلجراءات العامة لترتيب السجالتاإلدارية

ا لحفظه فترة زمنية أطول مع.1 Wا فاخرWيجلد السجل تجليد االبتعاد عن الزينة أو الرتوش في صفحاته .

ت��رقم ك��ل ص��فحة من ص��فحات الس��جل )ي��دون على.2) hالصفحة األولى من السجل عدد صفحات السجل كامال

. يدون على غالف السجل الخارجي اسمه ، وتاريخ بداي��ة.3

العمل فيه وتاريخ نهايته . يختار الورق المقاوم لعوامل التلف الذي ال يتغ��ير لون��ه م��ع.4

مرور الزمن، مصقول ناعم الملمس.يستخدم الورق األبيض لوضوح الكتابة عليه..5 يفضل أن يكون السجل صغير الحجم ليمكن حمله ونقله.6

40 س��م () وط��ول 30وحفظ��ه واس��تخدامه بع��رض )سم( .

يدون في السجل بخط حسن جميل مقروء..7 يس���تخدم الم����داد الس���ائل األزرق في الت����دوين في.8

السجالت المهم�ة والض�رورية ألن التع�ديل فيه�ا يظه�روينكشف بوضوح.

تس��لم س��جالت الروض��ة الرس��مية بم��وجب كش��ف ج��رد.9 واستالم العهد مثلها مثل بقية عهدة الروضة ) الرسمية

11

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

. ) تحفظ السجالت في مكان أمين بعيد عن متناول أي ش��خص.10

يمكن أن يعبث بمحتوياتها.ا بالتع��ديل في الس��جالت ال��تي ت��رد فيه��ا.11 Wيب��ادر ف��ور

التوجيهات . يوحد رقم الطفل في الحاسب اآللي والسجالت الخاصة.12

بالطفل . ينظم سجل لك��ل ن��وع من أن��واع الس�جالت ال��تي س��يرد.13

ذكره��ا في عنص��ر أن��واع الس��جالت، ويجل��د بحيث يكفي للعمل ب��ه في الروض��ة لع��دة س��نوات إذا لم يت��وفر في

المستودعات. يلتزم بنماذج السجالت الملحقة بهذا المرش��د وال يع��دل.14

فيها إال وفق ما يردك من الجهات المختصة . تستخدم التقنية الحديث��ة في تنفي��ذ الس��جالت م��ا أمكن.15

ذلك .يحرص على تنظيم السجل وتنسيقه بشكل مناسب ..16

أنواع السجالت اإلداريةالسجالت الرسمية :

هي الس����جالت المعمم����ة من قب����ل وزارة التربي����ة والتعليم وتعت��بر من ص��ميم العم��ل اإلداري ومن أب��رز أسس نجاح��ه فبواس��طتها تتوث��ق المعلوم��ات والبيان��ات واألعم���ال الكتابي���ة وب���الرجوع إليه���ا يس���هل االطالع والمتابعة لكل ما أنجز من أعمال ومه��ام إداري��ة وفني��ة، وجميع بنودها موح��دة في جمي��ع المؤسس��ات التعليمي��ة بما يتفق وطبيع��ة العم��ل اإلداري بالمؤسس��ة والتع��ديل في بنود تلك السجالت يكون وفقاW لم��ا ي��رد من الجه��ات

المسئولة .

أنواع السجالت الرسميةأوالW : السجالت الخاصة باألطفال :-

سجل قيد األطفال ) وفق برنامج معارف ( ..1سجل حضور وغياب األطفال الشهري ..2

ثانياW : السجالت الخاصة بالمعلمات :-سجل حضور وانصراف الموظفات..1

12

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

سجل زيارات المشرفات التربويات ..2سجل أحوال الموظفات ..3 س��جالت متابع��ة م��ديرة الروض��ة للمعلم��ات وتق��ويمهن.4

)سجل متابعة تخطيط المنهج ) اس����تمارات التحض����ير ( س����جل حض����ور األنش����طة

للمعلمات ( .

ثالثا� السجالت الخاصة بالشئون اإلدارية :-سجل المعامالت الصادرة.وملفاتها ..1سجل المعامالت الواردة.وملفاتها..2سجل توديع ) تسليم ( المعامالت ..3سجل االجتماعات..4 بطاق��ة تق��ييم األداء ال��وظيفي للموظف��ات ) يرف��ع.5

األصل إلدارة شئون المعلمات وتحتف��ظ م��ديرة الروض��ةبالصورة (.

استمارات رفع دوام الموظفات الشهري ..6سجالت العهدة الدائمة والمستهلكة بالروضة ..7 الس���جالت المالي���ة للروض���ة ) الم���واد المس���تهلكة،.8

النظافة، النثريات (.

السجالت التنظيمية : هي السجالت المنظمة للعمل اإلداري والفني للم��ديرة واإلداري���ات وتتع���دد أنواعه���ا بتع���دد المه���ام الوظيفي���ة للمؤسس��ة التعليمي��ة ومن أه��داف الس��جالت التنظيمي��ة توثي��ق العم��ل وتنظيم��ه ، وتختل��ف طريق��ة التس��جيل به��ا ب��اختالف البن��ود ال��واردة به��ا والمبني��ة على ض��وء مه��ام الم��ديرة واإلداري��ات، تك��ون تل��ك الس��جالت قابل��ة للزي��ادة

والتطوير أو النقص بحسب الحاجة الستخدامها .بعض أنواع السجالت التنظيمية بالروضة : -

سجل قيد األطفال المبدئي ..1سجل تسليم ملفات األطفال ..2سجل حصر غياب األطفال اليومي..3سجل خروج األطفال من الروضة للحاالت الطارئة ..4سجل متابعة ملفات األطفال الفنية..5سجل توزيع األعمال على الموظفات ..6سجل حصر غياب وتأخر الموظفات ..7

13

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

سجل الخطة اإلستراتيجية لمديرة الروضة ..8سجل قاعدة البيانات للروضة ..9سجل متابعة الموظفات في تنفيذ توصيات المشرفة ..10سجل زيارة أولياء األمور ..11سجل البالغات الداخلية ..12 سجل متابعة المستخدمات، والمستخدمين ) الحارس،.13

المراسل ( والحاضنات ) حضانة (.

الملفات اإلدارية

جميع السجالت الرسمية تتبعها ملفات خاص��ة به��ا، أم��ا بعض السجالت التنظيمية ق��د ال تحت��اج إلى ملف��ات خاص��ة به��ا، ويتب��ع في تنظيم وت��رتيب الملف��ات بش��كل ع��ام

اإلجراءات التالية:-تخصص ملفات كبيرة لحفظ األوراق الخاصة بالروضة ..1 تخص��ص ملف��ات لحف��ظ األوراق الخاص��ة باألطف��ال أو.2

الموظفات وتكون متوسطة الحجم . يوضع على غالف الملف األول الداخلي قائمة ) فهرس.3

( بمحتويات الملف بعد ترقيم المحتويات. يخص���ص لألوراق والخطاب���ات والتع���اميم ال���تي تنتهي.4

بانتهاء وقتها ملف واحد ألن الحاج��ة إليه��ا تتالش��ى م��عالتقادم .

أنواع الملفات المستخدمة في الروضةملفات حفظ األوراق والخطابات والتعاميم الواردة ..1 ملف��ات حف��ظ ص��ور المع��امالت واألوراق الص��ادرة من.2

الروضة .ملفات الموظفات ) ملف لكل موظفه ( ..3ملفات األطفال ) ملف لكل طفل ( ..4 ملف اللوائح والنظم -يحفظ بصورة مما ورد من ل��وائح.5

ونظم ويتم اإلطالع عليها بشكل مستمر .ملف توجيهات وتعليمات المشرفة ..6

14

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

تنظيم الملفات اإلدارية

يخصص لكل إدارة أو شعبة أو قسم ملف لحفظ جميع.1 م��ا ي��رد للروض��ة من خطاب��ات أو تع��اميم له��ا ط��ابع االس��تمرارية ،ويحت��اج إليه��ا باس��تمرار، ويكتب علىكعب الملف أسم أو رمز الجهة لتسهيل الوصول إليه.

يخص��ص لك��ل إدارة أو ش��عبة أو قس��م مل��ف لحف��ظ.2 لجميع ما يصدر لهذه األقسام من خطاب��ات أو تع��اميم

لها طابع االستمرارية، ويحتاج إليها باستمرار. تحفظ األوراق في هذا الملف حسب تسلسل صدورها.3

وتاريخه. يخصص ملف لجميع الل��وائح والنظم ال��واردة للروض��ة.4

ليسهل الرجوع إليها. يخصص ملف لحف��ظ التوجيه��ات والتعليم��ات الخاص��ة.5

بالمشرفة . توض��ع قائم��ة )فه��رس ( لم��ا يحف��ظ في المل��ف في.6

الغالف األول الداخلي. يتم اإلطالع من وقت آلخ���ر على م���ا ب���داخل ه���ذه.7

الملفات.

ملف الموظفات:- يخصص ملف لكل موظفة أو مس��تخدمة أو مس��تخدم أو.1

عامل����ة تعم����ل بالروض����ة، وبالنس����بة للحاض����نات والمستخدمات ومشرفات التغذية الب��د أن يحت��وي مل��ف كل منهن على كشف صحي يثبت خلوه��ا من األم��راض يج��دد س��نوياW إذا اس��تمرت بالروض��ة وتطل��ع المش��رفة

التربوية عليه . يحفظ صورة من بطاق��ة األح��وال , المؤه��ل , ال��دورات.2

التدريبية , ق�رار التع��يين وص�ورة من أول مباش��رة له�ا في الروض��ة الموجه��ة له��ا وص��ورة من المباش��رة في

15

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

الروضة المنقولة إليها وجميع األوراق التي تصدر بشأن المعلمة من إجازات ودورات بحيث يكون المل��ف ص��ورة

صادقة عن حياة الموظفة الوظيفية. يت��ابع مل��ف أي موظف��ة تنق��ل إلى الروض��ة من مك��ان.3

عمله���ا األول إذا لم ي�رس���ل خالل األس���بوع األول من مباشرة الموظفة في الروضة ) يطلب من إدارة ش��ئون

الموظفات ( . يرس��ل مل��ف الموظف��ة المنقول��ة من الروض��ة إلى جه��ة.4

عملها الجديد في حالة انتقالها داخل المنطقة وف��ق الض��وابط المعم��ول به��ا ، وإذا تقاع��دت أو

نقلت خارج المنطقة فيرسل إلدارة

التربية والتعليم )شئون الموظفين ( إلرس��اله م��ع المل��ف.إليهاالموجود في اإلدارة إلى الجهة المنقولة

يرجع إلى ملف الموظفة عند إعداد تقري��ر أداء وظيفي.5لها فهو مصدر مهم من مصادر التقويم.

16

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

الطرق اإلجرائية للعمل بالسجالت اإلداريةسجل قيد األطفال : -

هو السجل الذي يسجل في��ه األطف��ال ال��ذين تنطب��ق عليهم ش�روط التس�جيل حس�ب م�ا ورد في الئح�ة تنظيم

العمل الداخلي رياض األطفال المادة الثالثة . نموذج ) برنامج معارف (

تنظيمه :- حسب برنامج معارف ) مع مالحظة سحب األوراق بعد اكتمال البيانات الخاصة باألطفال، تدوين العام، والتوقي��ع عليها، وختمه��ا، واالحتف��اظ بالس��جل كعه��دة ل��دى م��ديرة

الروضة (.

-سجل حضور وغياب األطفال الشهري : هو السجل الذي يتم به حصر حضور وغياب األطف��ال الي��ومي وه��و س��جل رس��مي ال يقب��ل في��ه بالش��طب أو

الكشط أو القطع أو التغطية . ينظ���ر نم���وذج

( 1رقم ) -تنظيمه :

يخص��ص لك��ل مس��توى) أول، ث��اني، ث��الث ( ص��فحات.1كافية من بداية العام إلى نهايته .

يدون غياب الطفل حسب السجل اليومي والموق��ع من.2 قبل معلمة الفصل بدقة ألن له أهمية تربوية وتعليمي��ة

وأمنية. تت��ابع المس��ئولة عن الس��جل لتح��ري الدق��ة في رص��د.3

الغياب .

سجل حضور وانصراف الموظفات :- هو السجل الذي يثبت به حضور ، وانصراف ، وغياب ، وتأخر ، وأسباب خروج الموظف��ات االض��طراري من مق��ر

. Wالعمل يوميا (2ينظر نموذج رقم )

17

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

جدول اإلحصائي اليومي:- يضاف في ذيل صفحة الحضور اليومي بحيث يكون

هناك إحصاء يومي بعدد الحضور ، والغياب للموظفاتبالروضة كما تدون به نسبة الحضور.

( 2ينظر تابع نموذج رقم )

-تنظيمه : تخص��يص الص��فحات األولى من الس��جل لت��دوين أس��ماء.1

جمي���ع الموظف���ات في الروض���ة ووظ���ائفهن وخان���ة للمالحظات يدون فيها تاريخ ت��رك، أو نق��ل، أو مباش��رة

الموظفة في الروضة . يوق��ع على الس��جل جمي��ع الموظف��ات بالروض��ة، م��ع.2

الح�����رص على مص�����داقية ت�����دوين وقت الحض�����ورواالنصراف .

يطلب من المتأخرات تدوين أسباب الت��أخير في الحق��ل.3المخصص ألسباب التأخير .

تحص��ر دق��ائق وس��اعات الت��أخير لك��ل موظف��ة ) في.4 السجل الخاص ب��ذلك ( مت��أخرة لتس�هيل عملي��ة الحص�ر

الشهري لدقائق التأخير . يكتب أسماء المجازات، و نوع اإلجازة م��ع تحدي��د بداي��ة.5

ونهاي��ة ك��ل إج��ازة( الغائب��ات بع��ذر، وب��دون ع��ذر، و المنت��دبات، وإج��ازات االس��تثنائية، وإج��ازات األموم��ة، وإجازات رعاية المولود... وغيرها ( بحبر مغاير ) يفضل

بلون أحمر ( . يعد استمارة مساءلة موظف��ة عن أس��باب الغي��اب ) في.6

حالة عدم التبليغ عن نوع الغياب أو الغياب بدون عذر () االستمارات الوردة من الجهات المختصة (.

يخصص مكاناW للسجل في إدارة الروض��ة يعرف��ه الجمي��ع.7 للتوقي���ع عن���د الحض���ور بوج���ودك أو وج���ود الوكيل���ة

) المسئولة عن السجل إن وجدت (. يتابع السجل بص�فة يومي�ة فه�و مس�ئوليتك ) في حال�ة.8

عدم وجود وكيلة ( . يرفع السجل بعد بدء النشاط األول بالروض��ة ( حلق��ة (.9

في مكان آمن لحين وقت االنصراف . يقفل ال��دوام حس��ب ال��وقت المح��دد ال��وارد في الئح��ة.10

تنظيم العم��ل ال��داخلي بري��اض األطف��ال ) أو حس��ب

18

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

التع��اميم ( بوض��ع خ��ط أحم��ر -.وتكتب أس��ماء الغائب��ات )غائبة، ونوع الغياب إن عرف، ورقم التقرير وتاريخ��ه،

وبداية اإلجازة ونهايتها إذا كان الغياب

مرضي، أو أمومة، إجازة ع��دة ... وغيره��ا ( في حق��ل التوقي���ع، ثم يحص���ر الحض���ور والغي���اب في الج���دول

المخصص لذلك. التأكي���د على الموظف���ات في الروض���ة الح���رص على.11

ت��دوين االس��م رباعي��اW دون االكتف��اء ب��اللقب فق��ط أواالسم الثنائي.

يدون أسباب الخ��روج عن��د االس��تئذان من الروض��ة في.12حقل المالحظات وقبل مغادرة الروضة.

المحافظ���ة على الس���جل من الكش���ط أو اس���تخدام.13الطامس أو القلم الرصاص.

التأكيد على الموظفات في الروضة أنه يجب أن توق��ع.14كل من تحضر حسب أولويتها في الحضور .

يخصص حقل للمس��تخدمات والح��ارس أس��فل الس��جل.15 ت��دون في��ه الم��ديرة أس��مائهم وتوق��ع علي��ه من تع��رف التوقيع وتس��جل الم��ديرة عب��ارة حاض��رة/ حاض��ر إذا لم يكونوا يعرفون التوقيع مع محاولة ت��دريبهن على كتاب��ة

أسمائهن وطريقة التوقيع . تحصر دقائق التأخير لكل موظفة وتحول إلى ساعات ).16

يحسب يوم دراسي إذا بل��غ ع��دد س��اعات الت��أخير س��بع ك11152/7س����اعات وذل����ك بم����وجب التعميم رقم :

ه� ) ما لم يرد تعميم يلغي ذلك ( .28/10/1426تاريخ : يبدأ حصر دقائق التأخير حس��ب الس��نة المالي��ة وينتهي.17

ك ت�����اريخ :8164/3بانتهائه�����ا حس�����ب التعميم رقم ه� الواردة به��ذا الش��أن ) م��ا لم ي��رد تعميم12/8/1428

يلغي ذلك ( .

سجل زيارات المشرفات التربويات :- هو السجل الذي تدون فيه المش��رفة التربوي��ة وق��ائع زيارتها ومالحظاتها ، ومقترحاتها عن الروضة وموظفاتها

. Wوهو سجل تراكمي ال يجدد سنويا ( 3ينظر نموذج رقم )

تنظيمه :-

19

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يق���دم س���جل زي���ارة المش���رفات التربوي���ات.1 للمشرفة التربوية لت��دون في��ه زيارته��ا والمقترح��ات

والتوصيات. التوقيع بالعلم في سجل زي��ارة المش��رفة عقب.2

كل زيارة وتطلع الموظفات المعنيات على م��ا دونت��ه المش��رفة التربوي��ة خالل زيارته��ا

ويطلب منهن التوقيع بالعلم.

يت��ابع تنفي��ذ الموظف��ات لتوص��يات وتوجيه��ات و.3مقترحات المشرفة التربوية .

تسجل التعاميم والخطابات ال��تي لم تص��ل بالبري��د.4 اإللك���تروني ، أو س���لمت عن طري���ق المش���رفة التربوية مناولة في سجل الوارد وي��دون في حق��ل المالحظات طريقة االستالم مع التس��ديد إذا ت��رتبعلى التعاميم أو الخطابات اتخاذ إجراءات حيالها.

يعين ملف خاص لكل ما ي��رد عن طري��ق المش��رفة.5 التربوي��ة من نش��رات تربوي��ة س��جلت في حق��ل المالحظات أو أرسلت مناول��ة ) ص��ورة ( م��ع وض��ع فاصل بين كل عام وآخر واسم المش��رفة التربوي��ة ال���تي زودت إدارة الروض���ة بتل���ك النش���رات م���ع

فهرسة الملف .

سجل أحوال ) بطاقة أحوال ( الموظفين:- هو السجل الذي يدون به جميع الموظفات بالروض��ة وفق برنامج مع�ارف ) م�ديرة ، وكيل�ة ، كاتب�ة ، مراقب�ة ، مشرفة تغذية ، مشرفة صحية ، حاضنات ،مشرفة حافل��ة ، مس���تخدمات ، مس���تخدمين )ح���ارس، س���ائق الحافل���ة، المراس��ل... وغ��يرهم )ويحت��وي على معلوم��ات ش��املة

عنهم .حسب نموذج برنامج معارف

تنظيمه:- التأك��د من ت��دوين جمي��ع المعلوم��ات عن الم��وظفين ،.1

والموظفات في الروضة من مصادرها الموثقة ألن هذا السجل يعتبر مصدر لجمي��ع المعلوم��ات ال��تي تطلب من الروضة سواء ك��انت وظيفي��ة أم اجتماعي��ة أم تعليمي��ة

حتى بعد انتقال الموظفات من الروضة .

20

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يعتبر سجل أحوال الموظفات صورة مصغرة لمل��ف ك��ل.2 موظفة ألنه ينتقل معهما أينم��ا انتقلت ) توض��ع ص��ورة

منها في ملف الموظفة، الموظف (. توقي��ع ك��ل موظف��ة على ص��حة البيان��ات ال��واردة في.3

البطاقة . يراج��ع س��جل أح��وال الموظف��ات م��ع المس��ئولة عن.4

السجل، ويطابق بالمعلومات في ملف الموظفات .

س����جل ) مل����ف ( متابع����ة تخطي����ط المنهج ) أواستمارات التحضير( :-

يعتبر من الس�جالت المهم��ة عن��د تق��ييم المعلم��ة يتم من خالله متابعة إعداد المعلمة لتخطيط المنهج ) التحضير لألنش���طة ( وف���ق العناص���ر المح���ددة للتخطي���ط ) أو

التحضير (.

التخطيط األسبوعي لمنهج التعلم الذاتي:- ه��و توزي��ع مف��اهيم وخ��برات الوح��دة التعليمي��ة على فق��رات البرن��امج الي��ومي وي��راعى في توزيعه�ا خص�ائص النمو لكل مستوي والتنوع في الخبرات والمهارات الم��راد

تدريب الطفل على اكتسابها .(6،5،4ينظر نموذج رقم )

تنظيمه :- التأكي��د على المعلم��ات بأهمي��ة التخطي��ط األس��بوعي.1

لمنهج التعلم الذاتي )استمارات التحضير ( وأنه��ا م��رآةعاكسة لجهود المعلمة وجديتها .

التأكيد على المعلمات تحري الدقة عن��د تخطي��ط المنهج.2 الوحدات بمراعاة ما ورد من أهداف ومه��ارات وخ��برات أساس���ية في الوح���دات التعليمي���ة ومناس���بة اختي���ار

األنشطة لسن الطفل . اإلطالع على اس���تمارات التحض���ير بش���كل مس���تمر.3

وبالتعاون مع الوكيلة ) إن وجدت ( بوضع جدول لمتابعةالمعلمات في ذلك.

تكتب المقترحات ح��ول اس��تمارات التحض��ير في س��جل.4 المتابع���ة في الحق���ل المخص���ص ل���ذلك ) يمكن وض���ع

استمارة منه في ملف التحضير لسهولة المتابعة (

21

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يوق��ع على اس��تمارات التحض��ير في نفس ي��وم اإلطالع.5عليها، و يكتب التاريخ .

االس��تئناس ب��رأي المش��رفات التربوي��ات في معرف��ة.6األسلوب األمثل في التحضير أو تخطيط المنهج.

تطلع المعلمة على ما دو�ن من مقترحات، وتناقش في.7 كيفي��ة اإلف��ادة منه��ا، وتوق��ع ب��االطالع عليه��ا وت��دون

تاريخ اإلطالع، وتتابع لتنفيذ المقترحات .يوضع فاصل بين األعوام الدراسية ..8

سجل حضور األنشطة للمعلمات :- هو السجل الذي يحتوي على معايير تقييم للمعلم��ات

فترة تنفيذ أنشطة البرنامج اليومي بالروضة.

وه��و من الس��جالت ال��تي تس��اهم في تق��ييم األداء الوظيفي للمعلمات ( ويمكن تنظيمه على هيئة ملف لك��ل معلمة يوضع به جميع استمارات المتابعة لها من المشرفة ، والمديرة ، والوكيلة ليكون مرجعاW تراكمي��اW للمعلم��ة ومن يتابع تطور أدائها ويمكن أن ينتقل مع المعلم��ة من روض��ة

إلى أخرى (

تنظيمه: - توض��ع خط��ة لمواعي��د زي��ارة المعلم��ات ) الم��ديرة ،.1

والوكيلة ( . يستفاد من عناصر استمارات حضور األنشطة للمعلمة.2

وتقويمها من بنود بطاق��ات األداء ال��وظيفي مستأنس��ةبتعليمات الجهات المختصة .

زيارة المعلمة أثناء تأدية األنشطة حسب االحتي��اج على أن.3 يك��ون هن��اك تن��وع في األنش��طة خالل المتابع��ة وتك��رر الزيارة متى ما دعت الحاجة لذلك، وتن��اقش المعلم��ة في

المقترحات . تت��ابع المعلم��ة في تنفي��ذ المقترح��ات لتحقي��ق األه��داف.4

المرجوة من تطوير أداء المعلمة . تستخدم لغة الح��وار البن��اء في مناقش��ة المعلم��ة ح��ول.5

المقترحات مع التوقيع .

22

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

الحضور لجميع المعلمات في الروضة ..6 االس��تفادة من مرئي��ات المش��رفة التربوي��ة المتابع��ة.7

للروضة ومتابعة تنفيذ مقترحاتها عند زيارة المعلمة. يطلب من المشرفة التربوي��ة المتابع��ة زي��ارة المعلم��ة.8

التي بحاجة لرفع مستوى أدائها. تطل��ع المش��رفة التربوي��ة على المقترح��ات التطويري��ة.9

لرفع مستوى أداء المعلمة . يستأنس بهذا السجل كمص��در من مص��ادر تق��ويم األداء.10

ال��وظيفي ال��ذي يع��د عن المعلم��ة في نهاي��ة ك��ل ع��امدراسي .

: -سجل األوراق الصادرة هو السجل الذي يثبت به جميع المعامالت الخطابات

الصادرة من الروضة للجهات األخرى ) جهات حكومية ،مؤسسات مجتمع ... وغيرها ( .

(7ينظر نموذج رقم )

-تنظيمه : يبدأ برقم جديد في سجل الصادر م��ع بداي��ة ك��ل ع��ام.1

هجري وفي صفحة جديدة. ي��دون جمي��ع م��ا يص��در من الروض��ة من مع��امالت ،.2

وخطابات ، ومذكرات، وغيرها إلى أي جهة حكومي��ةأو مؤسسات المجتمع ... وغيرها .

التقي���د ب���الحقول الموج���ودة في الس���جل وت���دون.3 المعلومات المتغيرة )جهة اإلصدار، النوع رقمه في الملف التابعة له حسب جه��ة اإلص�دار ( من األوراق

الصادرة. تحف��ظ ص��ورة الخط��اب، و مش��فوعاته في مل��ف حف��ظ.4

األوراق الصادرة حسب الجهة الصادرة إليها . تحفظ ص��ورة أخ��رى للخط��اب الص��ادر عن أي موظف��ة أو.5

مستخدمة ) موظفين الروضة ( مع صور من مش��فوعاتهكاملة في ملف الموظفة.

يسطر بين كل معاملة وأخ��رى بقلم رص��اص ليك��ون كح��د.6

23

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

فاصل بينهما . عند آخ��ر معامل��ة ح��ررت في نهاي��ة ك��ل ع��ام هج��ري.7

يقفل السجل بخط، وبلون مغاير ) يفض��ل أحم��ر ( وي��دون ت��اريخ اإلقف��ال ويختم بختم

الروضة .

-سجل األوراق الواردة: هو السجل الذي يثبت به جميع المعامالت ، والخطابات

الواردة من الجهات األخرى إلى الروضة ) اإلدارات ، إدارة رياض األطفال ... وغيرها ( .

(8 ينظر نموذج رقم )تنظيمه :-

يبدأ برقم جديد في سجل ال��وارد م��ع بداي��ة ك��ل ع��ام.1هجري وفي صفحة جديدة.

يدون جميع ما يرد إلى الروضة من معامالت وتع��اميم.2وخطابات ومذكرات

ونش��رات وأي ص��ور له��ا من أي جه��ة حكومي��ة ... أو.3غيرها.

التقي���د ب���الحقول الموج���ودة في الس���جل وت���دون.4المعلومات المتغيرة من األوراق الواردة.

ي��دون اس��م المل��ف ال��ذي حفظت في��ه األوراق في.5الحقل المناسب .

يدون تسديد المعاملة في حقلها في حينها . .6 يسطر بين ك��ل معامل��ة وأخ��ري بقلم رص��اص ليك��ون.7

كحد فاصل بينهما. عن��د آخ��ر معامل��ة وردت في نهاي��ة ك��ل ع��ام هج��ري.8

يقفل السجل بخط ، وبلون مغاير ) يفض��ل أحم��ر ( وي��دون ت��اريخ اإلقف��ال ويختم بختم

الروضة .

سجل تسليم المعامالت:- هو السجل ال��ذي توث��ق ب��ه اس��تالم جمي��ع المع��امالت الصادرة من الروض��ة للجه��ات األخ��رى ) إدارة حكومي��ة أو

مؤسسات مجتمع ... أو غيرها ( .

24

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

( 9ينظر نموذج رقم ) تنظيمه :-

يوضع فاصل يبين بداية العام الهج��ري الجدي��د ) ع��ام.1هجري وليس دراسي (

يبدأ برقم جديد في السجل مع بداية كل ع��ام هج��ري.2وفي صفحة جديدة.

يدون في السجل جميع المعامالت الصادرة التي البد.3في توثيق استالم الجهات األخرى لها .

التأكد من تدوين اسم المستلم بجانب توقيعه وت��اريخ.4االستالم.

تسجل المعاملة في سجل الصادر ويسدد الحق��ل في.5 الوارد إذا كان الخط��اب رد على جه��ات معين��ة ومن ثم تثبت في س���جل تس���ليم المع���امالت المرس���لة

للجهات المعينة . عند آخ��ر معامل��ة ح��ررت في نهاي��ة ك��ل ع��ام هج��ري.6

يقفل السجل بخط ، وبلون مغاير ) يفض��ل أحم��ر (ويدون تاريخ اإلقفال ويختم بختم الروضة .

سجل تس��ليم المع��امالت ال يغ��ني عن س��جل األوراق.7 الص��ادرة فغ��رض س��جل تس��ليم المع��امالت إثب��اتاستالم وتسليم األوراق الصادرة عن الروضة فقط.

- سجل االجتماعات : هو السجل الذي تسجل فيه مديرة الروضة

اجتماعاتها مع الموظفات بالروضة لمناقشة أمر ما والوصول لتوصيات واقتراحات لتحسين العمل أو

تطويره .

(10ينظر نموذج رقم ) تنظيمه :-

1.. Wتسلسليا Wيعطي االجتماع رقما يح��دد ن��وع االجتماع��ات، ج��دول االجتم��اع، ومحض��ره،.2

خالصته، وتوصياته .توضع آلية لتنفيذ ما تم االتفاق عليه في كل اجتماع..3

25

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يتم توقيع عضوات كل اجتماع في نهاية محضره..4 تك��ون االجتماع��ات ذات م��ردود ترب��وي وتعليمي على.5

منسوبات الروضة، ويتم ذلك باختيار جدول األعمال . تناقش التوصيات المتف��ق عليه��ا في االجتم��اع الس��ابق.6

وتحدد نسبة المحقق منها، وتبحث أس��باب ع��دم تحقي��قالتوصيات األخرى .

تتابع مشرفة الروض��ة مقترح��ات االجتم��اع ال��تي تحت��اج.7لموافقة الجهات المختصة عليها.

استمارات رفع دوام الموظفات الشهري : - هي استمارات تحتوى حقولها على بيانات تخص حص��ر الغي��اب للموظف��ة ) بع��ذر ، ب��دون ع��ذر ( تعب��أ وترف��ع إلدارة ش��ئون الم��وظفين بع��د أخ��ذ توقي��ع الموظف��ة ب��العلم على ص��حة البيان��ات ال��واردة في الحق���ل حس���ب النم���وذج ال���وارد من إدارة ش���ئون

الموظفين .

بطاق��ات األداء ال��وظيفي للموظف��ات أو حس��ب م��ايستخدم من أساليب التقييم :-

( ال��تي تس��لم إلدارة الروض��ةCDهي البطاق��ات أو ) من قب��ل اإلدارة العام��ة للتربي��ة والتعليم بالمنطق��ة، أو المحافظ��ة للروض��ات الحكومي��ة أو اإلدارة العام��ة للتعليم األهلي واألجنبي للروضات األهلي��ة ويتم تعبئته��ا من قب��ل معدة البيانات وتق��وم م��ديرة الروض��ة بتق��ييم الموظف��ات ض��من مع��ايير مح��ددة بالبطاق��ة يوق��ع عليه��ا ك��ل من المشرفة التربوية المتابعة وم��ديرة الروض��ة وترف��ع على

( العتماده���ا منCDنس���ختين ) ورقي���ة ، وحاس���وبية ) الجهات المختصة .

فص��لت عناص��ر األداء ال��وظيفي من قب��ل*( مالحظ��ة :اإلدارة العامة لرياض األطفال .

(12( وتابع )12، 11ينظر نموذج رقم ) *( تحتاج عناصر التق��ييم لمص��ادر تق��ويم األداء ال��وظيفي تثبت أحقية الموظفة للدرجة المعطاة وتكن هذه الشواهد

من خالل المصادر التالية :-سجل الخطة السنوية لمديرة الروضة ..1

26

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

سجل متابعة الموظفات الشهري ..2

سجل االجتماعات ..3

سجل متابعة الموظفات لتنفيذ مقترح��ات المش��رفة.4التربوية .

سجل تخطيط المنهج )تحضير األنشطة( ..5

سجل حضور األنشطة للمعلمات ..6

سجل منجزات الموظفات ..7

سجل الدوام الرسمي ) سجل تأخر الموظفات ( ..8

التأكد من توقيع الموظفة بالعلم على كل ما سبقن.9 وعلى بطاقة التقويم فهي ليست سرية.

سجالت العهدة والمستودعات بالروضة يس��جل به��ذه الس��جالت جمي��ع م��ا ي��رد للروض��ة من الجهات المختص��ة ب��اإلدارة العام��ة للتربي��ة والتعليم أو م��ا

تصدر الموافقة على توفيره من مصادر الروضة .

اإلجراءات العامة:- يطلب ص���رف من إدارة المخ���زون إذا ك���انت الروض���ة.1

محدثة .تطلب النماذج المستودعية من إدارة المخزون ..2تعبأ النماذج المستودعية دون تغيير..3المحافظة على أصناف العهدة المصروفة للروضة ..4التأكيد على جميع الموظفات بالمحافظة على العهد..5يصحح باستخدام المداد األحمر، ويوقع على ذلك ..6

27

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

تعدل األرقام بكتابة التصحيح رقماW وكتابة..7توثق أصناف العهد أوالW بأول ..8 يحدد رصيد العه��د بع��د ك��ل عملي��ة اس��تالم أو ص��رف أو.9

إرجاع. يلغى أي نموذج من نماذج المستودعات حدث في��ه خط��أ.10

أو سهو بوضع خطين مائلين متوازيين بالم��داد األحم��ر، ويكتب بينهم��ا عب��ارة ) الغي(، ويش��رح أس��باب اإللغ��اء على ظه���ر النم���وذج، ويوق���ع على ذل���ك، و يحتف���ظ

بالنموذج الملغى في ملف خاص. التخلص من األص��ناف المكدس��ة ال��تي لم تع��ود الحاج��ة.11

قائمة لها في الروضة بإرجاعها لمستودعات اإلدارة . تك��ون لجن��ة في بداي��ة ك��ل ع��ام دراس��ي لتس��ليم ك��ل.12

موظف��ة أو معلم��ة أو غيرهم��ا م��ا يخص��ها، من أدوات، وأثاث، وتسلم منهم في نهاية كل ع��ام بم��وجب محض�ر

جرد وتسليم. يحرر خطاب��اW لم��دير المس��تودع يطلب في��ه طلب ص��رف.13

مواد ) في حالة االحتياج الضروري لألصناف المطلوبة ( على أن يرف��ق بالخط��اب ص��ورة من تكلي��ف الم��ديرة

بإدارة الروضة إن كانت الروضة محدثة .يعد نموذج طلب صرف مواد من أصل وخمس صور..14

يخصص لكل مجموع��ة أص��ناف متجانس��ة وموج��ودة في.15مستودع واحد نموذجاW خاصاW بها.

يوقع النموذج ويختم بختم الروضة أسفل التوقيع..16تحفظ الصورة الخامسة في ملف خاص..17 ترس��ل الص��ور األرب��ع واألص��ل إلى ص��احب الص��الحية.18

) مدير التعليم أو من ينيبه( العتماد ترسل الصور األرب��ع واألص��ل إلى إدارة المس��تودعات.19

التخاذ إجراءات الصرف بعد اعتمادها . تسلم الصورة الرابعة مع األصناف المسلمة للروضة بعد.20

مطابقة األصناف على طلب الص��رف ال��ذي تم التوقي��ععليه باالستالم.

تحفظ الصورة الرابعة والموقع عليه��ا باس��تالم الم��واد.21المصروفة في ملف خاص بها للرجوع إليها عند الحاجة.

سجل العهدة الدائمة ) الثابتة ):-

28

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

هو السجل الذي يثبت به كل ما يرد من إدارة التربي��ة والتعليم وف��ق نم��وذج طلب ص��رف م��واد أو وف��ق خط��اب موافق����ة على ش����راء م����واد )كم����ا ورد تعريف����ة في

المصطلحات العامة(( 13 ينظر النموذج رقم )

تنظيمه :- يقسم الس��جل حس��ب ن��وع العه��د في الروض��ة على.1

النحو التالي :-،قس��م األث��اث )كراس��ي، ط��اوالت، لوح��ات إعالن

حامل رسم، طاوالت للمكتبة، رفوف، دواليب ...وغيرها ( .

،قسم األجهزة ) كمبيوتر، جهاز شفافيات ثالجة، آلة تصوير، مكيفات ... وغيرها ( .

قس��م الع��اب الس��احة ) دراج��ات، أجه��زة تسلق ... وغيرها ( .

. قسم السجالت الرسميةتسجيل األصناف المستديمة بالروضة ..2 تس���جيل األص���ناف المص���روفة في بطاق���ة طلب.3

الصرف في السجل بحيث يبين جميع البيانات المتعلقة بالصنف المصروف.

تسجيل األص�ناف المص��روفة بم��وجب نق��ل عه��دة.4في الحقول المخصصة .

تسجل األصناف التي تم شراءها من مبالغ الروضة.5. Wوترسل في بيان عهدة إلضافتها سنويا

يسجل الرصيد الموجود في الروضة بعد كل عملي��ة.6قيد أو نقل أو إرجاع للعهدة .

نقل العهدة:- تتب��ع اإلج��راءات اآلتي��ة عن��د نق��ل العه��دة داخلي��اW بين الموظفات في الروضة أو من إدارة أو قسم أو موق��ع أو

من منطقة إلى أخرى :- معاين���ة العه���دة الم���راد نقله���ا من قب���ل المس���لم.1

والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض.

إعداد محضر بنقل العهدة من أص��ل وص��ورتين يعتم��د.2

29

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

من مديرة الروضة إذا كان داخلي��اW بين الموظف��ات في الروض��ة أو من الجه��ة

المختصة التي تستلم العهدة . إرس��ال أص��ل محض��ر نق��ل العه��دة من الروض��ة إلى.3

إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون بإدارة التعليم إلجراء قيود نق��ل العه��دة. وتسلم الصورة األولى للمسلم وتسلم الصورة الثانية

للمستلم. متابعة إجراءات إنزال العهدة من عهد الروضة إذا ك��انت.4

منقولة منها إلى غيرها، ويستلم ما يثبت ذلك .

(14استمارة مناقلة عهدة ينظر نموذج رقم ) فقدان أو تلف األصناف :-

يح��رر محض��ر بح��ادث الفق��د أو التل��ف يوق��ع من أربع��ة.1أعضاء على األقل.

يحدد أسباب التلف أو الفقد الحاصل ..2يرفع المحضر إلى الجهة المختصة التخاذ الالزم. .3

( 17،16،15ينظر نموذج رقم ) التخلص من رجيع الروضة من العهد :-

تشكل لجنة من أربعة أعضاء..1 تكلف اللجن�ة بتص�نيف رجي�ع الروض�ة )جدي�دة ، ص�الحة.2

لالستعمال، يمكن

إصالحها، غير صالحة (تكلف اللجنة بكتابة بيانات لكل صنف . .3 تكلف اللجنة بكتابة توصية لكل ص��نف إم��ا إض��افتها إلى.4

مستودعات إدارة التعليم إذا كانت جديدة أو صالحة لالس��تعمال، أو إص�الحها إذا

كانت الفائدة من إعادة اس��تعمالها تزي��د على تك��اليف اإلص��الح م��ع بي��ان ن��وع

اإلصالح المبدئي، أو التخلص منها عن طريق البيع أو اإلتالف مع مراعاة المصلحة العامة

في جميع األحوال . ترس��ل البيان��ات ومحض��ر اللجن��ة للمس��تودعات أو إلى.5

إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة

30

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

المخزون بإدارة التعليم لتتخذ اإلجراءات الالزمة .ل من.6 تتابع اإلجراءات حتى يتم التخلص من الرجيع وينز�

عهدة الروضة، ويستلم بيان بذلك .

إرجاع األصناف إلى المستودعات :- تعاد األصناف إلى المستودعات عند انتهاء الغرض ال��ذي.1

صرفت من أجله أو عند زيادتها عن حاجة الروضة أو تلفها وعدم صالحيتها.

يحرر مستند إرجاع نموذج من أصل وأربعة صور..2 يوقع المستند، ويختم ، ويرسل مع األص��ناف إلى إدارة.3

المستودعات. يعرض األثاث كالكراسي وغيره على المشرفة التربوية.4

للتصديق بعدم صالحيتها.تعرض األدوات الكهربائية على قسم الصيانة..5 تستلم الصورة الرابعة التي تفيد باستالم المس��تودعات.6

لألصناف المرجعة بعد البت في أم��ر األص��ناف المرجع��ة من قب��ل اللجن��ة المختص��ة

) الموضحة في مستند اإلرجاع ( واستالم المستودع األصناف المرجعة.

(18 ينظر نموذج رقم )جرد األصناف: -

تجرد جميع األصناف في المستودع دفعة واحدة مرة كل.1 سنة على األقل بواسطة لجنة من غ��ير المس��ئولين عن

عهدة المستودعات أو قيدها. ت��دون األص��ناف في اس��تمارة الج��رد من أص��ل وخمس.2

صور، بعد اعتمادها وتوقيعها. ( إلى إدارة التعليم.CDيرسل األصل والصور مع ) .3

: -العهدة الداخلية هو السجل الذي تسجل فيه الموجودات الثابتة على الموظفات بداية العام وترجع بمحضر استالم آخر العام على ) نفس الصفحة ( وفي حالة التلف يحرر بموجبة (4محضر إتالف، ويوضح السبب ويوقع من قبل أربع )

عضوات ويختم . ينظر نموذج

31

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

(19رقم ) :- سجل األلعاب اإلدراكية

يسجل به جميع ما يرد للروضة من العاب إدراكي��ة من إدارة ري��اض األطف��ال ) يج��رد على م��ديرة الروض��ة عن��د انتقالها لروضة أخ��رى أو عن��د تقاع��دها ( ويقس��م حس��ب

التصنيف على النحو التالي :-يأخذ كل صنف رقم عشري كالتالي :-.1

أوالW : األلعاب اإلدراكية العقلية :-تجميع وتصنيف رقم التصنيف

(10.) الع�������اب التط�������ابق رقم

(. 20التصنيف ) العاب األحاجي رقم التصنيف

(30.) الع������اب التسلس������ل رقم

(.40التصنيف ) ثانياW : اللعاب اإلدراكية العضلية :

ألعاب الفك والتركيب رقم التص�نيف (50.)

ألع�������اب الط�������رق رقم (.60التصنيف )

ألع����اب ال����برم والت����دوير رقم (.70التصنيف )

العاب اللض��م رقم الص��نف (80.)

تكتب األرقام على قاعدة اللعبة حسب الشكل التالي : (1في األعلى هو الرقم التسلسلي الع��ام لجمي��ع )

عهدة األلعاب اإلدراكية .(1/10واح��د ه��و ال��رقم التسلس��لي لص��نف اللعب��ة )

والتقس��يم على عش��رة ه��و رقم التص��نيف حس��ب المتف��ق علي��ه بعالي��ة وتتف��ق جمي��ع الروض��ات على نفس التصنيف لأللع��اب اإلدراكي��ة وكه��ذا م��ع بقيت

األصناف . (20ينظر نموذج رقم )

كما تعد المسئولة عن األلعاب اإلدراكية بطاقة لكل لعبة

1 1/10

32

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

توضح فيها : رقم اللعبة حسب تسلسلها وتصنيفها في سجل العهدة ) ليسهل إسقاطها من العهدة في حالة

تلفها ( وعدد قطعها ومستوى اللعبة من ناحية السهولة والصعوبة والتدرج إذ كانت مرتبطة بلعبة أخرى وتاريخ

ورودها للروضة . وجهة ورودها .(21ينظر نموذج رقم )

:-سجل االستعارة يس��جل ب��ه ت��اريخ دخ��ول األلع��اب والكتب للص��ف وتاريخ خروجها وهو من الس��جالت ال��تي توض��ح لم��ديرة الروض��ة نش��اط المعلم��ة في عملي��ة االس��تعارة وتغي��ير

األلعاب حسب قدرات أطفالها ) منفصل عن سجل العهدة (.

( 22ينظر نموذج رقم )سجل المكتبة :-

يسجل به جميع م��ا ي��رد للروض��ة من كتب، وقص��ص، أشرطة فيديو ... وغيرها من إدارة رياض األطفال )يج��رد على م��ديرة الروض��ة عن��د انتقاله��ا لروض��ة أخ��رى أو عن��د تقاعدها( وتصنف كتب الكبار حسب تصنيف ديوي العشري للمراجع، أما قصص األطفال وكتبهم فيأخذ ترتيبها أع��داد تسلس��لية متص��لة إلى آخ��ر موج��ودات المكتب��ة حس��ب

التالي:-1( ( لتسلس��ل أرق��ام العه��دة1 / ق ) يش��ير ال��رقم

والحرف ) ق ( يرمز إلى القصة (.2( ( لتسلس��ل أرق��ام العه��دة1 / م ) يش��ير ال��رقم

والحرف ) م ( يرمز إلى كتب المعلومات والسلوكياتالخاصة باألطفال ( .

تصف على الرفوف مع وضع فهرس يحمل نفس التسلسل والرموز الموجودة على الرف .

يحدد قسم خاص ألشرطة الفيديو والتسجيل ) الكاست ( وتأخذ أرقام تسلسلية خاصة بها .

ينظر(23وتابع نموذج 23نموذج رقم )

سجل االستعارة : يسجل به ما تم استعارته من قبل أشخاص من داخ��ل

33

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

الروضة أو خارجها .(24ينظر نموذج رقم )

تنظيمه : يتبع في تنظيم وجرد و مناقلة العهدة لأللعاب اإلدراكية.1

والمكتب��ة جمي��ع م��ا ورد في العه��دة الدائم��ة باس��تثناء محاضر الت�الف ونق�ل العه�د ال ترس�ل للمس�تودعات أو إدارة التربي��ة والتعليم وإنم��ا تحف��ظ في مل��ف خ��اص وتعرض على المشرفة التربوية لإلطالع وتعتبر المحاضر من األوراق الرسمية كعهدة ، وتدل على حرص الم��ديرة

على مقتنيات الروضة. % ( من2الح��رص على أال يتج��اوز الفاق��د أك��ثر من ) .2

مجمل األلعاب . يفص��ل س��جل االس��تعارة عن س��جالت العه��د فس��جل.3

االستعارة متجدد بينما سجالت العهد تراكمية .

السجالت المالية : - هو السجل الذي ترصد به المبالغ الواردة للروضة من وزارة التربي����ة والتعليم )م����واد مس����تهلكة، نظاف����ة، نثري��ات ... وغيره��ا ( وط��رق ص��رفها وش��واهد الص��رف

) الفواتير ( .

تنظيمه:- تنظم حسب التعاميم واألنظمة والتعليمات ..1تعبأ الجداول في السجل حسب حقولها بدقة متناهية ..2 التأك���د من توقي���ع لجن���ة المش���تريات في األم���اكن.3

المخصصة في السجل . التأك��د من توقي��ع لجن��ة المش��تريات على الفوات��ير م��ع.4

كتابة التاريخ ووضع الختم خلف فاتورة الشراء .توقع رئيسة اللجنة على الفواتير مع لجنة المشتريات. .5 تتب��ع اإلرش��ادات حس��ب التع��اميم ال��واردة من الجه��ات.6

المختصة. االل���تزام بتط���بيق التع���اميم الخاص���ة بآلي���ة ص���رف.7

المخصصات المالية للروضات الحكومية .

السجالت التنظيمية

34

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

سجل قيد األطفال المبدئي : - هو السجل الذي يسجل في��ه األطف��ال ال��ذين تنطب��ق عليهم شروط التس��جيل ب��دء الع��ام يتم من خالل��ه تحدي��د ع��دد األطف��ال في ك��ل مس��توى )مس��توى أول عش��رون بواقع عشرة أطفال لكل معلم��ة –مس��توى ث��اني عش��رون بواقع عشرة أطف��ال لك��ل معلم��ة – مس��توى ث��الث أربع��ة وعشرون بواقع اثنا عشر طفل لك��ل معلم��ة( م��ع مراع��اة

/ ر ت���اريخ :249مس���احة الفص���ول حس���ب التعميم رقم ه� بشأن تأكيد لبعض األم��ور المنظم��ة للعم��ل21/8/1428

ال��داخلي بري��اض األطف��ال كم��ا ي��دون ب��ه ت��اريخ انس��حاب الطفل واسم مستلم ملف الطفل ورقم بطاق��ة انس��حاب

الطفل . ( 25 ينظر نموذج رقم )

تنظيمه :- تدون معلومات الطفل بحيث تشمل :جميع المعلوم��ات.1

األساس��ية) اس��م الطف��ل رباعي��اW , ت��اريخ ميالده ب��اليوم والش��هر والس��نة، مك��ان ميالده، جنس��يته، رقم س��جله المدني، اسم ولي أم��ره، قرابت��ه، عمل��ه رقم هاتف��ه، اس��م األم أو من ي��نيب عنه��ا وقرابته��ا للطف��ل, عمله��ا رقم هاتفها تاريخ التسجيل، تاريخ االنس��حاب، أس��بابه،

اسم مستلم ملف الطفل ، توقيعه ( . السجل مصدر معلومات ميس��رة لجمي��ع الموظف��ات في.2

الروضة للرجوع إليه عند الحاجة. التأكيد على تسجيل البيانات بشكل دقيق، وخط واضح،.3

وسليم. اإلطالع على الس����جل، والتأك����د من ت����دوين كام����ل.4

المعلوم��ات عن ك��ل طف��ل بدق��ة ووض��وح وخاص��ة رقمالسجل المدني للطفل.

يثبت اسم الطفل في السجل بع��د اس��تالم ملف��ه ك��امال�.5 دون أن يكون ب��ه أي نقص وفي حال��ة نقص البيان��ات ال ي��دون في الس��جل) الخ��اص ببرن��امج مع��ارف ( ويت��ابع

اكتمال البيانات .توضع فواصل تفصل بين األعوام في السجل ..6 تحفظ صور الوكاالت الشرعية في مل��ف خ��اص إذا ك��ان.7

.Wشرعيا Wالمستلم وكيال

35

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

تعد اس��تمارات اس��تالم مل��ف طف��ل في حال��ة انس�حاب.8الطفل خالل العام الدراسي يوقع

عليه مستلم الملف بعد تعبئة جميع حقول االستمارةبالبيانات المطلوبة .

تحف��ظ إس��تمارات اس��تالم ملف��ات األطف��ال في مل��ف.9خاص بها .

تكمل بيانات االنسحاب في سجل قيد األطفال ..10 يوضع ج��دول في بداي��ة ك��ل ع��ام دراس��ي يحت��وي على.11

حصر ألعداد األطفال حسب النموذج . ينظر نموذج رقم )

( 27 (، و ينظر نموذج رقم )26سجل الغياب اليومي لألطفال:-

هو السجل الذي يرصد ب��ه غي��اب األطف��ال وت��أخرهم اليومي ومن ثم يف��رغ غي��ابهم في الس��جل الش��هري م��ع مراعاة أهمية االتصال على األه��ل في نفس ي��وم الغي��اب أو التأخير لمعرفة األس��باب وإش��عار األه��ل ب��ذلك، ويتب��ع

هذا السجل ملف االتصال اليومي . (28ينظر نموذج رقم )

-تنظيمه : يدون غياب األطفال في نهاي��ة ف��ترة الحلق��ة من��ذ أول.1

يوم في الدراسة ح��تى آخ��ر ي��وم منه��ا م��ع أخ��ذ توقي��عمعلمة الصف على الغياب.

ا إلى.2 Wتكلف المسئولة عن السجل بترحيل الغي��اب يومي�� سجل الغياب الشهري تالفياW للخطأ والنسيان .

االتص���ال في نفس الي���وم ال���ذي غ���اب في���ه الطف���ل.3 واالستفس��ار عن أس��باب الغي��اب ،وتس��جيله في مل��ف

) سجل ( االتصال اليومي . إذا تك��رر ت��أخير الطف��ل في الحض��ور تبل��غ األم أو ولي.4

األمر عن ذل��ك في نفس الي��وم، و ي��دون اس��م الطف��ل المتأخر في الحقل المخصص فقد يكون التأخر بأس��باب

تجهلها األم ، أو ولي األمر . تحص��ر أس��باب الغي��اب والت��أخير ، ويس��اهم في إيج��اد.5

الحلول الممكنة لها .

36

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

سجل خروج األطفال من الروضة للح��االت الطارئ��ة) بطاقات ( :

هو السجل الذي يوضح أسباب خروج األطفال من الروضة أثناء الدوام الرسمي كما يثبت الشخصية

المستلمة للطفل . (29ينظر نموذج رقم )

تنظيمه :- االتصال على ولي أمر الطفل للتأكد من الشخص.1

المستلم للطفل في حالة تغير الشخصية المستلمة .تسجل البيانات في الحقول المخصصة ..2 استالم صورة من بطاقة مستلم الطفل يدون عليها.3

نفس الرقم التسلسلي الوارد في سجل الخروجوساعة الخروج .

يخصص ملف خاص لحفظ صور بطاقة المستلم ،.4ويفهرس .

يدون الرقم التسلسلي حسب القائمة )الفهرس (.5الخاصة بالبطاقات في الحقل المخصص في السجل .

يؤكد على جميع من في الروضة من موظفات،.6 والحارس بعدم تسليم الطفل قبل تنفيذ اإلجراءات

المحددة وخاصة في حالة غياب مديرة الروضة . التأكيد على الحارس بضرورة التأكد من شخصية مستلم.7

الطفل في كل األحوال )أثناء الدوام الرسمي أو عند خروج األطفال ( وأشعار

اإلدارة بأي تغير قبل تسليم الطفل.

:سجل متابعة ملفات أعمال األطفال س��جل يوض��ح لم��ديرة الروض��ة م��دى تط��ور مه��ارات الطفل ومدى دق��ة المعلم��ة في متابع��ة الطف��ل من خالل مطابقتها الستمارة المتابعة اليومية بما يوضع من أعم��ال

مؤرخة لألطفال في ملفاتهم .(30( وتابع )30ينظر نموذج رقم )

تنظيمه : يط��ابق م��ا ورد في اس��تمارات المتابع��ة اليومي��ة م��ع.1

37

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

استمارات تقويم الطفل نهاية الوحدة ) قب��ل إرس��الها لأله�ل ( م�ع أعم�ال األطف�ال في ملف�اتهم، وتس�جل

المقترحات حولها .

التأكد من توقيع المعلمة بالعلم على المقترح��ات عن��د.2تقويم الطفل .

التأك���د من تنفي���ذ اس���تمارات متابع���ة نم���و الطف���ل.3) التراكمية ( .

يساعد هذا السجل على تقييم المعلمة نهاية العام ..4

-: مالحظة تختار م��ديرة أو وكيل��ة الروض��ة على األق��ل من ثالث1

إلى خمس ملفات ش��هريا لك��ل فص��ل على أن يك��ونألطفال متفاوتين في القدرات على التحصيل .

: -سجل حصر غياب وتأخر الموظفات هو السجل الذي يدون فيه ت��أخر الموظف��ات الي��ومي ويجمع نهاية الشهر فإذا لم تبلغ دقائق الت��أخير الس��اعات المعتمدة للخصم ترحل للشهر الذي يليه في حقل مجموع دقائق التأخير عن الشهر الفائت ثم تجمع نهاية الشهر مع دقائق التأخير لنفس الشهر وهكذا حتى تبلغ الحد المعتمد للخصم ، وتبل��غ الموظف��ة قب��ل وص��ولها ح��د الخص��م وإذا وص���لت للح���د وك���ان للموظف���ة رص���يد من اإلج���ازات االضطرارية تخصم من إجازتها، و إذا لم يكن لها ترفع لها مع بقية األيام بدون عذر .( مع مالحظة ب��دء حس��م دق��ائق

التأخير حسب التعاميم المنظمة لذلك .

(31ينظر نموذج رقم ) تنظيمه :

التأكد من تدوين المعلومات عن الموظفة ..1 التأكد من رصد دقائق التأخير يومياW ح��تى نهاي��ة الش��هر.2

في حق��ل ت��اريخ الي��وم ليط��ابق ذل��ك س��جل الحض��ورواالنصراف.

توقع الموظفة ش��هرياW على الس��جل وع��دم ت��أخير ذل��ك.3لحين الوصول للساعات المحددة للخصم .

38

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

الدقة في جمع دقائق التأخير ..4

سجل االستئذان والخ��روج االض��طراري للموظف��اتمن الروضة:-

يسجل فيه حاالت خروج الموظفات فترة الدوام مع مالحظة عدم اإلذن ب�الخروج قب�ل نهاي�ة ال�دوام أو بدايت�ه

وذلك حسب التعليمات واألنظمة .

(32ينظر نموذج رقم ) تنظيمه:-

تحدد المسئولة عن السجل في حالة غياب المديرة ..1التأكد من وجود أسباب مقنعة لالستئذان ..2 التأك��د من تس��جيل البيان��ات في الحق��ول قب��ل خ��روج.3

الموظفة ) الخروج ، العودة (.

س��جل متابع��ة الموظف��ات في تنفي��ذ توص��يات،.:-ومقترحات المشرفة التربوية

السجل الذي يدون به أهم التوصيات ، والمقترحات والتي سلمت منها صورة للموظفة وصورة تضعها مديرة الروضة

في ملف خاص يحتوي على فهرس يبين الموجود وفواصل بين كل موظفة وأخرى كذلك فاصل بين كل عام

وآخر يتم من خالل هذا السجل متابعة مديرة الروضة للموظفة لتحسين أدائها في النقاط المحددة في التوصية

ومن ثم تطوير الموظفة في النواحي اإليجابية األخرى وتتبع مديرة الروضة أكثر من أسلوب إشرافي للوصول

لألهداف ) تبادل زيارات ، قراءة موجهة ، تدريب للموظفة، ومعرفة مدى التقدم لديها ( .

ينظر النموذج وتابع النموذج (33رقم )

تنظيمه:- يفهرس السجل في أوله ليس�هل الرج��وع لم��ا كتب عن.1

أي موظفة . ي��دون اس��م المش��رفة التربوي��ة في المك��ان المخص��ص.2

لذلك

39

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يدون أهم المقترحات ال��تي دونته��ا المش��رفة التربوي��ة.3أثناء زيارتها للموظفة .

متابعة تحقيق الموظفة لمقترحات المشرفة التربوية ..4 يستخدم أسلوب الحوار واإلقناع ،واالنطالق من الدالئل.5

الواضحة ،واالحترام المتبادل، وتقدير الرأي فيما يدورمن نقاش مع الموظفة .

يعتبر السجل سجالW تراكمياW لمتابعة الموظفة خالل فترة.6 عمله��ا في الروض��ة ولمعرف��ة م��دى تحقي��ق زي��ارات

المشرفات التربويات ألهدافها .

سجل البالغات الداخلية:- تسجل في��ه م��ديرة الروض��ة البالغ��ات ال��تي ال تحت��اج الجتماع لتفسيرها كم��ا تس��جل في��ه للموظف��ات بالروض��ة

تنبيهاW لمن يصدر منها مخالفة لألنظمة والتعاميم .

فيما يخص التعاميم تتأكد المديرة من توقيع*مالحظة : الجميع خلف التعميم ويحفظ في الملف الخاص.

(34ينظر نموذج رقم ) تنظيمه:-

يوضع فاصل بين األعوام ..1 التأكد من توقيع جميع العامالت على التعميم ح��تى وأن.2

كان هن��اك غي��اب يع��رض على الموظف��ة ي��وم حض��ورهاللروضة .

تسجل البالغات الفردية في سجل خاص ويكون سري ..3 يوقع على البالغ المعنيين فقط ) معلمات، إداريات،.4

حاضنات، مستخدمات، مستخدم ، حارس ( .

سجل زيارات أولياء األمور:- تدون فيه مديرة الروضة أسباب زي��ارة أولي��اء األم��ور

أو أسباب استدعائهم . (35 ينظر نموذج رقم )

تنظيمه:-يخصص سجل لزيارات أولياء األمور ،ويتابع دوري�ا..1 التأكد من استخدام السجل لتس��جيل ملخص م��ا دار بين.2

األم، أو من ينوب عنها والمسئولة في الروضة بإشرافومتابعة مديرة الروضة .

40

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

متابعة ما توص�لت إلي�ه المس�ئولة عن�د مقابل�ة األم ، أو.3من ينوب عنها .

سجل متابعة المستخدمين والمستخدمات ) الحاضنة-:)

سجل يحتوى على معايير معينة لمتابعة المستخدمين والمستخدمات وحاضنة الحضانة في تنفيذ األعمال

الموكلة لهم . ينظر نموذج(36 ،37 ،38)

تنظيمه:- الح��رص على إعط��اء المس��تخدمات الدرج��ة المس��تحقة.1

ش��هرياW وفي حال��ة ع��دم التمكن من متابع��ة أح��د البن��وديوضع شرطة أمامه .

في حال��ة تقص��ير المس��تخدمة في أح��د المه��ام يش��رح.2ذلك في المقترحات .

الحرص على أخذ توقي��ع المس��تخدمين ، والمس��تخدمات.3. Wعلية شهريا

سجل توزيع األعمال على الموظفات : يتم من خالله توزيع العمل على الموظفات بالروض��ة حسب الئحة تنظيم العمل الداخلي برياض األطفال إضافة ألعم��ال أخ��ري تض��يفها م��ديرة الروض��ة حس��ب مص��لحة الروضة واألطفال يتم إطالع كل الموظفات بالروضة ك��ل

على ما يخصها وأخذ توقيعهن بالعلم على هذه المهام . ينظر الئحة تنظيم العمل الداخلي برياض األطفال

تنظيمه:-التأكد من توزيع المهام بعدل بين الموظفات بالروضة ..1تطلع الموظفات على مهامهن ..2التأكد من توقيع جميع الموظفات على مهامهن ..3يقفل عند آخر كلمة بخطوط مائلة منعاW ألي إضافة ..4 في حالة إضافة مهام بعد اإلغالق يكتب ت��اريخ اإلض��افة.5

وتوقع المكلفة بالعلم على اإلض�افة ثم تغل��ق الص�فحةعند آخر نقطة تم االتفاق عليها في المهام .

تعطى صورة من المهام الموزع��ة لك��ل موظف��ة حس��ب.6

41

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

مهامها .

:سجل قاعدة بيانات الروضة يحتوي على معلومات شاملة عن الروضة ) مباني ،

كوادر بشرية...وغيرها ( يتم تزويد الروضة باستمارات أو (CDمن مديرة إدارة / رئسه قسم رياض األطفال يعبأ )

من قبل المسئولة في الروضة وتتحمل مديرة الروضة صحة البيانات الواردة ويرسل لمديرة إدارة / رئسه قسم

رياض األطفال وفق تاريخ محدد للتسليم بعد ختماالستمارات والتأكد من

(.وتحتفظ إدارة الروضة بنسخةCDتحميل البيانات على ) منه .

( 41، 40، 39ينظر نموذج رقم )

تنظيمه:-التأكد من أن جميع البيانات المسجلة صحيحة ..1التأكد من وضع اسم معدة البيانات وتوقيعها ..2تختم جميع أوراق السجل ..3يوضع رقم تسلسلي ألوراق السجل ..4

42

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

قواعد عامة لقبول األطفال

يب��دأ تس��جيل قب��ول األطف��ال بع��د إعالن فتح ب��اب التسجيل )حسب ما ورد في الئحة تنظيم العم��ل ال��داخلي بري��اض األطف��ال( ويس��تمر خالل الع��ام في حال��ة وج��ود

شاغر . توزع فصول الروضة بما يتناسب مع عدد األطف��ال في.1

( طف��ل20 ( طف��ل مس��توى ث��الث و) 24ك��ل ص��ف ) مستوى أول وثاني ) معلمتين لكل فص��ل ( أي بواق��ع )

(10 ( طفل لك��ل معلم��ة في المس��توى الث��الث و) 12 أطفال لكل معلم��ة في مس��توى أول وث��اني حس��ب م��ا

نص التعميم عليه بهذا الخصوص .يعلن عن بدء قبول األطفال من خالل : -.2

مخاطب���ة األه���الي بخطاب���ات تش���عرهم بالموع���د المحدد لبدء تسجيل األطفال .

. الصحف الحائطية بالروضةنشر إعالن بدء تسجيل األطفال في األماكن العامة

القريبة من الروضة أو المدارس القريب��ة والمجم��عالملحق به الروضة .

إرسال خطاب رسمي لم��ديرات الم��دارس القريب��ة والتي يتوقع تسجيل أبناءهم في الروضة ) ب،م،ث

.) تعد البيانات الالزمة للتسجيل المبدئي والنهائي ونم�اذج.3

التحوي��ل للوح��دة الص��حية وس��جل� المعلوم��ات الش��املوشروط القبول وفهرس محتويات ملف الطفل .

تح��دد المس��ئولة عن إنه��اء إج��راءات قب��ول األطف��ال.4ومكان استقبالهم.

ي��دون في س��جالت الروض��ة وفي الحاس��ب اآللي رقم.5 السجل المدني الخاص بكل طفل من بطاق��ة العائل��ة أوWبطاقته الشخصية ) شهادة الميالد (، ويخصص ل��ه رقم��ا

تسلسلياW مطابق للموجود على ملفه . التأك��د من ت��اريخ ميالد الطف��ل الم��دون في ش��هادة.6

ميالده أو في بطاق���ة العائل���ة يط���ابق الس���ن المح���دد للقب��ول ( حس��ب الئح��ة تنظيم العم��ل ال��داخلي بري��اض

43

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

األطفال المادة الثالثة (. التأكد من مطابق�ة ص�ور البطاق�ة الشخص�ية أو بطاق�ة.7

العائلة ، وجواز السفر أو دفتر اإلقامة لغير الس��عوديين المضاف فيها الطفل لألصول ، والتأكد من تطابق اس��م

الطفل وتاريخ ميالده في جميع الوثائق الخاصة به .

اإلطالع على ج���واز الس���فر و دف���تر اإلقام���ة لغ���ير.8 السعوديين وألم سعودية عاملة المضاف فيهما الطف��ل

للتأكد من عمر الطفل وسريان مفعولها . تطابق صور األوراق والوثائق الموج��ودة بمل��ف الطف��ل.9

على أصولها. التأكد من استكمال الطفل التطعيمات من خالل شهادة.10

التطعيم . يح��ول الطف��ل للوح��دة الص��حية أو أي مستش��فى أو.11

مستوص�ف إذا اكتملت مس�وغات قبول��ه وخاص�ة بلوغ��ه الس��ن النظامي��ة للكش��ف على المتق��دم وتقري��ر م��دى

لياقته وسالمته من األمراض . يس��لم ل��ولي أم��ر الطف��ل بيان��اW ب��األوراق المطلوب��ة.12

الستكمال التسجيل . يستلم ملف الطفل ويفهرس ويوضع عليه رقم مط��ابق.13

للرقم الموجود في سجل القيد ) الرقم التسلسلي) .

يحول ملف الطفل إلى المسئولة عن التسجيل لتسجيل.14 الطف���ل رس���مي�ا ض���من األطف���ال المس���جلين للع���ام

الدراسي الجديد في برنامج معارف . يسلم ولي أمر الطف��ل المس��تجد نش��رة حس��ب م��ا ورد.15

في الئحة تنظيم العمل الداخلي برياض األطفال المادةالخامسة .

يقبل في الروضة من لم يكمل ست سنوات هجرية في.16 اليوم األول من بداي��ة الدراس��ة أو قبل��ه، حس��ب وثيق��ة الميالد الرسمية.أو لم يقب��ل بالمرحل��ة االبتدائي��ة لع��دم

انطباق شروط التسجيل عليه . ال يقبل الطفل الذي أكمل ست سنوات.وذل��ك إلمكاني��ة.17

قبوله في مدارس التعليم العام . يسجل الطفل الذي تنطبق عليه شروط القبول وفق ما.19

ورد في الئحة تنظيم العم��ل ال��داخلي بري��اض األطف��ال

44

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

المادة الرابعة . األطفال اللذين لم يتم قب��ولهم في المرحل��ة االبتدائي��ة.20

وذلك لعدم انطباق الشروط عليهم يتم إعادة تس��جيلهمفي الروضة في فصل آخر .

بعض اإلجراءات اإلدارية

ع��دم وج��ود ش��هادة ميالد للمتق��دم وع��دم إض��افته في دفتر العائل��ة،يطلب من ولي األم��ر العم��ل على إض��افة

المتقدم في بطاقة العائلة قبل تسجيله . وجود شهادة ميالد للمتق��دم ب��دون إض��افته في بطاق��ة العائلة. وفي هذه الحالة تطلب مديرة الروض��ة من ولي األمر العمل على إضافة المتقدم في بطاقة العائلة م��ع

قبول شهادة الميالد. وجود اسم المتقدم في بطاقة عائلة غير بطاقة وال��ده، وفي ه�ذه الحال�ة ال يقب�ل إال بع�د إض�افة المتق�دم في

بطاقة العائلة الخاصة بوالده قبل تسجيله. عدم تطابق اس��م الطف��ل في بطاق��ة العائل��ة المض��اف فيه��ا الطف��ل الس��عودي أو ج��واز الس��فر أو اإلقام��ة للطف��ل غ��ير الس��عودي من أم س��عودية موظف��ة في قطاع التعليم وفي ه��ذه الحال��ة ال يقب��ل إال بع��د توحي��د

االسم في الوثائق المطلوبة للتسجيل. ع���دم تط���ابق ت���اريخ الميالد في الوث���ائق المطلوب���ة للتس��جيل. وفي ه��ذه الحال��ة ال يقب��ل الطف��ل إال بع��د

توحيد تاريخ ميالده في الوثائق المطلوبة للتسجيل . ع��دم وج��ود ش��هادة تطعيم للمتق��دم أو ع��دم اكتم��ال التطعيم األساسي، وفي هذه الحالة يط��الب ولي األم��ر

بإجراء التطعيم الالزمة أو استكماله . انته��اء ت��اريخ إقام��ة المتق��دم ) من أم س��عودية أو غ��ير س��عودية موظف��ة في قط��اع التعليم ( قب��ل ب��دء الع��ام الدراسي للعام الذي س��يقبل في��ه، وفي ه��ذه الحال��ة ال

يقبل الطفل إال بعد تجديدها . الطفل المقيم إقامة غير نظامية، وفي ه��ذه الحال��ة ال

45

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يقبل . تج���اوز الح���د األعلى في ع���دد القب���ول في المرحل���ة ) مستوى : أول أو ثاني أو ثالث ( ال��تي ي��رغب الطف��ل االلتحاق بها، في هذه الحالة ال يقبل الطفل إال وفق ما

ورد في القواعد التنظيمية .

اإلجراءات العامة لمباشرة المعلمة :تستقبل الموظفة الجديدة بكل حفاوة وتقدير..1 يستلم منها خطاب التوجيه، ويتم التأكد من اكتماله من.2

حيث التوقيع ورقم الصادر والتاريخ.

التأكد من أن الخطاب موجه إلى نفس الروضة . .3 يكتب يوم، وتاريخ استالم خطاب توجي��ه الموظف��ة بع��د.4

اإلطالع عليه. يرف��ع خط��اب مباش��رة الموظف��ة في الروض��ة )ينظ��ر.5

((.42نموذج ) يرفع أصل خطاب المباشرة إلى مدير شئون الموظفين.6

) مديرة شئون الموظفات إن وجد( باإلدارة بعد وضع رقم الصادر عليه .

تزود كالW من: إدارة رياض األطفال التابعة له��ا الروض��ة،.7وشؤون المعلمات، التأدية

والرواتب ) اإلدارة المالية (، الحاسب اآللي، جهة عملالموظفة )يوضع في ملف الموظفة(

صورة من خطاب المباشرة.

تمكن الموظف����ة من التوقي����ع في دف����تر الحض����ور.8واالنصراف.

يخصص ملفاW للموظف��ة في ي��وم مباش��رتها يوض��ع في��ه.9صوراW لكل من: قرار التعيين قرار

النقل، إخالء الطرف،خطاب التوجيه، والمباشرة،البطاقة الشخصية، المؤهالت

الدراس��ية، ال��دورات التدريبي��ة، اإلج��ازات بأنواعه��ا ...وغيرها، ويفهرس، ويدرج ضمن ملفات الموظفات بالروضة .

يستفس��ر عن مل��ف الموظف��ة من الجه��ات المختص��ة.10وذلك بعد مرور أسبوع في حالة النقل،

46

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

وتأخر وصول الملف . يخصص للموظفة صفحة في سجل أح��وال الموظف��ات،.11

يسجل فيه كافة المعلومات والبيانات عنها.

مباشرة المعلمة وإسناد المهام إليها :- ينظم ج���دول ل���دخول المعلم���ة المس���تجدة لجمي���ع.1

المستويات في الروضة ولجميع ف��ترات البرن��امج الي��ومي م��ع المعلم��ات ذوات الخ��برة واالمتي��از، وبطريق��ة محبب��ة

لنفسية المعلمة المستجدة . تس��لم المعلم��ة الجدي��دة ص��ورة من الخط��ة الدراس��ية.2

المعتم��دة للمرحل��ة التعليمي��ة ) تخطي��ط المنهج ( ، كتب الوحدات التعليمية ، حقيبة تعليمية لمس��اعدتها في تنفي��ذ

مهامها . توقيع المعلم��ة بج��انب المه��ام ال��تي أس��ندت إليه��ا م��ع.3

تزويدها بصورة من ذلك بداية كل عام. يتم التدوير بين المعلمات سنوياW على جميع المس��تويات.4

بحيث توزع المعلمات المتميزات على

المستويات لتعم الفائدة .

التعامل مع المعلمة الجديدة:- يغرس في نفس المعلمة االنتماء لمهنة التعليم ، وأنه��ا

مهنة األنبياء والرسل. التأكي���د على االل���تزام ب���القيم اإلس���المية ) عقي���دة ،

.) Wوسلوكاالتأكيد على المعلمة الجديدة بضرورة مراعاة ما يلي:

أ . تكون قدوة حسنة لألطفال مع تسليمها كتيب ميث��اق مهنة التعليم وفتح باب نقاش وحوار يضمن فهمه�ا لم�ا

ورد في الكتيب من أهداف . ب . التعامل الجيد مع زميالتها وأطفالها .

ت . االل���تزام بمواعي���د الحض���ور واالنص���راف وف���تراتالبرنامج اليومي.

ث . المشاركة في برامج األنشطة أال منهجية .ج . االهتمام بالتحضير واستمارات المتابعة.لألطفال .

ح . القيام بواجبها في المتابع��ة اليومي��ة للبيئ��ة الص��فيةوتنفيذ األنشطة .

47

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

تع���رف المعلم���ة الجدي���دة بالموظف���ات في الروض���ةومرافقها المختلفة.

يس��تفاد من المعلم��ة المتم��يزة في مس��اعدة المعلم��ةالجديدة ، والجلوس معها وإيضاح ما قد تحتاج له.

قبول استفسارات المعلمة الجديدة بكل رحابة صدر. التع��رف على ق��درات المعلم��ة الجدي��دة واس��تعداداتها

وميولها. يوضح للمعلمة الجديدة أنه��ا في س��نة التجرب��ة، وعليه��ا

إثبات جدارتها بالعمل في مهنة التعليم. اإلش��راف والمتابع��ة للمعلم��ة الجدي��دة بزيارته��ا خالل العام الدراسي ، والوقوف على رف��ع وتط��وير مس��توى

أدائها.

التعام���ل م���ع المعلم���ة القديم���ة الجدي���دة علىالروضة :-

تطب��ق الخط��وات ال��واردة في التعام��ل م��ع المعلم��ة.1الجديدة.

يتم التعامل مع المعلمة دون النظر إلى ما لديها من.2إخفاقات سابقة، والبدء معها بصفحة

جديدة .

االستفادة مما لدى المعلمة من خبرات وتجارب سابقة..3

التعامل مع المعلمة ال��تي تحت��اج لرف��ع مهاراته��ا أوكثيرة الغياب :-

اإلشراف والمتابعة بدقة على الموظفات ..1 ت��دون المقترح��ات على المعلم��ة مح��ددة ن��وع المق��ترح.2

وتاريخه مع توقيعها عليه . توض��ح للمعلم��ة أهمي��ة المتابع��ة وأثره��ا اإليج��ابي على.3

األداء التربوي خالل االجتماعات بهن. يوض��ح للمعلم��ة أن اله��دف من تس��جيل المق��ترح ه��و.4

لتطوير العمل، واألداء . تناقش المعلمة المحتاجه لرفع أدائها ، وتزود باألساليب.5

التربوية لتدريبها وذلك بوضع خطة واضحة، ومحددة .

48

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

يعد استمارة مساءلة عن أسباب الغياب ..6 يستعان بالمشرفة التربوية للروضة للمساعدة في عالج.7

أسباب القصور الفنية وكثرة الغياب .تعالج أسباب القصور وكثرة الغياب بسرية تامة ..8 تش��جع المعلم��ة على محاول��ة تالفي أس��باب القص��ور.9

لديها، وتتابع في ذلك. االس����تعانة ببعض الكتب التربوي����ة المتخصص����ة لعالج.10

حاالت القصور. تتبع اإلجراءات النظامية عندما يثبت عدم جدية المعلمة.11

... Wخطيا ، Wكثيرة الغياب في تالفي أسباب الغياب ) شفويا وغيرها ( حسب التعليمات .

تبلغ المعلمة كثيرة الغياب بما يترتب على عدم تالفيه��ا.12أسباب كثرة الغياب لديها من نتائج، وإجراءات .

تحف��ظ ص��ور من التنبي��ه الخطي عن المعلم��ة كث��يرة.13الغياب في ملفها.

يكتب تقريراW كامالW عن المش��كلة إذا لم تل��تزم المعلم��ة.14باإلجراءات النظامية.

الرف��ع إلى الجه��ة المختص��ة ب��إدارة التربي��ة والتعليم.21) إدارة / قسم رياض األطفال( التخاذ الالزم .

المعلمة المتميزة:- التعرف على مجاالت التم��يز ل��دى المعلم��ات، وت��دوينها

في ملف خاص بذلك، مثل ) طرق

التدريس، اس��تخدام الوس��يلة، إدارة الفص��ل ، توجي��هالسلوك ... وغيرها (.

االستفادة من ق��درات المعلم��ة المتم��يزة بتفعيله��ا فيالرقي بمستوى العملية التعليمية من

خالل ما يأتي:أ . عقد اللقاءات واالجتماعات بين المعلمات .

ب . إشراكها في البرامج التدريبية. ت . تطويرها لقدرات زميالتها حسب الحاجة .

ث . إشراكها في لجان الروضة المختلفة. ج . ابتكاره���ا وتطبيقه���ا الس���تراتيجيات ، وأس���اليب

التدريس الحديثة المناسبة لرياض األطفال .

49

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

تك���ريم المعلم���ة المتم���يزة على مس���توى الروض���ة، ومس���توى إدارة التربي���ة والتعليم تق���ديراW لجهوده���ا

وتميزها في أداء عملها. تعزيز جوانب التميز ل��ديها، وتش��جيعها على التم��يز في

جوانب أخرى.

شروط عامة لألمن والسالمة بالروضةوالمستودعات والورش

شروط السالمة بالروضة : يوفر طفايات حريق ، وتوزع في أرجاء مبنى الروضة.1

بحيث تكون واضحة وفي متناول الراشدينتوفر صيدلية لإلسعافات األولية بالروضة ..2 تنفذ خطة إخالء مع األطفال مرتين على األقل خالل.3

العام الدراسي ، ويرفع خطاب بذلك للجهة المختصة .صيانة طفايات الحريق بشكل مستمر ..4تجرب شبكة المياه للتأكد من صالحيتها ..5 يرفع عن أي خلل في وسائل السالمة للجهات.6

المختصة. يرفع للجهات المختص��ة ك��ل م��ا يالح��ظ من أس��باب ق��د.7

تكون خطرة على بيئ��ة الروض��ة واألطف��ال ويت��ابع ذل��كبكل حرص واهتمام .

50

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال

ش��روط المس��تودعات وال��ورش ) في ح��ال ت��وفرغرف زائدة عن حاجة الروضة واألطفال ( :-

توفر طفايات حريق ، وجرادل رمل بالمستودع..2 تفصل كهرب��اء المس��تودع من المق��اطع في حال��ة ع��دم.3

االستخدام .يزود المستودع بوحدات رفوف..4يحرص على تهوية المستودع بين حين وآخر..5ا مح���ددWا لحف���ظ الم���واد الخط���رة في.6 Wيخص���ص مكان���

المستودع )علب بخاخات األلوان األقمشة ....وغيرها(يزود المستودع بإضاءة كافية..7يزود المستودع بمكيف..8يزود المستودع بمراوح شفط الهواء..9

ترتيب المستودعات : تص��نف األص��ناف حس��ب مس��مياتها ال��واردة في دلي��ل.1

األصناف)أو حسب مسمياتها في سجل العهدة ( يخص��ص لك��ل ص��نف درج��اW ) رف ) من أدراج ( أرف��ف (.2

المستودع.تكلف أحدى المستخدمات بمتابعة تنظيف المستودع .3 يحصر األثاث الزائد وال��ذي ال تحتاج��ه الروض��ة ثم يح��رر.4

مستند إرجاع ويعاد للمس��تودع ، أو يتم االتص��ال بإح��دى روض��ات المنطق��ة ال��تي ي��رى أنه��ا بحاج��ة إلي��ه ، وتتم مناقلته من عه��دة الروض��ة الغ��ير محتاج��ه إلى الروض��ة

المحتاجه . تخصص صناديق كافية لتخ��زين بعض الوس��ائل واألدوات.5

الالزمة لبعض األركان التعليمية ، وتوض��ع عليه��ا بطاق��ةباسم الركن ، وبمحتوياته .

يحف��ظ األث��اث الت��الف أو الزائ��د في مك��ان مناس��ب ،.6 وتنهى إجراءات الرجيع بسرعة ح��تى ال ي��تراكم الرجي��ع في المس���تودع ويك���ون مص���در خط���ر على األطف���ال

والروضة.

تم بحمد الله

51

الدليل اإلرشادي للسجالت اإلدارية برياض األطفال