نظـــام الأرشفة الإلكترونية

خصصة ف مجاالت متنوعةحلول مت ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المحدودة لألنظمة واالستشارات سوفتيمن : الحقوق محفوظة لـ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

األرشفة نـظـــــام ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

اإللكترونة

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(األرشفة اإللكترونيةمعلومات أولية عن نظام ) 4من 1صفحة

:األرشفة االلكترونةأهم وظائف نظام

تصمم الحقول وأنواع الوثائق وأنواع مختلفة للهكلة والتقسم وتصممم الحقمول االفتراةمة

.وهكلة الشجرة مع عمل توصف كامل لألجزاء

فم واسمترجاعهافهرسة وتخزن الوثائق ف المخزن الدائم للنظام بالطرق المتعددة للتخزن

ي مكان على شبكة العمل وبالطرق المتعددة للقراءة أي وقت ومن أ

قبمة اإدارة جمع عملات الوثائق والسجالت والمستخدمن والمجموعات والصالحات مع مر

.آلة دققة لعمل كل المستخدمن من قبل مدر النظام

مختلفةإصدار تقارر تلخصة وتفصلة لوثائق المنشأة ومحتواتها وتقسماتها وباناتها ال.

:األرشفة االلكترونةفوائد نظام من

لحفظمممو أو عممممل مخمممزن دائمممم للوثمممائق محفممموظ ممممن الةممماع وقلمممل الحجمممم وسمممهل التنقمممل 1

.استخدامو

.مرونة النظام ف تصمم تقسماتو وحقولو حسب طبعة الوثائق وطبعة نشاط المنشأة 2

.ترونا خالل فترة حاتهالسرع جدا إلى الوثقة إلكالوصول السهل وا 3

خاصة بفمرع معمن فم أي مدنمة أو )أرشفة الوثائق مركزا بحث تم استعراض أي وثقة 4

.ةمن أي مكان من فروع الشرك( دولة

.إحكام الرقابة على وثائق الشركة بحفظها وتحدد صالحات استخدامها 5

. النظام ةبواسطبن المستخدمن آلا المسموح بتداولها تراسل الوثائق 6

الواجهة الرئسة

لنظامل

شــاشــة

الـدخـول إلى

النظــــــــام







:األرشفة االلكترونةنظام من شاشات

(الباناتسجل شاشة نموذج )متنمماه مممن البانممات المرتبطممة بكممل فممرع مممن فممروع شممجرة التخممزن والمقسممم إلممى عممرض السممجل أال

(مةمدر النظام ف الشركة المستخد)مجموعات من البانات الت حددها النظام أو صممها المستخدم

( 1) العرض شاشة)

( زنــالتخرة ـمن شج

هكلمممة وبنمممة وتحرمممر و عمممرض وطباعمممة إنشممماء

واجهممة التصممفي الممدوي لألرشممف التخممزن فمم النظممام

نشممأ حسممب رابممة المسممتخدم أو اإللكترونمم المقسممم والم

وتمكمن الشاشمة ,حسب تصممم كمل شمركة تسمتخدم النظمام

.وثائق النظام واستعادةأةا من تخزن

صممورة الوثقممة عنممد استعراةممها مممن النظممام ومكممن

.طباعتها أو إرسالها







:األرشفة االلكترونةأهم تقارر نظام

تفصالت شجرة التخزن تقرر..

مكونات عرض هذا التقرر كلأي فممممرع ممممممن فممممروع شمممممجرة التخممممممزن بالتسمممممممة وتممممممار اإلنشممممماء والوصمممممف وترتبهممممما

.نشاءحسب تار اإل

مراقبة المستخدمنتقرر..

لعممرض تقرممر بجمممع العملممات التمممم قممممام بهمممما المسممممتخدم مممممع عرض تار العملمة والعنصمر

موقعممو فمم )الممذي تممأثر بالعملممة ونتجمة العملمة ( شجرة التخزن

والترتممممممب ( نجمممممماح أو فشممممممل) .حسب الرابة

المخزنة وثائق النظام تقرر..

رض كاممممممل همممممذا التقرمممممر عمممممسممممم الوثقممممة ورقممممم الوثممممائق با

إصدارها وتار أرشفتها واسمم المؤرشممممممف والممممممرقم الخمممممما بتخممزن الوثقممة وعممدد صممفحات الوثقمممممة ممممممع إمكانمممممة قمممممراءة محتومممممممممممات كمممممممممممل وثقمممممممممممة

قائمممممة أو تحدممممد استعراةممممها ب .ثم طباعتهاوثائق







:األرشفة االلكترونةعن نظـام األسئلة المتكــررة

تم تخزن الوثائق وكف تم عمل نس احتاط للبانات؟أن 1 س

متم التخمزن فم قاعمدة البانماتSQL SERVER (مشمفرة ) ت لهمذ البانما احتماطومتم عممل نسم

.من قبل مدر النظام حسب وةع السرفر ف الشركة بشكل آل على فترات زمنة محددة

كف تم البحث عن الوثقة بعد تخزنها؟ 2 س

تم البحث بواسطة شاشة البحث العامة أو قوالمب البحمث أو الكلممات الدللمة أو اسمتخدام ممزة مشمارع

وقممم البحممث همم إممما بانممات مممن . البحمث المحفوظممة أو اسممتخدام المفةمملة حسممب صممالحات كممل مسمتخدم

مسمار تخزنهما أو ممن كلهمما انات أحد الفروع اآلباء للوثقة فسجل بانات الوثقة أو بانات من سجل ب

.(السم كحد أدنىمكن االكتفاء ببان ا) ,معا

ماه فائدة الكلمات الدللة ف النظام؟ 3 س

و الت ه موجودة فم منماطق ( ار الوثائق ) الفائدة ه من أجل الربط بن وثائق أو بانات أخرى

ة التخزن وبمستوات متعددة وبخصائ متبانمة بحمث صمعب جمعهما فم شاشمة نتجمة مختلفة من شجر

أو بشكل عام تسهل الوصول إلها عبر ربطها بشكل مشترك بكلممة دللمة –البحث بواسطة شروط البحث

بعممد هممذا ( . الممذي تممم اإلةمافة إلممو مسمبقا مممن قبممل المسمتخدمن وحسممب صمالحاتهم)ممن قمماموس الكلممات

.ط مكن البحث بوساطة الكلمة الدللة والحصول على النتجة المراوبة بطرقة سهلة جداالرب

Access Levelماه فائدة درجة الوصول 4 س

الدرجمة أو رقمم فائدتها ه تقد درجة وصمول المسمتخدم ألي عنصمر ممن شمجرة التخمزن حسمب همذ

وحسمب قاعمدة أن المسمتخدم . التخمزن أةما الصالحة والت تحدد لكل مستخدم ولكل عنصمر ممن شمجرة

.ستطع الوصول للعناصر الت درجة وصولها أقل أو تساوي درجة وصولو

ماه فائدة إةافة حقول داخل النظام 5 س

من أجل توسع مرونة النظام لشمل كمل المجماالت فمتمكن المسمتخدم ممن تعمدل بنمة النظمام باسمتمرار

للحقمول المطلوبمة ثمم التعاممل ممع همذ الحقمول والتوصمفات فم كمل مراحمل عممل عبر التصمم المسمتمر

.الشركة من حث المدخالت والتعدالت علها والمخرجات

بزارة موقعها التال سوفتيمن مكن معرفة المزد عن حلول: www.yemensoft.net

http://www.yemensoft.net/

نظـــام الأرشفة الإلكترونية

Documents