سابقة “ مقاالت عدة في االجتماعات ناقشت� دعوة وكيفية” إدارة إعداداالجتماع. اجتماع م#حضر كتابة كيفية �ناقشهنا محضر. Minutes of Meetingأ

عدة #خدم ي فهو االجتماع وقرارات أحداث أهم لتسجيل وسيلة هو االجتماعأهداف

  متابعتها �مكن ي وبحيث �نسى ت ال بحيث االجتماع قرارات تسجيل االجتماع يحضر لم لمن االجتماع نتائج توضيح

  االجتماع ح#ضروا الذين واألشخاص الجهات توضيح

االجتماع وقرارات م�ناقشات تلخيص

انتهى االجتماع كان إذا ما يوضح أنه االجتماع لمحضر المباشرة غير الفوائد منكان أنه أم قرارات منها  إلى فائدة ال ومناقشات حوار جلسة م�جرد

االجتماع   محضر م�كو�نات

: موضوع وهي األساسية المعلومات على االجتماع محضر يحتوي أن البدفي �مثلونها ي التي والجهات الحاضرين أسماء االجتماع، وزمان مكان االجتماع،كتابة تاريخ االجتماع، محضر م�عد اسم االجتماع، مقائد أو رئيس اسم االجتماع،

التي القرارات االجتماع، من  محضر قيمة هناك يكون أحداث أي اتخذت، . يتم. وقد االجتماع انتهاء ووقت التالي االجتماع تاريخ توضيح يتم قد تسجيلها

االجتماع حضور عن اعتذر من اعتذار تسجيل

االجتماع؟   لمحضر األولى المسودة بتسجيل تقوم  كيف

الجد م#حم#ل على األمر تأخذ أن فعليك االجتماع محضر تسجيل إليك �وكل أ إذافي أساسي بشكل �ساهم ي وواضح م�حدد بشكل االجتماع محضر إعداد ألن

. أو االجتماع غ�موضمحضر يتسبب فقد غايته إلى الوصول في االجتماع نجاحمن بعضا تنفيذ عدم مثل عديدة مشاكل حدوث في هام Yأمر لذكر إغفالهفي المشتركة الجهات بين تنازع حدوث في التسبب أو االجتماع قرارات

االجتماع

. يجب األعمال وجدول انعقاده وسبب االجتماع بموضوع علم عل تكون أن يجبستسدخدمها التي األدوات معك تصطحب وأن االجتماع انعقاد قبل تحضر أن

. وعدة قلم تكون قد األدوات هذه االجتماع لمحضر األولى المسودة لتسجيلجهاز أو صغير تسجيل جهاز تكون وقد . MP3أوراق بتسجيل قم حاسوب أو

مشارك كل من واطلب كشفحضور بتمرير قم أو االجتماع حضروا من أسماء . �فضل ي مسجال يكن لم إن اسمه تسجيل أو اسمه أمام عالمة و#ضع أو التوقيع

متعلق Yأمر أي في استشارته يمكنك حتى االجتماع قائد من تجلسقريبا أن . المتحدثين أسماء تعرف أنك من تأكد االجتماع شكل  بمحضر رسم ويمكنك

أن ويمكنك الحاجة عند إليه ترجع بحيث المشاركين جلوس ألماكن تخطيطي . المناقشات وأهم القرارات بتسجيل ق�م نفسه تقديم المتحدث من تطلب

. سجل ولكن رأي وكل كلمة كل تسجيل �حاول ت ال قgيلت التي والتوضيحات . تفاصيل �سجل ت وال العمل أمور عن الخارجة األحاديث �سجل ت ال الهامة األشياء

أو. االجتماع في حدوثها ترتيب حسب والمواضيع القرارات سجل المناقشات . يرفض لgكيال تكتب فيما ودقيقا حريصا �ن ك األعمال جدول ترتيب حسب

. االجتماع محضر على التوقيع ذلك بعد من  المشاركون أ تتأكد قبول قدلما وذلك  المشاركين االجتماع  كتبته نهاية أخرى  قبل فقرة إلى االنتقال قبل أواألعمال جدول في

الجمعيات اجتماعات مثل جدا رسمي طابع لها يكون االجتماعات بعض . بصيغة تتميز قد االجتماعات هذه ذلك إلى وما اإلدارات ومجالس العمومية

. م�راعاة عليك الحاالت هذه في خاصة باشتراطات أو االجتماع لمحضر محددة . العمل اجتماعات عن نتحدث المقالة هذه في الخاصة االشتراطات تلك

العادية الرسمية

االجتماع أثناء سجلته مما االجتماع محضر مسودة بإعداد ق�م االجتماع بعدأي إبداء أو للتوقيع المشاركين على مررها ثم االجتماع قائد على واعرضها . محضر مسودة إنجاز حاول النهائي االجتماع المحضر بتوزيع قم ثم مالحظات

. يتم جدا الرسمية االجتماعات بعض في االجتماع بعد وقت أقرب في االجتماعالتالي االجتماع أول في االجتماع محضر على التصديق

تفاصيل حسب أوراق عدة أو اثنتين أو ورقة من يتكون قد االجتماع محضر . كجدول باالجتماع المستندات بعض إرفاق يتم قد رسميته ومدى االجتماع

توضيحي رسم أو زمني

: اجتماع محضر إعداد في لألخطاء أمثلة

األول وقت: المثال تقليل سبل لتحديد اجتماع محضر يوضح التالي المثالالخدمة على الحصول قبل العمالء انتظار

اجتماع محضر 

االجتماع الخدمة: موضوع على الحصول قبل العمالء انتظار وقت تقليل

االجتماع رقم: مكان االجتماعات 5غرفة

االجتماع - قائد سعد: إبراهيم العمليات مدير

االجتماع األحد: موعد ظهرا 2007مارس 11يوم الثانية الساعة

االجتماع من عدة: الهدف وصول بعد العمالء انتظار وقت تقليل كيفية دراسةالماضي الشهر خالل شكاوى

االجتماع   في دار لما ملخص

: اآلتي تقرر الموضوع دراسة بعد

االنتظار مكان تحسين العميل لخدمة الالزم الوقت تقليل

مستواهم لرفع المبيعات موظفي تدريب

من توضح لم الدعوة أن إال باإلضافة السابقة؟ االجتماع دعوة على �الحظ ت ماذا . الدعوة إن هو؟ ما تعرف هل فادح خطأ هناك فإن االجتماع في المشاركون هم

سيتم كيف وال تنفيذها سيتم متى وال القرارات بتنفيذ سيقوم من تحدد لم

. من. دقيقة وغير جدا عامة شعارات عن عبارة هي القرارات إن تنفيذهاوبالتالي تغير قد شيئا يكون وال أشهر عدة بعد نفساالجتماع �عقد ي أن الطبيعي

الحالة هذه في أفضل عدمها بل كع#د#مها االجتماعات تكون

الثاني أسباب : المثال لدراسة لتحديد اجتماع محضر يوضح التالي المثالتحسينها وأسلوب المنتج جودة في المشاكل

اجتماع محضر

االجتماع الجودة: موضوع مستوى رفع

االجتماع رقم: مكان االجتماعات 5غرفة

االجتماع - قائد سعد: إبراهيم الجودة مدير

االجتماع األحد: موعد ظهرا 2007مارس 11يوم الثانية الساعة

:المشاركون

اإلنتاج –  حسن  مدير فريد

التخطيط –  فتحي  مدير نور

الصيانة – مدير أحمد محمد

- الجودة مهندس كريم نبيل

االجتماع من تحسينها: الهدف وأسلوب المنتج جودة مشكالت أسباب دراسة

االجتماع   في دار لما ملخص

مدير حدد ثم العصائر بعض بشرب بدأ وقد والنصف الثانية الساعة االجتماع بدأ. االجتماع أهداف المشاكل  الجودة معظم أن موضحا التخطيط مدير تحدث وقد

جميع أن ادعى الذي اإلنتاج مدير حفيظة أثار مما اإلنتاج في أخطاء بسبب هي . اتهامات على تحفظه الصيانة مدير أبدى وقد رائع بشكل تتم اإلنتاج عمليات

. االجتماع توقف ذلك وبعد جيد بشكل تتم ال الصيانة أعمال بأن اإلنتاج مديرخمسدقائق راحة لفترة

: المجتمعون قرر الراحة فترة بعد

والتخطيط والصيانة واإلنتاج الجودة إدارة من عمل فريق تشكيللمديري تقريرها تقدم أن على المنتج جودة مشاكل أسباب لدراسة

أيام عشرة خالل اإلدارات األحد يوم التالي االجتماع عقد في 25يتم ظهرا الثانية الساعة مارس

المكان نفس

الودية األحاديث وتبادلوا الحضور جميع الجودة مدير uا حي ذلك بعد

الجودة مدير

في 2007مارس 12 تحريرا

 

السابقة؟ االجتماع دعوة على تالحظ    ماذا

أنها وهو خطير أمر يعيبها ولكن األساسية المعلومات معظم على تحتوي إنها . أن ينبغي العمل اجتماع محضر االجتماع في حدث لما تفصيلي كوصف تبدو

دارت التي األحاديث وصف أما القرارات وخاصة الهامة األشياء على يقتصراالجتماع محضر في �كتب ي ال أمر فهو الراحة وقترات

الثالث في : المثال الرحالت جدول لتحديد اجتماع محضر يوضح التالي المثالالثاني الدراسي العام نصف في المدرسة

 

 

اجتماع محضر 

بهدف اجتماع عقد الثاني  تم الدراسي العام نصف في الرحالت جدول تحديدفي .  وذلك األستاذ االجتماع قاد وقد بالمدرسة الرئيسية االجتماعات غرفة

-  الفاضل األحد يوم االجتماع بدأ وقد سامح حسن المدرسة مارس 11مدير2007 . ومشرف المدرسة وكالء االجتماع حضر وقد ظهرا الثانية الساعة

المواد ومشرفو الرحالت

األسبوع في العلوم متحف إلى برحلة الرحالت تبدا أن على االتفاق تم وقد . وقد السابع األسبوع في الشرق أسمنت مصنع إلى رحلة ذلك يلي الخامسثم

األسابيع في أسبوعيا مرة األلعاب مدينة إلى ترفيهية رحلة هناك تكون أن تقرر . شركة مع بالتعاقد الرحالت مشرف يوق وسوف عشر الثاني إلى التاسع من

. الرياضية التريبة مدرس يتولى وسوف الموضوع الجدول حسب النقلرحلة على اإلشراف العلوم مدرس ويتولى الترفيهية الرحالت علر اإلشراف

. لألسمنت الشرق رحلة على اإلشراف الدراسات مدرس ويتولى العلوم متحفرحلة كل أن االعتبار في األخذ مع طالب كل مع مرافق بحضور يسمح وسوف

سيكون رحلة كل في والمرافقين الطلبة عدد أن بمعنى حافلتين من ستتكون . يتولى وسوف رحلة كل في خفيفة وجبات توفير يتم وسوف فردا ثمانون

المدرسة مطعم مع ذلك تنسيق الرحالت مشرف

معلومات احتوت أنها من الرغم على السابقة؟ االجتماع دعوة على تالحظ ماذاالقارئ ألن سيء إخراجها أسلوب أن إال المسئوليات ووضحت وواضحة دقيقة

. توضيح المفضل من كلها بقراءتها سوى معلومة أي إلى الوصول يستطيع الوقائد االجتماع وموضوع والمشاركين والمكان كالزمان األساسية المعلومات

. يجب كذلك السابقتين الدعوتين في سبق كما نقاط شكل على االجتماع

. األنسب من فكان جدول شكل في أو نقاط شكل في االجتماع قرارات توضيحالجدول أسفل العامة النقاط توضيح ثم الرحالت مواعيد يوضح جدول وضع

منفصلة نقاط شكل على

على يساعدك مما االجتماع محضر كتابة في األخطاء بعض أدركت تكون لعلكاجتماع محضر بإعداد قيامك عند تالفيها