المقارنات المعيارية لحل المشكلات الإدارية

Presentation skills مهارات العرض واإللقاء

Email : [email protected] المدرب صالح البلوشي: إعداد وتقديم www.facebook.com/drhusmos

BenchMarking المقارنة المعيارية

المقارنة المعيارية

اإلداريةلحل المشكالت

حسين مصيلحي. د


Email : [email protected] برنامج المقارنة المعيارية لتعزيز التميز والتفوق المؤسسي المدرب صالح البلوشي: إعداد وتقديم


ما هي المقارنه المعيارية؟

المقارنه مفهوم طبق من أول اليابان كانت

اليابانيه الشركات بدأت عندما باألفضل المعيارية

بداية في الغربية الشركات من العديد زيارة في

عن نقلوه ما استيعات واستطاعوا الخمسينيات

مع المعرفة حق علي الحصول خالل من الغرب

.لظروفهم األنسب اختيار مراعاة

تطوير في اليابانيه الشركات نجاح من وبالرغم

يمنعها لم ذلك فإن الجديده واالبتكارات المنتجات

المقارنه دراسات اجراء في االستمرار من

وهي المستمر التحسين أجراء بهدف المعيارية

كايزين فلسفة

Benchmarking




المقارنه المعيارية

هي عملية بحث مستمره لقياس ومقارنة

المنتجات والخدمات والممارسات في

مؤسسة معينه بأفضل الرواد في نفس

الصناعة او الصناعات االخري

Benchmarking





ف شركة اكزيروكس المقارنة Xeroxوتعرِّ

البحث عن أفضل األعمال : المعيارية بانها

.التي ستؤدي إلى األداء المتميز للشركة

The Search for those best practice that will lead to

the superior performance of a company

Benchmarking





اما مركز الجودة واإلنتاجية األمريكي فيعرف

ان تكون متواضعا : المقارنة المعيارية بانها

بذلك القدر لكي تعترف بان شخص آخر أفضل

منك في مجال معين، وان تكون حكيما بما فيه

الكفاية الن تتعلم كيف تجاريه، او حتى

تجاوزه في هذا المجال

Benchmarking





وتعرف مؤسسة اإلنتاجية الوطنية الماليزية

(NPC) المعايرة النموذجية كما يلي :

عملية منتظمة ومتواصلة للبحث، والتعلم، "...

والتكيف، وتنفيذ أفضل الممارسات العملية من

داخل نفس المنظمة، او من منظمات أخرى،

".بهدف إحراز التفوق في األداء

Benchmarking





Dantotsuالمصطلح الياباني دانتوتسو

“األفضل من األفضل"والذي يعني

“The best of the best"

Benchmarking


Email : [email protected] المدرب صالح البلوشي: إعداد وتقديم

االهداف بدون تطبيق المقارنة المرجعية تطبيق المقارنة المرجعية

التطوير والتحسين يعتمد على

تجارب وخبرات طويلة من منظمات

متميزة

.تركيز المنظمة على األداء داخليا

(التحسين بطئ) الموقف التنافسي

خيارات عدة لحل مشاكل المنظمة

(متميز ) أداء افضل التطبيقات حلول قليلة

بناء على متطلبات السوق

(تقييم موضوعي )

تعتمد على التقارير السابقة ألداء

المنظمة في األعوام السابقة،

وعلى اإلدراك الشخصي للفرد

تحديد متطلبات

العمالء

تعتمد على مصادر موثوقة

مبادرات

نقص في التركيز الخارجي

0تعتمد على رد الفعل تحديد االهداف

فهم -حل المشاكل الحقيقية

المخرجات تعتمد على افضل أداء

- متميز للمنافسين

نقاط القوة والضعف

غير واضحة

قياس االنتاجية

برنامج المقارنة المعيارية لتعزيز التميز والتفوق المؤسسي

Benchmarking المقارنة المعيارية




المقارنه المعياريةمن خالل التعريفات السابقة يتبين لنا ان عملية المقارنة المعيارية

-:تتطلب

فهم عمليات المنظمة اوال، 1.

ثم تحديد هذه العمليات،2.

ووضع مؤشرات األداء المناسبة، من أجل هذه العمليات، 3.

ومن ثم إيجاد المنظمات ذات العمليات المشابهة ذات األداء األفضل، من 4.

.حيث هذه المؤشرات إلجراء المقارنة معها

وتتمثل المعايرة النموذجية في تقييم جانب أو جوانب متميزة تتوفر داخل

المنظمة محل الدراسة، ومن ثم التعرف على أسباب الفجوة في األداء لدى

المنظمة المنفذة للمقارنة، وتطبيق أساليب العمل الجديدة التي تم التوصل

.إليها، من اجل تحسين أداء المنظمة

Benchmarking




لماذا المقارنه المعيارية؟

وتعتبر المقارنة المعيارية طريقة فعالة في إحداث

ويمكن تطبيق . التحسينات المطلوبة بسرعة أكبر

العمليات التي أثبت كفاءتها وتم اختبارها

بواسطة اآلخرين، مع التركيز على تحسين هذه

العمليات وتكييفها، بحيث تتالءم مع ثقافة

. وفلسفة المنظمة

Benchmarking




: لنجاح المقارنه المعيارية اجب علي

هل تؤدي العمل أفضل مما سبق؟1.

.هل تؤدي العمل أفضل من الوحدات األخري2.

.هل تؤدي العمل بشكل أفضل من منافسينا3.

هللل هنللاك صللناعات أخللري تللؤدي أعمالهللا بشللكل 4.

.مميز ويمكن االستفاده منها

Benchmarking




: ماذا يجب أن أقيسه وأقارنه باالفضلالمقارنة المعيارية باألفضل علي المجاالت المهمة في

:أداء المنشاة وهذا يتضمن

.التركيز علي األعمال التي تحقق ميزة تنافسية 1.

المجاالت التي تؤثر بصورة محسوسة في عملية 2.

.إرضاء العاملين داخل المؤسسة وخارجها

.المجاالت التي تخضع للتطور التكنولوجي السريع3.

اإلجراءات أو الممارسات التي تتبعها المؤسسة 4.

(.تكلفة مرتفعة.. )وتكون التكلفة فيها غير منافسة

Benchmarking




أنواع المقارنة المعيارية

Types of Benchmarking

Internal Benchmarkingالمقارنة المعيارية الداخلية

External Benchmarkingالمقارنة المعيارية الخارجية


Benchmarking




Internal Benchmarkingالمقارنة المعيارية الداخلية

بين )تتضمن هذه العملية المقارنة بين مختلف األنشطة واألعمال داخل المنظمة نفسها

، وتحديد الوحدات او األقسام او األعمال ذات (مختلف وحدات وأقسام وفروع األعمال

وتعتبر هذه الطريقة . األداء المتميز، وتعميمها على باقي األقسام أو الفروع في المنظمة

سهلة، نظرا لسهولة الحصول على المعلومات والبيانات المطلوبة لعملية المقارنة نظرا

وتلجأ المنظمة إلى هذا النوع من المعايرة النموذجية . لعدم وجود تحفظ على المعلومات

:في الحاالت التالية

عدم توفر الخبرات الالزمة لعملية المقارنة المعيارية

محدودية الموارد المطلوبة لتنفيذ المقارنة المعيارية

عندما تكون بعض من الوحدات اإلنتاجية داخل المنظمة مثاالً لألعمال الجيدة

عندما ال تكون هناك رغبة لدى المنظمة الطالع او تبادل المعلومات مع منظمات خارجية

Benchmarking




External Benchmarkingالمقارنة المعيارية الخارجية

-تتضمن مقارنة أداء المؤسسة مع مؤسسات أخرى رائدة

محلية او عالمية، والتي تعمل في نفس مجال المؤسسة أو في

وتلجأ المنظمة إلى هذا النوع من المقارنة المعيارية . مجال آخر

. عندما تفتقد إلى الممارسات الجيدة داخل وحداتها اإلنتاجية

وتوفر المقارنة المعيارية لها الفرص للتعلم ونقل األفكار من

وهذا النوع يمكن أن يأخذ . المنظمات الرائدة في نفس المجال

الكثير من الوقت والموارد للتأكد من قابلية مقارنة البيانات

. والمعلومات، ومصداقية النتائج، وعمل التوصيات السليمة

Benchmarking



Bench Marking المقارنة المعيارية

: Benchmarking is not... المقارنة المعيارية ليست




ليست تحليل وضع المنافسين فقط •

just competitor

analysis - ويكون من األفضل

وجود تعاون مشترك بين المنظمات

.المتنافسة




strategicليست اداة تخطيط استراتيجي •

tool - ولكنها يربط بين التخطيط والتنفيذ .

برامج “فالستراتيجيات تبقى عادة على مستوى

. دون التغلغل الى داخل المنظمة” ذات إطار عام

عملية يمكن تطبيقها يفالمقارنة المعيارية اما

بواسطة المدراء لتحسين أعمالها وتعزيز

. مكانتها، وقدرتها التنافسية




,a quick fixليست اجراء تحسينات لمرة واحدة فقط •

done once for all time- المقارنة فبرامج

حيوي يقد تمتد لعدة شهور او لعدة سنوات، وهالمعيارية

للمنظمة ويجب ان يستمر بشكل دوري حتى تبقى المنظمة

على علم بكل التغيرات التي تحصل في المنظمات األخرى

. المنافسة، من اجل االستمرار في عمل التحسينات الالزمة

كما ان الممارسات الجيدة ما تلبث أن تصبح قديمة وبالية،

rapidlyبسبب التغير السريع في الظروف المحيطة

changing circumstances.




او Copyingليست عملية نسخ •

ان عمل –اقتباس من اآلخرين

المنظمات األخرى شيئا مختلف عما

تعمل المنظمة ال يعني بالضرورة أنهم

.هم األحسن




–على اآلخرين Spyingليست تجسس

الصراحة واألمانة شيئان ضروريان للمقارنة

.المرجعية الناجحة




–من اآلخرين Stealليست عملية سرقة •

الن لكل منظمة ثقافتها وبيئة األعمال

الخاصة بها، لهذا فان السرقة من اآلخرين

لن يكون له قيمة، اذا لم تستكشف المنظمة

ما اذا كانت الممارسات واألنشطة التي

يتفوق فيها منافسيها، مالئمة لتطبيقها في

.أعمالها




المراحل الرئيسية لعملية المقارنة المعيارية

اختيار مجال التطبيق من خالل تحديد العمليات المنتجات . 1

.والخدمات المطلوب قياسها وتحسينها

يتم تحليل العمليات : تحليل العمليات المختارة للتطبيق. 2

بتحديد مكونات وعناصر كل عملية على ضوء احتياجات

.وتفضيالت الزبون وبأقل تكلفة ممكنة

األداء الرئيسية لمقارنتها metrics تحديد مقاييس . 3

.اختيار أسلوب المعايرة النموذجية المناسب. 4

. إيجاد المنظمة ذات األداء المتميز إلجراء المقارنة معها. 5




جمع البيانات والمعلومات من المصادر الداخلية والخارجية عن األداء والممارسات . 6

مراجعة وتحليل البيانات والمعلومات التي يتم جمعها لتحقيق المصداقية عن طريق . 7

مقارنة التطبيقات المختلفة للمنظمات في ضوء المعايير المحددة، لتجنب الوقوع في

. شرك معلومات مضللة

يتم تحديد الفجوة عن طريق : قياس أداء المنافسين لتحديد الفجوة بين األدائين. 8

المقارنة بين طرق تنفيذ العمليات لدى المنظمة، والمنظمة األخرى صاحبة األداء

.المتميز

تحديد نوع وحجم وأسباب الفجوات السالبة والموجبة بين أداء المنظمة والمنظمة . 9

المنافسة محل الدراسة، وتحديد مقدار التحسينات المتوقعة إذا ما تم تطبيق أسلوب

:المنظمة المنافسة

الفجوة السالبة في إحدى العمليات او األنشطة مؤشر على األداء المنخفض، مما -

يتطلب بذل الجهود لتسحين األداء

الفجوة الموجبة في إحدى العمليات او األنشطة مؤشر على حسن األداء والتميز، مما -

يتطلب بذل المزيد من الجهد للمحافظة على ديمومة هذا األداء وتميزه




وضع وتطبيق خطة لتنفيذ الممارسات الجيدة ووضع األهداف . 10

المعقولة للقضاء على الفجوة السلبية بين أداء المنظمة وأداء أفضل

المنافسين وضمان التحسين المستمر لألداء، مع االخذ في االعتبار تكلفة

التطبيق

التأكيد على قبول التغيرات في كافة وحدات وأقسام المنظمة. 11

: تحديد الجهة التي ستقوم بالمقارن المعيارية. 12

او -يمكن ان يقوم بالمقارنة المعيارية فريق عمل من المنظمة نفسها -

تكليف جهة خارجية لتقوم باختيار أفضل المنظمات في مجال التطبيق

ويعتبر هذا األسلوب اقل . المختار، وجمع المعلومات الالزمة للمعايرة

جهداً حيث يلقي عبء االختيار والمعايرة على الجهة الخارجية، ولكنه

.أكثر تكلفة




مجموعة قواعد السلوك في المقارنة المعيارية Benchmarking Code Of Conduct

مبدأ شرعية المعايرة

مبدأ الثقة


مبدأ التبادلية

مبدأ الّسرّيـة

مبدأ االتصال مبدأ تخصيص االستعمال




مبدأ شرعية المعايرة

وجوب االنضباط في عملية المقارنة المعيارية واالبتعاد

عن أي عمل قد يعّد من قبيل سرقة انجازات وإبداعات

وهناك قاعدة ذهبية في المقارنة المعيارية . اآلخرين

ال تطلب من شريكك في المقارنة ان يخبرك عن : "تقول

أشياء، ما كنت انت نفسك ترغب بالكشف عنها فيما لو

".سألك هو عنها




مبدأ الثقة

.وجوب تحقيق الثقة المتبادلة بين الشركاء -

عدم إلحاق الضرر باآلخرين عن طريق الكشف عن المعلومات -

التي حصلت عليه من المنظمة لطرف ثالث إال بإذن وموافقة

.الشريك

عمل اتفاقية إلجراء المقارنة مع المنظمة الشريك في عملية -

التقييم

.جمع المعلومات بالطرق المناسبة -

من المفضل إرسال استبيان إلى الشريك قبل زيارته لتحضير -

. البيانات بالشكل المطلوب




مبدأ التبادلية

تحقيق الشراكة بين المنافسين وتبادل المعلومات وعدم -

.حجبها عن الشريك

يجب أن يعطي الشريك لآلخر نفس القدر من المعلومات -

.التي حصل عليها، وعدم حجبها عن الشريك




مبدأ الّسرّيـة

التعرف محاولة وعدم المعلومات سرية احترام وجوب-

.عنها اإلفصاح المنظمة ترغب ال أسرار على

سواء المقارنة في المشتركين األفراد أسماء عن تفصح ال-

بموافقة اال ثالثة لجهة الشريك طرف من أو ، طرفك من

الجميع




مبدأ تخصيص االستعمال

.استخدام المعلومات فقط للهدف المحدد لها -

معالجة المعلومات التي تم الحصول عليها من اآلخرين -

.كما يرغبون

التعاون مع الشركاء وإبداء المالحظات والتعليقات التي -

.قد يستفيدون منها




مبدأ االتصال

عدم االتصال المباشر مع الوحدة أو اإلدارة -

التي ترغب في المقارنة معها، بل يجب أن يكون

من خالل قنوات رسمية

المقارنات المعيارية لحل المشكلات الإدارية

Documents