ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи
DESCRIPTION
Как реализовать комплексный безбумажных электронный документооборот. Что для этого должна уметь СЭДTRANSCRIPT
![Page 1: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/1.jpg)
Юридически Значимый Электронный Документооборот – «внутри и снаружи»
Сергей Курьянов,Docsvision
03.10.13
![Page 2: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/2.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 2
Генезис
![Page 3: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/3.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 3
![Page 4: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/4.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 4
Давным-давно….
• Алиса и Боб (A & B) – специалисты по шифрованию придумали инфраструктуру открытых ключей, чтобы безопасно обмениваться конфиденциальными сообщениями
• ЭЦП, обладающая свойствами целостности, неотказуемости и авторства стала побочным продуктом этих игр
![Page 5: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/5.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 5
И началось…
• Появились электронные документы как объекты хранения и обмена Между людьми Между организациями
• У ЭЦП появилась задача удостоверения юридической значимости электронных документов
• Понадобились услуги «третьей доверенной стороны» – электронного нотариуса – центра сертификации для подтверждения действительности подписи
• Появились провайдеры юридически значимого обмена документами
• Началась эпоха безбумажного документооборота
![Page 6: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/6.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 6
Какие выгоды она несет?
![Page 7: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/7.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 7
Цикл
![Page 8: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/8.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 8
ЮЗЭД = оборот документов без бумаг
![Page 9: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/9.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 9
Что происходит внутри?
![Page 10: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/10.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 10
Внутри - СЭД
• СЭД – СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
• Вопросы к тем у кого внедрена СЭД: Вы регистрируете электронный документ, сканируя подписанный
руководителем? Распечатываете зарегистрированный и подписанный электронной
подписью? Вы подписываете протокол согласований после согласования документа в
электронном виде?
• Если вы три раза ответили положительно – у вас электронный но не безбумажный документооборот и к ЮЗЭДО вы еще не готовы….
![Page 11: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/11.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 11
Проблемы перехода на безбумажный ДО
• Легитимность документов при подписании негарантирована
• Управление доступом к отправляемым и получаемым документам – нереализовано в личном кабинете у провайдера
• Архив электронных документов – нерегламентирован
![Page 12: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/12.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 12
Легитимность документов
![Page 13: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/13.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 13
Чем можно гарантировать легитимность?
• Подписи при отправке Внешние квалифицированные ЭЦП ___________________________
• Согласование и обработка входящих Жесткие регламенты маршрутов ______________________________ Контроль параметров процесса _______________________________ Внутренняя ЭЦП согласующих лиц _____________________________ Контекст согласующей подписи ________________________________
• Неизменяемость после согласования, а также входящих Управление доступом в различных состояниях документов ________ Структуризация документа (парадокс регистратора) ______________
Красным – требуются внутренние положения и регламенты понятно как есть нюансы надо разобраться
![Page 14: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/14.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 14
Внешние и внутренние ЭЦП
• Внешняя юридическая значимость (квалифицированная) Руководитель по Уставу Главный бухгалтер Обладатели
доверенностей
• Внутренняя легитимность (простая или усиленная) Резолюции Согласующие лица Авторы Исполнители
![Page 15: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/15.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 15
Контекст согласующей подписи
• Подписи на одном из файлов документа, например на смете или ТЗ соответствующих специалистов и руководителей
• Подписи действий Согласовано Ознакомлен Зарегистрировано
• Подписи отдельных реквизитов Регистрационные реквизиты Архивные реквизиты Нормоконтроль
![Page 16: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/16.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 16
Управление доступом в различных состояниях документа• Контекстно-ролевая модель управления доступом
Роль пользователя по отношению к данному документу (автор, согласующий, утверждающий, регистратор)
Состояние документа (черновик, на рассмотрении, на согласовании, на утверждении, утвержден, зарегистрирован)
Набор прав на чтение и изменение по отношению к файлам и реквизитам документа для каждого пользователя
![Page 17: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/17.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 17
Роль
Статус
Права на элементыструктуры документа
Пользователь
Документ
![Page 18: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/18.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 18
Структуризация документа
• Необходима для: Управления доступом в процессах Юридической значимости документа как информационной СТРУКТУРЫ Дальнейшего движения документа до архива без потери юридической
значимости
![Page 19: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/19.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 19
Парадокс регистратора
Согласовали Подписал
Изменения невозможныИзменения
невозможны
Изменил
Проставил №, дату, № делаПроставил №, дату, № дела
![Page 20: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/20.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 20
Только структуризация и ЭЦП!
Процесс
Документ
![Page 21: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/21.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 21
Обмен структурированным документом• Исходящий
Создание Согласование Утверждение Регистрация Выгрузка в контейнер Загрузка контейнера Подписание контейнера Передача
• Входящий Загрузка контейнера Подписание
контейнера Передача Получение контейнера Обработка Пополнение
контейнера Хранение в архиве
Основа – стандарты класса CMS (Cryptographic Message Syntax)
![Page 22: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/22.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 22
Управление доступом в процессе обмена
![Page 23: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/23.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 23
Как это выгляди сейчас
• Обмен производится одной группой документов (например счета-фактуры)
• Доступ дается к личному кабинету в целом• Разграничения по видам документов нет• А надо ли его делать?
Личный кабинетпровайдера
Бухгалтер
![Page 24: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/24.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 24
Как это должно выглядеть
Администратор ПользователиПолитикидоступа
Документыпо видам
Личный кабинетпровайдера
![Page 25: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/25.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 25
Преимущества
• Не надо управлять двумя наборами политик доступа по отношению к двум разным системам
• В СЭД как правило политики доступа уже сформулированы
![Page 26: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/26.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 26
Электронный архив ЭЛЕКТРОННЫХ документов
![Page 27: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/27.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 27
Архив электронных документов
• Как хранить документы без бумаг?• Законодательство по архивам касается в целом только
бумажных документов Однако в законе № 63 указано что в случае наличия квалифицированной
ЭЦП электронный документ равнозначен бумажному оригиналу кроме оговоренных в законе видов документов
• Прецеденты Платежные документы в банках Счета-фактуры при внешнем юридически-значимом хранении
• Необходима единая номенклатура дел для электронных и бумажных документов
• Необходимо управление жизненным циклом документа поддержка основных концепций Record Management
![Page 28: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/28.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 28
Требования к СЭД для реализации безбумажного ЮЗЭДО
![Page 29: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/29.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 29
Обеспечение легитимности документа
• Наличие контекстно – ролевой модели управления доступом
• Наличие машины состояний документа• Наличие развитого workflow для поддержки электронных
регламентов
![Page 30: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/30.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 30
Обеспечение ЭЦП
• Поддержка всех видов ЭЦП по ФЗ №63• Подпись документа• Подпись файла• Подпись набора реквизитов• Подпись действия
![Page 31: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/31.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 31
Обеспечение обмена структурированными документами• Интеграция с EDI системами провайдеров обмена
документами• Экспорт/импорт структурированных документов в
формате XML, включая Электронную подпись по каждому из элементов структуры Выборку содержимого контейнера для передачи Согласование со стандартами CMS
o Согласование структур по XSLT o Расширение бизнес-логики скриптами
• Расширение контейнера входящего документа новыми реквизитами в процессе его обработки
• Автоматизация всего жизненного цикла ЭД включая списание в архив и хранение
![Page 32: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/32.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 32
Все это реализовано только в Docsvision 5(примеры)
![Page 33: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/33.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 33
Конструктор бизнес-процессов
![Page 34: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/34.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 34
Ролевая модель
![Page 35: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/35.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 35
Машина состояний документа
![Page 36: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/36.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 36
![Page 37: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/37.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 37
![Page 38: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/38.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 38
![Page 39: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/39.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 39
Подпись документа
• Документ Файл документа Набор данных карточки
• Настройка в Справочнике видов карточек
![Page 40: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/40.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 40
![Page 41: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/41.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 41
Подпись с контекстной меткой
• При выполнении настроенных действий: Согласование – «Согласовано» Утверждение – «Утверждено» Подписание – «Подписано»
• Настраиваемая метка• Произвольная метка
![Page 42: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/42.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 42
Переход предприятия к единому ЮЗЭДО
![Page 43: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/43.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 43
Выгоды
![Page 44: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/44.jpg)
www.docsvision.comСлайд: 44
Тактика
• Этап за этапом по видам документов Одновременно входящий и исходящий с каждым контрагентом
• «Изнутри – наружу» Внутренние регламенты, гарантирующие легитимность документа «на
подпись» Интеграция с провайдером обмена документами Целесообразно начинать с собственных филиалов
• Конкурентоспособность – на первом плане Работа с заказчиками
o Документы по включению нового заказчикаo Документы по обработке запросов заказчиковo Документы мониторинга состояния поставок
Работа с поставщиками
• Снижение затрат – также важно Массовые документы (не только счета фактуры)
![Page 45: ЭЗЭДО и СЭД - внутри и снаружи](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062303/557ecadad8b42ae27f8b49f0/html5/thumbnails/45.jpg)
Спасибо за внимание!
«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33
+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32www.docsvision.com