Как эффективно работать с информацией

       

Прозоров  Андрей    RISC      2014-­‐09  

В   п р е з е н т а ц и и  представлены   идеи   и  методики,   которые   я  считаю  полезными  и  сам  использую  

Информация  и  Я  

•  Много  читаю  (законодательство  РФ,  международные  стандарты,  отчеты,  деловую,  художественную  и  литературу  по  личному  развитию)  

•  «Генератор  информации»  (блог,  экспертные  советы,  консалтинг,  презентации  и  доклады)  

•  Не  слишком  хорошо  запоминаю  информацию,  но  отлично  ее  анализирую,  обладаю  широким  кругозором,  знаю  где  искать  информацию,  у  кого  спросить.  Умею  думать…  

Зачем  учиться  работать  с  информацией?  

•  Сокращение  времени  на  сбор,  анализ  и  подготовку  информации  

•  Ускоренное  обучение  •  Повышение  ценности  

создаваемой  информации  •  Возможность  разработки  

документов  любой  сложности  •  Развитие  системного  мышления  •  Возможность  нахождения  

лучшего  решения  и/или  другого  решения  задачи/проблемы  

•  …  

Модель  «безопасников»  CIA  (КЦД)  

К  Ц  

Д  

•  Конфиденциальность  •  Целостность  •  Доступность  

Мудрость  

Знания  

Информация  

Данные  

DIKW:  data,  informapon,  knowledge,  wisdom  

Модель  DIKW  

+контекст  

+механизм  использования  (как)  

+условия  использования  (когда)  

«Информационный  цикл»  COBIT5  

«Бизнес-­‐процессы  создают  и  обрабатывают  данные,  преобразовывают  их  в  информацию  и  знания,  и,  наконец,  создают  ценность  для  предприятия»  

Цели  ин

форм

ации

 по  

аспе

ктам

 качества  

Прямое  качество  

Контекстуальное  качество  

Качество  безопасности  и  доступа  

Цели  информации  привязываются  к  интересам  и  целям  заинтересованных  сторон  

Прямое   качество   –   степень   соответствия   записанных  значений   фактическим.   Включает   в   себя   следующие  характеристики:  •  Точность   –   степень   корректности   и   надежности  

информации  •  Объективность   –   с тепень   беспристрастности ,  

непредубежденности  и  непредвзятости  информации  •  Достоверность   –   степень   правдивости   и   доверенности  

информации  •  Репутация   –   степень   авторитетности   источника  

информации  

Контекстуальное   или   репрезентативное   качество   –   степень  применимости   информации   для   пользователя,   которая   должна   быть  выражена   ясными   и   разумными   критериями,   описывающими   качество  контекстом  использования,  такими  как:    •  Актуальность   –   степень   применимости   информации   для   решения  

конкретнои  задачи  •  Полнота   –   степень   потери   данных   и   достаточнои   детальности   для  

выполнения  задачи  •  Новизна  –  степень  актуальности  информации  •  Достаточныи   объем   информации   –   соответствие   объема  

информации  выполняемым  задачам  •  Удобство  представления  –  компактность  представления  информации.    •  Единообразие   –   универсальность   формата   представления  

информации  •  Интерпретируемость  –  доступность  информации  на  нужных  языках,  в  

нужных   символах   и   единицах   измерения,   наличие   ясных  определений  

•  Ясность  –  удобство  восприятия  информации  •  Простота   использования   –   степень   простоты   использования  

информации  и  применения  ее  в  различных  задачах  

Качество   безопасности   и   доступа   –   степень   доступности   и  простоты  получения  информации:  •  Доступность/своевременность   –   доступность  

информации   в   нужныи   момент,   быстрота   и   удобство  такого  доступа  

•  Ограничение   доступа   –   степень   защищенности  информации  от  несанкционированного  доступа  

Обобщающая  карта    из  COBIT5  Enabling  Informapon    

Ценность  информации  определяется  совокупностью  ее  свойств  (аспектов  качества)  

Жизненный  цикл  информации  

COBIT5  рассматривает  полную  модель  жизненного  цикла  информации.  Мы  в   презентации   поговорим   лишь   про   Получение   (Сбор),   Хранение   и  Использование  информации  конкретным  человеком  –  специалистом  по  ИБ    

Стоит  соизмерять  ценность  информации  и  стоимость  ее  получения    

Свойства:  точность,  полнота,  достаточность…  

Варианты  оптимизации  стоимости  получения  информации  

1.  Делегирование  2.  Аутсорсинг  3.  «Звонок  другу»  4.  Снижение  качества  информации  5.  Поиск  по  своим  наработкам  (БД,  перечни  ссылок,  

сохраненные  статьи  и  документы,  «лучшие  практики»,  шаблоны  и  примеры  и  пр.)  

6.  Приемы  поиска  и  анализа  информации  (скорочтение,  сложные  поисковые  запросы  и  пр.)  

7.  Установка  ограничений  по  времени  (Закон  Паркинсона:  «Работа  заполняет  время,  отпущенное  для  нее»)  

8.  …  

Порой  стоит  посмотреть  на  ситуацию  со  стороны  

Свойства:  объективность,  полнота,  актуальность,  своевременность  …  

Фактор  ФМП  

•  Факт   –   правда,   которая   может   быть  доказана  

•  Мнение   –   то,   во   что   люди   верят,  считая   правдой.   Часто   ошибочно  принимается  за  факты  

•  Предположение  –  необоснованные  идеи  и  смутные  догадки  

Свойства:  точность,  объективность,  достоверность,  репутация…  

Метамодель   —   модель   языка,   которая   определяет   те  лингвистические  паттерны,   которые  делают  неясным  смысл  коммуникации,  благодаря  процессам  искажения,  упущения  и  обобщения,  …            …   и   определяет   конкретные   вопросы,   имеющие   целью  прояснить   и   поставить   под   сомнение   неточности   языка,  чтобы   восстановить   их   связь   с   сенсорным   опытом   и  конкретизировать.  

Свойства:  точность,  объективность,  достоверность,  полнота,  достаточность…  

Вопросы   Пример  

1.Неконкретные  имена  существительных  и  местоимения  

Кто  именно?  Что  именно?  Какой  конкретно?  

-­‐  Машина  дорогая  -­‐  Какая  именно?  

2.Номинализации   Кто?  Когда?  Где?  С  кем?  Как?   -­‐  Люди  стремятся  к  развитию  -­‐  Как  именно?  Что  для  тебя  развитие?  Что  конкретно  делает?  

3.Неконкретные  глаголы   Как  именно?   -­‐  Я  знаю  это  точно  -­‐  Откуда  именно  вы  знаете  это?  

4.Сверхобобщения  (универсальные  количественные)  

«Сгустить  краски»  еще  больше;  получить  пример  исключения  из  правил  

-­‐  Все  люди  злые  -­‐  И  ты  тоже?  Вот  все-­‐все-­‐все?  

5.Сравнительные  (потеря  эталона,  критерия)  

Выяснить  что  с  чем  сравнивают  и  критерии  

-­‐  Он  умнее  -­‐  Кто?  В  каких  ситуациях?  Почему  ты  так  решил?  

6.Модальные  операторы  «невозможности»  и  необходимости  

А  что  мешает?  А  что  случиться  если  не  сделаете?  А  кто  это  сказал  

-­‐  Я  должен  соответствовать  ожиданиям  -­‐  А  что  мешает?  А  что  случиться,  если  не  будете  соответствовать?  

7.Паттерн  чтения  мыслей   Каким  образом  вы  знаете  это?  

-­‐  Я  знаю,  что  для  него  лучше  -­‐  Каким  образом  вы  знаете  это?  

8.Причина  и  следствие   Каким  образом  А  вызывает  Б   -­‐  Он  расстраивает  меня  -­‐  Каким  образом  он  это  делает?  

Принципы  вопросов  QBQ  

•  QBQ  начинаются  со  слов  «что»,  «как»  или  «каким  образом»,  а  не  «почему»,  «когда»  или  «кто»  

•  В  QBQ  содержится  личное  местоимение  «я»,  а  не  «они»,  «мы»  или  «вы»  

•  QBQ  нацелены  на  совершение  конкретных  поступков  

Про  личную  ответственность  h�p://80na20.blogspot.ru/2014/09/blog-­‐post.html    

Мусор   на   входе   -­‐    мусор  на  выходе  

У  богатых  людей  большая  библиотека,    у  бедных  -­‐  большой  телевизор  

Рекомендую  к  просмотру  фильм    «Плутовство»   /   «Хвост   виляет  собакой»  (Wag  the  Dog),  1997  год  

«Вил ять   с о б а к о й »   ( а н г л .   « T o   wag   t h e  dog»)  —  идиома:  намеренно  отвлекать  внимание  от  более   важного   вопроса   к  менее   значимому.   Таким  образом,   менее   значимое   событие   попадает   в  центр   внимания,   заглушая   изначально   более  значимое  событие.    «Почему   собака   виляет   хвостом?   Потому   что  собака  умнее  хвоста!  Если  бы  хвост  был  умнее,  он  бы  сам  вилял  собакой!»  

Йозеф  Геббельс  про  пропаганду  1.  Пропаганда  всегда  является  лишь  средством,  а  не  целью.  2.  Пропаганда   может   и   должна,   особенно   во   время   войны,   отказаться   от  

гуманизма  и  эстетики,  как  бы  высоко  мы  их  не  ценили,  так  как  в  борьбе  народа  речь  идет  ни  о  чём  другом,  как  о  его  бытии.  

3.  Пропаганда  является  «воистину  грозным»  оружием  в  руках  знатока.  4.  Пропаганда   должна   вестись   как   можно   более   метко   и   тем   самым  

успешно,   так   как  —   по  Мольтке  —   в   войну   самым   гуманным  методом  является  тот,  который  быстрее  всего  достигает  своей  цели.  

5.  Пропаганда   всегда   обращена   только   к   массам,   а   не   к   интеллигенции,  поэтому  её  уровень  должен  ориентироваться  на  способности  восприятия  самых  ограниченных  среди  тех,  на  кого  она  должна  повлиять.  

6.  Пропаганда   должна   воздействовать   больше   на   чувство,   чем   на   разум,  так  как  масса  в  сущности  имеет  женственный  характер,  поэтому  чувства  доходчивей  размышлений.  

7.  Пропаганда   должна   не   развлекать,   а   быть   средством   достижения  политической  цели.  Поэтому  развлечение  является  смертельным  врагом  её  успеха.  

8.  Пропаганда   должна   ограничиться   минимумом   и   повторять   это  постоянно.  Настойчивость  является  важнoй  предпосылкой  её  успеха.  

9.  Пропаганда   не   может   быть   объективной,   она   должна   быть  принципиально  субъективно  односторонней  

3  простых  принципа  пропаганды  

1.  Максимально  упростить  2.  Максимально  

эмоционально,    а  лучше  шоково  

3.  Повторить  много  раз    

Как  читать  новости?  1.  Не  верьте   заголовкам.  Они  написаны  для  привлечения  вашего  внимания  и  обычно  не  несут   серьезной   смысловой  

нагрузки.  Более  того,  зачастую  заголовок  противоречит  содержанию.  2.  Сверяйте   глаголы   в   заголовке   и   первом   абзаце,   обычно   именно   там   содержится   значимая   информация.   Если  

заголовок   гласит   «В   России   запретят   иностранное   кино»,   то   из   первого   абзаца   вы   почти   наверняка   узнаете,   что   с  такой  инициативой  всего  лишь  выступил  некий  депутат  или  чиновник.  

3.  Если  заголовок  и  содержание  новости  не  совпадают,  то  смотрите  сразу  в  третий  или  четвертый  абзац.  Именно  там  обычно  и  появляется  «главный  герой»  или  инициатор  новости  (тот,  ради  кого  она  и  была  написана,  или  «заказчик»).  Именно  его  мнение,  скорее  всего,  будет  оформлено  прямой  речью.  

4.  Обращайте  внимание  на  источник.  Если  в  новостной  заметке  ссылки  на  источник  нет  совсем  —  это  серьезный  повод  сомневаться   в   достоверности   информации.   Если   издание   ссылается   в   заметке   на   информацию   другой   газеты   или  новостного  ресурса  —  не  поленитесь,  пройдите  по  ссылке  и  сравните  информацию.  

5.  Если  газета  уверенно  сообщает  о  событии,  но  все  опрошенные  участники  или  не  комментируют  его,  или  отрицают  —  это   серьезный   повод   подозревать   издание   в   публикации   «слива»   –   непроверенной   информации,   слухов,   которые  вбрасываются  с  определенной  целью.  

6.  Новость   —   это   событие,   которое   уже   произошло.   Если   новостная   заметка   начинается   с   громкого   заявление   о  неизбежности   некоего   события   в   будущем   (экологической   катастрофы,   эпидемии,   природного   бедствия   или  экономического  кризиса),   это  означает,   что  перед  вами  не  новость,   а  «страшилка»,  даже  если  для  подтверждения  этого  тезиса  приведены  мнения  «экспертов».  

7.  Об  экспертах.  Прежде  чем  прислушиваться  к  их  мнению,  стоит  набрать  в  любой  поисковой  системе  имя  эксперта  и  проверить,  имеет  ли  он  отношение  к  проблемам,  описанным  в  новостной  заметке.  

8.  У   новости   всегда   есть   подробности.   Их   бывает   мало,   но   они   есть   всегда   —   адрес,   время   события,   участники,  обстоятельства  дела.  А  вот  эмоций  в  новости  быть  не  должно.  Эпитет  —  сигнал  тревоги  для  читателя,  его  появление  свидетельствует  о  нехватке  фактуры.  

9.  Проверяйте   количество   перепечаток   новости   (любой   новостной   агрегатор   вам   в   помощь).   Во-­‐первых,   вы   увидите,  насколько  разнятся  версии  изданий,  во-­‐вторых,  поймете,  чье  сообщение  было  первым.  

10. Новость   всегда   заканчивается   контекстом   (бэкграундом).   Его   может   не   быть   вовсе,   однако   когда   контекст  подменяется   выводами   или   призывами,   обычно   это   означает,   что   целью   текста   было   не   привлечение   вашего  внимания  к  событию,  а  стремление  подтолкнуть  читателя  к  определенным  выводам.  

04  сентября  2014,  бывший  главный  редактор  Lenta.ru  Галина  Тимченко  

И  еще  про  оценку  информации  

•  Цель  (треугольник)  •  Точность  (круг)  •  Точка  зрения  (квадрат)  •  Интерес  (сердце)  •  Ценность  (бриллиант)  •  Результат  (прямоугольник)  

h�p://80na20.blogspot.ru/2013/01/6.html    

Майндкарты  

h�p://80na20.blogspot.ru/2012/07/blog-­‐post_10.html    

Особенности  первых  лиц  •  Они  очень  заняты.  Поэтому  они  хотят   узнать  все  важное  как  

можно  быстрее  и  не  любят  воду  в  документах  и  любых  других  способах  взаимодействия.  

•  Они   мыслят   масштабным   категориями.   Поэтому   к   ним  следует   обращаться   по   важным   вопросам   и   не   перегружать  мелочами.  

•  Они   нацелены   на   результат   и   не   хотят  ждать.   Поэтому   они  желают   знать,   к   чему   приведет   реализация   ваших  предложений   или   какую   пользу   ваш   проект   уже   принес  организации.  Они  хотят  получить  результат  незамедлительно.  

•  Они   прагматичны.   Они   хорошо   понимают   язык   вложений   и  отдачи   и   терпеть   не   могут   нереальных,   невыполнимых  планов.  

•  Они   критичны.   Они   подвергают   поступающие   обращения  проверке,   «включая   скептика».   Они   очень   не   любят,   когда  автор  документа   неконкретен  или  не   имеет   четкой   позиции.  Они   по-­‐разному   относятся   к   информации   в   документе   в  зависимости  от  уровня  своего  доверия  к  автору.  

Про  цели  документов  и  предложений  

Многие   авторы   документов   пишут   без   цели   –   лишь   для   того,  чтобы   проинформировать.   В   ситуации   с   первыми   лицами   это  большая   ошибка.   Для   каждого   сообщения   «наверх»  необходимо   определить   цель   в   терминах   желательной  реакции  адресата.    Когда  вы  инициатор  запроса  или  предложения,  ваша  вероятная  цель  –  получить  ресурсы  или  согласие  с  решением,  которое  вы  предлагаете.      Когда  вы  пишете  отчет  по  запросу  первого  лица,  ваша  вероятная  цель   –   получить   признание   сделанной   работы   или   помочь  адресату  прийти  к  полезным  выводам  и  решениям.        

Хороший  документ  1.  Краткий  2.  С  конкретными  назначением  и  целью  3.  Написан  под  конкретную  аудиторию  4.  Хорошо  оформлен  (удобно  читать)  5.  Не  важные  и  большие  приложения  вынесены  в  конец  документа  6.  Содержит  минимум  сокращений  и  сложных  терминов,  присутствует  их  

перечень  7.  Определен  владелец  (ответственный)  и  регулярно  пересматривается  и  

актуализируется  (если  не  документ  типа  «запись»)    8.  Имеет  минимум  конкретных  ссылок  на  другие  документы  9.  Не  дублирует  положения  других  документов  10.  При  необходимости  содержит  резюме  для  руководства  (Execupve  

Summery)    11.  Соответствует  шаблону,  принятому  в  организации  12.  Определяет  возможность  для  связи  с  автором  для  вопросов  и  

комментариев  

Пример  короткого  документа  

4  принципа  дизайна  1.   Приближенность.   Связанные   между   собой  

элементы   следует   группировать.   Тогда   они  образуют   один   визуальный   элемент,   а   не  рассеиваются  по  странице.  

2.   Выравнивание.   Ни   один   элемент   страницы   не  должен   занимать   случайное   место.   Каждый  нуждается  в  визуальной  связи  с  соседними.  

3.   Повтор.   Визуальные   элементы   дизайна   (цвета,  фигуры,   текстуры,   пространственные   пропорции  и  пр.)  должны  повторяться.  

4.   Контраст.   Не   следует   располагать   друг   с   другом  по хожие   э лемен ты .   Е с ли   они   про с то  неодинаковы,   то   необходимо   сделать   их   очень  разными.  

«Не  беспокойте  о  том,  что  кто-­‐то  украдет  ваши  идеи.  Даже  если  они  и  правда  хороши,  вам  придется  заталкивать  их  людям  в  глотку.»  

Мои  принципы  хранения  информации  (1)  

1.  Полезные   ссылки   выкладываю   в   твиттер   (@3dwave),   нужные   для  ближайшего  изучения  помечаю  «favorite»  

2.  Использую  премиальные  аккаунты  Dropbox    и  Evernote  3.  Полезные   документы   кладу   в   Dropbox   (папка   inbox),   потом  

перемещаю  в  нужную  папку  4.  Полезные   статьи   отправляю   в   Evernote   (папка   inbox),   потом   или  

удаляю  или  перемещаю  в  нужную  папку,  помечаю  тегами  5.  Мысли  пишу  в  стандартные  заметки  iphone,  потом  или  удаляю  или  в  

Evernote  6.  Использую   блокнот   для   обдумывания   идей,   потом   переношу   в  

электронные  заметки  7.  Регулярно  удаляю  старую  и  неактуальную  информацию  8.  Мои  статьи  и  комментарии  храню  в  отдельной  папке  Evernote    

Мои  принципы  хранения  информации  (2)  

9.  Полезные  идеи,  модели  или  результаты  анализа  выкладываю  в  блог  10.  Настраиваю   быстрый   доступ   к   полезным   спискам,   ссылкам,  

документам  11.  Конфиденциальную  информацию  стараюсь  хранить  в  зашифрованных  

папках  12.  По   минимуму   храню   бумажные   документов,   уничтожаю   через  

шредер  13.  Презентации  именую  с  «пр»,  майндкарты  с  «mm»,  таблицы  с  «тб»  14.  Для   «разовых»   документы   (отчеты,   презентации)   в   наименовании  

проставляю  дату  создания  в  формате  ХХХХ-­‐ХХ-­‐ХХ  15.  Модели  и  другие  документы,  которые  актуализирую,  имеют  указание  

на  версию  и  дату  обновления  документа  (внутри  и  в  названии)  16.  Минимизирую  количество  папок,  особенно  вложений