Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы
DESCRIPTION
20 сентября 2009 года, WhaleRider.TRANSCRIPT
![Page 1: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/1.jpg)
Ведение портфеля проектов
Инструменты, задачи, методы
![Page 2: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/2.jpg)
Проект или что?
• Масштаб: компания, все отделы• «Принятость решения»: делаем это• Ответственность: заказчик, менеджер,
команда
• Единица планирования по отделам• Стандартная схема реализации
• «Проект – это то, что зафиксировано в портфеле проектов»
![Page 3: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/3.jpg)
Карточка проекта/этапа
• Название (+ код для wiki)• Менеджер, заказчик и координатор разработки• Ссылка на заказ в разработке (Jira)• Суть происходящего – одной строкой• Приоритет
• Дата запуска (с точностью до квартала)• Current state (что было, что будет, чем сердце
успокоится)• Обоснование (проблема и варианты решения)• Направление, этапы, цели квартала и т.п.
![Page 4: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/4.jpg)
https://wiki.***/ProSheet/PINVis
Wiki-движок Atlassian Confluence – http://www.atlassian.com/software/confluence
![Page 5: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/5.jpg)
Структура портфеля
• Направление – проект – этап• Календарь запусков• «Галочки интересующихся»• Еженедельный отчёт• Срезы активности по менеджерам• Загрузка координаторов• Ответственность заказчиков• (в сторонке) Inbox с идеями
![Page 6: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/6.jpg)
Календарь запусков
• «Когда будет сделано?»• С точностью до квартала• Обязательство менеджера (и его
руководителя), а не исполнителей
• 2-3 гарантированных + 3-5 весьма вероятных + 3-5 запасных запусков
• Hint: премирование менеджеров – по факту запуска
![Page 7: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/7.jpg)
Страница запусков квартала
(спрятано – не раскрываем планы)
![Page 8: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/8.jpg)
Далеко ли планируем?
• Ресурсы и обязательства – на год вперёд
• «Шестой квартал XII-й пятилетки»: 2060.Q.6 – для незапланированных запусков
![Page 9: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/9.jpg)
«Галочки интересующихся»
• Поддерживать интерес к проекту• Собирать feedback: люди, бюджет,
технологические и юридические осложнения
• Помогать планировать ресурсы отделов• Регулярные беседы (раз в две недели)
• Top management + ключевые сотрудники
![Page 10: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/10.jpg)
Ставим и отслеживаем галочки
Каждому директору – своя колонка галочек и страница с подробностями
![Page 11: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/11.jpg)
Отчётность
• Квартальная отчётность всех отделов• Еженедельная отчётность ОП + желающих• Внутренняя отчётность менеджеров ОП• Отчёты о совещаниях, проходивших с
участием сотрудников разработки
• Labels в wiki – гибко и оперативно
![Page 12: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/12.jpg)
Интеграция системконтроля и планирования
• Система управления задачами в разработке (Jira)• Списки рассылки по направлениям проектов (7+N
штук, pm-*@)• Еженедельные совещания по направлениям• Единый список приоритетов по компании• Персональные checklist’ы (Jira, ToDoList, MS Project,
Outlook, etc.)
• Knowledge base схемы ведения проектов – та же wiki
![Page 13: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/13.jpg)
Внесение изменений и контроль актуальности
• Менеджеры проектов
• Руководитель отдела проектов
• Директора (по развитию продуктов, по разработке)
• Остальные – вне регламентов, комментариями и правками контента
![Page 14: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/14.jpg)
ToDoList – оперативный GUI
• Ручная синхронизация• Быстро, удобно, больше настроек• Мгновенная фильтрация
• Одноразовые списки «на коленке»• Оценка ресурсов менеджмента и нагрузки на
директоров• Равномерное распределение запусков• Дерево «Проект – этапы»
![Page 16: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/16.jpg)
Пытались, но перестали
• Ответственность отделов
• Checklist проекта/этапа
• Checklist документации
• Чёткий список ближайших шагов
• Полный список участников проектной команды
• KPI
• Главное – общественный интерес к информации
![Page 17: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/17.jpg)
Почему так нетехнологичненько?
• Wiki – гибкая структура + простота редактирования + легко прочитать
• ToDoList – мгновенная реакция GUI + фильтрация и обзор + нет потребности в публикации (но если что – xml)
![Page 18: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/18.jpg)
Отвергнутые варианты
• MS Project – «для строителей»– планирование ресурсов, а не задач– чёткие переходы между стадиями– сквозная MS-система управления задачами
– мало внимания публикации данных
– громоздкий offline-режим
• Веб-системы – «для веб-студий»– насквозь проектная деятельность компании– задания раздаются и контролируются «от и до»– у исполнителей нет других дел, кроме «выданных»
• Excel– идеально для управления «в одиночку»
– …но нет возможности публиковать информацию
![Page 19: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/19.jpg)
Что позволяет нам так жить?
• Ориентация на запуск• Не врать самим себе (особенно при оценке сроков)• Стабилизация входящих данных для исполнителей (особенно в
части приоритетов)• Самый крупный ресурс – разработка – планируется не
менеджером– Можно торговаться, но всё же первое слово не за ОП– «Коэффициент оптимизма» мы не разглашаем :)
• Самый непредсказуемый ресурс – контрагенты – сосредоточены в начале и конце проекта– Свой «коэффициент оптимизма»– В начале минимален риск, в конце максимальны политические
рычаги воздействия
![Page 20: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/20.jpg)
Борьба с соблазнами
• Пересмотр приоритетов– Портфель проектов – один из инструментов удержания
наглядности и взаимозависимости
• Оптимизм в сроках– Все сроки «на столе», включая запасные запуски
• «Никто ничего не делает»– Постоянная фиксация прогресса на приемлемом уровне
формализации
• «Это не проект»– Принудительная фиксация активности и включения
механизма стандартного жизненного цикла проекта
![Page 21: Ведение портфеля проектов: инструменты, задачи, методы](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022020105/5594a9fe1a28abbf018b456e/html5/thumbnails/21.jpg)
Такие дела :)
Ольга Павлова
директор по развитию продуктовООО «ПС Яндекс.Деньги»
[email protected]://money.yandex.ru/