23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

11

ВзаимоотношенияВзаимоотношения службслужб ИТИТ ии ДОУДОУ::

текущеетекущее состояниесостояние ии перспективыперспективы

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаНачальникНачальник отделаотдела

обработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО, , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

22

СлужбаСлужба ИТИТ –– ««белаябелая костькость»»

�� ИмеетИмеет влияниевлияние нана руководстворуководство

�� РасполагаетРасполагает солиднымсолидным бюджетомбюджетом ии штатомштатомвысокооплачиваемыхвысокооплачиваемых сотрудниковсотрудников

�� АктивноАктивно участвуетучаствует вв зарабатываниизарабатывании денегденег

�� УчаствуетУчаствует вв принятиипринятии важнейшихважнейших решенийрешений попо вопросамвопросамуправленияуправления информациейинформацией ии документамидокументами

�� ВысокийВысокий уровеньуровень профессиональногопрофессионального образованияобразования всехвсехсотрудниковсотрудников

�� ПрекрасноПрекрасно справляетсясправляется сс оперативнымоперативным управлениемуправлениеминформационнымиинформационными ресурсамиресурсами

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

33

СлужбаСлужба ДОУДОУ –– ««чёрнаячёрная костькость»»

�� ЗанимаетЗанимает одноодно изиз низшихнизших местмест вв иерархиииерархии организацииорганизации

�� ВоспринимаетсяВоспринимается каккак обслуживающееобслуживающее ии затратноезатратное подразделениеподразделение

�� ЗарплатыЗарплаты маленькиемаленькие, , штатштат небольшойнебольшой

�� ВВ основномосновном работаетработает сс бумажнымибумажными документамидокументами

�� УровеньУровень профессиональнойпрофессиональной подготовкиподготовки многихмногих сотрудниковсотрудниковневысокневысок, , особенноособенно вв областиобласти информационныхинформационных технологийтехнологий

НоНо::

�� ДокументируяДокументируя деловуюделовую деятельностьдеятельность, , защищаетзащищает организациюорганизацию ототмелкихмелких ии крупныхкрупных неприятностейнеприятностей, , обеспечиваетобеспечивает соответствиесоответствиезаконодательнымзаконодательным ии нормативнымнормативным требованиямтребованиям..

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

44

�� СлужбаСлужба ИТИТ нене подпускаетподпускает сотрудниковсотрудников ДОУДОУ кк управлениюуправлениюэлектроннымиэлектронными документамидокументами, , припри этоэто ИТИТ нене обладаетобладаетдостаточнымидостаточными знаниямизнаниями ии навыкаминавыками длядля обеспеченияобеспечениявыполнениявыполнения законодательныхзаконодательных ии нормативныхнормативных требованийтребований

�� УУ службыслужбы ИТИТ нетнет опытаопыта ии знанийзнаний, , необходимыхнеобходимых длядляуправленияуправления документамидокументами ((установлениеустановление сроковсроков храненияхранения, , экспертизаэкспертиза ценностиценности, , уничтожениеуничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшимисрокамисроками храненияхранения ии тт..дд.) .) вв соответствиисоответствии сс законодательствомзаконодательством

�� ВВ планахпланах работыработы ИТИТ, , каккак правилоправило, , отсутствуютотсутствуют программыпрограммыдолговременногодолговременного сохранениясохранения аутентичныхаутентичных электронныхэлектронныхдокументовдокументов ((вв тт..чч. . планыпланы миграциимиграции))

�� МнениеМнение службыслужбы ДОУДОУ нене учитываетсяучитывается припри закупкезакупке ии внедрениивнедрениисистемсистем электронногоэлектронного документооборотадокументооборота

ПретензииПретензии ДОУДОУ кк ИТИТ

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

55

ДОУДОУ тожетоже нене безбез грехагреха

�� ЧастоЧасто ДОУДОУ ведётведёт себясебя пассивнопассивно, , -- каккак вспомогательнаявспомогательнаяслужбаслужба, , аа нене каккак неотъемлемаянеотъемлемая частьчасть деловыхделовых процессовпроцессов..

�� СпециалистыСпециалисты ДОУДОУ недостаточнонедостаточно активноактивно ии жёсткожёсткоотстаиваютотстаивают своисвои принципыпринципы, , своюсвою терминологиютерминологию, , ии тт..пп..

�� СлужбаСлужба ДОУДОУ плохоплохо рекламируетрекламирует ии ««продаётпродаёт»» себясебя, , надеясьнадеясь, , чточто всевсе ии тактак знаютзнают, , чемчем ии каккак онаона занимаетсязанимается..

�� НекоторыеНекоторые специалистыспециалисты ДОУДОУ нене желаютжелают осваиватьосваиватьсовременныесовременные технологиитехнологии, , нене умеютумеют ии нене хотятхотят работатьработать ссэлектроннымиэлектронными документамидокументами

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

66

�� НеНе обеспечиваетсяобеспечивается единыйединый подходподход кк управлениюуправлениювсемивсеми информационнымиинформационными ии документационнымидокументационнымиресурсамиресурсами организацииорганизации

–– ОтсутствиеОтсутствие внутреннейвнутренней нормативнойнормативной базыбазы

–– НеНе налаженналажен учетучет электронныхэлектронных документовдокументов

�� НеНе обеспечиваетсяобеспечивается должнаядолжная информационнаяинформационнаябезопасностьбезопасность организацииорганизации ((попо ISO 17799)ISO 17799)::

–– УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения

–– ПроведениеПроведение экспертизыэкспертизы ценностиценности

–– УничтожениеУничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшими срокамисроками храненияхранения

–– ДолговременноеДолговременное хранениехранение документовдокументов

ПоследствияПоследствия длядля организацииорганизации

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

77

ПоследствияПоследствия длядля организацииорганизации

�� КолоссальныеКолоссальные проблемыпроблемы сс внедрениемвнедрением системсистемэлектронногоэлектронного документооборотадокументооборота. .

ВВ СШАСША, , попо даннымданным опросовопросов, , поставленныепоставленные целицелидостигаютсядостигаются толькотолько вв 20 % 20 % всехвсех внедренийвнедрений ––главнымглавным образомобразом, , изиз--заза тоготого, , чточто нене учитываютсяучитываютсяпотребностипотребности деловыхделовых подразделенийподразделений ии требованиятребованиязаконодательствазаконодательства кк документооборотудокументообороту..

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

88

ПерспективыПерспективы

�� ДляДля успешногоуспешного внедрениявнедрения электронныхэлектронных системсистем, , необходимонеобходимо тесноетесное сотрудничествосотрудничество специалистовспециалистовИТИТ, , ДОУДОУ ии другихдругих заинтересованныхзаинтересованных сторонсторон: : деловыхделовых подразделенийподразделений, , юридическойюридической службыслужбы, , службыслужбы внутреннеговнутреннего контроляконтроля..

�� ВВ перспективеперспективе, , однимодним изиз разумныхразумных решенийрешений можетможетбытьбыть объединениеобъединение службслужб ДОУДОУ ии ИТИТ, , ии созданиесозданиеединогоединого подразделенияподразделения, , управляющегоуправляющего всемивсемиинформационнымиинформационными ресурсамиресурсами вв организацииорганизации..

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

99

ТенденцияТенденция объединенияобъединения ИТИТ ии ДОУДОУ

ВВ рядеряде ведомствведомств созданысозданыподразделенияподразделения, , объединяющиеобъединяющиеинформационноеинформационное иидокументационноедокументационноеобеспечениеобеспечение

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

1010

�� ЗаручитьсяЗаручиться поддержкойподдержкой высшеговысшего руководстваруководства, , службыслужбывнутреннеговнутреннего контроляконтроля, , юридическогоюридического отделаотдела, , найтинайти общиеобщиеинтересыинтересы сс ИТИТ-- специалистамиспециалистами

�� НачатьНачать поискпоиск союзниковсоюзников ии созданиесоздание единойединой командыкоманды, , включающейвключающей представителейпредставителей ДОУДОУ, , ИТИТ, , юридическийюридический отделотдел иипредставителейпредставителей другихдругих заинтересованныхзаинтересованных сторонсторон..

�� ДобиватьсяДобиваться принятияпринятия внутреннихвнутренних нормативныхнормативных документовдокументов, , фиксирующихфиксирующих принципыпринципы ДОУДОУ вв качествекачестве требованийтребований

�� СлужбаСлужба ДОУДОУ должнадолжна активноактивно распространятьраспространять информациюинформацию ––рассылатьрассылать интересныеинтересные статьистатьи, , материалыматериалы оо делопроизводстведелопроизводстве иидокументооборотедокументообороте..

�� УчаствоватьУчаствовать вово всехвсех новыхновых программахпрограммах, , осваиватьосваиватьинформационныеинформационные технологиитехнологии..

ЧтоЧто делатьделать специалистамспециалистам ДОУДОУ??

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

1111

ОбразОбраз специалистаспециалиста ДОУДОУ

ЯЯ

способствуюспособствую

переменампеременам

ЯЯ защищаюзащищаю

ценныеценные ресурсыресурсы

ЯЯ обеспечиваюобеспечиваю соответствиесоответствие

требованиямтребованиям законодательствазаконодательства

ЯЯ уменьшаюуменьшаю

уровеньуровень рисковрисков

ЯЯ управляюуправляю

информациейинформацией

ЯЯ –– СПЕЦИАЛИСТСПЕЦИАЛИСТ ДОУДОУ

Из рекламы компании Iron Mountain

Таков сегодня образ

специалиста ДОУ в США.

Наша задача – добиться,

чтобы наши специалисты ДОУ

занимали не менее почётное

место в обществе.

23 23 ноябряноября 2004 2004 гг.. XI XI МеждународнаяМеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационномобществеобществе: : административнаяадминистративная реформареформа ии управлениеуправление документациейдокументацией""

1212

Вопросы?