особенности проведения научных мероприятий. мономакс

Особенности подготовки и проведения научных

конференций.Возможности и угрозы.

на примере International Conference on Ultra Modern Telecommunications – IСUMT 2009

(Санкт-Петербург, 12-14 октября 2009, Парк-Инн Пулковская)

• Кучерявый Евгений,Представитель Организационного комитета ICUMT-2009• Юркова Александра, менеджер по маркетингу и рекламекомпании «Мономакс»

МОНОМАКСоснован 1991,

Санкт-Петербург и Северо-Запад,

Москва, Сочи, Иркутск, Петрозаводск

Секретариат конференций

Туристическая логистика для конференций

Программное обеспечение для конференций – АЕ Software

СПИИРАН, СПб ГУТ,

ООО БалтийскийИТ

Формирование комитетов: организационного, технического, индустриального

Сбор статей и рецензирование (в соответствии с мировыми стандартами)

Обеспечение информационной поддержки национальными и международными научными обществами (например, Общество Попова, IEEE и т.п.)

• Отрасль:Отрасль: телекоммуникации

• Количество участников:Количество участников: 350 (90% - иностранные участники)

• Длительность:Длительность: 3 дня (12-14 окт 2009)

• РегРег. . взнос:взнос: 260-580 EUR (early\late registration; 1\2day workshop)

• «Площадка»«Площадка»: Парк-Инн Пулковская (max. работали 10 залов одновременно, питание, размещение)

IСUMT 2009. SUMMARY

ФОРМИРОВАНИЕ КОМИТЕТОВСБОР СТАТЕЙ и РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ

СЕКРЕТАРИАТ:

делегат-менеджмент• он-лайн, он-сайт регистрация

•финансовый менеджмент• техническая поддержка, создание и администрирование сайта• комплексные коммуникации с делегатами по всем вопросам

• ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФОРМАТА И КОНЦЕПЦИИ КОНФЕРЕНЦИИ

• БЮДЖЕТИРОВАНИЕ и ПРИВЛЕЧЕНИЕ ФИНАНСИРОВАНИЯ

• МАРКЕТИНГ

Распределение задач,Распределение задач,сферы ответственности на сферы ответственности на конференцииконференции

ЛОГИСТИКА:•размещение,

•Визовая поддержка•бронирование залов,

•AV-оборудование,•тиражирование трудов

•питание, транспорт•портфель участника,

• полиграфическая и сувенирная продукция и т.д.

Итоги. Оценка эффективности. ROI.

качество «площадок»

отсутствие действующего СVB на федеральном и локальном уровнях;

сокращение финансирования научных учреждений; сокращение бюджетов коммерческих структур

неоднозначное отношение к России

выраженная сезонность

ИНДУСТРИЯ ВСТРЕЧИНДУСТРИЯ ВСТРЕЧ(САНКТ-ПЕТЕРБУРГ)(САНКТ-ПЕТЕРБУРГ)

выбор дат

брендинг? Нейминг? СВАДЕБНЫЙ ГЕНЕРАЛЛИНГ!

неповоротливая структура российских научных учреждений и ВУЗОВ

низкий уровень интеграции российских ВУЗов и ученых в мировую индустрию встреч

технические сложности

планирование

MEETINGS PLANNERMEETINGS PLANNER

О чем голова болит?

недостаточно развитый институт спонсорства

локальное спонсорство от индустрии отсутствует

сложные процедуры получения бюджетных средств


MEETINGS PLANNERMEETINGS PLANNERЭТАПЭТАП

Бюджетирование. Привлечение

средств.


Сложный визовый режим(невозможность получения визы для keynote speakers в течение 1-2 дн)

требования к ПО (редактирование тезисов, формат научных трудов и т.д.)


MEETINGS PLANNERMEETINGS PLANNERЭТАПЭТАП

Формирование программы

Работа с программным

комитетом


Качество «площадок»

Техническое оснащение площадок

Оборудование вспомогательных служб (ресторан)

Кадры

ВСЕ проблемы туристического рынка и городской инфраструктуры

Питание: вегетарианство, религиозное питание и т.п.


meetings plannermeetings plannerи российская наука и российская наука

ЭТАПЭТАП

Логистика

О чем голова болит

Качество «площадки» - специфический формат конференции обязывал к выбору «площадки» с большим количеством малых залов (10 залов на 40-70 человек) Сезонность: выбрали низкий сезонНаучная программа: -Привлечение членов профессиональных научных обществ-Индексация статей в электронной библиотеке №1-Рецензирование - прием 60% поданных статей-Около 10% докладчиков не приехало из-за визовых проблемФинансирование-Получение финансирования РФФИ и спонсорской поддержки Nokia (Финляндия), Nokia Siemens Networks (Германия)-Выплаты гонорара приглашенным докладчикамКРИЗИС: количество участников НЕ СНИЗИЛОСЬнеобычный формат и научная программа, «удачные» даты, удобная схема оплаты регвзносов

О чем голова болела на ICUMT-2009?

Угрозы с точки зрения оргкомитета

для любой конференции

№1: непрофессиональная организация научной программы - больше конференция «не придет» в эту страну

№2: непрофессиональная локальная организация - больше конференция «не придет» в эту страну

№3: отсутствие заинтересованности ректоратов профильных ВУЗов (вследствие отсутствия опыта)– знания, приносимые в Россию не доходят до целевой аудитории студентов, аспирантов и профессоров

№4: отсутствие конструктивного диалога с представителями городской власти (заинтересованных комитетов) – конференция не освещена в целевых СМИ (бесплатно)

№5: отсутствие конструктивного диалога с отраслевыми коммерческими структурами – конференция теряет финансовую поддержку

Возможности и угрозыразвития индустрии

Угрозы:

- кризис: снижение финансирования науки, отсутствие финансовой стабильности, - сложные схемы получения грантов- «недозагрузка» научных работников научной работой - «старение» науки и «утечка мозгов»- недостаточно сильные международные связи

Возможности:

- курс на инновации- формирование культуры продвижения своей продукции бизнесом- развитие IT- изменения в «портрете» ученого

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Компания МОНОМАКСтел. (812)335-20-55тел. (812)335-20-58факс (812)335-20-39

www.monomax.ru

[email protected]

особенности проведения научных мероприятий. мономакс

Business