Page 1 of 37

برنامج دعم المجتمع المدني

الحكم الرشيد في منظمات المجتمع المدني دليل المتدرب

2012فبراير 29 – 27

Page 2 of 37

اليوم األول األولىالجلسة

مفاهيم الحكم الرشيد

Page 3 of 37

تماعية والثقافة التنموية، لقد شجعت التطورات االيجابية الكثيرة و المتالحقة، فى البيئة السياسية واالقتصادية واالجعلى طرح وتفعيل مفاهيم وآليات لم يكن متاحا طرحها، أو مواجهته طرحها تشككا أو مقاومة، ليس من الجهات

الحكومية فقط ولكن من بعض ممثلى القطاع األهلى أيضا احتياجات و أولويات فقد برزت، أو ظهرت معانى جديدة، لمفاهيم وقيم مثل: التخطيط بالمشاركة بناء على دراسة

المجتمع، ديمقراطية االنتخابات والتصويت وصنع/اتخاذ القرار، تداول األدوار/السلطة، الشفافية، المساءلة، التشبيك واالتحادات النوعية، الدعوة وكسب التأييد وتفعيل القاعدة الشعبية...الخ. و بالطبع فإن مشوار األلف ميل

مع الجهات التى تدعمها و مع زيادة مساحة تفهم الجهات الحكومية لهذه يبدأ بخطوة، و لقد خطت الجمعياتالمفاهيم و القيم، عدة خطوات إلى األمام. و لكن المشوار الزال أمام الجمعيات يحتاج منها أن تستمر فيه، وأن

تحافظ عليه وتحمى أية مكتسبات قد تحققت أو ستتحقق مستقبالكثيرة تتناول مسألة تحسين و تفعيل مفاهيم وآليات القيادة/الحكم الداخلى وهناك قضايا واشكاليات وموضوعات

واإلدارة فى الجمعيات األهلية، ضمن إطار ومنظومة المجتمع المدنى، وسنتناول بعضها. ونقدر هنا مدى رغبة ة، بل وعن واهتمام المشاركات/ين فى معرفة تفاصيل أكثر عن هذه الموضوعات التى سيتم تناولها فى هذه البنذ

الموضوعات األخرى التى لم تطرح هنا وال تقل عنها أهمية وفائدة. لذا نشجع المشاركات/ين على االستزادة بالسعى إلى أبواب وقنوات االتصال بالمكتبات ومراكز المعلومات والمصادر التعليمية، سواء المتخصصة منها أو

و القطاع األهلى والمجتمع المدنى الملحقة بجهة أو جمعية لها اهتمام بمجاالت التنمية الحكم الداخلي ووظيفة اإلدارة:

عادة ما تدار المنظمات والجمعيات بواسطة فريق من القيادات المتطوعة جنبا إلى جنب مع مجموعات العاملين مة دور والموظفين المتفرغين للعمل بالجمعية، وفى كل األحيان يكون للجمهور األساسي الذى تتكون منه المنظ

حيوى فى تنشيط وتفعيل األداء، إلى جانب المحافظة على الحيوية الدائمة للمنظمة. ومن هؤالء تتكون التشكيالت األساسية للجمعية أو المنظمة والتى يمكن تقسيمها إلى فئتين هم:

o الجمعية العمومية ومجلس اإلدارة o فريق العاملين في إدارة الجمعية

التركيبات المختلفة لجمعياتنا ومنظماتنا األهلية فالجمعيات العامة واللجان المتطوعة وبالتالي كما هو واضح من ومجالس اإلدارات هى األجهزة المهتمة بعملية الحكم الداخلى للمنظمات، بينما يقوم العاملون من المحترفون

.المتفرغون والمتطوعين بتولى مسؤوليات وظائف اإلدارةدور كل منهما، فبينما يجب أن ينصب اهتمام القادة المتطوعين في الفئة األولى وبال شك فإن هناك فرق بين

على بناء الكيان األساسي للمنظمة وتوفير المتطلبات الالزمة الستمراريتها في التواجد وفاعلية أدائها ووضع االستراتيجية (يشترك الرؤى والسياسات، ثم يشتركون مع العاملين في اإلدارة في صنع القرارات المصيرية والخطط

كل من الفريقين في وضع الخطة االستراتيجية للمنظمة أو الجمعية)، فإنهم وألجل الوصول إلى منظمة فعالة يجب أن يتركوا التفاصيل التنفيذية ومهام اإلدارة اليومية للمدير التنفيذي وباقي العاملين معه سواء من العاملين

الوقت، ففي النهاية تعمل أجهزة الحكم الداخلي للمنظمة على تحقيق المحترفين أو من المتطوعين لبعض

Page 4 of 37

مصداقية الجمعية أمام جمهورها األساسي وفى نفس الوقت تقوية شرعية وجودها وعملها أمام المهتمين بأمرها من .داخل المنظمة أو من خارجها، بينما يقتصر عمل اإلدارة على تنشيط فاعلية األداء

للمنظمة ووظائف (Internal Governance) الفرق بين ما يسمى بعمليات الحكم الداخليوهذا هو المقصود بالمعتادة ألنشطتها، ومن الهام جدا أن نفرق في جمعياتنا ومنظماتنا بين هذين (Management)اإلدارة

عية في مصر لهذا المستويين من العمل الداخلي، ويعد إدراك القائمين على الجمعيات األهلية والمنظمات التطو التمييز هو أحد المفاتيح األساسية في تنشيط وتفعيل العمل األهلي في بالدنا، وضمان أكيد لنجاح المشروعات التنموية، حيث تتصف منظماتنا بمساحة كبيرة من التداخل بين المجالين إذ كثيرا ما يقوم أحد أو بعض أعضاء

في مهام المدير التنفيذي مما يؤدى إلى إضعاف مهام اإلدارة مجالس الحكم (أعضاء مجلس اإلدارة) بالتدخل باإلضافة إلى شغل أجهزة مجالس الحكم عن دورها الحقيقي. وفي أحيان أخرى قد يحدث العكس، حيث ينفرد المدير التنفيذي _ وبخاصة إذا كان منتدبا من من الجهة اإلدارية المعنية_ بكافة شئون الجمعية وبالتالي يتحول

.س اإلدارة إلى مجرد واجهة شكلية للجمعية وبدون وظيفة فعليةمجلللمؤسسة ورسم مالمح الطريق نحو المستقبل وصنع يويهتم نظام الحكم الداخلي عادة ببناء الكيان الذات

السياسات والتوجهات العامة، في مقابل وظائف اإلدارة التي تهتم أساسا بكيفية استخدام الموارد المتاحة لتحقيقاألهداف والنتائج المرجوة وتتولى مسئولية تحويل وترجمة السياسات والتوجهات العامة للجمعية إلى أنشطة

ومشروعات، وذلك من خالل نظام فعال لضمان مشاركة أعضاء الجمعية وجمهورها األساسي. :أهمية وأهداف الحكم الجيد بالجمعيات والمؤسسات األهلية

هوم في األلفية الجديدة والتي شهدت العديد من المطالبات والضغوط الكثيرة المجتمعية تعاظم االهتمام بهذا المف، والذي تضمن أبعادا إيجابية تتفق 2002لسنة 84منها اصدار تشريع جديد للجمعيات األهلية، وهو القانون رقم

ها اطالق حرية الجمعيات مع التطورات العالمية الحديثة في تشريعات المنظمات غير الرسمية في العالم. منلممارسة نشاطها في مختلف المجاالت االجتماعية مع السماح بتعدد األنشطة، واتاحة الفرصة لها في تدبير وتنمية مواردها المالية بجهودها الذاتية من خالل إدارة أنشطة إقتصادية تدر عائد يتم إستخدامه كمورد هام من

ا تلقي مساعدات من جهات خارجية بعد اخطار الجهة اإلدارية المختصة موارد الجمعية ولتحقيق أهدافها. وكذوموافقتها. توفيرالضمانات والحماية لمؤسسي الجمعيات األهلية، والتأكيد علي كافة حقوقهم بدءا من تحديد النشاط

هذه االتحادات من أو األهداف أو االنضمام الي االتحادات التي تراها مناسبة. مع إتاحة الفرصة الختيار قيادات .قبل أعضاءها بحرية تامة ودون تدخل من قبل جهة اإلدارة

وبوجه عام تتمثل أهمية ممارسة سلطات اإلدارة الرشيدة (الحوكمة) في الجمعيات األهلية فيما يلــيألي مواطن تقاوم الحوكمة أشكال الفساد اإلداري والمالي عن طريق قيامها بتوفيرالشفافية والمحاسبة، بحيث يمكن

أن يتأكد بأن الجمعية تترجم الموارد الي برامج تحقق التنمية، وذلك عن طريق معرفة آليات صنع القرار، وتكلفة .تقديم الخدمة، وجودة الخدمة المقدمة

تساعد علي بناء كوادر في الجمعيات األهلية، واعداد صف ثاني من القيادات المستقبلية، وتمنع إغالق باب ي عدد محدود من األعضاءالعضوية عل

Page 5 of 37

تساعد في تحديد األهداف وسبل تحقيقها، والرقابة علي األداء، وضمان االستمرارية بأسلوب علمي يعتمد علي دراسة احتياجات وأولويات المجتمعات والفئات المستهدفة

قاء الجمعيةتقلل من األزمات المالية واإلدارية، وتساعد علي الخروج بأقل الخسائر، وتضمن استمرار وب تحقق الكفاءة والفعالية في استخدام الموارد

تساعد في تقويم عمل الجمعيات األهلية وقياس العائد االقتصادي منها وابرازه

:ويمكن القول بأن أسلوب ممارسة سلطة اإلدارة الرشيدة (الحوكمة) يؤدي الي بالجمعيات األهليةوجود عدالة وشفافية ومعاملة نزيهة لجميع االطراف ذوي العالقة. منع استغالل بعض أعضاء مجلس إدارة الجمعيات األهلية للسلطات المتاحة لهم في تحقيق مكاسب

.غير مشروعة أو تبديد أموال الجمعيــة تنمية الموارد المالية والبشرية في الجمعية.

العوامل المؤثرة علي استمرارية الجمعيات األهلية وعالقتها بالحوكمة

:لعديد من العوامل المؤثرة علي استمرارية الجمعيات األهلية يمكن تلخيص أهمها فيما يليهناك ا مدي وجود أعضاء ومجالس إدارات وموظفين دائمين ومتطوعين تتوافر لديهم الكفاءة والفعالية مدي قيام الجمعية بتحديد قاعدة العضوية الكامنة والتعرف علي احتياجاتها يز بقدرتها علي العمل الجاد والتزامها بتوفير الخدمات التي يحتاجها مدي توظيف كوادر تتم

األعضاء مدي قيام أعضاء الجمعية بتوجيه سياستها مدي كفاءة المجموعات التطوعية العاملة في الجمعية مدي وجود وصف وظيفي يوضح واجبات وسلطات ومسئوليات جميع العاملين بالجمعية

بوضوح اجتذاب األعضاء واالحتفاظ بهممدي نجاح الجمعية في مدي وجود نظام إداري ومالي يمكنها من تحديد مواعيد تسديد رسوم العضوية والتأخر في

تحصيلها مدي قيام الجمعية بوضع خطة مالية طبقا للنتائج المتوقعة مدي قيام الجمعية بابتكار وسائل جديد لزيادة إيراداتها صاالت ناجحة مع المجتمعمدي قيام الجمعية بتوفير وسائل ات

Page 6 of 37

(تابع) اليوم األول الجلسة الثانية

دوار ومسئوليات أجهزة الحكم واإلدارة داخل المنظمةأ

Page 7 of 37

الجمعية العمومية .1الجمعية العمومية هي السلطة األعلى في الجمعية فهي التي تنتخب أعضاء مجلس اإلدارة وتعزلهم

للجمعية والتي ال يمتلك مجلس اإلدارة التقرير في شأنها، ووفقا لقانون وتقرر المسائل المصيرية ، يجب دعوة الجمعية العمومية الجتماع عادي مرة كل سنة على األقل 2002لسنة 84الجمعيات رقم

خالل األربعة أشهر التالية النتهاء السنة المالية للجمعية، وذلك للنظر في: الميزانية والحساب الختامي - رير مجلس اإلدارة عن أعمال السنة تق - تقرير مراقب الحسابات. - انتخاب أعضاء مجلس اإلدارة بدال من الذين زالت أو انتهت عضويتهم. - تعيين مراقب الحسابات وتحديد أتعابه. - وغير ذلك مما يرى مجلس اإلدارة إدراجه في جدول األعمال. - -ي لألسباب التالية:كما يجوز دعوة الجمعية العمومية الجتماع غير عاد النظر في تعديل النظام األساسي للجمعية أو حلها أو اندماجها في غيرها - عزل كل أو بعض أعضاء مجلس اإلدارة. - أو غير ذلك من المسائل التي يحدد النظام األساسي للجمعية وجوب نظرها في اجتماع غير عادي. - مجلس اإلدارة:مسئوليات وأدوار .2

مسئوليات مجالس اإلدارة واختصاصات أعضائها في كل المنظمات بوجه عام، إال على الرغم من تماثلأن مستوى وطريقة أداء هذه المجالس وأعضائها يتفاوت من منظمة ألخرى نتيجة لعدد من العوامل،

منها: درجة التجانس والتنوع داخل المجلس. - تقييم المصالح الشخصية. - درجة االتفاق على رسالة المنظمة. -

كن يمكننا القول أنه عادة ما تصل مجالس اإلدارة إلى قمة األداء عندما يكون هناك اتفاق حول رؤية ول محددة وتوقعات مشتركة وحينما تصبح القضايا والمسئوليات محددة بوضوح.

وفيما يلي عرضا الهم المسئوليات الملقاه على عاتق مجلس اإلدارة في المنظمة غير الحكومية. ة المنظمة وتحديد أغراضها وبلورة رؤيه واضحة مشتركة. صياغة رسال .1 ودعمه وتقييم أداءه.اختيار المدير التنفيذي .2 التخطيط االستراتيجي. .3 الالزم لعمل المنظمة وضمان كفايته.تدبير التمويل .4 إدارة وتنمية الموارد بفاعلية. .5 إدارة الموارد البشرية للمنظمة وتعظيم مواردها التطوعية. .6 ارة ومتابعة وتقوية برامج وخدمات المنظمة.وضع واد .7

Page 8 of 37

توطيد عالقة المنظمة باألجهزة الحكومية وتعزيز المساندة األهلية لها وتحسين صورتها العامة. .8 ضمان الشرعية واألخالق ومواالة االلتزام بالمسئوليات في العمل. .9

مجلس اإلدارة الجدد وتقييم مستوى األداء.توجيه أعضاء .10

ئف المدير التنفيذياختصاصات ووظا .3إن األدوار التي يلعبها المدير التنفيذي تتنوع وتختلف من منظمة إلى أخرى باختالف طبيعة شخصية هذا المدير من ناحية، وطبيعة االهداف المطلوب تحقيقها من ناحية أخرى والتوقعات المرجوة منه من

دارة وتوجيهه للخيارات المختلفة، فإن ناحية ثالثة. وفي حين يتولى المدير التنفيذي إرشاد مجلس اإلللمجلس السلطة النهائية في تحديد السياسة التي ينتهجها، ولكن على الرغم من ذلك يمكن اعتبار القدر الذي يمتلكه المدير التنفيذي من المعارف والخبرات والمهارات هو المحدد الحقيقي لنطاق وفاعلية الدور

ة المنظمة وليست الحدود التي يضعها أو يسمح له بها مجلس اإلدارة.الذي بإمكانه ان يلعبه في إدار وفيما يلي عرض ألهم اختصاصات المدير التنفيذي في المنظمة غير الحكومية.

توصيل وترجمة رسالة المنظمة وتجسيد رؤيتها. .1 المشاركة في التخطيط ألنشطة المنظمة وأعمالها. .2 توفير مصادر التمويل. .3 رد المنظمة واإلشراف على شئونها المالية.إدارة وتخصيص موا .4 إدارة شئون العاملين بالمنظمة. .5 إدارة شئون المنظمة واإلشراف على تقديم برامجها وخدماتها. .6 اإلفصاح عن المنظمة والتعامل مع البيئة الخارجية. .7 اكتساب المعلومات وتوصيلها وتكوين المشاركة وادارة االجتماعات. .8 مجلس اإلدارة وتعزيز قوته. المساهمة في تطوير دور .9

تقييم األداء والنتائج بشكل دوري. .10

وفي النهائية يجب ان نؤكد على ان المهام السابقة ألجهزة الحكم واإلدارة ليست مستقلة تماما عن االخرى وانما تتداخل في بعض األحيان وتتكامل في كل الوقت. اإلنجاز واألداء المتميز للمنظمة.وبقدر التناغم والتكامل في االدوار بقدر ما نالحظ

Page 9 of 37

اليوم الثاني

األولىالجلسة الشفافية والمساءلة

Page 10 of 37

: كشف الحقائق و النقاش العام الحر حول تلك الحقائق و ضرورة إطالع األعضاء و المواطنين و الشفافية

لفة بطرق متاحة للجميع، و الكشف المهتمين و المعنيين على تفاصيل تلك الحقائق و مناقشة السياسات المخت

الذاتي ألوجه القصور في األداء أو الحكم الداخلي.

و كلما كان النظام يحقق مساحة أكبر من الشفافية في التعامل و يبيح وسائل المعرفة و تدفق المعلومات الخاصة

يد.بالمنظمة لجميع األعضاء و المعنيين كلما كان اقرب إلى تطبيق مبادئ الحكم الرش

تتميز الجمعية التي تتمتع بالشفافية في أنها تمتلك االستعداد إلشراك اآلخرين في المعلومات و الحقائق و البيانات و القرارات الخاصة بعملها و لديها االستعداد لمناقشة هذه األمور بانفتاحية وحرية.كما أنها مستعدة

وقت. و يجب أن ينعكس هذا المستوى من النقد الذاتي دائما لتلقي النقد من األعضاء عن سياستها و في أي على الجمعية في كل من التقدير السنوي لها و في التقييم الذي تقوم به ألنشطتها و برامجها كما أن الجمعية ذات الحكم الذي يتمتع بالشفافية تهتم أن تأتى قرارات مجلس اإلدارة عن طريق التصويت الفردي كما يمكن أن تقوم

ة بعض أعضاء الجمعية العمومية لحضور بعض جلسات مجلس اإلدارة بل و التحدث فيها كما يمكن أن بدعو ) حق كل عضو في 3تبيح الجمعية محاضر جلسات مجلس اإلدارة للجميع و قد أتاح القانون في المادة (

اإلطالع على مستندات الجمعية و حضور الجمعية العمومية.

عمومية في اإلطالع على الحساب الختامي و الميزانية السنوية للجمعية في االجتماع كما أعطي الحق للجمعية ال السنوي لها.

و تتمثل فلسفة الشفافية في أن الجمعيات األهلية و المؤسسات الخاصة تنظيمات عامة تنشأ من العوام لخدمة

العوام و لذلك يجب أن تكون متاحة للعوام و ال تنحصر في نطاق الخواص. يرتبط مبدأ الشفافية بعمليات التسجيل و التوثيق و كتابة التقارير إلتاحتها لكافة األعضاء و إطالعهم على أية و

بيانات أو معلومات فنية أو مالية تتعلق بأنشطة الجمعية و عمليات صنع القرار.

و تتضمن هذه السجالت:

د الحضور و عدد الغياب و عدد االجتماعات و تسجيل إحصائي يهتم باألرقام و اإلحصاءات مثل عد -أ نتائج التصويت و االقتراع بحاضر مجلس اإلدارة.

تسجيل وصفي تحليلي يهتم بالكيف و بالعالقات المختلفة بين األفراد في الجماعات و بين الجهات -ب

دارية و كال الخارجية و الجماعات األخرى و تحتوي سجالت المواطنين و النشاط و السجالت اإل

Page 11 of 37

النوعين هام و مفيد و مكمل لآلخر أي ال يمكن االستغناء عن أحدهما. بل أنهما البد من وجودهما معا لكي تكتمل الصورة.

-أهمية الشفافية : •

تبيح المشاركة الفعلية و الفعالة لجميع األطراف في عملية اتخاذ القرارات و الرقابة عليها. -1 لمنافسة من أجل تحقيق أهداف المنظمة.تشجيع على ا -2 تعمل على تفعل االتصاالت المتبادلة داخل الجمعية و مع األطراف الخارجية من خالل تبادل -3

المعلومات. تضمن تحقيق أكبر قدر ممكن من رضاء الفئات المستهدفة. -4 ية.تمنع الحقد و الصراعات و النزاعات و األمراض االجتماع -5 تساعد على التعاون و تشجع على تكوين فريق عمل فعال. -6 تزيد من معدالت الكفاءة و الفاعلية في إنجاز األهداف. -7 تساعد على االستمرارية واالستدامة في عمليات التنمية و الحفاظ على منجزاتها. -8 لتحقيق أهداف المنظمة. تساعد على اختيار الوسائل المناسبة و المالئمة -9 تقلل من التهرب من المسئولية و تساعد كل عضو في تحمل تبعات أخطاءه. -10 تنمية الشعور بالوالء و االنتماء بين أفراد المجتمع. -11

اإلعداد الجيد الجتماع مجلس اإلدارة •

ة الجمعية بصورة دورية التخاذ تنص اللوائح المنظمة لعمل الجمعيات على أن يجتمع أعضاء مجلس إدار قرارات في مختلف جوانب نشاط الجمعية سواء كان ذلك متعلقا بالجوانب المالية واستغالل الموارد ، أو األنشطة أو الجوانب القانونية ، أو العالقات داخل الجمعية وخارجها . وذلك بما يتفق مع رسالة الجمعية ويحقق أهدافها.

عات مجلس اإلدارة مثمرة تدفع العمل إلي األمام، وأحيانا تكون أحيانا تكون اجتما غير مؤثرة.

ماهية اجتماع مجلس اإلدارة .1

حيث يضع المجلس Governanceيرتبط اجتماع مجلس اإلدارة داخل الجمعية األهلية بالحكم الرشيد إلي إعداد خاص. السياسات ويراقب تطبيقها. وهو األمر الذي يجعل االجتماع مهما ، ويحتاج

والهدف من اإلعداد الجتماعات مجلس اإلدارة هو االستغالل الجيد لوقت وخبرات األعضاء ، حيث أن الوقت المخصص لالجتماع هو عبارة عن أوقات يستقطعها األعضاء من حياتهم الخاصة لصالح الجمعية ،

لى تحقيق ما أنشئت من أجله، وينحصر يقدمون خاللها خبراتهم وخالصة فكرهم مساهمة في مساعدة الجمعية ع دور مجلس اإلدارة في وضع سياسات عامة دون الخوض في تفاصيل اإلدارة التنفيذية اليومية.

Page 12 of 37

وهو ما يجب أن ينعكس بصورة مباشرة على الموضوعات التي يناقشها والقرارات التي يتخذها ، أيضا والفهم الواضح للدور األساسي للمجلس ، أي أنه يجب أن يجب أن يكون اإلعداد وتنفيذ االجتماعات تتفق تماما

ينعكس هذا الدور على عمليتي إعداد وعقد اجتماعات المجلس.

عوامل نجاح اجتماعات مجلس اإلدارة .2

هناك عدة عوامل تساعد علي نجاح اجتماعات مجلس اإلدارة هي : :التحديد الدقيق لوقت االجتماع

ب تتعلق بإدارة االجتماع أثناء انعقاده مثل المناقشات المطولة، أو الخروج قد تطول االجتماعات ألسباعن جدول األعمال ، أو غيرها من األسباب التي تؤدي إلى إطالة وقت االجتماع دون فائدة، وحتى نضمن أن

أعمال تأتي إجتماعات مجلس اإلدارة في حدود الوقت المقرر لها دون إطالة أو اقتضاب يجب أن يكون جدول االجتماع متوازنا بعد دراسة جيدة للوقت المتوقع لكل بند ، وتحديد واضح للهدف من االجتماع .

وينبع االهتمام بااللتزام بالوقت المحدد لالجتماعات من حرص علي وقت األعضاء الذين لديهم طولة التي ترهق المشاركين بالضرورة إنشغاالت أخري، كما أن هناك تشكيكا في جدوي أو منتج االجتماعات الم

مهما كان مدى جدية وأهمية الموضوعات المطروحة.واذا شعر األعضاء أن االجتماع الدوري لمجلس اإلدارة يطغي علي التزامات أخري فإن ذلك قد يدفعهم إما إلي االعتذار عن حضور االجتماعات أو االنصراف مبكرا أو تجنب الدخول في تفاصيل جدول األعمال

ى ينتهي االجتماع في الموعد المقرر له. كل ذلك يضعف من فعالية اجتماعات مجلس اإلدارة، وقد يؤدي إلي حت هيمنة أقلية منظمة من األعضاء لديها متسع من الوقت ورغبة في الهيمنة علي مقاليد األمور بالجمعية.

توفر المعلومات

وبعد االجتماع. ويعتبر تداول المعلومات من ال شك أن توفر المعلومات يتيح استخدامها قبل وأثناء الجوانب الحيوية لنجاح أي اجتماع ، خاصة إذا كان االجتماع يناقش موضوعات تتطلب الرجوع إلى مواد يستغرق االطالع عليها وقتا طويال قد ال يتيحه وقت االجتماع ، مثال علي ذلك تقارير اللجان ومقترحات

رها . المشروعات والموازنات ، وغي

تغطي هذه المعلومات الجوانب المالية واألنشطة والسياسات والتقارير وغيرها ، على أن تكون ملخصة مرتبطة بجدول أعمال االجتماع . كما يمكن تزويد األعضاء بالمعلومات إلثراء خلفيتهم عن موضوع معين

ن اتخاذ القرار. مطروح للمناقشة بما يساعدهم على تكوين صورة أكثر وضوحا ترشد م

الهدف من االجتماع يحتاج اإلعداد لعقد االجتماع إلى تخطيط جيد مع التركيز على الهدف من االجتماع ، وقد يسعى االجتماع إلى تحقيق العديد من األهداف ، ومع التسليم أن األهداف من االجتماعات قد تتشابه وتكاد تكون

Page 13 of 37

عقد بصفة منتظمة ، إال إنه يظل لكل اجتماع هدف يختلف عن غيره نمطية خاصة بالنسبة لالجتماعات التي تتبعا لطبيعة الموضوعات التي ستطرح خالله والتحديدات التي سوف تواجهها عملية اتخاذ القرارات خالله وغيرها

من المتغيرات التي تجعل من كل اجتماع بمثابة تحد جديد له أهداف جديدة مختلفة عن سابقيه والحقيه . مسئولية اإلعداد الجتماع مجلس اإلدارة

يظن البعض أن اإلعداد لمجلس اإلدارة يأتي في إطار مسئوليات سكرتير مجلس اإلدارة ،أو المدير التنفيذي ، أو السكرتارية ، أو قد يقوم رئيس مجلس اإلدارة بنفسه باإلعداد الجتماع المجلس. وأيا كان من يقوم

سواء كان هو نفسه المسئول عن الدعوة لالجتماع ، أو كان المسئول عن الدعوة -بعملية اإلعداد لالجتماع فإن المسئول عن إعداد االجتماع عليه أن يتأكد من جدية عملية اإلعداد. وهو ما يتطلب منه -شخص آخر

التشاور مع أطراف أخرى .

تخطيط جدول األعمال د من السمات: يتسم التخطيط الجيد الجتماع مجلس اإلدارة بعد

* أن يكون الغرض من االجتماع واضحا في ذهنك قبل أن تدعو لعقده. * ابتعد عن الموضوعات المتكررة في اجتماعات المجلس كلما أمكن.

* تجنب اختيار التوقيت السيئ لالجتماعات. * راعي أن يكون المكان مناسبا لالجتماع وقم بإعداده وتزويده بالتجهيزات المطلوبة.

* حدد وقتا لالجتماع ولكل بند في جدول األعمال حسب أهميته.احرص على وصول جدول األعمال إلى األعضاء قبل االجتماع بوقت كاف حتى تتسنى لهم فرصة •

االطالع عليه.

إدارة اجتماع مجلس اإلدارة * دور اللجان في اإلعداد

س على اتخاذ قرارات موضوعية تستند إلي تلعب لجان المجلس دورا مهما في مساعدة أعضاء المجلالوقت الكافي لدراسة كل القضايا المعروضة -خالل اجتماعاته-دراسة معمقة، حيث ال يتاح لمجلس اإلدارة

عليه بصورة تمكنه من اتخاذ القرار السليم . لذا فإن مهمة اللجان هي الدراسة التفصيلية لمختلف الموضوعات وقت كاف وخبرات سواء كانت هذه الخبرات من داخل اللجنة أم من خارجها في شكل نظرا لما تتمتع به من

-االستعانة بالخبراء والمتخصصين. وعلى القائم باإلعداد لالجتماع أن يحرص على التأكد من أن عمل اللجنة ، وتعلم الوقت تم أخذه في االعتبار ، فيتأكد من أن اللجنة على علم بموعد االجتماع -فيما يختص باالجتماع

المخصص لها ، وترتيب عرضها في جدول أعمال االجتماع ، وان ما سيجري عرضه قد تم اإلعداد له : تصوير ، وسائل عرض ، . . . وغيرها .

Page 14 of 37

* التأكد قبل االجتماع أن العائد يساوي أو يزيد على التكلفة المتمثلة في المصروفات كالمشروبات أو تصوير ال ينظر إلى تكلفة االجتماع على أنها فقط التكلفة المباشرة

المستندات أو غيرها . ولكن األهم من ذلك هو التكلفة األخرى المتمثلة في وقت األعضاء الذي يستهلك في اإلعداد لالجتماع والذهاب إلى مكان انعقاده والعودة منه ، أيضا ينظر إلى أهمية الموضوعات التي سيتم

ات تستحق المناقشة ، ويترتب على مناقشتها نتائج مهمة ، أم هي موضوعات ليست مناقشتها وهل الموضوعحيوية ونتائجها ضعيفة القيمة . إن تكلفة االجتماع في جميع الحاالت تقريبا ثابتة ، ولكن العائد من كل اجتماع

مختلفا. * الجداول غير المعلنة لالجتماعات

ولديهم جدول األعمال الخاص بهم الذي يخدم أهداف غير معلنة لديهم ، قد يأتي بعض األعضاء إلى االجتماع وبغض النظر عن شرعية أو عدم شرعية موضوعات األجندة غير المعلنة لكل عضو ، فإن اإلعداد الجيد لالجتماع يساعد على االلتزام بجدول األعمال المعلن وتسيير المناقشات بما يخدم الموضوعات المدرجة به .

عن طريق :وذلك وضع جدول األعمال الذي يلبي طموحات المشاركين. - تحديد إطار زمني لالجتماع. - تخصيص زمن محدد لكل بند في جدول األعمال. -

ترتيب جدول األعمال:ضع بند أو أثنين في مقدمة ترتيب جدول األعمال يؤثر علي سير المناقشات. ومن األفضل و

األعضاء. واذا كان هناك موضوع ساخن يشغل ذهن الحاضرين فقد يكون من الجدول ال يثيران جدال بين األنسب وضعه في الجدول أوال حتى يتم االنتهاء منه في البداية ثم يفرغ ذهن الحاضرين لمناقشة بقية

الموضوعات. ومن ناحية أخري فإن كل بند من بنود جدول األعمال هو اجتماع مصغر في حد ذاته، يجب أن يجذب

اهتمام الحاضرين، وتكون له نتائجه الخاصة. والبد من تقدير الوقت الكافي الذي يحتاجه لكل بند، ويكون تقدير الوقت مدونا في جدول األعمال يعرفه كل عضو مسبقا قبل االنخراط في مناقشته.

وقت وفي كل األحوال يجب أن يتفق أعضاء مجلس اإلدارة في البداية علي جدول األعمال وال المخصص لمناقشة كل بند.

* نظام المعلومات

إن توفير المعلومات الضرورية والالزمة الجتماعات مجلس اإلدارة قد ال يكون مجديا إال إذا تم تقديم المعلومات في التوقيت والشكل الذي يسهل على األعضاء استيعابها واستخدامها . ويعني هذا أن المعلومات ال تقدم فقط

االجتماع بل أن هناك معلومات تقدم قبل وأثناء وبعد االجتماع حسب طبيعة استخدامها والغرض منها. أثناء وتجدر اإلشارة إلى أن نظام المعلومات الذي نتحدث عنه هو نظام معلومات يدعم عمل أعضاء المجلس سواء

Page 15 of 37

جمعية نظام معلومات كان ذلك خالل انعقاد االجتماع أو خارج االجتماع. ويتطلب ذلك أن يكون في كلInformation System ، ويقتضي ذلك أن يتم جمع وتصنيف وتقديم المعلومات ألعضاء مجلس اإلدارة

وكذلك العاملين في الجمعية في أي وقت يحتاجون إليه ، وهو ما يساعد على تدعيم الشفافية في العمل ، ويساعد على إجراء تقييم موضوعي لما تم إنجازه من أعمال.

تقييم اجتماعات مجلس اإلدارة

من الضروري إجراء تقييم ألداء مجلس اإلدارة ألن ذلك هو السبيل لتفعيل أدائه ، و حرصا على أداء كفء فعال لمجلس اإلدارة يتعين إجراء تقييم أثناء عقد االجتماع نفسه.

تفرقة خالل اليوم أما في االجتماعات في االجتماعات التي تستغرق يوما كامال يجري التقييم على ثالث فترات مالتي تستغرق يوما واحدا فقط يجري تقييم واحد في منتصف االجتماع. إن الحرص على إجراء تقيم دوري يدفع

أعضاء المجلس إلي مراقبة أدائهم باستمرار.تهي االجتماعات ويجب أن يكون هناك حرص على إجراء تقييم مختصر في نهاية االجتماع ، ففي أحيان كثيرة تن

وهناك شعور عام بالتوتر وعدم استكمال مناقشة بعض الموضوعات ، واحساس بعدم حل بعض القضايا المعلقة بين بعض الحاضرين.

ويمكن على المستوي النفسي أن يؤدي التقييم في نهاية االجتماع إلي إراحة نفسية األعضاء ، حيث يتم أوال بأول السلبية، مثل المشكالت التي تنشأ نتيجة اختالف وجهات النظر أثناء النقاشات في مواجهة االتجاهات النفسية

االجتماع.

صعوبات .. وحلول -تواجه اجتماعات مجلس اإلدارة صعوبات تضعف أحيانا من فعاليتها ، من هذه الصعوبات:

األعضاء روابط مجلس اإلدارة يضم مجموعة من األعضاء. ومن الطبيعي أن تنشأ بين هؤالءالشللية: -1وعالقات شخصية مما قد يؤدي إلي نشوء مجموعة صغيرة متجانسة متآلفة من األعضاء وهو وما يمكن تسميته بالشللية. وقد يترتب على ذلك أن تتبني هذه المجموعة الصغيرة أو الجزر المنعزلة آراء بعينها تدافع

عنها علي حساب المجموع ككل.

لمجلس اإلدارة تتكون من أعضاء يجري اختيارهم بأسلوب عشوائي حتى يجد يكمن في تشكيل لجان ئكحغكاألعضاء فرصة لالختالط والتفاعل على أسس غير شخصية ، وهو ما قد يدفعهم إلي اكتشاف مساحات جديدة

مشتركة بينهم تجمعهم معا ، ونقاط جديدة يختلفون حولها.

إدارة الجمعية اجتماعهم وهم محملين بأفكار قد يبدأ أعضاء مجلس :المشاعر واألفكار المسبقة -1ومشاعر سلبية خلفها االجتماع السابق. واذا تركت هذه المشاعر فقد تؤدي إلي إفساد االجتماع وقد

تكون باعثا لمناقشات غير مثمرة، وقد تتسبب في تصاعد حدة الخالفات وتجذرها.

Page 16 of 37

ر سلبية بين االجتماعات. وقد يكون ذلك من يكمن في مراعاة أن يتم تصفية أية مشاعر أو أفكا الحـلخالل تقوية العالقات والروابط الشخصية واللقاءات الخاصة بين األعضاء الكفيلة بإزالة سوء الفهم أو

أي اتجاهات سلبية داخل المجلس. االتجاهات النفسية لبعض األعضاء: يتكون مجلس اإلدارة من أعضاء قد يوجد بينهم من لديه -2

ية أو سلوكية تعرقل التفاعل داخل المجلس مثل الشخص المتسلط وسريع االحتداد ، خصائص نفس ومثير الشغب ....الخ.

: البد من تطوير أساليب داخل مجلس اإلدارة للتصدي لمثل هذه االتجاهات النفسية السلبية الحـلشكل " نحن .. وهم ". الكفيلة بعرقلة النقاش بل واضفاء طابع عدائي على مناخ الحوار الذي قد يأخذ

إحدى وسائل التحكم في سلوك مثل هذه النوعية من األشخاص هي تقسيم العمل علي مجموعات صغيرة وتشمل القواعد المنظمة لعمل المجموعة تحديد وقت لكل فرد في المجموعة يتحدث فيه دون

السماح بأي مقاطعة لحديثه.تماع مجلس اإلدارة يقلل إلي حد بعيد من السلوكيات وفي كل األحوال فإن التصميم الجيد والمحكم الج

الهدامة أثناء االجتماعات.

قائمة اإلعداد الجتماع مجلس اإلدارة تحديد الهدف من االجتماع . - إعداد جدول األعمال وأخذ الموافقة عليه . - تحديد إطار زمني لالجتماع . - تقدير عدد الحاضرين وتكوين تصور عنهم . - د الوقت المخصص لكل بند من بنود االجتماع .تحدي - حجز وتجهيز مكان االجتماع . - إرسال الدعوة في الموعد . - موقع االجتماع يناسب المشاركين . - إخطار اللجان المعنية باالجتماع . - توفير المعلومات الالزمة. - وضع موازنة لالجتماع . - توقيت عقد االجتماع يناسب المشاركين. -

ولمزيد من التنظيم يمكن أن يتم ربط كل بند في قائمة المراجعة بتاريخ محدد قبل االجتماع ، كأن يسجل مثال :- قبل االجتماع بشهر. -وضع جدول األعمال وأخذ الموافقة عليه إرسال الدعوة لالجتماع قبل االجتماع بثالثة أسابيع. –إرسال الدعوة وجدول األعمال -1

Page 17 of 37

المساءلة هي أحد مبادئ الحكم الرشيد وهى حق الجمهور األساسي للجمعية و مختلف األطراف المعنية في أن مساءلةال

عداد حيثيات مقنعة عن كل قراراتها وسياساتها فهي إ تسأل وتحاسب أعضاء األجهزة الحاكمة.وعلى أجهزة الحكم/ تبط بعالقات مساءلة أمام األعضاءية تر العالقة التي تربط األفراد والجماعات داخل وخارج الجمعية، والجمع

خالقية.العاملين / المتبرعين / الممولين وفقا للقيم والمعايير األ

المساءلة هي التزام منظمات المجتمع المدني بتقديم حساب عن طبيعة ممارستها للواجبات المنوطة بها بهدف رفع كفاءة وفاعلية هذه المنظمات .

-أهمية المساءلة : •

عى المساءلة إلى تعزيز و تحقيق الكفاءة و الفاعلية في إنجاز وتقديم الخدمات للمستهدفين و إذا تس •كان الهدف العام ألنظمة الحكم الرشيد هو مساعدة الجهاز اإلداري للجمعية أو المنظمة على تطبيق

ة .كفء و فعال للسياسات العامة ، فإن المساءلة تساعد على تحقيق ذلك بكفاءة و فعاليباستخدام المساءلة تزيد قدرة الجمعية أو المنظمة على إنجاز المهام المطلوبة أو تحقيق األهداف •

الموضوعية مما يحقق كفاءة عالية في األداء. تطبيق المساءلة يعني اختيار الوسائل المناسبة و المالئمة لتحقيق هذه األهداف الموضوعية وذلك •

.يؤدي إلى زيادة فعالية المؤسسة تطبيق المساءلة سيؤدي إلى تدعيم مشاركة المواطنين و األعضاء في عملية اإلدارة و الحكم الرشيد •

للجمعية أو المنظمة و تظهر األهمية القصوى لذلك في آليات المساءلة فهي تساعد الذين هم خارج عمل الجمعية الجهاز الحاكم للجمعية في القيام بدور مما يساعدهم على اإلقبال النشط في مجاالت

. ويجب على النظام أن يضع أسس متكاملة لتحقيق المساءلة الكاملة ، فيصبح القائمون على تنظيم و تفعيل أجهزة الحكم الرشيد مسئولين مسئولية مباشرة و بصفة دورية أمام األعضاء و المهتمين من داخل و خارج

توزيعها على أعضاء الجمعية و األجهزة الحكومية الجمعية . كإعداد تقارير دورية بشكل منتظم عن أنشطتها والمعنية و الممولين و أفراد المجتمع ، وأن تقوم الجمعية بإجراء استقصاء سنوي عن مدى رضا األعضاء

والمستفيدين عن األنشطة التي تقوم بها الجمعية. -مؤشرات وجود المساءلة : •

لكل عضو في الجمعية الحق في أن يعرف قرارات من األوضاع المثالية في هذا المبدأ هو أن يكون مجلس اإلدارة واألسباب التي دفعتهم التخاذ هذه القرارات ويجب على مجلس اإلدارة االستجابة لهذا الطلب ، لذا يلزم عمل أبحاث دورية عن مدى رضا األعضاء عن أداء المجلس وعلى نتائج هذه البحوث يجب أن يعدل

ا يضفي المصداقية على عمل الجمعية التي تقلل من احتمال حدوث أي صراعات داخلية المجلس سياساته مم

Page 18 of 37

، وهنا يمكننا أن ننظر إلى أهمية المحاسبة والمساءلة باعتبارها أحد وسائل الحصول على المعلومات المتعلقة هل الجمعية تتبنى مبدأ المساءلة ؟برغبات المتعاملين مع الجمعية ، وهنا يأتي الدور على الرد علي تساؤل

يوضحان مدى تبنى الجمعية لمبدأ المساءلة وقد قمنا بتدعيم هذه مؤشرين رئيسيينولإلجابة على التساؤل لدينا

الجمعية في تبنى مبدأ المساءلة .المؤشرات ببعض المساعدات الفنية التي تساعد

التي تعد أهم وسيلة من وسائل جمع المعلومات والمتابعة وتقديم وأهمية هذا المؤشر نابعة من أهمية التقارير

التوصيات واالقتراحات فهي تعكس بموضوعية وبشكل محدد موقف أنشطة وبرامج الجمعية ومدى التقدم فيها، يعرف مدى ما وصلت إليه الجمعية. فمن حق كل عضو بالجمعية أن

معدي التقارير) –س اإلدارة ولتطبيق هذا المؤشر البد من معرفة ما يخص (مجل

أوال: ما يخص مجلس اإلدارة:البد من أن يقتنع مجلس إدارة الجمعية بأهمية التقارير وأن يتفهم دور التقارير في عملية -1

التخطيط في الجمعية وذلك من خالل تبني رئيس الجمعية الفكرة ومناقشتها في جلسات مجلس ة.عن موضوع المسائلة و المحاسبي (المحاسبية)1لمية المرفقة اإلدارة وذلك بمناقشة المادة الع

وتوضح هذه التقارير مع التي يرى مناسبتها لعمل الجمعية، يقوم مجلس اإلدارة باختيار التقارير -2مراعاة توضيح ( البعد الزمني / الهدف من التقرير / محتويات التقارير / شكل التقارير /

من يقوم بهذه التقارير ولمن توجه )من تنفيذ هذه المرحلة وهو عبارة عن مجموعة محاضر أو على تستطيع الجمعية أن يكون لديها مستند تحقق

0األقل محضر الجتماع مجلس إدارة ثم مناقشة أهمية التقارير فيه وموضح به احتياج الجمعية للتقارير

ثانيا : بالنسبة لمعدي التقارير ونوا على سبيل المثال ( المدير يتم تحديد معدي التقارير الذي تم اختيارهم بمعرفة مجلس اإلدارة فقد يك -1

ي/ مسئول المتابعة/ التنفيذي / رؤساء األقسام / سكرتير مجلس اإلدارة / أمين الصندوق/ المدير المال )مدير البرامج.........الخ

ارير يرشح معدي التقارير لحضور دورة تدريبية عن كيفية إعداد التقارير لتدريبهم واكسابهم مهارة كتابة التق -2

المؤشر األول:تقارير الخاصة بأعمالها ألعضاء الجمعية " تقوم الجمعية بمراجعة وتوزيع ال

العمومية وأفراد المجتمع "

Page 19 of 37

أو على األقل يقوم معدي التقارير باالضطالع والدراسة الجيدة لكتب أو دراسات عن مهارات كتابة التقارير.

الشكل الذي ستخرج -يقوم كل معد تقرير بإعداد خطته لكتابة التقارير المكلف بها بأن يحدد (موعدها -3 ي موعدها.دأ في إعداد التقارير فالخ ) ثم يب......محتواها -به

ثالثا : بالنسبة العتماد التقارير ونشرها (بمعرفة مجلس اإلدارة )

تعرض التقارير في موعدها على مجلس إدارة الجمعية الذي يقوم بمناقشة كل ما جاء فيها ومناقشة -1 قرار المناسب لشأن هذه التوصياتتوصيات التقرير واتخاذ ال

ال على المستوى المعنى به دارة قرارا بضرورة نشر التقارير كنشر التقرير وهنا يجب أن بأخذ مجلس اإل -2 :فمثال البد وأن ترسل إلى العاملين أنفسهم. تقارير كفاءة العاملين:** : البد وأن ينشر على المستهدفين من النشاط. تقارير األنشطة** الخ ).....لممولين تنشر على الجهات المعنية (( الجهة اإلدارية / اتقارير مالية وسنوية: ** : ينشر على (الجهة اإلدارية/ الجمعية العمومية / األعضاء / القاعدة الشعبية تقرير إنجازات الجمعية**

الخ ) ....العاملون

إن االستقصاءات ليست غاية في حد ذاتها بل هي وسيلة أوليه تؤدى هذه الوسيلة إلى التعرف على مدى رضاء ان كانت هي األخرى ليست غاية وانما وسيلة أخرى لوضع معايير لمجلس اإلدارة يعمل األعضاء عن الجمعية و

من خاللها على تطوير أداء الجمعية بما يتناسب مع رغبات األعضاء والتي تؤدى إلى كسب ثقتهم في الجمعية .ديم خدمة جيدة مرضية للمستهدفينوتفعيل أدوارهم معهم حتى تصل الجمعية إلى غايتها من تق

فاستقصاء أراء األعضاء يعمل على زيادة مساحة الثقة بين أعضاء الجمعية ومجلس اإلدارة وهناك العديد من الخ....االستقصاءات منها ما يقيس رضاء األعضاء أو العاملين أو المستفيدين من الخدمة

اء عن أعمال الجمعية لقياس مدى رضاء األعض -على األقل -يجب أن تقوم الجمعية بإجراء استقصاء سنوي -تضع بين أيديها بعض الخطوات اإلجرائية التالية :ولكي تصل الجمعية للقيام بهذا االستقصاء

عية وذلك من خالل جلساته الموثقة.يقوم مجلس اإلدارة بمناقشة أهمية االستقصاءات لتطوير أداء الجم -1ستقصاءات من ( عاملين / أعضاء / مستهلكين يقوم مجلس اإلدارة بتحديد الفئة المستهدفة من اال -2

واعيد الدورية لهذه االستقصاءات.الخ )وتحديد الم..../جهات معنية

المؤشر الثاني:"تقوم الجمعية بأجراء استقصاء حول مدى رضاء األعضاء عن

أعمال الجمعية"

Page 20 of 37

تحديد واختيار -يقوم فريق االستقصاء بعمل جلسات تخطيطية تخصص لتصميم استمارة االستقصاء -3ئية أو منضبطة وتحديد الفئة التي سيتم االستقصاء عليها سواء أكانت مسح شامل أو عينة عشوا

معي البيانات ومدة جمع البيانات.جااملة وموضوعية ينتقل جامع البيانات إلى الفئة المستهدفة من االستقصاء ويتم جمع البيانات بحيادية ك -4

في المدة المحددة. ماع اآلراءيقوم فريق االستقصاء بتفريغ نتائج االستقصاء وترتيب اإلجابات حسب ما حصلت عليه من إج -5ء فئة االستقصاء في يتم تحليل هذه النتائج ووضع بعض الحلول للمشكالت التي قد تظهر من خالل آرا -6

صورة توصيات.يتم عرض نتيجة االستقصاء على مجلس إدارة الجمعية لمناقشة ما جاء به من توصيات واتخاذ قرارات -7

قصاء.للمشكالت التي تظهر في االستمن شأنها وضع عالج يتم طبع تقرير االستقصاء ونتائجه وتوصياته وقرارات مجلس اإلدارة المتعلقة بنتائجه ويتم نشرها بأحد -8

-الطرق اآلتية : يد على المستهدفين من االستقصاء.توزيعه بالبر • خة كاملة بلوحة إعالنات الجمعية.وضع نس • إرساله إلى الجهات المعنية. • ين في جلسات تخصص لذلك.والمستهدفعرضه على األعضاء • ية العمومية في اجتماعها الدوري.عرضه على الجمع •

-مستويات المساءلة في الحكم الرشيد: •يمكن النظر إلى المساءلة في اإلدارة العامة بوصفها عملية مستمرة تبدأ بالمساءلة التقليدية التي تركز

تماعية التي تركز على المخرجات وبين هذين المستويين هناك على مدخالت المنظمة ، و ينتهي بالمساءلة االجالتي تتناول األنشطة و العمليات مساءلة العمليةالتي تمتد ، و مساءلة البرامجمستويان آخران للمساءلة هما :

.اللها تحويل المدخالت إلى مخرجاتالتي يتم من خ

-. مساءلة البرامج :1األنشطة الخاصة بالجمعية أو المنظمة ، حيث يتم من خالل تطبيق تنصب مساءلة البرامج على نتائج

البرامج الموضوعة ترجمة و تجسيد أهداف السياسات العامة ، ووضعها موضع التطبيق ، وبذلك يكشف هذا المستوى من المساءلة حجم األداء الفعلي للمنظمة :

هل يجري تطبيق البرامج وفق األهداف المحددة ؟ -1ذ البرامج بكفاءة و فاعلية ؟ و هل هناك أي انحراف في التطبيق عن القواعد هل يجري تنفي -2

القانونية واللوائح و النظم المعمول بها ؟ هل الموارد المخصصة كافية ؟ وهل يتم االستفادة منها بكفاءة و فاعلية ؟ -3 هل حققت البرامج العوائد المتوقعة منها أم ال ؟ -4

Page 21 of 37

ائد مع المبادئ و المعايير الخاصة بالمساءلة المعمول بها ؟هل يتوافق النظام المحاسبي الس -5

-. مساءلة العملية :2تنصب مساءلة العملية على جملة العمليات و األنشطة التي يتم خاللها تحويل المدخالت ( محور

المساءلة التقليدية ) إلى مخرجات ( محور اهتمام مساءلة البرامج ) .العملية من خالل عدة مؤشرات و معايير كمية للمستفيدين من برنامج و تتحقق المساءلة على مستوى

معين و مقارنته بالعدد الكلي للمستفيدين .وتعزز المشاركة في الحكم الرشيد من قدرة المستفيدين على التأثير على طريقة تنفيذ البرامج بما يمكن

حقيق عوائد إيجابية تقترب مما يمكن األفراد من االتصال بموارد المجتمع و بناء قدراتهم من أجل تتسميته بالمساءلة االستراتيجية ، وتهتم باألساس بالتزام المنظمات بدورها االجتماعي تجاه البيئة التي

تباشر نشاطها فيها ، وكذلك إزاء المواطنين المستفيدين .

Page 22 of 37

(تابع) اليوم الثاني

الجلسة الثانية القيادة في الجمعية ديمقراطية

Page 23 of 37

المفاهيم أوال:

هي القدرة على التأثير في سلوك األفراد والجماعات أو هي عملية التنسيق بين األفراد هي القيادة - والجماعات بغرض تحقيق األهداف.

شكل من أشكال الحكم السياسي قائم باإلجمال على التداول السلمي للسلطة وحكم هي الديمقراطية -هي هي نظام لصناعة القرارات والسياسات المجتمعية من خالل مجموعة من أو بمعنى آخر، ريةاألكث

المؤسسات والسلطات واإلجراءات والضمانات، التي تكفل أن يتمتع كل مواطن وصل للسن القانوني بحقوق متساوية في صناعة القرارات العامة، من خالل أداء الحقوق وممارسة الواجبات المدنية.

والديمقراطية تضمن أن تأتي القرارات طبقا لرأي األغلبية مع حفظ حقوق وحريات األقلية.

القائد مهارات تجتمع في القائد مجموعة من المهارات تمثل تركيبة من المقومات النفسية واإلجتماعية والتنظيمية، تحدث

نشاطا موجها لعمل األفراد والجماعات وهى: الكلى: ) مهارة التصور 1

قدرة القيادة إلستيعاب مجمل نشاطات العمل وذلك بربط كل الجزئيات. ) المهارة اإلنسانية: 2

هي المقدرة على التفاعل، ويتطلب معرفة رغبات ودوافع األفراد والتأثير على الجماعات ومعرفة خصائص البيئة التي يعيش فيها األفراد والجماعات.

) المهارة الفنية: 3 أساليب وطرق العمل.معرفة

(الرئاسة والقيادة) المدير والقائد

الفرق األساسي بين المدير والقائد هو أن المدير يعتمد كثيرا على السلطة المفوضة إليه من قمة القرار في الهيكل التنظيمي والناتجة عن المنصب الذي يشغله وهو بهذا اإلطار يعتبر مفروضا على جماعته

ئد يستمد كامل سلطاته من الجماعة التي ينتمي إليها وتنتمي إليه فقيادته نابعة من في حين أن القاالجماعة. والجماعة في ظل المدير يتم التعامل معه من باب الخوف والثواب والعقاب. ويتجه المدير

وضع لصيانة مركزه إلى تفرقه الجماعة التي يرأسها ويبقي على مساحات من التباعد بينه وبينها بينماالجماعة في ظل القائد مختلف تماما فالجماعة هي التي تحدد أهدافها وسمة التفاعل شرط أساسي

لبقائها وتماسكها.

Page 24 of 37

:القيادة والتوجيه السلطة واصدار األوامر والتعليمات ال تؤديان إلى إنجاز األعمال بطريقة سليمة أو قد ال تنجز في بعض

في األداء وقصورا في تحقيق أهداف المنظمة.لذلك فعلى المديرين والرؤساء األحيان مما يترتب عليه خلال أن يتحولوا إلى قادة في منظماتهم عندها يمكنهم من ممارسة أدوارهم بكفاءة عن طريق تحقيق تعاون

. الديمقراطية سيهم والذي ال يتحقق إال في ظل القيادةءو مر ية والسلطوية مقارنة بين نمطين من القيادة، الديمقراط

عنصر المقارنة

القيادة السلطوية (المستبدة) القيادة الديمقراطية

صفاتها

تكون السياسات موضع قرار من المجموعة ما أمكن ذلك.

.يوضح القائد األهداف واألغراض يسعى للحصول على األفكار

والمقترحات من مجموعته. .غالبا ما يتشاور مع مرءوسيه

ت واإلجراءات يحددها كل السياسا القائد دون تفسير.

عن طريق السلطة التعليمات توصلخطوة ثم التالية، ويبقى المرؤوسين في ظالم دون علم بما قد يخبئ

المستقبل لهم. يبقى القائد بعيدا عن أى مشاركة

مع المجموعة. .يبدأ القائد كل األنشطة

نتائج استمرار استخدامها

أفضلعنوية عادة تكون الروح الم ودي بدرجة بشكلويعمل الموظفون

أكبر. العالقات بين القائد والموظفين حرة

وفى تحسن. .يزداد الوالء للمجموعة تضييع الوقت فى المناقشة ويتأخر

بدء العمل. ال يتعاون البعض. قد في حاالت الطوارئ صعبة التحقيق

واالستعجال.

ح تنخفض الروح المعنوية ويصبالموظفون سريعي االنفعال

وعدوانيين. يصبح الموظفون معتمدين بالكامل

على القائد. .يتوقف العمل إذا غاب القائد يصبح النظام الشديد واالنضباط

المغالى فيه مشكلة. .يزيد التغيب من جانب الموظفين .المقاومة السلبية

تكون أكثر فعالية

بة تدريبا مع األفراد والجماعات المدر جيدا.

العاملين على درجة متساوية

.فى حاالت الطوارئ فى الظروف التى يكون فيها ضغط

بسبب ضيق الوقت

Page 25 of 37

والمجموعات المحفزة لدرجة كبيرة. مع األخصائيين واألفراد األكبر سنا

وخبرة. ."مع األفراد "الحساسين .لتكوين مساعدين وقادة

ن فيها النظام فى األوضاع التى يكوواإلنضباط ضعيفا ويكون هناك

شقاق بين المجموعة. مع األشخاص ضعيفي التدريب

وينقصهم اإلهتمام بالعمل. فى الوقت الذي تفشل فيه كل

الطرق األخرى.

ائد الجيد هو الذي:القنختتم قولنا بأن ة يمكنه أن يقوم بعمل حاسم وسريع ويكون يستطيع أن يكيف نفسه الحتياجات القيادة في كل موقف. عند الضرور

له طاعة من مرؤسيه دون مناقشة. عندما تنتهي األزمة، يمكنه أن يتعامل مع العاملين بطريقة أكثر ديمقراطية. يستطيع أن يضع الفرد في حجمه الحقيقي ويستخدم األسلوب األكثر فعالية معه.

مؤشرات وهي: 4المنظمات غير الحكومية من ويمكننا االستدالل على ديمقراطية القيادة في المشاركة في صنع القرار. .1 معدل دوران النخبة. .2 المشاركة الفعالة للمرأة. .3 التنوع. .4

وفيما يلي عرضا موجزا لتلك المؤشرات األربعة.

المشاركة في صنع القرار .1ة لهذا القرار ر يخلق لديهم الملكيوهنا نؤكد على نقطة هامة وهو ان مشاركة كافة األطراف في عملة صنع القرا

ه ونجاحة وفي نفس الوقت استعدادهم لتحمل عواقبه، النهم شركاء في صنعه ولم يفرض واستعدادهم على دعم عليهم.

تمر عملية صنع واتخاذ القرار بأربعة خطوات أساسية وهي: تحديد وتحليل المشكلة. - توفير البدائل لحل المشكلة. - تقييم البدائل. - ر بديل (القرار).اختيا -

والمشاركة تكون في المراحل الثالثة األولى حتى عملية تقييم البدائل، بعدها يتم اتخاذ القرار بالتصويت بين اإلدارة العليا.

Page 26 of 37

ومن الشكل السابق يتضح لنا أهمية عملية المشاركة خاصة عند المرور بالخطوات الثالث األولي في صنع ركة األعضاء يتم تحديد القضية أو المشكلة بكل تفصيل ممكن، وبمشاركتهم يتم اقتراح العدد القرار، فبمشا

الممكن من الحلول أو البدائل، كما تلعب المشاركة دورا في تقييم الحلول، أما عملية التصويت واالنتخاب، فهي بادئ وآليات الشفافية والمحاسبية في تركز علي خطوة االختيار بين الحلول المقترحة فقط، وتأتي بعد هذا أهمية م

تقييم الحل الذي تم اختياره ومحاسبة المسئولين بطريقة مستمرة.

ذق. م يسئ ا آ م يج ل همئ أئك هئكزيجب أن يشارك جميع المهتمين والمتأثرين بالمشكلة، فإذا كانت مشكلة داخل المنظمة يجب أن يشارك

اإلدارة، أما إذا كانت مشكلة مجتمعية فيجب مشاركة فيها العاملين مع المدير التنفيذي مع مجلس المجتمع (المستفيدين) في تحديد مشكلتهم وطرح بدائل التعامل معها.

دوران النخبة (تداول السلطة). .2

ترتبط فكرة تداول السلطة بأساس وجود االنتخابات التي هي جوهر الممارسة الديمقراطية.تي يشكل بها مجلس إدارة الجمعية وكلما كانت تتم بأكثر الطرق المقصود باالنتخابات هي الطريقة ال

ديمقراطية كلما أفرزت مجلس إدارة منتخب على أسس صحيحة

-وذلك بان يراعى التالى : شهور على األكثر 6تمكين أعضاء الجمعية العمومية من حق الترشيح لعضوية مجلس اإلدارة بعد مرور

ة ( قانون الجمعيات ) من فترة عضوية الجمعية العمومي ( أكثر عدد من األصوات الصحيحة) تتخذ نتيجة انتخابات األعضاء باألغلبية النسبية تحديد فترة لعضوية المجلس يتم بعدها انتقال المسئوليات بين األعضاء وداخل المجلس زة الحكموذلك مما يعطى الفرصة ألكبر عدد من األفراد في المشاركة وتداول المسئوليات فى أجه

الشفافية التصويــت المشاركــة

)4خطـوة ( )3خطـوة ( )2خطـوة ( )1خطـوة (

وتحليلتحديد

شكلةالم

(القضية)

إيجاد عدد

من الحلول

(البدائل)

التقييم

واالختيار بين

البدائل

التنفيذ وتقييم

الحل الذي

تم ختياره

Page 27 of 37

أهمية تداول السلطة ووجود انتخابات •

: االنتخابات في الجمعيات األهلية كمجتمعات ديمقراطية هي حجر األساس في تعزيز تعزيز االنتماء - انتماء المواطنين لها

: حيث تعطي االنتخابات للقرار المتخذ شرعية تطبيق او للفرد المنتخب شرعية ممارسة إعطاء الشرعية - الجمعية السلطة ب

: حيث تقدم االنتخابات الفرصة أمام أعضاء الجمعية العمومية الذين لهم حق االنتخاب توفر المشاركة - للمشاركة فى اتخاذ القرارات

: حيث تقدم االنتخابات الفرصة أمام أعضاء الجمعية العمومية الذين لهم حق االنتخاب حرية االختيار - ون الجمعية الختيار من يرونه مناسبا إلدارة شؤ

: حيث تمكن أعضاء الجمعية العمومية الذين لهم حق االنتخاب من مراقبة ومتابعة المراقبة والمتابعة - األفراد المنتخبين والتأكد من تطبيقهم لألفكار التي عرضوها سابقا

استفادة جميع األعضاء من قواعد العمل بمجلس إدارة الجمعية - لجمعية الخبرة في جميع وظائف المجلس اكتساب جميع أعضاء مجلس إدارة ا - اختالف الرؤى ووجهات النظر تعمل على تطوير العمل وانجازه بأفضل السبل - دخول أعضاء جدد مما يضمن للجمعية استمراريتها و تجديد قواها -

الشروط الواجب توافرها في عملية االنتخابات: •

هداف التي يراد تحقيقها منها، فانه ال بد من لكي تكون االنتخابات ديمقراطية ، ومن اجل تحقيق األتوفر عدد من الشروط األساسية، التي بدونها تصبح االنتخابات هدفا بحد ذاته وليست وسيلة للوصول

: ، و من هذه الشروطإلى مجتمع ديمقراطي

ط على: أي إدالء العضو برأيه في سرية تامة ، بحيث تضمن عدم إمكانية توجيه ضغو السرية - الناخبين من أي جهة كانت.

: تجري في فترات زمنية مناسبة ينص عليها في الئحة النظام األساسي الدورية -: أي أن يتاح لجميع الذين تنطبق عليهم شروط االنتخاب في الجمعية العمومية بممارسة العمومية -

ية أو خالفه حقهم في االنتخاب دون أي تمييز سواء بالنصاب المالي أو الكفاءة العلممن : ضمان حق المرشحين في التعبير عن مواقفهم بحرية ودون قيود أو تمييز، وبما يض التنافسية -

الحرية التامة وفقا للقانون. عددت اهتماماتهم أو : أي إعطاء كل صوت انتخابي نفس الوزن مهما اختلف األعضاء او ت المساواة -

انتماءاتهم التصويت بطريقة تتيح لكل فرد من أعضاء الجمعية العمومية الذين لهم : أي تنظيم االقتراع الفردي -

رية التعبير عن رأيه بوضوح تام.حق االنتخاب ح

Page 28 of 37

: أي تنظيم التصويت بطريقة تتيح ألعضاء الجمعية العمومية الذين لهم حق االنتخاب االقتراع المباشر - اختيار ممثليهم مباشرة و دون أي وساطة

لة للمرأة.المشاركة الفعا .3

وهو ما يعني دعم مشاركة المرأة في المنظمات غير الحكومية غير النسائية، حيث تشير الدراسات إلى تراجع مشاركة المرأة في العمل األهلي نتيجة عدة اعتبارات ،أهمها:

غلبة النظام األبوي والذكوري. - انشغال المرأة بتحمل أعباء األسرة. - رأة.تحفظ المجتمع على مشاركة الم -

لتفعيل قدرات وكفاءات عديدة تصل إلى نصف المجتمع، فهل يعقل أن والتركيز على مشاركة المرأة يسير المجتمع ومنظماته بشكل جيد ونص طاقاته معطلة ؟

ونقصد بالمشاركة أن تكون فعالة أي يكون لها دور حقيقي في المنظمة وأن يكن لها القدرة ان تلعب دورا وفي اللجان المشكلة.داخل مجلس اإلدارة

التنوع .4

ويقصد به تعدد وتنوع الخبرات داخل مجلس اإلدارة فمثال: تنوع عمري بحيث يضم الشباب جنبا إلى جنب مع ذوي الخبرة. - تنوع تعليمي بحيث يشمل مستويات تعليمية متعددة بما يتيح االستفادة من بعضهم البعض. -س اللجوء لمتخصصين فمثال وجود محامي تنوع مهني فتعدد التخصصات يوفر على المجل -

بمجلس اإلدارة يوفر على الجمعية أتعاب المحاماة في أي نزاع أو أي شأن قانوني، وجود خبير إداري يساعد في وضع خطط التطوير اإلداري للجمعية وتوفير أتعاب االستشاريين.

تنوع نوعي بما يضع المرأة مشاركة للرجل في عملية القيادة. -من شأنه يتيح فرص متعددة للمشاركة بما يساند المجلس ويجعله يستطيع القيام بادواره بأكبر قدر التنوع

من الكفاءة والفاعلية.

Page 29 of 37

اليوم الثاني (تابع)

الجلسة الثالثة المشاركة والتمكين

Page 30 of 37

كة بين اللجان تقوية عالقات المنظمة من خالل خلق بيئة مشتر ل أهمية إنشاء لجان داخل المنظمة والمجتمع

هياكل المشاركة داخل المجلس والجمعية اللجنة عبارة عن مجموعة من األعضاء اختصت بمسئولية معينة التخاذ قرارات بشأنها وتقوم

:اللجنة بالمشاركة في إدارة أنشطة ومشروعات الجمعية وأهمية اللجان ترجع إلي جديدة تتيح الفرصة للمناقشة البناءة وابتكار أراء. إدارةتدريب األعضاء ليصبحوا أعضاء مجلس. بالجمعيةخلق كوادر إدارية جديدة. تعمل اللجنة علي إيجاد مراكز تتولي شرح أعمال الجمعية وأهدافها . تساعد اللجان مجلس اإلدارة علي إدارة أنشطة الجمعية بكفاءة . ترفع الحرج عن مجلس اإلدارة وأعضاءه

: أنواع اللجان ان استشارية وهذه تكون مسئولة عن تقديم اآلراء والمقترحاتلج. لجان تنفيذية تكون مسئوله عن التنفيذ . ومن حيث المدة لجان دائمة ولجان مؤقتة ويكون العدد الفعال للجنة من ثالثة أعضاء إلي

. خمسة ويصدر بتشكيلها قرار من مجلس اإلدارة نائبه وأمين الصندوق واألمين العام ويجوز أن يضم اللجنة التنفيذية : وتشكل من الرئيس أو

:إليها عضو أو عضوين من مجلس اإلدارة وتختص باآلتي البت في المسائل العاجلة. وضع السياسة المالية واإلدارية واقرارها دراسة التقارير المقدمة . المشاركة في وضع جدول أعمال مجلس اإلدارة . تقديمها للمجلس دراسة المشروعات الجديدة قبل . دراسة مشروع الميزانية قبل عرضه علي المجلس. اختبار وتعيين الموظفين بالجمعية .

:تختلف طبيعة هذه اللجان و تتنوع أغراضها و مدتها كالتالى

- لجان دائمة - لجان ذات غرض محدد - لجان فرعية من اللجان الدائمة أو ذات الغرض المحدد - رق عمل لتنفيذ مهام محددةمجموعات/ف - تكليفات فردية

Page 31 of 37

وفيما يلي عرضا لكل نوع من تلك اللجان:

هى لجان غير محددة المدة ، و مسئولة عن تولى مهام أو أعمال معينة : اللجان الدائمة

وفقا لالتجاهات االستراتيجية للجمعية، من أمثلتها: لجنة زيادة وتنشيط العضوية، لجنة التشبيك .لعالقات الخارجية، لجنة تنمية الموارد البشرية، اللجنة التمويلية...الخوا

اللجان ذات الغرض المحدد: هى لجان مؤقتة يتم تشكيلها لدراسة مشكلة أو قضية معينة أو تسيير مشروع/برنامج، وينتهى عملها بحل المشكلة أو انتهاء المهمة أو المشروع/البرنامج

، ولكن بالنسبة للجمعية سعيا لالستمرارية واالستدامة يستمر هذا بالنسبة للجهة الممولة .المشروع/البرنامج ويقع تحت احدى اللجان الدائمة التى مهمتها تتعلق بأهدافه

هي لجان فرعية من لجنة أكبر تقوم بتشكيلها واإلشراف على أعمالها (سواء : اللجان الفرعية

فها بمهمة محددة وترفع تقاريرها للجنة األكبر التى تنبثق أكانت لجنة دائمة أو مؤقتة)، ويتم تكليمنها، ومن أمثلتها: لجنة دراسة الحوافز و المزايا اإلضافية للعاملين بالجمعية أو أحد مشروعاتها/برامجها، وتقدم هذه اللجنة الفرعية تقريرا بأعمالها للجنة األكبر وهى لجنة الموارد

. و أيضا من األمثلة اللجنة اإلعالمية لبحث الفرص اإلعالمية، البشرية أو لجنة شئون األفراد . وترفع تقريرها للجنة التسويق ولجنة العالقات العامة

مجموعات/فرق العمل المؤقتة: و هى التى تكلف بأداء مهمة معينة لمرة واحدة، مثل: مجموعة .شراء مبني جديد للجمعية أو أحد أنشطتها

مهمة خاصة يكلف بها شخص معين، ويكون مسئوال أمام مجلس اإلدارة أو أى هى: التكليفات الفردية

من اللجان الدائمة، المؤقتة، الفرعية، و من أمثلتها: تكليف أحد أعضاء مجلس اإلدارة بمهمة التشاور .مع بعض الممولين للوقوف على أولوياتهم و توجهاتهم المستقبلية بالنسبة للجمعية

:يحدد مجلس اإلدارة المجموعة المطلوبة للقيام بالعمل، يجب طرح النقاط التاليةو للتعرف على كيف هل يمكن لمجلس اإلدارة ككل إنجاز هذا العمل ؟، هل هذه المهمة دائمة أم موقف مؤقت ؟، و ما هى أكثر المجموعات كفاءة/فاعلية إلنجاز هذا العمل؟. والمبدأ األساسي هو: ابحث عن أسهل وابسط

ألداء العمل، وأكثرها كفاءة وفاعلية، بمعنى هل يمكن إنجاز المهمة على أفضل وجه بواسطة الطرق مجلس اإلدارة ككل، أو لجنة معينة، أو مجموعة عمل، أو فرد واحد ؟

Page 32 of 37

اليوم الثالث الجلسة األولى

استكمال موضوع "المشاركة والتمكين" منظمات المجتمع المدني داخل والتمكين نحو قنوات متعددة للمشاركة

.المتطوعين) –(العاملين

Page 33 of 37

عني أن الموظفين ليس فقط المدراء، يكون لهم تأثير على القرارات التي تؤثر على المنظمة. اإلدارة بالمشاركة ت

(أو مدير) لديه المسؤولية النهائية في اتخاذ القرارات و اإلجابة عليها, في االدارة القائمة على المشاركة, المدراء توصيات في عملية تنفيذ ولكن الموظفين الذين يتأثرون بالقرارات يقدمون المالحظات, التحليل, اقتراحات و

.القرارات

:فوائد المشاركة بالحاجة لهم يشعرون أفضل اذا كان الموظفين أكثر والء و يشعرونبشكل سوف تعمل المنظمة

القرارات عادة تكون أفضل إذا شارك فيها تنوع كبير ألشخاص . يهم مهمحترام, وأن يشعرون أن رأباالذوي معرفة وخبرة متعددة، بغض النظر عن خبرة وحكمة الرئيس التي لن تساوي بأي شكل مجموع

خبرات أعضاءه. :طرق توجيه المشاركة

نحن نشجعك للقيام الموظفين في صنع القرار واإلدارة، امج لزيادة مشاركة إذا اخترت تخطيط وتنفيذ برن .منظمتك أكثر مشاركة يمكنك استنباط طرق كثيرة لجعل و بذلك

االنتباه: -

عامل معهم باحترام, عندها سوف يحترمون خذها بجدية ، وتطلب آرائهم, اإلى الموظفين,و استمع أكثر إنتاجا. سيكونونعملهم بجدية اكثر؛ و يأخذونس . همنفسهم و المؤسسة و يحترموك اكثرا

في أدنى حد تعني أن المدير يولي انتباها للموظفين. بالمشاركة اإلدارة

اجتماعات االدارة: -لديهم أفكارا مفيدة ،و يتم احترامهم. أنهم ذوي قيمة و فرص للسماح للموظفين معرفة تعد االجتماعات

مرة. ن مشاركتهم مثجادة وفعالة لتأكيد أويجب أن تكون االجتماعات بطاقات الوصف الوظيفي: -

هي ايضا فرصة للمساهمة -إذا كانت موجودة –بطاقات الوصف الوظيفي الطريقة التي تستخدم بها إنشاءحيان يتم تصميم الوصف الوظيفي عند ألكثير من افي اإلدارة القائمة على المشاركة ألنه في

قبل مخطط أو خبير استشاري خارجي ويتم استخدامها بشكل روتيني وال تابته منقد يتم كو منظمة البين . أن المراجعات المنتظمة لوصف العملتعبر بشكل حقيقي عما يقوم به الموظف على أرض الواقع

في تعديل مضمونها لكي تعكس الظروف المتغيرة و استجابة لتغيير الموظفين المعنيين و المشرف بالمشاركة.ير المسؤوليات ثم توقيعه من قبل الطرفين يمكن أن تسهم في االدارة المهام وتغي

Page 34 of 37

:التقييم السنوي -للموظفين داخل المنظمة (إذا تم اجراءه بطريقة صحيحة ) يعتبر طريقة مفيدة تقييما سنويا ن إجراء إ

، والحصول على والدروس المستفادةية من ناحية النجاحات, أوجه القصور،لمراجعة السنة الماضوهي أداة جيدة لممارسة اإلدارة القائمة على السنة القادمة،االقتراحات التي يمكن ان توضع في خطة

المشاركة.

المتطوعين: وتمكيناستقطاب المتطوع هو ذلك الشخص الذي يتبرع بجزء من وقته ومجهوده للقيام بأعمال تحقق مصلحة وخدمة

للمجتمع المحيط ، أو يهدف للصالح العام الطاقات يجب النجاح في إشراك الجمهور في أنشطة الجمعية من خالل دعوة المتطوعين واستخدام

والموارد وأفكار الجمهور في تحقيق رسالة الجمعية ينبغي التأكد من توفير األنشطة المفيدة قبل البدء في استقطاب المتطوعين وذلك من خالل عرض

القضية بشكل عام على جمهور الحاضرين إلى جانب المهمة المحددة المقرر إسنادها إلى في مقابل المساهمة بالوقت من جانبهم : المتطوعين، ويجب أن يشعر المتطوعين

متعة المشاركة في العمل - الشعور بأهمية المجهود الذي يقومون به. -مع ضرورة التأكد من قدرة المنظمة على دمج أعداد المتطوعين الضخمة في أنشطتها -

وضمان االحتفاظ باهتمامهم وذلك قبل فتح باب التقدم.

التطوعية االجتماعية إلى جهود األهالي في المجتمعات المحلية تحتاج الجمعيات الخيرية والهيئاتللمساهمة في تنفيذ المشروعات والبرامج, واألنشطة المختلفة األخرى. ويفيد استقطاب المتطوعين في هذه الجمعيات في تخفيف النفقات المالية المترتبة على استخدام الموظفين، وكذلك في مساندة وتأييد رسالة

في خدمة المجتمع المحلي.الجمعية جمعيات والهيئات إن استقطاب المتطوعين للعمل مع الجمعيات الخيرية ظاهرة محدودة االنتشار لدى ال

وندرة البرامج واألنشطة ،وذلك ألسباب منها: ضعف أساليب استقطاب المتطوع ،التطوعية في مصر التي تستدعي عمل المتطوعين.

زئ ل ة ئك لئ يكى اعص ئكخضهئ م:غي لةضهعي ا هئىخئذب ئك ث ئزةقضئ ل ذمئ لجئك ئكةخضيض هئكةمفيد كا عخب غى

, واألنشطة بشكل نهائي وواضح من قبل الجمعية وبحيث تكون:والمشروعاتأوال: تصميم واعداد البرامج

Page 35 of 37

فيها. أ. قابلة للتنفيذ في أي وقت من األوقات. أي أن البرامج جاهزة الستقطاب المتطوعين للعمل ب. إعداد وصف وظيفي لكل متطوع حسب العمل الذي يقوم به.

عية إلى متطوعين عن طريق إعالنات،ج. اإلعالن بوساطة الطرق المناسبة محليا عن حاجة الجم ال مع الجمعية.أو عن طريق متطوعين يعملون أصمؤسسات المجتمع المحلي المختلفة، ونشرات و

منظم أو من أعضائها المتفرغين يطلق عليه اسم ( معية باختيار شخص كفء من عامليها،ثانيا: تقوم الج

) و يوكل إليه القيام بما يلي:منسق المتطوعين) أو (المتطوعين أ. إعداد نموذج خاص بالمتطوعين يطلق عليه اسم (طلب المتطوع)

وتسليمها لمنسق المتطوعين لدراستها مع وا النماذج, ويقومون بتعبئتها،عطب.عندما يتقدم المتطوعون ي تقديم التوضيحات المطلوبة لهم.

ج. بعد ذلك يحدد المنسق مواعيد مقابلة المتطوعين. د. يقوم المنسق بمقابلة المتطوع والترحيب به.

هـ. يراجع المنسق الطلب مع المتطوع.األساسية إلى المتطوع, مثل لماذا تريد التطوع معنا؟ وعن اهتماماته وهنا و . يوجه المنسق بعض األسئلة

تجنب األسئلة المحرجة.النشرات ح. يصطحب المنسق المتطوع في جولة على أقسام الجمعية ونشاطاتها وعلى المنسق أن يوفر

التوضيحية عن الجمعية إن وجدت. ذا كان المتطوع يصلح للعمل أم ال؟ط. بعد أن يذهب المتطوع يقوم المنسق بتحديد ما إ

إذا حدث التوافق وهو رغبة المتطوع للعمل وبين موافقة المؤسسة تجرى األعمال التالية:

. يجري المنسق اتصاال مع المتطوع من أجل تحديد وقت بدء العمل.1 . يقوم المنسق بتعريف المتطوع على أفراد و طاقم المؤسسة العاملين.2 برنامج تدريبي للمتطوع. . يوضع بعد ذلك3

ثالثا: توجيه المتطوعين والمهارات التدريبية الالزمة لهم:

أ. التوجيه يعطى لكل متطوع. ب. يعطى المتطوعون التوجيه عدة مرات في السنة. ج. يعطى المتطوع مفكرة التوجيه (ورقة منفصلة). ل ما يتعلق بقطاع عمله مثل (االستعالمات, جمع التبرعات, د. يقوم موظف خاص بتعليم وارشاد المتطوع بك

دراسة لحاالت.....الخ).هنا تقديم التنوير, هـ. الموظف الخاص هذا يحب أن يجيب عن األسئلة التي يحتاج إليها المتطوع, وينبغي

عا نفسيا سيئا, لديه في بادئ األمر صرا واإلرشاد, ودعم الصراع النفسي لدى المتطوع ذلك أنه قد ينشأ

Page 36 of 37

وخجال وقد ال يستطيع المتطوع عمل شيء في بداية األمر, ولهذا ينبغي مساعدته على تخطي هذه المرحلة بسهولة, وتشجيعه على المقاومة وتقبل التحدي وبعد ذلك يقوم بمهامه وواجباته.

رابعا: حفظ المعلومات:

عات عمل المتطوع, واألعمال التي قام بها في تحفظ في الجمعية المعلومات والبيانات المتضمنة سا سجالت منظمة, بإشراف المنظم والمنسق.

خامسا: تقدير ومكافأة المتطوعين:

إن هذا األمر في غاية األهمية ألنه يساعد من جهة على تشجيع المتطوع لكي يبذل نشاطا أكثر, ويقضي مدة بال متطوعين آخرين. ويتم في العادة تقدير ومكافأة أطول مع الجمعية, ويعمل من جهة أخرى على تشجيع إق

المتطوع من خالل طرق منها: . دعوتهم إلى حفالت ولقاءات خاصة, واجتماعات الجمعية العامة.1 . دعوتهم كضيوف شرف وتقديم شهادات وجوائز تقديرا لجهودهم.2ون والمساعدة في أي مشكلة . مساعدة المتطوع من قبل الجهاز العمل ومنسق المتطوعين ومد يد الع3

يمكن أن تظهر للمتطوع. . تقديم الدعم واإلرشاد المتواصل للمتطوع.4

Page 37 of 37

المراجع المستخدمة

مراجع باللغة العربية: المواد التدريبية لمشروع التنمية بالمشاركة، الوكالة الكندية للتنمية الدولية. - ة.المواد التدريبية لمركز خدمات المنظمات غير الحكومي - المواد التدريبية لالتحاد العام للجمعيات االهلية. -كتابة إدارة المنظمات غير الحكومية، ا.د. عطية حسين أفندي، كلية االقتصاد والعلوم -

السياسية. الموقع االليكتروني لمركز التميز للمنظمات غير الحكومية. -

مراجع باللغة االنجليزية:

- PROMOTING GOOD GOVERNANCE IN THE MANAGEMENT OF NGOs, BY OROCK THOMAS EYONG.

- Good Governance for Non-profits, Training Manual, Society of corporate secretaries and governance professionals.