Управление заинтересованными сторонамиV. BENEDICHUK

HTTP://WWW.LINKEDIN.COM/IN/VBENEDICHUK

VBENEDICHUK@GMAIL.COM

Вячеслав Бенедичук Менеджер проектов с большим техническим опытом и опытом управления продуктами.

Создал первое коммерческое приложение в 15 лет.

Опыт в ИТ 20 лет.

Опыт управления проектами и продуктами 9+ лет.

Максимальная команда 25 человек.

Самый большой проект более 15 человеко-лет

План Заинтересованные стороны – кто это?

Зачем ими управлять?

Из чего состоит управление заинтересованными сторонами?

Идентификация заинтересованных сторон

Планирование управления заинтересованными сторонами

Управление вовлечением заинтересованных сторон

Контроль вовлечения заинтересованных сторон

Важные дополнения

Типовые риски связанные с управлением заинтересованными сторонами

Примеры

Заинтересованные стороны – кто это?

Stakeholder: An individual, group or organization who may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity or outcome of the project.

Заинтересованная сторона: Любой человек, группа или организация, способные повлиять или попасть под влияние или посчитать себя попавшим под влияние решением, активностью или результатом проекта.

Заинтересованные стороны – кто это? (по русски )

Все люди и организации, которые могут повлиять на проект или решения/действия принятые в его ходе.

◦ ЛПР со стороны клиентов или подрядчиков◦ Пользователи◦ Дети ЛПР ◦ …

Все люди и организации, на которых могут повлиять результаты проекта или решения/действия принятые в его ходе.

◦ Конечные пользователи◦ Люди участвующие в текущем производственном процессе◦ …◦ [История из 90-х бухгалтер и пинкод]

Все люди и организации, которые думают, что на них может повлиять проект или решения/действия принятые в его ходе.

Зачем ими управлять?◦ Голос из угла – “А почему меня не спросили?”

◦ [История из 90-х бухгалтер и компьютер]

◦ Группы защищающие свои интересы в организации

Из чего состоит управление заинтересованными сторонами?

Идентификация заинтересованных сторон

Планирование управления заинтересованными сторонами

Управление вовлечением заинтересованных сторон

Контроль вовлечения заинтересованных сторон

Идентификация заинтересованных сторонЦель.

Идентифицировать всех людей, группы и организации которые так или иначе связаны с проектом

Определить цели и интересы заинтересованных сторон затрагиваемые проектом

Определить приоритеты для фокусировки усилий. Заинтересованных сторон много а менеджер один и время его ограничено.

Идентификация заинтересованных сторонВходные данные

Устав проекта◦ Спонсоры, клиенты, члены команды, группы, подразделения и другие люди и организации.

Документы о закупках◦ Поставщики

Факторы корпоративного окружения◦ Организационная культура, стандарты и т.д.

Активы организационного процесса◦ Шаблоны реестра заинтересованных сторон, Post Mortem анализ предыдущих проектов, Реестры

заинтересованных сторон с предыдущих проектов.

Идентификация заинтересованных сторонПроцесс

Идентифицировать все потенциальные

заинтересованные стороны

Проанализировать потенциальное

влияние или поддержку для каждой из заинтересованных

сторон

Оценить как ключевые заинтересованные

стороны будут реагровать на

различные ситуации, что бы спланировать

способы влияния, для увеличения поддержки

и снижения негативного влияния

Идентификация заинтересованных сторонИнструменты

Power/Interest Grid – Матрица Власть/Заинтересованность

Power/Influencre Grid – Матрица Власть/Влиятельность

Influence/Impact Grid – Матрица Влиятельность/Влияние

Salience model – Модель особенностей

Идентификация заинтересованных сторонИнструменты. Матрицы.

Поддерживать удовлетворение

проектом

Активно управлять

Мониторить Информировать

Идентификация заинтересованных сторонИнструменты. Модель особенностей.

Власть

Срочность (необходимость немедленного

внимания)

Уместность вовлечения

1

2 3

4 5

6

7

• 7 Определенный • 4 Доминирующий• 5 Опасный• 6 Зависящий

• 1 Спящий• 2 Дискретный• 3 Требующий

Уров

ень

вним

ания

Идентификация заинтересованных сторонИнструменты

Анализ заинтересованных сторон◦ Определить все заинтересованные стороны и связанную информацию◦ Определить степень потенциального воздействия◦ Оценить возможные реакции и действия в различных ситуациях

Экспертная оценка

Совещания

Идентификация заинтересованных сторонРезультаты

Реестр заинтересованных сторон◦ Идентификационная информация

◦ ФИО, Должность, Местоположение, Роль в проекте, Контактная информация.

◦ Оценочная информация◦ Основные требования, Потенциальное влияние в проекте, Наиболее интересующая фаза в жизненном цикле проекта.

◦ Классификация заинтересованной стороны◦ Внутренняя/внешняя, поддерживает/нейтральна/сопротивляется и т.д.

ВАЖНО! Реестр нужно регулярно обновлять!

Планирование управления заинтересованными сторонамиЦель

Выработать стратегии взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Сформировать исполнимый план взаимодействия с заинтересованными сторонами для поддержки интересов проекта.

Планирование управления заинтересованными сторонамиВходные данные

План управления проектом◦ Жизненный цикл◦ Порядок выполнения работ◦ Требования в отношении человеческих ресурсов, сферы ответственности, отношения подотчетности◦ План управления изменениями◦ Потребности в коммуникациях между сторонами

Реестр заинтересованных сторон

Факторы корпоративного окружения◦ Организационная культура, стандарты и т.д.

Активы организационного процесса◦ Шаблоны, Post Mortem анализ предыдущих проектов, Данные из предыдущих проектов.

Планирование управления заинтересованными сторонамиИнструменты

Экспертная оценка

Совещания

Аналитические методы◦ Определение вовлеченности и сравнение с желаемой. Планирование изменения.

◦ Неосведомленный◦ Сопротивляющийся◦ Нейтральный◦ Поддерживающий◦ Лидирующий

Планирование управления заинтересованными сторонамиРезультаты

План управления заинтересованными сторонами (часть плана управления проектами)◦ Реестр заинтересованных сторон◦ Желаемый и текущий уровни вовлечения ключевых заинтересованных сторон◦ Выявленные взаимосвязи и потенциальное пересечение сторон◦ Требования заинтересованных сторон к коммуникациям на текущей фазе проекта◦ Сведения о рапространяемой среди заинтересованных сторон информации, включая язык, формат,

содержание и степень детализации◦ Причина распространения данной информации и ожидаемое влияние на уровень вовлечения сторон◦ Время и периодичность распространения требуемой информации заинтересованным сторонам◦ Метод обновления и уточнения плана управления заинтересованными сторонами по мере продвижения и

развития проекта

Обновления документов проекта◦ Расписание проекта◦ Реестр заинтересованных сторон

Управление вовлечением заинтересованных сторонЦель

Увеличить поддержку и уменьшить сопротивление заинтересованных сторон

Управление вовлечением заинтересованных сторонВходные данные

План управления заинтересованными сторонами

План управления коммуникациями

Журнал изменений

Активы процессов организации

Управление вовлечением заинтересованных сторонИнструменты и методы

Навыки межличностного общения◦ Построение доверительных отношений◦ Разрешение конфликтов◦ Активное слушание◦ Преодоление сопротивления изменениям

Навыки управления◦ Достижение консенсуса в отношении целей проекта◦ Влияние на людей для поддержки проекта◦ Заключение соглашений для удовлетворения потребностей проекта◦ Изменение организационного поведения для

Управление вовлечением заинтересованных сторонРезультаты

Журнал проблем

Запросы на изменение

Обновления плана управления проектом

Обновления документов проекта

Обновления активов процессов организации◦ Извещения заинтересованных сторон◦ Отчеты по проекту◦ Презентации проекта◦ Записи проекта◦ Обратаная связь от заинтересованных сторон◦ Документация по извлеченным урокам

Контроль вовлечения заинтересованных сторонЦель

Мониторинг взаимоотношений

Корректировка стратегий и планов

Контроль вовлечения заинтересованных сторонВходные данные

План управления проектом

Журнал проблем

Данные об исполнении работ

Документы проекта◦ Расписание проекта◦ Реестр заинтересованных сторон◦ Журнал проблем◦ Журнал изменений◦ Коммуникации проекта

Контроль вовлечения заинтересованных сторонИнструменты и методы

Системы управления информацией (jira,wiki,ms project)

Экспертная оценка

Совещания

Контроль вовлечения заинтересованных сторонРезультаты

Информация об исполнении работ

Запросы на изменения

Обновления плана управления проектом

Обновления документов проекта

Обновления активов процессов организации◦ Извещения заинтересованных сторон◦ Отчеты по проекту◦ Презентации проекта◦ Записи проекта◦ Обратаная связь от заинтересованных сторон◦ Документация по извлеченным урокам

Важные дополнения План управления вовлеченностью - вещь конфиденциальная

Помните, команда проекта тоже является вовлеченной стороной

Обязательно храните информацию о том что и кому обещано и в какие сроки

Типовые риски связанные с управлением заинтересованными сторонами

Команда неверно понимает требования◦ Требования неверно интерпретируются членами команды◦ Есть расхождения между ожиданиями, требованиями и/или результатами работы

Избыточные коммуникации◦ Ключевые ресурсы тратят большую часть времени на работу с заинтересованными лицами и изменения а

основные работы отстают от графика

Недостаточные коммуникации

Пользователи имеют некорректные ожидания◦ Пользователи не понимают/не ожидают результаты исполнения проекта либо имеют некорректное представление

о запланированных результатах.

Стороны, на которые проект оказывает влияние не проинформированны◦ Есть заинтересованные стороны не включенные в план коммуникаций. (например ИТ отдел, который будет

поддерживать продукт)

ПримерыРеестр заинтересованных сторон

◦ Для сотрудников имеет смысл хранить еще и зарплату и обещанные ее изменения.

ПримерыРеестр обещаний

◦ Конкретные данные, которые вы будете хранить нужно выбирать в зависимости от процесса по которому вы работаете.

Вопросы?