1

بسم الله الرحمن الرحيمبسم الله الرحمن الرحيم

2

الدورة التدريبية على

مهارات المتابعة والتقييم

بدعم منبرنامج التنمية بالمشاركة – الوكالة الكندية للتنمية

بني سويف - قاعة مؤتمرات الجامعة

3

أهداف البرنامج التدريبيالهدف العام:

زيادة فاعلية المشروعات والبرامج التنموية بجمعية تنمية المجتمع المحلي ببني سليمان الشرقية بمحافظة بني

سويف من خالل إعداد وتأهيل كوارد قادرة علي تطبيق مفاهيم وأدوات عملية المتابعة والتقييم.

4

األهداف المحددة للبرنامج التدريبي

تنمية قدرات ومهارات المشاركين علي إجراء ة التقييم للمشروعات التنمويوعمليتي المتابعة

متضمنة:

تعريف المشاركين بمفهوم المتابعة وأهميته.• تعريف المشاركين بأنواع المتابعة وميادين عملها.•تعريف المشاركين وإكسابهم مهارة استخدام وسائل وأساليب •

المتابعة.إكساب المشاركين مهارة إعداد خطة المتابعة.• تعريف المشاركين بالصفات والمهارات التي يتحلي بها المتابع الجيد.•تعريف المشاركين بدور المتابع في تحسين أداء العاملين.•تعريف المشاركين بمفهوم التقييم وأهميته.•تعريف المشاركين بأنواع التقييم.•تعريف المشاركين وإكسابهم مهارة كيفية أجراء عملية التقييم.•تعريف المشاركين بالمقارنة بين عمليتي المتابعة والتقييم.•تبادل الخبرات واآلراء بين المشاركين الخاصة بعمليتي المتابعة •

والتقييم

5

الجدول التدريبي الخاص بالمتابعة والتقييم

الثالث اليوم الثاني اليوم األول اليوم الوقت

مفهوم التقييم ·•وأهميته

أنواع التقييم•الطرق المستخدمة •

في عملية التقييم

المتابعة • خطة تصميمالعملي • التطبيق

·     تسجيل - افتتاح •ومقدمة

– التعارف – التوقعات •أهداف التدريب عرض

والجدول التدريبياالختبار القبلي•مقدمة عملية •

المتابعة والتقييم

2

 

تصميم خطة       ·•التقييم

أسلوب اختيار العينة• التطبيق العملي•

تقارير       ·• كتابةالمتابعة

العملي • التطبيق

المتابعة       · أنواعوطرق       · أساليب

المتابعةالمتابعة      · عملية خطوات

 

2

 

التقييم · تقارير كتابةالعملي التطبيقالبعدي االختبار

الدورة تقييم

الدورة ختام

وخصائص       ·• صفاتالجيد المتابع

وتطوير • متابعة خطواتالعاملين أداء

تطوير • في المتابع دوراألداء

– المؤشرات تعريفالمؤشرات – خصائص

. المؤشرات أنواع2

6

تعريف مفهوم المتابعة

بصفة • تتم ، ومستمرة ومخططة منظمة عملية هي

لجمع المشروع عمر مدار على ومنتظمة دورية

، وتأثيراته المشروع وإنجازات تشغيل عن المعلومات

من غيرها أو المشروع إدارة إلى وتوصيلها إعدادها ثم

القرارات اتخاذ على مساعدتهم بغرض المعنية الجهات

.المناسبة

هي عملية مستمرة لجمع وتحليل المعلومات •

والبيانات للمشروعات والبرامج لتحديد مدى توافق

سير أنشطة المشروع مع الخطة الموضوعة له لبيان

.الوضع الحالي للمشروع وتركز على مؤشر األداء

7

أسباب أجراء عملية المتابعة

إلمdداد إدارة المشdروع بالمعلومdات الدقيقdة في

الddddوقت المناسddddب عن أنشddddطة المشddddروع

للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة باآلتي :

الموارد البشرية•

الجدول الزمني •

تدبير الموارد والمصادر •

مستوى الجودة وكفاءة األداء •

اإلدارة المالية والميزانية •

8

وظائف عملية المتابعةوظائف عملية المتابعة

من التعلمالخبرات

المكتسبة في للمساعدةالخطط وضعالمستقبلية

القرار اتخاذالسليم

عملية تفسيرالقرار اتخاذ

اإلدارة بواسطة

مراحل توثيقالمشروع تنفيذ

9

عملية أهداف التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط .•المتابعة

تكلفddة األنشddطة المنفddذة في حddدود الموازنddة المعتمddدة •لذلك .

مدخالت ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة.•

الصرف يتم في األوجه الصحيحة لإلنفاق .•

التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية .•

القdوى البشdرية واإلمكانيdات الماديdة يتم اسdتخدامها بفاعليdة •وكفاءة .

.إنجازات المشروع تتم وفقا لما هو مخطط له •

تم تحديdد مdواطن القdوة والضdعف في المشdروع والوقdوف •على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين .

تم تحديddد المشddكالت الddتي تعddوق التنفيddذ إليجddاد الحلddول •المناسبة لها .

10

أنواع المتابعةأنواع المتابعة

أ - من حيث طبيعتهاأ - من حيث طبيعتها ب - من حيث مصدرهاب - من حيث مصدرها

المتابعة الفنيةالمتابعة الفنيةالمتابعة الداخلية المتابعة الداخلية

المتابعة المالية المتابعة المالية المتابعة الخارجيةالمتابعة الخارجية

11

أساليب وطرق

اإلطالع على تقارير وسجالت أنشطة المشروع .•المتابعة

الزيارات الميدانية لمواقع تنفيذ أنشطة المشروع .•

داء أالمالحظdة المنتظمdة لمواقdع العمdل وللمسdتفيدين و•

العاملين بالمشروع .

عقddد لقddاءات فرديddة وجماعيddة مddع العddاملين بالمشddروع •

وكافة الشركاء .

اسdتخدام قdوائم الفحص وجلسdات التأمdل أثنdاء متابعdة •

المستفيدين أو أعضاء فريق العمل.

12

خطوات عملية المتابعة

تحديد المعلومات المطلوبة) الوقت – األموال – األفراد – األدوات والمعدات(

تصميم التقارير /النماذج /الجداوللجمع البيانات والمعلومات

تحديد مستوي األداء المقبول)المعايير(

تصميم نظام لجمع المعلومات

تقديم المعلومات لمتخذي القرار

تسجل وحفظ نتائج المتابعة

13

أساليب المتابعة

أساليب المتابعة

عناصر خطة

المتابعة

عناصر خطة

المتابعة

األهداف األهداف

توقيتات المتابعة

توقيتات المتابعة

المخرجات المتوقعة

المخرجات المتوقعة

القائم بعملية المتابعة

القائم بعملية المتابعة

أنشطة المشروع

أنشطة المشروع

المؤشراتالمؤشرات

الميزانيةالميزانية

14

المؤشراتهو العالقة الدالة على تحقيق أهدف أو أنشطة

المشروع تتكون المؤشرات من مقاييس ويعبر عنها باألرقام مثل :و

- النسبة : وتنقسم إلي نوعين:1

النسبة المقصود بها العالقة بين جزء من شي ما والعدد •

الكلي لنفس الشيء )هي جزء من الكل ( .

النسبة المقصود بها العالقة بين شيئين مختلفين توجد •

بينهما عالقة أو صلة مشتركة معينة .

- المعدل : مثل معدل وفيات األطفال ويقصد به عدد 2

األطفال أقل من سنة واحدة الذين يموتون في سنة ما

وذلك بالنسبة لكل ألف مولود في نفس السنة.

15

المتابعة مؤشرات :أنواع

مؤشرات األداء : نعني بها كم المدخالت والعمليات التي تمت خالل •

المشروع.

مؤشرات النجاح أو مؤشرات األثر : وهي تبين مدى األثر الناتج عن أنشطة •

المشروع .

الجيد المؤشر :مواصفات

• .tوكيفيا tأن يكون محدد كميا

يمكن قياسه بأحد وسائل القياس المستخدمة. •

أن يكون له عالقة بأهداف المشروع. •

16

الشروط األولية لوضع خطة المتابعة

البد من توافر ما يلي مسبقا :

. الخطة التنفيذية ألنشطة المشروع .1

. تحديد الهدف من عملية المتابعة.2

.. تحديد الوقت الزمني للمتابعة3

. تحديد أساليب وطرق المتابعة.4

. تحديد األدوار والمسئوليات.5

. وضع معايير األداء )المؤشرات( .6

17

الهدف:الهدف:المخرجات:المخرجات:

تاريخ تاريخ المتابعالمتابع

ةة

القائم القائم بالمتابعةبالمتابعة

وسيلة وسيلة التحققالتحقق

وسيلة وسيلة المتابعةالمتابعة

مؤشرات مؤشرات النجاحالنجاح

مؤشرات مؤشرات مماألنشطة األنشطة األداءاألداء

11

22

33

44

55

66

: ...................نموذج :خطة متابعة أنشطة مشروع

18

الصفات المهنية للمتابع الجيد

أن يكون على دراية تامة بجميع مسئولياته .•

أن يكcون على قcدر كcاف من المهcارة والخcبرة في أنشcطة •

المتابعة .

أن يكccون ملمccا بالخطccة التنفيذيccة للمشccروع واألهccداف •

المرجوة .

أن يكcون أمينcا في كcل مcا يحصcل عليcه من معلومcات وبيانcات •

يقوم بتوصيلها للجهات المعنية .

19

المهارات األساسية

للمتابع

- مهارات المالحظة الفعالة1

- المهارات تحليلية 2

- مهارات إجراء المقابالت والحوار3

20

السلوكيات المعوقة لعملية متابعة وتطوير األداء

.الشك والغضب وتوجيه االتهام•

.التهديد والعقاب والتحويل للسلطة األعلى في الهيئة•

.عدم الرغبة في مساعدة اآلخرين•

.اتجاهاته عدم االهتمام باحتياجات الموظف وأهدافه و•

خلcق جcو معcاد من خالل التصcرف بشcكل غcير الئcق مcع •

.الموظف

21

خطوات عملية المتابعة المالحظة وتجميع البيانات عن أداء األفراد.• لتطوير األداء

تحليل مشاكل األداء غير الجيد .•

التعليق على األداء )التغذية المرتدة( .•

متابعة األداء بعد التعليق عليه.•

أدوار المتابع لتطوير أداء العاملين

- عملية اإلرشاد 1

- عملية النصح 2

- عملية المواجهة 3

22

الوصايا العشر للتعليق على األداء

- قم بالتعليق على سلوك شاهدته وليس على اتجاه استنتجته.1

- قم بشرح ماذا رأيت وكيف شعرت بدال من ذكر الحكم الذى أصدرته .2

- ركز على السلوك الذى يمكن تغييره.3

- أختار نواحى األداء األكثر أهمية وقم بتحديد تعليقاتك على تلك النواحى.4

- أربcط تعليقاتcك بأشcياء محcددة فى السcلوك وال تcذكر مجcرد انطباعcات 5

عامة.

23

تابع الوصايا العشر للتعليق على األداء

0- قم بتوجيه أسئلة بدال من عمل تصريحات تشرح وجهة نظرك6

0- قم بتحديد قواعد العمل ومستويات األداء مسبقا7

- علcق على األشcياء الcتى قcام الشcخص بأدائهcا بصcورة جيcدة وتلcك الcتى 8

0تحتاج إلى تحسين

- الحcظ أن هنcاك حcدود لتحمcل النقcد عنcد كcل شcخص فال تقcوم بعمcل الكثcير 9

0من التعليقات السلبية مرة واحدة

0- قبل قول أى تعليق، فكر فى تأثيره على الموظف10

24

تعريف مفهوم التقييم

ا فيccامج مccروع أو برنccاح مشccدي نجccاس مccة قيccهي عملي

الوصول لألهداف التي كان مخططا لها.

ذي انتهىcالي، أو الcروع الحcور المشcرحلي لتطcدير مcة تقcعملي

بالفعcل مcع األخcذ في االعتبcار أهcداف المشcروع والمؤشcرات

الموضوعة .

25

أهداف عملية التقييم

يعتبر الهدف من عملية التقييم هو الوقوف علي مدي تحقيق أهداف المشروع. •النقاط التالية:-

مدي مالءمة استراتيجية المشروع وأنشطته •لألهداف.

مدي مالءمة أهداف المشروع وأسلوب تنفيذه •الحتياجات المجتمع.

مدي مشاركة المجتمع المحلي في المشروع. •

مدي مراعاة المشروع لتحقيق فرص متكافئة •للنساء والرجال.

مدي استمرارية المشروع. •

مدي فعالية إدارة المشروع. •

مدي كفاءة إدارة موارد المشروع. •

26

أهمية التقييمإظهار اإلنجازات أو االخفاقات الرئيسية للمشروع. •

إظهار التغييرات المطلوبة وكيفية إجراؤها. •

توفير المعلومات وزيادة المهارات من أجل التخطيط وصنع القرار. •

رؤية إنجازات المشروع والتعلم من الدروس المستفادة من تنفيذ •المشروع.

الكشف عن كفاءة وفعالية الجهود المبذولة مما يزيد من فعالية •العمل وتحسين األداء.

27

تابع أهمية التقييم

اإلسهام في اتخاذ قرار بشأن استكمال العمل أو التوسع في المشروع ودراسة •العديد من البدائل.

المساعدة في تخطيط مشروعات أفضل في المستقبل من ناحية أسلوب •العمل، إدارة المشروع.

الوصول إلى أصوب القرارات، واختيار انسب الوسائل .•

الكشف عن مواطن الضعف وبذلك يمكن تالفيها. أو القوة فيمكن استغاللها.•

تقييم و تحفيز العاملين علي العمل من خالل نتائج التقييم اإليجابية. •

28

لماذا نقيم

ليساعدنا على أن نري إلى

أين نذهب

لتحديد السياسة العامة

للمشروع

لنكون قادرين على

تحسين طرق المتابعة

لتبرير المشرو

ع

لتقييم العاملين

لتحسين األداء

التخاذ القرارات

لتخصيص الموارد

29

اآلثار الناتجة عن غياب وجود مشروع ال يحقق اآلثار المستهدفة منه.•التقييم

اإلسddراف في اسddتخدام المddوارد بسddبب اختيddار •مشروع ال يحقق األهداف المرجوة منه.

ضعف أداء العاملين .•

عدم وجود استمرارية للمشروع.•

صddعوبة الوصddول ألهddداف المشddروع في الddوقت •المحدد .

صdddعوبة التعdddرف علي المشdddاكل الdddتي تواجdddه •المشddروع وأسddبابها وبالتddالي عddدم القddدرة علي

حلها .

ضعف القدرة علي المتابعة .•

30

ماذا نقيم في المشروع

التجهيز للمشروع •

تقييم االحتياجات )المسح األولى(•

التخطيط )صياغة األهداف واالستراتيجيات(•

ندوات …(– األنشطة )زيارات •

التطبيق واالستخدام.•

أثر المشروع على المجتمع .•

31

أنواع التقييم

أنواع التقييمأنواع التقييم

فريق فريق - - 44 العملالعمل

محور محور - - 33 التقييمالتقييم

نوعية نوعية - - 22 المعلوماتالمعلومات

- توقيت - توقيت 11 التقييمالتقييم

التقييم التقييم الداخليالداخلي

التقييم القبليالتقييم القبلي التقييم الكميالتقييم الكمي تقييم العمليةتقييم العملية

التقييم التقييم الخارجيالخارجي

تقييم األثرتقييم األثرالتقييم التقييم الكيفيالكيفي

التقييم التقييم المرحليالمرحلي

التقييم التقييم بالمشاركة بالمشاركة

التقييم نصف التقييم نصف المرحليالمرحلي

التقييم التقييم النهائيالنهائي

32

أساليب و أدوات التقييم

أساليب و أدوات التقييمأساليب و أدوات التقييم

السجالتالسجالتالمناقشة المناقشة التقاريرالتقاريرالشكاوىالشكاوىاالقتراحاتاالقتراحات

المسح أو المسح أو الزياراتالزياراتالصورالصورالمالحظةالمالحظةتدوين البياناتتدوين البياناتالحصرالحصر

33

خطوات إجراء عملية التقييم

تحديد أهداف التقييم وطرق التقييم ومن سيشترك فيه وكيف ومتي)تصميم خطة تفصيلية(

تحديد البيانات المطلوبة ومصادرها

جمع البيانات والمعلومات عن طرق وأساليب التقييم المختارة

تحليل البيانات والمعلومات

تبويب البيانات والمعلومات

كتابة تقرير التقييم

تقرير التقييم واالستفادة استعمال النتائجمنها

إعداد الموارد واإلمكانيات الالزمة ألجراء عملية التقييم

تحديد الموضوعات الرئيسية التي يجب أن يشملها التقييم

اتخاذ قرار التقييم

34

مؤشرات مؤشر التوافر مؤشر االستخدام مؤشر الجهد التقييم

يبين نوعيه وحجم الجهد أو الموارد المستثمرة لتحقيق األهداف

يبين إلى أي مدي يستخدم شئ ما في الغرض الذي اعد له

يبين هذا المؤشر ما إذا كان شيء ما موجودا أو متاحا

: العدد المطلوب من شباب القرية مثالللقيام بحمالت التوعية ونظافة الشوارع

خالل فترة العطلة الصيفية .

: عدد األهالي بالقرية الذين مثاليستخدموا المرحاض الصحي المنشأ

حديثا من خالل المشروع بانتظام .

منزل 50مثال : وجود راعية صحية لكل بقرية ما يكون مؤشرا لمدي توافر

الراعيات بالقرية.

مؤشر المالئمة مؤشر التغطية مؤشر الكفاءة

يبين ما إذا كانت الموارد واألنشطة قد استخدمت أفضل استخدام ممكن لتحقيق

األهداف

يبين نسبة أو عدد من يحصلون علي شئ ما من بين أفراد الفئة التي تحتاج إلى هذا

.الشيء

مدي مالئمة شئ ما . يبين هذا المؤشر

: عدد ومدي تكرار ونوعية الزيارات مثالاإلشرافية التي تمت بعد تبني استخدام وسائل المكافحة الحيوية للمزروعات

بإحدى القري.

: أن مؤشر التغطية لعدد أو نسبة مثالاألسر التي استفادت من مشروع إنشاء خزانات الصرف الصحي المنزلي بالنسبة

لعدد األسر بالقرية .

: قد يكون مؤشر مدي مالئمة نوع مثالمعين من سالالت الماعز للتربية لدي

األهالي بقرية ما من حيث نوعية العالئق المقدمة ودرجة حرارة المنطقة .

مؤشر األثر مؤشر سهوله المنال مؤشر النوعية )الجودة(

يبين مدي األثر الناتج عن األنشطة و البرامج

يبين هذا المؤشر نوعية أو مستوي جودة شيء ما

يبين هذا المؤشر ما إذا كان الشيء الموجود في متناول أولئك الذين

يحتاجونه فعال

: إن انخفcccاض الحcccاالت اإلصcccابة مثcccالباإلسccهال لccدي األطفccال بقريccة مccا بعccد حمالت التوعيcة الصcحية قcد يكcون مؤشcر

لألثر الناتج عن هذه الحمالت .

: إن مؤشcر جcودة منتجcات مشcروع مثcالأنتcاج الخcبز هcو ظهcور الرغيcف في شcكل مقبcccول وجcccذاب وخcccالي من الشcccوائب

والعيوب .

: أن وجcود حضcانة نموذجيcة بقريcة مثcالمcا قcد ال يكcون في متنcاول جميcع األسcر بالقريcة نتيجcة لبعcد مقcر الحضcانة أو أرتفcاع

قيمة االشتراك الشهري .

35

تعريف العينة

" أسلوب العينة يعنى النظر عن قرب إلى جزئ من شئ ما

و ذلك

لمعرفة المزيد عن هذا الشيء ككل"

36

أنواع العينات

العينة العشوائية البسيطة.•

العينة العشوائية الطبقة.•

العينة العشوائية متعددة المراحل.•

العينة العنقودية أو عينة المجموعات.•

عينة الحصة.•

37

طرق التقييم المستخدمة

طريقة مدي تقرير

تقدم المشروع

طريق مراجعة البرنامج

طريقة التقييم الموجزة

طريقة التقييم tطبقاللواقع

38

معايير اختيار وسائل جمع بيانات عملية التقييم

يجب أن تتcوفر في الوسcيلة المسcتخدمة في تجميcع البيانcات التقيميcة المعcايير

التالية:

- البساطة. 1

- العملية .2

- الموضوعية. 3

- الثبات والوثوق. 4

- الصدق والحقيقة .5

39

عناصر كتابة تقرير - صفحة الغالف .1التقييم

- قائمة المحتويات.2

- الملخص .3

- معلومات التقرير األساسية.4

- الغرض من التقييم والطرق المستخدمة.5

- الدروس المستفادة من الطرق المستخدمة في 6التقييم.

- نتائج عملية جمع وتحليل البيانات .7

- االستنتاجات.8

- التوصيات.9

- المرفقات.10

40

القدرات التي يتمتع التقييمبها المتابع المتابعة محاور

- مدي تنفيذ األنشطة - مدي تحقيق أهداف المشروع.المقارنةوفقاt لخطة المشروع.

الغرض

- عملية مرحلية )عند نصف مدة المشروع أو في نهاية المشروع أو

بعد انتهاء المشروع بفترة عند تقييم أثر المشروع(

- عملية مستمرة طوال مرحلة التنفيذ. التوقيت

- أساساt أفراد من خارج المشروع ومختارين من قبل الجهة الممولة.

- أفراد من داخل المشروع والجهات التي تتعامل معه.

الجهات المشاركة

- في تنفيذ وإدارة موارد المشروع.

- تخطيط مشروعات جديدة.- تخطيط وتنفيذ مشروعات

مماثلة.

- في تنفيذ وإدارة موارد المشروع االستفادة

ينطبق علي جميع مراحل - المشروع من تخطيط وتنفيذ

ومتابعة.

- تستخدم الخطة المصممة للمشروع كإطار مرجعي

للمتابعة.العالقة مع مراحل المشروع

يقوم التقييم باقتراح أساليب - وأدوات جديدة لزيادة فعالية

المتابعة.

توفر المتابعة معلومات هامة -للتقييم عن تنفيذ المشروع للخطة الموضوعة له والنتائج

التي حققتها األنشطة المختلفة.

العالقة بين المتابعة والتقييم