Автоматизация процесса работы с заявкой на освидетельствование судна

в ФАУ «Российский морской регистр судоходства»

РС, как и всякое классификационное обще-ство, устанавливает технические требова-ния, обеспечивающие условия безопасного плавания судов в соответствии с их назначе-нием, охраны человеческой жизни и надлежа-щей перевозке пассажиров и грузов на море, предотвращения загрязнения с судов.

Классификация судов - процесс, охватыва-ющий создание нормативов, фиксирующих определенный уровень безопасной эксплуата-ции судна в соответствии с его назначением, и систематический контроль по их исполнению.

Понятие классификация судов и плавучих сооружений включает в себя следующие этапы деятельности:

нормативная работа; техническое наблюдение за проектированием судов; техническое наблюдение в судостроении и судоремонте; техническое наблюдение в промышленности; техническое наблюдение за судами в эксплуатации.

В структуру PC входят Главное управление, 109 представительств и участков в России и 37 в осталь-ных странах мира. Внешний доку-ментооборот Регистра составляет около 160 000 документов в год. Российский морской регистр судо-ходства имеет в своем классе око-ло 5000 судов и входит в десятку крупнейших классификационных обществ мира.

Российский морской регистр судоходства (РС) –

классификационное общество, основанное в 1913 году. Являет-ся членом Международной Ас-социации Классификационных Обществ, объединяющей веду-щие национальные классифика-ционные общества.

Автоматизация процесса работы с заявкой на освидетельствование судна в ФАУ «Российский морской регистр судоходства»

Заказчик

2

В каждом производственном процессе (на-пример, освидетельствование судна, рассмо-трение технической документации) принима-ют участие сотрудники разных подразделений в разных точках мира, включая Главное управ-ление в Санкт-Петербурге, при этом каждому участнику процесса необходимо иметь актуаль-ную информацию о состоянии заявки на осви-детельствование судна и возможность просмо-треть соответствующие документы.

Ранее в РС использовалось различное про-граммное обеспечение (на базе платформы Visual FoxPro) для обработки заявок по каждо-му из процессов. На момент внедрения это было удобным и подходящим для задач орга-

Процесс выбора оптимального про-граммного продукта для последую-щего внедрения во всех подразде-лениях организации занял полтора года. Был объявлен конкурс на по-следовательную замену программ-ного обеспечения для автомати-зации бизнес-процессов, который выиграла компания Haulmont.

«По результатам тестирования и сбора мнений подразделений РС о СЭД и их при-менимости для построения в РС системы документооборота была выбрана система ТЕЗИС, в наибольшей степени удовлетворяв-шая нашим требованиям. Преимуществами системы для нас стали: полноценно реали-зованный web-клиент, возможность рабо-ты системы на низкоскоростных каналах связи, современная платформа и легкость ее адаптации под задачи РС, комплексная стоимость проекта», - рассказал руководи-тель проекта от ФАУ «Российский морской регистр судоходства» С.В. Кириллов.

Основные задачи проекта внедрения модуля по работе с заявками

Организация единого информацион-ного пространства для всех участ-ников процесса обработки заявки на освидетельствование судна.Реализация полной прослежива-емости и возможности контроля процесса освидетельствования.Миграция данных из старого программного обеспечения в новую систему.

низации, однако спустя 20 лет после много-численных доработок ПО и изменений в за-конодательстве, это решение потеряло свою актуальность и стало требовать значительных усилий для поддержания соответствия ПО ра-стущим запросам пользователей и клиентов. Кроме того, постоянные изменения и техни-ческая поддержка большого числа разного ПО требовала значительных организационных и финансовых затрат.

Справиться с этими проблемами можно было только с помощью обновления корпо-ративной системы электронного документо-оборота и унификации всех бизнес-процес-сов в структуре организации.

www.tezis-doc.ru

Ситуация

Обоснование выбора

3

Схема взаимодействия подразделений и маршрут документооборота в РС выстраива-лись в течение нескольких лет. Учитывая до-статочно разветвленную сеть подразделений организации по всему миру, сложившиеся особенности работы в разных подразделени-ях, в том числе в силу их разной численности (от одного до нескольких десятков человек), документооборот в Регистре был автоматизи-рован в разном объеме и имел разные фор-мы. За долгие годы многие сотрудники под-строились под работу с менее эффективной, но более привычной системой. В процессе опытной эксплуатации некоторым сотрудни-кам пришлось работать одновременно в ста-рой системе и в системе ТЕЗИС, параллельно высказывая требования и пожелания к новой

В ноябре 2011 года проведено предпроект-ное обследование, согласованы функцио-нальные особенности и этапы внедрения.

Было принято решение сначала автоматизи-ровать один из наиболее важных процессов – обработку заявок от клиентов на освидетель-ствование судов. Два месяца продолжалась проектная разработка и тестовая эксплуата-ция системы.

системе. Было сложно учесть нюансы рабо-ты каждого отдельного сотрудника, поэтому после запуска системы в промышленную эксплуатацию еще в течение полугода она постоянно дорабатывалась, обрастая новыми структурами данных, функциями и отчетами.

В феврале 2012 года завершена автома-тизация процесса обработки заявки на все виды освидетельствований – этапы получения, анализа заявки, назначения ис-полнителей, контроль выполнения, а так-же обеспечена интеграция с базой дан-ных учета судов. Решение позволило отслеживать время и объем работ по вы-полнению заявки в каждом подразделении.

Сначала система ТЕЗИС была внедрена в главном управлении РС и ряде подразделе-ний в Европе, а с 2013 года началась про-мышленная эксплуатация системы во всех подразделениях Регистра в 34 странах мира.

Первый этапАвтоматизация заявок на освидетельствование судов.

Второй этапАвтоматизация дополнительных бизнес-процессов.

В процессе освоения системы сотруд-ники РС отметили, что для полноценной работы с заявками в системе ТЕЗИС не хватает финансовой информации по вы-ставляемым по итогам работы счетам.

Специалисты были вынуждены тратить до-полнительное время, чтобы сверить дан-ные о заявке в системе ТЕЗИС и в учетной системе 1С. Поэтому в течение 2012 года проводилась интеграция с бухгалтерской системой предприятия на базе 1С, вне-дрен модуль работы со счетами по заяв-кам и выгрузка бухгалтерской отчетности в соответствии с внутренними нормами.

Оценив преимущества работы в ТЕЗИС с за-явками, в РС принято решение перевести в систему также процессы переписки с контр-агентами и внутрикорпоративную переписку.

В мае-июне 2012 года реализована функ-ция обмена документами между основ-ными подразделениями (процесс «вну-тренняя переписка»), включая процессы согласования и утверждения документов.

Процесс внутренней переписки включает в себя подготовку документа, согласование документа с руководителем, подпись доку-мента уполномоченным лицом и передачу документа одному или нескольким адре-сатам – другим подразделениям органи-зации – на ознакомление, для подготовки ответа, либо для других необходимых дей-ствий. Процесс внутренней переписки вы-полнен гибко, при определенных условиях некоторые его этапы могут быть пропущены.

Автоматизация процесса работы с заявкой на освидетельствование судна в ФАУ «Российский морской регистр судоходства»

Реализация проекта

4

Процесс внутренней переписки в системе ТЕЗИС сделал контролируемыми коммуни-кации между подразделениями Российского морского регистра судоходства, а это около 100000 документов в год.

В результате внедрения значительно повы-силась скорость доставки информации меж-ду подразделениями (получение происхо-дит, по сути, в момент отправки), появилась возможность отслеживать оперативность работы подразделений, выявлять «завис-шие» запросы, упростить сложные варианты взаимодействия между подразделениями.

В мае 2013 года было завершено внедрение еще одного проекта расширения – автома-тизация коллегиального составления и со-гласования исходящего документа (ответа на запрос контрагента) и его последующего утверждения руководителем.

www.tezis-doc.ru 5

В результате проекта внедрения ЕСМ-системы ТЕЗИС в Российском морском регистре судоходства создано единое информационное пространство и непрерывный про-цесс обработки заявок на все виды освидетельствований для большо-го числа географически распреде-ленных подразделений.

Автоматизированы процесс управления заявками на все виды освидетельствова-ний и вспомогательные бизнес-процессы, при этом заявки интегрированы с сопрово-

ждающими документами, которые можно посмотреть на любой стадии процесса, а также с финансовыми документами, что сводит к минимуму вероятность утери како-го-либо документа.

Уникальные особенности проекта заключа-ются в широкой территориальной распре-делённости подразделений организации, в каждом из которых разное качество каналов связи, а также в большом объеме пользо-вателей, что ведет к высокой нагрузке на систему. Кроме того, Заказчику необходимо было завершить автоматизацию основно-го процесса обработки заявок в головном офисе и ряде ключевых подразделений за 4 месяца, что успешно реализовано.

В ходе внедрения системы интегрированы разные бизнес-процессы – управление за-явками, внешний и внутренний документо-оборот, финансовый контроль и работа со счетами, контроль эффективности выпол-нения заявок различными подразделения-ми, интеграция с бухгалтерской системой на базе веб-клиента, автоматизированы смеж-ные и вспомогательные задачи.

Проект был реализован в до-вольно сжатые сроки. На текущий момент нагрузка на систему со-ставляет 600-700 одновременных подключений ежедневно, что со-ответствует 1500 автоматизиро-ванных рабочих мест.

После завершения первого этапа внедре-ния Заказчик инициировал проведение не-зависимого аудита.

Компания-аудитор КОРУС-консалтинг заключила, что система ТЕЗИС выпол-няет поставленные перед ней задачи и может решать их в дальнейшем, доста-точно надежна и доступна, и в целом внедрение можно считать успешным.

В настоящее время проходит автоматизация в части развития основного бизнес-про-цесса - управление заявками и создается подсистема учета результатов технических наблюдений в промышленности (модуль «Промышленность»). Процесс состоит из 15 этапов и охватывает большой объем услуг, предоставляемых РС.

Также начаты работы по переносу в ТЕЗИС базы данных по всем зарегистрированным в Регистре судам (база данных «Флот»). Фактически РС рассматривает систему ТЕЗИС как базовую платформу для автоматизации большей части основных бизнес-процессов Российского морского регистра судоходства.

Автоматизация процесса работы с заявкой на освидетельствование судна в ФАУ «Российский морской регистр судоходства»

Результат

6

www.tezis-doc.ru 7