دوره آموزشی ممیزی داخلی

ممیزی داخلی سیستم های مبتنی بر استاندارد مدیریت

ISO19011 :ارائه دهندهشرکت ایران مرتضی سرائی

دارو

ممیزی داخلی سیستم های مدیریت مبتنی بر ISO19011استاندارد

رئوس مطالب:

- اهداف 1ممیزی

- انواع ممیزی ها و اعضاء 2تیم ممیزی

- تکنیک های ممیزی، پرسش و 3تهیه چک لیست

- روانشناسی ممیزی و 5ارتباطات

- اصول اخالقی 6ممیزی

- برنامه ریزی و اجرای عملیات 4ممیزی داخلی

2


اهداف برگزاری دوره آموزشی - آشنایی با مفاهیم و اصطالحات بکار رفته در زمینه 1ممیزی داخلی:

ممیزی سیستم های مدیریت- توانایی برنامه ریزی، آماده سازی، اجرا، گزارش و 2

پیگیری یک عملیات ممیزی داخلی- آشنایی با انواع تکنیک ها و روش های انجام 3

ممیزی- آشنایی با مراحل انجام یک ممیزی شخص ثالث4

- توانایی یاری رساندن به سازمان خود جهت آماده سازی 5محیط برای ممیزی خارجی

3


ممیزی چیست؟

و مسVتقل، نظVام منVدفرآینVدی اسVت

بVه منظVور دسVتیابی بVه شVواهد مVدوYن

ممVیزی و ارزیVابی آنهVا بصVورت عیVنی

بVا هVدف تعVیین مVیزان بVرآورده شVدن

4معیارهای ممیزی


هدف ممیزی:

5

آوری جمVVع ممVVیزی، اصVVلی هدف

اثبVات بVرآورده شVدن شVواهدی بVه منظVور

اسVVت عVVدم الزامVVات شناسVVایی نVVه ،

هدف بازرسی: رد یا قبول، هدف ممیزی: اثبات انطباق هاانطباق و ایجاد ارزش افزوده


اصول ممیزی:

- رفتار بر پایه اصول 1اخالقی

- کار منصفانه ارائه 2دادن

- کوشا و حرفه ای بودن3

- نگرش مبتنی بر 5شواهد

- استقالل4

6


اصطالحات ممیزی:

مجموعه از یک یا چند ممیزی برنامه ممیزی: برنامه ریزی شده برای محدوده زمانی مشخص و

برای دستیابی به هدفی خاص، شامل اطالعات مربوط به طرح ریزی، سازمان دهی و انجام

مجموعه ای از خط مشی ها، معیارهای ممیزی: ممیزیروش های اجرایی، الزامات و یا خواسته هایی که بعنوان مرجع مورد استفاده واقع می شود.

سوابق، شرح ماوقع یا سایر شواهد ممیزی: اطالعاتی که به معیارهای ممیزی مربوط و قابل

تصدیق می باشد.7



نتایج حاصل از ارزیابی شواهد یافته های ممیزی: ممیزی گردآوری شده در مقایسه با معیارهای

ممیزیماحصل یک ممیزی فراهم نتیجه نهایی ممیزی:

شده توسط تیم ممیزی، پس از در نظر گرفتن اهداف ممیزی و کلیه یافته های ممیزی

سازمان یا کارفرمای ممیزی)ممیزی شونده(: شخص درخواست کننده ممیزی

8



شخص دارای صفات و شایستگی به اثبات ممیز: رسیده برای انجام ممیزی

یک یا چند ممیز که یک فرآیند تیم ممیزی: ممیزی را انجام می دهند و در صورت لزوم

توسط کارشناسان فنی پشتیبانی می شوند.گستره یا حدود یک ممیزیدامنه کاربرد ممیزی:

9

صفات شخصی و توانایی به اثبات شایستگی: رسیده در بکارگیری دانش و مهارت ها









10


انواع ممیزی:

ممیزی داخلی )طرف اول(:

این ممیزی ها برای بازنگری مدیریت یا سایر مقاصد *داخلی انجام می شود.

این ممیزی ها می توانند مبنایی برای خود *اظهاری سازمان در مورد میزان انطباق با

معیارها محسوب شوند.

این ممیزی ها توسط خود سازمان انجام می *شود.

11


هدف ممیزی داخلی طرف اول:

سیستم مدیریت یا بخش میزان انطباق تعیین *هایی از آن با معیارهای ممیزی

ارزیVVابی * در اثربخشVVی مVVدیریت سیسVVتم دستیابی به اهداف مشخص شده آن

بالقوه سیستم زمینه های بهبود شناسایی *مدیریت

ارزیVابی * انطبVاق بVا مVیزان مVدیریت سیسVتم و مقVVررات قVVوانین، بVVه مربVVوط الزامVVات

قراردادها

12



ممیزی شخص دوم:

طرف های ذینفع ممیزی های شخص دوم توسط *

سازمان از قبیل مشتریان یا اشخاص دیگری از

جانب این طرف های ذینفع انجام می شوند.

13


هدف ممیزی شخص دوم:

بVالقوه * پیمانکVاران و کننVدگان تVامین ممVیزی بمنظVور ایجVاد انطبVاق توانVایی هVای آنهVا جهت همچVنین و سVازمان خریVد الزامVات بVرآوردن تعVیین مکVانیزم تVامین کننVده و انتخVاب فرآینVد

کنترل تامین کننده

ممVیزی تVامین کننVدگان موجVود بمنظVور تعVیین *مشVکالت و عوامVل مرتبVط بVا توجVه بVه اقVدامات

اصالحی مورد نیاز

ممVیزی تVامین کننVدگان موجVود بمنظVور تصVدیق *انطباق با الزامات

14



ممیزی شخص ثالث )ممیزی خارجی(:

سVازمان هVای ممVیزی هVای شVخص ثVالث توسVط *

کننVده قبیVل ممVیزی از مسVتقل و بVیرونی

الزامVVات بVVا انطبVVاق کVVه هVVایی سVVازمان

اسVتانداردهای بین المللی را ثبت کVرده و یVا

انجVام نماینVد، اعطVا می را گواهینامVه مربوطVه

15می شوند.


هدف ممیزی شخص ثالث:

کسب گواهینامه سیستم استقرار یافته*

تعVیین مVیزان انطبVاق/عVدم انطبVاق عناصVر سیسVتم *کیفیت با نیازمندی های مشخص شده

16


اعضای زنجیره ثبت و صدور (:ISO/IEC guide 62گواهینامه)

17

IAF

AB

CB

AUDIT CLIENT

International Accreditation Forum

انجمن بین المللی اعتباردهی

Accreditation Body

موسسه اعتباردهنده

Certification Body

موسسه گواهی دهنده

ممیزی و صدور گواهینامه

اعتباردهی

اعتباردهی

درخواست

درخواست

درخواست

سازمان درخواست کننده ممیزی


معمVوالn در ممVیزی هVای شVخص اول یادآوری: و در ممVیزی هVای شVخص ثVالث Auditاز عبVارت استفاده می شود.Assessmentاز عبارت

18

سیسVتم یادآوری: چنVد یVا دو کVه هنگVامی مVدیریت بطVور همزمVان بVا هم مVورد ممVیزی قVرار

می نامند.ممیزی تلفیقی گیرند، آن را

هنگامیکVه دو یVا چنVد سVازمان ممVیزی یادآوری: شVونده ممVیزی یVک ممVیزی انجVام در کننVده

می نامند.ممیزی مشترک همکاری کنند، آن را


ممیز:

دانش و مهارت ها*

صVVVVVفات * شخصی

19

تحصVیالت، تجربVه کVاری، آمVوزش و *تجربه ممیزی

دارای شایسVتگی شخص و اثبVات صVفات بVه رسیده برای انجام ممیزی


خصوصیات مثبت ممیز:

و * هوشVVVیار تیزبین

برقVVراری * در مهVVارت ارتباط

20

قدرت تجزیه و تحلیل*

انعطاف پذیر*

پیگیر* بی طرف و درستکار*

اخالقی)متVVانت، * اصVVول بVVه پایبنVVد صمیمیت، تواضع و خوشرویی(

سVVVVازمان * یافته

شنونده خوب و خوش بیان*


خصوصیات منفی ممیز:

اسVتبداد رای/عVدم انعطVاف *پذیری

وقت * و انگVVاری سVVهل گذرانی

21

ناتوانی در برقراری ارتباط*

ساده لوحی*

تنبلی و پشت میز نشینی* عجVول، ترسVو، کمVرو و خVرده گVیر *

بودن

قضVVاوت * زود کردن

و * تنVVدخویی خشونت

تملق گویی*


دانش و مهارت های ممیز:

و * مVVدیریت سیسVVتم مدارک مرجع

فنVون * و اجVرایی روش اصVول، ممیزی

22

شرایط سازمانی*

بایVد و مهVارت هVای الزم ممVیز زمینVه دانش در های زیر را دارا باشد:

قVوانین و مقVررات ذیربVط و دیگVر *الزامات

و آمVوزش، تجربVه کVاری، سVطوح تحصVیلیسVازمان بایVد یادآوری:ممVیزی و تجربVه دانش کسVب بVرای ممVیزی هVر کVه را

تعVیین دارد نیVاز آن بVه ممVیزی بVرای مناسVب مهارتهVای نماید.


مهمترین ویژگی ها و وظایف ممیز:

افVVزوده) * ارزش بVVرای : (Value AddedایجVVاد ممیزی شونده

عیVنی) * آوری شVواهد (: Objective EvidenceجمVع )قVانونی، الزامVات بVا انطبVاق اثبVات بVرای

مشتری، استاندارد و سازمان(

23

مVنزلت) * و شVان (: شخصVیت ReputationحفVظ حرفه ای و اخالقی ممیزی


مسئولیت ممیز:

مکتوب نمودن مشاهدات*

برنامVه ریVزی و اجVرای مسVئولیت هVای محولVه *

به نحو موثر و کافی

24

گزارش نتایج ممیزی*

مVVدارک * نگهداشVVتن محرمانVVه و محفVVوظ

ممیزی و ارائه مدارک

اقVدامات * اثربخشVی مVیزان بVه رسVیدگی

اصالحی


سرممیز)راهبر تیم ممیزی(:

25

کسVی اسVت کVه مVدیریت عملیVات ممVیزی را برعهده دارد.


26

تعیین اهداف و گستره برنامه ممیزی*

مسئولیت های سرممیز:

تعیین مسئولیت ها و روش های اجرایی*

تدارک و آماده سازی تیم ممیزی*

مVدارک * جملVه از منVابع تVامین از اطمینVان مربوط به سیستم رهبری انجام ممیزی مطابق برنامه*

تهیه گزارش و نگهداری سوابق ممیزی*

پیشگیری و حل اختالفات احتمالی*

پایش، بازنگری و بهبود برنامه ممیزی*


(:Auditeeممیزی شونده)

27

مVورد کVه اسVت کسVی شVونده ممVیزی ممیزی قرار می گیرد.


28

کارکنVان مرتبVط بVا ممVیزی را دربVاره اهVداف و *دامنه ممیزی مطلع سازد.

مسئولیت های ممیزی شونده:

افVرادی از کارکنVان خVود را بVرای همکVاری بVا *تیم ممیزی مسئول نموده و معرفی نماید.

منVابع کVافی جهت اجVرای یVک ممVیزی کVارا و *اثربخش فراهم آورد.

شVواهد * و مVدارک تسVهیالت، بVه دسترسVی مورد درخواست ممیزان را فراهم آورد.

ممVیزی * اهVداف حصVول جهت ممVیزان بVا همکاری نماید. بVر اسVاس گVزارش ممVیزی، اقVدامات اصVالحی *

را تعیین و آغاز نماید.


29

هرگز کاری نمایشی را آماده و عرضه نکند.*

قوائدی برای ممیزی شونده:

سئواالت را ساده و واضح پاسخ دهد.*

از ارائه توضیحات مفصYل خودداری کند.*

آمVیز * مصVلحت دروغ و بپVذیرد را خطاهVا نگوید.


( فVVVنی TechnicalکارشVVVناس Expert:)

30

و دانش از ممVVیزی تیم ممVVیزان چنانچVVه مهVارت هVای مVورد نیVاز بطVور کامVل برخVوردار نباشVند، بVرای تVامین این دانش و مهVارت هVا

از کارشناس فنی استفاده می شود.

ممVیز یادآوری: بعنVوان نبایVد فVنی کارشVناس عمل نماید.کارشVناس فVنی بایVد تحت نظVارت یVک یادآوری:

ممیز عمل نماید.


تیم راهنمVVVVVای ممیزی:

31

مسVئولیت هVای راهنمVای تیم ممیزی:

ایجVاد مالقVات هVا و زمVان بVرای مصVاحبه بین * ممیز و ممیزی شونده

مختلVف * نقVاط از بازدیVد بVرای دیVدن تVدارک )درصورت نیاز(سازمان

رفع ابهام یا کمک در جمع آوری اطالعات*

و * نکVات رعVایت بVرای ممVیزین راهنمVایی اصول ایمنی و بهداشتی

شاهدی از طرف ممیزی شونده*


تیم راهنمVVVVVای ممیزی:

32

فVردی کVه ممVیزان را همVراهی کVرده و یادآوری: بVا تیم ممVیزی در حیطVه مVورد ممVیزی همVراه می شVود بایVد بVه فرآینVدها و شVرایط کVار احاطVه کامVل

داشته و ارتباطات را بشناسد.

این فVرد عضVو تیم ممVیزی محسVوب یادآوری: نمی شود.

این فVرد ممکن اسVت مشVاور طVراحی یادآوری: سیستم باشد.

جریVVان یادآوری: در دخVVالت اجVVازه راهنمVVا یVا و ممVیزی شVونده بجVای دهی پاسVخ و ممVیزی

انجام ممیزی بعنوان ممیزی را ندارد.


آمVVوزش حVVال در ممVVیز )مشاهده گر(:

33

این فVرد عضVو تیم ممVیزی محسVوب یادآوری: نمی شود.

ممVیزین در حVال آمVوزش اجVازه انجVام یادآوری: ممیزی و دخالت در جریان ممیزی را ندارند.

تجربVه کسVب جهت ممVیز/ممVیزین حضVور ممیزی در تیم ممیزی









34


انVVVVVVVVVVواع سئواالت:

35

این سVئواالت بVا آیVا شVروع شVده و سئواالت بسVته: جواب آن بله/خیر است.

سVئواالتی هسVتند کVه بتواننVد شVخص سئواالت بVاز: مقابل را به صحبت کردن وادارند.

ادات پرسش چه

کسVی؟ .......................................................

چه چVیزی؟ ...........................

.................................................... چگونVه؟

.................................چه

موقVع؟ .......................................................

چرا؟ و ..................................

...........................

دیدگاه هاشخص

شیئنوع و نحوه

زمانانگیزه و ...


نحVVوه مVVورد در نکVVاتی پرسش سئواالت:

36

سئواالت را واضح و تک مفهومی مطرح کنید.*

سVئوال * اختیVار در تفکVر بVرای را الزم زمVان شونده قرار دهید.

سئواالت را به شکل کامل بیان کنید.*

هر بار تنها یک سئوال را بپرسید. *


مزایای چک لیست:

37

بعنوان یادآوری برای ممیزی بکار می رود.*

نوشVتن * بVرای کVه کمکی اسVت ای وسVیله گزارش ممیزی کاربرد دارد.

الزم * نکVات تمVام شVامل کVه اسVت ای وسVیله تعیین شده می باشد.

در * تمVامی عناصVر الزم کVه دهVد اطمینVان می نظر گرفته شده و چیزی از قلم نیفتاده است.


معایب چک لیست:

38

ممVیز را محVدود بVه قVالب طVرح ریVزی شVده و نVوع * پرسش سئواالت طرح شده می کند.

مVوجب می شVود ممVیز فقVط منتظVر شVنیدن پاسVخ * مVورد انتظVار خVود باشVد و از درک سVایر توضVیحات

ارائه شده توسط ممیزی شونده غافل می ماند.

بیVان سVئواالت نوشVته شVده * بVه ممVیز را محVدود می کند.

ممکن اسVت مVوجب شVود ممVیز از طVرح سVئواالت * ابتکاری و آنی برای رسیدن به جواب ناتوان بماند.









39


فعالیت های ممیزی:

40

هVVای 1 فعVVالیت -مقدماتی

فعالیت های قبل از ممیزیالف(

بVVVVVVVازنگری 2 -مستندات

بVVرای 3 سVVازی آمVVاده -ممیزی در محل



41

هVای ممVیزی 1 فعVالیت انجVام -در محل

اجرای عملیات ممیزیب(

توزیVع گVزارش 2 تهیVه، تصVویب و -ممیزی



42

ممVیزی 1 از پس پیگVیری اقVدامات -ممVیزی جVزو nوالVمعم مرحلVه )این

محسوب نمی شود(.

فعالیت های پس از ممیزیالف(


مقVVدماتی هVVای فعVVالیت ممیزی:

43

ارزیVابی اثربخشVی سیسVتم مVدیریت در دسVتیابی * به اهداف مقرر شده آن

ممVیزی * مVدیریت انطبVاق سیسVتم مVیزان تعVیین شونده یا بخش هایی از آن با معیارهای ممیزی

بVرای حصVول * ارزیVابی قVابلیت سیسVتم مVدیریت اطمینان از انطباق با الزامات قانونی و قراردادی

شناسایی نواحی بالقوه بهبود سیستم مدیریت*

کارفرمVای یادآوری: توسVط ممVیزی اهVداف ممیزی تعیین می شود.



44

دوره زمVانی ممVیزی )بVا توجVه بVه خواسVته هVای * مشVخص شVده، قVوانین و یVا هVر عامVل ضVروری دیگVر

تعیین می شود(.

تعVیین مکVان هVای فVیزیکی، واحVدهای سVازمانی، * فعVالیت هVا و فرآینVدهایی کVه بایسVتی ممVیزی شVوند،

و

گسVتره ممVیزی بVا توافVق بVا کارفرمVای یادآوری: ممیزی تعیین می شود.

)دامنVVVVه گسVVVVتره شمول( ممیزی:



45

مبنVایی اسVت کVه مVیزان انطبVاق بVر اسVاس آن تعیین می شود، از جمله:

مVVدیریت، سیسVVتم الزامVVات اسVVتانداردها، هVا، خVط مشVی هVا، دسVتورالعمل و قVوانین مجموعVه یVا قراردادهVا اجVرایی، هVای روش از بخش هVVر خVVاص هVVای دسVVتورالعمل

بVVا یادآوری: صنعت/کسب و کار توافVVق بVVا ممVVیزی معیارهVVای کارفرمای ممیزی تعیین می شود.

معیارهVVVVVVVVVVVای ممیزی:



46

سVVنجی امکVVان ممیزی:

وجVود اطالعVات کVافی و مناسVب بVرای طVرح *ریزی ممیزی

سVازمان * سVوی از کVافی همکVاری وجVود ممیزی شونده

وجود زمان و منابع در حد کافی*



47

تعVیین اعضVاء تیم ممیزی:

بVرای * و مهVارت هVای الزم شناسVایی معلومVات دستیابی به اهداف ممیزی

انتخVاب افVراد تیم بVه نحVوی کVه کلیVه معلومVات و *مهارت های مورد ممیزی باشد، با توجه به:



48

- اهVداف، دامنVه، معیارهVا و مVدت زمVان تخمیVنی ممیزی

- اینکه ممیزی ترکیبی است یا مستقل

راسVتای در تیم نیVاز مVورد شایسVتگی -رسیدن به اهداف

قVراردادی دولVتی، قVانونی، الزامVات -و ... در موارد مقتضی

- توانVایی اعضVای تیم ممVیزی در برخVورد مVوثر با ممیزی شونده و در همکاری با یکدیگر



49

ایجاد روابط اولیه با ممیزی شونده:

- ایجVاد کانVال هVای ارتبVاطی بVا نماینVده ممVیزی شونده

- مهیVا نمVودن اطالعVات در خصVوص تنظیم زمVان و ترکیب تیم ممیزی

و مVدارک بVه دسترسVی درخواسVت -- انجام هماهنگی های الزم برای ممیزیسوابق مورد نیاز

- توافVق در مVورد حضVور شVاهدان و نیVاز بVه وجVود - تعیین مقررات ایمنی مربوط به محلراهنما برای تیم ممیزی


بازنگری مستندات:

50

- مVرور شVرح مکتVوب سیسVتم مVدیریت ممVیزی بVVا آن کفVVایت مVVیزان تعVVیین و شVVونده

معیارهای ممیزی- صVرف منVابع بیشVتر بمنظVور رفVع کاسVتی هVای

مستندات و تامین خواسته های مورد نظر

مسVVتندات یادآوری: کفVVایت عVVدم چنانچVVه ممVیزی اطالع بVه اسVت الزم شVود، مشVخص و شVده رسVانده ممVیزی کارفرمVای یVا شVونده درخصVوص تعویVق یVا ادامVه ممVیزی تصVمیم گVیری

نمود.


هVای فعVالیت بVرای سVازی آمVاده ممیزی در محل:

51

برنامVVVVه تهیVVVVه )طرح( ممیزی: اهداف ممیزی*

معیارهای ممیزی و هرگونه مدارک مرجع*

تاریخ ها و مکان های ممیزی* دامنه شمول ممیزی*

زمVان و مVدت مVورد انتظVار بVرای فعVالیت هVای *ممیزی در محل تیم * اعضVای هVای مسVئولیت و هVا نقش

ممیزی و افراد همراه هVای * حVوزه بVرای مناسVب منVابع اختصVاص بسیار مهم ممیزی


( ممVیزی طVرح اطالعVات در سایر

(:صورت اقتضاء

52

معرفی نماینده ممیزی شونده*

زبان ممیزی و گزارش ممیزی*

ترتیبات مربوط به پشتیبانی* مباحث گزارش ممیزی*

موارد مرتبط با موضوعات محرمانه*

هرگونه اقدامات پیگیری بعد از ممیزی*

شVروع یادآوری: از قبVل بایVد ممVیزی طVرح فعVالیت ممVیزی بVرای کارفرمVا یVا ممVیزی شVونده

ارسال شده و مورد پذیرش وی قرار بگیرد.



53

زمVان مVورد نیVاز بVرای ممVیزی هVر فرآینVد بستگی دارد به:

چگونگی فرآیند*

مکان فرآیند* مطالعه و وسعت مدارک فرآیند*

اهمیت فرآیند*

سمپل یا نمونه ای که انتخاب شده است.* شیوه ممیزی*



54

تهیه مدارک کاری:

مدارک و مستندات مورد نیاز*

بVرداری * نمونVه لیسVت هVا و طVرح هVای چVک ممیزی

سVایر منVابع مVورد نیVاز ماننVد لVوازم التحریVر *و ...


فعالیت های ممیزی در محل:

55

اهداف:

تایید طرح های ممیزی*

انجVام * چگVونگی از مختصVری شVرح ارائVه فعالیت های ممیزی

تایید مجاری ارتباطی*

ایجVاد فرصVت بVرای ممVیزی شVونده بVرای طVرح *سئواالت خود



56

گردآوری شواهد:

جمVع آوری و ثبت شVواهد بVا اسVتفاده از چVک *لیست ها براساس نمونه گیری

شواهد ممیزی بر پایه نمونه های یادآوری: اطالعات موجود است. بنابراین ممیزی همراه با

عدم قطعیت می باشد.

فقVط اطالعVات قابVل تصVدیق می توانVد یادآوری: جزو شواهد ممیزی باشد.



57

شیوه های گردآوری شواهد:

مصاحبه*

مشاهده فعالیت ها*

بررسی مدارک*



58

جهت اطالعVاتی منVابع از هVایی مثVال گردآوری شواهد: مالقVات بVا مVدیر، کارکنVان و سVایر افVراد مطلVع و صVاحب *

نظر در واحد ممیزی شوندهمشاهده فعالیت ها، محیط و شرایط کاری *

و * اهVداف، طVرح از جملVه خVط مشVی، مVدارک بررسVی اسVVتانداردها، اجVVرایی، هVVای روش هVVا، برنامVVه مجوزهVا، هVا، اعتبارنامVه کVاری، هVای دسVتورالعمل

مشخصات فنی، نقشه ها، قراردادها و سفارشات



59

بررسVی سVوابق از جملVه سVوابق بازرسVی، صورتجلسVات، *انVدازه نتVایج و هVا برنامVه سVوابق ممVیزی، گزارشVات

گیری ها و پایش ها، گزارشات تجزیه و تحلیل ها و ...

گزارشVات دیگVر منVابع از جملVه بVازخور مشVتری، اطالعVات *وابسVته بVه سVازمان هVای بVرون سVازمانی از جملVه مراجVع

قانونی، نظارتی و تامین کنندگان



60

مVذاکرات بایVد بVا افVراد مسVئول و صVاحب نظVر واحVدهای *ممVیزی شVونده انجVام شVده و بVه حVرف یVا گVزارش افVراد

دیگر استناد نکند.کVاری فVرد * در سVاعات و محیVط معمVول بایVد مVذاکرات

مورد نظر انجام شود.

واحVد در حضVور زمVان در بایVد ممVیز نظVر در را ذیVل مVوارد شVونده ممVیزی

بگیرد:

دلیل حضور در آن واحد و مذاکره توضیح داده شود. *



61

از طریVق بیVان اهVداف و مزایVای عملیVات ممVیزی و *ممVیزی تVا کنیVد روانی کوشVش هVای جنبVه رعVایت آرامش حVالت در مVذاکره حین در و قبVل شVونده

باشد.ممVیزی * بVا و شVده خالصVه بایVد ممVیزی این نتVایج

شونده مرور شود.

درمVذاکره * مخVاطب افVراد همVراهی و از مشVارکت قدردانی شود.


برقراری ارتباط در طول ممیزی:

62

بررسVی و تاییVد اعتبVار اطالعVات بدسVت آمVده از طریVق *بدسVت آوردن اطالعVات مشVابه از منVابع مسVتقل دیگVر یVا

ممیزین دیگربVا * سVرممیز بین ممVیزی اجVرای موانVع پVیرامون بحث

مدیریت ارشد

ممVیزان، * کVار وظVایف تغیVیر پVیرامون بررسVی و بحث تغیVیر برنامVه ممVیزی، تغیVیر در دامنVه و گسVتره ممVیزی

و ...



گردآوری یافته های ممیزی:

63

ارزیابی شواهد عینی در مقایسه با معیارهای ممیزی*

بحث و انتقVال اطالعVات بین ممVیزان جهت تصVمیم گVیری *در خصوص موارد انطباق/عدم انطباق

مالقVات بVا نماینVده ممVیزی شVونده بمنظVور توافVق بVرای *جمVع آوری ممVیزی و بحث در مVورد پیگVیری هVای الزم )در

صورت نیاز( انطبVاق، * عVدم انطبVاق، مVوارد مVورد در گVیری تصVمیم مشاهدات، نقاط قوت و طرح توصیه هایی برای بهبود



تقسیم بندی عدم انطباق ها:

64

)مهم( * عمده های انطباق Majorعدم Nonconformity


Minor Nonconformityعدم انطباق های جزئی*


65

)مهم( * عمده های انطباق Majorعدم Nonconformity


ممVیزی دو در جVزئی هVای انطبVاق عVدم تکVرار -

متوالی

الVVزام یVVک نشVVدن بVVرآورده -

- وجVود تعVداد قابVل تVوجهی عVدم انطبVاق هVای سیستم مدیریت

جزئی مرتبط با یک الزام سیستم مدیریت

- عVدم انطبVاق منجVر بVه تحویVل/تVرخیص محصVول

بVا ناایمن به مشتری مرتبVط قVانونی الزامVات نشVدن بVرآورده -

ایمنی محصول


66


- یVک رویVداد یVا وقVوع منفVرد از یVک نقص در پVیروی

از یک روش یا الزام سیستم مدیریت

Minor Nonconformityعدم انطباق های جزئی*

زمانیکVه ممVیز متوجVه یVک عVدم انطبVاق یادآوری: ادلVه و نتوانVد امVا کنVد، آن شVک بVه وجVود یVا شVده جمVع را انطبVاق عVدم اثبVات بVرای کVافی شVواهد “مشVVاهدات عبVVارت از میتVVوان کنVVد، آوری

(Observation).استفاده نمود ”


67


آماده کردن نتایج ممیزی:

بازنگری یافته های ممیزی*

تشکیل جلسه بین اعضای تیم ممیزی*

تهیه توصیه ها )درصورت لزوم(*

تعیین اقدامات پیگیری بعد از ممیزی*


68


توافق در مورد نتایج نهایی ممیزی، شامل:*

- مVیزان انطبVاق سیسVتم مVدیریت بVا معیارهVای ممیزی

- اجرای کارآمد، حفظ و بهبود سیستم مدیریت

بVVرای مVVدیریت بVVازنگری فرآینVVد توانVVایی -اطمینVان از تVداوم، مناسVب بVودن، اثربخشVی و

بهبود در سیستم مدیریت


69


جلسه اختتامیه:

- ارائه یافته ها و نتایج ممیزی

- توافVق بVا ممVیزی شVونده در مVورد زمVان ارائVه طVرح اقدامات اصالحی/پیشگیرانه

اهداف:*


70

فعالیت های ممیزی در محل:تهیه گزارش ممیزی:

- اهداف ممیزی- دامنه شمول ممیزی

- معرفی واحدهای ممیزی شونده

- معرفی سرممیز- معرفی ممیزین

- زمان و مکان ممیزی

- معیارهای ممیزی- یافته های ممیزی

- جمع بندی ممیزی


71


در را زیVر نیVاز، میتVوان مVوارد همچVنین در صVورت گزارش ممیزی درج نمود:

- برنامه ممیزی

- لیست نمایندگان ممیزی شونده

- خالصه ای از فرآیند ممیزی

- تاییVد این موضVوع کVه آیVا اهVداف یVا دامنVه ممVیزی همخVوانی ممVیزی بنVدی زمVان برنامVه طبVق

- واحVدهایی کVه ممVیزی نشVده انVد اگرچVه در دامنVه داشته است؟ممیزی بوده اند.


72


- اختالف نظرهVایی کVه بین تیم ممVیزی و ممVیزی شVونده

- توصیه هایی برای بهبودحل نشده اند.

- توافق در رابطه با پیگیری و اقدامات بعدی

هVای یافتVه بVودن بVه محرمانVه نسVبت دادن اطمینVان -

- لیست توزیع گزارش ممیزیممیزی


73

تصویب و توزیع گزارش ممیزی:

توافVق زمVان در ممVیزی گVزارش صVدور -شVده بVه کارفرمVای ممVیزی و افVرادی کVه

وی تعیین کرده است.


74

پیگیری اقدامات اصالحی:

- تعیین زمان آغاز اقدامات اصالحی پیشنهادی

- ارزیابی اثربخشی اقدامات اصالحی

- پیگیری اجرای اقدامات اصالحی

غVیر صVورت در مناسVب اصVالحی اقVدام درخواسVت -موثر بودن اقدامات انجام شده


75

سVVوابق نگهVVداری و آوری جمVVع ممیزی:

- برنامه های ممیزی

- گزارشات عدم انطباق ها

- چک لیست ها

- گزارش ممیزی

- گزارشات پیگیری اقدامات اصالحی

- پاسخ به گزارشات









76


77

روانشناسی ممیزی و ارتباطات:

داشVته یادآوری: انتظVار همکVاری توانیVد وقVتی می تنهVا باشید که صمیمانه رفتار کنید.

بVا دیگVران طVوری رفتVار کنیVد کVه مایلیVد بVا شVما یادآوری: رفتار شود.

یVادآوری این کVه انجVام ممVیزی در جهت منVافع و یادآوری: عالئVق سVازمان بVوده و می توانVد مشVکالت سVازمان را

شناسایی و برطرف نماید تاثیر مثبتی خواهد داشت.بVه نیازهVای احساسVی و اجتمVاعی طVرف یادآوری: توجVه

مقابل )نیاز به تایید، تشویق، پرستیژ، امنیت و قدرت(


78

روانشناسی ممیزی:ارتباط کالمی:

آماده سازیالف:

گشایشب:

ارتبVاط * این در و خVوب سVخن گفتن مهمVترین عوامVل است.خوب گوش دادن

اجراج:

جمع بندی و ارزیابید:

زبان تنها ابزار ایجاد ارتباط نیست.*


79

روانشناسی ممیزی:(:Body Languageارتباط غیرکالمی )

وضعیت بدنالف:

ادا و تقلیدب:

فاصلهج:

وضعیت ظاهرید:


80

روانشناسی ممیزی:ویژگی های ممیز در مواقع بروز مشکل:

- پرهیز از عصبانیت و تندخویی

- انعطاف پذیری و دوستانه رفتار کردن

- حرفه ای بودن

- قاطعیت در تصمیم گیری









81


82

اصVول اخالقی و جنبVه هVای انسVانی رعVایت مVوارد ذیVل در فرآینVد ممVیزی ضVروری ممیزی:

است:- توجه به ارزش های انسانی

- توجه به اصول و ضوابط اخالقی

- احترام به نظرات دیگران

- حفظ شان و منزلت حرفه ای ممیزی

- احترام به رسومات و آداب دیگران

- محرمانVه نگهداشVتن اطالعVات بدسVت آمVده از ممVیزی شونده

- احترام به ارزش های دینی و فرهنگی دیگران


83

اصVول اخالقی و جنبVه هVای انسVانی ممVیزی ممیزی: فرآینVد در ذیVل مVوارد از اجتنVاب

ضروری است:

Yدروغ و غلو -

هVVای شVVوخی -ناپسند

- مقایسVه ممVیزی شVونده با دیگران

و تکVVVVبر -خودپسندی

و بحث -جدل

قسVVVVVم -خوردن

جVویی عیب -و انتقاد

امVور انجVام -شخصی

اسVVVتعمال -دخانیات

- ناسزا گویی


84

با آرزوی موفقیت و بهروزی

Contact me: [email protected]

دوره آموزشی ممیزی داخلی

Documents