БИЗНЕС-РУССКИЙ

БИЗНЕС-РУССКИЙБИЗНЕС-РУССКИЙ

КК ОО ММ ММ ЕЕ РР ЧЧ ЕЕ СС КК АА ЯЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯКОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Общие правила составления Общие правила составления писем на русском и писем на русском и польском языкахпольском языках

G r z e g o r z A. Z i ę t a l aG r z e g o r z A. Z i ę t a l a

Обратите внимание:

ПИСЬМОПИСЬМО ноно

ПИСЬМАПИСЬМА

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯКОРРЕСПОНДЕНЦИЯ = = ПЕРЕПИСКАПЕРЕПИСКА

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕНА РУССКОМ ЯЗЫКЕ

ПО МАТЕРИАЛАМ:ПО МАТЕРИАЛАМ: ГОСТ Р 6.30-2003ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к распорядительной документации. Требования к оформлению документов.оформлению документов.

Основные элементы письма: РЕКВИЗИТЫ / ЗАГОЛОВОК РЕКВИЗИТЫ / ЗАГОЛОВОК (dane firmowe / nagłówek)(dane firmowe / nagłówek) КОРРЕСПОНДЕНТСКИЕ / РЕГИСТРАТУРНЫЕ КОРРЕСПОНДЕНТСКИЕ / РЕГИСТРАТУРНЫЕ

ПОМЕТЫ ПОМЕТЫ (numer / symbol sprawy korespondenta / (numer / symbol sprawy korespondenta / identyfikator listu)identyfikator listu)

АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ / ВНУТРЕННИЙ АДРЕСАДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ / ВНУТРЕННИЙ АДРЕС (adres (adres odbiorcyodbiorcy / adresat)/ adresat)

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ / ТЕМА ПИСЬМАЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ / ТЕМА ПИСЬМА ((temat temat sprawy / sprawa)sprawy / sprawa)

ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ ((grzecznościowy zwrot otwierający)grzecznościowy zwrot otwierający)

ТЕКСТ ПИСЬМА ТЕКСТ ПИСЬМА ((treść listu)treść listu) ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

((grzecznościowy zwrot zamykający)grzecznościowy zwrot zamykający) ДОЛЖНОСТЬ ДОЛЖНОСТЬ ((stanowisko)stanowisko), ПОДПИСЬ, ПОДПИСЬ ПРИЛОЖЕНИЕ /ПРИЛОЖЕНИЕ / ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛАГАЕМЫХ ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛАГАЕМЫХ

ДОКУМЕНТОВ ДОКУМЕНТОВ ((załączniki)załączniki)

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарного знака

(знака обслуживания)

логотип / logo

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

ОГРН / REGON

ОГРНуникальный номер - основной государственный регистрационный номер, который присваивается один раз и никогда не меняется вплоть до ликвидации или реорганизации данного юридического лица. Присвоение ОГРН фиксируется в специальном штампе, проставляемом на обороте учредительного документа, и содержит 13 цифр этого номера.

приложить / прилагать (что?) документ

приложение (чего?) документа

присвоить / присваивать (что?) номер

присвоение (чего?) номера

ликвидировать (что?) предприятие

ликвидация (чего?) предприятия

реорганизовать / реорганизовывать (что?) фирму

реорганизация (чего?) фирмы

проставить / проставлять (что?) штамп

проставление (чего?) штампа

содержать (что?) цифры

содержание (чего?) документа

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика / код

причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП // NIP

ИНН / КПП Идентификационный номер

налогоплательщика – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

код причины постановки на учет в банковских реквизитах является дополнением к ИНН в связи с постановкой на учет в разных налоговых органах. КПП присваивается при постановке на учет как по месту нахождения организации, так и по месту нахождения обособленных подразделений при наличии соответствующих документов.

платить (что?) налог налогоплательщик плата / уплата (чего?) налога поставить / поставлять на учёт юридическое лицо физическое лицо индивидуальный предприниматель дополнить (что?) данные дополнение (чего?) документа дополнение к (чему?) документу

ОКПО

Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Код ОКПО присваивается в момент регистрации юридического лица и показывает вид деятельности. Код ОКПО меняется, если деятельность предприятия расширяется или меняется.

предприятие – (чего?) предприятияпредприятия – (чего?) предприятийрегистрировать / зарегистрировать (что?)

организациюрегистрация (чего?) организациирасширить / расширять (что?)

деятельностьрасширение (чего?) деятельностиизменить / изменять (что?) деятельностьизменение (чего?) деятельности

Реквизиты 08, 09

Реквизит 08 – наименование

организации / nazwa instytucji

Реквизит 09 - справочные данные об

организации / adres, telefony

Замечания Номера телефонов принято писать,

отделяя дефисом по две цифры справа налево, например: 2-99-85-90; 2-95. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяют крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00

Оба буквенных написания - тел. и тел.: - соответствуют правилам, чаще употребляется второй вариант

Расположение реквизитов

Продольное расположение:Продольное расположение:

АО „Импорт”ул. Новая, д. 2/3 Москва, 213433

тел./факс: 342-65-98

Угловое расположениеУгловое расположение

АО „Импорт”ул. Новая, д. 2/3 Москва, 213433тел./факс: 342-65-98

Реквизит 11 - Дата документа в письме

дата

дата документа

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять 05.06.2007.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2007 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Реквизит 12 -регистрационный номер документа

регистрационный номер / Nasz znak:

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный

номер и дату документа

ссылка на дату

ссылка на регистрационный номер

Корреспондентские пометы

24.05.2006 № 45/экс/200624.05.2006 № 45/экс/2006

на № 234 от 20.05.2006на № 234 от 20.05.2006

24.04.2006 – дата отправления нашего письма24.04.2006 – дата отправления нашего письма

45/экс/2006 – регистрационный номер нашего 45/экс/2006 – регистрационный номер нашего письмаписьма

20.05.2006 – дата получения письма от другой 20.05.2006 – дата получения письма от другой фирмыфирмы

234 – регистрационный номер полученного 234 – регистрационный номер полученного письмаписьма

Реквизит 15 - Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

Обозначение адресата

Генеральному директору АО „Мосинвест”

(г-ну) В.А. Новикову

или

АО „Мосинвест”Генеральному директору(г-ну) В.А. Новикову


При адресовании письма в организацию При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем указывают ее наименование, затем почтовый адрес:почтовый адрес:

АО „Мосинвест”

Профсоюзная ул., д. 82

Москва, 117393


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Васильеву А.П.ул.Садовая, д.5, кв.12 г.Липки, Киреевский р-н Тульская обл., 301264


должность

организация

И.О. Фамилия

Реквизит 17 - РезолюцияРеквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату .

Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п.

Реквизит 17 - Резолюция

Резолюция

Реквизит 18 - Заголовок к тексту

Заголовок к тексту формулируется в рус-ском Заголовок к тексту формулируется в рус-ском языкеязыке конструкцией конструкцией

О (ОБ) + ПРЕДЛ. ПАДЕЖО (ОБ) + ПРЕДЛ. ПАДЕЖ, ,

в польском: в польском: DOT.: DOPEŁNIACZDOT.: DOPEŁNIACZ..

О высылке прейскуранта.О высылке прейскуранта.Dot.: wysłania cennikaDot.: wysłania cennika..

Или:Или:Sprawa:Sprawa: cennik cennik

Используются также конструкции: ПО ВОПРОСУ+РОД. ПАДЕЖ, а Используются также конструкции: ПО ВОПРОСУ+РОД. ПАДЕЖ, а также КАС. + РОД. ПАДЕЖ также КАС. + РОД. ПАДЕЖ (от: касательно)(от: касательно)..

Заголовок к тексту

Заголовок / Sprawa:

Вступительная формула вежливости

Уважаемый Степан Уважаемый Степан Александрович!Александрович!

Уважаемый господин Петровский!Уважаемый господин Петровский!Уважаемый господин директор!Уважаемый господин директор!Уважаемая госпожа Ковальская!Уважаемая госпожа Ковальская!Уважаемая госпожа директор!Уважаемая госпожа директор!

МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СОКРАЩЕНИЯ:МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СОКРАЩЕНИЯ:г-нг-н господингосподин г-жаг-жа госпожагоспожа гг.гг.

господагоспода

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при

обращении к лицам одной профессии)

Многоуважаемые ветераны!

Наиболее распространенные Наиболее распространенные формы обращения: формы обращения: Уважаемый...,Уважаемый..., или или Уважаемый...!Уважаемый...! Следует помнить, что Следует помнить, что запятая после обращения придает запятая после обращения придает документу (письму) будничный документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу лицу или затронутому вопросу придается особое значение. придается особое значение.

Если в обращении указывается имя Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-тексту документа вежливо-официальный оттенок.официальный оттенок.

Заключительная формула вежливости С уважением Преданный Вам Искренне Ваш С наилучшими пожеланиями С наилучшими пожеланиями и надеждой на

сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные

отношения Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в

ближайшее время Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего

проекта и примете участие в... Надеемся, что наша просьба будет выполнена Убедительно просим Вас не задерживать ответ

ЗамечаниеСледует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

Замечание

Не рекомендуется использовать этикетные формулы Уважаемый и С уважением в тексте одного письма (получается как бы "двойное уважение"). Можно завершить письмо словами Искренне Ваш.

Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения

Приложение: Каталог – 1экз.Приложение: Каталог – 1экз. Приложение: на 6 л. в 3 экз.Приложение: на 6 л. в 3 экз. Приложение: 1. Прейскурант – 1 экз.Приложение: 1. Прейскурант – 1 экз.

2. Каталог – 1 экз.2. Каталог – 1 экз.

Приложения

список прило-жений

Реквизит 22 - подпись

должность подпись

расшифровка подписи: И.О.

фамилия

Подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

ДиректорДиректор Личная подпись А.А. Борисов

Гл. бухгалтер Личная подпись С.А. Новиков

Подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Заместитель директора Заместитель директора

по торговле по финансам

Личная подпись А.Ф. Невский Личная подпись П.С. Белый

Реквизит 25 - оттиск печати

круглая печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,

удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих

заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Исполнитель

Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в

организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка

Схема коммерческого письма – продольное расположение

реквизиты фирмыреквизиты фирмы дата составлениядата составления рег. № рег. № адрес адрес получателяполучателя

ссылка на рег. № ссылка на рег. № место составленияместо составления

заголовок к текстузаголовок к тексту

вступительная формула вежливостивступительная формула вежливости

Текст письма текст письма текст письма текст Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма.письма.

заключительная формула вежливостизаключительная формула вежливости

должностьдолжность подписьподпись инициалы, фамилияинициалы, фамилияприложение:приложение:

Схема коммерческого письма – угловое расположение

реквизиты фирмы реквизиты фирмы адрес получателяадрес получателя

дата составлениядата составления рег. №рег. № ссылка на рег. №ссылка на рег. №

место составленияместо составлениязаголовок к текстузаголовок к тексту

вступительная формула вежливостивступительная формула вежливости

Текст письма текст письма текст письма текст Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма письма текст письма текст письма текст письма текст письма.текст письма.

заключительная формула вежливостизаключительная формула вежливости

должностьдолжность подписьподпись инициалы, инициалы, фамилияфамилия

приложение:приложение:

угловое расположение продольное расположение

толкование 01 – Государственный герб Российской Федерации 02 – герб субъекта Российской Федерации 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код

причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 – код формы документа 08 – наименование организации 09 - справочные данные об организации 10 - наименование вида документа 11 – дата документа 12 – регистрационный номер документа 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 - место составления или издания документа 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – резолюция 18 – заголовок к тексту 19 – отметка о контроле 20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения 22 – подпись 23 - гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 25 – оттиск печати 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка об исполнителе 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 – отметка о поступлении документа в организацию 30 – идентификатор электронной копии документа

KORESPONDENCJA KORESPONDENCJA PO POLSKUPO POLSKU

NA PODSTAWIE:NA PODSTAWIE:

1.1. A. Wiszniewski, A. Wiszniewski, Tajniki pisania, czyli 100 Tajniki pisania, czyli 100 reguł i wzorów dobrego tekstureguł i wzorów dobrego tekstu, Katowice , Katowice 2008.2008.

2.2. A. Wiszniewski, A. Wiszniewski, Sztuka pisaniaSztuka pisania, Katowice , Katowice 2003.2003.

3.3. PN-76-P-55315PN-76-P-55315

Rozmieszczenie większości elementów pisma do 1990 roku wyznaczał

Polski Komitet Normalizacji i Miar Polską Normą PN-76-P-55315. Obecnie stosowane są blankiety uproszczone BU.

Nagłówek – 2 warianty

Adresat

Szanowny Pan

mgr Piotr Nowak

Dyrektor „Rosimport” S.A.

Ul. Południowa 24

00-950 Warszawa

Grzecznościowy zwrot otwierający

Szanowny Panie,Szanowny Panie Dyrektorze,Szanowny Panie Prezesie,Szanowni Państwo,

UWAGA: Coraz częściej stosuje się wariant anglosaski – po zwrocie stawia się przecinek i nowe zdanie rozpoczyna się dużą literą, chociaż zgodnie z polskimi zasadami pisowni powinno się pisać nowe zdanie małą literą. Niektórzy po zwrocie grzecznościowym stawiają wykrzyknik lub kropkę.

Grzecznościowy zwrot zamykający Z wyrazami (głębokiego, ogromnego)

szacunku, Z wyrazami poważania, Łączę wyrazy szacunku, Z szacunkiem, Z poważaniem, Z przyjaźnią i życzliwością, Z serdecznymi pozdrowieniami,

UWAGA: Po formułce zamykającej stawia się przecinek, jeżeli przecinkiem zakończyło się zwrot otwierający lub kropkę, jeśli zwrot otwierający kończyło się kropką.

Format listu pisanego w imieniu instytucji

Blankiet BZ 1

Podpisy 1. wariant – podpisuje 1 osoba

2. wariant – podpisują 2 osoby – z lewej osoba o niższej randze, z prawej – o wyższej

Przykład pisma

БИЗНЕС-РУССКИЙ

Documents