روش تدوین آیین نامه در

کتابخانه

آشنایی با مفاهیم:

هدفها

خط مشی ها

آیین نامه ها

هدفها

Objectives

هدف چیست؟

در یک تعریف ساده، هدف وضعيتي است كه •مي خواهيم در آينده داشته باشيم

اگر خود نتوانيم وضعيت مان را در آينده تعيين •كنيم، ناچار محيط پيرامون مان، وضعيت را به ما تحميل مي كند. آنچه كه محيط بر ما حكم مي كند چه بسا با ما سازگاري نداشته باشد. پس چه بهتر كه خود، هدف مطلوب مان را معلوم كنيم و به سمتش در حركت باشيم.

انواع هدف

Goalsاهداف نهایی )مقاصد( 1.

Objectivesاهداف اختصاصی 2.. اهداف بلند مدت 1-2 . اهداف کوتاه مدت )سالیانه( 2-2

( اهداف نهایی1

اهداف نهایی، اهدافی هستند که در عالی ترینسطح )سطوح باالی مدیریت( تنظیم می شوند

و معموال گسترده و کلی هستند.

در اهداف نهایی وضعيت نهائي ومطلوبدرنظر گرفته مي شود ونشان ميدهد که

سرانجام برنامه چه خواهد شد.هدف نهائي محدوديت زماني نداشته وضرورتا هم قابل

دسترسي نمي باشد

نمونه ای از اهداف نهایی کتابخانه های دانشکده ای

پاسخگویی به نیازهای آموزشی برخاسته از برنامه 1.

های درسی و یا مطالعات عمومی دانشجویان

حمایت اطالعاتی از اعضای هیأت علمی برای به روز 2.

کردن منابع درسی و اجرای فعال تر نقش آموزشی

آنها

فراهم کردن منابع اطالعاتی الزم جهت پیشبرد 3.

اهداف پژهشی دانشکده

( اهداف اختصاصی 2

بیان های مشخص از اقداماتی هستند که برای •دستیابی به اهداف نهایی سازمان باید انجام

شود.

ویژگی های اهداف اخصاصی

هدفها باید مبتنی بر واقعیتها و دست یافتنی 1.باشند.

هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند.2.

هدفها باید دارای محدودیت زمانی باشند.3.

در تعیین هدفها باید به نتایج نظر داشت.4.

هدفها را باید از راه مشارکت تعیین کرد. 5.

. هدفها باید مبتنی بر واقعیت ها و دست یافتنی باشند1

هدفهای خیلی خgوش بینانgه ولی غgیر واقعی، سgبب

می کgارایی عgدم نتیجgه در و روحیgه تضgغیف

نgوعی هgا واقعیت بgر مبتgنی هgدفهای شgوند.

کgه کننgد می ایجgاد کgار در مgوفقیت احسgاس

منجر به ایجاد انگیزش می شود.

. هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند2

تعبgیر، تفسgیر و سgنجش هgدفهای کلی، کgار دشgواری اسgت. و نgیسgتند قgابgل gانgدgازه gگgیرgی کلgی هgاgی بنgابرایgن gهgدف gهgول بgحص gهgدرج gوg ارgفت کgرgپیش gانgیزgی مgراgبطی بgاgوgضg فgداgهgاg اgمgا .gدgده نgمgی gتgسgد gهgبg gاgهg دفgه gهgنgگو gنgایمgشgخصg gکمیg بgه سgهولgت قgابgل سgنgجشg انgدg و مgعgیارهgایی بgرایg سgنجش مgیgزاgنg gپیشgرفgت و مgوفقgیتg gبرنgاgمgه فgراهم

g.gدgنgکنg یgمgلgاgمثg gوانgنgع g هgت بgدماgت خgیgعgوض gودgبهبg g:دفgه اgطgالع رgسgانgی gبgه کgارgبرgاgن یgکg هgدgف gکgلی gاسgتg gاgمgا هgدgف:

gدgیg3خر gانیgرسg ع gطالgا gبخش gرایgبg دgیgدgج gرgتgوgامپیgک gگاهgتgسgدg g الgن سgاgپایg اgه 1390تgازgدgان gلgقابg gوg خصgشgم gدفgک هgیg

گیری است.

. هدف ها باید دارای محدودیت زمانی باشند3

هدف هgا را می تgوان بgرای یgک روز، یgک هفتgه، یgک

مgاه، یgک سgال و یgا مgدت طgوالنی تgر تعgیین نمgود.

محgدودیت زمgانی کgه بgرای هgدف هgا تعgیین می

شgود، بایسgتی مبتgنی بgر واقعت هgا و قابgل اجgرا

باشد.

. در تعیین هدف ها باید به نتایج نظر داشت4

توجgه و تأکیgد بایسgتی بیشgتر معطgوف بgه مقاصgد و نتgایج

باgشgد تgا بgه وgسgایgل رسgیدن بgهg آنهgاg. وسgاgیل راg می تgوان

دgر صgورتg لgزومg اgزg طgریgقg آمgوgزش gمgجgدgدg کاgرکنgان یgا

gاین کgرد gلیکgن gدیلgتع تجgهgیزاgت، و gهاgوشgرg در gیرgیgتغ

g ورتgصg gایجgتgن gد وgصgمقا gهgه بgوجgتg اgبg وارهgمgد هgایgیر بgیgتغ

گgیgرد. gدgر واقgعg هدفg gباgید gنتیgجه ای gراg مشgخgص کند.

. هدف ها را باید از راه مشارکت تعیین کرد5

هدفها را نبایgد بgه کارکنgان تحمیgل کgرد. کارکنgانی

کgه مسgؤولیت دسgت یgافتن بgه این هgدفها را بgه

و همکgاری بgرای اسgت بهgتر دارنgد، عهgده

مشارکت در تعیین آنها برانگیخته شوند.

. اهداف بلند مدت 1-2

( داشتن نظیر: عبارتی با معموال اهداف toاین have( دنgش ،)to become ازgتیابی آغgا دسgو ی )

می شgوند. سgپس از یgک طgرف بgا ذکgر مقgادیر ادامgه انعطgاف قابgل و و نسgبی قابgل سgنجش زمgان عبgارت داخgل در نهgایت در و یافتgه

مشخصی از آینده نیز در آن قید می شود. براسgاس اسgتاندارد بgه مجموعgه مثgال: دسgتیابی تgا ایgران دانشgگاهی هgای کتابخانgه اسgتاندارد

1398سال

اهداف بلندمدت

به طور کلی عبارتی که به عنوان قالب صحیح درنوشتن اهداف بلندمدت پیشنهاد می شود

بصورت زیر است:To have (or become) - (future position) – by (year)

تبدیل شدن یا دستیابی به وضعیت یا موقعیت مورد یعنی نظر تا سال

. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه 2-2

هدفهای سالیانه، هدفهای کوتاه مدت هستند که

سازمان برای رسیدن به هدفهای بلند مدت باید

به آنها دست یابد.

. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه 2-2

کاربردهای اهداف کوتاه مدت: ساز وکاری برای ارزیابی عملکرد مدیران •ابزاری برای نظارت بر پیشرفت فعالیت ها و •

تأمین هدفهای بلند مدت تعیین اولویتها برای سازمان، بخش ها و •

واحدها

اهداف کوتاه مدت

از فعل تغيير استفاده ميكند مثل افزايش ، •كاهش ، بهبود ، حذف و موارد مشابه

را شامل ( when)و چه وقت ( what)فقط باید چه •( why and how )شود و نباید وارد چرا و چگونه

شود. باید مشخص و بصورت کمی بیان شود•باید در راستای اهداف بلند مدت باشد•باید واقع بینانه و شدنی باشند •باید دارای اولویت بندی باشند•

اهداف کوتاه مدت

مثال: دسgتیابی بgه مجموعgه اسgتاندارد هدف بلنgد مgدت:

دانشgگاهی هgای کتابخانgه اسgتاندارد براسgاس 1398ایران تا سال

افgزایش رشgد سgاالنه مجموعgه هدف میgان مgدت: 1393 درصد تا پایان سال 12به

افgزایش رشgد سgاالنه مجموعgه هدف کوتgاه مgدت: 1391 درصد در سال 8به

اهداف کوتاه مدت

مثال: بلندمgدت اطالع هدف خgدمات وضgعیت بهبgود :

1395رسانی به کاربران تا سال مgدت میgان افgزایش هدف کgامپیوتر 5: دسgتگاه

1393جدیgد بgه بخش اطالع رسgانی تgا پایgان سgال مgدت)فراینgدی( کوتgاه کgاربران هدف آمgوزش :

کتابخانgه بgه منظgور آشgنایی و اسgتفاده از پایگgاه 1391های اطالعاتی تا پایان سال

تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت

بلنgد مgدت چgارچوب 1( اهgداف چارچوب زمgانی: سgاله یgا بیشgتر را در بgر می گیرنgد امgا 5زمgانی

هgدفهای کوتgاه مgدت معمgوال یgک سgال یgا بخشgی از یک سال را در بر می گیرند.

تمرکgز: هgدف هgای بلنgد مgدت بgر مgوقعیت هgای 2(آینgده سgازمان در محیgط رقgابتی توجgه دارنgد امgا هgدف هgای کوتgاه مgدت، دسgتاوردهای مشgخص آینgده بgرای سgال را آن و واحgدهای سgازمان،

مشخص می کند.

تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت )ادامه(

کلی 3 بgه صgورت بلندمgدت هgدفهای ( صgراحت: بیgان می شgوند درحالیکgه هgدفهای کوتgاه مgدت

بسیار مشخص اند.انgدازه گgیری: هgر دو کمی هسgتند. امgا هgدف 4 )

کلی نسgبتا معیارهgای برحسgب بلندمgدت هgای کوتgاه هgدفهای حالیکgه در سgنجیده می شgوند. می بیgان مطلgق معیارهgای برحسgب مgدت

شوند.

رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه

هر کتابخانgه دانشgگاهی )اعم از مرکgزی یgا دانشgکده 1.ازg هgر gچgیز داgرایg اهgداف و وظgایف ای( gبایgد قبgل و ggوظggایف راسggتای ggاهggداف gدر مggدوgن و معgین

ساgزمان آموgزشی مgتبوع خود باgشدتوسgط 2. بایgد وظgایف و اهgداف تgدوین و تعریgف

بgا نظgر مشgورتی نماینgدگان کتابgداران متخصgص و هggای برناgمggه مgسggؤوالن علgمی، هیggأت gایggاعضو بgا gتمgاس دانشgجوgیgان gو پژوهشgیg gو gوg یgآموزشانجgام این gگgروه هgا بgا نgظgر منظمg و مgداgوم تبgاgدل

گیرد.

رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه

گویgا 3 و رسgا بایgد کتابخانgه وظgایف و اهgداف )باشgد و برنامgه هgای کوتgاه مgدت، میgان مgدت و بلنgد مgدت کتابخانgه را بgا زمgان بنgدی مناسgب در

برگیرد.تصgویب 4 بgه بایgد کتابخانgه وظgایف و اهgداف )

یgا رئیس دانشgگاه )در مgورد کتابخانgه مرکgزی( هgای کتابخانgه مgورد )در هgا دانشgکده رؤسgای

دانشکده ای( برسد.

رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه

( الزم اسgت اهgداف و وظgایف هgر کتابخانgه در 5فواصgل زمgانی مناسgب مgورد بررسgی و بgازنگری قرارگgیرد و هرنgوع تغیgیر و تحgولی کgه در اهgداف و وظgایف سgازمان آموزشgی مgادر پیش می آیgد در آن منعکس گgردد. الزم اسgت در این بgازبینی امکانgات موجgود، منgابع، و خgدمات کتابخانgه هgا ارزیgابی آن هgای و هgدف پرتgو رسgالت در نgیز آتی بینانgه واقgع ریgزی برنامgه اسgاس تgا شgود

فراهم آید.

پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:

بیانیgه اهgداف کتابخانgه شgامل اهgداف نهgایی )مقاصgد(، 1.اهgداف gو میgان gمgدت، gدافgاه بلنgد gمgدت، gدافgاهیgکg gبیانgیgه دgر gقgالب بصgورت gیکپاgرچgه gدتgمg اهgوتgک

نوشته شود. زمgانی 2. دوره دارای مgدت بلنgد و 5اهgداف سgاله

g دتgم gانgمی تgا 3بgاgالتر، gاهgداgف 5 gدافgهgا و gسgال کوتاه مدت یکساله هستند.

از اهgداف بیgان شgده در منgابعی مثgل دایgره المعgارف 3.کتابgداری، بgرgای کتابgخانgه هgای داgنشgکgده ای، می تgوان

بعنوgان اهداف نهاgیی استفgاده کرgد.

پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:)ادامه(

و 4 مشgارکت بgا اسgت بهgتر کتابخانgه اهgداف بیانیgه )نظgر از اسgتفاده بgا و کتابخانgه پرسgنل کلیgه همفکgری و عgلمی هgیgأت اعضgای دانشgکده gو معgاونیgن و رئgیس

کاربران کتابخانه تهیه گردد. ( بیانیgه اهgداف کتابخانgه بایgد دارای عنgوان بیانیgه باشgد بgه 5

:gمثالg انgه .........عنوgخانه دانشکدgکتابg یه اهدافgبیان اهداف و وظایف کتابخانه..............

( نکgات نگارشgی و نکgات مربgوط بgه صgفحه بنgدی را در 6از مثgال عنgواgن gهgب کgرgد. رعgایgت gدgبای بیgانیgه نگgارش

فوgنتهای رایج gدر نگارش کتابg استفاgده کرgد.

پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:)ادامه(

( بیانیgه اهgداف کتابخانgه در نهgایت بایgد بgه تصgویب 7یgا دانشgکده رئیس دانشgکده، معgاونین )شgورای

رئیس کتابخانه( برسد. مانند:

این بیانیgه ......بند و ......هدف در تgاریخ.......... بgه تصویب..........رسید.

پgایین در کننgدگان تصgویب امضgای و و سgمت نام بیانیه ذکر شود.

خط مشی ها

Polices

خط مشی چیست؟

رایgه بgتند کgامی هسgا احکgی هgط مشgا خgا یgت هgسیاس

هgدایت gو جهت دادن بgه فکgرg کارgمنgد در gهنگgام تصgمیم

گیری، تدوین می شوند.

املgه شgتند کgایی هسgه هgا برنامgی هgمیمات خط مشgتص

می شgوند و بgهg عنgوان gراهنgمgا یgا چgارgچوبg تفکgر در کلgی

چgگgونگی انجgام فعgالیت تgصgمیم گgیریg بgه کgارg می رgونgد. gو

gر ا مشخgص می کندg.ها

خط مشی مجموعه سازی

o دgه ای از مقاصgازی بیانیgه سgی مجموعgخط مشکتابخانgه بgرای سgاختن و توسgعه مجموعgه اسgت.

o اgب کتابخانgه هgر خط مشgی گسgترش مجموعgه کتابخانgه آن و خصوصgیات مقتضgیات بgه توجgه همggان مختص و شggود می تنظیم و تggدوین کتابخانgه اسgت و نسgخه ای مشgترک نیسgت کgه بgا حgتی هgا کتابخانgه همgه بgرای را آن بتgوان

خصوصیات مشترک فراوان تجویز کرد.

خط مشی مجموعه سازی

برنامgه ریgزی و تولیgد خgط مشgی، امgروزه، از الزامgات مgدیریgت مجgموعgه، تقریبgا در تمgاgم انgواعg کتابgخانgه هgا در کشgورgهایg توسgعه gیافتgه اسgتg. بgا نگgاهی gبgه وgب سgاgیت کتgابخانgهg هgای این کشgورهgا می بیgنیgم کgه در :gوانgعنg اgب سgندی هgا وب gسgایت از gاین بسgیارgی

Collection development policy طgggggخ(دgارد. وجggوgد g)زیgاggس مجgمgوعggه gتggاسgی/سیggمشg ایgهg هgخانgتابgک gدر gدرتgه نgب gاgی رgدgنgین سgنgچg ابهgشgم

gمیg زرگgب هgاgی کتاgبخانgه حgتی gدgر gانgمgوgخ کgشgور توان دید.

خط مشی مجموعه سازی یا...

خط مشی مجموعه گستری •

سیاست های مجموعه سازی •

خط مشی مدیریت مجموعه •

سیاست های مدیریت مجموعه •

رهنمود استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران درباره خط مشی

مجموعه سازیبا توجgه بgه سgرعت روز افgزون تولیgد اطالعgات و قgادر هرچنgد عظیم، ای، کتابخانgه هیچ کgه این اطالعgات همgه مgالی محgدود منgابع بgا نیسgت موجgود را در زمینgه کgار خgود فgراهم کنgد، الزم راهکارهggای و مشggی خggط کتابخانggه، اسggت گسgترش و گgزینش بgرای مکتgوب و مناسgب منgابع و مجموعgه خgود داشgته باشgد تgا بتوانgد بgه

حفظ و ارتقای کیفیت مجموعه یاری دهد.

دالیل تدوین خط مشی مجموعه سازی

انفجار اطالعات و افزایش حجم انتشارات

محدودیت و تغییرات مداوم بودجه کتابخانه

محدودیت منابع و فضای کتابخانه

کارکردها و نقش های خط مشی مجموعه سازی

Selectionانتخاب 1.

Planningبرنامه ریزی 2.

Public relationsروابط عمومی 3.

Cooperationهمکاری 4.

. انتخاب 1

،ابgدم انتخgا عgاب یgدها در انتخgدها و نبایgا و بایgویت هgیین اولgتب

خرید، وجین، حفظ مجموعه و نظایر آن

گسترش مجموعه در راستای اهداف سازمان و در خدمت

جامع کاربران

جلوگیری از رشد ناموزون مجموعه

جلوگیری از اعمال سلیقه های شخصی در انتخاب

منابع

. برنامه ریزی 2

یصgوه تخصgه و نحgه کتابخانgزی بودجgه ریgبرنام

بودجه براساس خط مشی مجموعه سازی

تمرggمس بهبggود و ارزیggابی بggرای چارچوبی

مجموعه

. روابط عمومی 3

و • مgدیران کgاربران، بgرای مشgی خgط حیث این از کgارمنgداgنg سgازgمانg مgرgجgعی اgسgت gکgه gآنهgاg gرا بgا gاgهgداف و محgدوده عمgلg gکتابgخاgنgه آشgنا مgی gسgاgز و بgراgی کارgمنgدان gهgت کgافتی اسgبg زgهی اgاgآگg gنایی وgشgب آgوجgز مgیgوارد نg هgازgت

g.ندgشغول شوgن باید مgدر آدیگgر • کgه معنgا بgدین دارد، نgیز خgارجی بgرد ارتبgاط این

بgه gآن gاطالعgات بgا gمراgجعgه هgا gزمانgاgس g اgه کتاgبخانgه ارزشgمgندی از gجزئیgات اهgدافg و محgدوده عمgل کتابخانgه مgناسgب هgای حgوزه gاییgاسgشن آgورندکgه می بدgسgت آن از منgابع اشgتراک بgویژه و اgی کتاgبخانgه بیgن همکgاgری

جمله است.

. همکاری4

لggدلی بggه مجموعggه گسggترش مشggی خط آشکارسgازی اهgداف سgازمان کمgک می کنgد تgا فهرسggت نظggیر کتابخانggه هggای بخش دیگggر نویسgی، حفgاظت و نگهgداری، اطالع رسgانی و روابgط و باشgند هماهنgگ ریgزی برنامgه نgیز می تgر شgفاف را هgا بخش این بین همکgاری

نماید .

توصیه هایی برای تدوین خط مشی مجموعه سازی

،یgط مشgدوین خgت بgرای کgه توصgیه می شgود

کمیته یا کارگروهی تشکیل شود.

هgکتابخان یgا شgورای همgاهنگی کمیتgه مشgورتی

نامgه آیین تgدوین و تهیgه بgرای معتgبری مرجgع

است.

مراحل توصیه شده برای تدوین خط مشی مجموعه سازی

تهیه رهنمودها1(نیازسنجی 2(آماده کردن پیش نویس 3(تکثیر4(تهیه نسخه نهایی 5(پیش بینی تجدید نظر مداوم 6(

( تهیه رهنمودها1

تهیه رهنمودهایی که در آن معین شده باشد:oچه چیزهایی در خط مشی باید گنجانده شود oبا چه کسانی مشورت شودoچه کسی پیش نویس خط مشی را تهیه کندo هgچ بgه کgارگروه یgا کمیتgه در گgیری تصgمیم

صورت انجام شود

( نیازسنجی2

o هgب مراجعgه بgا کتابخانgه جامعgه نیازهgای تحلیgل اعضgای آن. این کgار هم بgا پیمgایش نظgرات و هم عالوه شgود. انجgام توانgد می مصgاحبه انجgام بgرآن بgا اعالم دعgوت عgام نgیز می تgوان بgه جمgع

آوری نظرات عالقه مندان پرداخت.

( آماده کردن پیش نویس 3

o یgط مشgتفاده ار خgا اسgوان بgار را می تgاین کهgای موجgود از کتابخانgه هgای مشgابه و بgا افgزودن یافتgه هgای مرحلgه نیgاز سgنجی انجgام داد. اجgزای ارائgه می شgود می ادامgه در کgه خgط مشgی توانgد بgه عنgوان الگgویی جهت تهیgه پیش نgویس

استفاده گردد.

( تکثیر 4

o در آن توزیgع و نgویس پیش هgای نسgخه تکثgیر کgردن وارد و منgدان عالقgه و آگاهgان میgان

تغییرات الزم در پیش نویس

( تهیه نسخه نهایی5

o اهیgآگ و آن پgذیرش رسgمی اعالم انتشgارو رسانی در خصوص آن به جامعه

( پیش بینی تجدید نظر مداوم 6

o دgابی و تجدیgانی ارزیgع زمgردن مقطgخص کgمشنظر احتمالی در سند تهیه شده

اجزای خط مشی مجموعه سازی

مجموعه های خاص8.

محدودیت ها 9.. حفاظت و نگهداری10. ارزیابی مجموعه 11روابط همکاری با کتابخانه . 12

های دیگر

. وجین 13. مرور و بازنگری در 14

سیاست مدیریت مجموعه

مقدمه / ارتباط با مأموریت 1.سازمان

منظور از تهیه خط مشی2.

مجموعه در خدمت چه 3.کسانی قرار خواهد

گرفتدستیابی4.معرفی مجموعه5.بودجه 6.اصول انتخاب 7.

. مقدمه/ ارتباط با مأموریت سازمان1

بgه • عبgارات خgط مشgی اولین کgه اسgت بدیهی فلسgفه وجgودی سgازمان، کتابخانgه، و وظgایف و اهgداف آن اختصgاص داشgته باشgد، اهgدافی کgه فعgالیت هgای گسgترش مجموعgه بgا آنهgا سgنجیده می شgود و مgیزان مgوفقیت این فعgالیت هgا بgه مgیزان دسgتیابی بgه آنهgا یgا تسgهیل در رسgیدن بgه

آنها بستگی دارد. از بیانیgه مgأموریت سgازمان )اگgر موجgود باشgد( •

می توان برای نوشتن این بخش استفاده کرد.

. منظور از تهیه خط مشی2

چرا خط مشی تهیه می شود؟ •خطاب به چه کسی تهیه می شود؟•برای چgه منظورهgایی بایgد مgورد اسgتفاده قgرار •

نظgارت، کنgترل، حمgایت، کسgب )مثال گgیرد حسابرسی(؟

. مجموعه در خدمت چه کسانی قرار خواهد 3گرفت

در اینجgا بایgد بgه گgروه هgای مختلgف کgاربران و •

همچgنین گgروه هgای خgاص پgرداخت. نیازهgای آنهgا

برشgمرده شgود. همچgنین بیgان اینکgه چgه گgروه هgا

و کسانی هدف خدمت نیستند نیز بیان شود.

. دستیابی 4

دسgتیابی بgه مجموعgه) انgواع منgابع( بgه چgه نحgو •است؟

مجموعgه قابgل امgانت اسgت یgا نgه؟ چgه قسgمت •هایی؟

نحgوی • چgه بgه الکgترونیکی منgابع بgه دسgتیابی است؟

. معرفی مجموعه5

مجموعgه از چgه مgوادی تشgکیل می شgود ) تgک •نگاشgت هgا، ادواری هgا، مgواد دیgداری و شgنیدار،

رسانه های الکترونیکی، مواد آرشیوی(؟ آیgا جنبgه هgای خgاص و نgامعمولی وجgود دارنgد کgه •

قgرار تgأثیر را تحت آن از اسgتفاده و مجموعgه داده باشند؟

. بودجه 6

تخصgیص بودجgه از طgرف سgازمان مgادر چگونgه •صورت می گیرد؟

بودجه از کجا تأمین می شود؟•تخصیص داخلی چطور انجام می شود؟•شgود • می انجgام اساسgی چgه بgر تخصgیص

گgروه، بخش، برحسgب موضgوع، برحسgب (دانشکده، و...(؟

. اصول انتخاب 7

چه کسی یا کسانی انتخاب را انجام می دهند؟ •کتابخانgه چgه کنgترلی بgر انتخgاب آنهgا انجgام می دهد؟•بر اسgاس چgه اصgولی دسgت انgدرکاران انتخgاب بایgد عمgل •

کنند؟کggدام • منggابع انggواع همggه بggرای انتخggاب معیارهggای

است)تازگی، قیمت، سطح، اعتبار و...(؟مgورد • مgوادی چgه مgواد: انgواع بgرای انتخgاب معیارهgای

نظرند و ترجیح داده می شوند؟ اهgدایی چیسgت؟ چgه شgروطی • مgواد مgورد در سیاسgت

برای قبول اهدا وجود دارد؟

. مجموعه های خاص8

کgاهش، • یgا افgزایش نحgوه پیشgینه، و سابقه نگهgداری، ذخgیره و تgآمین دسترسgی مثgل منgابع

آرشیوی، منابع سمعی و بصری و ....

. محدودیت ها 9

چه مgوادی تهیgه نمی شgوند ) فgرمت هgا، قیمت، •سن، زبان، و ...(؟

. حفاظت و نگهداری 10

سیاست کتابخانه برای حفاظت و نگهداری •مجموعه چیست؟

چه کارهایی و چه مواقعی باید انجام شود؟ •

. ارزیابی مجموعه11

آیا مجموعه ارزیابی می شود؟ •با چه روشهایی ارزیابی انجام می شود؟•ارزیابی چند وقت یکبار انجام می شود؟ •

. روابط همکاری با کتابخانه های دیگر12

دالیل همکاری با سایر کتابخانه ها چیست؟•بgا چgه روشgهایی • بgا سgایر کتابخانgه هgا همکgاری

انجام می شود؟همکاری با کدام کتابخانه ها انجام می شود؟•وجgود مجموعgه هgای دیگgر در دسgترس چgه تgأثیر •

بر مجموعه سازی می گذارد؟

. وجین13

سیاست وجین چیست؟•چه کسانی وجین می کنند؟•چه معیارهایی را برای وجین بکار می بریم؟•چند وقت یکبار وجین انجام می شود؟ •با مواد وجین شده چه می کنیم؟•

. مرور و بازنگری در سیاست مدیریت 14مجموعه

اگgر قgرار باشgد خgط مشgی بgا ارزش بgاقی بمانgد متغgیر نیازهgای تgا شgود بgازنگری آن در بایgد کتابخانgه و اسgتفاده کننgدگان را منعکس کنgد. در

این قسمت باید تعیین شود که :

چه کسانی این بازنگری را انجام می دهند؟•چند وقت یکبار بازنگری انجام می شود؟•در چه شرایطی این بازنگری باید انجام شود؟ •

تصویب خط مشی

مقgام • بgاالترین تصgویب بgه بایgد مشgی خط هgا gبهgتgر داgنشgکدgه برسgد. gدر اgجgرایی سgازgمان بgه gتصgویب شgورای معgاونgین اسgت خgط مشgی

دانشکده برسد. بایgد مشgخص شgود کgه خgط مشgی در چنgد بنgد و •

توسgط چgه کسgانی و در چgه تgاریخی بgه تصgویب رسیده است.

بایgد در • نام، سgمت و امضgای تصgویب کننgدگان ذیل خط مشی قرار گیرد.

نکاتی که در نگارش خط مشی باید رعایت کرد

نمی تgوان سgاختار مشخصgی بgرای خgط مشgی مجموعgه •سgازی gپیشgنهاد کgرgد، آن gسgاختاری gکgه بهgتر gو بیشgتر بgه کgار

gاستg ید بهترینgی آgما مgابخانه شgکترعgایت یکدسgتی در الفgاظ و اصgطالحات بایgد رعgایت شود•منطقی • نظم و انسgجام از بایgد مشgی خgط ساختار

برخوردار باشدمی تgوان از خgط مشgی سgایر کتابخانgه هgا بعنgوان راهنمgایی •

.gکرد gسب استفادهgر مناgیین ساختاgدر تعنوشgته • بایgد بصgورت روشgن، مgوجز و سgاده خط مشgی

شود.

نکاتی که در نگارش خط مشی باید رعایت کرد

نکات نگارشی و صفحه بندی باید در تدوین •خط مشی رعایت شود.

خط مشی باید دارای عنوان باشد. •

مقررات وآیین نامه ها

Rules

آیین نامه چیست؟

یgا • عمgومی موسسgه یgک کgه مقgرراتی مجمgوع به خصوصgی بمنظgور تنظیم امgور موسسgه خgود تهیgه و

تدوین میکند آئین نامه گفته می شود در تعریgف آیین نامgه کgه گgاه از آن بgه »نظgام نامgه« •

gیزggه نggراتی کgرggد: »مقggده انgود، آورggر می شgیggتعبمgقاgمgات gصgالحgیت داgر وضgع نgمgودهg و درg معgرgض gاجgرا

خgوgاgه هgدف آنg تgسgهیgل اgجgرgا و gتشgریح میg گذارgنgد ، gخgواgه درg مgواردی قgاgنونی gاgز قgوانیgن gموضgوعه باgشgد

»..g.gاستg ضع نشدهgوg نیgقانو � gاساgد که اسgاشgب .

آیین نامه چیست؟

مقررات و آئین نامه ها ساده ترین نوع برنامه •است

عgدم • یgا اقgدام لgزوم هgا نامgه آئین و مقgررات اقgدام مشgخص را بgه صgورت الزم االجgرا تعgیین را نظgر شخصgی اعمgال نgوع هیچ و کننgد می

اجازه نمی دهند.

انواع آیین نامه

آیین نامه اجرایی1(

آیین نامه مستقل2(

( آیین نامه اجرایی 1

آیین نامggه ممکن اسggت بggا هggدف تسggهیل اجggرای قgانون و بیgان جزئیgات آن وضgع شgود کgه در این صgورت، بgه آن آیین نامgه اجgرایی گفتgه می شgود. ل قgانون �gاهیت مکمgر مgا، از نظgه هgاین آیین نام

هستند.

( آیین نامه مستقل 2

مقgرراتی را بیgان می ،بعضgی آیین نامgه هgا � در رابطgه بgا آن هgا هیچ قgانونی کننgد کgه اساسgاوضgع نشgده اسgت. این آیین نامgه هgا را آیین نامgه مسgتقل می نامنgداین نgوع آیین نامgه هgا گgاهی

.گزین قانون بوده و با آن تفاوتی ندارندیجا

برخی از دالیل تدوین آئین نامه

پرکردن خالء قانونی •ایجاد نظم و هماهنگی •بیان جزئیات و تسهیل اجرای قوانین •تعامل مثبت با افراد ذینفع • تعریف فعالیتها وتفکیک مسئولیتها•ارزیابی عملکرد•

هدف از تدوین آئین نامه کتابخانه:

دستیابی به اهداف کتابخانه •ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف کتابخانه•تشریح وظایف هر یک از بخش ها •ایجاد هماهنگی در انجام کار پرسنل یک بخش •جلوگیری از بروز اشتباهات در کار•جلوگیری از بروز سوء تفاهم در مراجعین •انجام دقیق و صحیح کار •قانونمند کردن کارها •

: مسؤول تدوین آئین نامه

آیین نامه می تواند در سطوح مختلف توسط •مسؤولین هر یک از یا رئیس کتابخانه

تهیه شود.بخش ها

بهتر آن است که آیین نامه کتابخانه توسط •تهیه و تدوین و تصویب گردد.کمیته کتابخانه

برای تدوین آیین نامه از کجا و چگونه شروع کنیم؟

توجه به اهداف سازمان مادر 1.

تفکیک واحدها، بخشها و فعالیتها2.

تهیه لیست جامع از فعالیت هربخش یا واحد3.

دسته بندی و گروه بندی فعالیتهای مرتبط در قالب مواد آئین 4.نامه

اولویت بندی و شماره گذاری مواد آئین نامه5.

شرح هر ماده در قالب تیتر اصلی6.

شرح مصادیق در زیر هر ماده به صورت بند7.

استفاده از تبصره برای تفسیر و یا توضیح بیشتر8.

ذکر تعداد مواد، بندها و تبصره، تاریخ تصویب، تاریخ اجرا و 9.مقام یا مقامات تائید کننده

رمز موفقیت آئین نامه ها

نظgر سیاسgتگزاران را جلب کgرده و بgه تصgویب رسgیده 1.باشد

آموزش مجریان 2.

اطالع رسgانی مناسgب بgه کgاربران و آگgاهی کامgل آنهgا از 3.مواد آیین نامه

پgای بنgدی و رعgایت کامgل مgوارد منgدرج توسgط مجریgان 4.در سطوح مختلف

جلب همکgاری سgایر واحgدها بgه منظgور ایفgای نقش خود5.

بgازنگری و رفgع نgواقص 6. آیین نامgه از طریgق بروز بgودن شناسایی شده

ویژگی های یک آیین نامه

جامع باشد1.

شفاف و روشن باشد2.

عدم تناقض در مفاد آن3.

قابل جرا باشد4.

کاربر مدار باشد5.

قابل بازنگری باشد6.

مصوب و ابالغ شده باشد 7.

در اشل های متفاوت در اختیاراستفاده کننده 8.قرار گیرد

نکته :آئین نامه هر کتابخانه باید متناسب با :

مجموعه کارمندان

اعضاء و شرایط خاص آن کتابخانه تدوین شود

بنابراین : تدوین یک آئین نامه استاندارد میسر

نیست

ساختار و شیوه نوشتن آئین نامه

عنوان آیین نامه1.

اهداف و تعاریف2.

متن آیین نامه3.

. عنوان آیین نامه 1

آیین نامه امانت کتابخانه .........................

آیین نامه وجین منابع کتابخانه .................

آیین نامه شیوه استفاده از کتابخانه .............

. اهداف و تعاریف 2

دوین میgه تgرای آن آیین نامgه بgی کgداف بخشgاهشود

تفادهgه اسgه در متن آئین نامgدی کgای کلیgواژه همی شgود بایgد تعریgف گردد.عgدم تعریgف واژه هgا بgاعث عgدم فهم درسgت آئین نامgه می گgردد و

باعث ایجاد اشکال در تفسیر آن می شود.

. متن آیین نامه 3

متن آئین نامه مشتمل بر چندین ماده و تبصره است مواد آیین نامه، همان گزینه هایی است که می

خواهیم درباره آن مقررات وضع کنیم مثال در بخش امانت مواد آئین نامه می تواند شامل موارد زیر باشد:

استفاده کنندگان شرایط عضویت

شرایط امانت تأخیر در بازگشت

مفقود شدن کتاب

. متن آیین نامه )ادامه(3

ذیل هر ماده، نکات جزیی تر و توضیحات با اعداد یا حروف الفبا از هم تفکیک می شود:

مثال : : استفاده کنندگان 1 ماده - اعضای هیأت علمی دانشگاه 1 - دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری 2

یا : استفاده کنندگان 1 ماده - اعضای هیأت علمی 1-1 - دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری 2-1

. متن آیین نامه )ادامه(3

نکات متفرقه ، موارد پیش بینی نشده، و مواردی که ممکن است صد در صد محقق نشود در قالب تبصره ذکر می گردد:

مثال: : استفاده کنندگان1 ماده - اعضای هیأت علمی 1 - دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری 2

- مراجعین از سایر مراکز3 تبصره: مراجعه کنندگان سایر مراکز با ارائه کارت

شناسایی معتبر صرفا مجاز به استفاده از منابع در داخل کتابخانه

هستند.

. متن آیین نامه )ادامه(3

در انتهای آئین نامه باید مشخصات آن، همراه با تاریخ و مرجع تصویب کننده ذکر گردد:

مثال :

این آئین نامه در...........ماده و...........تبصره ، در تاریخ.....................به تصویب........................رسید.

منابع

آل مختgار، محمgدجواد؛ برومنgد، محمgدعلی. خgط مشgی مجموعgه 1.گستری کتابخانه های دانشگاه اصفهان.

دانشgگاه 2. اصgفهان: اصgفهان. دانشgگاه هgای کتابخانgه اساسgنامه . 1387اصفهgان، معgاونت تحقgیقات و فناgوری.

ایgران. تهgران: کتابخانgه 3. اسgتانداردهای کتابخانgه هgای دانشgگاهی .1381ملی:

مبgانی 4. بنgدیک. رگgاس، پاتریشgیا؛ وارد، لgیزل ادوارد؛ اوانgز، واعgظ مgینgو تgرgجمgه رسgانgی. ع gطالgا متgخصصgان مgدgیریت gبgراgی

.1388زادهg. ویرgاستارg ابراهیم افشاgر. تهرgان: کتابخgانه ملی، و 5. سgازمان پرویgز. گهgر، ساسgان مهgدی؛ پgاریزی، نgژاد ایgران

بانکgداری عgالی موسسgه تهgران: عمgل. تgا از gتئgوری مgدیریت .1380ایران،

منابع)ادامه(

برنامgه ریgزی اسgتراتژیک و سgنجش عملکgرد. ترجمgه جمgال الgدین 6. g،رهنگgفg یمایgان: سgتهر .gملکی gمدرضاgمحg ،یبیg1383طب .

تدوین سgند خgط مشgی یgا سیاسgت مجموعgه سgازی کتابخانgه و 7.مرکgز اسgناد. درgس مجgموعgه سgازی. گgروgه آgموزشgی gکتابgداری و

.gدانشگاه اصفهان gرسانی gاطالعدایgره المعgارف کتابgداری و اطالع رسgانی. سرویراسgتار عبgاس 8.

.1385حری. تهgران: کgتابخgانه ملgی، پارسgائیان، 9. علی ترجمgه اسgتراتژیک. مgدیریت آر. فgرد دیویgد،

g،فرهنگی gژوهشهایgدفتر پ :gهرانgاعرابی. ت g1379محمد .. شgادان پgور، فgرزانه. خgط مشgی و گسgترش مجمgوعه. فصgلنامه 10

. 53-62: 1384(، 61کتاب )

منابع)ادامه(

. فgاطمی، شgمس الgدین. مgروری بgر چشgم انgداز، رسgالت، ارزشgها و 11اهgداف کالن gچنgد دانgشgگاه منتخب gجهgان. gمشgهد: دانشgگاه فردوسgی

. 1384مشهد، . کgورال، شgیال. برنامgه ریgزی اسgتراتژیک بgرای خgدمات کتابخانgه ای و 12

اطالع رgسgانی. ترجمgه مجیgد امیgدوارg. تهgرgان: مgرکgز اطالعgات و مgدارک ،gمی ایرانg1380عل g.

. مgتیوز، جgوزف آر. برنامgه ریgزی و مgدیریت راهgبردی در کتابخانgه هgا. 13اهgواز، اهgوgاز: gدانشgگاgه شgهیgد چمgران ترجمgه عبداgلحسgین فgرج gپهلgو.

1387 .. مgدیریت برنامgه راهgبردی دانشgگاه علgوم پزشgکی اصgفهان. اصgفهان: 14

. 1382داgنشگاه علgوم پزشکی اgصفهان،g معاونgت پژوgهشی، . معصgومی، معصgومعلی. راهنمgای عملی برنامgه ریgزی اسgتراتژیک )در 15

. 1385واgحدهایg درمانی و غیر دgرمانی(. gتهران: gپایگان،

منابع)ادامه(

16 .About collection development policy. Available at :http://www.lib.az.us/cdt/colldev.aspx

17 .American library association workbook for selection policy writing .

18 .Denison university library goals and objectives 2006-2009.

19 .Dyson, Maree. How and when to write policies and procedures. Victoria: Maree Dyson, 1994 .

20 .Henson, Stephen. Developing and writing library policy and procedures .