档案管理信息化建设的档案管理信息化建设的思路与实践汇报思路与实践汇报

北京大学档案馆北京大学档案馆李海军李海军

20052005 年年 99 月月 2525 日日

提 纲提 纲

一、档案信息化的思路一、档案信息化的思路

二、北京大学档案管理信息系统的基本二、北京大学档案管理信息系统的基本功能功能

三、北京大学档案管理信息系统的特色三、北京大学档案管理信息系统的特色

一、档案信息化的思路一、档案信息化的思路

数据、信息、知识、智慧金字塔数据、信息、知识、智慧金字塔

什么是知识？什么是知识？ 拉里拉里 .. 普鲁萨克和托马斯普鲁萨克和托马斯 .. 达文波在《工作知达文波在《工作知识》一书中对知识的定义：知识是“一种设定经识》一书中对知识的定义：知识是“一种设定经验、价值、连贯信息和专家识见的流动混合体，验、价值、连贯信息和专家识见的流动混合体，它可以为估量和吸收新的经验与信息提供框架”它可以为估量和吸收新的经验与信息提供框架”

活的活的 连贯的连贯的 可估量和吸收新经验可估量和吸收新经验 由互相关联的概念表示，概念间可进行推演运算。由互相关联的概念表示，概念间可进行推演运算。

数字化是信息化的起步数字化是信息化的起步

知识化是信息化方向知识化是信息化方向

档案信息化的发展过程符合此规律档案信息化的发展过程符合此规律

实现知识化要解决的最基础性的问题实现知识化要解决的最基础性的问题

数据的质量问题数据的质量问题 数据描述问题数据描述问题 整合整合 : : 信息共享和系统集成的问题信息共享和系统集成的问题

当前信息化要围绕这三个问题作文章当前信息化要围绕这三个问题作文章

档案档案

有归属权有归属权密级划分密级划分与政务公开不矛盾与政务公开不矛盾

密级划分是档案的重要属性密级划分是档案的重要属性

档案信息化档案信息化1. 1. 含义：档案信息化就是用现代信息和通讯科技改造我含义：档案信息化就是用现代信息和通讯科技改造我

们的档案管理业务。们的档案管理业务。

2. 2. 目的：目的：1 1 自动化档案管理流程自动化档案管理流程2 2 提供决策支持提供决策支持

3. 3. 任务：任务：1 1 档案的数字化（解决好数据的格式、存储方式、存储载体等问档案的数字化（解决好数据的格式、存储方式、存储载体等问题）题）2 2 信息整合的问题信息整合的问题3 3 决策服务的问题决策服务的问题

———— 建设数字化档案馆建设数字化档案馆

档案为什么要信息化档案为什么要信息化

• 不是为信息化而信息化不是为信息化而信息化

整个社会进步的必然要求：整个社会进步的必然要求：

11 信息化是社会发展的必然趋势信息化是社会发展的必然趋势22 档案是社会运动的基元，档案部门是社会组织的细胞，档案是社会运动的基元，档案部门是社会组织的细胞，

不可或缺，必须信息化不可或缺，必须信息化33 存在被各类信息中心和站点取代的危险存在被各类信息中心和站点取代的危险

档案信息化要从档案信息化要从国家电子政务建设的高度去认识国家电子政务建设的高度去认识

电子政务发展阶段电子政务发展阶段

档案信息化面临的困难档案信息化面临的困难1.1. 标准和规范问题标准和规范问题 ,, 造成数据格式和系统的异造成数据格式和系统的异

构构 ..

2.2. 数据质量问题（著录不准确、不全面、不数据质量问题（著录不准确、不全面、不规范）规范） ,, 为信息的精准查询和智能检索带来为信息的精准查询和智能检索带来困难困难 ..

3.3. 信息孤岛、信息烟囱、信息壁垒（由于结信息孤岛、信息烟囱、信息壁垒（由于结构异构、基础设施异构、系统平台异构、构异构、基础设施异构、系统平台异构、语义异构、业务流程异构、制度体制造成语义异构、业务流程异构、制度体制造成的隔阂、竞争需要等等）的隔阂、竞争需要等等）

4.4. 信息的查询、服务不力（单词匹配、语义信息的查询、服务不力（单词匹配、语义推理）推理）

怎么办怎么办

1.1. 统一标准统一标准2.2. 著录监管著录监管3.3. 信息整合和互操作信息整合和互操作4.4. 深化服务功能深化服务功能

统一标准统一标准

1.1. 制定和遵循业务标准制定和遵循业务标准2.2. 业务操作规范化业务操作规范化3.3. 符合国际和国家标准符合国际和国家标准

4.4. 纳入国家电子政务建设的大框架中。纳入国家电子政务建设的大框架中。5.5. 在高校应该首先从校务信息一体化的角度去在高校应该首先从校务信息一体化的角度去

思考。思考。

著录监管著录监管 前端监管前端监管 流程监控流程监控

具体在系统中如何实现：具体在系统中如何实现： 细化功能细化功能 责任到人责任到人 划分流程，可以回退划分流程，可以回退

信息整合信息整合

• 为什么要提信息整合？为什么要提信息整合？

• 整合是解决信息孤岛的根本办法整合是解决信息孤岛的根本办法• 整合包括系统集成和信息共享两方面整合包括系统集成和信息共享两方面

• 而最基础的仍然是信息共享而最基础的仍然是信息共享

信息怎么整合？ 信息怎么整合？

技术方面的问题：技术方面的问题：

元数据元数据 资源描述框架资源描述框架 知识推理、知识管理知识推理、知识管理

什么是元数据？什么是元数据？

1.1. (metadata)(metadata) 是关于数据的数据是关于数据的数据

2.2. 什么是数据？什么是数据？

深化服务功能深化服务功能

从用户的角度出发，以服务为中心进行系从用户的角度出发，以服务为中心进行系统开发统开发

加强编研、查询能力加强编研、查询能力

面对信息化面临的困难面对信息化面临的困难北大的因应对策北大的因应对策

1.1. 积极投入人力，进行有关理论知识的学习，并开始着手元积极投入人力，进行有关理论知识的学习，并开始着手元数据标准的研究和制定工作数据标准的研究和制定工作

2.2. 采用流程化管理来加强数据质量的监管（后面将介绍）采用流程化管理来加强数据质量的监管（后面将介绍）3.3. 积极与学校计算中心合作，从校务一体化的高度去设计系积极与学校计算中心合作，从校务一体化的高度去设计系

统，努力打通全校各系统间的数据通路，消除数据瓶颈和统，努力打通全校各系统间的数据通路，消除数据瓶颈和信息孤岛。信息孤岛。

例如开发学籍档案组卷模块，打通档案管理系例如开发学籍档案组卷模块，打通档案管理系统与本科生教务系统、研究生系统、留学生系统、成教系统与本科生教务系统、研究生系统、留学生系统、成教系统间的数据通道，进行文档一体化研究和开发，以打通与统间的数据通道，进行文档一体化研究和开发，以打通与办公自动化系统的数据通道。这些功能集中体现在系统的办公自动化系统的数据通道。这些功能集中体现在系统的转库、组卷功能中。转库、组卷功能中。

4.4. 开发开发 webweb 著录系统和著录系统和 webweb 查询利用系统，深化服务和档案查询利用系统，深化服务和档案编研能力编研能力

•具体的对策在我们的档案管具体的对策在我们的档案管理信息系统中得到了体现，理信息系统中得到了体现，所以，有必要对它稍做简要所以，有必要对它稍做简要的介绍。的介绍。

二、北京大学档案管理信息系统 二、北京大学档案管理信息系统 的基本功能 的基本功能

档案管理系统功能涵盖了档案管理系统功能涵盖了档案处理的全过程档案处理的全过程

北京大学档案管理信息系统包括北京大学档案管理信息系统包括三大模块三大模块

（一）基于（一）基于 C/SC/S 结构的档案管理系统结构的档案管理系统（二）基于（二）基于 WebWeb 的档案著录系统的档案著录系统（三）基于（三）基于 WebWeb 的档案查询利用系统的档案查询利用系统

（一）基于（一）基于 C/SC/S 结构的档案管理系统功能结构的档案管理系统功能

我们将该系统功能分为五大类：我们将该系统功能分为五大类：

定制类定制类 维护类维护类 基本管理类基本管理类 数据接口类数据接口类 服务类服务类

1. 1. 定制类功能定制类功能

① 大类定制② 门类（表）定制③ 门类层级定制④ 字段定制⑤ 菜单定制⑥ 界面定制⑦ 报表定制

2. 2. 维护类功能维护类功能

①① 门类维护门类维护②② 字典维护字典维护③③ 组织机构维护组织机构维护④④ 用户及权限维护用户及权限维护⑤⑤ 报表维护报表维护

3. 3. 基本管理类功能基本管理类功能

①① 著录（录入、修改、删除、替换等）著录（录入、修改、删除、替换等）②② 查询（条件查询、排序）查询（条件查询、排序）③③ 打印报表（封面、目录、标签等）打印报表（封面、目录、标签等）④④ 加原文（目录与原文关联）加原文（目录与原文关联）⑤⑤ 鉴定（密级鉴定与利用价值鉴定）鉴定（密级鉴定与利用价值鉴定）

4. 4. 数据接口类数据接口类

①① 转库转库②② 组卷组卷③③ 数据导入导出数据导入导出④④ 数据备份与恢复数据备份与恢复⑤⑤ 数据转移对照数据转移对照⑥⑥ 数据发布数据发布

5. 5. 服务类功能服务类功能

①① 借阅登记借阅登记

②② 统计统计

（二）基于（二）基于 WebWeb 的档案著录系统的档案著录系统

设计目的：设计目的：

为了实现基于浏览器的档案著录，可避免为了实现基于浏览器的档案著录，可避免客户端软件的维护客户端软件的维护

基本功能如下：基本功能如下：

登录登录

WebWeb 著录操作主界面著录操作主界面

著录界面著录界面

学籍转库和组卷学籍转库和组卷

学籍转库是从各学籍系统中将数据转入档案系学籍转库是从各学籍系统中将数据转入档案系统的临时库中，并在临时库中对某些数据作适统的临时库中，并在临时库中对某些数据作适当的修改，然后按不同的分类方法将其组卷并当的修改，然后按不同的分类方法将其组卷并移入部门库中，进行归档处理。移入部门库中，进行归档处理。

转库操作由系统管理员来做，每年一次，具体转库操作由系统管理员来做，每年一次，具体操作任务由前面介绍的基于操作任务由前面介绍的基于 C/SC/S结构的档案结构的档案管理系统来完成。而组卷的任务则在管理系统来完成。而组卷的任务则在 webweb 著著录系统中由相关的院系档案员来完成。录系统中由相关的院系档案员来完成。

组卷过程——选择类型组卷过程——选择类型

三种组卷方式三种组卷方式

按单位按单位 按专业按专业 按学号按学号

组卷过程——选择条目组卷过程——选择条目

组卷结果组卷结果

（三）基于（三）基于 WebWeb 的档案查询利用系统的档案查询利用系统

• 设计目的：设计目的： 为了实现将鉴定后的开放档案发布为了实现将鉴定后的开放档案发布到互联网上，供互联网用户和本馆会员查询利到互联网上，供互联网用户和本馆会员查询利用。用。

说明：说明： 鉴定工作由前述的基于鉴定工作由前述的基于 C/SC/S结构的管理系统完成，而结构的管理系统完成，而

发布工作则由发布模块完成。几个模块功能互相独立。发布工作则由发布模块完成。几个模块功能互相独立。 发布后的档案进入开放库，该查询系统只针对该开放发布后的档案进入开放库，该查询系统只针对该开放

库进行查询。库进行查询。

档案档案 WEBWEB 查询系统首页查询系统首页

WEBWEB 查询系统功能查询系统功能• 包括三大类：包括三大类：

• 定制类定制类• 会员、费率管理类会员、费率管理类• 查询操作类查询操作类

系统拥有两个入口：1.后台管理口为管理员专用通道，前两类功能集中于此

2.访客和注册会员从网站主页直接进入，最后一类功能在此完成

1. 1. 定制类定制类

““ 信息发布”控制主页界面布局信息发布”控制主页界面布局

““ 专题档案”维护主页专题档案栏目专题档案”维护主页专题档案栏目

WebWeb 查询首页查询首页

系统设置系统设置

2. 2. 会员、费率管理类会员、费率管理类

““费率管理”定制不同档案不同用户组费率费率管理”定制不同档案不同用户组费率

点卡管理生成点卡以备用户充值点卡管理生成点卡以备用户充值

“ “ 用户管理” 划分用户组与费率挂用户管理” 划分用户组与费率挂钩钩

3. 3. 查询操作类查询操作类

普通访客查询类普通访客查询类 注册会员查询类注册会员查询类

普通访客查询类普通访客查询类

快速查询快速查询 主题查询主题查询 高级查询高级查询 全面查询全面查询

快速查询快速查询

主题查询主题查询

高级检索高级检索

全面查询全面查询

全面查询翻页导航全面查询翻页导航

普通用户查看详细信息普通用户查看详细信息

注册会员查询类注册会员查询类

除普通访客查询功能外，另有：除普通访客查询功能外，另有： 个人信息维护个人信息维护 会员通知会员通知 计费清单和点卡充值计费清单和点卡充值 我的档案室我的档案室 查看原文查看原文

注册用户帐户管理及充值注册用户帐户管理及充值

注册用户消费清单注册用户消费清单

注册用户私人档案室注册用户私人档案室

注册用户查看通知注册用户查看通知

注册用户查看档案详细信息注册用户查看档案详细信息

注册用户查看原文注册用户查看原文

三、北京大学档案管理信息系统的特色三、北京大学档案管理信息系统的特色1.1. 可定制性可定制性2.2. 可扩展性可扩展性3.3. 流程化管理流程化管理4.4. 高可塑性的用户管理和组织机构维护高可塑性的用户管理和组织机构维护5.5. 资源检索不留死角资源检索不留死角6.6. 零客户端维护零客户端维护7.7. 操作简单、零用户培训操作简单、零用户培训8.8. 利用计费功能利用计费功能9.9. 编研功能突出编研功能突出10.10.密级控制功能详尽密级控制功能详尽11.11.界面友好界面友好

1. 1. 可定制性可定制性

系统初始化定制系统初始化定制 服务功能可定制（用户权限、上下线）服务功能可定制（用户权限、上下线） 服务内容可定制（查询表、字段）服务内容可定制（查询表、字段） 界面布局可定制界面布局可定制

通过定制以达到四两拨千斤的维护效果。通过定制以达到四两拨千斤的维护效果。

———— 有利于系统推广和增强适应性有利于系统推广和增强适应性

———— 基于定制的方法比基于开发的方法要快得多基于定制的方法比基于开发的方法要快得多

初始化定制初始化定制

通过模板定义工具定制有关门类的各种信通过模板定义工具定制有关门类的各种信息息

通过数据字典定制有关系统运转所需要的通过数据字典定制有关系统运转所需要的各种基本元数据信息各种基本元数据信息

例如：流转状态的定制例如：流转状态的定制

服务功能、服务内容和界面的定制服务功能、服务内容和界面的定制

通过用户管理工具定制不同单位通过用户管理工具定制不同单位的用户和用户组，并予以授权。的用户和用户组，并予以授权。

———— 可实现个性化定制用户界面和用户操作可实现个性化定制用户界面和用户操作能力及用户服务内容。能力及用户服务内容。

2. 2. 可扩展性可扩展性

采用模块化设计，留有接口采用模块化设计，留有接口

———— 有利于系统部署有利于系统部署———— 有利于业务扩展有利于业务扩展

学籍归档问题、文档一体化问学籍归档问题、文档一体化问题、与其他系统的接口问题题、与其他系统的接口问题

档案基本管理系统模块档案基本管理系统模块

WebWeb 著录系统模块著录系统模块

档案发布模块档案发布模块

WebWeb 查询系统模块查询系统模块

①① 用户模型：用户模型： 部门档案员部门档案员 -- 部门档案主管部门档案主管 -- 档案馆档案馆

收集指导收集指导 --库房及借阅管理库房及借阅管理② ② 工作流程工作流程 录入录入 -- 检查检查 -- 收集收集 --汇总汇总③ ③ 临时库临时库 -- 部门库部门库 --汇总库汇总库 -- 开放库开放库 (( 或销毁或销毁库库 ))

3. 3. 流程化管理流程化管理

信息流移动过程信息流移动过程

流程化管理的意义流程化管理的意义

实现横向和纵向数据分流实现横向和纵向数据分流

责任到人，互相监督，提高工作效率责任到人，互相监督，提高工作效率

过程监控、层层检查，保证数据质量过程监控、层层检查，保证数据质量

4. 4. 组织机构和用户管理灵活组织机构和用户管理灵活

简捷的组织机构维护机制简捷的组织机构维护机制

功能强大的用户授权机制功能强大的用户授权机制

组织机构和用户权限控制的意义组织机构和用户权限控制的意义

解决机构调整问题解决机构调整问题 解决人力调度问题解决人力调度问题 解决任务分配问题解决任务分配问题

人力调度和任务分配人力调度和任务分配通过以下操作实现通过以下操作实现 : :

库操作权限（临时、部门、汇总）库操作权限（临时、部门、汇总） 信息门类操作权限信息门类操作权限 界面功能权限界面功能权限 单位权限单位权限 流转节点权限（包括档案处理过程监控）流转节点权限（包括档案处理过程监控）

5. 5. 资源检索功能资源检索功能

全面检索、不留死角全面检索、不留死角 无极逼近、过滤筛查无极逼近、过滤筛查 面向用户、灵活服务（高级检索、我的档面向用户、灵活服务（高级检索、我的档案室）案室）

全面检索：全面检索：

全面检索、可在结果中不断检索全面检索、可在结果中不断检索

高级检索：高级检索：

高级检索是专为熟悉档案业务的专业人士而设计的高级检索是专为熟悉档案业务的专业人士而设计的

我的档案室：我的档案室：

我的档案室是为注册用户专门设计的我的档案室是为注册用户专门设计的

———— 全面检索向智能检索迈进了一步全面检索向智能检索迈进了一步

————使信息化管理向知识化管理方向推使信息化管理向知识化管理方向推进进

6. 6. 零客户端维护零客户端维护 webweb 著录著录 webweb 查询查询

前面所介绍的前面所介绍的 C/SC/S 结构的档案基本管理系结构的档案基本管理系统主要用于档案馆内部人员使用。统主要用于档案馆内部人员使用。

部门著录人员和互联网用户只需使用基于部门著录人员和互联网用户只需使用基于B/SB/S 结构的结构的 webweb 著录和查询系统就可满足需求。著录和查询系统就可满足需求。

基于基于 B/SB/S 结构的架构省去了客户端软件的结构的架构省去了客户端软件的安装和维护投入。安装和维护投入。

7. 7. 操作简单操作简单

部门用户所使用的部门用户所使用的 webweb操作界面操作简便、操作界面操作简便、功能清晰功能清晰

提供在线帮助系统提供在线帮助系统

凭借系统的帮助文档，可以免去对普通用户凭借系统的帮助文档，可以免去对普通用户的使用培训。的使用培训。对于使用和维护比较复杂的对于使用和维护比较复杂的 C/SC/S结构管理系结构管理系统则只在档案馆内使用。主要用于系统维护统则只在档案馆内使用。主要用于系统维护和研究。和研究。

8. 8. 利用计费功能利用计费功能

涉及：涉及：

点卡管理、用户分级、档案分点卡管理、用户分级、档案分级三方面的操作级三方面的操作

点卡和用户费率管理点卡和用户费率管理

档案鉴定档案鉴定

包括开放程度和费率鉴定两个方面包括开放程度和费率鉴定两个方面

鉴定结果：鉴定结果：开放程度：开放程度：

开放（目录开放（目录 ++原文都开放）原文都开放）半开放（只开放目录，原文不开放）半开放（只开放目录，原文不开放）不开放（全不开放）不开放（全不开放）销毁销毁

档案利用费率：档案利用费率： AA 、、 BB 、、 CC 、、 DD

———— 档案利用费率与用户费率结合构成扣费依档案利用费率与用户费率结合构成扣费依据据

通过通过点卡管理点卡管理用户分级用户分级档案分级档案分级

这三方面结合，使得我们的计费系统既灵活这三方面结合，使得我们的计费系统既灵活简单又合理。简单又合理。

———— 作为一种商业性尝试，试图使我们的档作为一种商业性尝试，试图使我们的档案事业进入一个良性循环的境地。案事业进入一个良性循环的境地。

9. 9. 编研功能编研功能 专题档案专题档案 我的档案室提供客户自己编研的能力我的档案室提供客户自己编研的能力

10. 10. 密级控制密级控制

鉴定功能鉴定功能 查询、借阅、操作权限的控制对用户分级查询、借阅、操作权限的控制对用户分级

这些功能已在前面述及这些功能已在前面述及

1111 、界面友好、界面友好

个人信息维护个人信息维护 我的档案室我的档案室 友情链接友情链接

———— 人性化设计人性化设计