明志科技大學

總務行政簡報

中華民國 100 年 12 月 15 日

原校區 (52年創校 )

約 46公頃原校區 (52年創校 )

約 46公頃

新校區 (96年起 )

約 16公頃新校區 (96年起 )

約 16公頃

95-100 學年校地增加 16 公頃，成長 35% ，每位學生可使用校地面積約 150m2 。2

3

行政支援組關連圖

行政支援組

資源挹注

建構制度、安全永續校園環境

組織運作

專業服務

制度與規劃

安全與安心 服務數位化

效能整合運用

推動辦學理念承諾與決心 董事會支持 主管機關的協助與指導

1. 校長與高階主管承諾2. 擬定環境永續政策宣言 3. 規劃永續校園未來發展與願景

1. 擬定學校未來發展方針2. 挹注永續校園推動預算3. 財務健全資金充份運用

1. 各項宣導、評鑑與訪視2. 永續校園方針指導3. 補助校園環境改善經費

人事行政服務

1. 合宜人事規章制訂2. 制定全校組織員額編制3. 辦理升遷、獎勵、考核、進 修與訓練4. 完善福利制度

會計財務

1. 健全會計制度2. 公開透明財務資訊3. 明確效率管控款項收支核銷

環境暨安全衛生稽查

1. 自主檢查作業2. 廢污設施操作與申報3. 制定環安管理規章辦法4. 環境安全教育訓練5. 安全衛生暨毒化物運作委員 會

總務行政支援

1. 以｢食 E 住行｣為服務主軸2. 教學設備修繕效率化3. 永續校園工程持續改善4. 能源、資源管理 規劃5. 成立｢綠色大學推動委員會｣

現代化人力資源 健全會計財務體制 溫馨人文科技環境 行政效率提昇

1. 加強師資水準2. 提昇人力素質3. 營造友善工作環境4. 提昇行政人員服務態度

1. 合宜適法財務規章2. 強化監察人制度及 內部控制3. 訂定學校中長期發 展目標之財務規劃

1. 資源回收與再利用2. 無障礙空間3. 綠色校園、環境教育4. 生態循環、永續經營

1. 行政作業電腦化2. 行政程序簡化3. 追求良善和諧管 理環境4. 訂定行政 SOP 作業 方式

校園環境安全與衛生

1. 廢污設施妥善操作處理2. 受信總機連線系統3. 警衛門禁監視系統 4. 消防檢修與申報

校園綠美化與環保

1. 花房培育花卉作業2. 人文空間規劃3. 垃圾分類資源回收

培養終身學習能力

1. 技能證照及檢定能力2. 資訊 e 化能力3. 人文素養國際視野4. 英文能力

教學空間擴建計畫

1. 規劃適宜教學環境空間2. 規劃新穎完善的學生宿舍3. 建置具環保、生態、人文素養之精緻溫馨校園

44

總務簡報大綱

一、總務行政管理情形二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、學生安全 保護、環境管理與實驗 ( 實習 ) 場所之安全衛生管

理　三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、環境 保護與綠美化狀況四、營繕工程、財產及車輛之購置與管理情形　　五、文書及檔案管理情形六、現金出納及動產管理情形　　　

55

一、總務行政管理情形 (1/3)

( 一 ) 組織與運作與行政業務

( 參考評鑑資料表 P.52)

全體住校，提供價廉物美、安全衛生 用餐環境 ( 食 )行政作業簡化、 e 化 (E)安全舒適校園環境，規律生活教育， 親近關心校園生態環境 ( 住 )關懷與便捷之交通服務 ( 行 )

總務處

保管組 出納組 文書組 庶務組

組長一名、組員五名，資材請購業

務、固定資產業務、倉儲管理、郵

務收發業務、車輛

管理等。

組長一名(

總務長兼任)

、組員

一名

，負責電子公文管理、文書檔案管

理等。

組長一名、組員六名，校園環境規

劃、土木水電修繕工程、職務宿舍

、校地管理等

組長一名(

庶務組長兼任)

、組

員一

名，全校

出納業務，作為學校對

外繳款

、付款主要窗口。

66

一、總務行政管理情形 (2/3)

( 二 ) 各項會議運作及定訂規章辦法

項目 會議名稱 召開期間1 綠色大學推動委員會 每學期2 總務會議 每學期3 學生膳食會議 每學期4 處務會議 每學期

會議定期召開並適時公告學校部門網頁內容

適時討論修正規章並經相關會議通過 規章編號 規章名稱 修訂日期 規章編號 規章名稱 規章編號

A050010003 門禁管理辦法 100.03.28 A050090003 電話及傳真管理辦法 100.04.26A050020002 工程管理辦法 99.06.30 A050100003 固定資產管理辦法 100.04.12A050030004 資材管理辦法 100.04.26 A050110003 綠色大學推動委員會設置辦法 99.03.30

A050040002 飲水機使用管理辦法 99.06.30 A050120003 車輛 管理辦法 100.02.15

A050050002 環境清潔維護管理辦法 100.04.26 A050130002 政府獎補助經費採購辦法 98.11.10

A050060001 文書管理辦法 96.01.02 A050140001 天然災害處理暨電力系統供應應變要點 97.02.05

A050070003 教職員宿舍管理辦法 100.02.15 A050160001 財團法人明志科技大學捐助章程 99.08.27

A050080002 膳食管理辦法 100.09.29 A050170001 總務會議設置辦法 100.07.19

77

一、總務行政管理情形 (3/3)

( 三 )PDCA行政支援目標

行政目標與行動能力之制訂

行政服務（工程改善、文書管理、財務管理、環境與安全衛

生管理）

實施改善

行政會議

總務、環安相關委員會

總務會議

評量與檢討

plan

Do

Check

Action

服務品質與改善機制流程圖

P( 目標與行動能力制定 )

D(實施改善措施 )

C( 評量與機制 )

A(相關會議推動與執行 )

秉持著行政支援教學的工作理念 「好品質」及「高效率」自我要求 以「食、 e 、住、行」為服務主軸 各項業務均定訂規章辦法遵循 具體營造精緻溫馨校園學習環境

行政品保訴求

( 參考評鑑資料表 P.52)

88

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (1/11)

( 一 ) 校園規劃 教學面積、學生宿舍和教職員工宿舍

教學面積、學生宿舍和教職員工宿舍面積

名 稱 面 積 (

坪 )

教學面積 42,293

學生宿舍 9,029

教職員工宿舍 10,605

游泳池、台塑大樓地下室 570

校地面積： 61.9 公頃

96 97 98 99 100

39,830

坪40,828

坪44,955

坪57,688

坪62,497

坪

96-100 年校舍建築樓地板面積

( 參考評鑑資料表 P.55)

*每位學生可使用校地面積約 150M²

*每位學生可使用校舍樓地板面積約50M²

99

( 一 ) 校園規劃 95 、 97-100 年各院系空間狀況區分

單位( 班 / 年級 )

95 年度各系面積

97 年度各系面積

98 年度各系面積

99 年度各系面積

100 年度各系面積

備註

工程學院

機械系 (3 班 ) 1,288坪 1,763坪 1,763坪 1,769坪 2.303坪

以上不含約 25％公共空間面積

電子系 (2 班 ) 321坪 545坪 545坪 545坪 909坪

電機系 (2 班 ) 985坪 1,050坪 1,070坪 1,110坪 1,110坪

管設學院

視傳系 (1 班 ) 490坪 490坪 490坪 714坪 714坪

工管系 (1 班 ) 331坪 331坪 331坪 539坪 539坪

經管系 (2 班 ) 199坪 199坪 199坪 518坪 518坪

工設系 (2 班 ) 896坪 896坪 896坪 1,002坪 1,002坪

環資學院

化工系 (2 班 ) 1,021坪 1,021坪 1,112坪 1,112坪 1,199坪

環安系 (1 班 ) 544坪 607坪 607坪 643坪 713坪

材料 系 (1 班 ) 255坪 471坪 529坪 529坪 738坪

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (2/11)

1010

舊體育館拆除前

體育館完成正面

綜合體育館新建工程 (98.05.01 完工 )第二教學大樓新建工程 (99.08.31 完工 )( 一 ) 校園規劃

第二教學大樓完工後外觀

第二教學大樓開工典禮

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (3/11)

1111

( 二 ) 無障礙空間設施 各建築無障礙空間設施 新建大樓均設計「無障礙空間」舊有建築專案改善通過政府審查 老舊電梯設施改善 (更換綜合大樓、機械館電梯 )

建構雙語環境 語文學習融入生活環境擴大國際的視野無障礙設施指標

無障礙友善空間步道 無障礙友善空間停車位 建構雙語環境標誌( 參考評鑑資料表 P.58)

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (4/11)

1212

( 三 ) 校園安全 建置緊急求救鈴設施 已設置 375個緊急求救點增設監視系統 共架設攝影機數量共計 665 支警衛管制 校園駐警由保全人員擔任 校園關懷安全走廊 規劃校門口至 各教學區、生活區通行安全 邊坡與校舍安全監測 傾斜管 4 st 、水位觀測井 4 st 、建物傾斜計 43

st 、 GPS位移監測點 8st。 ( 參考評鑑資料表 P.61)

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (5/11)

1313

緊急求救鈴、監視系統設備、門禁系統

關懷走廊路線圖

設置緊急求救對講 機 女廁設置緊急求救壓鈕

室內監視錄影設備

門禁刷卡機設備

緊急求救鈴平面圖

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (6/11)

1414

( 四 ) 環境管理環安室為一級單位 下設「環境保護」與「安全衛生」兩組 環境清潔 廁所公共區 (清潔外包 人員 ) 、室外 ( 學生晨掃 ) 及教室清潔

( 安排值日生 )廢棄物處理垃圾分類、 資源回收、廚餘回收、落葉回收工作等職員工定期健康檢查、健康促進計畫教職員生健康管理計畫 教職員工體格檢查學生健康檢查 推廣養生促進健康活動健康體位、代謝症候群相關活動( 參考評鑑資料表 P.72)

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (7/11)

1515

( 四 ) 環境管理 推動 ISO14064-1 溫室氣體盤查 為達成節能減碳之永續發展目標，於 99 年 10 月起實施溫室氣體盤查，以 98 年為基準年，盤查全校溫室氣體排放量，其排放量於 100 年 5 月經 TUV 國際認證公司認證。

推動 ISO14001 環境管理系統本校於 100 年 8 月榮獲教育部遴選為全國 ISO 14001 環境

管理系統示範學校 ，以系統化管理改善提升校園環境，預計 101 年 2 月取得認證。

綠色採購依溫室氣體盤查結果，本校的溫室氣體排放，以能源間接產生為主，約佔 93％ ，故實施綠色採購（如採購省 電燈具、變頻式冷氣機等節 能設備），以減少能源使用。

( 參考評鑑資料表 P.78)

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (8/11)

1616

餐廳伙食管理 (1/2)( 四 ) 環境管理

以團膳方式提供三餐， 固定用餐時間。養成學生正常作息，照顧弱勢學生。依各學制班級上課天數核計收費，每日伙食費 110

元（早餐 30元，午、晚餐各 40元）依實際用餐人數支付廠商之伙食費。

現有兩家餐廳每週五於 餐廳現場及學校網站公佈每週菜單

各班伙委志工每日定期巡檢督核餐廳伙食作業定期滿意度調查

( 參考評鑑資料表 P.82)

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (9/11)

1717

伙食專區網頁每週菜單輸入、審核及列表公告公佈欄：公告伙食相關資訊留言板：同學可即時反應相關伙食用餐問題每月召開「學生膳食會議」，透過膳食會議作為學生、管理單位及廠商之間直接溝通的管道。

每學期不定期安排二次伙食檢驗，檢體為送長庚醫院臨床病理科檢驗，檢驗報告結果會於伙食專區公佈欄公告。

餐廳伙食管理 (2/2)

學生膳食會議伙食檢驗報告表伙食專區網頁

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (10/11)

1818

( 五 ) 實驗 ( 實習 ) 場所之安全衛生管理

學校校園安全衛生規範 制訂管理辦法及工作守則辦理相關教育訓練實習場所安全設備、標示 設置有災害搶救器材並實 施自動檢查及自主檢查毒性化學物質暨化學廢液儲存管理依毒性化學物質管理辦法規定管理

污染防治設施設置情形 設有 3套污水處理設施並定期維護及檢測水質環保、安全衛生管理教育訓練及宣導一般安全衛生教育訓練，新生消防訓練 (每年約 800 人參

加 ) 及教職員消防暨防護團訓練 ( 約 100 人參加 )

( 參考評鑑資料表 P.78)

二、校園規劃及對無障礙設施之考量、安全警衛、 學生安全保護、 環境管理與實驗 ( 實習 )場所 之安全衛生管理 (11/11)

1919

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (1/7)

( 一 ) 場所及設施的管理維護責任區 劃分 校內依系館與使用區分劃分責任區 各項設施

由責任單位負責 保管與維護設備定期保養與維護 依照使用需求提報修復單分類保養維護修繕工程分類

預約工程零星工程電腦化管理，提升行政效率 ( 參考評鑑資料表 P.86)

2020

( 二 ) 校園節約能源 全校電力功率因素達 98%以上 建置全校用電監控系統 控制流動電費、超約附加費用 空調系統節約用電改善 空調 Frigaid冷媒側添加劑改善、教室冷氣空調設置刷卡式控制器 在不影響照明安全下，公共區域燈管減半 公用設備節能措施 公廁抽排風扇燈具管控、地下停車 場大型排風機管控、校區路燈 管控、設置紅外線感應器 節水措施飲用水分離措施、採用省水器材、蒸氣供應熱水、雨水回收再利用

、 更新老舊管線等 屋頂塗佈隔熱漆，降低建築材料 吸熱效應

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (2/7)

( 參考評鑑資料表 P.87)

2121

校園推動設備節能改善彙總魚骨圖

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (3/7)

22

98~100 年夏季用電比較和監控系統資料分析

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (4/7)

2323

( 三 ) 環境保護與綠美化狀況校園生態調查 校區喬木平均 樹齡為 20~30 年，數量約為 2,388株，常見

鳥類、松鼠及昆蟲等生物，具豐富校園環境生態。設立生態資訊網頁 整合校園環境生態各項資訊指標 (如水、電、動植物等 )

。 訂定園藝 SOP 作業 校園環境空間制定「綠美化作業」標準。 園藝廢棄物處理 落葉、樹枝、樹幹等處理方式 。綠色大學推動委員會 ( 規劃校園綠美化與節能措施 )

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (5/7)

( 參考評鑑資料表 P.91)

2424

( 三 ) 環境保護與綠美化狀況綠色大學推動委員會組織圖

學生代表

主任委員：校長

主任秘書

教務長

學務長

總務長(

執行秘書)

工程學院院長

環資學院院長

管設學院院長

環安室主任

通識教育中心主任

技合長

圖資長

進修推廣處處長

體育室主任

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (6/7)

環境保護暨安全衛生政策宣言

2525

改善後學五舍新增設涼亭休憩處

改善後木質平台高壓透水磚鋪面

花房及戶外生態教室建置完成

建置校園生態環境資訊網

綠色大學研習會

辦理落葉回收說明會

三、場所及設施的管理維護與校園節約能源、 環境保護與綠美化狀況 (7/7)校園綠美化及環境教育活動

2626

四、營繕工程、財產及車輛之購置與管理情形 (1/3)

( 一 ) 營繕工程 工程修繕運作方式 預約工程、零星工程

教職員工報修

報修系統

報修人員

總務分類

舍監

經辦人員

預約工程

自理工讀生

異常提示及反應處理

總務處經辦人員

零星工程( 發包 )

學生宿舍報修

主管

列印派工單網路報修 電腦傳送

每日批次 2 次

立即派修

結案

完工驗收 14 – 30 天

不合格退回

完工驗收 2 – 7 天

不合格退回

完工驗收 2 - 4 天

( 參考評鑑資料表 P.101)

2727

( 二 ) 財產及車輛之購置與管理採購作業E 化採購管理依獎補助採購金額設定核決權限作業方式固定資產作業固定資產增 加、單位自主盤點及總務處抽點作業 每年由電腦自動排定自主盤點，由使用單位完成盤點後 ( 全盤 ) ，呈單位主管核示。每學年由總務處依會計室排定抽點計畫， 進行各單位固定資產抽點，依盤點原則抽點 35%以上，呈校長核示。

車輛 管理車輛 管理辦法、行車日報表及定期保養維護。

( 參考評鑑資料表 P.105)

四、營繕工程、財產及車輛之購置與管理情形 (2/3)

2828

1.閒置時效須逾三個月以上。　2.辦理閒置須於 MIS輸入列印 『閒置處理表』，並檢附　閒置設備明細及圖檔呈核。3.閒置期間可隨時辦理移轉，　須於 MIS輸入列印『移轉明　細表』並檢附圖檔呈核。4.經閒置逾三個月以上，若無　調撥移轉使用，辦理標售。5.閒置單須經總務處審核，惟 電腦設備類須加會電算中心 鑑定 .

使用部門評估設備是否辦理閒置、移轉或標售、減損。

1.各單位無法完成標售之設備，　於繳庫時，須檢附無法完成標　售證明，每月 15日交運至總務　處資材倉 庫，重新彙整辦理標　售。2.總務資材須提醒通知使用單位　辦理減損作業。

閒置已逾三個月　再辦理標售

閒置 使用單位須依設備類別開立『標售委託單』送採購部辦理標售招標事宜

辦理移轉有需求單位逕向使用單位洽詢，使用單位即開立『移轉單』辦理

移轉

再使用

標售

1.使用單位通知得標廠商辦　理清運事宜。2.廠商繳款清運完畢，辦理　　資產減 損時，需檢附標售　完成證明。標售完成

1.使用單位無法完成標售之　 　設備於繳庫後，須辦理減　損作業。2.辦理減損時須檢附未完成 　　之『標售單』及總務處開　立之『繳庫單』呈核。

標售未完成

使用單位開立『減損單』辦理資產減 損及呈核

減損

減損

繳庫閒置條件A.因課程變動或設備更新致原 購置設備停用。B.因售後服務影響致新購設備 停用逾一年以上或經檢討無 繼續使用價值者。C.因設備受損或其他原因致停 用者。

資產新增

閒置、移轉、標售及減損流程圖

四、營繕工程、財產及車輛之購置與管理情形 (3/3)

2929

五、文書及檔案管理情形 (1/2)

逐年完成本校歷史公文回溯建檔作業目前已完成索引建檔數 35,000 件 ;掃描建檔數 計 270,000頁，

更換新檔案 夾 ( 環保無酸材質 )

建立公文影像管理系統，提升公文檔案 管理效益利用公文影像管理系統查詢介面，增加影像調閱之便利性建立公文處理時效管控訂定公文處理時效減少公文處理作業時程、節省人力遞送及紙張資源 ( 線上簽核 ) 、 公文線上處理流程透明化

完整統計稽核作業催辦比率高於 10％之單位，提報改善表說明原因及處理對策，呈核至校長。 ( 參考評鑑資料表 P.109)

3030

公文時效管制相關表單

公文處理時效統計表

公文時效統計改善提報

公文時效管制前後催辦比率

( 參考評鑑資料表 P.109)

0 5 10 15 20 25 30

秘 書 室

人 事 室

教 務 處

學生事務處

總 務 處

會 計 室

圖書資訊處

進修推廣處

環 安 室

技術合作處

生物技術處

體 育 室

教學 中心

工 學 院

環資 學院

管設 學院

通識 中心

總量 平均

98 7.14%年

99 4.21%年

五、文書及檔案管理情形 (2/2)

3131

六、現金出納及動產管理情形 (1/2)

( 一 ) 作業管理出納收款作業：現金及票據匯款部份出納結帳出納付款作業：匯款櫃台付款專戶扣款員工薪資

票據管理作業：票據託收票據兌現保證票據託收帳號間資金調度作業傳票開立作業

( 參考評鑑資料表 P.111)

3232

( 二 ) 控管與稽查帳戶依規定印鑑分層保管確實管制支付費用多採轉帳方式每月按時編製銀行帳戶往來調節表各項收入及補助款直接匯入銀行帳戶現金定期專人盤點記錄呈核現金收付款當日入帳並按時結帳

六、現金出納及動產管理情形 (2/2)

( 參考評鑑資料表 P.112)

33

現況明確訂立服務作業主軸 ( 食 e 住行 )，並訂立各項會議及規章辦法，相關作業定期運作及檢討。

學校基礎建設完備，提供各單位完善教學研究空間。校園建置緊急求救鈴、監視系統等硬體設施，並定期專人檢視整體安全系統，能有效與妥善管控校園環境安全與設施。

成立｢花房｣負責 培育校園綠美化之花卉植物，建置｢校園生態環境資訊網｣，讓師生了解校園生態環境，進而關心與接觸各種動植物生態，對樹木、綠籬修剪標準，訂定校園綠美化 SOP作業。

結語 (1/3)

34

現況全體住校，成立伙委志工，定期巡檢督核餐廳伙食，提供物美價廉的用餐環境。

總務與環安分屬一級單位 ，專業分工相互監督。推動｢節能減碳、資源回收｣政策，落實綠色採購，更新高效率空調及省電燈具，並建置｢電力安全監控系統｣，各項節能宣導生活化，設施科技化。

採購作業、經費核銷、資產盤點均以 電腦化管理，提升行政效率。

建置師生報修系統電腦化及郵務收發查詢系統，並適時於網路上回應維修狀況，以達雙向溝通。

公文管理系統電腦化，具多項提示、催辦與查詢功能，可減少紙張使用及提升行政效率，並將歷史公文掃描建檔，增進查閱公文資料效率。

結語 (2/3)

35

結語 (3/3)

未來發展持續提升行政作業 e 化環境 (如會議室借用申請系統 )未來新校區開發需花費巨額校務基金，將妥善規劃因應，朝成立各項研究中心，發展產學合作，建立自主性財務收支。

基礎建設陸續完成後，各項設施維修保養需建立自主性專業技術維修保養能力，將鼓勵相關同仁取得與業務相關証照，以提升維修保養品質。

從塑膠袋減量起，持續宣導｢資源回收，資源再生｣理念，落實環境保護政策。

學校位處山坡地形，除原有之人行步道外，未來在新建築物規劃時，也將加強人車分道及無障礙空間設施。

3636

簡報完畢恭請指導