第六轮中国全球基金艾滋病项目 档案资料收集与管理要求
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第六轮中国全球基金艾滋病项目 档案资料收集与管理要求. 六轮安徽项目办 2009-02-24. 档案资料信息收集与管理. 目的及意义 管理程序和资料保管形式 档案资料分类和内容 常见问题. 一、目的及意义. 是开展项目工作的基础，也是重要内容； 用于制订工作计划、记录项目活动；有利于资料管理、分析利用、信息交流； 项目工作质量优劣的重要依据； 可以有效地提高项目工作质量和 NGO 组织的资料收集、整理、分析、利用的能力， 保证项目工作可持续性发展. 档案资料管理不仅仅是政府机构、事业单位、公司企业，同时也是全球基金项目 一项常规工作 。 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
第六轮中国全球基金艾滋病项目第六轮中国全球基金艾滋病项目
档案资料收集与管理要求档案资料收集与管理要求
六轮安徽项目办六轮安徽项目办2009-02-242009-02-24
档案资料信息收集与管理
目的及意义
管理程序和资料保管形式
档案资料分类和内容
常见问题
一、目的及意义1. 是开展项目工作的基础，也是重要内容；2. 用于制订工作计划、记录项目活动；有利于
资料管理、分析利用、信息交流；3. 项目工作质量优劣的重要依据；4. 可以有效地提高项目工作质量和 NGO 组织
的资料收集、整理、分析、利用的能力，保证项目工作可持续性发展
档案资料管理不仅仅是政府机
构、事业单位、公司企业，同时也是全球基金项目一项常规工作。
收集整理时要保证档案资料的完整性、准确性和系统性。
错误的资料导致错误的结果
二、管理程序和资料形式结果的发布…
…存档
分析整理
收集 a 、收集范围：凡是与六轮项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料的收集范围。b 、收集要求：正确、及时、完整
a 、收集范围：凡是与六轮项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料的收集范围。b 、收集要求：正确、及时、完整
aa 、整理要求：、整理要求：一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责bb 、保存形式：、保存形式：文件盒（袋、夹）、上墙信息、电子文档、文件盒（袋、夹）、上墙信息、电子文档、声像资料（照片、录音、录像等声像资料（照片、录音、录像等 ))
cc 、资料分类：、资料分类：各种管理制度、收各种管理制度、收 // 发文、计划和总结、报发文、计划和总结、报表及简报、财务和设备、调查和协议表及简报、财务和设备、调查和协议
aa 、整理要求：、整理要求：一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责bb 、保存形式：、保存形式：文件盒（袋、夹）、上墙信息、电子文档、文件盒（袋、夹）、上墙信息、电子文档、声像资料（照片、录音、录像等声像资料（照片、录音、录像等 ))
cc 、资料分类：、资料分类：各种管理制度、收各种管理制度、收 // 发文、计划和总结、报发文、计划和总结、报表及简报、财务和设备、调查和协议表及简报、财务和设备、调查和协议
分析：通过资料录入，数据分析，得到实际工作中的指导；利用：使用分析得到的结果指导项目工作下一步进展。
分析：通过资料录入，数据分析，得到实际工作中的指导；利用：使用分析得到的结果指导项目工作下一步进展。
二、资料保管形式
三、常规档案资料分类 1
1 、各种管理制度组织章程 人员分工财务管理制度 定期例会制度档案管理制度 信息管理制度设备（供应品）及固定资产管理督导评估制度……
三、常规档案资料分类 2
2 、收 / 发文 收文和发文都应该有签批、登记 ( 可以分别记录在收
文登记和发文登记簿上）
发文，应编有文号，可按时间顺序排列，放在文件盒或者文件袋内，填写发文卷内目录以便于查询。
收文，可按时间（如果收文较多可再细化为分部门按时间排列）排列，填写收文卷内目录，以便于查询。
对于有价值的邮件应下载并分类保存。
三、常规档案资料分类 3
3 、计划和总结
工作计划：对于六轮项目实施单位来说此类档案可分项目总计划和各活动计划，如 CSW/MSM
等人群干预计划。
工作总结：可包括每个小活动总结（如 ×年 ×地区 ×人群行为干预工作小结），分析报告、项目进展报告（每季度上报一次）、项目完工报告。
三、常规档案资料分类 4
4 、报表及简报
各类报表：如项目工作季度报表、财务报表等，可分类按时间顺序排列。
工作动态 / 简报 / 通讯：可分组织 / 部门，按照时间排列。
三、常规档案资料分类 5
5 、财务和设备
财务管理资料：报销单据、财务报表等。
物资、供应品资料：实施单位可包括入库记录、领发记录（ SR 实施机构 同伴教育员）等。
三、常规档案资料分类 6
6 、协议和常用的信息
项目协议：包括省级与实施机构、实施单位与相关项目工作人员签署的项目协议，如与同伴教育员、志愿者等签署的协议。
常用信息：包括项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。
三、项目活动收集内容① 培训班？② 会议？③ 宣传活动？④ 基线调查？⑤ 督导评估？⑥ 各种干预活动？⑦ 其他活动… …
三、项目活动收集内容1 、参加上级培训和会议上级培训 上级会议培训通知 会议通知培训日程 会议日程参会人员回执 参会人员回执通讯录 通讯录培训资料 会议资料体会或小结 体会或小结
三、项目活动收集内容2 、举办培训班和会议本级培训 本级会议培训通知 会议通知培训日程 会议日程预算 /决算 预算 /决算签到簿 ( 通讯录） 签到簿 ( 通讯录）培训讲义 会议记录现场照片 现场照片培训小结 会议小结
三、项目活动收集内容3 、开展宣传活动① 制定实施方案或工作计划② 参与人员签字③ 收集宣传相关过程材料（宣传单 / 册…）④ 声像资料⑤ 活动总结（时间、地点、参与人员、主要目
的、内容、效果评价）⑥ 预 /决算
三、项目活动收集内容4 、开展基线调查根据基线调查要求：① 要制定方案 / 计划② 现场调查表或 / 和访谈记录③ 影像资料④ 数据库⑤ 预 /决算⑥ 总结 / 分析报告
三、项目活动收集内容5 、开展督导评估活动① 通知 /方案 / 计划（可包括督导目的、督导对象、督导方 法、人员分工、时间安排、评分标
准及要求）
② 现场督导记录相关资料（可包括现场督导记录表、督导前后的汇报会议记录、督导细则等）
③ 影像资料④ 预 /决算⑤ 督导报告 / 总结（内容包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上
次督导问题的落实情况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议））
三、项目活动收集内容6 、招募人员开展现场干预活动
招募志愿者 / 同伴教育员要签订协议书，明确
工作任务，要求认真填写完整有效的工作记
录表 （ CSW/MSM… 同伴教育记录表）
一份完整的项目资料
项目开始
项目结束
一份完整的项目资料1 、项目申请书（原始稿）2 、评审意见3 、项目申请书（定稿）4 、协议书5 、项目活动（ 1 、 2 、 3…… ）6 、项目进展报告（一般 2-3 次，今年 2 次，内容包括项目活动
在一个季度中组织和实施工作的项目活动进展、财务进展等）
一份完整的项目资料7 、接受现场督导评估：可包括省级和 / 或国家级督导材料 ( 如现场督导意见
表）、实施机构整改措施（如现场督导意见处理情况表 ）、实施机构自查材料。
8 、完工总结报告具体包括项目的组织实施过程、项目产出、预期目标完成情况及财务决算等
9 、竣工验收报告由督导单位执行，具体内容包括是否按照计划开展工作，
是否按照预算支出，进度报告是否及时提交以及档案资料是否完整等。
2008年档案资料存在的问题
问题：
1 、管理混乱：不能做到一事一卷，要素齐全，个别与其他项目资料混淆
2 、档案资料不完整：原始资料收集欠缺，没有活动照片、会议记录（活动记录）、没有决算或决算与预算出入很大
3 、信息资料质量差：活动总结、项目进展报告、结题报告…内容过于简单、质量不高
档案资料不规范的原因
原因：
1 、没有充分认识档案信息收集整理的重要性2 、部分单位项目比较多，没有时间和精力整理、分析利用项目资料
3 、不知道如何整理资料
2009年是项目“质量年” 希望各项目实施机构重视档案信息资料的整理工作，活动结束及时整理归档，工作中遇到困难和问题或者有好的想法及时与省项目办沟通。
