안양대학교 전자결재 사용자 교육

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안양대학교 전자결재

사용자 교육

안양대학교

그룹웨어시스템 구축 제안 설명회

11 전자결재 소개 - 신 사무관리규정 이해전자결재 소개 - 신 사무관리규정 이해

22 기안하기기안하기

33 결재하기결재하기

44 발송하기발송하기

55 수신 /접수하기수신 /접수하기

66 문서관리 소개문서관리 소개

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그룹웨어시스템 구축 제안 설명회

77

88 위원회위원회

99 일정관리일정관리

1010 게시판게시판

1111 주소록관리 , 조직검색주소록관리 , 조직검색

1212 규정집규정집

업무일지업무일지

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1. 전자결재 소개

신 사무관리규정 이해

• 전자결재 및 전자문서유통사업 관련 표준

• 사무관리규정

• 문서처리 전과정 정보화

•행정기관의 전자문서시스템 규격 ( 개정 )

•자료관시스템 규격 ( 자료관 기록관리시스템 )( 제정 )

•기록보존시스템 규격 ( 기록보존소 기록관리시스템 )( 제정 )

• 행정기관 간 전자문서유통

•행정기관간 전자문서유통 표준 ( 개정 )

• 행정정보시스템 연계

•전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계 표준 ( 제정 )

• 전자결재 및 전자문서유통사업 관련 표준

• 사무관리규정

• 문서처리 전과정 정보화

•행정기관의 전자문서시스템 규격 ( 개정 )

•자료관시스템 규격 ( 자료관 기록관리시스템 )( 제정 )

•기록보존시스템 규격 ( 기록보존소 기록관리시스템 )( 제정 )

• 행정기관 간 전자문서유통

•행정기관간 전자문서유통 표준 ( 개정 )

• 행정정보시스템 연계

•전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계 표준 ( 제정 )

신 사무관리규정 도입을 통한 변화

• 외부기관과의 결재문서 유통

• 기안문과 시행문의 통합

• 결재 및 접수시 편철

• 접수부서에서 별도의 결재 프로세스 없음

• 문자서명의 권장

• 전자문서가 결재문서의 원본 ( 출력물이 아님 )

• 외부기관과의 결재문서 유통

• 기안문과 시행문의 통합

• 결재 및 접수시 편철

• 접수부서에서 별도의 결재 프로세스 없음

• 문자서명의 권장

• 전자문서가 결재문서의 원본 ( 출력물이 아님 )

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1. 결재업무 흐름

기안작성 ~ 문서발송 문서수신 ~ 공람처리

기안작성

공람

결재

발송의뢰

발송

수신

접수

선람 /공람

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2. 기안하기

기안작성화면

기안작성기안작성

- [[ 기안작성기안작성 ] ]

초기화면에서 원하는 초기화면에서 원하는 서식을 선택하여 서식을 선택하여 기안작성 화면으로 이동기안작성 화면으로 이동

서식분류서식분류

- 공용양식 공용양식 : : 일반공문일반공문 , ,

품의서 등과 같이 품의서 등과 같이 공통적으로 사용공통적으로 사용

- 부서양식 부서양식 : : 부서 내에서 부서 내에서 사용하는 서식사용하는 서식

설명설명

• 기안자가 기안문을 작성 , 결재선 지정 , 문서기안의 기능을 처리합니다 .• 기안자가 기안문을 작성 , 결재선 지정 , 문서기안의 기능을 처리합니다 .

기안 양식 선택

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2. 기안하기

기안작성화면 – 문서정보 입력

기안작성기안작성

- 문서정보 입력문서정보 입력

- 제목제목

-- 공개구분공개구분 (( 부서공유부서공유 , ,

전사공유전사공유 ))

-- 게시판 게시게시판 게시

-- 수신자수신자

-- 파일첨부파일첨부

-- 주소주소

-- 긴급결재긴급결재

-- 보안결재보안결재

설명설명

문서정보 입력

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2. 기안하기

기안작성화면 – 문서정보 입력 – 수신자 입력

기안한 문서를 수신할 기안한 문서를 수신할 수신자를 지정함수신자를 지정함 ..

수신자 지정수신자 지정 , , 수신자 수신자 목록에서 지정목록에서 지정

수신자 지정수신자 지정

-- 외부수신외부수신 , , 부서수신부서수신

설명설명

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2. 기안하기

기안작성화면 – 문서정보 입력 – 파일첨부

기안시 관련 문서를 기안시 관련 문서를 첨부할 수 있음첨부할 수 있음 ..

[[ 파일첨부파일첨부 ]] 버튼을 버튼을 선택하면 파일 첨부 선택하면 파일 첨부 다이얼로그 상자가 나다이얼로그 상자가 나옴옴 ..

선택된 파일 정보는 선택된 파일 정보는 기안기 위에 표시됨기안기 위에 표시됨 ..

첨부위치에 따라 첨부위치에 따라 ‘‘로컬 로컬 PCPC’’,,’’ 문서대장문서대장’’을 을 선택하여 첨부할 수 선택하여 첨부할 수 있음있음 ..

설명설명

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2. 기안하기

기안작성화면 - 결재선 지정

결재선 지정

기안기안

검토검토

결재결재

전결전결

대결대결

순차협조순차협조

병렬협조병렬협조

사후보고사후보고

추산확인추산확인

순차협조순차협조 (( 미기미기재재 ))

결재유형결재유형

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2. 기안하기

기안작성화면 - 기록물철 선택

기안시 결재가 완료된 기안시 결재가 완료된 후 관리되어질 문서철을 후 관리되어질 문서철을 선택선택

결재가 완료되면 선택된 결재가 완료되면 선택된 문서철로 자동으로 문서철로 자동으로 들어가 관리됨들어가 관리됨 ..

행자부 인증 표준 행자부 인증 표준 공문서공문서 (( 일반기안문일반기안문 ))는 정부기록물 보존소의 는 정부기록물 보존소의 기록물관리 표준에 기록물관리 표준에 입각한 기록물 입각한 기록물 분류기준표의 코드를 분류기준표의 코드를 준수 해야하기 때문에 준수 해야하기 때문에 기록물철 선택창이 나기록물철 선택창이 나옴옴 ..

설명설명

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2. 기안하기

기안작성화면 - 요지입력

결재문서의 요약 결재문서의 요약 정보를 입력정보를 입력

[[ 요지요지 ]] 버튼을 버튼을 클릭하면 내용을 입력할 클릭하면 내용을 입력할 수 있는 화면이 나타남수 있는 화면이 나타남 ..

작성요령은 한글과 동일작성요령은 한글과 동일

작성후 작성후 [[ 확인확인 ]] 버튼을 버튼을 누르면 요약 정보가 누르면 요약 정보가 등록등록

작성된 내용은 결재시 작성된 내용은 결재시 팝업창으로 표시됨팝업창으로 표시됨 ..

설명설명

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2. 기안하기

기안작성화면 - 공람자 지정

결재가 완료된 후 결재가 완료된 후 결재선에 포함되지 않은 결재선에 포함되지 않은 사용자를 공람자로 사용자를 공람자로 지정할 수 있음지정할 수 있음 ..

지정된 공람자는 결재가 지정된 공람자는 결재가 완료되면 완료되면 ‘‘공람문서공람문서’’목록에서 해당 목록에서 해당 결재문서를 열람하여 결재문서를 열람하여 공람할 수 있음공람할 수 있음 ..

설명설명

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2. 기안하기

기안작성화면 - 임시저장 , 기안올림

임시저장임시저장

- 미완성된 문서를 바로 미완성된 문서를 바로 결재를 올리지 않고 결재를 올리지 않고 임시 저장 후 추후에 임시 저장 후 추후에 기안을 올릴 수 있는 기안을 올릴 수 있는 기능기능

- 저장문서함에 문서가 저장문서함에 문서가 저장됨저장됨

기안올림기안올림

- 작성이 완료된 문서를 작성이 완료된 문서를 기안기안

- [[ 결재올림결재올림 ]] 버튼을 버튼을 선택선택

설명설명

임시저장

결재올림

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3. 결재하기

결재하기 – 결재할 문서

결재기능결재기능

-- 기안자가 기안한 기안자가 기안한 문서에 대해 결재권자가 문서에 대해 결재권자가 결재결재 (( 승인승인 ) ) 하기 위한 하기 위한 기능기능

- 의견첨부의견첨부 , , 문서의 수문서의 수정정 , , 반려반려 , , 보류 기능 보류 기능 제공제공

- 문서요지가 있을 경우 문서요지가 있을 경우 요지 정보가 팝업됨요지 정보가 팝업됨

설명설명

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3. 결재하기

결재하기 - 결재현황보기

결재현황보기결재현황보기

-- 결재진행 중인 문서의 결재진행 중인 문서의 결재 상태를 보기 위한 결재 상태를 보기 위한 기능기능

- [[ 결재현황결재현황 ]] 버튼을 통해 버튼을 통해 결재문서의 현재 결재문서의 현재 결재현황 정보를 확인 결재현황 정보를 확인 할 수 있음할 수 있음 ..

- 첨부의견내용을 확인 할 첨부의견내용을 확인 할 수 있음수 있음 ..

설명설명

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3. 결재하기

결재하기 – 의견추가 , 반송 , 보류

의견첨부의견첨부

- 기안된 문서에 자신의 기안된 문서에 자신의 의견을 첨부하기 위한 의견을 첨부하기 위한 기능기능

반려반려

- 결재권자가 기안된 결재권자가 기안된 문서를 기안자에게 문서를 기안자에게 반려하기 위한 기능 반려하기 위한 기능

- 반려사유 입력반려사유 입력

보류보류

- - 결재권자가 기안된 결재권자가 기안된 문서를 보류처리문서를 보류처리

- 보류사유 입력보류사유 입력

설명설명

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3. 결재하기

결재하기 – 결재

결재결재

- 결재자가 기안된 문서를 결재자가 기안된 문서를 검토 후 기안내용의 검토 후 기안내용의 시행에 무리가 없다고 시행에 무리가 없다고 판단할 경우 결재처리를 판단할 경우 결재처리를 수행하기 위한 기능수행하기 위한 기능

- 사용자는 결재시 사용자는 결재시 비밀번호를 입력하게 할 비밀번호를 입력하게 할 수도 있고 비밀번호 수도 있고 비밀번호 검증 없이 결재 처리를 검증 없이 결재 처리를 할 수 도 있음할 수 도 있음

설명설명

결재확인 창

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4. 발송하기

발송하기

문서발송문서발송

- - 결재처리가 완료된 결재처리가 완료된 문서를 기관 내문서를 기관 내 //외부로 외부로 발송하기 위한 기능발송하기 위한 기능

-- 기안자가 발송하거나 기안자가 발송하거나 발송의뢰 기능을 통해 발송의뢰 기능을 통해 지정된 발송자가 수행지정된 발송자가 수행

-- 내부발송내부발송 , , 외부발송외부발송

설명설명

수신자 리스트

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5. 수신 /접수하기

수신 /접수하기

문서수신문서수신

-- 결재처리가 완료되어 결재처리가 완료되어 발송된 문서를 수신하기 발송된 문서를 수신하기 위한 기능위한 기능

-- 내부 수신은 사용자가 내부 수신은 사용자가 속한 기관 내의 다른 속한 기관 내의 다른 부서에서 발송한 문서를 부서에서 발송한 문서를 수신하는 경우에 해당수신하는 경우에 해당

접수하기접수하기

-- 수신된 문서를 접수하는 수신된 문서를 접수하는 기능기능

-- 수신확인수신확인 , , 편철편철 , ,

재발송요청재발송요청 , , 재배부재배부 , ,

접수접수 , , 배부배부 , , 이송이송 , ,

담당자지정담당자지정

설명설명

수신확인

접수

편철

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5. 수신 /접수하기 - 순차공람 , 병렬공람

순차공람 , 병렬공람

순차공람순차공람

-- 접수처리된 문서를 접수처리된 문서를 [[순차공람순차공람 ]] 버튼을 버튼을 선택하면 기안시 결재선 선택하면 기안시 결재선 지정하는 방식과 지정하는 방식과 동일하게 순차공람자를 동일하게 순차공람자를 지정지정

병렬공람병렬공람

-- 순차공람자 지정 후 순차공람자 지정 후 순서에 상관없는 병렬 순서에 상관없는 병렬 공람자를 지정할 경우 공람자를 지정할 경우 [[ 병렬공람병렬공람 ]] 버튼을 버튼을 선택하여 공람자 지정선택하여 공람자 지정

설명설명순차공람 지정

병렬공람 지정

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6. 문서관리 소개

문서관리

문서관리문서관리

-- 기록물관리법에 의한 기록물관리법에 의한 기록물관리대장 지원기록물관리대장 지원

-- 결재가 완료된 문서는 결재가 완료된 문서는 문서철에 자동 등록되문서철에 자동 등록되며며 , , 내용확인내용확인 , ,

결재정보결재정보 , , 문서저장 문서저장 지원지원

-- 문서철은 부서별로 생성 문서철은 부서별로 생성 여러 개의 문서철을 여러 개의 문서철을 생성생성

설명설명

기록물 등록대장

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7. 업무일지

업무일지

업무일지업무일지

- 모든 행정업무의 목적 모든 행정업무의 목적 및 내용및 내용 , , 진행절차 등을 진행절차 등을 요약요약 //정리하여 정리하여 실무자가 업무수행에 실무자가 업무수행에 지침이 되도록 하는 지침이 되도록 하는 절차서절차서

- 대학행정업무의 대학행정업무의 표준화와 효율성 제공표준화와 효율성 제공

- 행정업무 내용 및 행정업무 내용 및 절차를 정리절차를 정리 //기록기록 //보존보존

- 부서이동 시 업무 부서이동 시 업무 인수인계 근거로 활용인수인계 근거로 활용

설명설명

세부절차 추가

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8. 위원회

위원회

위원회위원회

- 위원회 관리를 위원회 관리를 전산화하여 효율적으로 전산화하여 효율적으로 위원회를 관리 할 수 위원회를 관리 할 수 있도록 제공있도록 제공

- 공지사항 및 메일발송을 공지사항 및 메일발송을 이용하여 효율적으로 이용하여 효율적으로 공지사항에 대한 정보를 공지사항에 대한 정보를 전달 할 수 있도록 제공전달 할 수 있도록 제공 ..

- 회의록 작성 기능을 회의록 작성 기능을 제공하여 전자결재 제공하여 전자결재 기능과 동일하게 결재 기능과 동일하게 결재 프로세스를 제공프로세스를 제공 ..

설명설명

위원회 명단

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9. 일정관리

일정관리

일정관리일정관리

-- 개인개인 //부서부서 //전체 전체 일정을 일간일정을 일간 , , 주간주간 , ,

월간으로 구분해서 월간으로 구분해서 관리할 수 있도록 함관리할 수 있도록 함 ..

-- 일정종류와 적용대상에 일정종류와 적용대상에 따른 다양한 일정 등록따른 다양한 일정 등록

-- 달력을 통해 사용자가 달력을 통해 사용자가 편리하게 일정기간 설정편리하게 일정기간 설정

-- 일일 //주주 //월별로 월별로 반복되는 일정지정으로 반복되는 일정지정으로 손쉬운 일정등록손쉬운 일정등록

설명설명

일정등록화면

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10. 게시판

게시판

게시판게시판

- 사용자간의 정보전달 및 사용자간의 정보전달 및 공유 등의 공유 등의 커뮤니케이션을 커뮤니케이션을 강화하기 위한 기능강화하기 위한 기능

- 트리형식의 게시판 제공트리형식의 게시판 제공

- 즐겨찾기 추가 기능즐겨찾기 추가 기능

설명설명

게시 작성화면

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11. 주소록관리 , 조직검색

주소록관리 , 조직검색

주소록관리주소록관리

-- 내부내부 , , 외부 지인들의 외부 지인들의 연락처를 그룹으로 연락처를 그룹으로 관리하는 주소록 기능관리하는 주소록 기능

-- 주소록 공유 기능주소록 공유 기능

조직검색조직검색

-- 트리형태의 조직도 제공트리형태의 조직도 제공

-- 부서부서 , , 이름이름 , , 보직 검색 보직 검색 제공제공

설명설명

주소록 화면

조직검색

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12. 규정집

규정집

규정집규정집

-- 대학 규정을 전산화 대학 규정을 전산화 하여 효율적으로 규정을 하여 효율적으로 규정을 관리 할 수 있도록 제공관리 할 수 있도록 제공 ..

설명설명

규정내용

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질의 · 응답

Q & A

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