Автоматизированная система формирования заказа

2015г.

Романюк Сергей Владимирович

ООО «Ритейл-Консалтинг»

e-mail: RSV@rbsrandl.com

RBS-AUTOORDERING

2

1. Автозаказ

АВТОЗАКАЗ – система бизнес-процедур,поддерживаемых комплексом специализирован-ного программного обеспечения для торговых сетей «RBS», позволяющая оптимизировать процессы заказа товаров у поставщиков для объектов торговли

АВТОЗАКАЗ обеспечивает возможность реализации централизованной политики в области формирования заказов поставщикам, поддержания товарных остатков и управления ассортиментом торговых точек

3

2. Элементы системы

Ассортиментные наборы

Параметры заказа

Графики заказа

Статистическая информация

ПОДСИСТЕМА АВТОМАТИЧЕСКОЙ

ОБРАБОТКИ И ОБМЕНА

ДАННЫМИ

ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА

ДОКУМЕНТАМИ С ПОСТАВЩИКАМИ

УЧЕТНО-ОПЕРАЦИОННАЯ

СИСТЕМА

3.1. Как работает Автозаказ

4

Основные определения

• 1. МПО – минимальный переходящий остаток

• 2. МПП – минимальная партия поставки

• 3. Средняя продажа – продажи за 21 день, без учета дней без остатка и дней без продаж

• 4. КНД – коэффициенты недельной динамики

3.2. Как работает Автозаказ

5

Заказ

Остатки / Продажи Ср. продажи / КНД

МПО

Прогноз продаж

МППТекущий остаток

1. Автоматическая отправка в 1С

2.Проверка в «Автозаказе» Отправка в 1С

Отправка поставщику

6

4.1. Основные преимущества внедрения автоматического заказа

Количество товарных позиций (SKU), присутствующих на полках, увеличивается за счет более полного заказа всего разрешенного ассортимента

Параметр out-of-stock, определяемый количеством отсутствующих на полке позиций разрешенного к заказу ассортимента, уменьшается на 3-5%

Снижается объем товарных запасов на торговых точках. Оптимизация заказов позволяет обоснованно их уменьшить до 30%

Минимизация влияния человеческого фактора на процессы движения товаров

7

4.2. Основные преимущества внедрения автоматического заказа

Централизованное управление заказами позволяет сократить затраты на персонал непосредственно на объектах торговли

Снижаются требования к персоналу, работающему с заказами, что позволяет уменьшить фонд оплаты труда

Существенно уменьшается уровень злоупотреблений, связанных с заказами несанкционированного ассортимента и неадекватного количества плохо продаваемого товара

Получение объективной информации о качестве работы поставщиков за счет наличия достоверной информации о заказах. Это позволяет вывести на новый уровень отношения с поставщиками

8

5.1. Основной функционал, реализованный в рамках системы «RBS»

• Управление ассортиментом на уровне определения товарных позиций, подлежащих заказу

• Оптимальное количества параметров, участвующих в расчете, а также наличие механизмов для облегчения работы персонала с заказами (механизм расчета рекомендованного МПО, акционная активность, праздничные продажи и т.д.). Возможность осуществления как групповых настроек, так и индивидуальной установки параметров для каждой торговой точки

• Группировка торговых точек с точки зрения ассортиментной политики, географического размещения, административного подчинения и пр.

• Предварительные настройки, изменения и заказ товара в едином интерфейсе

9

5.2. Основной функционал, реализованный в рамках системы «RBS»

• Управление графиками поставок - несколько графиков поставки от одного поставщика для одной торговой точки с учетом различных групп товаров, складов отгрузки, режимов хранения. Учет времени поставки, времени расчета заказа, настройки учета товара в пути. Отображение всех графиков поставки в разрезе товарной категории или поставщика, либо конкретного товара

• Упрощенная процедура создания первого заказа для открывающихся магазинов

• Инструменты для попозиционного анализа сформированного заказа

• Возможность настройки различных схем централизованной и децентрализованной обработки и отправки заказа, включая наличие возможности ручного заказа, либо корректировки

10

5.3. Основной функционал, реализованный в рамках системы «RBS»

• Использование уникальной процедуры обработки статистических данных для расчета средней продажи, учитывающей временное отсутствие товаров (out-of-stock) и спонтанные продажи

• При расчете учитывается качество статистических данных и динамика изменений продаж

• Расчет заказа с учетом прогнозных изменений остатков на основе статистической информации о продажах и планируемых поступлениях товара

• Управление заказами для проведения маркетинговых акций

• Учет цикличности продаж (недельная динамика)

• Гибкий механизм загрузки различных данных из учетной системы (справочников, остатков, цен себестоимости остатков, продаж, других параметров) Возможность загрузки остатков и продаж из учетной системы в течение дня.

11

5.4. Основной функционал, реализованный в рамках системы «RBS»

• Интеллектуальное приведение заказа к размерам транспортной упаковки

• Возможность установить плановый коэффициент на заказ с учетом продаж - для равномерного распределения партии товара при его нехватке, либо создания запаса

• Наличие механизма заказа товара для поддержания минимального заданного уровня продаж

• Реализация инструментов «росписи» (поставки заданного количества товаров на торговые точки)

• Реализация механизма настройки запрета правки заказа, либо возможности редактирования с указанием причины правки

• Возможность формирования консолидированного заказа для нескольких точек торговли

• Возможность формирования заказов поставщику в соответствии с различными группировками товаров (склады, товарные категории и пр.) с отправкой их различным адресатам и различными способами

12

5.5. Основной функционал, реализованный в рамках системы «RBS»• Возможность настройки прав пользователей (менеджеров, товароведов) с

целью закрепления за ними различных поставщиков, торговых точек, товарных групп

• Сохранение истории действий персонала по управлению ассортиментом и обработке заказов

• Система отчетности, позволяющая отслеживать различные показатели работы магазина, в том числе коэффициент оборачиваемости и out-of-stok, закрытых к заказу позиций, позиций без графика. А также возможность создания единой базы статистки для формирования отчетов по всем магазинам.

• Наличие учебной программы для проведения обучения персонала магазинов и проведения тренингов по Автозаказу

13

6. Дополнительный функционал, реализованный в рамках системы «RBS»

• Предоставление аналитической информации по уровню остатков, позволяющей принимать управленческие решения по выводу товаров из ассортимента и поддержанию товарных запасов

• Возможность постановки задач на контроль остатков на основе анализа критических состояний

• Возможность формирования выгрузок данных для получения уровня сервиса поставщиков

• температурные коэффициенты - учитывающих зависимость продаж от температуры окружающей среды

• ценовые коэффициенты – учитывающих изменение цен

• сроки годности • нормы списания и прочих потерь• нормы возвратов (исходя из договоренностей с

поставщиком)

Потенциально в систему заложены возможности использования различных дополнительных параметров, которые могут влиять на уровень продаж. Таких как:

14

7. Преимущества решения на базе «RBS»• наличие серьезной практики использования предлагаемого

решения в торговых сетях с большим количеством торговых точек (несколько тысяч объектов)

• продуманность, эргономичность всего комплекса бизнес-процедур, связанных с формированием и обработкой заказов (от сбора статистики до отправки поставщику)

• система строится на базе свободнораспространяемого программного обеспечения, что позволяет существенно снизить стоимость ее запуска и эксплуатации

• разумные требования к необходимому аппаратному обеспечению, требующемуся для функционирования системы

• простая интеграция с самыми различными учетными системами (фактически не влияет на их работу)

• процедура внедрения не требует серьезных доработок существующих учетных систем и носит плавный, щадящий характер

• применение Интернет-технологий упрощает процесс масштабирования • гибкость архитектуры предоставляет возможность разумного сочетания

централизации и управления и распределенного контроля• заложенные в реализацию принципы позволяют легко адаптировать алгоритм

расчета заказа для учета самых разнообразных параметров