第六章建立行为规范 , 保证建表质量

第六章第六章

建立行为规范建立行为规范保证建表质量保证建表质量

ExcelExcel 　教程　教程

学习目标学习目标

1.1. 创建电子表格创建电子表格的基本过程与的基本过程与规则规则

2.2. 　　 ExcelExcel 菜单菜单功能与必会命功能与必会命令令

总结总结

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第六章第六章建立行为规范建立行为规范 ,,保保证建表质量证建表质量

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学习目标学习目标通过本章的总结，熟悉制表的六个基本过程，掌通过本章的总结，熟悉制表的六个基本过程，掌握每一过程的规则和正确流程，养成规范的行为握每一过程的规则和正确流程，养成规范的行为习惯，保证制表的质量。习惯，保证制表的质量。

学习重点学习重点制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程制表的六个过程中每一过程的规则和正确的流程

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主要内容主要内容

创建电子表格的基本过程与规则创建电子表格的基本过程与规则

ExcelExcel 菜单功能与必会命令菜单功能与必会命令


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第一节第一节

创建电子表格的基本创建电子表格的基本过程与规则过程与规则


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创建电子表格的创建电子表格的 66 个过程个过程


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每一过程的重点与技巧每一过程的重点与技巧

制作过程重点技巧

构思与设置结构控制表格结构的合理性数据项目拆（独立列）与逻辑关系

建立与输入数据把握表格数据的准确性输入技巧与建立和复制公式关系

编辑与修饰表格增强表格数据的可读性编辑对象、数字、对齐条件格式等

简单使用与分析有效运用数据的分析性组织数据、创建、编辑与修饰图表

保存表格数据正确进行文件归档保存保存、另存为及安全性

打印输出数据掌握表格数据打印输出小表格、大表格与超表格的打印技巧


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⒈⒈ 构思与设计过程表格创建过程的初始设计，对数据的统计与

分析工作，起着至关重要的作用，因为表格数据的组织目标→分析数据。

① 管理项目与表格结构的关系

② 表格结构与数据成图的关系

③ 正确运用逻辑思维创建表格结构


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①① 管理项目与表格结构的关系管理项目与表格结构的关系

正确认识管理对象的独立性，准确拆分管理项目至最小管理单元

建立管理项目名称与表格结构中“列”的对应关系

案例应用

联系人管理表格

学生成绩统计表格


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联系人管理表格联系人管理表格存在问题存在问题

““ 单位地址”与“邮编”在同一列单位地址”与“邮编”在同一列后期可能导致的后期可能导致的 33 个问题个问题

①① ““ 单位地址” 属于文本型数据，其筛选与排序方法单位地址” 属于文本型数据，其筛选与排序方法不同于数字型数据不同于数字型数据

②② ““ 邮编” 属于数字类型，因与文本数据在同一单元邮编” 属于数字类型，因与文本数据在同一单元格，变为文本型数据格，变为文本型数据

③③ 文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但文本型数据虽然也可以进行筛、排序与统计，但“单位地址” 类数据的输入存在不规则现象，将影“单位地址” 类数据的输入存在不规则现象，将影响数据分析响数据分析

解决方法解决方法将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目将“单位地址”与“邮编”，均设置为一个独立的项目

名称，并在表格中独占一“列” 名称，并在表格中独占一“列”


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学生成绩统计表格学生成绩统计表格管理目标管理目标

统计三个学生、三门课程两年的成绩统计三个学生、三门课程两年的成绩案例文件特点案例文件特点

上表头为“双层表头”，表现了两年的数据上表头为“双层表头”，表现了两年的数据情况情况

存在存在 44 个明显问题个明显问题

1 、如果延续统计，第三年的数据需要向右扩充表格，那么第四年第五年以至以后，又该如何处理，表格在横向上将越来越宽

2 、如果需要统计每个学生三科总成绩，则必须在每年数据后添加新列，然后进行求和计算。但是不希望显示个人总分时，又不得不将此列加以隐藏，从管理的角度上看，增加了很多操作上的麻烦


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4 、如果再增加管理项目（如“政治”、“历史”和“地理”等），上述成绩统计表将变得十分庞大。同时，数据的分析工作量也成倍增加。形成管理瓶颈

3 、如果本例需要针对每一学生统计历年的各科总分，则又需要在表格横向添加新列，并设置运算公式


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管理目标分析管理目标分析

其实独立的管理项目应为三项：学生“姓其实独立的管理项目应为三项：学生“姓名”、“学科”类型和“年份” 名”、“学科”类型和“年份”

双层表头在管理活动中称为“表单”或“报双层表头在管理活动中称为“表单”或“报告”，通常是数据组合与统计、分析的告”，通常是数据组合与统计、分析的最终结果最终结果

由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂由于管理活动中对数据重新组合要求的复杂性，而统计分析又相对灵活，在确定管性，而统计分析又相对灵活，在确定管理项目时，就必须考虑到项目独立性与理项目时，就必须考虑到项目独立性与扩展性扩展性


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解决方法解决方法

针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使针对上述统计要求，并考虑到以后的延伸使用，正确设置此类统计用途的表格应设用，正确设置此类统计用途的表格应设置四个独立管理项目置四个独立管理项目

使用“透视表”功能，完成按年与学科对学使用“透视表”功能，完成按年与学科对学生成绩的统计生成绩的统计

甚至还可以快速通过图表表现成绩状态甚至还可以快速通过图表表现成绩状态


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表格结构设计总结表格结构设计总结

凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名凡须独立管理的项目，必须单独设置项目名称，独占一“列” 称，独占一“列”

管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，管理项目的独立性必须与扩展性结合考虑，以方便统计分析。避免失去关联。以方便统计分析。避免失去关联。

表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用表格结构设计必须考虑后期统计分析的应用状态。注意单表头与多表头的关系状态。注意单表头与多表头的关系


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②②表格结构与数据成图的关系表格结构与数据成图的关系

图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾图表内容必须源自于表格数据（不可手工随意勾画）画）

表格数据成图的规则表格数据成图的规则上表头字段名称，用于生成图表的上表头字段名称，用于生成图表的 XX轴标签（显轴标签（显

示于示于 XX轴下方）。轴下方）。左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于左表头项目名称，用于生成图表的图例（显示于

图表框右侧）。图表框右侧）。此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上此规则的条件是，表格结构完整且规则（包括上

表头和左表头）表头和左表头）

规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过规则适用于任何程序中，通过表格数据成图的过程（包括程（包括 WordWord 、、 PowerPointPowerPoint 等其他软等其他软件）件）


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③③正确运用逻辑思维创建表格结构正确运用逻辑思维创建表格结构案例案例

某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗某单位承接了一项建筑工程，为计算塑料钢窗的窗框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有框成本，通常按其结构类型分组计算。假设有 3300种类型的窗框，平均每类窗框有种类型的窗框，平均每类窗框有 44 个窗格（本个窗格（本例只取三类）例只取三类）

传统

电子


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22 、表格数据的输入与准确控制、表格数据的输入与准确控制

① 为什么要注意数据的准确性

② 哪些数据容易造成输入错误

③ 控制原始数据输入准确性的解决办法

④ 控制加工数据输入准确性的方法


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①① 为什么要注意数据的准确性创建表格的最终目的，是处理与分析数据错误的数据将直接导致分析结果产生误差，甚至南辕北辙

案例

成本输入错误造成利润率失真

利润率公式输入错误


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②②哪些数据容易造成输入错误

表格数据

表头内容

原始数据

加工数据

最容易出错

对分析起重要作用

年龄

出生日期


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③③控制原始数据输入准确性的解决办法

错误根源在于人为的手工输入

尽量避免手工输入

解决方法调用法

计算法

准确

自动更新

有效跟踪

自动完成计算

自动更新

便于跟踪运算关系


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④④控制加工数据输入准确性的方法产生错误的原因？

错误原因在公式内容可能输入错误

解决办法

a) 用复制法建立相关公式

b)公式的常规检查方法

c) 用公式审核工具检查加工数据

d)预设置公式检查规则

e) 使用监视窗口检查

f) 跟踪公式的求解过程


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aa ））用复制法建立相关公式作用

针对单元格，可以快速输入相同内容针对公式，可快速创建具有相关性质的公式

用填充柄复制

用“复制”、“粘贴”命令

鼠标拖拉 +Ctrl

复制的含义→相对引用


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bb ））公式的常规检查方法作用

根据公式关系判断计算结果是否正确

使用“编辑”工具栏查看公式

双击跟踪法

常规性错误检查与自动更正

自动更正

忽略错误

在公式编辑栏编辑

从左侧复制公式

以前忽略了的问题，要重新更正的操作！


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cc ））用公式审核工具检查加工数据

作用通过专业化数据跟踪工具，用跟踪线明确标记公式的取值关系

使用工具使用工具““公式审核”工具栏公式审核”工具栏

操作操作查看公式的的取值来源查看公式的的取值来源撤消审核工具栏撤消审核工具栏


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dd ））预设置公式检查规则

作用预先设置错误检查的类型，以便及时显示错误提示。

根据数据管理与统计要求，自定义相关规则，以便提供自动检查

使用工具使用工具““ 工具”菜单工具”菜单→→“选项” “选项” →→“错误检查” “错误检查” →→

“规则” “规则”

操作操作设置规则设置规则

注意注意和拼写检查程序一样，“公式错误检查”程和拼写检查程序一样，“公式错误检查”程

序一次只能更正一个常见的公式错误序一次只能更正一个常见的公式错误


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ee ）使用监视窗口检查）使用监视窗口检查作用作用

随时监视表格中重要位置的公式及相关信息随时监视表格中重要位置的公式及相关信息将相关单元格组织在同一个监视窗口内，甚将相关单元格组织在同一个监视窗口内，甚

至可以是看不见单元格位置至可以是看不见单元格位置

可监视的内容

工作簿

工作表

表格区域

单元格的名称

值

公式


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使用工具使用工具““视图”菜单的“工具栏”命令视图”菜单的“工具栏”命令““ 工具”菜单的“公式审核”命令工具”菜单的“公式审核”命令““公式审核”工具栏公式审核”工具栏

操作操作调出“监视窗口”调出“监视窗口”监视单元格公式监视单元格公式

注意注意只有与链接内容相关的其他工作簿打开时，只有与链接内容相关的其他工作簿打开时，才能通过“监视窗口”查看含有链接内容才能通过“监视窗口”查看含有链接内容的公式的公式


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ff ）跟踪公式的求解过程）跟踪公式的求解过程

作用作用监视公式求解的过程监视公式求解的过程

使用工具使用工具““公式审核”工具栏中的“公式求值”按钮公式审核”工具栏中的“公式求值”按钮

操作操作步入步入步出步出


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33 、表格的修饰技巧与管理应用、表格的修饰技巧与管理应用

单元格

表格区域

数字

对齐

文字

边框、图案

条件格式、保护

列

行

列宽（行高）

最佳列宽（行高）

隐藏、显示

工作表标签颜色


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44 、表格的简单使用与分析、表格的简单使用与分析

创建图表的关键内容

正确描述管理目标

合理选择数据范围

正确选择图表类型

图表的编辑与修饰正确选择操作对象

图表的存放与输出

与数据同在一个工作表

存在与单独工作表

独立打印

与表格数据一起打印


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55 、表格文档的保存技巧、表格文档的保存技巧

① 正确使用“保存”命令

② 何时使用“另存为”命令

③ 如何使用“保存工作区”命令

④ 另存为 WEB页

⑤ 更为安全的保存方法


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①① 正确使用“保存”命令

新文件的保存

旧文件的保存

设置备份保存

另存为→工具→常规选项

每次保存均生成备份（ .xlk ）


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②②何时使用“另存为”命令

更名保存

将文件保存到指定位置

更改文件保存类型

保存为模板

使用模板

文本文件


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③如何使用“保存工作区”命令什么是工作区 ?

“ 工作区”也称“工作面”，是指Windows桌面上正在使用的若干份电子表格 Excel 文件

使用工具使用工具““ 文件”菜单中 “保存工作区”命令文件”菜单中 “保存工作区”命令

案例文件案例文件““各部销售统计各部销售统计 .xls”.xls” 和“素部一销售表和“素部一销售表 .xls” .xls”

操作

设置保存工作区文件

打开工作区文件

删除工作区文件


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④④另存为 WEB页作用

将电子表格文件保存为 Web 格式，可以更直接地共享信息

使用工具使用工具“ 文件”菜单下的“另存为 Web页”

两种保存类型

静态发布

动态发布后面章节学习

静态发布数据

通过浏览器查看


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⑤⑤更为安全的保存方法

a) 如何对数据文件加密保存

b) 对文进行定时保存

c) 使用数字签名提高安全性


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cc ））使用数字签名提高安全性定义定义

数字签名是针对宏或文档进行加密的电子安全验证戳数字签名是针对宏或文档进行加密的电子安全验证戳

作用作用Office XPOffice XP 允许通过数字证书对文件或宏工程进行数字允许通过数字证书对文件或宏工程进行数字签名，确认签名的宏或文档来自签发者且没有被签名，确认签名的宏或文档来自签发者且没有被篡改篡改

如何获得？如何获得？从商业认证授权机构获得（例如：从商业认证授权机构获得（例如： VeriSign, Inc.VeriSign, Inc. ））从内部安全管理员或信息技术从内部安全管理员或信息技术 (IT) (IT) 专业人员那里获得专业人员那里获得使用使用 Selfcert.exe Selfcert.exe 工具自己创建数字签名工具自己创建数字签名

操作操作获得数字签名获得数字签名使用数字签名使用数字签名


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66 、常规表格数据的打印与输出、常规表格数据的打印与输出

预览输出效果

常规表格页面控制

其它打印方式介绍

如何有效地处理超大表格问题


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预览输出效果预览输出效果

作用作用查看打印输出的实际效果，以确定是否需要查看打印输出的实际效果，以确定是否需要更改更改

使用工具使用工具““常用”工具栏的“打印预览”按钮常用”工具栏的“打印预览”按钮 ““ 文件”菜单下的“预览”命令文件”菜单下的“预览”命令

““ 预览视图”视图工具栏的作用预览视图”视图工具栏的作用


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常规表格页面控制使用工具

“ 文件”菜单中 “页面设置”命令

小表格居中

大表格缩印

页边距→居中

纵向超出 3—5 列

横向超出 8—10 行

页面→缩放比例


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其他打印方式介绍其他打印方式介绍

智能打印输出确定输出用纸

错误单元格打印

连续页面打印

工作表选项

同一工作表

同文件不同工作表Shift

Ctrl

打印某一区域

选择打印页面 “ 文件”菜单中 “打印”命令

“ 文件”菜单中 “打印区域”命令

单击“打印”按钮自动打印该区域

向打印区域添加内容“视图”菜单 “分页预览”命令

右键“添加到打印区域”


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如何有效地处理超大表格的问题如何有效地处理超大表格的问题什么是超大表格什么是超大表格 ??

一般指必须通过多个屏幕或页面才能显示的表格。一般指必须通过多个屏幕或页面才能显示的表格。此类表格不易使用压缩方式打印的表格此类表格不易使用压缩方式打印的表格

设置跨页打印表头

设置屏幕冻结表头

强制分屏显示

强制分页打印

超大表格打印控制


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设置跨页打印表头

作用为避免超大型表格的表头在跨页的过程中丢失，

将超大型表格相应区域的表头，打印于不同页面的相应位置

使用工具使用工具页面设置页面设置→工作表→打印区域和打印标题→工作表→打印区域和打印标题

操作操作通过打印区域选择要打印的数据区域通过打印区域选择要打印的数据区域通过打印标题设置顶端和左端标题通过打印标题设置顶端和左端标题


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设置屏幕冻结表头作用

将表头冻结于屏幕中固定位置，以便在滚动表格区域时，随时可以通过表头信息查看数据内容

使用工具使用工具窗口菜单窗口菜单→冻结窗格→冻结窗格

操作操作冻结窗格冻结窗格撤销冻结窗格撤销冻结窗格

表头冻结原则表头冻结原则在确定单元格光标所在位置后，以此光标为参照点，在确定单元格光标所在位置后，以此光标为参照点，

上面和左面的均被锁住上面和左面的均被锁住


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强制分屏显示

作用将超大表格中相距遥远的数据，强制显示在

同一屏幕之内，以便查看、编辑操作

使用工具使用工具窗口菜单窗口菜单→拆分命令→拆分命令滚动条上的拆分标志滚动条上的拆分标志

操作操作拆分拆分调整屏幕分割区域调整屏幕分割区域取消屏幕拆分取消屏幕拆分


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强制分页打印作用

将工作表中不同位置的表格分区打印使用工具使用工具

““插入”菜单的“分页符”命令插入”菜单的“分页符”命令

强制分页以强制分页点 ( 单元格 ) 为坐标，左分一页、上分一页

撤销强制分页

在什么位置设置，在什么位置撤消

可以单向或者双向撤销

与撤销冻结窗口的区别→位置

分页预览视图强制分页

视图→分页预览

右键→插入分页符

恢复普通试图


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超大表格打印控制作用

打印控制主要控制页面顺序及页眉与页脚的设置问题

使用工具使用工具页面设置的工作表选项页面设置的工作表选项

超大表格的打印顺序

设置页眉与页脚

添加普通信息

图形信息

可更新的文件路径


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第二节第二节

ExcelExcel 菜单功能与菜单功能与必会命令必会命令


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通过本节的学习通过本节的学习 ,, 认识电子表格软件的菜认识电子表格软件的菜单分类方法，掌握命令的选择规律，单分类方法，掌握命令的选择规律，复习该软件中重要且必会的命令复习该软件中重要且必会的命令

重点：掌握重点：掌握 ExcelExcel软件菜单分类的原则软件菜单分类的原则

菜单分类原则

基本应用中必会命令与说明

总结人机交流方法


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①① 认识菜单类型。明确：什么类型的操认识菜单类型。明确：什么类型的操作，应该进行哪类菜单选择命令作，应该进行哪类菜单选择命令

②② 掌握若干重要菜单命令，其他通过类掌握若干重要菜单命令，其他通过类推法学习使用推法学习使用

③③ 常用命令通常都会以按钮的方式，显常用命令通常都会以按钮的方式，显示于窗口上方的工具栏中，以帮助快示于窗口上方的工具栏中，以帮助快捷操作捷操作

④④ 有些命令在对话框中出现有些命令在对话框中出现

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菜单名称分类原则必会命令

文件与文件整体操作相关的命令新建（可通过模板学习制表）

编辑与操作对象位置相关的命令无（建议使用鼠标控制方法）

视图与屏幕显示相关的命令（状态与工具）无（明确概念即可）

插入与添加对象相关的命令名称（定位与计算功能）分页符（强制分页）

格式

与对象形象相关的命令单元格（数字、对齐、保护）列（最佳列宽的路径）自动套用格式（快速、规范）条件格式（设置预警）

菜单分类原则与必会命令

工具与控制工具相关的命令保护（设置密码）公式审核（控制加工数据）自定义（填充序列）

数据与数据库处理相关的命令这一菜单中的命令属于提高内容，在必备课程中可不介绍此菜单内容

筛选排序统计（分类汇总与透视报表）

图表 (隐藏 ) 与图表操作相关的命令图表向导、类型

窗口与窗口控制相关的命令冻结（表头）拆分（表格）

帮助帮助学习与使用，查找信息无

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本章总结本章总结

表格设计原则与方法表格设计原则与方法

数据准确性的控制方法与技巧归纳数据准确性的控制方法与技巧归纳

公式的监视方法公式的监视方法

表格的修饰技巧表格的修饰技巧

不同的保存方法与安全处理不同的保存方法与安全处理

不同类型的打印方式不同类型的打印方式

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考试要点考试要点

1.1. 数据准确性的控制方法数据准确性的控制方法

2.2. 公式的监视方法公式的监视方法

3.3. 表格的修饰技巧表格的修饰技巧

4.4. 不同的保存方法不同的保存方法

5.5. 三类表格的打印控制方法三类表格的打印控制方法

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作业 :实验 10-4

第六章 建立行为规范 , 保 证建表质量

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