Данный документ является полным только совместно с...

1Реинжиниринг бизнес-процессов в проектах государственного сектора

Москва, 17 мая, 2007 - Др. Аксель Г. КётцПроект финансируетсяЕвропейским Союзом

Презентация для видеоконференции

Реинжиниринг бизнес-процессовв проектах государственного сектора

Москва, 17 мая, 2007Др. Аксель Г. Кётц

Данный документ является полным только совместно с устной презентацией и последующей дискуссией.Методология является интеллектуальной собственностью KPI Cologne и может использоваться только с

разрешения KPI.Изолированное использование отдельных слайдов может привести к неверному пониманию.

Вопросы: Др. Аксель Г. Кётц, KPI, [email protected]; Тел +962 777 6 2992 или +49(0)221 94 11801



Структура организационной поддержки

(Федеральный уровень)

Министерство внутренних дел (BMI)

Федеральное административное ведомство (BVA)

Федеральное агентство по информационным технологиям (BIT)

Центр компетенций по управлению делопроизводством, процессами и организациями (CC VBP)

Частные консалтинговые фирмы Поддержка CC VBP

Административный клиент



Примеры пректов

РБП обычно затрагивает1. Процессы в ОДНОЙ

организации2. Горизонтальные процессы

(несколько организаций одного уровня)

3. Вертикальные процессы A (Ведомство плюс подчиненные подразделения) или

4. Вертикальные процессы B (Муниципальный – Государственный / Государственный – Федеральный процессы)

Процессы могут включать коммуникацию с частными клиентами

Примеры

• Реестр актов гражданского состояния = 2-4 (Федеральный, Общегосударственный, Муниципальный)

• Оптимизация обмена юридическими документами в гражданских судах (2-4)

• Регистрация патентов = 1 с внешним клиентом

• Подготовка бюджета = 1



Модель процесса CC VBPO

Стадия проекта

Поддержка со стороны CC VBPO

Подготовка

Анализ

Концепция

Разработка

Реализация

ЗапускПланирование проекта

Внутренний/внешний сбор данныхОценка / SWOT-анализОптимизация бизнес-процессов

Основная концепцияТребованияТендер

Подробная спецификацияРазработка IT-решения

Пилотный проектВнедрение

Кон

сул

ьти

рован

ие

Source: CC VBPO



Основной план разработки бизнес-процессов ... Один пример из множества

Предварительное определение задачиПредварительная модель процесса

Описание процесса (структуры)Анализ использования ресурсов

Стратегия услуги (продукта) и руководства по оптимизации

Определение требований процесса

Реализация с помощью IT

Цели правительства

Нужды потребителей

SWOT-анализ имеющейся ситуации Передовой международный опыт

Нестратегические критерии качества Местная ситуация и опытОграничения по стоимости/нагрузке Правовые ограничения

Разработка процесса



Различные взгляды на реинжиниринг бизнес-процессов

Фокус на нуждах

потребителя

Фокус на IT-системах

Фокусна внутреннихвозможностях

Проекты РБП

ВовлеченностьОтветственностьМотивацияПредпосылкиРесурсы



Внутренние возможности:Вопросы, связанные с техническим

процессом

• Раскрытие скрытых планов

• Последствия для политических лидеров и руководителей высшего звена

• Последствия для сотрудников (реальные и воображаемые)

• Ответственность за процесс и одобрение изменений

• Предпосылки реализации

• Необходимость раннего и последовательного вовлечения руководящего состава и сотрудников

• Необходимость в обучении

• Необходимость создания беспроигрышных ситуаций



Вовлечение персонала и клиентов:Участие в структурах проекта I

Руководящая группа

Проектная группа(Внутренняя/внешняя)

Проблемнаягруппа

Проблемнаягруппа

Местнаягруппа

Местнаягруппа

Информа-ционная группа

Информа-ционная группа

Комитетклиентов

Комитет сотрудников

Всесотрудники

PC



Структуры проекта:руководящая группа

• Пример руководящей группы (Германия)

• Председатель – Глава соответствующего подразделения

• Руководители подразделения• Руководители других

задействованных подразделений и/или клиенты

• Представители сотрудников подразделения

• Представитель правительственного ведомства, ответственного за РБП

Задача: разработка технического задания для процесса реинжиниринга, обеспечение беспрепятственной реализации, принятие ключевых решений по проекту



Структуры проекта: Проектная группа / Координатор проекта

• Проектная группа (Германия)

• При «внешней» проектной группе: Координатор проекта

• Руководитель проекта• Эксперты в области РБП

• Внутренний руководитель• Выполняет функции

руководителя проекта

Задача проектной группы: работа над проектом; интеграция результатов проекта; выполнение работы, которая является слишком технической для рабочих группЗадача координатора проекта: координация проектной группы и внутренних структур; взгляд «изнутри»; ранние предупреждения



Структуры проекта: Проблемные / ... / группы

• Пример рабочей группы (Германия)

• Эксперт в области РБП выступает в качестве «модератора» рабочей группы

• Сотрудники / специалисты соответствующего подразделения, представляющие– Особые функции– Отдельные местные/региональные

отделения– Особые «интересы»

• Специалисты других задействованных подразделений / заинтересованные лица

• Частично: Представители сотрудников

Задача: Обеспечение передачи информации и ответственности за процесс; разработка реалистичных решений



Структуры проекта: комитеты

• Комитет потребителей

• Комитет персонала:

• Представители потребителей– Отдельные потребители– Потребительские организации

• Внешние эксперты

• Сотрудники, которых затронут изменения– Все подразделения низшего

уровня– Все уровни

Задача: Проверка технического задания, промежуточных результатов и проекта окончательных результатов с точки зрения реалистичности; внесение предложений об изменениях; помощь в оптимизации предложений



C

Процесс РБП и участие

Стратегияисследования

Сбор данных 1+ Подготовка

Анализ данныхSWOT

Общая концепцияKSF

Детализированные концепции

Требования

Разработка нового процесса

Сбор данных 2+ Подготовка

Участие персоналаПроцесс + РесурсыИнструменты анализа

Инструменты участия руководства

Инструменты разработки процессаУчастие персонала

Информация о персоналеИнструменты принятия руководящих решений

Разработкасотрудничества

Участие клиентовИнструменты внешнего знания



Вовлечение персонала:участие в процессе

• Информация о начале проекта (1, 2)• Выбор участников рабочих групп (2,

3)• Начальный семинар и обучение

методологии (1a, 2, 3)• Комментарии + предложения (1)• Аналитическая работа (2, 3)• Обратная связь по результатам

анализа: Семинары (1a, 2, 3), в целом (1)

• Семинары по разработке, Каталог требований (1a, 3)

• Разработка процесса (3)• Презентация прототипа (1a, 2, 3)

• Группа 1: Все сотрудники• Группа 1a: Руководство

низшего/среднего уровня и специалисты пилотных подразделений

• Группа 2: Представители сотрудников (формальная информация)

• Группа 3: Сотрудники, принимающие участие в рабочих группах



Многослойный процесс с участием нескольких ведомств: Пример

Принятие решенийПринятие решений

Общее управление проектами

Рабочая группа

Контроль проекта 1

Контроль/ управление проектом 3

Контроль проекта 2

Управление проектом 1

Управление проектом 2 Координация

Консультант

Принятие решений



Характерные проблемы многослойного процесса с участием нескольких ведомств:

• Вовлечение нескольких юридически независимых участников приводит к повышенной важности вопроса о мотивации организаций-участников

• «Какова выгода для меня» и «Беспроигрышная ситуация» – вопросы, на которые необходимо ответить... А также «потеряю ли я ответственность, персонал, бюджет?»

• Роль внешней «нейтральной» поддержки становится исключительно важной

• Необходимо создание сложных структур управления проектом и принятия решений

• Доступность ресурсов на стадии реализации будет ключевой проблемой

Данный документ является полным только совместно с...

Documents