Финансовое планирование в Национальном Архиве
DESCRIPTION
Финансовое планирование в Национальном Архиве. Эрика Стоддарт Директор финансовых и корпоративных услуг Национального Архива. October 2006. Финансирование НА (1). - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Финансовое планирование в
Национальном АрхивеЭрика Стоддарт
Директор финансовых и корпоративных услуг Национального Архива
October 2006
Финансирование НА (1)
• Прямое бюджетное финансирование из Казначейства (Министерства финансов), но в составе "группы" Министерства конституциональных дел (Министерства юстиции).
• Исполнительный директор НА является одновременно и главным бухгалтером НА
Финансирование НА (2)
• Источники финансирования:
• Государственное финансирование около 40 млн.фунтов стерлингов (68 млн. долларов США)
• Гранты и спонсорская помощь других организаций около £1 млн. ($1.7)
• Доходы от коммерческих и нормативно установленных операций
• Коммерческие звукозаписи и цифровые записи – небольшие долевые отчисления Архиву.
Государственное финансирование (1)•Обеспечение соотношения цены и качества – эффективность, экономичность, результативность
•3-летний цикл бюджетного планирования. В настоящее время идут переговоры на следующие 3 года с апреля 2008 по март 2011г. Жесткий цикл планирования. Все денежные суммы должны быть утверждены Парламентом путем голосования.
•Обязаны выполнять установленные обязательства и поставленные цели.
Государственное финансирование (2)
•Важно иметь план, соответствующий "горячим задачам" Правительства, например, "цифровое сохранение"
•Министерство конституционных дел по-прежнему может перевести средства из НА в собственный бюджет, если только отдельные статьи финансирования не являются защищенными.
Гранты и спонсорские средства (1)
•Средства от других организаций, например: • Средства от продажи лотерейных билетов (средства
населения)• Средства от квази-правительственных органов, например,
Научно-исследовательских советов; финансирование Экономического союза
• В таких случаях 50 % финансирования должно предоставляться Национальным Архивом
• При этом необходимо наличие формальной заявки или проекта
Гранты и спонсорские средства (2)
• Жесткое использование средств, например, проект "Переезжая сюда" (“Moving Here”)
• Краткосрочное финансирование, в денежном или натуральном выражении
• Зачастую необходима формальная канцелярская работа в целях доказательства обоснованности расходов
Доходы• Средства из законодательно установленных доходных
источников :
исследованийкопирования единиц хранения"цифровой экспресс" (Digital Express)
• Средства от доходов собственных коммерческих предприятий Национального Архива :
публикаций – журналов и книг"магазинов" – "натуральных" и онлайновых долевых отчислений коммерческих организаций,
например, издателей материалов по переписи населения
Финансовое планирование
Стратегия/Видение
Корпоративный/Бизнес-план
Бюджет и 3-летний финансовый план
Финансовые планы в соответствии с видением.
Итеративный процесс в целях обеспечения
наличия средств
Какие средства нам предоставит
Правительство и что мы можем получить сами?
Изменение прогнозов ежеквартальноПозволяет нам
учитывать любые возможные изменения
Планирование разовых событий как
часть процесса
Трансформирование целей в финансовые планы (1)
• Определение приоритетов организации
• Сопоставление ресурсов и приоритетов (не так просто, т.к. приоритеты могут измениться, и ресурсы окажутся не там)
• Наиболее сложные решения – не что делать, а что не делать (что прекратить)
Трансформирование целей в финансовые планы (2)
• Денег никогда не хватает на всё, поэтому необходимо определить, сколько нужно делать, силы, время; необходимо заставлять организацию производить больше
• Рассмотреть бюджетирование "с нуля“ (“zero-based budgeting”)
• Вспомогательные службы, например, финансы, необходимо сравнивать с другими организациями (эталонный анализ) с тем, чтобы обеспечить максимально возможную рентабельность и экономичность НА.
Основные показатели эффективности деятельности
• Не все ПЭДы - финансовые• Если ПЭД является финансовым, то необходимо рассчитать
планируемый результат, основанный на бюджетных или плановых оценках
• Фактические результаты, как правило, отличаются от планируемых. Необходимо определить, почему это произошло.
• Наилучший ПЭД для определения достижения запланированной цели может быть недоступен в связи с невозможностью сбора данных
• ПЭД предназначены для направления правильного поведения• Если изменяются приоритеты, ПЭДы тоже должны измениться
ПЭДы Национального Архива (1)Потребители и заинтересованные стороны:
• Некоторые ПЭДы основаны на прошлых результатах деятельности и том, чего можно ожидать в будущем, например, (№ 1) "предоставление 43 м документов"…
• Некоторые ПЭДы основаны на контрольных (эталонных) показателях частного сектора или внешних сторон, например (№ 9) "доступность онлайновых услуг 99 %"…
• Некоторые ПЭДы установлены законодательством, например (№ 10) "запросы по Закону о свободе информации"…
• Большинство из ПЭДов основаны на принятых контрольных показателях, внутренних или внешних
ПЭДы Национального Архива (2)
• “Ключевые проекты для роста и развития”:• Это такие проекты и разработки, которые НА необходимо
внедрить для выполнения плана
• Для них не подходят контрольные (эталонные) показатели, лучше использовать планы-графики или планы этапов. В рамках плана определяются критические факторы успеха для каждой области, например, для системы автоматизированной передачи данных "Непрерывный поток" существует детальный план с описанием того, как должны выглядеть успешные результаты, например, "Как это должно выглядеть для пользователей", "количество документов", "как должно осуществляться хранение" и т.д.
ПЭДы Национального Архива (3)
• Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM):
• Поскольку мы не имеем прибыли, мы должны обеспечить максимально возможную эффективность, экономичность и результативность нашей деятельности
• Некоторые показатели VFM основаны на стоимости за единицу. Для НА это "стоимость визитов" и стоимость сохранения коллекции. Эти показатели оцениваются согласно эталонному анализу или по ожидаемым расходам на основании исторических данных.
ПЭДы Национального Архива (4)• Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM):
• В рамках расчета стоимости единицы услуги часто используются составляющие показатели, например, "стоимость онлайнового визита" и "стоимость визита на месте": снижение стоимости одного может маскировать повышение стоимости другого. Вся бухгалтерская отчетность направлена на решение этой проблемы.
• Показатель VFM № 19 относится к "управлению денежными средствами", поскольку существует стоимость хранения наличных средств, например, отсутствие процентных начислений на денежную наличность.
ПЭДы Национального Архива (5)
Персонал:
• За последние 30 лет Правительством были приняты законодательные акты, запрещающие дискриминацию по возрасту, полу, физическим возможностям, расовой принадлежности и сексуальной ориентации. В связи с этим необходимо, чтобы наша кадровая политика отражала эти приоритеты.
• Традиционно у нас наблюдалось недостаточное представительство женщин, этнических меньшинств и людей с ограниченными физическими возможностями, особенно на руководящих должностях..
ПЭДы Национального Архива (6)
• Персонал:
• Высокий уровень заболеваемости персонала может быть признаком отсутствия мотивации у персонала или высокого уровня стресса. Поэтому необходимо измерять уровень заболеваемости персонала для проверки здоровья организации в целом.
ПЭДы Национального Архива (7)
• Не всё финансирование является целевым, но в бюджете следующего года мы перераспределим ресурсы в соответствии с новым "Видением“
• Направления роста – "Цифровое сохранение" и "Информационная стратегия". В других направлениях было проведено сокращение штатов в целях учета этого. Все новое развитие – только в этих направлениях.
• Все основные (профильные) службы должны проверить соответствие текущих структур относительно нового видения. Все вспомогательные службы должны пройти эталонный анализ.
ПЭДы Национального Архива (8)
• По направлению "предоставление документов пользователям" количество персонала было сокращено в связи с изменением ПЭД с 15 минут в 2005-2006 году до 35 минут.
• Всегда существует временной лаг после реакции на изменившиеся приоритеты. Необходимо иметь очень гибкую и подвижную рабочую силу. Политика в сфере управления человеческими ресурсами должна отражать это.