新進行政人員教育訓練簽及函稿之撰寫與簽核

主講者：黃國賢日期： 99年 8月 16 日崑山科技大學秘書室

一、校內常用數位信封種類 ( 一 )簽：校內使用。 (二 )函稿：對外發文。 (三 )公文：外來。 (四 )開會通知單：校內、對外及外來 皆有可能。

二、撰寫與簽核原則 ( 一 )撰寫 1. 格式要對：含稱謂語 2. 段落分明：主旨、說明、擬辦 (辦法 ) 3. 內容簡單扼要：尤其主旨部份 4. 確實抓住重點：說明部份

5. 撰寫時注意事項 (1) 稱謂語： ●教育部：鈞部 ●其他中央機關：大院、大部 ●其他機關：貴 ●校長或副校長：鈞長 (2) 數字： ●百分比、金額、人數： 80% 、 3.59% 、 6 億 3,944 萬 2,789 元、 639,442,789人 ●代號、日期： M123456789 、 本 (96) 年 11 月 30 日

(3) 引述語 ● 起首引述對上級：奉對平行：准對下行：據 ●引述結語對上級：奉悉對平行：敬悉、悉對下行：已悉 ●表明依據對直屬上級機關：遵照其他各級機關：依照 、 根據

(4) 期望（目的）語●一般公文 ◆ 對上級機關或首長： 請　鑒核（函報部、會） 請　核示（校內簽稿）。 ◆ 對平行機關： 請　查照、請查核辦理、 請　惠予辦理。 ◆ 對下行機關： 希　查照、希　照辦。「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律改為「請」

● 要求函復 ◆ 對平行機關： 請　查照見復、請　惠復 ◆ 對下行機關： 希　辦理見復● 要求備查 ◆ 對上級機關或首長： 請　鑒核備查、請　核備 ◆ 對平行機關： 請　查照備案

( 二 )簽核 1. 資料齊全再簽出。 2. 類別要註明：公文或一般表單 ? 校內簽核或校外發文 ? 3. 主檔格式：校內以 Pdf 或 Word 為主 發文以 ods ( 捷成 ) 為主 4. 佐證資料作為附件 5. 重要會簽節點要設置 (1) 請假、聘任或敘獎：人事室 (2) 錢：會計室 (3) 調課：課務組 (4) 請購：總務處

6. 除請假及須歸檔外，餘儘量設至「秘書室 辦公桌」節點。 7. 及早簽出：除非特殊急件，否則至少五天 前 (不含週六、日 )應簽出。 8. 會簽單位很多者： (1)先設「簽核」節點，再設「會簽」節 點。 (2)同時進行 (1) 之電子簽核與 e-mail的 通知。 9. 簽出後隨時掌握與追蹤。 10. 依分層負責明細表設節點。

範 例

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