إدارة مؤسسات المعلومات

التنظيمفي المكتبات ومراكز المعلومات

د/ مازن خيرو

المرجع: اإلدارة الحديثة للمكتبات ومراكز المعلومات. د/ عمر أحمد همشري

;سخة مخصصة لألغراض األكاديمية غير قابلة للنشر والتوزيع ن

د/ مازن خيرو

التنظيم في المكتبات ومراكز المعلومات

بع=د تم=ام عملي=ة التخطي=ط، يب=دأ الم=دير في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات بالوظيف=ة الثاني=ة •من =وظائف الع=ملية اإلدا=رية وهي =وظيفة ا=لتنظيم.

تزداد أهمي=ة التنظيم كلم=ا ك=بر حجم المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، وك=بر حجم أعماله=ا، •وازداد =عدد ال=عاملين فيها، =وتوسعت خدما=تها وت=نوعت.

هو وسيلة لتصميم البنية األساسية للمكتبة، حيث أنه:•يصف األعمال واألنشطة التي يجب أن تقوم بها، ▫ويح=دد التقس=يمات اإلداري=ة )اإلدارات واألقس=ام والش=عب( الالزم=ة ال=تي تس=تدعيها طبيع=ة ▫

العمل، ويح=دد العالق=ات وأنم=اط االتص=ال بين اإلدارات األقس=ام والش=عب المتخلف=ة وداخ=ل ك=ل منه=ا، ▫ويح=دد المس=ؤوليات والواجب=ات لك=ل ف=رد من الع=املين في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات ▫

والسلطات =والصالحي=ات الالزم=ة لتحمل= هذه المسؤوليات، ويض=من التنس=يق بين أنش=طة اإلدارات واألقس=ام والش=عب المختلف=ة من جه=ة وأنش=طة ▫

األف=راد أنفس=هم= م=ن جه=ة= أخ=ر=ى =عن= طري=ق= و=س=ائل و=أس=ال=يب التنس=يق= المالئم=ة=، وبم=ا ي=ؤ=دي نس=جا=م و=االن=ض=باط، فه=و د=اء =والعم=ل،= وإ=لى زي=اد=ة ا=لتفاع=ل واال= إ=لى= ض=بط و=ك=ف=اءة و=تر=ش=يد =األ=

تنظيم =ل=ألعمال= ول=جهود األف=ر=اد وا=إلمكانيا=ت= المتاحة نحو =تحقيق األهداف= المشت=ركة.a، ويرتب=ط • a ف=التنظيم ليس غاي=ة في ح=د ذات=ه، ب=ل وس=يلة لتنفي=ذ أعم=ال مح=ددة س=لفا إذا

الت=نظيم =بالعم=ل الجماعي.

د/ مازن خيرو

تعريف التنظيم

هو العملي=ة ال=تي يتم بموجبه=ا تحدي=د األعم=ال وتقس=يمها، •وتوض==يح المس==ؤوليات وتف==ويض الس==لطة، وإنش==اء a العالق==ات بين الع==املين لكي تمكنهم من العم==ل مع==ا

بأقصى كفاءة ممكنة لغرض إنجاز األهداف.هو عملي=ة تحدي=د األعم=ال ال=تي ي=راد أداؤه=ا وتجميعه=ا، •

والتقس==يمات اإلداري==ة الالزم==ة، والعالق==ات وأنم==اط االتص==ال، وتوزي==ع المس==ؤوليات والواجب==ات، وتف==ويض الس=لطات والص=الحيات الالزم=ة ألداء األعم=ال. بغ=رض

تحقيق األهداف.

د/ مازن خيرو

مهام التنظيم

تحدي==د األعم==ال أو األنش==طة الم==راد أداؤه==ا بغ==رض تحقي==ق •أهداف وخطط المكتبة أو مركز المعلومات.

تحدي==د التقس==يمات اإلداري==ة )اإلدارات واألقس==ام والش==عب( •الالزم===ة، وذل===ك =من خالل تك===وين هيك===ل= تنظيمي= منطقي

مفهوم وشامل.تحديد المسؤوليات والسلطات الخاصة بكل وحدة. •

ويقص=د بالمس=ؤوليات الواجب=ات ال=تي يجب أن تؤديه=ا وحدة ما، ▫أم==ا الس==لطة فتع==ني الح==ق الش==رعي في التص==رف واتخ==اذ ▫

الق=رارات وإص=دار األوام=ر س=واء ك=انت ه=ذه األوام=ر متعلق=ة بالقيام بعمل أو االمتناع عنه.

اختي=ار األف=راد المناس=بين لش=غل الوظ=ائف المختلف=ة، وذل=ك • .a بناء على مواصفات ومعايير تم تحديدها مسبقا

د/ مازن خيرو

أهمية التنظيم

;ع=رف ك=ل موظ=ف في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات باألنش=طة أو األعم=ال ال=تي يجب • يأن يقو=م بها، وبمو=قعه و=مكانه اإلدار=ي في =التنظيم ا=لعام.

;ح=دد عالق=ات العم=ل داخ=ل المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، وب=ذلك يس=تطيع ك=ل موظ=ف • يمعرف=ة ط=بيع=ة ع=القت=ه =برؤس=ائ=ه ومر=ؤوس=يه =وزمالئ=ه في العم=ل، بم=ا ي=ؤدي إلى إيج=اد

تصال= فيها. عالقا=ت عمل =سليمة ومرغ=وبة، وتطو=ير نظم اال=;وفر الوس=ائل ال=تي تمكن األف=راد الع=املين في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات من العم=ل • ي

م=ع ب=عض=ه=م بعض=ا ب=كف=ا=ءة في= س=بيل= تح=قي=ق األه=داف، ف=ه=و ال=ذي= يوح=د جه=ود= األف=راد ل=دى قيا=مهم بالع=مل.

;ح=دد لك=ل موظ=ف واجبات=ه ومس=ؤولياته وس=لطاته الض=رورية النج=از العم=ل، ويعم=ل • يبال=ت=الي على ا=لقض=اء ع=لى مش=كل=ة االز=دواجي=ة في ال=عم=ل، وتع=ارض األدوار، والص=راع

الوظيف=ي.يض=من أعلى درج=ات التنس=يق واالنتظ=ام بين النش=اطات المختلف=ة للمكتب=ة أو مرك=ز •

المع=لومات، وبهذا= فهو يوف=ر مناخ ع=مل مشجع ل=إلبداع واإلنتاجية الفعالة.;حق==ق االس==تثمار األمث==ل للطاق==ات البش==رية واإلمكاني==ات المادي==ة والتكنولوجي==ة • ي

المتوافرة.;س=اعد في تس=هيل واجب=ات اإلدارة والم=ديرين، ويس=هل عملي=ة اإلش=راف والرقاب=ة وذل=ك • ي

من خ=الل وض=ع إجراءات و=معايي=ر يمكن على أ=ساسها قياس العمل.

د/ مازن خيرو

مباديء التنظيم

مبدأ تقسيم العمل:•إن زي==ادة حجم أعم==ال المكتب==ات ومراك==ز المعلوم==ات وتع==ددها وتنوعه==ا في ال==وقت ▫

ءم م=ع م=ؤه=التهم وق=د=راته=م بغ=رض ف=راد بم=ا =يتال= ال=ح=اض=ر، يس=توجب= تق=س=يم =العم=ل =بين= األ=سرعة= انجازه ود=قته، و=إعطائهم ال=سلط=ات الالزمة= لتنفيذ هذه األعمال.

مبدأ وحدة الهدف:•من المعل=وم أن لك=ل مكتب=ة/ مرك=ز معلوم=ات أه=داف كلي=ة تس=عى إلى تحقيقه=ا. ل=ذا، ▫

يجب= أن =تشترك جميع دو=ائره=ا وأقسامها وو=حداتها =في تحقيق هذه األهداف.مبدأ الوظيفة:•

من المف=روض أن يتم التنظيم اإلداري في المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات على أس=اس ▫الوظ==ا=ئف ) ن==وع =األعم==ال ا=لمطل==وب =القي==ام =به==ا ( وليس على أس==اس األش==خاص أو الم=وظ=فين. ل=ذا=، يجب ت=وص=يف =الوظ=ائف بغ=رض وض=ع الش=خص المناس=ب في المك=ان

المن=اسب.مبدأ التخصص:•

هن=اك بعض األعم=ال أو الوظ=ائف في المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات ذات طبيع=ة فني=ة ▫دقيق=ة ت=حت=اج إلى مت=خصص=ين= للقي=ا=م به=ا= مث=ل التزوي=د، والفهرس=ة والتص=نيف، والص=يانة والتج=لي=د، وا=س=ترجا=ع ال=معلوم=ات،= وغيره=ا. أ=ن ت=وافر مث=ل ه=ؤالء المتخصص=ين ي=ؤدي إلى

إتقان= العمل وج=ودته، وبالتا=لي تحق=يق األهداف ال=موضوعة.

د/ مازن خيرو

مباديء التنظيم

مبدأ وحدة الرئاسة:•يع=ني مب=دأ وح=دة الرئاس=ة أن تنحص=ر س=لطة إص=دار األوام=ر في ك=ل مس=توى ▫

من= الم=س=تويات= =اإلداري=ة في ا=ل=مكتب=ة أو م=رك=ز= المع=لوم=ات في =رئيس واح=د فوج=ود =أك=ثر من= =رئيس= واح=د= للم=رؤوس =يجع=ل =إمكان=ي=ة =التع=ارض =بين األوام=ر وا=لت=عليم=ات الص=اد=رة= إل=ي=ه كب=ير=ة=، وه=ذ=ا ي=ؤدي ب=ا=لت=ا=لي إلى =الفو=ض=ى واإلر=ب=اك

في العمل،= =والى زي=ادة= االحت=ك=اك والص=راع= =بين الر=ؤس=اء= والم=رؤوسين.مبدأ التسلسل الرئاسي:•

بع=ني مب=دأ التسلس=ل الرئاس=ي أن يخض=ع ك=ل مس=توى إداري للمس=توى ال=ذي ▫يع=ل=وه، و=ان= تك=ون =ال=س=لطة= ا=لنهائي=ة =مح=د=دة =ف=ي شخص=ية م=د=ير ا=لمكتب=ة أو =

مر=كز المعلوم=ات ا=لذي يجلس ف=ي قمة ال=هرم اإلدا=ري.مبدأ توازن المسؤولية والسلطة:•

يع=ني مب=دأ الت=وازن بين المس=ؤولية والس=لطة تحمي=ل الف=رد مس=ؤولية انج=از ▫مه==ا=م معي=ن==ة وإعط=ائ==ه الس==ل=طة ال=ك=افي==ة ال==ت=ي= تمك=ن==ه من ا=نجازه==ا. فال

مسؤولي=ة بد=ون سلطة=، وال سلطة =بدون مسؤو=لية.

د/ مازن خيرو

مباديء التنظيم

مبدأ تفويض السلطة:•يتم تف=ويض الس=لطة بتن=ازل الم=دير في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات عن ج=انب من ▫

عم==ال= ومش==اركة الع==املين في اتخ==اذ س==لطته إ=لى مرؤو=س==يه بغ==رض= تس==هيل أداء األ=ال=قرار مما يساعد= على ت=حقيق األهداف المنشود=ة.

مبدأ نطاق اإلشراف:•ينص ه=ذا المب=دأ على أن أي رئيس إداري ال يس=تطيع أن يش=رف بفاعلي=ة إال على ع=دد ▫

م=ح=دود =من ال=مرؤوس=ين، =وا=ن=ه كل=م=ا زا=د ع=دد ا=لم=رؤوس=ين )= اتس=اع ن=ط=اق ا=إلش=راف ( كلم=ا زاد=ت صعوبة= اإلشراف ع=ليهم ومت=ابعة =أعمالهم وتوجيههم.

مبدأ ديناميكية ) مرونة ( التنظيم:•يع=ني مب=دأ مرون=ة التنظيم إمكاني=ة اس=تيعاب التنظيم لكاف=ة التغ=يرات والمس=تجدات في ▫

بيئ=ة= ا=لمكت=ب=ة أ=و مرك=ز= ا=لمعلوم=ات =ا=لداخلي=ة =و=الخارجي=ة د=ونم=ا ا=لحاج=ة إ=لى إع=ادة= التنظيم أو إحدا=ث تعديالت =جوهرية على= هيكله=ا التنظ=يمي.

مبدأ المركزية أو الالمركزية:•تع=ني المركزي=ة حص=ر الس=لطة وح=ق اتخ=اذ الق=رار في ش=خص م=دير المكتب=ة أو مرك=ز ▫

ا=لمعل=وم=ات، وتع=ن=ي الالمر=كزي=ة توزي=ع الس=لط=ة وإعط=اء المس=تويات اإلداري=ة الوس=طى وال=د=نيا ف=ي= المك=تب=ة أ=و مر=ك=ز ا=لمعل=وم=ا=ت ح=ق ا=لتص=ر=ف و=اتخ=اذ الق=ر=ار ولك=ل منهم=ا

ايجا=بياته =وسلبياته.

د/ مازن خيرو

أنواع التنظيم

أنواع التنظيم

الرسمي

العمودي أو الرأسيالرأسي

االستشاري

الوظيفي

بواسطة اللجان

نمط إدارة المشاريع

نمط المصفوفة

غير الرسمي

د/ مازن خيرو

إعادة التنظيم

مع م=رور ال=زمن وبتغ=ير الظ=روف واألح=وال، ف=إن الهياك=ل التنظيمي=ة تص=بح قديم=ة وغ=ير مناس=بة، •وبه=ذا،= تص=بح الحا=ج=ة م=اس=ة إلى= إع=ا=دة التن=ظيم بوا=س=طة إدخ=ال تغ=يرات وتع=ديالت مناس=بة على

ال=هيكل الت=نظيمي=، بغرض ض=مان بقائها واستم=رارها في أداء وظائفها بالشكل المطلوب. ومن األس=باب ال=تي ت=دعو إلى إع=ادة تش=كيل الهيك=ل التنظيمي في المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات •

ما يلي:ظه=ور أخط=اء في التص=ميم الهيكلي األص=لي مم=ا ي=ؤدي إلى عدم فاعليته.▫ ح=دوث تغ=يرات في أه=داف المكتب=ة أو مرك=ز المعلومات. ▫حدوث زي==ادة واض==حة في حجم أعم==ال وأنش=طة المكتب==ة أو مرك==ز المعلوم=ات، مم==ا ق==د يتطلب ▫

استحدا=ث وحدات ت=نظيمية= جد=يدة. حدوث انكم=اش في حجم أعم=ال وأنش=طة المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات مم=ا ق=د يتطلب دمج بعض ▫

.a a أو شطب =بعضها كليا الو=حدات التن=ظيمية= مع= بعضها بعضا تغي=ير إدارة المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات ورغب=ة اإلدارة الجدي=دة في إدخ=ال أفك=ار تنظيمي=ة جدي=دة. ▫مواجه=ة الظ=روف الجدي=دة للمكتب=ة أو مرك=ز المعلومات. ▫والج==دير بال==ذكر، أن إج==راء تغ==يرات س==ريعة أو غ==ير مدروس==ة أو غ==ير واقعي==ة، على الهيك==ل •

التنظ=يمي يت=سبب في ظ=هور آثار جان=بية سلبية، من أهمها، حدوث قل=ق وت=وتر ل=دى الع=املين فيه=ا، مم=ا ق=د ي=دفعهم إلى مقاومة هذه التغيرات، ▫a حدوث اضطراب في أنشطة وسير العمل. ▫ وأيضاa الب==د من إعالم األف==راد الع==املين في المكتب==ة او مرك==ز المعلوم==ات وت==وعيتهم ب==التغيرات • إذا

الم=قصودة، وأ=هدافه=ا لضمان =دعمهم لها.

د/ مازن خيرو

العالقات التنظيمية في المكتبات ومراكز المعلومات

بع=د تك=وين التقس=يمات والوح=دات التنظيمي=ة)إدارات، •واألقس=ام، الش=عب( في المكتب=ة، وتوظي=ف األش=خاص المناس=بين فيه=ا، يت=وجب رس=م العالق=ات المناس=بة بين

العاملين في مختلف مستوياتها اإلدارية.وتتص=ل ه=ذه العالق=ات التنظيمي=ة بمف=اهيم أساس=ية، هي: •

السلطة،▫وتفويض السلطة،▫ومركزية السلطة وال مركزيتها، ▫والمسؤولية والمحاسبة، ▫نطاق اإلشراف. ▫

د/ مازن خيرو

السلطة

تعرف السلطة بأنها:•الح=ق ال=ذي يتمكن بواس=طته الرؤس=اء من الحص=ول على امتث=ال المرؤوس=ين ▫

للقرارات.الح=ق الش=رعي في إص=دار األوام=ر والق=وة في إجب=ار اآلخ=رين على تنفي=ذها ▫

بهدف تحقيق األهداف الموضوعةa ف=إن األس=اس في الس=لطة ه=و الق=وة على إل=زام اآلخ=رين لالمتث=ال لم=ا • إذا

يريد حائزها. a عليها، • a للس=لطة اإلداري=ة وقيودا والب=د من اإلش=ارة الى أن هن=اك ح=دودا

منه=ا داخلي=ة تتمث=ل ب=القيود المنص=وص عليه=ا في ق=رار تأس=يس المكتب=ة أو ▫مرك=ز ال=معلوم=ات ول=وائ=حه=ا و=نظام=ه=ا ال=داخل=ي= وأه=دافه=ا =وسياس=اتها =العام=ة، =وأ=نظم=ة وق=وا=نين وتعليم=ا=ت المؤسس=ة =األم ال=ت=ي تت=عبه=ا المكتب=ة أو مرك=ز

المعلومات، وأخ=رى خارجي=ة تتمث=ل في األنظم=ة والق=وانين والسياس=ات الخاص=ة بالدول=ة، ▫

ع=رف= والقيم= =الدين=ي=ة واالجتم=ا=عي=ة والثقاف=ي=ة الس=ائدة= في ب=يئ=ة وك=ذلك =ف=ي األ=المكتب=ة أو مركز ال=معلومات.

د/ مازن خيرو

السلطة

وهن=اك ثالث=ة مص=ادر للس=لطة في المكتب=ات ومراك=ز المعلومات هي: •الس=لطة التش=ريعية: وتنش=أ ه=ذه من الح=ق ال=ذي يعطي=ه الق=انون والتش=ريعات واألع=راف ▫

للمدير أو المسئول. قب=ول المرؤوس=ين للس=لطة، أي أن الس=لطة تب=دأ بقب=ول المرؤوس=ين للم=دير أو المس=ئول ▫

وبحقه ف=ي ممار=سة سلطته. الس=لطة الشخص=ية: وتتول=د ه=ذه عن طري=ق م=ا يتمت=ع ب=ه الم=دير أو المس=ئول من معرف=ة ▫

وخب=رة إدارية و=فنية، وقدرا=ت ذا=تية، ومؤه=الت عل=مية.وهن=اك أربع=ة أن=واع للس=لطة اإلداري=ة في المكتب=ات ومراكز المعلومات وهي: •

الس=لطة التنفيذي=ة، وهي أهم أن=واع الس=لطة، وهي ص=احبة الح=ق في إص=دار األوامر.مث=ال ▫ذ=لك السلط=ة التي =يمارسها مدير أ=ي وحد=ة تنظ=يمية ع=لى مرؤوسيه.

الس=لطة االستش=ارية، وهي س=لطة مس=اعدة مهمته=ا تق=ديم النص=ح والمش=ورة والمعلوم=ات ▫إل=ى السلطة= التنفي=ذية دون أن ي=كون لها ال=حق في إصدار األوامر والرقابة.

الس=لطة الوظيفي=ة، وهي س=لطة مس=تمدة من الوظيف=ة نفس=ها، وتعطي مالكه=ا الحقيقي ▫إص=د=ا=ر أوام=ر =تنفيذي=ة لآلخ=رين س=و=اء في= دا=ئرت=ه= أو =قس=مه أو ف=ي دوائ=ر وأق=س=ام أخ=رى في =الم=ك=تب=ة أ=و م=رك=ز ا=لمعل=و=م=ات.= ك=أن =يق=وم م=د=ير =ش=ئون ا=لم=وظفين =بإص=دار أوا=م=ر أو =تعليم=ات

خاصة= إلى =العاملين في =المكتبة =أو مركز ا=لمعلو=مات. سلطة اللج=ان أو ف=رق العم=ل، وهي س=لطة ته=دف إلى تق=ديم المس=اعدة أو تق=ديم توص=يات ▫

أو= اتخاذ ق=رار لمعالج=ة مشكلة= محددة.

د/ مازن خيرو

تفويض السلطة في المكتبات ومراكز المعلومات

يع=د تف=ويض الس=لطة من األم=ور المهم=ة في المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات. إذ ال •يتوق==ع= أن يت==وفر= لم==دير أو المس==ئول ال==و=قت الك==افي للقي==ام بكاف==ة األعم==ال اإلد=اري=ة=، =أو =معال=ج=ة= جمي=ع =الق=ض=ايا= واألم=و=ر ا=لمختل=ف=ة. ل=ذ=ا، ك=ان =الب=د ا=ن يف=وض a من س==ل=طته =على م=ن يل=ي==ه في =المس==توى= اإلداري= الم==د=ير =أو= المس==ئول =ج==زءا

ض=من ال=هيكل ا=لتنظيمي=. ويعرف تفويض السلطة بأنه: •

نق=ل ح=ق التص=رف واتخ=اذ الق=رارات في نط=اق مح=دد وبالق=در الالزم النج=از مهم=ات ▫معينة.

عملي=ة تخوي=ل بعض الجه=ات أو األش=خاص ح=ق اتخ=اذ الق=رارات بالنياب=ة عن الجه=ات ▫الم=فوضة ولحسابها= أو باسمه=ا وإعطائه=ا السل=طات المناسبة لتحقيق ذلك.

نقل السلطة الى أسفل من الرئيس إلى المرؤوس. ▫a، وإنم=ا يع=ني منح • واليع=ني تف=ويض الس=لطة التخلص منه=ا أو التن=ازل عنه=ا نهائي=ا

اآلخ==ر=ين الح==ق =في ا=لعم==ل داخ==ل ن=ط==اق مح==د=د، ويك==ون =من ح==ق= الم==دير أو ال=مس=ئول= ا=س=تردا=د =ه=ذا ا=لتف=وي=ض في أي =وقت،= وإع=ا=دة تف=ويض=ه آلخ=رين=. وال a إعف=ا=ء الم=د=ير أو= ال=م=س=ئول =من م=س=ئوليا=ته،= ب=ل يبقى يع=ن=ي تف=وي=ض= الس=لط=ة أيض=ا=

عمال= المفوض=ة أمام =من يعل=وه من =مستويات إدارية. a عن األ= مسؤ=وال

د/ مازن خيرو

تفويض السلطة في المكتبات ومراكز المعلومات

وينبغي مراع==اة ع==دة اعتب==ارات ل==دى تف==ويض الس==لطة في المكتب==ة •ومراكز المعلومات هي:

التأك=د من أن الم=رؤوس ق=د فهم الس=لطة المفوض=ة إلي=ه وقبلها. ▫تحدي=د الواجب=ات المفوض=ة ومنح الم=رؤوس الس=لطة الكافية للقيام بها. ▫وج=ود ال=تزام ت=ام من قب=ل الم=رؤوس بتأدي=ة الواجب=ات المفوض=ة على ▫

أفضل وجه. وج==ود نظ==ام للرقاب==ة ي==تيح لل==رئيس أن يطمئن إلى نت==ائج األعم==ال ▫

المفوضة. ولتف=ويض الس=لطة في المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات ع=دة فوائ=د منه=ا: •

يخفف من أعباء العمل على المدير أو الرئيس. ▫يحقق مفهوم الديمقراطية في اإلدارة. ▫يساعد على السرعة في اتخاذ القرارات. ▫يس=اعد الم=دير أو ال=رئيس على الترك=يز على اتخ=اذ الق=رارات األساس=ية، ▫

وتر=ك القرارات ا=لثانوي=ة أو ا=لفرعية للمساع=دين.

د/ مازن خيرو

مركزية السلطة وال مركزيتها

تع=ني المركزي=ة ترك=يز أو حص=ر الس=لطة في ي=د م=دير المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، إذ يك=ون ل=ه •وح=د=ه ا=لح=ق ف=ي ا=تخ=ا=ذ الق=ر=ارات دون= =اآلخ=ري=ن.= أم=ا ا=لالمركزي=ة فتع=ني= توزي=ع الس=لطات= وإعط=ا=ء دار=ي==ة= الوس==ط=ى وال==دنيا في ا=لمكتب==ة أ=و مرك==ز حري==ة= ا=لتص==رف= =واتخ==ا=ذ الق==رارا=ت= للمس==ت=ويات اإل=

الم=علومات =بما ي=مكنها من =القيام= بالوا=جبات ال=موكلة إليها بأفضل وجه ودون تأخير. a بدرج=ة تف=ويض الس=لطة. أي أن=ه • a وثيق=ا وج=دير بال=ذكر، أن المركزي=ة والالمركزي=ة ترتبط=ان ارتباط=ا

كل=م=ا ز=ا=د تف=وي=ض =الس=لط=ة =كل=م=ا زا=دت= الالمزكزي=ة وا=ل=عكس ص=ح=يح =ك=م=ا أن=ه ل=ي=س هن=اك =م=ركزي=ة= مر=كزي=ة =مطلق=ة=. و=لكن= هن=اك= تنظي=م يمك=ن اعتب=اره أق=ر=ب إلى =ا=لمركزي=ة،= أو =آ=خ=ر أق=رب مط=لق=ة= وال=

مرك=زية. إ=لى الال=وتس=تخدم الالمركزي=ة في المكتب=ات ومراك=ز المعلومات في الحاالت التالية: •زي==ادة حجم المكتب==ة أو مرك==ز المعلوم==ات، وزي==ادة ع==دد الوح==دات التنظيمي==ة والمس==تويات اإلداري==ة ▫

المك=ونة لهما. a، وخاص=ة ل=دى ▫ زي=ادة أنش=طة المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، واتس=اعها وص=عوبة الس=يطرة عليه=ا مركزي=ا

وج=ود وحدات= فرعية تا=بعة للم=كتبة أو =مرك=ز الم=علومات في مناطق جغرافية مختلفة. زي==ادة ع==دد الق==رارات وأهميته==ا ال==تي تتخ==ذها المس==تويات اإلداري==ة األدنى في المكتب==ة أو مرك==ز ▫

المعلومات. تقليص درج=ة المراجع=ة )الرقاب=ة( المفروض=ة على الق=رارات المتخ=ذة في المس=تويات اإلداري=ة األدنى ▫

في =المكتبة أو =مركز المعل=ومات. توافر الم=ديرين أو الرؤس=اء األكفي=اء في المس=تويات اإلداري=ة األدنى في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، ▫

القادري=ن على العمل باستقاللية واتخ=اذ القرار=ات. إيم=ان إدارة المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات نفس=ها بتطبيق الالمركزية لفوائدها المتوخاة. ▫

د/ مازن خيرو

مركزية السلطة وال مركزيتها

مزايا المركزية في المكتبات ومراكز المعلومات: •تناس=ب المركزي=ة المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات ص=غيرة الحجم، حيث تك=ون المس=تويات اإلداري=ة ▫

وأوجه النشاط =ونطاق ا=لعمليات فيها =محددة.= تمكن المركزي=ة من اإلف=ادة من خ=برات اإلدارة العلي=ا في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات وقدراتها. ▫a من التنس=يق بين كاف=ة النش=اط في المكتب=ة أو مرك=ز المعلومات. ▫ a عالي=ا تحق=ق المركزي=ة ق=دراتحق=ق المركزي=ة فعالي=ة الرقاب=ة على أداء الوح=دات التنظيمي=ة في المكتب=ة أو مرك=ز المعلومات. ▫تس=اعد المركزي=ة في توحي=د اإلج=راءات والسياس=ات المتبع=ة في المكتب=ة أو مرك=ز المعلومات. ▫تساعد المركزية في الحسم لدى اتخاذ القرارات. ▫مزايا الالمركزية في المكتبات ومراكز المعلومات: •تخفي=ف الض=غوط عن اإلدارة العلي=ا للمكتب=ة أو مرك=ز المعلومات. ▫السرعة في اتخاذ القرارات وزيادة درجة واقعيتها. ▫تحقي=ق مب=دأ المش=اركة في اإلدارة وديمقراطيته=ا، مم=ا ي=ؤدي إلى مزي=د من االنس=جام بين اإلدارة ▫

ا=لعليا للمكت=بة أو مركز= المعلومات والمستويات= اإلداري=ة األخرى فيهما. االرتق=اء ب=الروح المعنوي=ة للع=املين وزي=ادة رض=اهم عن العم=ل لش=عورهم باألهمي=ة والعدالة. ▫تنمي=ة الق=درات القيادي=ة ل=دى الم=ديرين في المس=تويات اإلدارية الوسطى والدنيا.▫

د/ مازن خيرو

المسئولية

تع==رف المس==ئولية بأنه==ا تعه==د أو ال==تزام الف==رد بإنج==از •واجبات أو أعمال معينة على أفضل وجه.

والج=دير بال=ذكر، أن المس=ؤولية ال يمكن تفويض=ها ألنه=ا •تنس====اب من األس====فل إلى األعلى بعكس تف====ويض

السلطة الذي ينساب من األعلى إلى ا ألسفل. ويجب أن يك=ون هن=اك تك=افؤ أو تس=او بين المس=ؤولية •

والس=لطة، بمع=نى تحمي=ل الف=رد مس=ؤولية إنج=از مه=ام معين=ة، وإعطائ=ه الس=لطة ال=تي تمكن=ه من إنجازه=ا كم=ا a. والمس==ؤولية ق==د تك==ون مس==تمرة، أو ق==د ذك==ر س==ابقا

تنتهي بانتهاء عمل محدد.

د/ مازن خيرو

المحاسبة والمسائلة

بع=د تحدي=د المس=ؤوليات والواجب=ات المنوط=ة ب=الفرد، وإعطائ=ه الس=لطة الالزم=ة •ب==د من محا=س==بته أو م=س==اءلته= على م==دى =اإلنج==از. ل==ذا، ترتب==ط لتحقيق=ه==ا فال=a بالم=س=ؤولية =والس=لطة.=بمعنى أن اإلدارة ال=دنيا في a وثيق=ا المحا=س=بة ارتباط=ا=المكتب==ة أو مر=ك==ز المعل=وم==ات تك==ون م=س==ؤولية ومحاس==بة أم==ام اإلدارة ال=وس=طى، وه=ذه ب=دو=رها تك=ون= مس=ئولة و=محاس=ب=ة أم=ا=م اإلدارة العلي=ا فيهم=ا. a ه=و =ال=ذي يحا=س=ب الم=رؤوس، وه=ذا الف=رد ه=و a =واح=دا وبجب =التنب=ه إلى أن ف=رداa بمب=دأ وح=دة الرئاس=ة أو وح=دة رئ=يس=ه المباش=ر. ل=ذ=ا، ترتب=ط المحاس=ب=ة أيض=ا=

إصدار= األوامر. =مم=ا س=بق يت=بين أن ل=دى محاس=بة الم=رؤوس يجب التأكد مما يلي: •

أن تك=ون اختصاص=ات الم=رؤوس ومس=ؤولياته واض=حة ومحددة. ▫a على القي=ام بأعب=اء واختصاصاته. ▫ أن يك=ون الم=رؤوس ق=ادرا أن يك=ون هن=اك ت=وازن بين مس=ئوليات الم=رؤوس وسلطاته. ▫أن تصدر األوامر للمرؤوس من رئيس واحد فقط.▫أن يحاس=ب الم=رؤوس أم=ام ش=خص واح=د ه=و رئيس=ه المباش=ر، وبن=اء على مع=ايير ▫

موضوعية.

د/ مازن خيرو

نطاق اإلشراف

a بمفه=ومي الالمركزي=ة وتف=ويض الس=لطة، إذ يع=ني ع=دد • a وثيق=ا يتص=ل مفه=وم اإلش=راف اتص=االالمرؤوسين= الذي= يمكن ل=رئيس واحد =أن ي=شرف عليهم بكفاية وفعالية.

ومن المع=روف أن=ه كلم=ا زاد ع=دد المرؤوس=ين كلم=ا اتس=ع نط=اق اإلش=راف والعكس ص=حيح. •وبا=إلض=ا=فة إلى =ه=ذا، ف=إن نط=ا=ق اإلش=راف ف=ي المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات يعتم=د على ع=دة

ع=وامل =من أه=مها ما =يلي: -a، زاد نطاق اإلشراف والعكس صحيح. ▫ طبيع=ة العم=ل، فكلم=ا ك=ان عم=ل المرؤوس=ين روتيني=اكف=اءة المرؤوس=ين، فكلم=ا زادت كف=اءة ه=ؤالء زاد نط=اق اإلشراف. ▫كف=اءة المرؤوس=ين، )المش=رف( فكلم=ا زادت كف=اءة الرئيسة زاد نطاق إشرافه. ▫كف=اءة نظ=ام االتص=ال وم=دى التق=ارب الجغ=رافي، فكلم=ا س=هل االتص=ال وتق=اربت أم=اكن العم=ل، زاد ▫

ن=طاق اإلش=راف. ولنط=اق اإلش=راف ص=لة كب=يرة بش=كل الهيك=ل التنظيمي في المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات. •

ش=راف كلم=ا ظه=ر هي=كله=ا الت=نظيمي على ش=كل مس=تطيل يتك=ون من ع=دة فكلم=ا زاد= نط=اق اإل=أقس=ا=م متواز=ن=ة. =وكلم=ا ض=اق كلم=ا ظه=ر هيكل=ه=ا التنظيمي على ش=كل ه=رم يتك=ون من ع=دة

مس=تويات عم=ودية. a عالق=ة بتف=ويض الس=لطة، إذ كلم=ا زاد ع=دد المش=رفين ال=ذين يش=رف • ولنط=اق اإلش=راف أيض=ا

علي=هم رئيس= واحد، =كان من =الضرور=ي تفويض السلطة. ولإلش==راف ثالث==ة مس==تويات هي اإلش==راف على مس==توى القم==ة، واإلش==راف على مس==توى •

الوس=ط، واإلش=راف على مس=توى القا=عدة.

د/ مازن خيرو

التغيير التنظيمي في المكتبات ومراكز المعلومات

لم=ا ك=انت المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات تك=وين اجتم=اعي •غ=ير جام=د ومتح=رك بطبيعت=ه، يس=عى إلى تحقي=ق أه=داف مح==ددة، ويعم==ل ض==من بيئ==ة داخلي==ة وخارجي==ة تتص==ف بالحرك=ة وع=دم الثب=ات، فمن الط=بيعي أن=ه يحت=اج إلى

عمليات تغيير مستمرة طوال حياته. فالتغيير حتمي وال مف===ر من===ه في جمي===ع المكتب===ات •

ومراكز المعلومات. • a ويع=رف التغي=ير التنظيمي بأن=ه نش=اط يه=دف أساس=ا

إلى إح===داث تغي===يرات في بعض أو جمي===ع العناص===ر )األج=زاء( ال=تي تتك=ون منه=ا المكتب=ة، بغ=رض مواجه=ة بعض المس=تجدات واألح=داث الم=ؤثرة فيه=ا والحاص=لة في بيئتيه=ا الداخلي=ة والخارجي=ة، وذل=ك من أج=ل تحس=ين ق=درتها على ح=ل المش=كالت، وتط=وير نفس=ها، والتكي=ف م==ع التغ==يرات البيئي==ة الداخلي==ة والخارجي==ة، وبالت==الي

تحقيق األهداف المنشودة.

د/ مازن خيرو

مبررات التغيير التنظيمي في المكتبات ومراكز المعلومات

تغي=ير أو تع=ديل أه=داف المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، مم=ا يس=تدعي •إد=خ=ال =تغي=يرات =تنظيمي=ة على أنش=طت=هما، وهيك=لهم=ا التنظيمي، وحجم

القوى ا=ل=عاملة فيه=ما، بم=ا يت=م=اشى مع =ا=لت=غيير= أو= ا=لتعديل ا=لحاصل. التط=ور التكنول=وجي: إذ أن إدخ=ال التكنولوجي=ا إلى المكتب=ة أو مرك=ز •

الم=علو=م=ات يت=طل=ب إدخ=ال ت=غ=ي=يرات =تنظيم=ي=ة في =المج=الين =الم=ادي والبشري.

تغي=ير الش=كل الع=ام للمكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، فق=د يتطلب األم=ر •a ان=د=ماج ا=ل=مكتب=ة= م=ع م=كتب=ة أ=خ=رى=، أو= أ=ن تف=تح له=ا ف=روع= لت=غطي=ة أحيا=ن=ا

من=اطق= جغر=ا=في=ة= متع=دد=ة، =مم=ا =يس=تدع=ي إد=خ=ال ال=تغ=ي=يرات ال=مناس=بة. انخف==اض ال==روح المعنوي==ة ل==دى الع==املين في المكتب==ة أو مرك==ز •

الم=علوم==ات= وب=طء ال=عم==ل، وا=ر=تف==اع =تك=لفت==ه، وت==دن=ي ا=إلنتاج=ي==ة، مم==ا =يس=تدعي إ=دخ=ال =تغي=ي=رات تنظي=مي=ة، م=ن أج=ل القض=ا=ء على المظ=اهر

السلبية.

د/ مازن خيرو

مبررات التغيير التنظيمي في المكتبات ومراكز المعلومات

الفش=ل في بعض المج=االت الوظيفي=ة: كالتزوي=د أو الفهرس=ة والتص=نيف أو اإلع=ارة، •وغيره=ا=. إذ ق=د= يظه=ر فيه=ا =في بعض األحي=ان ت=د=ن واض=ح في اإلنتاجي=ة، أو تراج=ع في نوع=ي=ة المخرج=ات، أ=و ار=تف=اع ف=ي تكلف=ة العمل=ي=ات، وغيره=ا، مم=ا يس=تدعي إدخ=ال

التغ=يرات التن=ظيمية ال=الزمة للقضا=ء على هذه =المظاهر السلبية. زي=ادة المنافس=ة بين المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات، مم=ا يس=تدعي تغي=ير واض=ح في •

ال=سياس===ات، =وأس===الي=ب العم===ل وإج=راءات===ه،= وطبيع===ة ا=لخ===دمات المقدم===ة إلى المستفيد=ين، وطبي=عة ال=قوى العاملة= وحجمها، والتكنولوجيا المستخدمة، وغيرها.

تغي==ير إدارة المكتب==ة أو مرك==ز المعلوم==ات، وم==ا يتبع==ه في كث==ير من األحي==ان من •تغ=ي==يرا=ت في فل=س==فة اإلدا=رة وأس==لوب ع=مل=ه==ا، وتغي==يرات =في الهيك==ل التنظي=مي

وتح=ركات في =مواقع ا=لعاملين، وتغي=يرات في نمط االتصال وغيرها. تغي=يرات في البيئ=ة الخارجي=ة للمكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات، مث=ل التغي=يرات ال=تي ق=د •

تحص=ل عل=ى التش=ريعات و=الق=واني=ن ال=حكومي=ة )تع=ديل س=اعات العم=ل، تع=ديل نظ=ام ال=رو=اتب، تع=ديل= نظ=ام المش=تري=ات..ا=لخ( م=م=ا يس=تدعي إح=داث تغي=يرات مالئم=ة في

المك=تبات =ومراكز= المع=لومات الح=كومية.=النقص في التجدي=د واالبتك=ار، س=واء على مس=توى األفك=ار أو المنتج=ات أو الخ=دمات، •

وغيره=ا، مما يشير =إلى ضرور=ة التغيير ا=لتنظي=مي. =

د/ مازن خيرو

مجاالت التغيير التنظيمي في المكتبات ومراكز المعلومات

األنش=طة واألعم=ال: مث=ل إح=داث أنش=طة وأعم=ال جدي=دة، أو دمج أنش=طة •مع =أنشطة أخرى، أو= إلغ=اء بع=ضها. =

العنص=ر البش=ري: ويأخ=ذ التغي=ير ش=كل زي=ادة حجم الق=وى العامل=ة، أو •تخف=يضه، أو =زيادة مهارا=تها عن طر=يق التدريب =والتنمية المهنية.

الم=وارد المادي=ة: كتغي=ير ن=وع األجه=زة والمع=دات وع=ددها، ورف=ع المس=توى •ال=تك=نولوجي =المس=تخ=دم، وت=غيير =نوع ا=لمو=ا=د الخا=م المست=خدمة، وغيرها.

السياس==ات، كتع==ديل سياس==ات قائم==ة، أو إلغائه==ا، أو إدخ==ال سياس==ات •أخرى جديدة.

طرق العم=ل وإجراءات=ه: كتبس=يط إج=راءات العم=ل لتحقي=ق الس=رعة في •األدا=ء، أو= إدخال أساليب جديدة..=الخ. =

الهيك=ل التنظيمي: ويك=ون التغي=ير هن=ا على ش=كل إع=ادة تقس=يم الوح=دات •الت=ن=ظيمي=ة،= أو إح=داث إد=ار=ات أو =أقس=ام جدي=دة=، أو د=مج بعض=ها، أو إلغ=اء

بعض=ها اآلخر..الخ.

د/ مازن خيرو

مفاهيم ذات عالقة بالتغيير التنظيمي في المكتبات ومراكز المعلومات

التطوير التنظيمي أو التنمية التنظيمية: •يع=د التط=وير التنظيمي أح=د أه=داف التغي=ير التنظيمي، ويمكن تعريف=ه بأن=ه "جه=د ش=مولي ▫

م=خط=ط يه=دف= إ=لى= تغ=ي=ير ا=لع=ا=ملين =وتط=ويره=م =عن طري=ق الت=أ=ثير ف=ي قيمهم ومه=اراتهم وأن=م=اط س=ل=وكهم،= وتغ=ي=ير التكنول=و=جي=ا ا=لمس=تعمل=ة، وك=ذ=لك العملي=ات والهياك=ل التنظيمي=ة، وذل=ك بغ=رض تط=وي=ر ا=ل=م=وارد= الب=ش=ر=ية =والمادي=ة أ=و تحق=ي=ق األه=داف =التنظيمي=ة =أو اله=دفين

."a معاa بأن=ه "مجه=ودات ته=دف إلى تحس=ين ق=درات المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات ▫ ويع=رف أيض=ا

ق=ات مت=و=ازن=ة ب=ينهم=ا وبين ا=لبيئ=ة عن= على= ات=خ=اذ= الق=ر=ارا=ت وح=ل =المش=كالت= و=خل=ق =عال=طريق= استخدام= العلو=م السلوكي=ة".

السلوك التنظيمي:•ترتب=ط مف=اهيم التط=ور والتغ=ير في المكتب=ات ومراك=ز المعلوم=ات بالس=لوك التنظيمي ألنه=ا ▫

داري فيه=ا ه=و ف=هم =ال=س=لوك ال=ف=ردي وا=لجم=اعي لل=ع=املين،= ومن ت=رى =أن =أس=اس ال=ت=ط=وير اإل=ثم =م=حاولة تغ=يير ه=ذا= ا=ل=سلوك =بما =يخ=دم ت=ح=قيق أ=ه=داف= =المكتب=ة أو= مركز ال=مع=لومات.

وبن=اء علي=ه، ف=إذا أرادت إدارة المكتب=ة أو مرك=ز المعلوم=ات أن تحق=ق األه=داف المتوخ=اة ▫منها بك=فاية وفاع=لية، ف=البد لها م=ن فهم =سلوك ال=عاملين لديها.

ويمكن تعري=ف الس=لوك التنظيمي بأن=ه" الدراس=ة العلمي=ة المنظم=ة لس=لوك اإلنس=ان في ▫المكتب=ة أو= مركز الم=علومات كغيره=ا من الم=نظمات".