國立台東大學公文製作及

公文管理系統操作研習

文書組 鍾惠華97 年 9 月 29 日

報告大綱• 文書規範功能• 公文製作• 公文管理• 創號作業• 收文存查登錄處理

文書規範功能• 文書係指處理公務或與公務有關之全部文

書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

• 本組負責全校公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員生郵件之分發處理等例行業務。

公文製作簡易操作講義由本校總務處網頁進入

– 選擇「公文製作系統入口網」，開始使用

請輸入【使用者】（您的職工代碼：四個數字）

開始製作一份函稿 --- 選擇【檔案管理】

按【開啟新檔】

選擇您想使用的公文格式，本範例使用～【函稿】

開始登打函稿內容──至【表格內容區】按此箭頭使【表格內容區】展開，方便登打

必要填寫欄位：【檔號】、【保存年限】 ······ 等

【受文者】：勿登打，本欄為係套印正本、副本收受者專用【發文日期】請空白，由文書組人員處理、【發文字號】請鍵入「東大○○字」

（○○代表貴單位文號，如「總營」、「環安」），其他由文書組人員處理

【附件】：視您的公文內容填寫（如：如主旨、如文、如說明一、、、等等）【署名】：校長 蔡 ○ ○ （可以製成常用之片語）

【本文繕打區】：填入公文內容主旨、說明、正本、副本等資料

內容繕打完畢，按【存檔】－鍵入【檔案名稱】如未輸入檔名，亦可打 00 年 0 月 0 日人員編號〈小寫〉

按【傳至繕發】，本文就會送至文書組了，不必再使用 e-mail

按【傳遞】

當出現【（ OK ）執行成功（請繼續執行）】訊息，表示已經完成傳遞工作，請按【離開】回到原畫面

按【列印預覽】

先確認內容是否無誤後，按【列印】，印出一份「函稿」，開始簽辦公文了～一定要使用本系統印出之函稿簽辦公文喔，因為印出之公文其右下角會有檔名，文書組人員才能自系統找到您的公文，繼續辦理繕發工作，謝謝您的合作～

其他事項說明 • 分點分項符號之對齊方法，請見下圖

並請您務必使用【分項】功能。按本箭頭，左邊的工具列就會出現了 ( 見下頁 )

左邊的工具列就會出現了

公文製作操作注意事項 :

• 1. 傳檔檔名 : 年月日加人員編號 . 如 : 951012d6• 2. 檔號 : 類、綱、目要建 . 如 : 01-01-01• 3. 附件 :附件隨文或如主旨、如說明 . ( 檔號不能存桌面，檔名也不能太長 . 可打 951012d6-1)

• 4. 年月日打阿拉伯半形• 5. 說明段有二點以上，一、要與說明的明對齊 .• 6. 操作當中，每個段落不能按 enter鍵，公文打好之後再點右邊的重新整理鍵

• 7.遇到有項目符號時，要點選分項符號 如 ( 一 ) 、• 8. 正、副本欄位如是一些機關學校或是比較大的

單位，都可以電子發文，麻煩請點機關進去後，右下角有一個共用受文機關要打勾，再輸入相關字打搜尋，尋找所要的機關點進去。〈游標插入正本→點選機關→【ˇ】共用受文機關→輸入例：育仁【搜尋】再到左邊點選所要之機關→點【ˇ】 插入右邊再按【、】→OK 。

• 9.紙本文機關 : 請點詞庫管理→ 受文機關建置→新增機關 ( 輸入機關名稱、郵遞區號、機關地址 ) →確定之後再傳送公文就 ok 了。另紙本文的機關要給附件的話也要一併影印至文書組

公文管理系統公文收文及創號操作講義

輸入網址 http://210.240.172.5/iftdc/

可連結到登入畫面，輸入帳號及密碼登入

進入『公文管理系統』以後會依據登記桌的身分看到以下畫面，左側為功能選單，右側一開始顯示本單位目前代辦的等筆數

點下右側畫面待辦案件的其中一個，會連到該說明的查詢畫面。譬如點下【主辦未結案件】會連到下圖的查詢畫面。

點下左側畫面功能選單中的任何一個功能，會開啟相對的程式畫面 ( 例如下圖 )

1. 單位收發 - 收件登錄 :單位登記桌一收到紙本公文後，進入公文管理系統

的【承會辦作業】，打開【收件登錄】進行收件的動作

• 新增 : 輸入該收文文號，點下【新增】就算是收件完成• 查詢 : 輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查承辦人及處理狀況

• 修改 : 查詢出來某一件科室內的收文後，可對該承辦人進行修改的動作。

• 刪除 :刪除該筆收件資料。該筆公文會回到尚未收件的狀態。

• 辦理過程 : 輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。

• 擷取待收 : 一進到【收件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待收】的鈕一次對目前總收文分文給本科室所有案件，提供單位登記桌進行承辦人的指定，也可查看各案件的詳細資料。

• 可進行成批收件，將所有待收件公文，下拉選擇完承辦人後，選擇【全部選定】再點選【確認】，就可成批收件

2. 單位收發 - 送件收錄 :

承辦人員辦理完公文後，要送件至其他單位呈核，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【送件登錄】進行送件的動作。

• 新增 : 輸入該收文文號，下拉選擇『收件單位』及『處理狀況』後按下【新增】就算是送件完成。假如『處理狀況』 =『呈核 或 總發文』會再增加歸檔資料欄位，輸入完檔號及歸檔頁數後按下【新增】才算是送件完成。

• 查詢 : 輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查詢送件單位、處理狀況及檔號。

• 修改 : 查詢出來某一件科室內的送件後，可對該筆資料進行修改的動作。

• 刪除 :刪除該筆送件資料。該筆公文會回到尚未送件的狀態。

• 辦理過程 : 輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。

• 已列印送件單位 : 預設為否。當印過【公文送件單】後該筆會被註記成『是』，假如要再重印一遍，可到此查詢出該筆資料後，將註記改為『否』即可再次印出該筆送件資料。

• 擷取待送 : 一進到【送件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待送】的鈕，對欲編輯的案件點滑鼠左鍵一下，會回到送件畫面並帶出該筆文號，即可編輯送件的動作。

創號案件登錄 :• 新增 : 輸入完『創發文號』『承辦人』『案由』『受文機關』『性質』以及『發文字號』後按下【新增】即可完成創號。

• 查詢 : 輸入欲查詢的『創發文號』後按下【查詢】會帶出其他欄位資料。

• 修改 : 對查詢出來的資料進行修改。• 刪除 : 對查詢出來的資料進行刪除。• 創號文號 : 按下【創文文號】鈕會自動帶出目前單位創號的最大號。

創號案件明細表

• 創號日期 : 選定創號日期區間。• 類別 : 選定欲產出案件的類別。• 列印 : 按下【列印】鈕後會進入列印畫面。

創號案件查詢 :查詢本單位中的創號案件資料

創號案件查詢採用多條件判斷，只要輸入其中一項條件，就可以依據該條件去搜尋資料庫中符合條件的資料，所以輸入條件越多，查詢的速度越快，資料也越準確。

【創號文號】與【案由】採用相似比對的方式。譬如 : 1. 【創號文號】輸入 06950五碼，按下查詢後會跑出本單位

內所有創號資料中創號文號含有 06950這個號碼的，所以會有 06950 開頭以及可能有 0695006950這一筆。

2. 【案由】輸入『室』一個字，按下查詢後會跑出本單位內創號資料中，案由內有『室』這一個字的所有公文

• 查詢 : 下完條件，按下【查詢】鈕後會進入下圖

• 明細資料 : 選擇欲查詢的案件，按下【明細資料】鈕可查看該筆公文的明細資料。

• 辦理過程 : 選擇欲查詢的案件，按下【辦理過程】鈕可查看該筆公文的辦理過程。

◎創號之函稿公文須判決之作業：

• 一、首先至各單位所屬之登記桌取流水號碼（請貼左下角）→進入個人公文管理系統→創號案件登錄→ 1. 創發文號 2. 案由 3.承辦人 4. 類別 5.速別 6.密等 7. 受文機關。

（ 1-6 必須登錄） → 新增 此階段僅完成創號輸入程序。

二、函稿送下一個單位之作業： （一）承會辦作業→單位收發 - 送件登錄→填： 1. 總收文號 2. 收件單位 3. 處理狀況。→ 新增 ＊如須列印簽收請按承會辦作業中之公文送件單列印，再將紙本送出→

登記桌簽收為憑。

（二）送下一登記桌：承會辦作業→單位收發 - 收件登錄→填： 1. 總收 文號 2.承辦人。 →新增。

（三）會送單位於收執公文後必須作上述（收件、送件）作業，流程 完竣後由秘書室判 行後退主辦單位，承辦人收訖檢視無誤後再 以→主辦單位先收件登錄，再做單位發 - 送件登錄→填： 1. 總收 文號 2. 收件單位：總發文 3. 處理狀況：送繕發即可。完成對外發 文歸檔程序。

（四）流水號之函稿，流程完竣後由秘書室送回主辦單位，承辦人收 訖檢視無誤後，先做收件程序，再做紙本存查的程序→存查作 業→收文存查登錄處理→填： 1. 總收文號 2. 存查日期 3.核判層次 4.核判日期 5. 處理方式 6.歸檔頁數→新增。

收文存查登錄處理

• 收受之公文於辦理完成後，需經發文或存查登錄處理才能使公文結案，未經結案之公文均屬待辦案件繼續累計辦理天數，請確實將當日辦畢之公文於當日存查登錄，以免影響稽催報表計算。

• 總收文號請依存查公文上的文號鍵入上列欄框內。

• 存查日期電腦預設日期為當日存查日期。

• 核判層次、核判日期核判層次依各單位不同有如處長核判、秘書核判… . 等種種不同層次，點選右方箭頭即會出現核判層次選單，請輕點欲選擇之核判層次並鍵入核判日期。（核判層次選單建置請參考第四章基本資料建置編碼原則─核判層次建置）。

• 處理方式點選文件存查後之處理方式。

存查案件明細表

• 存查人員完成存查登錄後，可使用存查案件明細表列印功能，將已存查登錄之案件列出，明細表列印時會以文號大小作排序列印，存查人員可將此明細表連同存查案件送交歸檔

• 存查日期：存查截止日若不輸入，則視為等於起始日期。

• 結案後處理方式：結案後處理方式若不輸入，則印出所有存查案件。

• 主辦單位：主辦單位若不輸入，則印出所有單位。

• 排序方式：請點選欲使用之排序方式，存查案件明細表列印時將以總收文號或主辦單位為排序方式。

索引簿列印

• 傳統以人工作業時，索引簿負責記載收文日期、簡要內容、承辦人員、歸檔編號 .. 等，索引簿可以做為一種來文紀錄，並方便查詢欲調閱之文件，現在更詳細整齊的內容，只要您輸入欲列印之文號，電腦就自動幫您印出啦！

• 文號：輸入欲列印文號範圍，文號截止號若不輸入，則視為等於起始號。