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如何召開各項會議 及認識議事規則

主 講 人：李金雀 台南市南區國宅社區發展協會總幹事

會議 - 社交、公關、政治、意見交流 訊息傳播及溝通的活動。會議 - 一種社會科學 一種人文藝術

成功與失敗 與會者的誠意及能力。

會議是什麼

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• 開會讓你….

面對面的溝通

訊息一次交流

融合意見 凝聚共識

分派工作 公平合理

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為什麼要開會

會議文書的意義研究事理 為之解決

一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規則者，則謂之會議

三人行必有我師 ~ 集思廣益，尋求多數意見

達成決議，解決問題

會議表決民主法治社會 ~ 迅速形成共識，避免意見的堅持延宕事務的推展

有效發揮會議功能 ~ 長時間意見相左，採取各類型的表決方式

表決結果未能一致時，少數意見必須服從多數意見的共識。

避免長時間出現勢均力敵的狀況生，會議成員人數預設為奇數人數。

會議總類聯誼性會議 - 餐會，慶祝會，表揚大會

政令宣導會議 - 主管會議，部門會議等

研習性會議 - 讀書會，經驗分享會議

協商會議 - 需求討論會，專案討論會等

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會議總類會員大會定期會議 - 理事會 監事會 聯席會議臨時會議志工會議計畫性會議

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會議前的規劃與準備( 一 ) 確立會議的主題 - 議題具體明確 - 樹立於會議相關法律規範。( 二 ) 注意會議通知的精準性 - 會議主題內容說明精確扼要 - 會議議程的程序步驟，按照議會的標準程序設計 - 會議召開的時間地點，必須清晰而正確的載明。

會議前的規劃與準備( 三 ) 掌握會議通知的時效性

- 注意收件人距離遠近及交通往返時間

( 四 ) 會場安置要合於情理並有明確指標

- 時間地點選擇，須考慮合乎會議相關議題的討論 與機密需求。

- 能滿足參與會議成員的實際需要及方便，避免造 成不必要的困擾與麻煩。

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會議進行中的程序步驟 ( 一 ) 精確統計出席人數 除特殊規定外，以出席人數超過應到人數之半數，

始得開會。( 二 ) 議事運作合乎社會倫理 - 會議的主旨與目標本在於協調同異以解決紛爭。 - 會議主席人選的推選是否合適恰當？ - 在議事運作過程，維持中立不偏頗的立場？ - 參與會議相關成員座位排設安放順序是否合宜？

會議進行中的程序步驟

( 三 ) 維持議事運作的秩序 - 議事進行，按照會議議程進展， - 遵守議事規則並相互尊重禮讓。 - 動議則必須要有一人以上之附議始得成立，主席 對動議得自為附議。

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會議文書

開會通知委託書簽到簿-

議事日程-

開會秩序會議紀錄提案選舉票

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凡與召開會議有關的文書，統統稱為會議文書。

會員大會定期會議 - 每年召開一次，十五日以前書面通知。

臨時會議 ~ 理事會認為必要。

會員代表五分之一以上請求。

監事會函請召集。

通知日期不受限。

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理監事會議理事會 - 三個月召開一次監事會 - 三個月召開一次理監事會議不得委託出席理監事連續二次無故缺席者，視同辭職會議通知 - 七日前以書面通知。會議決議以理事監事過半數之出席，出席較多之同意行之。

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會議與會議文書

1.會議召開前的規劃準備

2.會議進行中的程序步驟

3.會議結束後的集結整理

三階段一脈承接，環環相扣而彼此照應

開會通知單 召集參與會議相關成員，載明會議召開的時間、地點，以及會議的相關資訊；

個別通知類型，在撰寫形式方面有：書函式、公函式、表格式、信箋式、條列式等五種；

公告通知類型 ~~登載報紙或網頁，

張貼於公布欄

以電子郵件傳送

開會通知標題–須註明會議名稱、召開次數

正文–必須包括開會日期、時間、地點；可同時包括議程。如有文件同時發送，應註明發文日期。

會議通知格式

會址： 傳真： 聯絡人及電話：受文者： 發文日期： 發文字號： 附件：

開會事由： 開會時間： 開會地點：主持人：出席人：列席者：副本：備註：發文單位戳記

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臺南市○○區○○社區發展協會 開會通知單

委託書會員 ( 會員代表 ) 不能親自出席。書面委託其他會員 ( 會員代表 ) 代理。每一會員以代理一人為限。

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簽到簿簽到簿 ~ 會議進行首要會議文書

提供參會成員簽名註記，更記錄參與會議的相關成員到會出席狀況。

其特性與功能在於有效統計到會人數，更在於確立會議的合法性，是否達到能夠開始並進行實質會議議程的標準。

提案單針對臨時動議之需要而設計的會議文書。提供參與會議的相關成員，具體說明動議內涵與原由，可列舉可行辦法和措施，以避免動議內容流於泛說空洞。

選票單提供參與會議的相關成員，表達個人選擇意志，同時做為共同意思表示的最後判準依據，以利於最後選舉結果的論斷。

選票單的型式有無記名與記名兩類，為能明晰且準確地呈現選擇意志記錄的功效，選票單在撰寫形式方面目前均採取表格形式

會議紀錄會議議程進行之過程、報告事項與討論提案之內容、選舉和決議之結果，以及最後共識之狀況，加以詳實紀錄的會議文書，

其特性與功能在於詳細集結整理議事內涵，忠實記錄各項商議、討論、選擇之結果，提供未來執行工作之依據

會議紀錄 紀錄程序必須與議程一致

- 會議紀錄依照會議進行之程序步驟書寫而成 - 會議進行之程序步驟必須遵守會議議程之規範，

- 會議紀錄在程序上，必須與議程一致。( 二 ) 紀錄內涵要簡明扼要

- 紀錄者本於忠實書寫之原則不可隨意增減

- 議會現場無關議題內容的談笑過程，可以不記。

- 把握主旨重點，力求內涵之簡明扼要。

會議結束後的集結整理階段 紀錄結果必須忠誠詳實紀錄者必須本於忠誠於事的態度，不可扭曲本意誤導事實，更不可顛倒是非無中生有，必須詳細而據實的紀錄結果，以昭公信。

紀錄內容要確實檢核會議紀錄要發送之前，會議紀錄人與會議召集人必須先確實檢核，以確認其與會議進行與決議之過程吻合，無任何偏差之情事記載。

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會議議程1. 大會開始2. 主席致詞3. 長官致詞4. 來賓致詞5. 報告事項 (1)主席報告 (2)上次會議決議案 (3)指示事項執行情形 (4)各單位業務報告 (5)專題報告

6. 提案討論7. 臨時動議8. 選舉9. 散會

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會員大會召開理事會1.審查會員會籍，確定大會出席人數。 ( 會員造冊， 報請主管機關備查 )

2.決定理、監事候選人產生方式 - 公告、通知會員登記，不足名額由理事會提名補足。 - 依會員大會決議授權理事會推薦人選。 - 如會員人數較少時，可將會員全部姓名印入選票。

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會員大會籌備事項3.決定會員大會召開日期、時間及地點。

4.確定年度收支決算、收支預算及工作計畫。

( 收支決算表應提監事會審議通過 )

5.決定大會議程、提案內容、會務工作報告。

6.籌辦大會任務編組，擬訂各組工作項目。

7.是否隨時召開理、監事會，選舉理事長及常務監事

會員大會籌備事項8.製作會員名冊、議程、開會通知 ( 大會十五日前報主管機關備查並請派員指導 )

9.印製會員大會通知單、委託書及議程 ( 大會前十五日寄發通知會員 )

10.準備會議資料及物品11.編印大會手冊12.製作會員親自出席報到簽名冊、委託出席簽名冊及領取選票簽名冊。

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會員大會籌備事項

13.印製委託出席證、親自出席證及貴賓證。

14.各種選舉票加蓋團體圖記及常務監事印章並包裝妥善保管。

15.製作開票統計表及書寫大會議程表張貼會場。

16.規劃會場發票處、圈票處及投票處

17.如會員人數較多（一百人以上）須分組發票、增設圈票處及投票箱。

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18.準備圈票處屏風、圈票用具及投票箱。

19.擬定發票、監票、唱票、計票人選提大會同意。

20.繕造移交清冊

( 含圖記、未完成案件、檔案、財務及人事等資料）

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⒈會名、屆次、目錄及頁次。

⒉會議程序及時間分配。

⒊團體沿革。 ( 成立經過、協會歷史、傳承等）

⒋現任及歷任理監事名冊。

⒌上次大會決議案執行情形報告。

⒍會務工作報告。

⒎監事會監查報告。

大會手冊內容

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大會手冊內容⒏大會討論議案。( 案由、說明、決議、年度決算、工作計畫、預算等提案）⒐財產清冊。⒑生產建設基金收支報告表。⒒前年度收支決算表。⒓本年度工作計畫及收支預算表。⒔團體章程及內部規章。⒕會員名冊（如會員多可分區及編號）⒖其他（活動照片或研究成果或感言之發表) 。

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提案格式範例一案號：第○號案 提案者：○○○ 案由：○○○○○○○○○。說明：○○○○○○○○。決議：。

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提案範例一案號：第一號案 提案者：本會理事會

案由：本會○年度歲入歲出決算書，請審查。

說明：本會○年度歲入歲出決算書，業經經本會第○ 屆第○次理監事聯席會議審查通過在案，提 請大會審議通過後，報請主管機關核備。

議決：

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提案範例

案號：第二號案 提案者：本會理事會案由：擬訂本會○年度工作計畫，請審議。說明：本會○年度工作計畫，業經本會第○屆 第○ 次理監事聯席會議審查通過在案。

提請審議通過後據以行，並報請主管機關核 備。

議決：36

提案範例十三、臨時動議：十四、選舉事項：※請載明「選舉名稱、選舉依據及名額、選舉方式、監票、發票、唱票、記票人員、選舉得票數及當選人」 選舉結果須經主席當場宣布，並徵得大會無人異議。如無選舉，本節則免列。十五、散會：同日○午○時○分。

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第一屆第一次理監事會議議程

1.會議開始 2.主席致詞 3.來賓致詞（預先徵詢，如無則免列）。4.報告事項5.選舉第一屆常務理監事及理事長。6.移交。7.第一屆理事長致詞。

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1. 討論提案：案由：決定本會會址處所（含聯絡電話）案。說明：會址處所依規定不得少於三十平方公尺，應取

得准予使用一年以上之使用權證明 ( 借用同意書）。

決議：案由：聘任本會總幹事等工作人員案。說明：工作人員不得由選任之職員擔任。決議：臨時動議：散會：

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理事長移交清冊臺南市○○區○○社區發展協會第　屆理事長移交清冊目錄　年　　月　　日 

表冊名稱：圖記移交清冊、檔案移交清冊、業務移 交清冊、財產移交清冊、人事移交清冊

份數移交人：卸任理事長（簽章）接收人：新任理事長　（簽章）監交人：新任常務監事：（簽章）

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會議紀錄 ( 一 )臺南市○○○○會第○屆第○次會員大會紀錄一 、時　　間：○年○月○日○午○時○分。二 、地　　點：○○○○○○。參、出席人員：大會得僅載明人數， 其他會議載明人員姓名 肆、缺席人員：大會得僅載明人數， 其他會議載明人員姓名五 、請假人員：大會得僅載明人數 其他會議載明人員姓名六 、列席人員：載明單位名稱及代表姓名

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會議記錄 ( 二 )七、主　　席：○○○　　紀錄：○○○

八、主席致詞：（可略）

九、主管機關代表暨來賓致詞：（可略）

十、推選會議紀錄簽署人：（可推選兩人）

十一、報告事項：

（一）理事會工作報告：

（二）監事會監查報告：

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會議記錄 ( 三 )十二、討論提案：

1.上年度工作報告

2.收支決算表 3.財產目錄、基金收支表 4.下年度工作計畫 5.收支預算表列入提案。 6.載明「案號、提案者、案由、說明、 辦法及決議」。

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成功的會議

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仔細傾聽他人發言主動思考問題在哪裡為他人打氣並提案貢獻如何『打勝仗』的智慧互相諮詢討論根據事實先做做看

用關懷的心，疼惜咱的厝邊

課程結束 謝謝聆聴