　　　　　　　　　　　　御中紙文書の電子化ご提案書

Copyright© HyperGEAR,Inc. 2005

　　　　　　　　　　　　御中

　紙文書の電子化ご提案書

　株式会社ハイパーギア　　　　水上哲志


目次

1. ご提案の方針2. 期待される導入効果3. システムの機能概要4. システム構成5. 概算費用

6. 追加ご提案　 QR コードを使用する


１．ご提案の方針

貴社ご要件

特許案件として終結し紙で保管している出願関係書類について、電子化を行いスペースの削減および管理をおこなう。結果として、より迅速でフレキシブルな事務所内の効率化を行う。

ボタン一つでスキャンできる、複合機で高速電子化登録シートを使用し、ファイル名生成とディレクトリ振り分けを行い、簡単に

ファイルサーバで管理できる「 HG/PscanServPlus 」を提案閲覧は、世界中どこでも閲覧可能な PDF を採用

複合機のスキャンデバイスと、ハイパーギアの電子化技術を中核としたシステムを構築

ご提案の方針


２．期待される導入効果

紙文書の保管スペース・紛失防止ごく稀に発生する保管文書の紛失等が発生しにくくなる。再発行が容易になる。保管スペース削減

コスト削減紙の場合は、主にコピーして使用します。電子化されているので、コピー不要です。離れた場所へもメール等で簡単に送付できるので、コスト（コピー・郵送費用など）を削減できます。保管ご担当者の作業負荷を削減できる。

将来拡張文書作成から保管までのドキュメントサイクルでは、かならず紙が発生します。弊社では、ドキュメントサイクル間の紙について、より効率よく電子化する事。文書作成から紙が発生する事を意識して作成する事。を会社の基本方針としております。たとえば QR コードやタイムスタンプなどの採用を含め、ドキュメント効率化を進めております。本システムを、貴社電子化システムの中核システムとして、位置付けることができます。

紙文書の保管スペース・紛失防止ごく稀に発生する保管文書の紛失等が発生しにくくなる。再発行が容易になる。保管スペース削減

コスト削減紙の場合は、主にコピーして使用します。電子化されているので、コピー不要です。離れた場所へもメール等で簡単に送付できるので、コスト（コピー・郵送費用など）を削減できます。保管ご担当者の作業負荷を削減できる。

将来拡張文書作成から保管までのドキュメントサイクルでは、かならず紙が発生します。弊社では、ドキュメントサイクル間の紙について、より効率よく電子化する事。文書作成から紙が発生する事を意識して作成する事。を会社の基本方針としております。たとえば QR コードやタイムスタンプなどの採用を含め、ドキュメント効率化を進めております。本システムを、貴社電子化システムの中核システムとして、位置付けることができます。


３．システムの機能概要

エクセルで生成した登録シートと、 PscanServPlus のエリア OCR 機能で提案

格納先、ファイル名をエクセルマクロで作成し、印刷を行う

シート＋書類を複合機でスキャン

PscanServPlus

所定ディレクトリへ自動格納。また、ファイル名もエクセルシートで指定した名称へ自動生成される。



登録シート

XX 製造株式会社

AAA 案件

ここのディレクトリに

ファイル名として

XX 製造株式会社 -AAA 案件 - 会議資料 -2005-03.PDF

として生成されます。

会議資料

エクセルで作成し、印刷して、スキャンする文書の

上にのせて、スキャンするだけ



カラーデータ検索項目を CSV データとして作成できるのであれば

サムネイルで閲覧検索項目で検索と閲覧


４．システム構成

ファイルサーバOS Windows2000 以降CPU ２ G 以上メモリ 512MBその他 PscanServPlus

Acrobat Reader

スキャナ機能搭載 PscanServPlus

LAN

バックアップ

ファイルサーバ


５．概算費用

ハードウェア　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　機種により異なりますが、スキャン機能を　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　有する国内すべてのメーカーで実績あります。

ソフトウェア

　　　 HG/PscanServPlus 定価　４８５，０００円

　　　インストール定価　　　７０，０００円

　　　保守初年度無償

次年度以降　７２，７５０円保守内容としては、

・テクニカルサポート

・マイナーバージョンアップ

・サポート通知

サーバ本体は含みません。

PscanServPlus は、サーバ機（サーバ OS) でなくても動作致します。


①　スキャン文書や FAX受信文書の保存・登録には、 QR コードを利用した自動文書　　振分及び自動ファイル保存 (= 文書登録 )

６．追加ご提案　 (QR コードを使用する )

★QR コード認識機能による自動化

②　高い識別性能 (OCR 等の従来までの制約を解消 ) 　 ※以下参照

１次元バーコード

・字数が少ない・ ID としてしか使えない・方向、位置がシビア

議事録

ゾーン OCR

・誤認識がある・ 1（イチ ) と l( エル ) など　本質的に困難な問題がある・正しいかどうかの最終判断は　人手に頼らざるを得ない

XX 会社 06/01/01

レ

専用 OMR 入力

・用紙設計必要・高価・シート 1 枚印刷必要　スキャン枚数増える

QR コード

・日本語 /ファイル名可能・空きスペースに可能・認識できたら必ず正しい・汚れ、ずれ、回転に強い・専用用紙不要・スキャン枚数同じ


参考● 　 QR コード（２次元バーコード）認識機能の活用

・ QR コード生成ツール標準装備（詳細補足参照）

・ QR コードでファイル分割

・ CSV 出力　 ( 文書管理ソフト等と連携 )

★その他主な機能　 (HG/PscanServPro)

★通常バーコードと QR コードの大きな違い

“ 正しい“保証ができる

汚れ、しみがあっても多少は OK

360 度どこの向きでも OK

【情報量】

埼玉県さいたま市大宮区櫛引町 1-72-2 HANAビル3F株式会社ハイパーギア

QR コード

英数字 4,000字、漢字 1,800字

13桁数字のみ

バーコード

英数字 10桁前後

＜

・ OCR透明テキスト

・高圧縮カラーPDF

・電子署名・タイムスタンプ

・ダウンロード禁止、有効期限付き出力


QR 生成ツール付き★クイック生成　 ( 簡単に QR コード作成 )

②実行ボタン押下

①QR コードの属性を入力

③指定の場所へ名前を付けて保存

QR コード生成　


６． QR 事例　本部前処理

１．店舗番号毎に QR タックシールを生成　　 PscanServ 　 QR 生成ツールで実施　　 QR コード内には　地区および店舗番号を格納２．店舗に配布する

★ 概要　 (HG/PscanServPro 　 QR コード生成 )

HG/PscanServ　 QR 生成ツール　


本部処理

１． QR 付きタックシールを営業資料に張り　 FAX 送信２． MFP は FAX受信画像を PscanServ監視フォルダに転送４． PscanServPro は受け取った画像を PDF へ変換５． QR コードを識別し、属性情報からファイル名生成とフォルダ振りわけ

★ 概要　 (HG/PscanServPro)

東京東京

大阪大阪

名古屋名古屋

埼玉埼玉

FAX 送信

HG/PscanServPro　

東京－ 001.pdf

大阪－ 002.pdf

名古屋－ 002.pdf f

埼玉－ 003.pdf

FAX 送信

監視フォルダ

監視フォルダ

ファイル名生成と振りわけを実施

FAX受信データを PscanServ監視フォルダへ自動格納


①　業務効率 UP 　　送付時の手間削減　　 QR シールを貼るだけ

効果

●FAX受信した営業報告書を電子化する際のファイル名生成と登録を自動化したい●

★HG/PscanServPro 導入効果

③　管理、メンテナンスの一元管理　サーバアプリケーションの優位性

②　業務効率 UP 　　自動処理　 FAX受信、ファイル名生成、フォルダ振りわけ


〒 102-0083 　　東京都千代田区麹町 3 丁目 5 番 2 号 BUREX麹町　

8F

　　株式会社　ハイパーギア　水上

TEL03-5275-8461 FAX:03-5275-8462mailto:[email protected] ： http://www.hypergear.com

PDF変換ライブラリーも全て自社開発。様々なカスタマイズにも対応可能です！

お気軽にご相談下さい。

お問合せ先

御中 紙文書の電子化ご提案書

Documents

　　　　　　　　　　　　御中紙文書の電子化ご提案書