第二节 外国文件中心的性质、职能和业务活动

小组成员：

叶李君 黄嘉韵 夏斐 丁文 姜文天

文件中心的职能

文件中心的业务活动3

文件中心的性质1

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文件中心的性质• 定义的三种代表性观点1. 联合国教科文组织2. 国际档案理事会最新修订的 《档案术语词典》3. 美国档案工作者协会主持编纂的 《档案人员、文件管理人员和手稿管理人

员术语手册》

文件中心的职能• 文件中心作为半现行文件的管理机构，总

体职能可以概括为三个方面。

（一）保管• 保管是最基本的职能，特色在于注重经济

与有效的结合。

文件中心的职能

（二）服务• 服务是最具吸引力的职能，特色在于及时

把服务对象的范围有单一的机关向社会扩展。

• 首要服务对象：形成机关

文件中心的职能

（三）处置• 处置是最关键的职能，特色在于兼顾形成

机关与档案馆的利益，确保文件的进馆质量。

• 处置主要依据：保管期限表• 文件在文件中心经过精选提炼，具有永久

价值的部分进馆永久保存，无价值的部分则被销毁

文件中心的业务活动——接收

• 文件中心的接收是指将机关的半新型文件从成本高的办公室向低成本的文件中心转移的活动

• 文件中心并不接收所有的半现行文件• 限定因素：

– 保管费用– 保管期限– 机密程度– 利用程度

文件中心的业务活动——接收

• 文件中心的接收程序– 机关自行选择分类方案– 机关向文件中心提交申请表– 机关在申请表批准后 90 天内安排文件运送事

宜机关– 使用标准文件盒– 文件中心接受完毕形成两种书面文件——文件

交接表和文件索引（存址指南）

文件中心的业务活动——接收

• 在美国，在一个文件柜里的案卷每月使用不到一次时，就应把它们移交到文件中心保存，而且移交的全部费用不得超过保管费用的节省部分。

• 在加拿大，也有类似这种把每立方英尺贮藏空间利用率联系起来的原则，并且规定，文件从形成机关到文件中心的移交形式，将尽可能地由文件保管期限表来确定。

文件中心的业务活动——接收

• 澳大利亚政府文件中心接收文件的手续十分简单。文件中心首先向文件形成机关提供定制的文件盒，要求机关填写盒内文件登记表，有时文件中心还亲自填表。在清点之后，文件中心就会派车到形成机关装运文件，当天之内把文件入库、上架，并在文件登记表上注明排架位置代号。

文件中心的业务活动——保管

文件中心的保管业务包括五个方面的内容。（一）确保安全保管

– 确保库房及设施的安全– 确保内容上的安全

（二）确保文件装具容量合理且标记清晰– 文件中心内保管的文件大多要求使用规格统

一的“标准盒”

文件中心的业务活动——保管

（三）确保文件及时排架和调整（四）确保特殊载体文件的专门保管

– 文件中心一般设有专门库房——磁带库 （五）确保外借的文件及时“回归”和上架

文件中心的业务活动——保管

• 美国和加拿大均制定有《联邦文件中心设施标准》、《文件贮存标准》和《文件中心排架标准》等，对文件中心的建筑形式、结构、地板承重、库房内的电子设备、照明设备、装卸台、天花板高度、安全防卫系统、防火灭火系统、通讯系统、库房的环境条件以及装具设计和安置等方面，都作出了详细规定和要求，确保文件保管实现安全、有效。

文件中心的业务活动——保管

• 在美国联邦政府文件中心，保密级别共分七级——“绝密”、“极密”、“机密”、“密”、“限制利用（监销）”、“限制利用（不监销）”、“无限制”。

文件中心的业务活动——保管

• 美国规定，纸质文件盒的标准尺寸为 14.75*12*9.5 英寸，这一尺寸是按照美国一般文件的标准尺寸 11*8.5 英寸，法律文件的标准尺寸 14*8.5 英寸来计算的。标准盒的文件容量为：一般文件可装 3000页；法律文件可装 2400页。磁带盒的标准尺寸为 14.75*11.75*11.75 英寸。

文件中心的业务活动——保管

• 澳大利亚政府文件中心，它收藏有文件登记册、书籍、卡片、地图、计划书、平版印刷品、照片、航空照片、底片、玻璃底片、印章、影片、录象带、缩微胶卷和机读文件等。其种类繁多，但是政府文件中心考虑细致、周全，争取最大程度地延长各类载体的文件，为其配备专门的、凉爽的库房。

文件中心的业务活动—— 利用

• 文件中心需要满足形成机关以及其他利用者的利用需求。

• 主要利用形式：外借和借阅• 利用者可通过商业运递、电子邮件、传真、电话或网络向文件中心提交利用申请。（美国为例）

• 服务内容还包括：缩微复制、发布馆藏信息，以及特别服务等。（英国为例）

• 以美国为例，联邦文件中心系统通过“中央信息处理系统（ CIPS ）”在文件中心与形成机关之间建立了电子链接。如果是利用本机关的文件，机关可借助“中央信息处理系统”调出所需文件，这是最经济而且是最快捷的利用方式。

• 美国 NARA初步完成了适用于各政府机构的文件生命周期工作过程再设计 BPR项目。这个项目的目的是为了支持文件管理工作和电子文件档案馆项目，以使 NARA 有效地和高效地应对文件特别是电子文件的数量与种类变化带来的挑战。

• 此项目功效

• 从 2000年 8 月起，美国联邦文件中心系统实行了专门的“快递服务”，目的是为了实现美国国家档案与文件署“真正 24小时利用”的承诺。

• 这种服务不仅在每个工作日都正常提供，而且可依照用户的要求特别提供。

• 不过，这项服务是有偿的，收费标准与利用需求的紧急程度成正比。

• 目前，只有费城、华盛顿、亚特兰大和芝加哥的联邦文件中心开展了这项服务， 2004年起将逐渐拓展到其他主要大城市。

• 2004年 12 月 4日，英国国家档案馆和“我的家庭”有限公司联合推出一项新的服务。他们将 1881年和 1891年英格兰和威尔士人口普查档案的完整目录和原文全部上网，并且计划在未来两年将从 1841年至 1891年的所有人口普查档案以同样方式提供网上利用。查找姓名目录是免费的，如果要在网上看到原文则要付费。

• 自 2005年 1 月起，可以免费在国家档案馆和家族文件中心查阅 1881年和 1891年的人口普查文件。

文件中心的业务活动—— 处置

• 处置是指根据文件保管期限表对期满文件进行再鉴定和再审查，销毁无须继续保存的文件，把具有永久价值的文件移交到档案馆。

• 移交不仅意味着档案实体的转移，也意味着档案所有权的改变——从机关所有转变为政府所有或全民所有。

• 华盛顿国家文件中心为例

• 在华盛顿国家文件中心，文件的处置工作程序，由移交与处理部 ( 原名接收与处理部 ) 负责提供。

• 该部门职责：保管期满后，将永久文件移交国家档案馆，并对临时文件作最终处理( 即销毁 )

• 文件在华盛顿国家文件中心的保管期限，由来源机关确定

• 保管期满后，存储在华盛顿国家文件中心的文件通常有三种最终处理方式 ：

1 、永久文件2 、临时文件3 、不确定文件

文件中心的处置程序

• 首先： 文件中心在距离保管期限表规定的销毁日

期前 90 天，向移交机关寄发处置通告，通知处置事宜，列出所要处置的文件清单，提出处置意见和处置日期。

文件中心的处置程序

• 其次： 移交机关联系人接到通告后，需会同本机

关的有关人员协商研究。 • 再次： 文件中心同时向国家档案馆寄发同样的通

告，由档案馆馆长提出意见和要求并最后签批。

文件中心的处置程序

• 最后： 文件中心在征得机关与档案馆同意后，才

能开展具体的处置步骤，对于需要移交给档案馆永久保存的文件，文件中心将向原文件形成机关寄发向国家档案馆或州档案馆移交文件的协议，由机关签署完毕后实行移交。