簡報人 : 代理組長田月玲

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文文文文文文文文文 2 005/03/29 簡簡簡 : 簡簡簡簡簡簡簡 National Chung Hsing Univer sity

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National Chung Hsing University. 歡迎總務長暨各組組長指導. 簡報人 : 代理組長田月玲. National Chung Hsing University. 簡報大綱. 壹、使命 貳、遠景 叁、文化形塑 肆、 人員及主要業務內容 伍、 93 年工作成果 陸、 94 年工作成果及目標 柒、建議 及努力事項. 使全校公文及信件 正確 且 及時 地收、發及管理。. National Chung Hsing University. 壹、使命. 讓全校公文及各種文書處理 正常化 、 無紙化 。. - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: 簡報人 : 代理組長田月玲

2005文書組業務概況簡報/03/29

簡報人 :代理組長田月玲

National Chung Hsing University

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2005文書組業務概況簡報/03/29

簡報大綱 壹、使命 貳、遠景 叁、文化形塑 肆、人員及主要業務內容 伍、 93年工作成果 陸、 94年工作成果及目標 柒、建議及努力事項

National Chung Hsing University

Page 3: 簡報人 : 代理組長田月玲

2005文書組業務概況簡報/03/29

壹、使命

使全校公文及信件正確且及時地收、發及管理。

National Chung Hsing University

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2005文書組業務概況簡報/03/29

貳、遠景

讓全校公文及各種文書處理正常化、無紙化。

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Page 5: 簡報人 : 代理組長田月玲

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叁、文化形塑

服務的文書組

快樂的文書組

專業的文書組

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肆、人員及主要業務內容

主要業務 -- 總收、發文。 檔案管理 (歸檔及銷毀 ) 。

信件分類處理。 校對及其他。

人員 --

代理組長一人。 職員四人。 技工、工友及勤務員九人。

工讀生二人。

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肆、(一)組織及業務概況

總收發文梁秋月、鄭文秀、

鄭金蘭

檔案管理( 歸檔及銷毀 )

楊惠如、韋俊芬、呂玉英、黃銘玉

信件分類處理盧麗蓉、石金英、

黃宏達、工讀生

校對及其他糠政芳、林萬山、

林巧

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代理組長 田月玲

綜理全組業務

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肆、(二)業務內容簡介 -總收發文

梁秋月—總收文作業、零用金

鄭文秀—總發文作業、公文系統管理、

財產管理

鄭金蘭—電子發文及協助收發文

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肆、(三)業務內容簡介 -檔案管理

楊惠如—檔案分類編號及調案

韋俊芬—檔案建檔、掃描、燒錄作業

呂玉英—檔案編目、裝訂、上架作業

黃銘玉—公文銷毀作業 (94.03.02 開始 )

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肆、(四)業務內容簡介 -信件分類處理

盧麗蓉—外來郵件分類處理及其他

石金英—外來郵件、外文郵件分類處理

黃宏達—外來郵件分類處理及行政大樓

各單位遞送

工讀生—協助外來郵件分類處理

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肆、(五)業務內容簡介 -校對及其他

糠政芳—校對及對外郵件郵資處理

林萬山—公文影印及一級單位公文遞送

林 巧—協助檔案編目、裝訂及收發文

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伍、 93年工作成果收文件數 發文件數 *寄信件數 *收信件數 歸檔件數 回溯件數

一月份 1,026 423 2,410 4,894 889 7,272

二月份 927 431 3,629 6,129 1,409

三月份 877 612 3,474 6,622 1,924

四月份 1,170 566 2,806 6,491 875 6,443

五月份 970 518 2,669 6,345 1,584

六月份 1,086 594 2,169 6,407 1,804

七月份 1,479 561 2,849 5,511 1,022 19,351

八月份 1,209 484 3,242 7,084 1,466

九月份 1,321 541 2,737 6,858 1,645

十月份 1,250 576 5,275 6,823 1,235 12,892

十一月份 1,406 617 4,666 9,395 1,512

十二月份 1,366 734 7,467 6,729 1,540

合 計 14,087 6,657 43,393 79,288 16,904 45,958

*寄信 :普通信件未登錄 . *收信 :一般平信每日約二千至二千五百件

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陸、(一) 94年工作成果收文件數 發文件數 寄信件數 *收信件數 歸檔件數 銷毀件數

一月份 1,130 554 3,891 7,286 1,738

二月份 728 369 4,481 4,851 1,219

三月份 1,070 547 4,196 6,204 1,526 408

四月份五月份六月份七月份八月份九月份十月份十一月份十二月份合 計

*收信 :一般平信每日約二千至二千五百件

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陸、(二) 94年工作成果及改進事項

寄信次數及態度的改進—寄信次數由下午一次,改為上下午各一次。不管是否量大或緊急皆由文書組寄送。

月報表的執行—所有作業皆為量化,權責分明。

寄信郵資統計表—設計 EXCEL 郵資統計表,以利核銷借支。

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陸、(三) 94年工作成果及改進事項

新成立系所信件櫃製作—方便分信及作業。

英文姓名查詢系統改為下拉式—只要鍵入系所名稱,即可顯示全系教師姓名。

公文銷毀工作開始執行—全國各大學雖僅少數執行,但有開始即有進步。

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陸、(四) 94年工作目標 一級單位公文佈告欄的建置—所有一級單位轉知公文,上傳佈告欄毋須影印,可節省人力、時間、資源。

落實公文系統工作—協調各一級單位落實公文系統,可管控公文流程及時程,查詢公文毋須打電話。

歸檔掃描系統改善—目前公文網路條碼給號,掃描系統無法辨識, 已尋求改善, 希望提升為網路版。

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柒、建議及努力事項

同仁及學生英文姓名的建置—同仁及學生英文姓名缺漏,新進人員及新生英文姓名建置過慢,造成分信作業困難。

新成立單位的通知—新單位成立,未有標準通知作業流程,造成公文及分信困難。

一級單位收送公文人力整合—一級單位公文交換制度的建置,可節省人力又可改善公文遺失的問題。

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